28 Abr 2017

Suministro Inmediato de Información, No hay Vuelta Atrás

Suministro Inmediato de Información, No hay Vuelta Atrás

La propia Agencia Tributaria lo resaltaba durante la última presentación de novedades el pasado 21 de abril en la que estuvo presente Datadec como empresa Colaboradora: el Suministro Inmediato de Información entra el vigor el 1 de julio, sin aplazamientos.

Mucha ha sido la tinta vertida en medios económicos y blogs especializados desde que el pasado año 2016 el Ministerio de Hacienda confirmara la luz verde al proyecto de implantación del Suministro Inmediato de Información del IVA. La aprobación de la nueva normativa por el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, acabó con muchas especulaciones. Pero dada la complejidad que implican los cambios propuestos, las reclamaciones de mayor plazo para la adaptación a la nueva operativa han seguido dejándose oír. La realidad es que la fecha límite se aproxima y que, si bien la nueva gestión del IVA plantea retos exigentes, a medio plazo también revertirá en beneficios para aquellos que la afronten de manera adecuada.

Gratis libro blanco del SII

A pesar de los ajustados tiempos en los que se ha desarrollado el proyecto de Suministro Inmediato de Información, la AEAT ha podido dar respuesta a muchas necesidades de los contribuyentes en cuanto a obtención de información veraz y actualizada sobre la marcha del mismo.

El principal esfuerzo de la Agencia Tributaria en este sentido ha sido la creación de un proyecto piloto durante 2016 cuya retroalimentación ha servido para perfeccionar el modelo de gestión de IVA. Entre los actores que han tomado parte en este piloto se encuentran grandes empresas (como Mercadona, El Corte Inglés, Repsol o Endesa) y empresas más pequeñas representativas de toda la casuística de gestión tributaria tanto propia como externalizada. También es destacable la participación de proveedores de soluciones tecnológicas, en gran parte gracias a la cual es posible que a día de hoy el mercado ofrezca soluciones software testadas y adaptadas a la nueva operativa.

Además, se ha desarrollado en la Sede Electrónica de la AEAT un entorno de pruebas que se encuentra operativo desde el pasado 2 de enero de 2107. En él se están llevando a cabo pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria por parte de todos los contribuyentes interesados. De hecho, en base a estas experiencias la Agencia Tributaria publica actualizaciones periódicas en su web con explicación de ajustes técnicos y datos relevantes de la fase de pruebas. En la última publicación, del pasado 21 de abril, se informa desde sobre detalles técnicos muy concretos (longitud de determinados campos, codificaciones a emplear, métodos de notificación) hasta sobre novedades de más alto nivel, como el establecimiento de convenios de colaboración social entre proveedores software y la AEAT para el suministro electrónico de registros de facturación en representación de terceros.

El contexto está listo para la puesta en escena del Suministro Inmediato de Información. Existe documentación técnica detallada y la posibilidad de comunicación directa con la AEAT, y sobre todo existen soluciones tecnológicas llave en mano que incorporan las lecciones aprendidas tanto del proyecto piloto como de la fase de pruebas.

SII claves transicion eficiente

El éxito y facilidad de la transición a la operativa según las pautas del Suministro Inmediato de Información dependen en gran medida de la capacidad de preparación de las empresas. Llegar al 1 de julio con los deberes hechos es la mayor garantía a día de hoy de poder cumplir con los nuevos plazos sin incurrir en sobrecostes ni sobrecargas de última hora. La opción más sensata es enfrentar cuanto antes los cambios necesarios y comenzar a trabajar en ellos sin dilación. Los puntos clave son:

  • Más recursos antes, que evitarán sobrecargas después. La transición de una forma de operar a otra siempre requiere una dedicación extra durante el periodo de preparación y cambio. Obviar esta realidad puede suponer que más adelante la dedicación extra se multiplique por dos, además del riesgo de provocar problemas innecesarios por tener que dar respuesta a los nuevos requisitos de envío de información sin la preparación necesaria.
  • Tiempo para analizar requisitos. El funcionamiento de cada empresa es único, y también lo es lógicamente su forma de afrontar la gestión del IVA. Dependiendo del sector, tamaño, volúmen de facturación, nivel de informatización o estructura interna las empresas afrontan de forma diferente la introducción del Suministro Inmediato de Información. Por supuesto hay líneas básicas comunes, como la casi imprescindible automatización del proceso, pero el diablo está en los detalles, por lo que es muy importante dedicar tiempo a realizar un análisis de requisitos propio y completo. La solución adecuada evitará en el futuro la necesidad de parches que comprometan la eficiencia de la gestión del impuesto.
  • Funcionalidades críticas de gestión de IVA. Existen una serie de aspectos que una solución propia o externa de gestión debe incorporar para asegurar la funcionalidad necesaria, evitar errores y beneficiarse de la modernización del IVA. La lista básica incluye:
    • Automatización del proceso de envío, recepción y cuadre de los libros registro;
    • Integración fluida con cualquier tipo de ERP corporativo preexistente;
    • Posibilidad de funcionamiento de modo desatendido
    • Registro minucioso de acuses de recibo y estado de cada factura;
    • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.
  • Reorganización y revisión de los procesos internos. Para adaptarse al Suministro Inmediato de Información no basta con instalar nuevos sistemas y planificar su funcionamiento en modo automatizado. Es necesario un cambio más profundo. La nueva operativa implica no sólo reestructurar los recursos en torno a ella, sino un cambio de mentalidad operativa: se impone la transparencia en la gestión del IVA. Desaparece en gran parte la barrera entre la contabilidad interna y la externa, por lo que el cumplimiento de la ley depende sobremanera de que las empresas asuman cuanto antes esta nueva situación.
  • Pruebas y más pruebas. Como se apuntaba anteriormente, la AEAT ha puesto a disposición de todos los contribuyentes y proveedores tecnológicos un entorno web de pruebas para que las empresas puedan llegar a julio con las soluciones puestas a punto. Se trata de una utilidad que es casi taxativo aprovechar tanto para el ajuste de la operativa interna como para la depuración de errores de los desarrollos e integraciones TIC.

SII adaptarse para beneficiarse

No todo son escollos con el Suministro Inmediato de Información. La modernización del impuesto conlleva ventajas jugosas, y no sólo para Hacienda en términos de lucha contra el fraude. Eso sí, para disfrutarlas se requiere un trabajo previo y una información precisa de las implicaciones de los cambios, tanto a nivel normativo como a nivel técnico.

El Suministro Inmediato de Información acerca el momento de contabilización de cada factura al de la operación, por lo que simplifica la contabilidad. No tiene por qué suponer una necesidad mayor de recursos, ya que la contabilización e información a Hacienda se unifican en un mismo gesto. Conjuntamente con la automatización del proceso la perspectiva es precisamente que los recursos administrativos necesarios sean menores. Por otro lado, la confirmación y devolución serán más ágiles por parte de Hacienda, e incluso en una fase posterior, las autoliquidaciones podrían generarse de forma automática, siendo simplemente necesaria la modificación o confirmación.

