07 Sep 2017

Sustituye al papel con la Digitalización Certificada

Sustituye al papel con la Digitalización Certificada

Todos en algún momento hemos oído el concepto de “Oficina sin papeles” y más de uno hemos creído que no es posible trabajar sin papeles, ya que el papel lleva tantos años arraigado a nuestras costumbres y es algo tan nuestro, que vemos imposible poder eliminarlo.

En una época tan tecnológica como la que vivimos, en la que estamos 24 horas conectados a Internet por medio de un Smartphone, una Tablet o un ordenador portátil no se entiende cómo podemos continuar aferrándonos a algo que pertenece a otro siglo.

¿Quién no gestiona sus correos en su móvil? ¿Quién utiliza ya las Agendas en papel teniendo herramientas que vienen preinstaladas en los terminales o se descargan de forma gratuita? ¿Qué CEO no tiene incluso un CRM instalado en el móvil o en la Tablet?

Podemos trabajar desde cualquier sitio, ya no necesitamos estar físicamente en la oficina, así que, si podemos llevar la oficina a cuestas, gracias a sistemas en la nube  que almacenan todos nuestros datos, podremos trabajar sin hacer un uso abusivo del papel y sin necesidad de destinar parte de nuestro espacio de trabajo al almacenamiento de dichos papeles.

Pero, ¿Cómo podemos acabar con el papel?

La Digitalización Certificada nos ayuda a acabar con cualquier documento físico.

 

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¿Por qué debemos acabar con el papel?

Porque el papel genera ineficiencia.

La información que está en papel corre el riesgo de ser extraviada, o de llegar tarde a su destinatario o incluso de llegar en malas condiciones.
Además, ese papel necesita ser impreso, fotocopiado, y almacenado, lo que implica costes de materiales, costes de tiempo y baja productividad.

Y no menos importante, el respeto al Medio Ambiente. Menos impresión representa menos árboles cortados y menos gasto de energía para fabricar y transportar ese papel.

Además, la ausencia de papeles encima de la mesa te quitará estrés. Organizar los documentos digitalmente es más simple y tu oficina, además, estará mucho más limpia, ya que el papel atrae mucho polvo y sensación de desorden. Esto te ayudará a centrarte en las tareas realmente importantes.

 

¿Cuáles son los beneficios de reducir el papel?

Alguno de los múltiples beneficios que tiene reducir el papel en tu oficina son estos:

  • Disminución de tiempo en las comunicaciones. Comunicaciones más rápidas: mandar un email es cuestión de segundos, una carta tarda como mínimo un día. El papel es demasiado lento para los tiempos que vivimos.
  • Acceso inmediato a la información, ya que está almacenada digitalmente e indexada, lo que facilita su búsqueda disminuyendo el tiempo empleado.
  • Mayor movilidad, puesto que podrás cambiar de oficina y trabajar desde cualquier parte sin necesidad de llevar contigo papeles o archivos.
  • Reducción de costes, ya que ahorrarás dinero en archivadores, impresoras, tintas y sobre todo en gastos derivados de los envíos.
  • Reducción del espacio de tu oficina destinado a almacenar papeles, por lo que podrás utilizarlo para otros fines.

Toda empresa que esté preocupada por trabajar de forma más eficiente tiene en cuenta el impacto real que tiene el uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones, y si tu empresa es una de ellas, has de saber que esto se consigue gracias a la cultura de la Digitalización.

 

¿Hablamos de Digitalización o de Digitalización certificada?

La Digitalización es el proceso de convertir documentos que se encuentran en formato no digital (como papel o formato digital no estructurado) en formato digital útil para ser procesado, pero debemos tener claro que esos archivos digitales no tienen ni tendrán validez legal alguna y, por lo tanto, no podremos destruir los papeles originales. Para conseguir esta validez legal necesitamos la Digitalización certificada, que otorga a los documentos validez legal ante cualquier organismo oficial en base a las condiciones establecidas por la Agencia Tributaria y, por consecuencia, sí permite la eliminación de los documentos originales.

