11 Dic 2017

La mejora de procesos disminuye el tiempo de formación

 
mejora de procesos
 

En este cambiante y competitivo mundo de negocios actual, la formación es una ventaja competitiva para las organizaciones ya que se desarrollan las competencias necesarias para el desempeño del trabajo y se logra el desarrollo y crecimiento de la empresa.

La formación, la motivación y el talento de los trabajadores aumenta la productividad laboral, así que una mejora de procesos de formación en la empresa conseguirá reducir costes administrativos y por tanto, aumentar en beneficios.

En empresas donde el número de empleados crece a medida que crece la empresa, se ve necesaria una optimización del tiempo de formación de los nuevos empleados para conseguir su eficiencia lo antes posible.

Cuando los empleados se encuentran en distintas ubicaciones geográficas, se necesita una forma de realizar la formación que sea ágil y breve, y que no complique la productividad.

Estos empleados deben recibir una formación mínima para poder realizar su trabajo, y se necesita que esté estructurada y bien organizada para minimizar los tiempos de desarrollo.

 

Planes de formación

La formación permite a las organizaciones proporcionar a los empleados los conocimientos y las competencias que necesitan.

Los planes de acogida para los nuevos empleados se planifican para incorporar,  socializar y realizar el seguimiento de todas las personas nuevas que se incorporan a la organización, y su objetivo principal es facilitar la adaptación y su desarrollo en la empresa, en el mínimo tiempo posible.

Mejorar la productividad de la empresa, los equipos y las personas. Ser proactivo: informar oportunamente al trabajador sobre lo que tiene que hacer en función de su rol y disponer de herramientas para coordinar las tareas que tienen que realizar en su día a día.  El trabajo de los usuarios es conducido por los procesos de negocio, habilitando a cada usuario las tareas que tiene que realizar en cada momento, enfocado por prioridades. De esta forma favorece que se alcancen los objetivos establecidos para los trabajadores.

 

¿Cómo podemos reducir este tiempo de formación?

Trabajando por procesos.

La implantación de la gestión de procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.

Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.  

La implantación de la gestión de procesos es una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones. Cualquier actividad, o conjunto de actividades ligadas entre sí, que utiliza recursos y controles para transformar elementos de entrada (especificaciones, recursos, información, servicios,…) en resultados (otras informaciones, servicios,…) puede considerarse como un proceso.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

Si existen tareas que se pueden encadenar de manera optimizada, ejecutar y controlar, siempre utilizando los procedimientos y plazos determinados, realizarlas traerá ganancias para su empresa y para la satisfacción de todos los empleados.

Si estas tareas son tareas de formación que pueden ser estructuradas y guiadas de modo que el usuario las perciba como “sencillas”, el tiempo de formación disminuirá y así también, la productividad aumentará al invertir menos tiempo en estas tareas de formación que a menudo son tediosas y requieren mucho tiempo.

 

Mejora de procesos

Una acción de mejora es toda acción que está destinada a cambiar la forma en que se está desarrollando un proceso. Estas mejoras, se deben reflejar en una mejora de los indicadores de cada uno de los procesos.

Se puede mejorar un proceso mediante aportaciones creativas, imaginación y sentido crítico.

La mejora continua es un proceso estructurado en el que participan todas las personas de la organización con el objeto de incrementar progresivamente la calidad, la competitividad y la productividad, aumentando el valor para el cliente y aumentando la eficiencia en el uso de los recursos, en el seno de un entorno cambiante.

La mejora de procesos en la empresa permitirá tener un punto de referencia objetivo para poder competir en los diferentes mercados y saber en tiempo y forma dónde se encuentra la compañía. Además, esta mejora de los procesos dará estabilidad a la empresa.

La mejora de procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales.

Cuando los procesos de formación se estandarizan se produce un ahorro de tiempo que se traduce en rentabilidad. Esta mejora de procesos de formación se transforma en beneficios para tu organización.

Parte de los beneficios que se obtienen con la mejora de procesos son:

  • Ahorro de tiempo y mejora de la productividad
  • La optimización de la circulación de información de forma interna en la empresa
  • Dar importancia y priorizar los trabajos o tareas de carácter urgente
  • Mejorar el control de todos los procesos internos, entre ellos, procesos de formación del personal.
  • Mejor atención y servicio al cliente, tanto al interno (empleados y  socios) como al externo.
  • Mejora continua de los procesos con mecanismos de medición de resultados. A medida que se mejoran los procesos, se acortan los tiempos.
  • Resolución más rápida de las incidencias, analizando los problemas
  • Debido a la obtención de una mayor eficiencia de los recursos, se obtienen costes de procesamiento más bajos.

Cuando se quiere implementar una mejora continua de los procesos, se debe saber qué secuencia de actividades se debe mejorar.

 
mejora de procesos workflow
 

Por ejemplo, si se quiere realizar una mejora de la formación que se da a los nuevos empleados, se deberían ejecutar una secuencia de pasos que serían:

  1. Definir el problema o desviación detectada sobre los indicadores y objetivos. En el caso que nos ocupa, habría que analizar las desviaciones obtenidas en los procesos de formación respecto al tiempo establecido. El objetivo principal es minimizar al máximo ese tiempo.
  2. Establecer mecanismos de medición más adecuados. Hay que buscar esos mecanismos que midan los tiempos empleados.
  3. Identificar las causas del problema, identificar las más relevantes, establecer soluciones y analizar los datos obtenidos.
  4. Establecer planes de acción e implementar esas mejoras.
  5. Controlar esas mejoras, monitorizar de forma constante y realizar los ajustes necesarios.

¿Qué herramientas nos ayudan a obtener una mejora de procesos?

Los flujos de trabajo (o workflow en inglés) son sistemas que nos ayudan a lograr los cambios organizativos necesarios para trabajar eficazmente. Hoy en día, el objetivo de la gestión por procesos es evolucionar a una estructura organizacional más clara, con mayor orientación al equipo y con un control de la situación de sus procesos de negocio.

Los procesos han de ser dinámicos y flexibles, para poder cambiarlos en cualquier momento. Deben poder adaptarse a las distintas situaciones que puedan ocurrir.

Los workflow evolucionan y cambian para adaptarse a esos procesos. Es necesario tener claro que estos sistemas de workflow deben permitir ir ampliando la complejidad de los flujos de trabajo a medida que estos van aumentando y creciendo. Además, toda esta evolución ha de hacerse sin penalizar la velocidad del sistema.

Existen muchas ventajas derivadas de utilizar un software de motor de workflow. Pero hay que incidir en la idea de que un proceso sólo puede ser introducido en el software y automatizado de forma eficiente, si primero pasa por un proceso de mejora continua.

 

Por lo tanto, si uno de los quebraderos de tu empresa se basa en reducir el tiempo empleado en formar a tus nuevos empleados para conseguir su eficiencia lo antes posible, ahora ya sabes qué es lo que tienes que hacer.

Trabaja con una mejora de procesos constante y consigue así tus objetivos, haciendo además que tus costes no aumenten y así consigas ser más escalable.

 
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Equipo DATADEC

 

05 Dic 2017

COMO ORGANIZAR A LOS TRABAJADORES DE UN ALMACÉN CON SGA.

organizar_trabajadores_sga

 

Polivalencia

En un almacén sin SGA, la única garantía de su funcionamiento es que las funciones de cada uno de los trabajadores sea siempre la misma, invariante e inmóvil, orientadas a la persona. Dicho de otro modo, la polivalencia de los trabajadores de un almacén tradicional es mínima o inexistente porque la robustez, fluidez y eficacia de cada procedimiento reside precisamente en el propio trabajar y en su inmovilismo y mantenimiento de sus “costumbres”, las que cada trabajador tenga a la hora de trabajar. Esto va completamente en contra de la naturaleza de cualquier almacén y contra su rentabilidad. En un almacén tradicional, más procesos, significa siempre más personas que se soluciona con un SGA.

Un almacén es algo “vivo”, dinámico y sometido a un cambio constante. Igual que la empresa a la que pertenece. La actividad comercial, la necesidad de avanzar, de reducir costes y/o el simple paso del tiempo traerán consigo nuevos competidores, nuevos proveedores, nuevas referencias, nuevos clientes, nuevos operarios, etc., y todos ellos a su vez traerán nuevas exigencias, nuevas formas de trabajar, nuevas necesidades, nuevas ventajas y nuevos inconvenientes.

A resultas de lo anterior, tenemos que el operario que se dedica a las entradas en un almacén sin SGA, única y exclusivamente podrá dedicarse a entradas, si queremos que lo haga medianamente bien, lo mismo ocurrirá con el de picking, reposición, ubicación etc. Es verdad que dependiendo del tamaño del almacén hay operarios que llegan a conocer, con suerte, un par de procedimientos por estar relacionados, por ejemplo: el de entradas también sabe ubicar; los operarios de picking, saben reponer; todos saben hacer inventario. Sin embargo normalmente nunca el operario de entradas sabrá realmente expedir y viceversa tampoco. De sobra es conocida la cantidad de errores e incidencias que aparecen en un almacén tradicional en el momento uno o varios de los operarios deben ausentarse por enfermedad, vacaciones, etc., Esta organización confía su funcionamiento en las personas que trabajan en el almacénque deben tener una altísima especialización en un par de procesos a lo sumo.Esto haace del almacén una maquinaria lenta, espesa, saturada de recursos y muy poco amiga de los cambios.

