20 Sep 2017

19 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

19 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Una de las primeras preguntas que nos hacemos antes de enfrentarnos a la implantación de una nueva forma de trabajar o un nuevo sistema de información es ¿Qué beneficios me ofrece? o bien, ¿Por qué debería implantarlo en mi empresa?

 

La Digitalización es el proceso de convertir documentos que se encuentran en formato papel o formato digital no estructurado, como puede ser formato pdf, en formato digital estructurado y, por tanto, pueden ser integrados automáticamente en nuestro sistema de información.

El proceso de digitalización de documentos significa mucho más que digitalizar papel, ya que también se ven afectadas las tareas, actividades y procesos que se llevan a cabo en una empresa.

Las empresas desean ser más competitivas y más relevantes en un mercado dinámico que cambia cada día, y además, quieren obtener unos beneficios que incluyen la mejora de la eficiencia y la productividad, así como la reducción de costes.

En este mundo de alta competencia, saldrán más beneficiadas aquellas empresas que busquen las formasmás eficaces de trabajar y por lo tanto obtengan ventajas competitivas frente al resto.

 

¿Qué ocurre si añadimos la automatización de procesos a la digitalización de documentos ?

Si la digitalización de documentos viene acompañada de la automatización de procesos en los que intervienen documentos, se obtienen claras ventajas que ofrecen a las empresas estar preparadas ante los cambios y avances tecnológicos y las expectativas de los clientes. Las empresas deben enfrentarse a estos desafíos con la mayor decisión posible y elegir el camino que les ofrezca las mejores oportunidades.

Este proceso de digitalización no consiste únicamente en sustituir los documentos en papel por otros en formato electrónico, sino que además optimiza los procesos empresariales gracias a la captura inteligente de la información, agiliza y mejora las tareas más laboriosas e incluso sustituye algunas por otras más simples y novedosas.

Reducir el uso del papel y de documentos físicos ayuda a las empresas a convertirse en empresas digitales que avanzan y crecen con la tecnología. Empresas que buscan además de la excelencia con el cliente, la excelencia operativa, están más orientadas a reducir los costes en todas las áreas operativas, automatizando y agilizando los procesos.

En los años ochenta, cuando las empresas necesitaban mover sus documentos entre los distintos departamentos de su empresa, nació el término de flujo de trabajo (workflow).

En la actualidad, existen sistemas de automatización de flujos de trabajo avanzados que guían y controlan de forma automática los procesos documentales.

La automatización simplifica las tareas, eliminando los problemas que surgen con los documentos físicos. En esta automatización de procesos juegan un papel muy importante las actividades que se ejecutan de forma automática por una ‘máquina’, pero no hay que olvidar que la ejecución es parte de la responsabilidad del personal, por lo tanto, se debe aprovechar el capital intelectual de los empleados consiguiendo así que éstos generen más conocimiento.

 
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¿Cuáles son realmente los beneficios que se obtienen?

Si hablamos únicamente de la digitalización de documentos, los beneficios se enfocan al ahorro de dinero y la rentabilidad.

Estos son los beneficios más significativos:

  1. 1. Disminución del uso del papel y elementos de impresión, así como ahorro en costes de transporte.
  2. 2. Disminución de costes de almacenamiento de la documentación, hablando de almacenamiento físico.
  3. 3. Descentralización de la información al estar guardada en archivos digitales a los que pueden acceder de forma simultánea varios usuarios.
  4. 4. Garantía de la conservación de esos documentos, ya que no se dañan con el paso del tiempo.
  5. 5. Agilidad en las búsquedas de documentos que se encuentran normalizados y ordenados.
  6. 6. Aumento de la productividad de los empleados que pierden menos tiempo en tareas de archivo y utilizan ese tiempo para tareas más productivas.
  7. 7. La información estructura permite una mejor toma de decisiones.
  8. 8. Acceso seguro y rápido a esos documentos.
  9. 9. Integridad de los documentos ante catástrofes naturales o modificación del contenido.
  10. 10. Pueden imprimirse copias exactas del original en cualquier momento, y además, estas copias exactas sirven como copia de seguridad de los documentos.
  11. 11. La información que está digitalizada puede ser modificada y utilizada para otros fines.
  12. 12. Se facilita la difusión online de los documentos. Éstos pueden redistribuirse de forma inmediata sin enviar la copia física ni esperar la confirmación de su recepción.
  13. 13. Contribuye al mantenimiento y mejora del Medio Ambiente ayudando a disminuir la contaminación generada por el papel.

Si a esta digitalización de documentos le añadimos los flujos de trabajo que surgen de la automatización de procesos, los beneficios aumentan:

  1. 14. Se generan ahorros de hasta el 30% en procesos documentales y de impresión.
  2. 15. Se reduce el coste y tiempo invertido en la gestión de documentos electrónicos y en papel ya que se conoce dónde se encuentra la documentación desde que entra hasta que se archiva o se destruye.
  3. 16. Se minimiza la complejidad, el coste y los riesgos gracias a servicios de análisis de procesos de trabajo, priorizando los que resulten más eficientes, seguros y optimizados.
  4. 17. Se automatizan y simplifican las tareas, ya que ciertos pasos se pueden automatizar evitando así la intervención del personal o minimizándola al máximo.
  5. 18. Se tiene un control y un seguimiento de las transferencias documentales entre áreas o departamentos.
  6. 19. Se incrementa la productividad en entornos colaborativos, permitiendo hacer los mismo que harías con un documento físico, pero de forma electrónica y desde una única aplicación.


 

Implantar sistemas de digitalización con flujos de trabajo

Los entornos de trabajo están cambiando a toda velocidad, ya se habla de la oficina del futuro, en la cual la implantación de sistemas de digitalización y flujos de trabajo suponen una oportunidad para reducir costes e incrementar la productividad.

La opción de habilitar los flujos de trabajo en un sistema de gestión de documentos permite a las organizaciones automatizar procesos de trabajo, tales como el direccionamiento de documentos y la aprobación o el cierre de seguimiento de los mismos.

Las soluciones que vienen acompañadas con flujos de trabajo ayudan a coordinar la actividad de los empleados y el acceso al contenido a través de los procesos de la empresa. Los documentos que están implicados en estos procesos fluyen de un lugar a otro y de una persona a otra.

Automatizar los procesos diarios ahorra tiempo y dinero, y además, aporta precisión y cumplimiento de plazos.

Existen gran cantidad de tareas que se pueden automatizar y formar parte de un flujo de trabajo.

Son habituales los workflows de aprobación de facturas de proveedores, albaranes, nóminas, gastos de empleados, etc., aunque también existen otros asociados a calidad, al servicio técnico…

 

Un workflow de aprobación de facturas de proveedor, por ejemplo, facilita la revisión de las mismas sin necesidad de que los documentos en papel o formato electrónico circulen por la empresa para su aprobación, y sin la introducción manual de datos que pueden ser obtenidos directamente del documento al digitalizarse y después ser enviados y/o contabilizados en el sistema de gestión de la empresa.

Todas las empresas que se consideren innovadoras y tengan retos de productividad, movilidad, seguridad y sostenibilidad deberían implantar sistemas que aúnen los beneficios de la digitalización de documentos con la automatización de procesos mediante flujos de trabajo.

 

Si quieres subirte al carro de estas empresas y ser un referente en tu sector, así como destacar sobre tus competidores, aún estás a tiempo, pásate a la digitalización y convierte tu empresa en una organización que coordina el manejo y traspaso de documentos de sus empleados de la forma más productiva.