Por lo tanto, la Digitalización certificada es el vehículo que ayuda a las organizaciones a ser más eficientes, productivas y también más cuidadosas con el Medio Ambiente.

Así pues, la eliminación definitiva del papel pasa por un proceso de Digitalización certificada de los documentos en las empresas.

Para que todo se realice de forma legal y válida, y sea admitido por la Agencia Tributaria, es necesario utilizar un sistema de digitalización homologado, recogido en el artículo 7 de la orden EHA/962/2007.

La Agencia Tributaria obliga a las empresas a mantener las facturas de sus proveedores al menos durante 5 años fiscales siempre y cuando no estén digitalizadas y certificadas, por lo que el proceso de Digitalización certificada supone un gran paso para las organizaciones. El caso de las facturas de proveedor recibidas en papel es un claro ejemplo de obtención de beneficios al convertirlas a un formato digital.

Y aunque la ley no lo exige de forma explícita, resulta muy recomendable mantener al menos una copia de seguridad de la base de datos, de forma que esa redundancia nos garantice la seguridad de los datos a largo plazo una vez destruido el papel.

 

Para que la Digitalización Certificada sea 100% operativa, debe apoyarse en otros conceptos como son:

  • Un escáner, para el reconocimiento OCR.  Digitalizamos los documentos reconociendo el contenido de los mismos y archivándolos electrónicamente. A la hora de enviarlos por correo electrónico ahorraremos tiempo y dinero.
  • Sistemas cloud. El almacenamiento en la nube ha llegado para facilitarnos las gestiones y es todo un aliado a la hora de decir adiós al papel. La nube nos permite almacenar todos los archivos que necesitemos en línea y acceder a ellos cuando queramos, con independencia de donde estemos. Gracias a  ello, se acaba la necesidad de imprimir y de contar con una infraestructura física de almacenaje.
  • El software especializado. Se requieren soluciones tecnológicas específicas que permitan a las empresas ser más operativas y disminuir el uso de papel. Es el caso, de las  soluciones de Digitalización certificada que convierten los documentos físicos dotándolos de validez legal, lo que permite que el documento original pueda ser eliminado.

 

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Llegados a este punto, nos preguntamos ¿Es posible eliminar el 100% del papel?

Hay dos detalles que no podemos obviar y son:

  1. El proceso de Digitalización certificada de los documentos de una empresa no se puede implantar de la noche a la mañana, y
  2. El volumen de papel que utilizamos disminuirá considerablemente, pero no puede, simplemente, desaparecer.

Como ya hemos dicho, la transición a la oficina sin papeles no puede hacerse de golpe, ya que sería algo estresante para el equipo.

Se debe empezar de forma paulatina y seleccionando determinadas áreas de la empresa, de modo que el resto no se verá afectado por estos cambios. Así, una a una, ir digitalizándolas todas. Una de las áreas de trabajo más idóneas a implementar en primer lugar es la recepción de facturas de proveedores y facturas de gastos.

 

La Digitalización Certificada conseguirá garantizar que ese volumen de papel que tenemos hoy por hoy en nuestras oficinas disminuirá considerablemente, ya que hace que los documentos digitalizados y homologados tengan el mismo valor legal que los originales y por lo tanto, estos últimos puedan ser eliminados.

Este cambio de cultura ha llegado para quedarse. Al igual que el papel sustituyó al pergamino, hoy en día el documento digital está sustituyendo al papel, y en pocos años, no existirá esta reflexión de cambio porque es un proceso ya consolidado, al igual que hoy nadie se plantea escribir una carta en soporte de pergamino.

Esta es una oportunidad para reducir costes e incrementar la productividad que las empresas no deberían desperdiciar.

El papel es algo del pasado, el futuro es digital, ¿de verdad te quieres quedar en el pasado?