Muy al contrario que en los almacenes tradicionales, en un almacén  asistido por un SGA, el almacén se orienta a procesos lo que permite que  las opciones de organización de los trabajadores sean múltiples e incluso independientes del proceso en el que normalmente trabajan puesto que siempre están asistidos por el SGA. La polivalencia es casi inmediata y la resistencia al cambio se disuelve. Esto es así porque el buen funcionamiento del almacén asistido por un SGA reside en el conocimiento que los operarios tienen del sistema de trabajo del SGA y de la codificación del almacén. La robustez y eficacia de los procedimientos depende de la buena codificación del SGA y cada cambio de procedimiento, por la entrada de nuevos clientes, cambios en el mercado, en las referencias, etc., se materializan en simples cambios gestión en el SGA, los trabajadores notan cambios mínimos, porque sus sistemas de trabajo no cambian en realidad y siguen asistidos por el SGA.

 

Vamos a explicarlo con un ejemplo.

T.6X4DOR.ESAVE.BRO   VERSUS   A-1-3 :

Para hacer picking en un almacén NO asistido por SGA, será necesario que un operario conozca que el galimatías T.6X4DOR.ESAVE.BRO significa TORNILLO DE MÉTRICA 6 POR 4mm DE LARGO DE COLOR DORADO, CABEZA DE ESTRELLA AVELLANADA Y PUNTA DE BROCA. Necesitará conocer todo el almacén para que pueda encontrarlos de memoria, tarea en la que empleará semanas a menos que sea una referencia muy habitual. Tendrá que conocer su utilidad para no confundirlos con los tirafondos sin punta de broca. Y desde luego necesitará saber que en la “jerga de los pedidos” a veces aparece como “ROSCACHAPA DE ORO DEL 6”. Y después de aprender todo eso, si a alguien se le ocurre cambiarlos de sitio, la catástrofe está servida.

Para hacer picking en un almacén asistido por SGA, el operario únicamente deberá conocer el sistema de codificación de estanterías y ubicaciones para localizar la A-1-3, una vez allí, el operario mirará la interfaz de su terminal y sabrá que debe coger 20 unidades de la referencia que allí se encuentre, confirmará que está en la ubicación correcta y volverá a leer la matrícula con lo que todo el mundo sabrá sabrá que lo ha hecho bien. Sin dudas, sin errores y sin despilfarros. Es normal que en almacenes caóticos asesorados por el SGA cambie la ubicación de esa referencia según necesidades del almacén. Cuando tenga que volver a coger esa referencia el operario, el SGA le llevará a la nueva ubicación.

De manera que el personal de almacén asistido por un SGA, puede organizarse de múltiples formas dependiendo únicamente de las necesidades del almacén y sus procesos. Esta organización puede ser por pasillos, por zonas, por procesos, por rutas, por tipo de estantería, por familias de referencias, por clientes internos o externos, por sectores, por una combinación de varias de las anteriores, por tipos de taras a ejecutar según sus prioridades,  o por ninguna. En definitiva, tenemos una organización increíblemente versátil y polivalente, flexible y adaptable y siempre eficaz, manteniendo en todo momento un nivel de servicio óptimo. De forma que podemos sumar o restar recursos en tiempo real, sin riesgos, dependiendo de las necesidades del almacén.

Podemos asignar, por ejemplo, un picking en recorrido de un pedido muy grande a varios operarios a la vez que trabajarán en zonas diferentes para el mismo cliente. Cuando terminen, estos mismos operarios pueden estar trabajando por oleadas para múltiples clientes pequeños. Podemos después dividirlos y que unos pocos se dediquen a hacer recuentos cíclicos sobre las mismas ubicaciones donde se está haciendo picking, sin entorpecer estas tareas, al tiempo que recepción ubica la última entrada de mercancía. Todo esto sin riesgo de accidentes, errores,  ni cruces de tareas. De hecho, podemos preconfigurarlo para que sea el SGA el que marque la prioridad de dichas funciones y asigne operarios sin intervención por nuestra parte.

En los casos en que aparezcan picos de actividad en determinados sectores del almacén en ciertas horas del día por cualquier motivo imprevisto. Una gran ventaja del SGA es que es capaz de permitirnos reaccionar cambiando tareas en los terminales de los operarios para que se concentren en favor del proceso que en ese momento es crítico, para luego reorientarlos a sus actividades anteriores. Podemos ver el rendimiento de cada uno de los operarios en cada proceso o tarea para asignarle como tarea habitual aquella en la que es más eficaz. De esta forma tan simple aumentamos la productividad tanto del operario como del proceso y del almacén. Es como aumentar las prestaciones de cada operario aumentando así el valor de su función en el almacén, es versátil, capacitado para trabajar bien en varios procesos y no solo en uno como ocurre en los almacenes sin SGA.

Claro, no debemos confundir adaptabilidad con “libre albedrío”, es decir, que los operarios asistidos por un SGA tengan la capacidad de adaptarse a varios procesos del almacén, rápidamente y sin errores, no significa que no sepan en qué van a trabajar hasta que empieza la jornada. Las personas no dejamos de serlo por el hecho de que nos ayude un software. Debemos tener operarios con altos grados de especialización en su proceso habitual, pero al mismo tiempo, pueden ser grandes conocedores del resto de procesos. Un SGA permite la polivalencia, lo que no va en contra de la alta especialización por procesos, sino que la mejora porque permite ambas. Operarios altamente especializados preparados para asumir tareas diferentes en cualquier momento de necesidad con eficacia. Son especialistas del sistema de trabajo del SGA.

Es más; uno de los pilares que más fuerza otorgan al SGA es la capacidad de planificación y anticipación. La gestión de la información en tiempo real junto con el histórico, nos permite anticiparnos, prever futuras acciones. Esta maravillosa capacidad de planificación que el SGA nos da, nos permite tener en nuestros almacenes una organización del personal flexible y adaptable. Es decir, la organización que el mercado actual exige. No todos los factores que afectan a la gestión de stocks son controlables por lo que la flexibilidad nos otorga una grandísima ventaja competitiva respecto a los almacenes sin SGA, que por definición tienen una organización estática de su personal que les impide maniobrar con agilidad frente a los cambios.

 

Caso de éxito SGA

 

J. Cisneros
Equipo Datadec

04 Dic 2017

LA FALTA DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA DESTROZA LA PRODUCTIVIDAD

comunicación en la empresa
 

Yo no sabía nada…

A mi nadie me dijo cómo había que hacerlo…

Esa parte no me corresponde a mi…

Yo no he recibido ningún mail…

¿Tenía que mandarlo yo?

Si has oído más de una vez alguna de estas frases dentro de tu organización, puede que tengas un problema de falta de comunicación en la empresa y que esto esté afectando a la productividad, al hecho de que tus costes no disminuyan y por ende, a que no aumenten tus beneficios.

La falta de comunicación en la empresa genera desinformación, y el hecho de trabajar desinformado provoca desconocimiento de dónde se producen los fallos o quiénes los generan, haciendo así que estallen los conflictos.

Si los mensajes no llegan a los receptores a tiempo o no se envían los suficientes mensajes, surgen los problemas y los malentendidos.

Una buena comunicación en el ámbito laboral es uno de los pilares fundamentales de la motivación.
Un empleado que tiene la posibilidad de expresar sus opiniones se siente escuchado y por lo tanto, valorado.
Los empleados motivados sienten una mayor fidelización hacia la organización, y esta es una de las claves para retener a los mejores talentos y para optimizar la productividad.

A medida que la empresa es más grande, mayor es la importancia de la buena comunicación en la empresa para mantener a todos los empleados enfocados en los mismos objetivos.

 

¿A qué afecta la falta de comunicación en la empresa?

La falta de comunicación entre los empleados de los distintos departamentos es una realidad en todas las empresas, pero hay que conseguir evitarla.

El hecho de que los trabajadores no conozcan las labores de los demás departamentos provoca conflictos interdepartamentales ya que no entienden la urgencia de ciertas tareas de facturación, ni las consecuencias de no recibir los documentos necesarios para la facturación a tiempo.

 

Motivación

La falta de comunicación interna provoca resentimiento y frustración entre los trabajadores de una organización.

La comunicación fluída debe partir desde arriba. Debe existir un líder que articule de forma clara y concisa, que todo el mundo entienda, la visión y los objetivos que deben perseguir todos unidos. La falta de motivación daña las relaciones, el humor y por tanto, la productividad.

Si un empleado se siente identificado con la empresa y siente que su trabajo está reconocido, aumentará su productividad ya que aumentará su confianza en sí mismo y con ello su satisfacción profesional y personal.

 

Decía Steve Jobs, de quien nadie puede dudar de su liderazgo, que “si quieres contratar a gente maravillosa que quiera trabajar contigo, tienes que dejarlos tomar muchas decisiones y que prevalezcan las buenas ideas, de otro modo no querrán quedarse”

 

Si quieres conocer más acerca de la motivación y el trabajo en equipo, no dejes de leer nuestro post “Cómo una buena gestión de equipos aumenta tu productividad”.