 

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Equipo DATADEC.

18 Sep 2017

OCR: Convierte y digitaliza tus documentos

OCR: Convierte y digitaliza tus documentos

Si estás pensando en realizar una transformación digital y convertirte en una oficina sin papeles te interesa saber en qué consiste la digitalización y la automatización de procesos documentales.

La llamada “oficina sin papeles”, en la práctica, implica poder seguir trabajando como hasta ahora pero consultando la documentación en el ordenador en lugar de acudir a los archivadores A-Z de toda la vida.

El primer paso para llegar a esos objetivos pasa por la digitalización de todo lo que se tiene en papel.

Las tareas repetitivas pueden resultar tediosas y además, existe el riesgo de que se comentan errores. La digitalización de los documentos libera a los trabajadores de estas tareas pudiendo así dedicarse a otras más productivas que realmente necesiten la intervención humana.

Este proceso ha de realizarse mediante operaciones de captura inteligente, ya que no queremos escanear únicamente el documento y tener una copia en el ordenador, sino que lo que buscamos es acceder al contenido de esos documentos, almacenar ese contenido y después poder acceder al mismo, pudiendo incluso eliminar el documento original.

La digitalización implica utilizar escáneres con tecnología OCR que permitan digitalizar y acceder a los datos que contienen los documentos.

 

La digitalización de documentos está directamente relacionada con el concepto de Lean Office, que  viene de trasladar el concepto de Lean Manufacturing a los procesos administrativos.

La tecnología Lean pretende deshacerse del desperdicio operativo, y si esto lo trasladamos a la oficina, para conseguir la máxima productividad y eficiencia, debemos desechar las tareas y procedimientos que entorpecen nuestro ritmo de trabajo.

La implantación del modelo de las 5’s del Lean Manufacturing puede trasladarse a la oficina y serían las siguientes:

  1. Clasificación (SEIRI): debemos clasificar los archivos y documentos que se gestionan en la oficina. No debemos guardar información por miedo, sabiendo que podrá estar disponible en la base de datos, en el ERP, en la intranet, etc. Debemos tener orden en nuestro puesto de trabajo.
  2. Ordenar (SEITON): los documentos de uso frecuente debemos tenerlos accesibles, aquellos de uso esporádico deben estar localizables pero no ocupar sitio ni hacernos perder el tiempo.
  3. Limpiar (SEISO): tener limpio y ordenado el puesto de trabajo para facilitar el uso y armonía.
  4. Estandarizar (SEIKETSU): clasificar y codificar para poder identificar de forma rápida aquello que buscamos.
  5. Mantener (SHITSUKE): mantener en el tiempo esta organización, convertirla en una rutina y estar buscando continuamente nuevas formas de mejora.

Entonces, necesitamos escáneres con tecnología OCR para digitalizar nuestros documentos, pero,

¿Qué es exactamente OCR y cómo funciona?

OCR son las siglas de Optical Character Recognition, y es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos, teniendo especial importancia, los albaranes o facturas de proveedores.

La tecnología OCR captura y escanea los datos que contiene el documento y además los almacena en un archivo o una base de datos. Estos datos se guardan con un formato capaz de ser reconocido y recuperado para ser usado en otras aplicaciones.

Una vez escaneados y archivados, podrá revisarlos, comprobarlos y utilizarlos de forma ágil y sencilla ahorrando además espacio de almacenamiento físico.

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¿Qué ventajas se obtienen de la utilización de sistemas de OCR?

  • Los sistemas de OCR presentan una clara ventaja frente a los que simplemente realizan un escaneado y es que en ese último caso, los documentos son guardados en formato imagen, y si alguien quiere acceder a la información que contiene, debería leer el texto de todos los archivos que pudiesen tener información relevante. Al utilizar OCR, los archivos se convierten en documentos digitales, y se pueden realizar las búsquedas por su contenido.
  • Otras de las ventajas es la agilidad en los procesos importantes. Esto conlleva que se simplifiquen y se ahorre tiempo que puede dedicarse a tareas más productivas.
  • El ahorro de espacio es otra de sus grandes ventajas, tanto si es ahorro físico porque se trata de sustituir archivos en papel, como ahorro de espacio en el disco duro ya que el formato texto ocupa menos espacio que el formato imagen.
  • Otra de las ventajas es la seguridad que se tiene sobre la información, ya que es más difícil que se pierda o se deteriore al estar digitalizada.

¿Qué empresas pueden beneficiarse de estos sistemas?

El software OCR es especialmente interesante para aquellas empresas que pretenden llevar a cabo su transformación digital y que aún tienen una gran cantidad de documentación en formato físico. Estas empresas no sólo quieren convertir sus documentos a formato digital, sino que además quieren mantenerlos organizados y accesibles.

Uno de los grandes beneficios que obtendrán además del ahorro de tiempo y espacio, es la mejora del flujo de trabajo (workflow) en la organización digitalizando de forma más eficaz los documentos conforme se van recibiendo y dejándolos accesibles al resto de trabajadores de la empresa.

Las soluciones que integran sistemas BPM facilitan la colaboración hombre-máquina en una serie de procesos concretos, de forma que se establecen parámetros de gestión para documentos concretos, implicando así a un número determinado de empleados con distintos roles en la organización.

 

¿En qué procesos de la gestión se hace más útil la digitalización de documentos con sistemas OCR?

Pongamos como ejemplo una empresa que recibe sus albaranes y facturas de proveedor en papel o bien en formato PDF.

La mercancía suele llegar a las empresas acompañada de un albarán.

Estos albaranes de entrada pueden ser digitalizados, convertidos a formato electrónico mediante OCR reconociendo y capturando los caracteres del documento.

Esta información se inserta de forma automática en el sistema de gestión de la empresa con lo que ya está disponible para cualquiera que quiera consultarla.

La información que se obtiene pasa desde el número de albarán. la fecha, los artículos o la cantidad recibida de los mismos. Esta información genera movimientos de forma automática en el sistema de gestión, por ejemplo, la actualización de las existencias al obtener las cantidades de cada producto, evitando así, procesos que deberían hacerse de forma manual.

Del mismo modo que se insertan los albaranes, también se insertan las facturas, y gracias a la  digitalización y la tecnología OCR, se puede relacionar y comprobar la información de la factura con el albarán/es correspondiente/s.

A partir de este momento, gracias a la labor de digitalización se podría realizar una búsqueda rápida de estos albaranes y facturas.

¿Qué herramientas hay en el mercado?

Para responder a esta pregunta, primero deberás plantearte si necesitas un sistema de software OCR profesional o el nivel de detalle de los documentos que vas a escanear no es tan crítico.

Por ejemplo, si los documentos que vas a escanear y digitalizar son albaranes y facturas de proveedor, cualquier escáner con una buena resolución mínima de 200 pp puede resolver tu problema y no tienes que realizar una gran inversión.

Hay multitud de soluciones OCR, incluso, existen aplicaciones para móvil que permiten convertir cualquier texto al que se le ha hecho una foto en un archivo de texto editable. Por supuesto, los resultados no serán tan exactos como los que resultan de obtener un programa OCR más profesional.

Por lo tanto, para aquellas empresas interesadas en obtener los mejores resultados, fiables y de calidad, deberían adquirir una solución que se ajustase a sus necesidades reales.

Si en tu empresa entendéis que la automatización aplicada a la organización de documentos y archivos es el camino más acertado para gestionar con eficacia las empresas, deberíais optar por una solución de gestión que incluya estos conceptos.