 

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Equipo Datadec

30 May 2017

La AEAT modifica el reglamento del IVA para facilitar la adaptación del SII prevista para el 1 Julio

La AEAT modifica el reglamento del IVA para facilitar la adaptación del SII prevista para el 1 Julio

Se habilita un plazo extra, hasta el 15 de junio, para la solicitud de baja en REDEME.

El pasado viernes 26, el Consejo de Ministro aprobó el Real Decreto por el que se modifica el Reglamenteo del IVA con objetivo de facilitar la adaptación de los sujetos pasivos al nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) que entra en vigor el próximo 1 julio: Real Decreto 529/2017, de 26 de mayo.

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Ahora se establece un plazo extraordinario para solicitar la baja en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME) y para presentar la renuncia al régimen especial del grupo de actividades del IVA que llega hasta el 15 de junio.

La baja en el REDEME o la renuncia al régimen especial del grupo de entidades debieron de presentarse entre los meses de noviembre y diciembre de 2016, respectivamente, y siendo que el Real Decreto 596/2016 de aprobación de la puesta en marcha del SII, se publicó en el BOE del 6 de diciembre de 2016, por lo que se hacía necesario habilitar un nuevo plazo extraordinario para que estos contribuyentes pudieran solicitar la baja o la renuncia y facilitar así su adaptación al SII.

Una medida adicional establece que los contribuyentes acogidos al regimen simplificado no puedan optar en 2017 por la aplicación del nuevo sistema de llevanza de libros registro, derivado de la propia especialidad de este régimen del impuesto, aunque si que podrán hacerlo en 2018.

En total se sumarán a la gestión del IVA con el SII unos 62.000 contribuyentes, entre los cuales operan un 80% del total de transacciones anuales sujetas a IVA. Se trata de los sujetos pertenecientes al colectivo REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA), a los grupos societarios y a las grandes empresas, aquéllas con un volumen de facturación de más de 6 millones de Euros anuales. Precisamente en este último grupo se inscriben algunos de los participantes en el proyecto piloto del Sistema SII que la AEAT ha llevado a cabo durante los años 2015 y 2016. En concreto, uno de los puntos que ha generado más debate ha sido el de los plazos para cumplir con las nuevas obligaciones fiscales.

La introducción del Suministro Inmediato de Información de la AEAT se enmarca en la tendencia global de muchas administraciones públicas europeas. Los intercambios de información entre contribuyentes y organismos en formatos digitales y en tiempo real, y el objetivo del “dato único” en fiscalidad son otros alicientes del nuevo SII. Además, para facilitar la implementación de los nuevos procedimientos asociados, la AEAT contempla una ampliación de cuatro a ocho días naturales en los plazos de envío de la información durante el año 2017.

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Equipo Datadec

29 May 2017

El SII se pone en marcha

El SII se pone en marcha

Son muchos los países europeos que han acometido en los últimos años programas de modernización de la gestión de tributos y de facturación. Los principales cambios en este sentido han sido para reforzar la facturación electrónica, en línea con la Directiva Europea 2014/55/UE, que sienta las bases de una norma común para el intercambio de facturas electrónicas. En España la informatización en la facturación y contabilización del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) ha ido más allá: en julio entra en vigor la reforma para el Suministro Inmediato de Información (SII) contable a Hacienda.

 

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El SII de un Vistazo

La Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) considera que existe suficiente madurez tecnológica en España como para permitir la implementación de un sistema de mejora del control tributario y de la asistencia al contribuyente. Sin duda la situación de la mayoría de las empresas avala este diagnóstico, si bien la madurez tecnológica no exime de la realización de esfuerzos para la implantación. El motivo es que el nuevo SII introduce cambios profundos y exige una operativa muy eficiente para estar al día de las obligaciones.

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Adiós al papel

El SII supone un cambio paradigmático, pasando de un sistema en el que el contribuyente llevaba los libros registro de forma interna a otro en el pasan a llevarse a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Es obligatorio el suministro telemático, “vía web”, a la AEAT de los registros individuales de facturación de IVA de manera casi inmediata.