 

Planificación

Cuando existe una mala comunicación interna se producen retrasos en la planificación de los proyectos, al tener que rehacer o repetir tareas o incluso rehacer la planificación entera.

La comunicación es vital para la gestión de proyectos y la planificación de toda la empresa.

 
pasos de la comunicacion en la empresa
 

Servicio al cliente

Tanto la comunicación interna entre empleados de la empresa como la comunicación externa afecta al nivel de satisfacción de tus clientes. Escuchar a tus clientes juega un papel muy importante en establecer la confianza y la cooperación entre tu empresa y los socios comerciales que confían en ti.

Para que las relaciones comerciales se lleven a cabo sin problemas, la comunicación en el servicio al cliente juega un papel crucial.

La comunicación en la empresa a nivel interno afecta a que los clientes detecten y perciban una calidad en el servicio que provoque satisfacción y ganas de colaboraciones futuras.

Cuando existe una buena comunicación en la empresa, todos los empleados trabajan por un objetivo común y eso se refleja en su relación con los clientes, creando así “cultura corporativa”.

 

Rendimiento

Cuando existe una mala comunicación, como consecuencia, se genera un bajo rendimiento laboral. El rendimiento se mide en productividad, y la falta de  comunicación da lugar a pérdidas de tiempo esperando instrucciones o tiempo perdido al tener que rehacer el trabajo debido a la falta de entendimiento.

Los mensajes se envían por medio de correos electrónicos o mensajes de texto, y sin un control adecuado, pueden perderse o mal interpretarse debido a una mala redacción o bien por no dejarlo muy claro.

 
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Herramientas para conseguir mejorar la comunicación en la empresa

Un CRM es una herramienta que ayuda a mejorar la comunicación en la empresa, debido a que todo se registra en el mismo sistema al que pueden acceder todos los empleados.

Las llamadas de teléfono, las reuniones pendientes, la planificación de nuevas tareas o bien la inserción de los seguimientos y acciones realizadas se insertan en el CRM para que sean accesibles a todos los usuarios implicados en cada proyecto.

Además de esta herramienta de gestión, se necesitan mecanismos de alerta y avisos que ayuden a que esta comunicación sea más fluída y se eviten tareas repetitivas (como llamadas a un mismo cliente por parte de dos usuarios) o bien que se olviden tareas o citas importantes, así como recordar el envío de documentación necesaria para la facturación, por ejemplo.

Estos mecanismos deben controlar todos los procesos, regular las tareas y  centralizar la información, y todo esto se puede hacer gracias a los flujos de trabajo o Workflow combinados con las tareas de gestión que utilice la empresa.

 

¿Para qué sirve un Workflow?

Un Workflow o flujo de trabajo es una estructura de tareas que determina qué acciones entran en una actividad o un proceso, en qué orden se llevarán a cabo y con qué condiciones.

Los workflows se utilizan para automatizar procesos. Utilizar flujos de trabajo te ayuda a despreocuparte al no tener que estar pendiente de las consecuencias que se producen al realizar varias tareas.

Es una manera de trabajar con muchos procesos a la vez, evitando los errores manuales y, por supuesto, ahorrando mucho tiempo y en consecuencia, disminuyendo costes.

Pero lo más importante es que los workflow te permitirán ofrecer una comunicación en la empresa más personalizada, evitando enviar información repetitiva u olvidando enviar aquella que es necesaria.

 

¿Qué debe tener un workflow?

Para definir un workflow es necesario establecer un desencadenante y una acción que se derive.

Así pues, un workflow efectivo debe constar de 3 pasos principales:

  1. Decide a quién incluir dentro del flujo de trabajo: ¿qué usuarios y qué contactos de tu base de datos entrarán en el proceso?
  2. Determina qué objetivo quieres conseguir: ¿Quieres mejorar la comunicación entre los distintos departamentos? ¿quieres evitar tareas repetitivas?
  3. Piensa y diseña cómo será el proceso y con qué secuencia se llevarán a cabo las tareas.

La combinación CRM + workflow te permitirá trabajar de una manera sencilla y rápida todas estas premisas.
La integración de workflows en los CRM hace que las posibilidades sean infinitas, ya que sólo se deben crear las secuencias de tareas y sus premisas, combinándolos con los contactos del CRM para poder gestionar todas las acciones posibles.

La falta de comunicación en la empresa es un problema con solución y la solución pasa por utilizar la tecnología con herramientas como los CRM y la gestión de procesos con workflows, que consiguen una integración adecuada de los usuarios involucrados en las actividades, evitando confusiones y retrasos.

 

Apóyate en las ventajas que te ofrece la tecnología y reduce los costes derivados de una mala comunicación interna en tu empresa!

 
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Equipo DATADEC

27 Nov 2017

Lean Office como método para agilizar la corrección de facturas

Lean Office
 

Una empresa se destaca de otra por la calidad de servicio que ofrece a sus clientes. A través de un servicio de calidad se fideliza a la clientela, se gana más control sobre los resultados y se logran con mayor facilidad los objetivos impuestos. Entre los servicios que se le ofrecen a un cliente se encuentra la factura. De un proceso de facturación eficiente se benefician tanto el cliente como la empresa, ya que si las facturas son enviadas en un corto periodo de tiempo menor será el plazo de cobro.

Para lograr que los facturas lleguen rápidamente al cliente, la empresa debe perfeccionar y actualizar su proceso de facturación, asegurando un envío y una gestión de incidencias rápida y simple. El famoso concepto Lean Office es ideal para hacer esto realidad.

 

Obligación de Almacenamiento

Existen tres razones por las cuales una empresa está obligada a guardar sus facturas y documentos asociados, haciendo necesario el uso del Lean Office como herramienta para hacer más eficientes los procesos:

  1. Control de parte de Hacienda: Las facturas se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria, haciendo posible el cumplimiento de está obligación a través de medios electrónicos. La Ley General Tributaria establece que deberán conservarse con su contenido original y durante un período de 5 años los siguientes documentos:
    • Facturas recibidas.
    • Original o copia de las facturas expedidas.
    • Justificantes contables de las operaciones de inversión cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad Europea.
    • Recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
    • Documentos justificativos del pago del impuesto a la Importación.

     

  1. Periodo de reclamación: Una vez enviada la factura al cliente, no se debe considerar la tarea como finalizada. Toda factura exige un seguimiento, especialmente si el cobro de dicha factura no ha sido realizado, ya que la factura funciona como prueba de reclamación pendiente.
  2. Incidencias: Es importante guardar las facturas en caso de que exista un error y deban ser corregidas y reenviadas al cliente.

 

El Gran Problema de Almacenar Papel

 
Rápida corrección de incidencias con Lean Office.
 

Según la filosofía Lean Office es recomendable conservar las facturas ordenadas, clasificadas y accesibles, en caso de necesitarlas por cualquier motivo, ya sea un control de Hacienda o una incidencia de la parte del cliente. La tarea de ordenar tantos papeles es bastante intensa y abrumadora.

Tenemos que ser conscientes que todo tiene un límite, y aunque seamos extremadamente organizados, las facturas siguen entrando y el espacio de almacenamiento que exigen es cada vez mayor. El hecho de que tantos departamentos tengan acceso a estos almacenes y que no conozcan en qué estado se encuentran las facturas (si han sido modificadas), hace que los errores, duplicidades y sobreescritura sean más frecuentes.

El hecho de tener todas las facturas en papel, al igual que los anexos, provoca que los periodos de búsqueda de las facturas se alarguen.

 

Filosofía Lean

Lean Office es una filosofía de trabajo donde las tareas que agregan valor añadido a la empresa rigen las operaciones. El objetivo es eliminar los desperdicios del proceso de facturación, en otras palabras las actividades de no valor, ayudando así a reducir los tiempos, a incrementar la productividad y a mejorar la calidad de servicio.


Entre los beneficios que aporta el Lean Office a las empresas se encuentran:

  • Racionalización y aceleración de los procesos que se relacionan con clientes externos y proveedores: la atención al cliente, la gestión de cobros, la corrección de los errores en las facturas o documentos asociados, etc.
  • Aporta herramientas claves de soporte (por lo general se trata de sistemas informáticos) que permiten identificar y responder a las exigencias de los trabajadores y sus respectivos departamentos, mejora la comunicación y favorece la cooperación inter funcional.
  • Enfoca las tareas sobre los objetivos, aumenta la productividad laboral y crea flujos de trabajo para reducir los errores. El objetivo es que lo que un trabajador hace normalmente en tres etapas lo pueda hacer en una, de esta manera se eliminan los despilfarros. Los flujos de trabajo permiten que todos tengan claro sus roles, responsabilidades y objetivos.
  • Reduce las actividades manuales, desaparece el papeleo, disminuyen los errores y mejora la organización interna.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

La clave del éxito del proceso de facturación

En resumen, según las filosofía Lean Office necesitamos un proceso de facturación eficiente, que ahorre tiempo y dinero, disminuya los errores y permita un seguimiento de las facturas. Solo puede ser logrado si se reducen las tareas manuales, el uso del papel y se mejora la comunicación entre los departamentos involucrados en el proceso de facturación.