La inversión requerida para adaptar los sistemas es moderada, siempre y cuando se elija una solución tecnológica ajustada a las necesidades de la empresa. Se trata de particularizar en función de las circunstancias y capacidad de facturación de cada empresa. Hay que tener en cuenta que el peso de la responsabilidad de garantizar la seguridad, la integridad y la disponibilidad de la información contenida en los libros registro recae en Hacienda, ya que los datos quedan alojados y mantenidos en sus servidores y sistemas. En cuanto al cumplimiento de los plazos, a partir de julio la Agencia Tributaria ostentará un mayor control sobre la emisión y recepción de facturas de los contribuyentes. El éxito pasa por una contabilidad saneada así como por la inaplazable automatización y adecuación de las rutinas y procedimientos.

Gratis libro blanco del SII

Equipo Datadec

27 Abr 2017

SII AEAT, Adáptate antes del 1 de Julio

SII AEAT, Adáptate antes del 1 de Julio

El Real Decreto 596/2016 puso la maquinaria en marcha el pasado 2 de diciembre de 2016  para la implementación de un nuevo paquete de medidas tributarias en materia de IVA. Centradas en la modernización del sistema actual de gestión del impuesto, la medidas adoptadas giran en torno al Suministro Inmediato de Información (SII) de facturación a la AEAT. El empleo del SII AEAT será obligatorio a partir de julio de 2017 para muchos contribuyentes, siendo su objetivo principal lograr una mayor eficiencia en la lucha contra el fraude por parte de Hacienda. Para los contribuyentes el nuevo sistema significa un aumento del control de las transacciones sujetas a IVA, y sobre todo una profunda y tecnológica renovación del modelo de gestión del impuesto, que se espera que a la larga redunde en una simplificación en el registro contable.

El cambio de paradigma tiene fecha de entrada en vigor: el 1 de julio de 2017. Se trata de mucho más que una simple actualización de los sistemas contables, por lo que es importante para las empresas iniciar la transformación lo antes posible. Los contribuyentes tienen por delante un proceso de adaptación al SII AEAT para orientar su operativa diaria a cumplir con las nuevas obligaciones tributarias.

Gratis libro blanco del SII

¿Cómo será el día a día en la gestión del IVA a partir del 1 de julio? Sigue leyendo.

El SII AEAT se basa en un desarrollo alojado en la Sede Electrónica de la AEAT que actúa como interfaz de comunicación entre los contribuyentes y la Agencia Tributaria. El sistema sustituye a los actuales libros registro en papel o en los servidores de las empresas, introduciendo los libros registro electrónicos y liberando a las empresas de su llevanza directa. Requiere, por tanto, el envío “vía web” de cierta información de facturación, actualmente contenida en parte en las propias facturas y en parte en los libros registro, en un formato específico y en un plazo marcado por ley.

Los nuevos plazos de suministro de información de facturación a la AEAT a través de la Sede Electrónica son de un mínimo de cuatro días naturales, descontando fines de semana y festivos nacionales. Esto significa que el día a día de la contabilidad va a cambiar mucho para numerosos contribuyentes. Se impone una contabilidad dinámica, sin postergaciones, basada en una gestión en tiempo real de los libros registro de IVA y una comunicación más dinámica con la AEAT.

El hecho de que la Agencia, a través del SII AEAT, disponga de información en tiempo casi real, posibilita una mayor agilidad en los trámites y la reducción de los plazos de comprobación y devoluciones:

  • El sistema permite verificar errores registrales casi en tiempo real, pudiendo también subsanarlos de forma telemática y sin necesidad de requisición por parte de la AEAT;
  • Se espera una confirmación más ágil por parte de la AEAT de las facturas aceptadas y rechazadas;
  • Las empresas tienen acceso a datos fiscales contrastados en la Sede Electrónica, gracias al cruce de datos del SII AEAT entre la información del contribuyente y la información de contraste procedente de terceros implicados en las operaciones registradas.

De cara a las autoliquidaciones mensuales, se dispone de información contrastada y se cuenta con la posibilidad de rectificar los errores en los envíos antes del límite de plazo. En conjunto, una contabilidad más dinámica repercute en una agilización de las devoluciones de IVA.

organizacion agil

Hasta ahora la estructura administrativa encargada de la gestión del IVA en las empresas se diseñaba alrededor de una contabilidad interna y una comunicación, en el mejor de los casos, mensual con Hacienda. Con la entrada en vigor del SII AEAT se impone un rediseño organizativo que permita una comunicación diaria. Hacienda impone el tiempo real y respuestas ágiles: para beneficiarse de las ventajas del SII AEAT las empresas deben estructurarse en consecuencia. Muchas compañías postergaban la contabilización de las facturas hasta el límite de plazo de declaración del impuesto. A partir de julio se pasa a una dinámica de trabajo mucho más distribuida, en la que la concentración de las tareas administrativas en ciertos periodos es cada vez menor.

Por otro lado, los intercambios de información en formato digital en tiempo real y el “dato único” en fiscalidad redundan en la transparencia de la gestión del IVA. Esta coyuntura empuja a las empresas a operar internamente en consecuencia, ya que prácticamente desaparece la barrera entre la contabilidad interna y la externa. Los errores de registro y retrasos son mucho más visibles con el SII AEAT, y su corrección debe ser necesariamente mucho más eficiente. La nueva operativa requiere por tanto ajustes organizativos que no son baladíes en procesos gestores y administrativos.
El objetivo marcado por la Agencia Tributaria es que gracias a la mayor transparencia en las comunicaciones y la calidad de la información disponible se reduzcan los requerimientos de control a las empresas. Sin embargo, será necesaria mayor monitorización y una organización ágil, con capacidad de pasar de un estado de supervisión de la comunicación en modo automático a otro de acción reactiva en caso de que se detecten errores e incluso fallos TIC en la Sede Electrónica de Hacienda.

recursos especializados

Los cambios que supone la nueva normativa  hacen imprescindible la solvencia TIC de los recursos administrativos dedicados al IVA. Con el SII AEAT prácticamente desaparece el papel y su carga administrativa asociada. No es necesario enviar las facturas y en cada envío de información a la Sede Electrónica pueden consignarse hasta 10.000 registros de facturación. La dependencia tecnológica es mayor y el personal administrativo debe estar capacitado para lidiar con rectificaciones técnicas en el formato de los datos e inclusos mal funcionamiento TIC de la Sede Electrónica. Se impone una formación mixta o el apoyo administrativo con recursos informáticos especializados.