En esta era digital, la eficacia en la gestión de las empresas se traduce en inmediatez y aprovechamiento del valor de la información en cualquier momento y lugar, por ello, las soluciones que combinan procesos de digitalización de documentos con sistemas de workflow permiten a las empresas revisar, aprobar o firmar documentos de forma colaborativa. En grandes organizaciones con distintas sedes, estos flujos de trabajo permiten realizar estas tareas de forma más eficiente.

 

Llegados a este punto, la respuesta a la pregunta “¿por qué digitalizar tus documentos?” está clara, pero, ¿de qué modo? Elige la opción que mejore al máximo la funcionalidad de tu empresa.

 

Equipo DATADEC.

07 Sep 2017

Sustituye al papel con la Digitalización Certificada

Sustituye al papel con la Digitalización Certificada

Todos en algún momento hemos oído el concepto de “Oficina sin papeles” y más de uno hemos creído que no es posible trabajar sin papeles, ya que el papel lleva tantos años arraigado a nuestras costumbres y es algo tan nuestro, que vemos imposible poder eliminarlo.

En una época tan tecnológica como la que vivimos, en la que estamos 24 horas conectados a Internet por medio de un Smartphone, una Tablet o un ordenador portátil no se entiende cómo podemos continuar aferrándonos a algo que pertenece a otro siglo.

¿Quién no gestiona sus correos en su móvil? ¿Quién utiliza ya las Agendas en papel teniendo herramientas que vienen preinstaladas en los terminales o se descargan de forma gratuita? ¿Qué CEO no tiene incluso un CRM instalado en el móvil o en la Tablet?

Podemos trabajar desde cualquier sitio, ya no necesitamos estar físicamente en la oficina, así que, si podemos llevar la oficina a cuestas, gracias a sistemas en la nube  que almacenan todos nuestros datos, podremos trabajar sin hacer un uso abusivo del papel y sin necesidad de destinar parte de nuestro espacio de trabajo al almacenamiento de dichos papeles.

Pero, ¿Cómo podemos acabar con el papel?

La Digitalización Certificada nos ayuda a acabar con cualquier documento físico.

 

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¿Por qué debemos acabar con el papel?

Porque el papel genera ineficiencia.

La información que está en papel corre el riesgo de ser extraviada, o de llegar tarde a su destinatario o incluso de llegar en malas condiciones.
Además, ese papel necesita ser impreso, fotocopiado, y almacenado, lo que implica costes de materiales, costes de tiempo y baja productividad.

Y no menos importante, el respeto al Medio Ambiente. Menos impresión representa menos árboles cortados y menos gasto de energía para fabricar y transportar ese papel.

Además, la ausencia de papeles encima de la mesa te quitará estrés. Organizar los documentos digitalmente es más simple y tu oficina, además, estará mucho más limpia, ya que el papel atrae mucho polvo y sensación de desorden. Esto te ayudará a centrarte en las tareas realmente importantes.

 

¿Cuáles son los beneficios de reducir el papel?

Alguno de los múltiples beneficios que tiene reducir el papel en tu oficina son estos:

  • Disminución de tiempo en las comunicaciones. Comunicaciones más rápidas: mandar un email es cuestión de segundos, una carta tarda como mínimo un día. El papel es demasiado lento para los tiempos que vivimos.
  • Acceso inmediato a la información, ya que está almacenada digitalmente e indexada, lo que facilita su búsqueda disminuyendo el tiempo empleado.
  • Mayor movilidad, puesto que podrás cambiar de oficina y trabajar desde cualquier parte sin necesidad de llevar contigo papeles o archivos.
  • Reducción de costes, ya que ahorrarás dinero en archivadores, impresoras, tintas y sobre todo en gastos derivados de los envíos.
  • Reducción del espacio de tu oficina destinado a almacenar papeles, por lo que podrás utilizarlo para otros fines.

Toda empresa que esté preocupada por trabajar de forma más eficiente tiene en cuenta el impacto real que tiene el uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones, y si tu empresa es una de ellas, has de saber que esto se consigue gracias a la cultura de la Digitalización.

 

¿Hablamos de Digitalización o de Digitalización certificada?

La Digitalización es el proceso de convertir documentos que se encuentran en formato no digital (como papel o formato digital no estructurado) en formato digital útil para ser procesado, pero debemos tener claro que esos archivos digitales no tienen ni tendrán validez legal alguna y, por lo tanto, no podremos destruir los papeles originales. Para conseguir esta validez legal necesitamos la Digitalización certificada, que otorga a los documentos validez legal ante cualquier organismo oficial en base a las condiciones establecidas por la Agencia Tributaria y, por consecuencia, sí permite la eliminación de los documentos originales.

Por lo tanto, la Digitalización certificada es el vehículo que ayuda a las organizaciones a ser más eficientes, productivas y también más cuidadosas con el Medio Ambiente.

Así pues, la eliminación definitiva del papel pasa por un proceso de Digitalización certificada de los documentos en las empresas.

Para que todo se realice de forma legal y válida, y sea admitido por la Agencia Tributaria, es necesario utilizar un sistema de digitalización homologado, recogido en el artículo 7 de la orden EHA/962/2007.

La Agencia Tributaria obliga a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales siempre y cuando no estén digitalizadas y certificadas, por lo que el proceso de Digitalización certificada supone un gran paso para las organizaciones. El caso de las facturas de proveedor recibidas en papel es un claro ejemplo de obtención de beneficios al convertirlas a un formato digital.

Y aunque la ley no lo exige de forma explícita, resulta muy recomendable mantener al menos una copia de seguridad de la base de datos, de forma que esa redundancia nos garantice la seguridad de los datos a largo plazo una vez destruido el papel.

 

Para que la Digitalización Certificada sea 100% operativa, debe apoyarse en otros conceptos como son:

  • Un escáner, para el reconocimiento OCR.  Digitalizamos los documentos reconociendo el contenido de los mismos y archivándolos electrónicamente. A la hora de enviarlos por correo electrónico ahorraremos tiempo y dinero.
  • Sistemas cloud. El almacenamiento en la nube ha llegado para facilitarnos las gestiones y es todo un aliado a la hora de decir adiós al papel. La nube nos permite almacenar todos los archivos que necesitemos en línea y acceder a ellos cuando queramos, con independencia de donde estemos. Gracias a  ello, se acaba la necesidad de imprimir y de contar con una infraestructura física de almacenaje.
  • El software especializado. Se requieren soluciones tecnológicas específicas que permitan a las empresas ser más operativas y disminuir el uso de papel. Es el caso, de las  soluciones de Digitalización certificada que convierten los documentos físicos dotándolos de validez legal, lo que permite que el documento original pueda ser eliminado.

 

digitalizacion certificada flujo

 

Llegados a este punto, nos preguntamos ¿Es posible eliminar el 100% del papel?

Hay dos detalles que no podemos obviar y son:

  1. El proceso de Digitalización certificada de los documentos de una empresa no se puede implantar de la noche a la mañana, y
  2. El volumen de papel que utilizamos disminuirá considerablemente, pero no puede, simplemente, desaparecer.

Como ya hemos dicho, la transición a la oficina sin papeles no puede hacerse de golpe, ya que sería algo estresante para el equipo.