La Factura electrónica como herramienta Lean Office:

  1. Ahorra dinero: la factura electrónica elimina las tareas de impresión, mensajería y almacenamiento, reduciendo de esta manera los costes de envíos postales y gastos provenientes del mantenimiento de los archivos en papel.
  2. Ahorra tiempo: Teniendo todo en formato digital los tiempos de búsqueda y entrega de la información de las facturas solicitadas en caso de inspección se acortan, ya que a través de filtros, carpetas y clasificaciones se pueden encontrar las facturas con solo escribir algún dato de las mismas. Se reducen las tareas manuales y físicas haciendo que todo se pueda gestionar desde un solo puesto. Los tiempos de espera mejoran, puesto que el envío se realiza a través del correo electrónico, consiguiendo un envío inmediato.
  3. Procesos eficientes: La facturación electrónica reduce las tareas repetitivas y duplicidades, disminuyendo los errores humanos.
  4. Almacenamiento Seguro y Digital: Las facturas son guardadas y almacenadas en formato digital, por ende se encuentran disponibles por un periodo más largo de tiempo que las que están en papel, y se pueden consultar en cualquier momento. La factura electrónica reduce las posibilidades de falsificación o pérdida de las facturas.
  5. Dinamiza los procesos: La factura electrónica agiliza tanto los procesos de cobro, como de pago, además de reducir los casos de morosidad.

Las facturas electrónicas están siendo adoptadas por un gran número de empresas, y no es para menos ya que permite reducir los costes de la gestión entre un 50% y 80%. Ahora que sabes que la factura electrónica es la herramienta clave para poner en marcha la filosofía lean office en tu departamento de facturación ¿Qué estás esperando? ¡Infórmate y decide la mejor opción del mercado!

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 

Equipo DATADEC

27 Nov 2017

COMPARATIVA: CÓMO SE RECIBE MERCANCÍA CON SGA VS SIN SGA

comparativa sga

 

¿También en esto marca una diferencia trabajar con o sin SGA? Desde luego y una diferencia tan poco desdeñable como que supone una de sus principales ventajas.

Un SGA hace mucho menos probable el error o incidencia del tipo que sea (gestión, manipulación, envío, inventario, información…) y en el improbable caso de producirse, acorta notablemente su permanencia en el tiempo. Eso al final supone un gran ahorro en costes de manipulación, almacenaje, obsolescencia, inventario, aprovisionamientos y pérdidas.

 

Almacén sin SGA:

En un almacén tradicional, sin SGA, es habitual el “baile de referencias”. La falta de memoria o de los empleados adecuados o recién incorporados o la simple similitud física de algunas referencias, provoca en demasiadas ocasiones apariciones, desapariciones o transformaciones misteriosas de referencias. Dicho así puede parecer incluso chistoso, pero cuando tenemos que decirle a un cliente importante con el que hemos comprometido un pedido de cierta entidad, que no va a recibir mañana todo el pedido que le prometimos hace días porque varias referencias de repente se han transformado en otras o simplemente han “desaparecido”, el chiste deja de tener gracia.

Pero esto no es lo peor, lo peor es que estas referencias que hemos dicho que no podemos servir, puede que estén dentro de nuestro almacén quizá mucho más cerca de nosotros de lo que pensamos. Sencillamente, no las localizamos. No encontramos lo que hace falta, en el momento en que hace falta. Por tanto nos veremos obligados a suplicar una vez más a compras, que reponga a toda prisa las referencias que no encontramos. Si conseguimos convencerles y las compran, justo cuando éstas por fin lleguen, alguien encontrará las que efectivamente teníamos en nuestro almacén todo ese tiempo. Además el cliente descubrirá horrorizado al día siguiente, con el pedido en su casa, que varias referencias de las que tiene físicamente delante, no son las que el albarán dice que son. Esto puede ser un error de recepción de mercancía que ha permanecido “vivo” en nuestro almacén hasta más allá del momento de expedir. La peor de las situaciones, nuestro error ha perjudicado al cliente. Esta es una situación bastante típica en un almacén tradicional, ¿les suena?

 

Almacén con SGA:

Sin embargo esta misma situación en un almacén asistido por un buen SGA es impensable. La trazabilidad, esa gran desconocida para los almacenes tradicionales, es defendida y mantenida a capa y espada por un SGA. Si así lo configuramos, el SGA detendrá un proceso antes que perder la trazabilidad del producto. No importan los pasos, fracciones, uniones, etc. que hagamos, el SGA siempre mantendrá intacta la trazabilidad. De manera que uno de los procesos más importantes del almacén asistido por un SGA es la entrada.

La fase de identificación del producto se hace allí y el SGA dispone de medios y puntos de control que hacen que el proceso puede blindarse sin aumentar los recursos disponibles de forma que sea seguro y eficaz al mismo tiempo. Para aumentar la seguridad en un proceso asistido por un SGA no hace falta amentar el número de personas que intervienen en él.

En la entrada es donde le decimos al SGA qué es lo que está entrando y en qué cantidad, embalaje, estado, lote, etc. Todo este proceso se puede también agilizar con el prealbarán. La trazabilidad por tanto, empieza (o continúa ya que puede haber empezado en el proveedor) en la entrada. Por eso un SGA dispone siempre de múltiples recursos para asegurar la correcta identificación de las referencias en el menor tiempo posible.

 

Ejemplo:

Podemos verlo en un ejemplo: Un proveedor podría introducir su albarán en nuestro SGA vía web service directamente, el SGA tratará esto como un prealbarán de entrada puesto que la mercancía está en tránsito y no existe físicamente aún en el almacén. Desde ese momento, el SGA espera que lleguen los bultos, referencias, lote(s) o número(s) de serie, cantidad, unidad de embalaje, etc. Lo que agilizará todo el proceso de Recepción. En el momento la mercancía llega a nuestras instalaciones, un simple escaneo del código de barras, por ejemplo del albarán físico, hará que el SGA sepa qué se está dando de alta. Posteriormente el operario hará las comprobaciones físicas acordes al procedimiento para poder hacer la entrada. El operario leerá con su terminal cada código de barras según se lo exija el SGA, es decir, bulto a bulto, palé a palé, paquete a paquete, referencia a referencia, número de serie a número de serie… Lo que decidamos que necesitamos leer y hayamos configurado en el SGA que debe leer. El SGA comparará los datos que recibe de la lectura del terminal con los que ya dispone en su lista y dejará continuar o no el proceso en tiempo real. Un proveedor podrá enviarnos veinte palés de cien impresoras de etiquetas cada uno, que además lleven seguimiento por número de serie y nosotros podremos darle la entrada de forma completamente fiable, en menos de cinco minutos, con un simple escaneo de cada matrícula de cada palé. Impensable en un almacén tradicional.

Podemos decidir que los controles que establezcamos sean diferentes en cada caso, es decir, podemos personalizarlos para cada proveedor, para cada albarán, para cada referencia, en fin, podemos bajar al nivel de detalle que necesitemos sin despilfarrar recursos (sin emplear a más personas). Existen múltiples fórmulas para que nuestro SGA se asegure de que la identificación es la correcta.

Como puede observarse la cantidad de opciones de configuración y sus posibles combinaciones son muy elevadas. Cada una de ellas supone un punto de control que tratará de evitar el error en su origen.

Pero ¿qué pasa si finalmente y pese a nuestros controles el error se introduce en nuestro almacén? El error dentro de un almacén asistido por un SGA tiene una vida muy corta, normalmente se descubre en el siguiente proceso. Por ejemplo, si el error se ha producido a ubicar, se descubrirá en la reposición o en el picking, lo que ocurra inmediatamente después. Esto es así porque los controles en un SGA se configuran a la medida de nuestras necesidades en todos los procesos internos del almacén. De manera que no sólo descubriremos el error inmediatamente, sino que gracias a los datos que el SGA nos proporciona, podemos analizar sus causas y actuar para solucionarlo de forma definitiva. Por supuesto, y esto es muy importante, antes de que las consecuencias repercutan en un cliente interno o externo.

 

Caso de éxito SGA

 

J. Cisneros
Equipo Datadec

27 Nov 2017

LOGRA UNA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO Y GANA EN PRODUCTIVIDAD

gestion eficaz del tiempo
 

TIME IS MONEY, es cierto, así que vamos a ver cómo eliminar o reducir el número de tareas repetitivas o tareas que no nos aportan ningún valor añadido y que nos consumen mucho tiempo, realizando una gestión eficaz del tiempo.

 

El tiempo es un recurso limitado, no puedes conseguir más, por lo tanto, no puedes darte el lujo de administrarlo mal.

Si manejas el tiempo de forma ineficaz puede generarse procrastinación, distracciones personales o bien tareas que hacen que los proyectos se dilaten en el tiempo más de lo que deberían.

Si se llega a esta situación, no significa que se necesite más tiempo, sino que se debe utilizar de forma más efectiva.

Existen determinadas tareas que se ejecutan una y otra vez en el tiempo de la misma manera. Se genera una sensación de estar desaprovechando el tiempo que empleas en volver a hacerla, pensando que si pudieses automatizarlas podrías emplear ese tiempo en algo más productivo.