Se espera en paralelo que el nuevo modelo automatizado de gestión de IVA suponga una reducción de los recursos necesarios, gracias al aumento en la agilidad y eficiencia del proceso. La comunicación contínua con la AEAT elimina además la carga administrativa relativa a la presentación de declaraciones informativas de IVA (modelos 340, 347 y 390), ya que éstas desaparecen para los contribuyentes obligados al SII AEAT. Otro punto que redunda en una menor carga es que se prevé que la información registrada en la Sede Electrónica de la AEAT pueda ser utilizada para proporcionar ayuda a los contribuyentes para completar las autoliquidaciones. Incluso podrían generarse borradores de la declaraciones de autoliquidación de forma que los contribuyentes puedan simplemente confirmar o modificar los datos necesarios.

centrado en tecnologia

Si algo caracteriza al SII AEAT es que supone un reto en cuanto a evolución de los sistemas de la empresa y desarrollo software. La tecnología pasa a desempeñar un rol central en el nuevo modelo de gestión del IVA. La automatización del proceso de recogida, envío y contraste de la información de facturación es prácticamente imprescindible para poder dar cumplimiento a la nueva ley. Incluso una deficiente integración con los sistemas existentes, como el de facturación electrónica, puede suponer un freno para beneficiarse del ahorro en recursos que conlleva el SII AEAT.

La solución tecnológica óptima para cada empresa depende de muchos factores, si bien requisitos básicos comunes son manejabilidad y facilidad de uso, ágil gestión de incidencias y seguimiento integrado en la comunicación de elevados volúmenes de operaciones. La adaptación conlleva una necesaria fase de pruebas en la que se pongan a punto los aspectos clave de la operativa, como la integración con el ERP corporativo, la correcta automatización del proceso para evitar incumplimiento en los plazos o la captura y procesado de incidencias. Gracias al entorno de pruebas SII AEAT desarrollado en la Sede Electrónica de Hacienda se pueden realizar pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria.

La compatibilidad, funcionalidad y resiliencia de las soluciones tecnológicas desplegadas van a decantar la balanza hacia una transición fluida y una adaptación sin sobresaltos antes del 1 de julio.

Gratis libro blanco del SII

Equipo Datadec

26 Abr 2017

SII Pasos desde que te Decidas

SII Pasos desde que te Decidas

SII Pasos a seguir desde el momento en el que ya hayas realizado la elección.

El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA entra en vigor el próximo 1 de julio, dando el pistoletazo de salida a un nuevo modelo de gestión del impuesto que supone toda una revolución tecnológica. La adaptación a la nueva normativa requiere una mayor automatización del proceso de gestión del IVA y una evolución de los sistemas administrativos de la empresa. Por este motivo, muchas de las empresas para las que el SII será imperativo a partir de julio se han decantado por soluciones llave en mano desarrolladas por consultoras y proveedores software especializados. Es el caso de importantes multinacionales que han participado en el proyecto piloto llevado a cabo durante el año 2016. En este proyecto han participado empresas de diversa tipología junto con algunos proveedores de soluciones tecnológicas. De su desarrollo se ha obtenido una retroalimentación muy valiosa, que ha servido a la AEAT para pulir el nuevo modelo de gestión basado en el SII, y a los empresas tecnológicas para diseñar soluciones software testadas y adaptadas a la nueva operativa. Además, la Sede Electrónica de la AEAT facilita un entorno de pruebas del SII, operativo desde el 2 de enero hasta el 30 de junio de 2107. En él se pueden realizar pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria. La experiencia conjunta del proyecto piloto y el entorno de pruebas cristaliza en la la puesta a punto de los sistemas TIC antes de la entrada en vigor definitiva del SII y en una hoja de ruta precisa para el despliegue de la nueva operativa.

Gratis libro blanco del SII

Muchas grandes empresas impactadas por la entrada en vigor del Real Decreto 596/2016 ya han puesto a punto sus sistemas, lo cual es una ventaja de cara a superar sin sobresaltos el necesario periodo de adaptación a la nueva operativa. El resto decidirá en los próximos meses el proveedor y la solución que mejor se adapten a su caso particular. La implantación de la solución tecnológica óptima requiere cierto esfuerzo y una serie de pasos ineludibles para que la maquinaria administrativa esté perfectamente engrasada el próximo 1 de julio. El tiempo apremia y son muchos los aspectos a tener en cuenta. Los principales se resumen a continuación.

analisis sii En primer lugar, como en cualquier proyecto de evolución tecnológica, es necesario realizar un análisis de la situación de la empresa. Se trata de evaluar aspectos como la estructura interna, la organización de sus procesos administrativos, los procedimientos y metodologías aplicados y, por supuesto, su nivel de automatización: sistemas existentes, conectividad e interrelaciones, evoluciones previstas, etc.

Para completar la identificación de los requisitos de la empresa ésta debe realizar una introspección y una proyección evolutiva. Pero además es muy importante el asesoramiento que el proveedor de soluciones, con su experiencia técnica o como participante en el proyecto piloto, preste en este sentido para asegurar un proyecto sin flecos. Un buen análisis debe incluir las particularidades de la empresa por tamaño, sector empresarial, tipología clientes, etc. Más que con un proveedor de servicios informáticos, en ocasiones es fundamental contar con un socio tecnológico.

 

Una vez realizado un correcto análisis, es posible configurar y optimizar el paquete software para dar respuesta a los requisitos solicitados. La realización de los ajustes necesarios puede resultar una tarea nada trivial según sea la situación tecnológica de los sistemas pre-existentes, su complejidad e interrelaciones. El objetivo es lograr una solución 100% efectiva asegurando compatibilidad y evitando redundancias.
Aspectos de gran utilidad a tener en presentes en una óptima solución SII son:

  • Automatización de los procesos de captura, transformación, firma y envío de datos de facturación a la sede electrónica de la AEAT.
  • Envíos ilimitados y automáticos.
  • Posibilidad de integración con el ERP corporativo.
  • Archivado seguro de los libros registro de IVA (transacciones realizadas con la AEAT).

Para la comunicación oficial con la AEAT, una solución segura de automatización del proceso SII debe también posibilitar la firma de la información sin necesidad de cesión del certificado digital de la empresa a un tercero. Este sistema implica que el certificado se encuentre alojado en las instalaciones de la empresa y que la firma se envíe a través de su HUB de comunicaciones con la AEAT.

solucion sii

 

integracion Un paso clave para la operatividad de una verdadera solución a medida es su instalación e integración con los sistemas existentes en la empresa, como su ERP corporativo. Existen múltiples posibilidades de integración entre soluciones combinadas (por ejemplo SII y facturación electrónica) y entre la solución SII y otros sistemas pre-existentes de diversos proveedores de tecnología. Por este motivo es crucial mejorar la eficiencia de procesos críticos de gestión para evitar costes innecesarios.
La implementación e integración es una fase clave de cualquier proyecto software debido a la multiplicidad de proveedores, soluciones, sistemas y estándares. El éxito en el despliegue de la solución informática SII pasa por asegurar la compatibilidad de estándares y que ninguna tecnología resulte limitante. La integración a medida con programas propios de gestión específicos requiere, además, trabajos adicionales que es necesario tener en cuenta a la hora de realizar la planificación del proyecto.