Se debe empezar de forma paulatina y seleccionando determinadas áreas de la empresa, de modo que el resto no se verá afectado por estos cambios. Así, una a una, ir digitalizándolas todas. Una de las áreas de trabajo más idóneas a implementar en primer lugar es la recepción de facturas de proveedores y facturas de gastos.

 

La Digitalización Certificada conseguirá garantizar que ese volumen de papel que tenemos hoy por hoy en nuestras oficinas disminuirá considerablemente, ya que hace que los documentos digitalizados y homologados tengan el mismo valor legal que los originales y por lo tanto, estos últimos puedan ser eliminados.

Este cambio de cultura ha llegado para quedarse. Al igual que el papel sustituyó al pergamino, hoy en día el documento digital está sustituyendo al papel, y en pocos años, no existirá esta reflexión de cambio porque es un proceso ya consolidado, al igual que hoy nadie se plantea escribir una carta en soporte de pergamino.

Esta es una oportunidad para reducir costes e incrementar la productividad que las empresas no deberían desperdiciar.

El papel es algo del pasado, el futuro es digital, ¿de verdad te quieres quedar en el pasado?

 

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Equipo Datadec

24 Jul 2017

Facturación Electrónica Europea: FacturaE

Facturación Electrónica Europea: FacturaE

La diversidad en materia de FacturaE.

Existe una amplia diversidad de normas relacionadas con las facturas electrónicas a nivel internacional, nacional, regional y de uso privado actualmente utilizadas en los Estados miembros. Ninguna de estas normas prevalece y la mayoría carece de interoperabilidad. A falta de una norma común sobre la FacturaE, los Estados miembros optan por elaborar sus propias soluciones técnicas basadas en normas nacionales de modo que cada empresa que deseara entrar a un nuevo mercado tendría que cumplir con diferentes normas de facturación electrónica. Los requisitos técnicos y jurídicos diferentes en materia de facturación electrónica constituyen obstáculos a la actividad de contratación transfronteriza y al comercio. La unión Europea considera preciso eliminar o reducir los obstáculos transfronterizos en relación con la facturación electrónica. Con el fin de alcanzar este objetivo, nació La Directiva 2014/55/UE.

 
Directiva europea que apoya el progreso

El mercado de la factura electrónica se encuentra en un estado de intenso crecimiento . El principal impulsor para el desarrollo de este mercado fue la empresa privada, pero hoy en día está cada vez más apoyado por el sector público, después de la puesta en marcha del SII llega la la nueva directiva europea sobre la facturación electrónica con los organismos publicos. La Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo de la Unión Europea exige a los Estados miembros el uso obligatorio de facturación electrónica en los procesos de contratación pública a partir de 2018. Estas facturas electrónicas tendrán que estar conformes con la norma europea que precisará la información que debe contener la factura y cómo se debe escribir esa información. Esta directiva pretende facilitar las relaciones comerciales transfronterizas con la creación de una FacturaE estándar que será utilizada y aceptada por todos dentro de la Unión Europea.

  

¿Que motivó la creación de esta directiva?:

  1. Incentivar la integración económica de los miembros de la Unión Europea, ya que la diversidad de regulaciones limita severamente las relaciones comerciales internacionales.
  2. Armonización fiscal que conduce a una estabilidad jurídica.
  3. Reducir las cargas administrativas de las empresas, a través de un formato estandarizado que permitirá facilitar los trátimes necesadior para la facturación con los organismos públicos de los diferentes estados..
  4. Favorecer a las PYMES, a través de la adopción de medidas que facilitarán su gestión. La PYMES obtendrán beneficios tales como la posibilidad de emitir facturas simplificadas en ciertos casos, declarar el Impuesto sobre el Valor Añadido de acuerdo con un sistema de contabilidad de caja, entre otros.
  5. Reducir los gastos corrientes de las empresas, mediante el aumento del uso de facturas electrónicas las empresas ahorrarán costes ya que eliminarán gastos de papel, impresión, envío, etc. Favoreciendo al medio ambiente ya que se reducirá el uso del papel.
  6. Facilitar las transacciones económicas. La FacturaE ofrece mayor eficiencia ya que favorece la inmediatezy un nivel de seguridad de envío mayor. Por otro lado, ayuda ahorrar tiempo y espacio, ya que todo se encuentra en tu ordenador y a través de herramientas y soluciones su gestión se vuelve casi automática.
  7. Eliminar los inconvenientes aportadas por la factura de papel:
    • No hay riesgo de pérdida o deterioro
    • Evita el uso de fotocopias
    • Posibilita el seguimiento del circuito
    • Agilización en su tramitación

 

Desarrollo de la cultura FacturaE en España

El gobierno español avanza también en la implantación de un sistema de comunicación telemática de la facturación. Con esto en mente en diciembre 2016 mediante un Real Decreto obliga a unas 62.000 empresas, que cumplen ciertos requisitos, que a partir del 1 de julio de 2017 deben presentar sus libros de IVA electrónicamente. Este sistema denominado Suministro Inmediato de Información (SII) facilita el proceso de declaración de IVA. El objetivo es fomentar el intercambio electrónico de documentos fiscales y aumentar el control tributario. Igualmente, las Administraciones Públicas decidieron en 2015 que solo aceptarían facturas electrónicas, de modo que todas las empresas, que realizan transacciones con las AA.PP, implantaron herramientas que permitan la gestión de FacturaE.

 
Miremos hacia adelante

La Directiva 2010/45/UE es un paso adelante hacia la armonización de las legislaciones nacionales en materia del IVA. Herramientas como Expert firma o Expert firma SII permiten generar y leer ficheros de intercambio seguro garantizando la autenticidad e integridad del contenido de los mismos, a los que aplicándole una firma digital avanzada darán lugar a una factura electrónica con plena validez jurídica. Además facilita a los proveedores el envío de las mismas a los clientes en formato PDF y al portal FaCe de la AA.PP en formato XML, además deprogramar el envío de los libros de registro (declaraciones de IVA) a la Agencia Tributaria.

 
Características de la Directiva 2010/45/UE

Rango: Directiva

Fecha de disposición: 16/04/2014

Fecha de publicación: 06/05/2014

Cumplimiento antes del 27 de noviembre de 2018.

 

Para más información:

 

Equipo Datadec

13 Jul 2017

La facturación electrónica europea una realidad para el 2018

La facturación electrónica europea una realidad para el 2018

El año 2018 será el de la implantación definitiva de la factura electrónica europea para la contratación pública

La facturación electrónica sustituye a las facturas tradicionales en papel, y se caracteriza porque el envío a los destinatarios se realiza por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez fiscal y jurídica ya que está firmada con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria correspondiente.

Para que una factura electrónica tenga validez, debe reunir unos requisitos mínimos:

  • Contener los campos obligatorios que defina la norma.
  • Estar firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido por una entidad oficial.
  • Ser trasmitida de un sistema informático a otro, recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Son muchos los países europeos que ya disponen de sistemas de facturación electrónica, tanto en su uso entre empresas como en sus relaciones con las diferentes Administraciones públicas, el problema hasta el momento ha sido la falta de un formato común europeo. La iniciativa emprendida por el Comité Europeo de Normalización dará lugar a una norma, no a una infraestructura europea de facturación como tal, por lo que los formatos de cada país continuarán teniendo validez como actualmente.

La Directiva 2014/55/UE relativa a la facturación electrónica en la contratación pública, tiene como objeto unificar el formato de facturación electrónica con las Administraciones Públicas y exige a los Estados miembros el uso de la factura electrónica en los procesos de contratación pública a partir de noviembre de 2018. La normativa busca facilitar las relaciones comerciales dentro de la unión europea, con la creación de un estándar común que permita la comunicación entre todos los integrantes.