 

Una mayor productividad consigue mayor producción con el mismo costo, o la misma producción con menor costo y esto significa el mejor aprovechamiento de cada uno de los recursos.

Se puede aumentar la productividad y mejorar la calidad sustituyendo tareas intelectuales y repetitivas por la instalación de programas informáticos que las realizan en menos tiempo, mejor y con personal que no necesita una alta cualificación.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

¿Cual es el objetivo a conseguir de la gestión eficaz del tiempo?


El principal objetivo de llevar una gestión eficaz del tiempo es convertir a nuestra empresa en una empresa escalable.

En empresas de servicios con gran cantidad de recursos humanos, la cantidad de tiempo invertido en realizar tareas repetitivas aumenta de forma exponencial a medida que aumenta el número de empleados.

Las empresas grandes facturan más, pero también tienen más costes.

 

¿Qué tipos de tareas repetitivas pueden darse en las empresas?

Las tareas repetitivas en las empresas suponen un esfuerzo y un mal aprovechamiento de los recursos de la empresa, y por lo tanto, un aumento en los costes que no nos permiten crecer económicamente.

Veamos algún ejemplo de tareas repetitivas que se producen en las empresas que podríamos evitar y/o reducir en tiempo:

 

SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS

Las llamadas telefónicas son igual de imprescindibles como encender el ordenador cuando llegas a la oficina. Siempre tenemos llamadas que realizar o bien recibimos multitud de llamadas.

Esto es inevitable, pero en multitud de ocasiones se producen duplicidades de llamadas al mismo cliente, por no saber que otro compañero ya le ha llamado o bien el cliente solicitó que no se le volviera a llamar y se le llama de nuevo.

En otras ocasiones, el cliente indica el día y hora en el que prefiere que se le llame, pero si no queda registrado o bien no nos salta una alarma, se le puede llamar en momentos en los que no esté disponible, perdiendo así la oportunidad de hablar con él, y además, dejando una sensación de “empresa desorganizada”.

Estos errores y pérdidas de tiempo (y por lo tanto de dinero) se podrían evitar si existiese un sistema que registrase las llamadas de forma automática, insertase seguimientos asociados a esas cuentas de clientes, cambiase los estados de estas oportunidades de negocio o bien permitiese planificar próximas llamadas a futuro para poder realizarlas justo cuando el cliente está más disponible.

 

ALTA DE NUEVOS CONTACTOS Y CLIENTES

Dar de alta nuevos contactos y/o clientes en la empresa es un trabajo tedioso que puede llevar a errores.

La automatización mediante formularios en los que introducir los datos o bien lectura de metadatos que extraen la información y la almacenan en bases de datos, nos permite reducir el tiempo de inserción y además, evitar errores manuales.

La automatización de todos los procesos en los que hay tareas repetitivas involucradas, permite que se invierta el tiempo en tareas más productivas en las que es necesaria la creatividad o bien el talento, en resumen, en realizar una gestión eficaz del tiempo de trabajo.

 

MAILS DE RESPUESTA

Los emails de respuesta automática evitan el tener que escribir el mismo email cada vez que se produce una situación similar.

El hecho de tener los procesos automatizados para que en determinadas ocasiones (según unos parámetros) se envíe uno u otro mail, ahorra tiempo a los usuarios que se encargan de estas respuestas.

Estos emails pueden personalizarse de tal forma que no suenen ‘robóticos’ sino que el destinatario los perciba como ‘personales’.

 
tareas gestion eficaz del tiempo
 

APROBACIÓN Y FIRMA DE DOCUMENTOS

Hay situaciones en las que un tipo concreto de documento, por su tipología, volumen y frecuencia de uso, conlleva en sí mismo una serie de tareas rutinarias en la organización, como podría ser la firma de aprobación de pedidos de compra. Estas tareas repetitivas suponen un esfuerzo y un desaprovechamiento de los recursos de la compañía, y por ende, la pérdida de talento.

Automatizar este procesos de aprobación consigue ganar ese tiempo para invertirlo en tareas más productivas.

 

GENERACIÓN DE INFORMES

La generación automática de informes a partir de datos incluidos en una base de datos ayuda a elaborar reportes de forma más ágil y automática, diseñando previamente los procesos que harán posible que la información almacenada se convierta en gráficas o tablas.

 

CAMBIO DE ESTADO AUTOMÁTICO SEGÚN PROCESOS

Si existen determinados procesos que pueden cambiar los estados de los documentos según ocurran unas u otras causas, ahorrará el tiempo que debería invertir alguien en revisar en qué estado está, qué es lo que está pasando y a qué estado hay que cambiarlo.

La automatización de estos estados se hace sin que una persona deba estar pendiente y además, se hace sin que sepa que se está haciendo, por lo que es un proceso paralelo que no necesita de su tiempo ni de su atención.

 

¿Por que la automatización ayuda a conseguir una gestión eficaz del tiempo?

Automatizar las tareas repetitivas de su empresa favorece el crecimiento de la misma.

Con sólo automatizar el 20% de los procesos se puede solucionar el 80% de los problemas en su organización.

 

La automatización es la solución para simplificar tareas repetitivas ya que mejora la eficiencia de los servicios y minimiza los errores en los procesos.

A través de la automatización de procesos las tareas se rentabilizan y se garantiza la mejora de la motivación en los empleados, logrando así menos errores, mejoras en la calidad y aumento de la productividad.

Se trata de aprovechar el poder del procesamiento, la velocidad y la conectividad para acelerar tareas que los humanos tardaríamos normalmente horas o días en hacer. Y una consecuencia positiva es que esas personas tendrán más tiempo para concentrarse en tareas que requieren más creatividad: resolver problemas, pensar estrategias y tomar decisiones complejas.

Los sistemas de workflow permiten realizar una gestión eficaz del tiempo mediante la automatización de procesos, y una de las grandes ventajas es la flexibilidad y adaptabilidad que ofrecen para ser modificados.

 

¿Y por qué workflow?

Un negocio escalable es aquel que aumenta sus ingresos rápidamente mientras mantiene sus costos iguales. Es decir, que es un negocio capaz de aumentar sus ventas sin que aumenten los costos proporcionalmente.

Para que tu negocio logre la escalablidad el gran aliado es la tecnología, y aquí es donde los procesos de BPM (Business Process Management) con sistemas de workflow te permiten crecer sin que tus costes se vean afectados,  realizando una gestión eficaz del tiempo de las tareas menos productivas.

Workflow es la tecnología que realiza la automatización de los procesos. Esta tecnología permite que los empleados puedan decantarse por realizar trabajos más creativos y orientados al negocio, dejando las tareas repetitivas en manos de este software diseñado para automatizar esos procesos de trabajo.

 

Así pues, ahora que sabemos cómo ser más escalables y hacer crecer nuestros beneficios, ¿a qué estamos esperando? encarguémonos sólo de las tareas que requieren de la intervención creativa y dejemos de ocuparnos de las tareas más tediosas!

 
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Equipo DATADEC

 

22 Nov 2017

Productividad Laboral: Reduce errores y tiempo dedicado a facturación

Productividad Laboral
 

Cada ser humano es diferente, cada uno tiene sus cualidades y defectos. No podemos controlar sus decisiones o actos, de modo que se deben usar otros medios para aumentar la productividad laboral en las empresas, reduciendo al mínimo los famosos errores humanos, provocados por las tareas repetitivas y manuales. El éxito de una empresa depende casi al 100% de su capacidad de detectar estos errores y evitarlos.

Entre los puntos claves que se deben analizar para aumentar la productividad laboral del departamento de facturación están entre otros:

  • La gestión eficiente del tiempo
  • Los desperdicios
  • Las tareas que no aportan valor a la empresa
  • La comunicación interdepartamental
  • La capacidad de resolución de incidencias
  • La transparencia y acceso a la información

La empresa debe tener la capacidad de localizar los errores, comprender las razones y definir las soluciones, teniendo claro los objetivos a los que se desea llegar.

 

ERRORES

Los errores humanos comunes que se observan en el departamento de facturación de las empresas son las siguientes:

  1. Errores a la hora de rellenar los datos : por ejemplo campos como el CIF o NIF del cliente. Este error provoca que los trabajadores dediquen su tiempo a la corrección de los errores en las facturas haciendo que el periodo medio de cobro se alargue y la productividad laboral disminuya.
  2. Enviar la factura al cliente equivocado: Enviar una factura al cliente equivocado puede suponer una violación de la ley, ya que la mayoría de los contratos entre empresas llevan una cláusula de privacidad de datos que es violada al enviar datos privados a un tercero.
  3. Facturar tarde: Los documentos necesarios para la facturación no llegan a tiempo, ya que los departamentos involucrados en el proceso de facturación no envían o reciben la información en el momento oportuno haciendo que las facturas lleguen tarde a los cliente y aumentando de esta manera el periodo medio de cobro.
  4. No guardar copias de seguridad: es una herramienta de precaución que permite seguir reclamando un impago en el caso de perder una factura.
  5. No realizar un seguimiento de las facturas no pagadas: Tramitar una factura y enviarla no garantiza su cobro. Es importante hacer un seguimiento periódico de las facturas y tener muy claro cual es la fecha de vencimiento.
  6. No establecer un método de pago del cliente: El principal objetivo es acelerar y facilitar el procedimiento de cobro.
  7. No precisar una fecha de vencimiento: Provoca un gran problema a la hora de reclamar el pago de una factura y dificulta el seguimiento de la misma.
  8. La corrección de las facturas toma mucho tiempo: Provoca una pérdida de la calidad de servicio ofrecido a nuestro cliente.