 

Gracias al entorno de pruebas SII puesto en marcha por la AEAT es posible comenzar ya a probar la correcta operatividad de las instalaciones realizadas. El proyecto piloto del SII ha servido también de importante banco de pruebas. De él se ha extraído una experiencia fundamental, identificando aspectos claves de la operativa que deben ser concienzudamente testados:

  • Integración fluida entre la solución SII y el ERP corporativo, con una segura actualización de cada factura en el portal de la AEAT.
  • Correcta automatización del proceso de envío, recepción y cuadre de los libros registro de IVA para evitar incumplimiento en los plazos.
  • Funcionamiento planificado del proceso de extracción y envío de datos, en modo desatendido, con posibilidad de indicar la frecuencia de envío.
  • Minucioso registro de recepciones de acuses de recibo y estado de cada factura.
  • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.
pruebas sii

 

depuracion sii La fase de pruebas conlleva en la mayoría de los casos la identificación de errores de compatibilidad, integración e inclusión de trasposición de requisitos que es necesario depurar. Tras la consecuente reprogramación y ajustes nuevas pruebas certificarán que la solución SII está lista para operar en un entorno real.

En cualquier caso, hay que tener en cuenta que una solución 100% operativa y depurada todavía se enfrenta a posible mal funcionamiento por problemas de indisponibilidad del portal de la AEAT. En este sentido, la recomendación es que la solución SII incorpore un registro de trazabilidad de envíos para certificar cualquier incidencia por motivos de indisponibilidad web de la Sede Electrónica. Una funcionalidad de registro de la causa de fallo junto con un sistema de alertas e informes, por ejemplo por correo electrónico, resultará de gran ayuda para la generación de informes técnicos que acrediten ante la AEAT ausencia de negligencia y, por tanto, eviten sanciones por retrasos o disconformidad.

 

Por último, la puesta en servicio de la solución SII no consiste en un simple arranque de un sistema. Durante la operativa surgen casos de uso no contemplados en los requisitos, situaciones excepcionales pero quizás recurrentes y un largo etcétera de eventualidades que requieren actualizaciones y nuevos desarrollos a medida. El mantenimiento de la solución incluye por supuesto reajustes derivados de nuevos cambios normativos, que aunque menores, pueden no resultar triviales en términos de transposición a operativa software.

La inversión en nuevas tecnologías es fundamental para el crecimiento de la empresa y el caso del SII no es una excepción. El apoyo de un socio tecnológico sólido es clave para que el esfuerzo empleado por las empresas en la modernización de la gestión del IVA redunde en una optimización de sus procesos administrativos y la consecuente reducción de recursos y costes.

 puesta servicio

Nuevo llamado a la acción

Equipo Datadec

21 Abr 2017

Última hora del SII !!

Última hora del SII !!

Última hora del SII !! Ayer presentó la AEAT a los Proveedores colaboradores de las últimas modificaciones para el SII 2017

Durante la presentación de novedades que realizó la AEAT a los Proveedores colaboradores para el proyecto de puesta en marcha del SII que tuvo lugar el día 20, la AEAT ha confirmado definitivamente la entrada en vigor del SII el día 1 julio sin aplazamientos.

Gratis libro blanco del SII

Además notifica que la última versión de las plantillas de ficheros para el arranque SII 2017 se publicará la primera semana de mayo, por lo que los implantadores pueden calendarizar ya las puestas en marcha, hay que tener en cuenta que son 62.000 empresas obligadas a poner en marcha en 1 mes, la calendarización de las puestas en marcha será fundamental y compleja.

Ahora la AEAT si se detecta duplicidad de facturas en la subida devolverá un fichero con la factura original como aviso.

Las facturas del primer semestre del 2017 se informarán con los mismos servicios web pero habrá que indicar específicamente como clave de régimen especial “Primer semestre 2017”.

Además se han producido otros cambios, mas de tipo técnico, relacionados con la longitud de determinados campos, codificaciones a emplear, método de notificación de las inversiones patrimoniales, nuevo servicio web de consulta, operaciones sujetas y exentas, ampliación a 15 de las referencias catastrales…

Hacienda ha realizado un cambio en lo que antes era el “Libro Registro de Cobros en Metálico“. En esta última versión lo han renombrado como “Libro de registro de Operaciones de trascendencia tributaria con carácter anual” e incluye las “Operaciones en Metálico” y las “Operaciones de Seguro“.

Las “Operaciones de Seguro” se ha creado para que las empresas aseguradoras comuniquen lo que anteriormente informaban a través del 347 (indemnizaciones o prestaciones satisfechas superiores a 3005.06? y las primas o contraprestaciones percibidas superiores a 3005.06?). Las empresas que anteriormente no comunicaban estos datos a través del 347 porque no son aseguradoras, ahora tampoco tienen que comunicarlos a través del SII.

Una vez se publiquen las última modificaciones, apenas habrá un par de semanas para implementarlo y certificarlo. Durante todo el mes de junio las empresas proveedoras se dedicarán a instalar, habrá que preveer un cuello de botella para estar preparados para el 1 de julio, por lo que la planificación será esencial.

Chechlist: temas que debes tener en cuenta para elegir un SII
Equipo Datadec

20 Abr 2017

Antes y Después del Suministro Inmediato de Información

Antes y Después del Suministro Inmediato de Información

La entrada en vigor del nuevo Suministro Inmediato de Información del IVA el próximo 1 de julio supone un reto importante para los 62.000 contribuyentes afectados. Entre ellos se encuentran grandes empresas (de facturación de más de 6 millones de Euros anuales), grupos societarios del impuesto e inscritos en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME). Para todos ellos, el Real Decreto 596/2016 ya aprobado el pasado diciembre implica realizar una profunda reorganización para dar cumplimiento a la nueva ley.

El Antes y Después del Suministro Inmediato de Información

Para comprender las principales implicaciones de la nueva ley del IVA es precisa una comparativa de la gestión del impuesto antes y después del 1 de julio de 2017.

Gratis libro blanco del SII

En síntesis, el antes y el después del IVA con el Suministro Inmediato de Información queda plasmado en la siguiente tabla:

ANTES A PARTIR DEL 1 DE JULIO
Las Facturas son la base de la contabilidad de la empresa de cara a la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Se encuadran en cuatro tipologías principales:

Con el Suministro Inmediato de Información es obligatorio enviar a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria los datos de las operaciones asociadas a las facturas en tiempo casi real con relación a la fecha de operación.