 

Estado actual y beneficios de la factura electrónica:

 

Actualmente la factura electrónica europea presenta una amplia gama de formatos diferentes, fruto del impulso de los diferentes Gobiernos en la firme creencia de que la implantación de la factura electrónica ofrece importantes beneficios para las empresas y administraciones públicas:

  • Reducción de costes:
    • Eliminación del papel y franqueo.
    • Disminución de costes por medios electrónicos.
    • Mejora en el tiempo medio de cobro.
    • Eliminación del archivo físico. Sistema de custodia útil y económico.
    • Reducción de errores por tratamientos manuales.
    • Automatización del proceso de casación de facturas.
    • Disminuye las incidencias en el envío de facturas.
  • Beneficios medioambientales:
    • Eliminación del uso de papel, tóner…
  • Imagen tecnológica
    • Imagen de empresa tecnológicamente avanzada.
    • Aporta valor a sus clientes facilitando su eficiencia.
  • Mejora de la eficiencia:
    • Reducción de tiempos de gestión (localización, recuperación, y archivo).
    • Aumenta la seguridad documental con varias copias de los documentos.
    • Permite el envío por email o fax en cualquier momento.
    • Disponibilidad de los documentos a través de un navegador Internet, permitiendo la distribución por workflow.
    • Mayor agilidad en la toma de decisiones.
    • Integración con el ERP corporativo

Velocidad de la implantación de los sistemas de facturación electrónica con las Administraciones Públicas en los diferentes países:

 

La velocidad de la implantación, y la obligatoriedad de la misma tampoco ha sido uniforme en los países europeos, siendo que hay países dentro y fuera de la unión que la han hecho ya obligatoria para las relaciones con las Administraciones Públicas (B2G), como: Islandia, Noruega, Suecia, Dinamarca, Países bajos, Finlandia, Suiza, Grecia, Austria, Turquía, Italia, Moldavia, Eslovenia, España, Polonia, Estonia y Francia.

Otros cuantos países han avanzado en la implantación de la factura electrónica, y ya disponen de sus sistemas, pero no la han establecido como obligatoria sino que se establece de uso voluntario para las relaciones con las Administraciones Públicas, son países como: Bélgica, Bulgaria, Irlanda, Macedonia, Portugal y Reino Unido.

Un último grupo de países como Alemania, Eslovaquia, Chipre, Hungría, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, República Checa y Rumania, todavía se encuentran en proceso de desarrollo de sus sistemas de facturación electrónica con las Administración públicas, con lo que deberán hacer un mayor esfuerzo de adaptación para cumplir con la fecha límite del 27 noviembre de 2018.

La reciente implantación en España del SII (Suministro Inmediato de Información del IVA) ha supuesto que más de 62.000 empresas tengan la obligación de comunicar de forma telemática a la sede electrónica de la AEAT información sobre su facturación, con cuyos datos  se van configurando casi en tiempo real los diferentes Libros Registro, está previsto que en el 2018 se incorporen las haciendas forales que se habían quedado al margen de la nueva normativa. La entrada en vigor del SII supone un revulsivo más en el avance del uso de los sistemas telemáticos de relación entre empresas y la Administración Pública, suponiendo un punto de no retorno al que se irán sumando nuevas iniciativas, como la facturación electrónica europea.

Gratis libro blanco del SII

 

Publicación de la Norma Europea de Factura Electrónica:

 

El pasado 28 de junio, el Comité Europeo de Normalización publicó la norma europea que establece el modelo de datos semánticos con los elementos esenciales que debe presentar una factura electrónica y la sintaxis que debe tener para que sea válida. Esto supone un paso adelante para que los diferentes proveedores de soluciones informáticas de facturación electrónica puedan avanzar en el desarrollo de sus estándares de comunicación que permitan a las empresas generar las facturas en el formato homologado y a las diferentes Administraciones Públicas recibirlos en el mismo, independientemente del país de emisión y recepción.

Se abrirá así un nuevo mercado para las empresas de los miembros de la unión europea que podrán solicitar ser proveedores de cualquier administración pública de los diferentes países con la garantía de que podrán facturar en tiempo y forma con todas ellas.

 

Para más información:

Equipo Datadec

27 Jun 2017

DATADEC reconocido como Colaborador Social de la AEAT para el SII

DATADEC reconocido como Colaborador Social de la AEAT para el SII

El acuerdo firmado supone que los clientes de DATADEC se beneficiarán de interesantes ventajas a la hora de gestionar el Sistema Inmediato de Información SII

La Agencia Tributaria y DATADEC han firmado el acuerdo como Colaborador Social para el Suministro Inmediato de Información SII. El acuerdo con la AEAT permite que DATADEC actúe en representación de sus clientes en las gestiones relacionadas con el SII con la misma validez legal que si lo hieran ellos directamente.

A través de la figura de Colaborador Social, cualquier empresa cliente de DATADEC puede realizar la presentación telemática de declaraciones, comunicaciones y documentos tributarios, sin necesidad de delegar su certificado digital, siendo DATADEC el interlocutor ante la AEAT.

El Suministro Inmediato de Información SII entra en vigor el 1 julio siendo obligatorio para más de 62.000 empresas, a las que se sumarán en el 2018 las Haciendas Forales, esto supone un importante esfuerzo transformador para muchas empresas, por lo que la figura del Colaborador Social se plantea como una interesante opción aportando importantes beneficios:

  • Plazo de presentación ampliado: Las empresas que utilizan los servicios de facturación de un Tercero Autorizado por la AEAT obtienen un importante beneficio añadido como es la ampliación del plazo de presentación de la información del SII a la AEAT a 8 días.
  • Prioridad e interlocución directa: La AEAT en caso de sobresaturación en las comunicaciones del SII dará prioridad a los Colaboradores Sociales.
  • Validez legal: Los Colaboradores Sociales participan en el diseño y desarrollo de los procedimientos de comunicación del SII, lo que garantiza el completo cumplimiento de la legalidad.
  • Facilita la gestión de certificados: A través de un Colaborador Social, no es necesaria la cesión del Certificado Digital por la empresa, siendo el colaborador el que realiza toda la gestión.

La Solución expertCustodia SII de DATADEC, permite la gestión del Suministro Inmediato de Información SII en CLOUD, independientemente del ERP que utilice la empresa, garantizando la agilidad y seguridad del proceso, así como el cumplimiento de la legalidad, y ahora además con las ventajas añadidas que supone la reciente firma del acuerdo de Colaboración Social con la Agencia Tributaria.

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Para más información sobre la implantación del Sistema Inmediato de Información SII, plazos, empresas afectadas y todo lo que supone su puesta en marcha te invitamos a que te descargues el Libro Blanco del SII:

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Equipo Datadec

30 May 2017

La AEAT modifica el reglamento del IVA para facilitar la adaptación del SII prevista para el 1 Julio

La AEAT modifica el reglamento del IVA para facilitar la adaptación del SII prevista para el 1 Julio

Se habilita un plazo extra, hasta el 15 de junio, para la solicitud de baja en REDEME.

El pasado viernes 26, el Consejo de Ministro aprobó el Real Decreto por el que se modifica el Reglamenteo del IVA con objetivo de facilitar la adaptación de los sujetos pasivos al nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) que entra en vigor el próximo 1 julio: Real Decreto 529/2017, de 26 de mayo.