No más postergaciones contables

Los plazos para la introducción de la información de facturación son de un mínimo de cuatro días naturales, excluídos fines de semana y festivos nacionales.

Desaparecen las declaraciones informativas

Al disponer la AEAT de información contable en tiempo casi real, los contribuyentes incluidos en el SII quedan exonerados de presentar las declaraciones informativas de IVA.

Entrada en Vigor y Estado Actual del SII

La revolución del IVA en España entra en vigor en poco más de un mes, el 1 de julio. Desde el primer anuncio del proyecto del SII, allá por 2016, hasta hoy, se han producido muchas modificaciones formales tanto técnicas como administrativas. Lo que no ha cambiado ha sido la fecha de entrada en vigor, que quedó fijada por el Real Decreto 596/2016, mediante el que se modificaron el reglamento del IVA, el de procedimientos de gestión e inspección tributaria y el que regula las obligaciones de facturación.

El proyecto ha alcanzado su madurez con la publicación, el pasado 15 de mayo, de la Orden Ministerial HFP/417/2017. En ella se determinan las especificaciones normativas y técnicas que desarrollan la llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Los detalles abarcan la identificación de tipologías de facturas, así como las indicaciones necesarias para incluir información con trascendencia tributaria de acuerdo con lo previsto en el reglamento de procedimientos de gestión e inspección tributaria. La normativa fijada en esta orden es fruto de la experiencia atesorada por Hacienda y empresas particulares participantes en el proyecto piloto del SII y en la fase de pruebas, esta última todavía en marcha a día de hoy.

 

El SII se Pone en Marcha:

¿Cómo Será la Gestión del IVA a partir de Ahora?

El principal impacto del cambio normativo introducido con el SII será, para los más de 62.000 contribuyentes obligados, la actualización de sus sistemas informáticos. La mayoría de ellos estrenarán software para comunicarse con la AEAT a diario; otros, los que tengan capacidad y recursos adecuados, se apoyarán en desarrollos propios.

El SII es pionero en el entorno comunitario, si bien al otro lado del Atlántico algunos países, como EEUU, México o Chile, ya conocen lo que significa suministro “inmediato”. En México la normativa obliga a la comunicación de la información sólo una horas después de que se produzca la operación. En aquellos países en los que la digitalización está muy avanzada, las facturas incluso se graban automáticamente en la Administración Tributaria. En Europa, se espera que la gestión electrónica total sea una realidad en la mayoría de administraciones en 2020.

Cambian de forma sustancial las relaciones entre los sujetos pasivos y la Administración y, sobre todo, se inicia una nueva manera de gestionar el impuesto. El impacto en la operativa de las empresas tiene muchos matices y algunos, no por menos evidentes, son menos relevantes.

Mayor Control

Hacienda dispone de tres mecanismos principales para ejercer un mayor control en la lucha contra el fraude fiscal:

    • El suministro de información en tiempo casi real;
    • la posibilidad de contraste y cruce de datos;
    • y el dato único alojado en la Sede Electrónica de la AEAT.

Si bien esto permite una mejor diferenciación entre los errores registrales no intencionados y los actos fraudulentos, el hecho es que la contabilidad interna de las empresas pasa a ser casi transparente para la Agencia Tributaria.

Tecnología o Riesgo

Para afrontar el SII a partir de julio las empresas tienen básicamente dos opciones: evolucionar su ERP, con el consiguiente trastorno a nivel de procesos y sistemas de trabajo, o implantar una solución específica que garantice la conectividad con la AEAT y la integración con su propio ERP. La comunicación fluida y ágil con Hacienda depende de que la empresa disponga de tecnología capaz de recoger la información directamente de los sistemas propios, mapearla al formato XML requerido y garantizar el envío y la obtención de respuesta.

Para aquellas empresas que opten por retrasar la adaptación tecnológica o incluso intentar la operativa de introducción manual uno a uno de los registros en la Sede Electrónica, la perspectiva es más que complicada. Lo más probable, salvo que se maneje un número de registros diarios muy pequeño, es que sea necesario dedicar un recurso completo a la tarea de suministro de información, con las consecuencias negativas en términos de coste y efectividad.