Los Plazos son los siguientes:

  – Facturas expedidas   – Cuatro días naturales desde la expedición, con excepción de facturas expedidas por el destinatario o por terceros, para las cuales el plazo se amplía a ocho días naturales
  – Facturas recibidas.   – Cuatro días naturales a contar desde la fecha de registro contable de la factura. Para operaciones de importación, el plazo computa a partir de la fecha de registro contable del documento de aduanas.
  – Bienes de Inversión.   – Treinta primeros días naturales del mes de enero siguiente al del periodo anual de liquidación de la operación.
  – Operaciones Intracomunitarias.   – Cuatro días naturales desde el momento de inicio de la expedición o del transporte o desde la fecha de recepción.
  – Libro de registro de Operaciones de trascendencia tributaria con carácter anual.   – Este bloque agrupa las Operaciones de Seguros e Importes en Metálico. Se informará de modo anual.
Con la información referente a las operaciones asociadas a las facturas se configuran los Libros Registro.
Los Libros Registro se almacenan y gestionan internamente en la empresa. Los Libros Registro se generan automáticamente en la Sede Electrónica de la AEAT a partir de los datos suministrados. Los Libros Registro telemáticos están disponibles para consulta y extracción de datos por parte de las empresas. Conllevan una respuesta inmediata sobre la validación de los datos enviados. Gracias al cruce de datos entre los libros registro de cada contribuyente y sus contrapartes (clientes y proveedores), la AEAT puede proceder no sólo a la validación de cada factura, sino a su contraste. Cada declarante puede acceder en la Sede Electrónica a la consulta de sus libros registro declarados (y validados) y a sus libros registro contrastados.
En base a la información contenida en los Libros Registro se realizan Declaraciones Informativas Periódicas de IVA:

–  Modelos 347 – declaración sobre operaciones con terceras personas.
–  Modelo 340 – declaración informativa referida al contenido de los libros registro.
–  Modelo 390 – declaración resumen anual de IVA.

Los contribuyentes incluidos en el Suministro Inmediato de Información quedan exonerados de presentar las declaraciones informativas.

Esto se debe a que la información que se facilita actualmente en los citados modelos se encuentra ya incorporada en los datos registrales a remitir a la AEAT vía Suministro Inmediato de Información, por lo que pasa a ser redundante.

Las Autoliquidaciones Periódicas de IVA deben presentarse antes del día 20 del mes siguiente al de liquidación de la operación. Con el nuevo Suministro Inmediato de Información se produce una extensión de los plazos de presentación de los modelos de autoliquidación de IVA correspondientes a cada uno de los grupos de sujetos pasivos afectados: modelos 303, 322 y 353. Estos plazos pasan a expirar el día 30 del mes siguiente al de liquidación de la operación, prolongándose diez días naturales.

¿Qué Implican estos Cambios para las Empresas?

Los cambios introducidos por el Suministro Inmediato de Información implican que, de cara al cumplimiento de la ley, las empresas deben prestar especial atención a dos aspectos:

  • Plazos y Ajustes Organizativos. Se trata de la novedad más polémica, la introducción de unos plazos que muchas empresas consideran ajustados para el suministro inmediato de información “vía web”. El plazo mínimo son cuatro días naturales (descontando fines de semana y festivos nacionales), si bien con objeto de facilitar la adaptación a los nuevos requisitos y tiempos, durante todo el año 2017 se contempla una ampliación a ocho días naturales. La agilidad en la contabilización de las facturas se erige pues en un requisito imprescindible de cara a cumplir con las nuevas obligaciones tributarias del Suministro Inmediato de Información en 2017. En este sentido, las empresas se enfrentan a ajustes organizativos internos orientados a la gestión telemática de la facturación y del impuesto.
  • Automatización e Integrabilidad. La modernización tecnológica que implica el Suministro Inmediato de Información del IVA requiere una mayor automatización. Para poder responder en tiempo y forma a las nuevas obligaciones tributarias es clave el uso combinado de la facturación electrónica con una solución adaptada al volumen de facturación y casuística de cada contribuyente. Con el Suministro Inmediato de Información la tecnología pasa a desempeñar un papel protagonista en la gestión del IVA. A pesar de la complejidad que supone la adaptación de los sistemas y procesos de la empresa, un resultado final robusto puede suponer una importante simplificación de la gestión tributaria.La viabilidad de la nueva operativa se basa en gran medida en la robustez del proceso de intercambio de información con la Agencia Tributaria. La compatibilidad entre los sistemas explotados por la empresa y la interfaz de la Sede Electrónica de la AEAT es imprescindible.  Las empresas deben asumir la relevancia que adquiere el correcto empleo de lasTecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en su relación con Hacienda:
    • La solución tecnológica de gestión de IVA debe ser completa, abarcar todo el proceso de Suministro Inmediato de Información y disponer de versiones que permitan la máxima adaptabilidad, sobre todo en el caso de soluciones llave en mano.
    • Factores como nivel de informatización, características de los procesos internos, formación de los recursos o volumen de registros manejados son determinantes a la hora de definir los requisitos de programación software.
    • Teniendo en cuenta que el Suministro Inmediato de Información se basa en el intercambio de grandes volúmenes de información detallada, es clave el empleo de recursos altamente manejables y fáciles de usar, con ágil gestión de incidencias. Dados los plazos e historia de la nueva operativa, los participantes en el proyecto piloto presentan ventaja para proporcionar una transición fluida y una implementación 100% funcional.





Gratis libro blanco del SII




Equipo Datadec

11 Abr 2017

Cómo funciona el SII Infografía

Cómo funciona el SII Infografía

El SII es el Sistema de Suministro Inmediato de Información que supone un nuevo modelo de gestión tributaria del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), Hacienda lo pondrá en marcha el  1 de Julio del 2017. El SII obliga a un grupo de empresas, especialmente con facturación superior a 6 millones de euros, a trasmitir telemáticamente a la Agencia Tributaria los libros de IVA en un plazo máximo de 8 días y a partir de Enero del 2.018 en 4 días naturales. A continuación veremos cómo funciona.

Gratis libro blanco del SII

¿Cuales son los pasos que realiza el SII?

Los podemos resumir en dos flujos:

El primero parte de sistema de información de la empresa, se compone de:

  1. Extracción de los datos del ERP, bien a través de un proceso integrado en el ERP o mediante un programa específico, se generará un fichero plano de texto o un XML, para cada uno de los libros del IVA a trasmitir: Facturas Expedidas, Facturas Recibidas, Operaciones intracomunitarias, Importes en Metálico, Bienes de inversión y operaciones de Seguros. Este fichero deberá contener unos campos específicos que determina la AEAT en su normativa.
  2. El programa de Gestión del SII realiza la conversión al formato SII homologado por la AEAT y, en caso de ser necesario, realiza la firma con el Certificado Digital de la empresa.
  3. Se realiza la validación de los ficheros XML para evitar rechazos posteriores por parte de la Agencia Tributaria que pudieran penalizar los plazos establecidos, evitando así las posibles sanciones posteriores. Hay que tener en cuenta que los plazos serán diferentes según el libro Registro que se esté tramitando.
  4. Vía Web Services se realiza el envío de ficheros a la sede electrónica de la AEAT.