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Ahora se establece un plazo extraordinario para solicitar la baja en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME) y para presentar la renuncia al régimen especial del grupo de actividades del IVA que llega hasta el 15 de junio.

La baja en el REDEME o la renuncia al régimen especial del grupo de entidades debieron de presentarse entre los meses de noviembre y diciembre de 2016, respectivamente, y siendo que el Real Decreto 596/2016 de aprobación de la puesta en marcha del SII, se publicó en el BOE del 6 de diciembre de 2016, por lo que se hacía necesario habilitar un nuevo plazo extraordinario para que estos contribuyentes pudieran solicitar la baja o la renuncia y facilitar así su adaptación al SII.

Una medida adicional establece que los contribuyentes acogidos al regimen simplificado no puedan optar en 2017 por la aplicación del nuevo sistema de llevanza de libros registro, derivado de la propia especialidad de este régimen del impuesto, aunque si que podrán hacerlo en 2018.

En total se sumarán a la gestión del IVA con el SII unos 62.000 contribuyentes, entre los cuales operan un 80% del total de transacciones anuales sujetas a IVA. Se trata de los sujetos pertenecientes al colectivo REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA), a los grupos societarios y a las grandes empresas, aquéllas con un volumen de facturación de más de 6 millones de Euros anuales. Precisamente en este último grupo se inscriben algunos de los participantes en el proyecto piloto del Sistema SII que la AEAT ha llevado a cabo durante los años 2015 y 2016. En concreto, uno de los puntos que ha generado más debate ha sido el de los plazos para cumplir con las nuevas obligaciones fiscales.

La introducción del Suministro Inmediato de Información de la AEAT se enmarca en la tendencia global de muchas administraciones públicas europeas. Los intercambios de información entre contribuyentes y organismos en formatos digitales y en tiempo real, y el objetivo del “dato único” en fiscalidad son otros alicientes del nuevo SII. Además, para facilitar la implementación de los nuevos procedimientos asociados, la AEAT contempla una ampliación de cuatro a ocho días naturales en los plazos de envío de la información durante el año 2017.

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Equipo Datadec

29 May 2017

El SII se pone en marcha

El SII se pone en marcha

Son muchos los países europeos que han acometido en los últimos años programas de modernización de la gestión de tributos y de facturación. Los principales cambios en este sentido han sido para reforzar la facturación electrónica, en línea con la Directiva Europea 2014/55/UE, que sienta las bases de una norma común para el intercambio de facturas electrónicas. En España la informatización en la facturación y contabilización del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) ha ido más allá: en julio entra en vigor la reforma para el Suministro Inmediato de Información (SII) contable a Hacienda.

 

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El SII de un Vistazo

La Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) considera que existe suficiente madurez tecnológica en España como para permitir la implementación de un sistema de mejora del control tributario y de la asistencia al contribuyente. Sin duda la situación de la mayoría de las empresas avala este diagnóstico, si bien la madurez tecnológica no exime de la realización de esfuerzos para la implantación. El motivo es que el nuevo SII introduce cambios profundos y exige una operativa muy eficiente para estar al día de las obligaciones.

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Adiós al papel

El SII supone un cambio paradigmático, pasando de un sistema en el que el contribuyente llevaba los libros registro de forma interna a otro en el pasan a llevarse a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Es obligatorio el suministro telemático, “vía web”, a la AEAT de los registros individuales de facturación de IVA de manera casi inmediata.

No más postergaciones contables

Los plazos para la introducción de la información de facturación son de un mínimo de cuatro días naturales, excluídos fines de semana y festivos nacionales.

Desaparecen las declaraciones informativas

Al disponer la AEAT de información contable en tiempo casi real, los contribuyentes incluidos en el SII quedan exonerados de presentar las declaraciones informativas de IVA.

Entrada en Vigor y Estado Actual del SII

La revolución del IVA en España entra en vigor en poco más de un mes, el 1 de julio. Desde el primer anuncio del proyecto del SII, allá por 2016, hasta hoy, se han producido muchas modificaciones formales tanto técnicas como administrativas. Lo que no ha cambiado ha sido la fecha de entrada en vigor, que quedó fijada por el Real Decreto 596/2016, mediante el que se modificaron el reglamento del IVA, el de procedimientos de gestión e inspección tributaria y el que regula las obligaciones de facturación.

El proyecto ha alcanzado su madurez con la publicación, el pasado 15 de mayo, de la Orden Ministerial HFP/417/2017. En ella se determinan las especificaciones normativas y técnicas que desarrollan la llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Los detalles abarcan la identificación de tipologías de facturas, así como las indicaciones necesarias para incluir información con trascendencia tributaria de acuerdo con lo previsto en el reglamento de procedimientos de gestión e inspección tributaria. La normativa fijada en esta orden es fruto de la experiencia atesorada por Hacienda y empresas particulares participantes en el proyecto piloto del SII y en la fase de pruebas, esta última todavía en marcha a día de hoy.

 

El SII se Pone en Marcha:

¿Cómo Será la Gestión del IVA a partir de Ahora?

El principal impacto del cambio normativo introducido con el SII será, para los más de 62.000 contribuyentes obligados, la actualización de sus sistemas informáticos. La mayoría de ellos estrenarán software para comunicarse con la AEAT a diario; otros, los que tengan capacidad y recursos adecuados, se apoyarán en desarrollos propios.

El SII es pionero en el entorno comunitario, si bien al otro lado del Atlántico algunos países, como EEUU, México o Chile, ya conocen lo que significa suministro “inmediato”. En México la normativa obliga a la comunicación de la información sólo una horas después de que se produzca la operación. En aquellos países en los que la digitalización está muy avanzada, las facturas incluso se graban automáticamente en la Administración Tributaria. En Europa, se espera que la gestión electrónica total sea una realidad en la mayoría de administraciones en 2020.

Cambian de forma sustancial las relaciones entre los sujetos pasivos y la Administración y, sobre todo, se inicia una nueva manera de gestionar el impuesto. El impacto en la operativa de las empresas tiene muchos matices y algunos, no por menos evidentes, son menos relevantes.

Mayor Control

Hacienda dispone de tres mecanismos principales para ejercer un mayor control en la lucha contra el fraude fiscal:

    • El suministro de información en tiempo casi real;
    • la posibilidad de contraste y cruce de datos;
    • y el dato único alojado en la Sede Electrónica de la AEAT.

Si bien esto permite una mejor diferenciación entre los errores registrales no intencionados y los actos fraudulentos, el hecho es que la contabilidad interna de las empresas pasa a ser casi transparente para la Agencia Tributaria.

Tecnología o Riesgo

Para afrontar el SII a partir de julio las empresas tienen básicamente dos opciones: evolucionar su ERP, con el consiguiente trastorno a nivel de procesos y sistemas de trabajo, o implantar una solución específica que garantice la conectividad con la AEAT y la integración con su propio ERP. La comunicación fluida y ágil con Hacienda depende de que la empresa disponga de tecnología capaz de recoger la información directamente de los sistemas propios, mapearla al formato XML requerido y garantizar el envío y la obtención de respuesta.

Para aquellas empresas que opten por retrasar la adaptación tecnológica o incluso intentar la operativa de introducción manual uno a uno de los registros en la Sede Electrónica, la perspectiva es más que complicada. Lo más probable, salvo que se maneje un número de registros diarios muy pequeño, es que sea necesario dedicar un recurso completo a la tarea de suministro de información, con las consecuencias negativas en términos de coste y efectividad.