 
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RAZONES

Si te identificas con estos errores y sabes que son constantes en tu empresa, es importante detectar las razones por las cuales estos errores humanos ocurren para luego poder encontrar la solución perfecta que aumente la productividad laboral en tu empresa. Las razones pueden ser las siguientes:

  • Desperdicios: en muchos casos los procesos de facturación y en la mayoría de los procesos de trabajo en una empresa incluyen actividades que consumen recursos pero no aportan valor a la empresa. Se debe a una baja eficiencia de los trabajadores, en otras palabras, lo que los trabajadores pueden hacer en un paso lo hacen en tres. Incluye a personas en la empresa subiendo y bajando por documentos, buscando, almacenando, ensobrando, imprimiendo, etc. Incluso caminar innecesariamente es un desperdicio. Esto provoca que los trabajadores se cansen más, que los tiempos se alarguen y que los costes de la empresa aumenten.
  • Falta de comunicación interdepartamental: la falta de comunicación entre los departamentos es una realidad en todas las empresas,y es de algún modo, inevitable. El hecho de que los trabajadores no conozcan las labores de los demás departamentos provoca conflictos interdepartamentales, ya que no entienden la urgencia de ciertas tareas de facturación, ni las consecuencias de no recibir los documentos necesarios para la facturación a tiempo. La dispersión de la información provoca que el proceso de facturación se alargue, no saben qué es lo que se necesita ni en qué momento se necesita.
  • Confiar en la memoria: aunque una persona tenga una buena memoria muchas veces la memoria puede traicionar. El no mantener un registro o historial de todas las modificaciones realizadas en las facturas, o un sistema de seguimiento de envíos que funcione como herramienta de presión de los cobros, hace que los errores sean más constantes, que la información no fluya entre los departamentos y que los tiempos se alarguen. Es un error común en los trabajadores, tienden a pensar que las labores, una vez finalizadas, ya están terminadas.
  • Reacios a los cambios: La mayoría de los empleados se resisten a los cambios y se quedan estancados, lo cual produce que la empresa no avance y sea innovadora. Éste es uno de los grandes errores, porque si lo desconocido produce temor, es ideal realizar una renovación en la empresa y  en la labor de los trabajadores, así se actualizan y aprenden nuevas técnicas para incrementar su crecimiento.
  • Falta de orden y organización:  por lo general las empresas mantienen sus facturas y sus documentos asociados en papel custodiados en un almacén y permiten el acceso a estos almacenes a los diferentes departamentos de la empresa involucrados en el proceso de facturación. Es prácticamente imposible hacer un seguimientos del estado de las facturas ni saber si han sido modificadas, enviadas o tratadas y menos aún saber quien ha hecho esas modificaciones. Esto provoca en la mayoría de los casos una pérdida de las facturas, una pérdida de información y que los periodos de búsqueda de las facturas y sus documentos asociados sean eternos.

 

SOLUCIONES

Soluciones para aumentar la productividad laboral en una empresa.

Teniendo claras las variables que provocan errores constantes dentro de los procesos de facturación y que afectan directamente la productividad laboral de la empresa, es el momento de analizar cuáles son las soluciones a dichos problemas:

  • Crear flujos de trabajo: definir las tareas, construir procesos (etapas por las que tiene que pasar una factura) y aplicar un sistema (por lo general informático) que permita el seguimiento de la factura, para que todos los departamentos conozcan en qué etapa del proceso de facturación se encuentra una factura. El objetivo es potenciar las tareas que aportan valor a la empresa y eliminar los desperdicios encontrados.
  • Centralizar y organizar la información: La empresa necesita una herramienta que organice y clasifique las facturas. Esta organización repercute en la eficiencia, permite mayor transparencia y todos saben donde se encuentra la información, ahorrando, de esta manera, en el tiempo de búsqueda y localización de los documentos.
  • Tareas eficientes: La empresa debe reducir el tiempo que invierten los empleados en realizar tareas repetitivas y manuales. El hecho de automatizar este tipo de procesos hace que los empleados puedan concentrarse en tareas más importantes, mejorando de esta forma la productividad laboral.
  • Mejorar capacidad de reacción: los trabajadores deben ser capaces de detectar los problemas de forma más rápida, para corregir en menor tiempo posible los errores. Para lograrlo, la información y las facturas deben estar digitalizadas y almacenadas en un puesto centralizado. Esto permite por un lado, un acceso rápido y fácil a las facturas y documentos asociados, por otro lado, permite una corrección más ágil, puesto que están en formato digital.
  • Envíos automatizados: La empresa necesita procesos que favorezcan la inmediatez y la seguridad de los envíos. La única forma de reducir los errores humanos en los envios, es a través de herramientas que realizan el envío automáticamente y de manera desatendida. El objetivo es que la productividad laboral de cada trabajador aumente, haciendo que un solo empleado pueda gestionar tareas al máximo de su capacidad.
  • Trazabilidad y copia de seguridad: La empresa necesita un conjunto de procedimientos que permitan conocer la ubicación y condición pasada o actual de una factura y sus anexos. Esto es posible a través de un historial. Por otra parte el mantener copias de las facturas en papel es un infierno, ya que ocupa más espacio en el almacén. La mejor opción es mantener una copia digital de la factura original.

 

LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ES LA SOLUCIÓN


La automatización de los procesos mejora los costes, el servicio y la calidad del trabajo. El proceso de facturación se vuelve más rápido, reduciendo los desperdicios aportados por las tareas manuales. La automatización permite un aumento en la productividad laboral, ya que los empleados podrán dedicar más tiempo a tareas que ofrezcan valor a la empresa. Los errores son menores y los trabajadores se benefician de menor gasto energético y mayor seguridad.

Los sistemas informáticos, ofrecen los siguientes servicios por lo general:

  • Digitalizan las factura y documentos asociados.
  • Centralizan dichos documento y facturas en un puesto común o en la nube, permitiendo un acceso simultáneo a los mismos.
  • Ofrecen filtros potentes para encontrar con facilidad los documentos deseados.
  • Crean un historial de modificaciones y versiones de las facturas o documentos asociados.
  • Envían las facturas a los clientes por medios telemáticos, permitiendo saber si el cliente ha recibido la factura y facilitando su seguimiento.
  • Permiten crear Workflows.Estos flujos de trabajo agilizan las entregas de documentos de la parte de los demás departamentos, ya que todos conocen los plazos y conocen el estado en el que se encuentra una factura.
  • Sistema de notas. Las notas facilitan la comunicación entre departamentos y como están adjuntadas a cada factura, cuando otro trabajador acceda tendrá toda la información necesaria del cliente y de la factura.

Ahora que conoces la solución a tus problemas de facturación, solo necesitas seguir informándote sobre los beneficios de la automatización y digitalización y cuales son las opciones que te ofrece el mercado. Sigue nuestro blog y descárgate nuestro Ebook “Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes”.

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 

Equipo DATADEC

20 Nov 2017

REDEME, Herramienta ideal para la liquidez a corto plazo

REDEME
 

Antes del 1 de enero de 2009, la ley permitía la solicitud de devoluciones al final de cada período de liquidación a un grupo reducido de sujetos pasivos; por lo general grandes empresas exportadoras al extranjero. Para el resto de las empresas, las solicitudes de devolución del IVA debían presentarse en el último período de liquidación, es decir, a final de año.

La LEY 4/2008, del 23 de diciembre, generalizó el modelo de devolución mensual del Impuesto sobre el Valor Añadido en España. Esta ley abrió las puertas al famoso Régimen de Devolución Mensual del IVA (REDEME). Este régimen excepcional, establece que el IVA sea devuelto mensualmente, en lugar de anualmente, como en el caso del régimen general. De esta manera, teniendo claras las características y requisitos legalmente relacionados con este régimen, el sujeto pasivo interesado deberá inscribirse oficialmente en el mes de noviembre.

Con este nuevo sistema se pretende evitar el coste financiero que representaba el periodo de espera de las devoluciones, especialmente en aquellos períodos en los que la liquidez es necesaria.

 

Características del Régimen

Los sujetos pasivos que opten por este régimen deberán pagar el IVA mensualmente, no obstante, se mantiene el mismo proceso que en la declaración trimestral. Asimismo, en el caso de que el saldo del IVA soportado y el repercutido sea positivo, se deberá obtener la devolución del excedente al final de cada periodo de liquidación. Para ello, los contribuyentes tendrán que presentar telemática y mensualmente sus autoliquidaciones (modelo 303) y los registros de las facturas (modelo 340), cuyo contenido ayudará a construir los libros de registro del IVA.