El segundo flujo parte de La Agencia tributaria y responderá al envío de los diferentes libros del siguiente modo:

  1. Confirmación: Informará del listado del facturas aceptadas y rechazadas, así como del motivo de rechazo. Desde la propia aplicación se permite la modificación de aquellos datos de rechazo de menor relevancia.
  2. Archivado: Se realiza dentro de la aplicación de Gestión del SII, permitiéndose la consulta posterior.
  3. Traspaso al ERP: Sería el último paso, y únicamente disponible para aquellas soluciones que dispongan de integración con el ERP. Se traspasa la información remitida de la AEAT al ERP, para completar el circuito.

En la siguiente infografía se muestra el flujo descrito de un modo gráfico:

infografia como funciona el sii





Gratis libro blanco del SII




Equipo Datadec

06 Abr 2017

El SII para el sector Aseguradoras

El SII para el sector Aseguradoras

Implicaciones del sistema de Suministro Inmediato de Información SII para el sector Aseguradoras, Mutuas y Compañías de seguros

De entre los 62.000 contribuyentes para los que es preceptivo el uso del nuevo Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA, el sector de las aseguradoras representa un grupo destacado tanto por sus particularidades como por el volumen de sus operaciones. Tanto es así, que la documentación informativa publicada por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) sobre el SII incluye un apartado concreto para las denominadas Operaciones de Seguros.

El Sector Aseguradoras: un Sector Único

Las compañías aseguradoras son un sector único desde el punto de vista fiscal. Los seguros en España no están sujetos a IVA, aunque sí a otros impuestos como la Tasa de Compensación de Seguros y el Impuesto sobre Primas del Seguro. Por este motivo, la mayoría de operaciones de venta de servicios de seguros no obligan a la emisión de facturas. Esta casuística motiva que el uso del SII para aseguradoras merezca una descripción especial, de cara a aclarar dudas y esclarecer las comunicaciones que para las operaciones de seguros implica la modernización de la gestión tributaria mediante el SII.

Gratis libro blanco del SII

El nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información conlleva el envío casi en tiempo real de información de facturación a la Agencia Tributaria a través de su Sede Electrónica. Los libros registro de facturas recibidas, expedidas, operaciones intracomunitarias y bienes de inversión son llevados electrónicamente a partir de la información suministrada. En el caso particular de las aseguradoras, y debido a la exención de IVA en algunas de sus operaciones, ciertas obligaciones pueden no ser preceptivas. La AEAT, entre sus respuestas a las preguntas frecuentes relacionadas con el SII, ya anticipa la necesidad del empleo del sistema electrónico para informar a la Agencia sobre operaciones de seguros en dos casos:

  • “Cuando se trate de una operación por la que exista obligación de emitir factura (art. 3.2 RD 1619/2012). 
  • En el caso de las operaciones a las que se refiere el artículo 33.1 RD 1065/2007, de 27 de julio (importe de las primas o contraprestaciones percibidas e indemnizaciones o prestaciones satisfechas)”. 

Este marco normativo supone tres posibles escenarios en lo que se refiere a la obligación de suministro de información a través del SII para aseguradoras:

  • Operaciones de seguros en las que sí existe obligación de emitir factura.
  • Operaciones de seguros superiores a 3.005,06 € anuales.
  • Otras operaciones realizadas por la aseguradora sujetas a facturación y no exentas de IVA, así como la totalidad de las facturas recibidas.

Obligación de Emitir Factura en Operaciones de Seguros

Como es sabido por los expertos en contabilidad y tributación, las operaciones internas de seguro, reaseguro y capitalización están exentas de IVA, según se define en el artículo 20 16º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Así, los seguros de coche, hogar o vida no se encuentran gravados por este impuesto cuando son contratados. Esto implica además, en la mayoría de los casos, la no obligatoriedad de emitir factura por parte del empresario de seguros. Aunque esta regla tiene excepciones.

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, establece las obligaciones de facturación de aplicación en el territorio español. En su artículo 3, “Excepciones a la obligación de expedir factura”, punto 2, esta normativa indica, efectivamente, que con carácter general no es obligatoria la expedición de factura para prestaciones de servicios de seguros que están sujetas pero exentas del impuesto. Sin embargo, se introduce una salvedad para las operaciones realizadas dentro del territorio de aplicación del impuesto, Canarias, Ceuta y Melilla por empresarios o profesionales con sede en dichos territorios pero distintos de entidades aseguradoras. En estos casos, sí es obligatoria la expedición de factura en las operaciones de seguros y, por lo tanto, el empleo del SII para suministrar la información de facturación relevante a Hacienda en el plazo estipulado.

En lo que respecta al SII para aseguradoras, las operaciones de seguros siguen siendo por tanto exentas de IVA y excepciones a la obligación de emitir factura. Las entidades aseguradoras no están obligadas al correspondiente suministro de información a través de la Sede Electrónica de facturas emitidas relativas a operaciones de seguros.

Primas e Indemnizaciones Superiores a 3.005,06 € Anuales

La complejidad normativa que afecta a las entidades aseguradoras en lo que respecta a sus obligaciones tributarias se completa con lo estipulado en el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, que reglamenta los procedimientos de gestión e inspección tributaria. Dicha norma, en su artículo 31, introduce la obligación de suministro de información anual sobre operaciones con terceras personas a la Agencia Tributaria para los sujetos que realicen actividades empresariales, incluidas las entidades aseguradoras. Estas operaciones, incluso las exentas de IVA, constituyen lo que se denominan “operaciones de trascendencia tributaria con carácter anual”. En concreto, el artículo 33.1 detalla que en dicha declaración anual deben relacionarse todas las personas o entidades con las cuales el conjunto de operaciones haya excedido 3.005,06 Euros en el año natural correspondiente. Se trata además de información desglosada trimestralmente y consignando de forma separada las entregas y las prestaciones de servicios.

El citado artículo 33.1 incide de forma separada en lo que respecta a las entidades aseguradoras, señalando que deben incluir en su declaración anual las operaciones de seguro, y en concreto el importe de las primas o contraprestaciones percibidas y las indemnizaciones o prestaciones satisfechas. Se trata de un suministro de información con carácter anual que se realiza durante los 30 primeros días naturales del mes de enero siguiente al del ejercicio correspondiente.