Digitalización en Marcha

El SII no es la única novedad que espera al sistema tributario español en los próximos años. La tendencia es avanzar hacia una Administración Pública cada vez más digitalizada. La consecuencia, una mayor simplificación burocrática pero una dependencia cada vez mayor de soluciones informáticas especializadas. El SII es un ejemplo de ello, ya que el desarrollo de software comercial se ha realizado en paralelo al propio desarrollo de la normativa y las especificaciones y, lo más relevante, en colaboración con la propia AEAT en el marco del proyecto piloto. Con el Suministro Inmediato de Información a pleno rendimiento en poco más de un mes muchas empresas se apoyarán en asesores fiscales externos, en cuya competencia descansará la fluidez de la comunicación con Hacienda.

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Equipo Datadec

25 May 2017

SII IVA Adaptarse una Obligación, Anticiparse una necesidad.

SII IVA Adaptarse una Obligación, Anticiparse una necesidad.

La obligación de cumplir con el SII de la AEAT entra en vigo el 1 de Julio.

El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA ha sido siempre publicitado por el Ministerio de Hacienda como un gran avance en la modernización y eficiencia de la gestión del impuesto. Para la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), el SII IVA supone un progreso tecnológico que sitúa a España por delante de otras Administraciones Públicas europeas en proceso de evolución, como la francesa, la alemana o la belga. Pero para muchos de los más de 62.000 contribuyentes obligados por la nueva ley al suministro de registros contables en tiempo de real, el SII ha generado mucha incertidumbre y dudas durante todo su desarrollo. Hoy se puede afirmar que la mayoría de la dudas han sido disipadas, sobre todo después de la publicación la semana pasada de la Orden HFP/417/2017, que desgrana las especificaciones de bajo nivel del funcionamiento del nuevo sistema. Con esta orden el Ministerio de Hacienda ha recalcado la inmovilidad de la fecha de entrada en vigor del SII IVA, el próximo 1 de julio, al tiempo que ha fijado en la normativa los resultados del proyecto piloto y los alcanzados hasta ahora en la fase de pruebas.

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Varias han sido las empresas tecnológicas que han participado en el proyecto piloto del SII, como Datadec, colaborando con la AEAT en el desarrollo de un sistema que ya es una realidad. La Agencia Tributaria sabe por tanto que el mercado de soluciones tecnológicas posee la madurez suficiente como para proporcionar software adaptado y consultoría especializada del SII IVA a las empresas que lo necesiten. La adaptación al nuevo estatus quo es sólo cuestión de decisión y, por supuesto, esfuerzo y tiempo para afrontar la mayor revolución en la gestión del IVA en muchos años.

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Como todo esfuerzo, el SII IVA también ofrece recompensa para aquellas empresas que afronten su entrada en vigor con la suficiente preparación. A tratarse de un sistema ideado para ser una herramienta eficaz en la lucha contra el fraude fiscal, el SII libera a los contribuyentes de gran parte de la presión por demostrar su integridad contable.

sii precision y seguridadUna de las novedades del SII IVA es que desaparece la obligación de llevanza interna de los Libros Registro. En su lugar, los contribuyentes envían información de facturación a la AEAT que, a partir de la misma, genera automáticamente los Libros Registro en su Sede Electrónica. Las ventajas en términos de precisión de los registros consignados y control documental son importantes. Este cambio supone que, a partir de la entrada en vigor del SII, la AEAT es la responsable del alojamiento de la información en sus servidores, pasando a ser de su competencia el garantizar la seguridad documental, la confiabilidad y la disponibilidad de la información.

A través del SII, la Agencia Tributaria dispone de mayor información contable en tiempo casi real, siendo posible una mayor agilidad en los trámites y la reducción de los plazos de comprobación y devoluciones. De esta forma, los contribuyentes pueden contrastar la información antes del límite de plazo para la autoliquidación mensual de IVA, y rectificar los errores en los envíos de información sin necesidad de esperar al requerimiento de la AEAT.  Otra consecuencia es que la nueva ley del IVA elimina las obligaciones formales de presentación de declaraciones informativas. Por último, las ventajas se completan con un aumento del plazo de presentación para las declaraciones de IVA mensuales que sí se mantienen: las declaraciones de autoliquidación (modelos 303, 322 y 3535) pueden presentarse hasta el día 30 del mes siguiente al de liquidación de la operación, lo cual supone diez días naturales adicionales con respecto a la anterior normativa.

Gracias a la unificación de información que posibilita el SII IVA, se favorece el cruce de datos entre los sujetos pasivos implicados en las operaciones. En la Sede Electrónica se dispone así de datos fiscales contrastados a disposición de los contribuyentes, redundando así en la transparencia y en un mayor control de posibles errores en la consignación de las operaciones.

La entrada en vigor del SII IVA abre nuevas posibilidades en cuanto a automatización de todo el proceso de gestión de IVA, desde la generación de la factura electrónica hasta la presentación de la información en el formato requerido por Hacienda. Con una solución adaptada y efectiva, las empresas pueden beneficiarse de una tecnología que aumente aspectos tan importantes para la operativa diaria como la disponibilidad y seguridad de la información y que también disminuya el tiempo y recursos necesarios para la gestión del IVA.

La adaptación a la operativa SII de comunicación mucho más fluida y continua requiere un esfuerzo importante para las empresas. El cambio no es opcional: el SII IVA es de implantación obligatoria para ciertos grupos de contribuyentes (grandes empresas, REDEME y grupos societarios de IVA). Para este colectivo, los nuevos plazos de suministro de información de facturación a la AEAT a través de la Sede Electrónica son muy ajustados. Los retrasos, los errores formales en la información y los fallos TIC son los aspectos que más preocupan a las empresas al afrontar la entrada en vigor definitiva del SII. ¿Cuáles son los principales riesgos reales a los que se enfrentan las empresas a las que el 1 de julio les sorprenda con los sistemas desactualizados?

  • Sanciones. Para aquellos contribuyentes que se retrasen en el suministro de los registros de facturación reglamentarios, se prevén sanciones por un importe porcentual de un 0,5% del importe de la factura retrasada, con un mínimo de 300 euros y un máximo de 6.000 euros al trimestre.
  • Sobrecostes y caos organizativo. La transición al SII requiere cambios en los procesos administrativos internos, nuevas necesidades de formación y reorganización en la asignación de recursos. Es prioritario un conocimiento preciso del nuevo sistema SII y la operativa asociada para enfocar los cambios en la dirección correcta. En caso contrario, pueden ser elevados los sobrecostes derivados de una ineficiente implementación del SII en la empresa.

La solución tecnológica conveniente para cada empresa depende de muchos factores, como sus procesos internos, nivel de informatización, formación de sus recursos o volumen de registros manejados. Las empresas que busquen una solución llave en mano deben tener muy en cuenta que ésta debe ser completa, abarcar todo el proceso de Suministro Inmediato de Información, y disponer de versiones que permitan la máxima adaptabilidad. Una solución inadecuada impacta en la  manejabilidad y facilidad de uso, ágil gestión de incidencias y la gestión y seguimiento integrado en la comunicación de elevados volúmenes de operaciones. Los problemas a nivel de recursos y organizativos pueden ser importantes.