Aspectos importantes de REDEME:

  • Adhesión voluntaria.
  • Reduce el periodo de devoluciones del IVA: la devolución se realizará mensualmente, mes a mes, en el año en curso y la solicitud de devolución se llevará a cabo al final de cada período de liquidación.
  • Deberán adherirse al Suministro Inmediato de Información (SII), que consiste en la llevanza de los libros registro a través de la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria o en el caso de las comunidades Forales a sus respectivas Haciendas Forales.
  • Exonerados de presentar el modelo 340, 347 y 390, ya que están obligados a aplicar el SII
  • Deberán liquidar el IVA mensualmente.
  • Autoliquidaciones se presentarán únicamente por vía telemática.
  • Devoluciones se harán exclusivamente por transferencia bancaria a la cuenta indicada por el sujeto pasivo en cada una de sus solicitudes de devolución mensual.

 

Ventajas y desventajas

REDEME obliga a los sujetos a mantener sus finanzas controladas y permite una mejora en la planificación fiscal, eliminando los problemas de tesorería ya que la devolución mensual del IVA permite que las empresas no tengan que esperar hasta final del año para recibir el dinero en su caja, listo para ser utilizado. En otras palabras, las empresas aumentarán su liquidez a corto plazo. El objetivo principal de este régimen es el de reducir los casos de morosidad tanto de los contribuyentes como de las agencias tributarias.

De esto se benefician principalmente empresas en las que el IVA soportado es notablemente mayor que el repercutido, normalmente es el caso de empresas que tienen un gran volumen de operaciones. Por ende, el empresario deberá valorar si el esfuerzo administrativo vale la pena, ya que adherirse a REDEME implica un aumento significativo de los trámites a realizar, lo que supone un importante ejercicio de gestión.

 


¿Quiénes pueden acogerse?

Todas las empresas, independientemente del volumen y la naturaleza de sus operaciones, pueden solicitar su inscripción en el REDEME. En España, las empresas con un gran volumen de operaciones  operan obligatoriamente por este régimen, pero las pymes tienen la opción de hacerlo voluntariamente.

Aunque todo tipo de empresas pueden adherirse a este régimen, existen requisitos que deberán cumplir:

  • No deben tributar en el régimen simplificado del IVA
  • Deben estar al corriente de sus obligaciones tributarias.
  • No deben haber sido excluidos del Registro en los 3 años anteriores a la solicitud de alta.

Es importante mencionar que las empresas inscritas en el registro de exportadores y otros operadores económicos no necesitan hacer la solicitud, ya que tienen acceso al régimen debido a la naturaleza de sus operaciones.

 

¿Cómo inscribirse?

Para solicitar la inscripción en el REDEME deben presentarse telemáticamente las siguientes declaraciones censales:

  • Modelo 036 = “Declaración Censal de alta, modificación y baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores”.
  • Modelo 039 = “Comunicación de datos relativa al régimen especial del grupo de entidades en el Impuesto sobre el valor Añadido”.

La solicitud de inscripción en el registro debe presentarse en el mes de noviembre anterior al año en que el se desea aplicar el régimen, puesto que el régimen surtirá efecto el día 1 de enero.

Una vez inscrita, la empresa se compromete a permanecer en el REDEME durante todo el año para el que se solicitó la inscripción.

Aunque las empresas pueden sin ningún problema renunciar a la adhesión, deberán hacer la solicitud de la renuncia en el mes de diciembre para el año siguiente que tendrá efectos para el año siguiente.

 

Suministro Inmediato de Información (SII)

 
REDEME obliga a los contribuyentes a adherirse al SII
 

Los sujetos pasivos adheridos a el REDEME están obligados aplicar el Suministro Inmediato de Información. Implica un cambio en el sistema de gestión actual del IVA que lleva 30 años funcionando. El SII consiste en la llevanza de los libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido a través de la Sede electrónica de la AEAT, mediante
el suministro cuasi inmediato de los registros de facturación. El sistema acerca el momento de la contabilización de las facturas al de la realización efectiva de la operación económica a la que van relacionadas.

El SII conlleva para el contribuyente las siguientes ventajas:  

  • Reducción de las obligaciones formales: los contribuyente quedan exonerados de presentar los modelos 347, 340 y 390, y de la llevanza de los Libros Registros de IVA.
  • Acceso a Datos Fiscales: en la Sede electrónica, los contribuyentes dispondrán de un Libro Registro “declarado” y otro “contrastado” con la información de contraste procedente de terceros. Facilitará la elaboración de las declaraciones del IVA.
  • Ampliación de diez días del plazo de presentación de las autoliquidaciones
    periódicas.
  • Reducción de los plazos de comprobación y devolución: gracias a que la AEAT dispone de la información en tiempo casi real y de mayor información sobre las operaciones.
  • Disminución de los requerimientos de información, ya que muchos de los requerimientos actuales tienen por objeto solicitar las facturas o datos contenidos en las mismas.

Si te interesa conocer más información sobre las ventajas del Suministro Inmediato de Información, sigue nuestro blog o descargate el Libro Blanco del SII. Toda decisión conlleva costes y beneficios, la información es la única herramienta que nos permite tomar las mejores decisiones para nuestra empresa.

 
Gratis libro blanco del SII
 
Equipo DATADEC

20 Nov 2017

EVITA EL DESPILFARRO Y REDUCIRÁS COSTES

despilfarro y costes

¿Has vivido la situación de tener que replanificar todas las tareas de un proyecto debido a los retrasos o a la falta de tener el material a tiempo?

¿Y en ocasiones no es tu empresa la que genera el retraso sino el cliente?

Estas situaciones ajenas a tu empresa que se generan con los clientes se llaman conflictos y derivan en un mayor tiempo para replanificar y organizar tus recursos.

 

Sigamos haciéndonos más preguntas:

¿Cuánto tiempo se pierde en tu empresa en realizar las mismas tareas?

¿Realizáis seguimientos y evaluaciones de control interno?

¿A cuánto se elevan las pérdidas por tener personal no cualificado?

¿Cuántos clientes has perdido por no atenderles a tiempo?

¿Podrías aumentar tu productividad si disminuyeras todos estos riesgos?

 

Todo este tiempo se convierte en un coste añadido que se llama despilfarro, y hay que evitarlo.

El despilfarro o desperdicio se define como el consumo de recursos que no generan un valor añadido ni a la empresa ni a los clientes.

La primera clave para reducir los costes es pensar en procesos que no aportan valor, en burocracia innecesaria que solo hace que complicarnos la existencia.

Si un proceso no aporta valor es un despilfarro, así que si lo tienes claro, deja de hacerlo. Evitar el despilfarro te ayudará a reducir costes. ¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo…

Cuando las empresas crecen, crecen sus ingresos, pero también se convierten en grandes estructuras. Estas grandes empresas crecen también en burocracia y se genera una ralentización de sus beneficios debido en parte al aumento de sus costes.

A mayor número de empleados, mayor es la gestión de personal que debe realizarse, así como la coordinación entre la empresa y sus clientes.

Evitar el despilfarro es fundamental y crítico para aumentar la rentabilidad. Un óptimo aprovechamiento de los recursos permite evitar los desperdicios logrando así una mejor relación con los clientes y con la organización.

 

¿Qué consideramos despilfarro?

Consideramos despilfarro como toda aquella tarea que se realiza en la empresa y que no aporta un valor añadido, por lo tanto, podría ser eliminada o reducida.

despilfarro en las empresas

¿Cuáles son los principales despilfarros de las grandes empresas de servicios?

 

  • Tareas repetitivas y falta de procesos ágiles: existen muchas tareas habituales en las empresas que consumen un alto grado de recursos, tanto recursos humanos como recursos tecnológicos y tiempo. Estas tareas son repetitivas, lo que provoca que estos consumos sean reincidentes, con el consiguiente coste que generan. A mayor número de recursos, se multiplica el número de tareas y el coste del tiempo incurrido.
    La empresas ha de verse como una serie de procesos concatenados. Se deben identificar las relaciones internas entre los distintos departamentos o secciones. Si no existen estos procesos ágiles, se producen las duplicidades y se incurre en los costes mencionados.
  • Replanificación de tareas, retrasos en los tiempos: cuando se trabaja por proyectos, se organizan las tareas asignándoles recursos y tiempos de realización. En muchas ocasiones, el tiempo estimado no es superior al tiempo real de ejecución o bien la fecha de inicio o la fecha de fin real con coinciden con la planificada.
    Estos retrasos o cambios pueden ser producidos por motivos de la organización o bien por conflictos que se generan con los clientes. Estos tiempos perdidos también son despilfarro.
  • Falta de comunicación fluída: la falta de una comunicación fluída entre empleados de distintos departamentos que comparten procesos de gestión, provoca que los documentos no lleguen a tiempo, las incidencias se queden sin resolver porque la persona implicada no llega nunca a enterarse de que ocurren o bien que el hecho de tener que mandar un documento a un cliente que deba ser validado por varias personas, sea un proceso tedioso y lento.
    Cuando crece el número de empleados, mayores problemas de comunicación se generan. Esta falta de comunicación genera incidencias que se pueden convertir en demoras en los pagos de los clientes, percepción de una baja calidad por parte de los clientes y conflictos internos entre el personal.
  • Empleados poco motivados y/o sin formación: las personas capacitadas son más productivas, por lo que empleados sin formación son empleados menos motivados y por lo tanto improductivos. La falta de productividad genera unos altos costes que pueden llegar a convertir nuestros beneficios en pérdidas. Si a esto le sumamos que en las grandes empresas de servicios existe una alta rotación de personal, los problemas se incrementan.
    Cuando el personal trabaja como un equipo y además está mentalizado de la necesidad de reducir costes, identifica rápidamente qué es despilfarro y actúa  para recortarlo.
  • Ausencia de metodología y coordinación: los métodos y los procedimientos ayudan a la organización. La falta de un manual de procedimientos no permite determinar los fallos que se producen en los procesos para remediarlos de forma rápida y oportuna antes de que generen problemas que afecten a la productividad de la empresa.