Si bien la redacción del RD 106572007 es anterior incluso al proyecto del SII, la obligación de información anual de los servicios de prestación de seguros sigue vigente a través de nuevo medio electrónico. El envío de esta información debe realizarse a través del SII para aseguradoras atendiendo al formato y diseño de los mensajes XML de comunicación con la Sede Electrónica de la AEAT. En concreto, la Agencia especifica en su publicación sobre especificaciones técnicas que la información sobre operaciones de seguros debe suministrarse de forma agrupada por cada persona o entidad con la que se han realizado las operaciones. La dinámica de intercambio de mensajes XML de petición de alta o modificación de operaciones de seguros incluye información genérica de cabecera, identificativa de la entidad aseguradora, así como información de registro, relativa al período impositivo, la contraparte, el importe y la clave de la operación (valor 12 para el libro registro de Facturas Expedidas y 14 para el de Facturas Recibidas). La baja y consulta de operaciones pueden realizarse asimismo accediendo por período, contraparte o clave.

Facturas Recibidas y Otras Operaciones

Las entidades aseguradoras pueden realizar, en el curso de su operativa, otras operaciones distintas a las directas de servicios de prestación de seguros. En estos casos, son de aplicación en lo relativo al suministro inmediato de información las generalidades que afectan al resto de empresas.

Para las facturas recibidas, el SII para aseguradoras opera sin excepción según los términos generales definidos en las modificaciones en el Reglamento del IVA que entran en vigor a partir del próximo 1 de julio. Esto implica también el cumplimiento de los plazos de envío de información de cuatro días naturales (ocho durante 2017).

Solución SII para Aseguradoras

Dada la especial situación tributaria de las entidades aseguradoras, la entrada en vigor del SII a partir de julio supone una complejidad añadida. Por este motivo, una efectiva solución SII para aseguradoras debe tener en cuenta toda la casuística planteada y estar convenientemente adaptada y particularizada, para garantizar tanto la eficiencia de recursos como un cumplimiento legal certero.





Gratis libro blanco del SII




Equipo Datadec

23 Mar 2017

Suministro inmediato de información aeat: Cómo la aplicación valida su cumplimiento

Suministro inmediato de información aeat: Cómo la aplicación valida su cumplimiento

Expert Firma SII recoge los libros en formato SII, envía al Suministro Inmediato de Información AEAT, utilizando el certificado que reside en las instalaciones del cliente, y recoge la respuesta de la AEAT.

Gratis libro blanco del SII

¿Cómo? Vayamos por partes.

Primero, el ERP deja los ficheros en una carpeta a la que pueda acceder expert Firma SII, en formato SII o en los aceptados por expert Firma SII. Estas carpetas con configurables en el producto.

 

sii cumplimiento de la norma 01

 

Si pinchamos sobre la carpeta SII, es lo que está pendiente de enviar:

sii cumplimiento de la norma 02

 

La parte central de la pantalla la conforma todos los libros pendientes de enviar a la AEAT.

Si presionas sobre el botón, Procesar Todo, envía todos los libros de forma automática a la AEAT y los pasa a la carpeta de ‘enviados’ donde también recogeremos la respuesta de la AEAT.

En la siguiente pantalla, en la carpeta de Enviados, en la columna de error se puede ver todos los libros que se han enviado con las respuestas de la AEAT.

sii cumplimiento de la norma 03

Para ver más detalle del error, seleccionamos una línea, y con el botón derecho, seleccionamos ‘Error’

sii cumplimiento de la norma 04

En este caso, AEAT nos responde que:

Estado envío: Incorrecto

Factura:0-G-F-1 , El bloque Desglose Factura debe tener informado al menos uno de los dos bloques Inversión Sujeto Pasivo o Desglose IVA

sii cumplimiento de la norma 05

Otra opción es utilizar el formulario que la AEAT pondrá a disposición de los usuarios para que puedan subir manualmente las facturas y por tanto ver el estado de las mismas:





Nuevo llamado a la acción





Equipo Datadec

20 Mar 2017

Suministro Inmediato de Información: Consejos TIC críticos a tener en cuenta

Suministro Inmediato de Información: Consejos TIC críticos a tener en cuenta

8 Consejos TIC críticos a tener en cuenta a la hora de implantar una solución SII (Suministro Inmediato de Información)

El Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) es el nuevo modelo de gestión tributaria del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que Hacienda pone en marcha el 1 de Julio del 2017 y que obliga a un grupo de  empresas, especialmente con facturación superior a 6 millones de euros, a trasmitir telemáticamente a la Agencia Tributaria los libros de IVA en un plazo máximo de 8 días y a partir de Enero del 2.018 en 4 días naturales.

El incumplimiento de esta obligación representa la pérdida de la imagen de fiabilidad que la empresa debe garantizar para evitar sanciones que pueden llegar a 6.000€ en el trimestre.

Gratis libro blanco del SII

El cumplimiento de estas obligaciones va a requerir cambios en las operaciones, nuevos controles y especialmente herramientas informáticas que soporten la gestión del Sistema Inmediato de Información para garantizar la total fiabilidad e inmediatez.

Consejo 1. Garantice la calidad de los datos SII desde su sistema FINANCIERO y asegure las actualizaciones por cambios legales ante peticiones de la AEAT. 

Nuestra primera recomendación es disponer de una aplicación informática con funcionalidad para generar los libros de IVA con la información completa que  el formato XML SII  requiere,  a partir de las operaciones propias de la gestión financiera.

Aunque el proceso SII, está centrado en el envío inmediato de los libros de IVA a la AEAT, ciertamente el primer objetivo debe ser garantizar que la aplicación financiera es capaz de generar la información que requiere la norma y sobre todo, que será actualizada con  rapidez, en ocasiones en pocos días, motivado por los cambios que la AEAT anualmente obligará a realizar.

Es conveniente que el registro de facturas emitidas y recibidas de la aplicación financiera, registre el acuse de recibo de la Sede de la AEAT, para que sea un espejo de ambos registros. Cualquier incidencia recibida debe quedar registrada y subsanada, generando un nuevo libro con la modificación, teniendo en cuenta que el plazo de comunicación de la subsanación será más ajustado.

No debemos olvidar la aplicación de los servicios de consulta del registro de IVA de AEAT para realizar el cuadre con los libros del ERP, especialmente antes del cierre del mes.

Consejo 2.  El proceso de envío, recepción y cuadre de los libros de IVA debe estar automatizado para evitar incumplimiento en los plazos y debe estar integrado con su ERP.

Para cumplir con el sistema inmediato de información, a partir de los libros de IVA generados por su aplicación, se requiere enviarlos a la Sede de la AEAT y recibir el acuse de recibo con el estado de cada factura.

Este proceso tiene como única finalidad garantizar que cada factura del libro,  es actualizado en el portal de la AEAT y que en caso de no conformidad, se recibe el motivo de la incidencia para que vuelva a ser reprocesada en su ERP y enviada nuevamente.

Nuestra recomendación es que el proceso de extracción y envío a la AEAT se realice de manera planificada, es decir en modo desatendido, con posibilidad de indicar la frecuencia de envío (inmediatamente, cada x minutos, a horas predefinidas, en días predefinidos,..).