Digitalización en Marcha

El SII no es la única novedad que espera al sistema tributario español en los próximos años. La tendencia es avanzar hacia una Administración Pública cada vez más digitalizada. La consecuencia, una mayor simplificación burocrática pero una dependencia cada vez mayor de soluciones informáticas especializadas. El SII es un ejemplo de ello, ya que el desarrollo de software comercial se ha realizado en paralelo al propio desarrollo de la normativa y las especificaciones y, lo más relevante, en colaboración con la propia AEAT en el marco del proyecto piloto. Con el Suministro Inmediato de Información a pleno rendimiento en poco más de un mes muchas empresas se apoyarán en asesores fiscales externos, en cuya competencia descansará la fluidez de la comunicación con Hacienda.

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Equipo Datadec

25 May 2017

SII IVA Adaptarse una Obligación, Anticiparse una necesidad.

SII IVA Adaptarse una Obligación, Anticiparse una necesidad.

La obligación de cumplir con el SII de la AEAT entra en vigo el 1 de Julio.

El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA ha sido siempre publicitado por el Ministerio de Hacienda como un gran avance en la modernización y eficiencia de la gestión del impuesto. Para la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), el SII IVA supone un progreso tecnológico que sitúa a España por delante de otras Administraciones Públicas europeas en proceso de evolución, como la francesa, la alemana o la belga. Pero para muchos de los más de 62.000 contribuyentes obligados por la nueva ley al suministro de registros contables en tiempo de real, el SII ha generado mucha incertidumbre y dudas durante todo su desarrollo. Hoy se puede afirmar que la mayoría de la dudas han sido disipadas, sobre todo después de la publicación la semana pasada de la Orden HFP/417/2017, que desgrana las especificaciones de bajo nivel del funcionamiento del nuevo sistema. Con esta orden el Ministerio de Hacienda ha recalcado la inmovilidad de la fecha de entrada en vigor del SII IVA, el próximo 1 de julio, al tiempo que ha fijado en la normativa los resultados del proyecto piloto y los alcanzados hasta ahora en la fase de pruebas.

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Varias han sido las empresas tecnológicas que han participado en el proyecto piloto del SII, como Datadec, colaborando con la AEAT en el desarrollo de un sistema que ya es una realidad. La Agencia Tributaria sabe por tanto que el mercado de soluciones tecnológicas posee la madurez suficiente como para proporcionar software adaptado y consultoría especializada del SII IVA a las empresas que lo necesiten. La adaptación al nuevo estatus quo es sólo cuestión de decisión y, por supuesto, esfuerzo y tiempo para afrontar la mayor revolución en la gestión del IVA en muchos años.

sii recompensa

Como todo esfuerzo, el SII IVA también ofrece recompensa para aquellas empresas que afronten su entrada en vigor con la suficiente preparación. A tratarse de un sistema ideado para ser una herramienta eficaz en la lucha contra el fraude fiscal, el SII libera a los contribuyentes de gran parte de la presión por demostrar su integridad contable.

sii precision y seguridadUna de las novedades del SII IVA es que desaparece la obligación de llevanza interna de los Libros Registro. En su lugar, los contribuyentes envían información de facturación a la AEAT que, a partir de la misma, genera automáticamente los Libros Registro en su Sede Electrónica. Las ventajas en términos de precisión de los registros consignados y control documental son importantes. Este cambio supone que, a partir de la entrada en vigor del SII, la AEAT es la responsable del alojamiento de la información en sus servidores, pasando a ser de su competencia el garantizar la seguridad documental, la confiabilidad y la disponibilidad de la información.