  • Integración Deficiente. A la hora de afrontar el SII, una de las cuestiones que más preocupa a muchas empresas es la integración con sus sistemas existentes, incluyendo los de facturación electrónica. Una deficiente integración puede suponer una traba a la automatización del proceso de suministro de información, y los beneficios de ahorro en recursos que conlleva. Los errores en este paso clave del proyecto de actualización software pueden ser pagados a un excesivo precio por aquellas empresas que afronten la adaptación sin la necesaria antelación a la entrada en vigor del SII IVA.

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Equipo Datadec

23 May 2017

Últimos preparativos para el SII AEAT

Últimos preparativos para el SII AEAT

SII AEAT Confirmado con la publicación en el BOE, obligatorio ya el 1 de Julio

Desde que fuera anunciado por la Agencia Tributaria en 2014, el Suministro Inmediato de Información (SII) ha recorrido un camino histórico para la tributación española. A falta de menos de mes y medio para la entrada en vigor definitiva del nuevo SII de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, quedan pocos flecos sueltos en la Sede Electrónica. Todo está listo para que arranque la revolución tecnológica de la gestión del IVA el, ya muy próximo, 1 de julio.

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Crónica de una Ley Anunciada

En diciembre de 2016 la prensa económica especializada se hacía eco de la noticia: el ministro de Hacienda Cristóbal Montoro llevaba al Consejo de Ministros la nueva ley del IVA. El Real Decreto 596/2016 era publicado el 6 de diciembre de 2016 en BOE, confirmando así la irrupción del Suministro Inmediato de Información en la gestión del IVA en España. Dada la naturaleza fundamental de los cambios propuestos en la nueva ley, desde entonces no han cesado las voces discordantes con la nueva operativa de gestión. El SII AEAT no ha sucumbido sin embargo a los diversos embates y, a día de hoy, pocas son las empresas que todavía no han puesto manos a la obra para comenzar el delicado proceso de transición.

Una de las medidas estrella que han formado parte del programa de desarrollo normativo y software ha sido el proyecto piloto SII AEAT. Durante todo el 2016, este proyecto ha reunido a muy diversos actores en torno al proyecto de modernización tecnológica. Entre los actores participantes en el piloto se encuentran grandes empresas (como Mercadona, El Corte Inglés, Repsol o Endesa), proveedores de soluciones informáticas de gestión y una representación de las diversas aproximaciones a la gestión tributaria, tanto propia como externalizada.

Las simulaciones de operativa ejecutiva y técnica se han alternado con reuniones de seguimiento tanto de alto nivel como en las que se han discutido los detalles funcionales. Este planteamiento, en paralelo con el desarrollo técnico del SII AEAT por parte de los técnicos de Hacienda, ha dado como fruto un perfeccionamiento del modelo de gestión del IVA. Por otro lado, gracias a esta estrecha colaboración entre la Agencia Tributaria y las empresas obligadas por la nueva ley, el SII AEAT ha alcanzado un nivel mayor de consenso y aceptación.

Con la incorporación de empresas software a la fase piloto, Hacienda ha asegurado la existencia de soluciones de gestión electrónica del IVA 100% funcionales a tiempo para la entrada en vigor del SII AEAT.

Servicios de Ayuda e Información de la AEAT

La incertidumbre que ha acompañado al SII AEAT desde su primer anuncio ha ido decreciendo a medida que la Agencia Tributaria ha suministrado información a través de su web. Todos los interesados han podido realizar un seguimiento de los avances, modificaciones y respuestas de la Agencia ante las muchas dudas e incógnitas.

Actualmente, la web de la AEAT ofrece cuantiosa y completa información y ayuda para la adaptación al cambio, válida tanto para los futuros usuarios del SII AEAT como para los desarrolladores y proveedores de sistemas informáticos.

novedades siiEl primer medio por el cual la Agencia Tributaria publicita las modificaciones documentales y normativas es el apartado de Novedades de su web. Puntualmente se publican actualizaciones, principalmente de las preguntas frecuentes, en orden cronológico.

A fecha de hoy, la publicación de la Orden HFP/417/2017 es la novedad más relevante de cara a la recta final de la puesta en marcha del SII. Esta extensa orden ministerial normaliza las especificaciones técnicas y operativas de bajo nivel para la llevanza electrónica de los libros registro. Con ella se fijan de forma definitiva aspectos como el contenido de los campos de información a suministrar, los procedimientos de registro e incluso los formatos de los mensajes.

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Tres son las normas que han sido desarrolladas y aprobadas desde que comenzó la andadura del SII AEAT:

  • el citado Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, que modifica el Reglamento del IVA;
  • la Resolución del 13 de marzo de 2017, que normaliza la representación de terceros para el Suministro Inmediato de Información;
  • y la también citada Orden HFP/417/2017, de 12 de mayo, que regula las especificaciones de llevanza de libros registro a través de la Sede Electrónica de la AEAT.

Para facilitar la digestión de esta normativa a los responsables administrativos y financieros en las empresas, la AEAT dispone de un apartado de información general en el que resume los principales aspectos de la nueva legislación. Se resaltan tanto la columna vertebral de la nueva operativa como los cambios que supone con respecto al status quo. El paquete de información general se completa con documentos de preguntas frecuentes que son actualizados puntualmente, reflejando las principales cuestiones surgidas durante el desarrollo del SII AEAT, durante el proyecto piloto y en el curso de la comunicación constante de la Agencia con los contribuyentes.

informacion tecnica siiEl apartado de información técnica es el más jugoso de cara al aterrizaje de la normativa en utilidades reales de gestión para la operativa diaria. En los últimos dos meses, este apartado informativo ha experimentado una notable progresión. Esto es debido a que la proximidad de la fecha de entrada en vigor del SII AEAT ha acelerado tanto los preparativos de Hacienda como los de la mayoría de los contribuyentes para evitar complicaciones mayores y sobreesfuerzos durante los primeros meses de operativa.

Los desarrolladores e integradores software han ido marcando el paso de la necesidad y publicación de contenidos de carácter técnico por parte de Hacienda. Estos contenidos incluyen la descripción técnica general y preguntas frecuentes, un Excel con los bloques funcionales del SII AEAT, esquemas XML, la descripción WSDL de los servicios web del SII y el documento de validaciones y errores en los envíos de información. Un documento de novedades se adelanta a cada actualización anunciando los cambios que se introducen en cada nueva versión del sistema, actualmente en su versión 0.6 en fase de pruebas.

aeat sii portal pruebas

El portal de pruebas del SII AEAT es sin duda la ayuda más sólida para verificar la solvencia operacional y técnica de las empresas de cara a la nueva operativa. Desde enero de 2017 está disponible un entorno de pruebas en la Sede Electrónica de la AEAT. A partir de abril, además, es posible el acceso a través de un formulario web usando el certificado digital del contribuyente.

En este entorno se pueden probar envíos de información de facturación y alta de operaciones, consultas de las grabaciones y la validación de los datos introducidos. La gestión de errores es uno de los aspectos críticos del SII AEAT, por lo que el portal de pruebas resulta providencial para el ajuste de los sistemas de cara al cumplimiento de los plazos y formas del suministro de información.

Puesta a Punto para el SII AEAT

Como complemento a la campaña informativa y de ayuda de la AEAT, la empresas pueden también obtener servicios de consultoría especializada de empresas tecnológicas que hayan participado en el proyecto piloto, tales como Datadec. Para la mayoría de las empresas esta consultoría acompaña de forma indisoluble a la solución tecnológica que deben necesariamente implantar para poder dar cumplimiento a la nueva legislación.

Nuevo llamado a la acción

Equipo Datadec