Consejo 3.  La herramienta que utilice para el envío debe registrar la trazabilidad de los envíos y permitirle certificar cualquier incidencia por motivos de indisponibilidad del portal de la AEAT

Al estar automatizado el proceso de envío y recepción de los libros de IVA, se requiere un sistema de alertas para que cada transacción le informe  del resultado por correo electrónico, así como un registro de LOGS que certifique la trazabilidad de envíos y respuestas.

En caso de fallos por problemas de disponibilidad o mal funcionamiento de la Sede Electrónica de la AEAT, la herramienta debe registrar la causa del fallo y generar un informe técnico que lo acredite como prueba para evitar sanciones.

Consejo 4 : Le recomendamos utilizar web services para la extracción y archivo de libros de IVA en su aplicación financiera

La herramienta que utilice debe permitir varios métodos relacionados con la extracción y envío de libros de IVA, mediante ficheros planos o XML SII o según nuestra recomendación,  preferentemente mediante llamadas a WS desplegados en su aplicación financiera que serán consumidos para generar los libros de IVA o almacenar los acuses de recibo de la AEAT transaccionalmente en una sola operación.

Consejo 5. El número de registros por libro no  debe superar las 10.000 facturas por envío.

El portal de la Sede de la AEAT tiene limitado  el número de facturas por envío en 10.000 registros. En el caso de superarlo dará error.

Se recomienda que la herramienta que utilice para el envío, en el caso de superar el número de registros, fraccione el fichero en varios libros para evitar rechazos

Consejo 6. Evite enviar los libros a una hora predeterminada por la tarde o noche.

La AEAT recomienda enviar los libros en cuanto se generen y no a una hora  predeterminada, para evitar que la coincidencia de envíos de otras empresas puedan saturar los servidores de la Sede.

Consejo 7. Elija una herramienta de comunicación con la AEAT autoinstalable y autoactualizable.

Cualquier cambio que se requiera por modificación en la normativa del Sistema Inmediato de Información o SII, debe autoinstalarse en cuanto detecte que está  disponible un nueva versión.

Otra opción es elegir una solución CLOUD que custodie en la nube los libros de IVA, pero en cualquier caso, muy probablemente requerirá instalar localmente una aplicación que recoja los libros y los envíe al HUB de comunicación con la AEAT, por lo que la herramienta tiene que ser autoactualizable

Consejo 8. Elija una solución redundante y escalable

Para asegurarnos que diariamente se envían los libros de IVA elegiremos soluciones de fácil instalación y con opción redundante.

Si la solución elegida es CLOUD, la plataforma tecnológica debe garantizar alta disponibilidad, por lo que debe operar en entorno CLUSTER (múltiples ordenadores trabajando simultáneamente).





Nuevo llamado a la acción




Vicente Serrano

16 Mar 2017

Real Decreto Suministro Inmediato de Información: Cómo afecta a tu dia a dia

Real Decreto Suministro Inmediato de Información: Cómo afecta a tu dia a dia

Cómo afecta a tus procesos de trabajo del día a día la entrada en vigor del Real Decreto Suministro Inmediato de Información

Con la entrada en vigor de Sistema Inmediato de Información el próximo día 1 de julio de este año, vamos a necesitar modificar nuestros hábitos de trabajo para cumplir las exigencias que la Ley nos va a pedir.

Como ya sabréis la mayoría, vamos a necesitar mucha más celeridad en los procesos administrativos y contables , ya que ahora tenemos un plazo muy reducido para procesar nuestras facturas, tanto emitidas como recibidas, y enviarlas a la Agencia Tributaria.

Gratis libro blanco del SII

Control AEAT

En nuestro día a día, el SII va a suponer un mayor control de nuestros procesos ya que vamos a disponer de cuatro días (ocho el segundo semestre de 2017) desde la contabilización de las facturas para comunicarlo a Hacienda. Esto significa, que desde el día ocho de julio de 2017, vamos a estar en comunicación diaria con la Agencia Tributaria, ya que todos los días se enviarán los ficheros de facturas de los últimos días.

Por ello, vamos a necesitar un trabajo de contabilización y control administrativo más activo y concienzudo, ya que en el fichero, tendremos que enviar una serie de datos que previamente tendremos que alimentar en nuestro ERP. Esto, además de libro de facturas emitidas y recibidas, habrá que enviar también un registro de cobros y pagos para aquellas facturas correspondientes a IVA de Caja, el libro registro de operaciones intracomunitarias, así como el de importes en metálico.

Trabajo Administrativo

Además de esto, dependiendo de la modalidad de presentación que tengamos, esto supondrá más o menos trabajo administrativo adicional. Si nuestro ERP está integrado con la solución que firma electrónicamente y se comunica con la Agencia Tributaria, únicamente necesitaremos contabilizar las facturas rellenando los campos necesarios en nuestro ERP, y el propio sistema firmará la comunicación y hará los envíos y recepciones de ficheros.
Si por el contrario, la solución por la que optamos es por la de un servicio externo, además de hacer las operaciones que hemos comentado anteriormente en nuestro ERP, tendremos que generar el fichero, traspasarlo a esta aplicación externa y entonces, enviarla a la AEAT.

Una vez hechos los envíos de información a Hacienda, también tendremos que estar atentos a la respuesta que nos devuelve la Agencia Tributaria. Dependiendo de la respuesta que obtengamos, tendremos que seguir trabajando con el fichero o no. Si el fichero es aceptado, no tendremos que hacer nada más con él, ya que estará correctamente presentado en la Administración, y por tanto ya será válido. Si por el contrario, llega aceptado con errores, o llega rechazado, tendremos que hacer las correcciones oportunas hasta que todos los datos enviados en los ficheros sean correctos.

Carga Operacional

La importancia de decidir si vamos a utilizar una solución u otra para enviar los ficheros a la Agencia Tributaria, va a hacer que, en nuestro día a día, tengamos que hacer más o menos operaciones, ya que si lo tenemos todo integrado, y somos capaces de conectar con Hacienda desde nuestros equipos, además de tener totalmente localizados nuestros datos y tendremos una trazabilidad mayor, no tendremos que delegar tampoco nuestra firma digital a un tercero. Si por el contrario, contratamos con un servicio externo de comunicación, sí que tendremos que ceder nuestra firma digital a un tercero para que firme las comunicaciones de ficheros en nuestro nombre, tendremos que ver en un sistema, las respuestas de la Agencia Tributaria sobre el estado de los envíos, y después hacer las correcciones o modificaciones pertinentes en nuestro ERP.

Resumiendo, si que es cierto que el cumplimiento del SII, va a suponer un mayor esfuerzo de nuestro capital humano, ya que vamos a tener que informar a la Administración Pública de una forma mucho más detallada, aunque el grado de aumento de trabajo, dependerá mucho también de la solución que escojamos para nuestra empresa.





Gratis libro blanco del SII




Alberto Martín