 
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¿Qué herramientas nos ayudan a controlar y evitar el despilfarro?

La metodología Lean tiene como objetivo reducir el tiempo entre el pedido del cliente y la entrega del producto (o servicio), al menor costo y con la mejor calidad, eliminando todas las actividades y tareas que no aportan valor.

Hay que conseguir hacer más con menos: menos esfuerzo, menos recursos, menos personas, menos tiempo, menos espacio, etc.

Utilizando flujos de trabajo (workflow en inglés) diseñas los procesos de trabajo de la forma más fluída posible evitando interrupciones, desperdicios o tareas consideradas despilfarros puesto que no aportan valor.

La reducción o eliminación de despilfarro nos llevará a una mejora de costes y por tanto a ser más competitivos, dando una mayor flexibilidad y eficacia  en nuestro proceso productivo.

 

Flexibilidad ante los cambios

Los flujos de trabajo o workflow, te permiten ejecutar todas las tareas de forma sostenida en el tiempo. Esta forma de trabajar se pone en práctica al inicio de cada día, pero hay que tener en cuenta que estos procesos han de ser flexibles  y se deben poder ajustar y modificar sobre la marcha.

Hay que ser consciente de que van a existir conflictos con tus clientes y éstos te obligarán a realizar cambios y replanificaciones. Ajustar estos procesos y métodos a los cambios que se produzcan te ayudarán a adaptarte a las situaciones de la mejor forma posible. Esta es una de las principales ventajas que aporta trabajar con procesos, la flexibilidad que permite que se puedan realizar cambios y modificaciones en cualquier momento para ajustarse a la realidad.

Todo el personal de la empresa se debe convertir en especialista en la eliminación de tareas que se consideren despilfarro, para lo cual la dirección de la organización debe propiciar un ambiente que promueva la generación de ideas y la eliminación continua de desperdicios.

 

UN CONSEJO

 

Haz que tus empleados se impliquen en los procesos de eliminación de los despilfarros, consigue que sus ideas sean tomadas en cuenta y que se sientan parte de las mejoras. Cuando un empleado siente que es valorado en la empresa, su motivación aumenta y si consigues que un gran grupo trabaje motivado, notarás el aumento de productividad y por qué no, de buen rollo en la empresa.

Eso sí, no olvides que como en todo proyecto, todas estas ideas y la puesta en marcha de los procesos debe tener un líder al que seguir, y en este caso debe ser alguien de Dirección, así que si crees que puedes ser tú, ADELANTE!

 
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Equipo DATADEC

20 Nov 2017

CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA. COMPARATIVA PARTE 3

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Si trabajamos en un almacén tradicional, es decir, sin asistencia de un SGA una de las primeras consideraciones que debemos tener en cuenta a la hora de abordar la implantación de un SGA es la siguiente: es el SGA el que debe adaptarse a nuestra forma de trabajar y no al revés.

Cierto que en el proceso de estudio previo el almacén tradicional deberá hacer ciertas “concesiones”, es decir, el SGA no está ni debe estar capacitado para tolerar ciertas acciones relacionadas con la mala praxis, que sí se toleran por pura necesidad en un almacén sin SGA. Por ejemplo, un SGA nunca nos va a dejar ubicar o servir una mercancía a una cadena de producción antes de terminar su recepción. Tampoco nos dejará hacer picking sobre un palé bloqueado por el motivo que sea, hasta que éste sea desbloqueado previamente.

Sin embargo, debemos tener siempre en cuenta que un SGA es un software. ¿A qué nos referimos? Al hecho de que el SGA está diseñado para aportar soluciones a   los problemas de nuestro almacén y que lo haga más productivo y rentable.

Un SGA debe ir apoyado por unos procesos sólidos e instrucciones de trabajo, robustas y racionales. Es decir,  un SGA trabaja con personas y que lo único que garantizará de veras el buen funcionamiento de un SGA será el conocimiento, el  buen uso y manejo que de él hagan las personas que trabajan en el almacén. Esa es la base que cimentará la correcta ejecución de todas las acciones que se realizan en el almacén asistidos por el SGA. Por ejemplo, la inspección visual del estado de la mercancía en la recepción, etiquetados, embalajes, recuentos, etc.

En los almacenes tradicionales sin SGA, la correcta ejecución de los procesos de trabajo no garantiza su buen funcionamiento, no garantiza la no aparición de errores, no evita el despilfarro y no sirve para controlar cada proceso. Sin embargo en un almacén con SGA tener y ejecutar unos buenos procedimientos redunda directamente en mayor eficacia y control de cada proceso. A su vez el SGA ayuda a marcar el camino a seguir, es decir ayuda a mejorar estos procedimientos en los casos en que ya se tengan o estén incompletos.

Por ejemplo: gracias a los datos recogidos por el SGA podemos descubrir que uno de nuestros mejores proveedores, es además, el más fiable. Los datos de falta de incidencias producidas en sus entradas así lo indican. De esta manera el SGA ayuda a elaborar el procedimiento de entrada para este proveedor. Es su caso concluimos que la inspección visual a partir de ese momento se debe realizar por muestreo, dada su alta fiabilidad.

ALMACENES CON SGA: EJEMPLO DE PICKING EN OLEADA

Trabajar en un almacén dirigido por un SGA es trabajar en un entorno controlado y organizado debido a que el flujo de información es abundante, continuo y se recoge y se muestra en tiempo real según nuestras especificaciones. Las diferencias respecto a la gestión tradicional son a mejor y muy notables desde el primer día de funcionamiento.

Para empezar el SGA nombra a cada ubicación de nuestro almacén con un código que es único para cada ubicación. Además, sabe qué referencia o referencias se ubican en cada una de ellas y en qué cantidad exacta. A partir de ahí (vamos a fijarnos sólo en el picking):

Supongamos que tenemos que servir multitud de pedidos de muy pocos líneas y cantidades pequeñas, por ejemplo, porque nuestro almacén tiene una parte de venta on-line a cliente final. En este caso, para esa parte de nuestro almacén configuraríamos nuestro SGA para hacer picking por oleadas. De forma que en base a la demanda (pedidos), el SGA irá elaborando una lista de líneas de pedidos que deberán ejecutarse en el picking. En estas líneas agrupará referencias y cantidades, de forma que en cada recorrido, se sirven varios pedidos a la vez. Por ejemplo: si hay 10 pedidos de la referencia “A” y cada uno pide dos unidades, el SGA creará una única lía de 20 unidades de la referencia “A”. Hecho esto con todos los pedidos, calculará una ruta óptima y asignará las líneas de picking resultantes, a cada operario, en base a diversos criterios de ocupación, rendimiento, zona asignada, etc. El operario recibe la orden a través de su terminal en tiempo real. En la orden figura la ubicación a la que debe acudir y la cantidad total que debe extraer, no importa si son unidades sueltas o conjuntos. El operario no pierde tiempo y acude justo al lugar indicado. El control de la codificación de cada artículo y ubicación, impide que pueda cometer errores de picking.

El picker ejecutará una línea tras otra, hasta finalizar la lista para acudir después a la zona de consolidación. A través del SGA podemos ver en todo momento quién está realizando las líneas de picking, qué líneas están terminadas y qué líneas por ejecutar,  qué ruta y en qué punto está, podremos enviarle mensajes si fuera necesario a través de su terminal y multitud de datos más dependiendo de nuestras necesidades. Con todos los datos sacaremos conclusiones y propondremos mejoras.

El SGA vigilará en tiempo real el nivel de existencias y se encargará de asignar tareas de reposición, con tiempo de antelación suficiente, al operario que de ellas se encargue para evitar rupturas en el flujo de picking. Incluso será capaz de avisar a compras si el nivel de existencias está por debajo de un nivel crítico.

El SGA guiará en la zona de consolidación al operario de la misma forma que en picking, para que asigne cada referencia o referencias solicitadas a cada cliente, e incluso le indicará a qué playa de expedición llevar cada pedido o grupo de pedidos.

El SGA controlará qué lote proveedor entró, el día, la hora, el operario responsable, sabe cuándo y quién hizo el picking y a qué cliente se envió por lo que se mantiene la trazabilidad en todo momento. Todos los movimientos dentro del almacén quedan registrados, los tiempos muertos de cada operario y proceso desaparecen y la gestión (en horas de trabajo) de los recursos del almacén en general se optimiza como mínimo un 33%.

Este ahorro en horas tiene una justificación muy evidente, sencilla de explicar y muy clara de entender que permite que los retornos de inversión en SGA sean muy cortos una vez puesto en marcha.

 

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Caso de éxito SGA

 

J.Cisneros
Equipo Datadec