A través del SII, la Agencia Tributaria dispone de mayor información contable en tiempo casi real, siendo posible una mayor agilidad en los trámites y la reducción de los plazos de comprobación y devoluciones. De esta forma, los contribuyentes pueden contrastar la información antes del límite de plazo para la autoliquidación mensual de IVA, y rectificar los errores en los envíos de información sin necesidad de esperar al requerimiento de la AEAT.  Otra consecuencia es que la nueva ley del IVA elimina las obligaciones formales de presentación de declaraciones informativas. Por último, las ventajas se completan con un aumento del plazo de presentación para las declaraciones de IVA mensuales que sí se mantienen: las declaraciones de autoliquidación (modelos 303, 322 y 3535) pueden presentarse hasta el día 30 del mes siguiente al de liquidación de la operación, lo cual supone diez días naturales adicionales con respecto a la anterior normativa.

Gracias a la unificación de información que posibilita el SII IVA, se favorece el cruce de datos entre los sujetos pasivos implicados en las operaciones. En la Sede Electrónica se dispone así de datos fiscales contrastados a disposición de los contribuyentes, redundando así en la transparencia y en un mayor control de posibles errores en la consignación de las operaciones.

La entrada en vigor del SII IVA abre nuevas posibilidades en cuanto a automatización de todo el proceso de gestión de IVA, desde la generación de la factura electrónica hasta la presentación de la información en el formato requerido por Hacienda. Con una solución adaptada y efectiva, las empresas pueden beneficiarse de una tecnología que aumente aspectos tan importantes para la operativa diaria como la disponibilidad y seguridad de la información y que también disminuya el tiempo y recursos necesarios para la gestión del IVA.

La adaptación a la operativa SII de comunicación mucho más fluida y continua requiere un esfuerzo importante para las empresas. El cambio no es opcional: el SII IVA es de implantación obligatoria para ciertos grupos de contribuyentes (grandes empresas, REDEME y grupos societarios de IVA). Para este colectivo, los nuevos plazos de suministro de información de facturación a la AEAT a través de la Sede Electrónica son muy ajustados. Los retrasos, los errores formales en la información y los fallos TIC son los aspectos que más preocupan a las empresas al afrontar la entrada en vigor definitiva del SII. ¿Cuáles son los principales riesgos reales a los que se enfrentan las empresas a las que el 1 de julio les sorprenda con los sistemas desactualizados?

  • Sanciones. Para aquellos contribuyentes que se retrasen en el suministro de los registros de facturación reglamentarios, se prevén sanciones por un importe porcentual de un 0,5% del importe de la factura retrasada, con un mínimo de 300 euros y un máximo de 6.000 euros al trimestre.
  • Sobrecostes y caos organizativo. La transición al SII requiere cambios en los procesos administrativos internos, nuevas necesidades de formación y reorganización en la asignación de recursos. Es prioritario un conocimiento preciso del nuevo sistema SII y la operativa asociada para enfocar los cambios en la dirección correcta. En caso contrario, pueden ser elevados los sobrecostes derivados de una ineficiente implementación del SII en la empresa.

La solución tecnológica conveniente para cada empresa depende de muchos factores, como sus procesos internos, nivel de informatización, formación de sus recursos o volumen de registros manejados. Las empresas que busquen una solución llave en mano deben tener muy en cuenta que ésta debe ser completa, abarcar todo el proceso de Suministro Inmediato de Información, y disponer de versiones que permitan la máxima adaptabilidad. Una solución inadecuada impacta en la  manejabilidad y facilidad de uso, ágil gestión de incidencias y la gestión y seguimiento integrado en la comunicación de elevados volúmenes de operaciones. Los problemas a nivel de recursos y organizativos pueden ser importantes.

  • Integración Deficiente. A la hora de afrontar el SII, una de las cuestiones que más preocupa a muchas empresas es la integración con sus sistemas existentes, incluyendo los de facturación electrónica. Una deficiente integración puede suponer una traba a la automatización del proceso de suministro de información, y los beneficios de ahorro en recursos que conlleva. Los errores en este paso clave del proyecto de actualización software pueden ser pagados a un excesivo precio por aquellas empresas que afronten la adaptación sin la necesaria antelación a la entrada en vigor del SII IVA.

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Equipo Datadec

15 May 2017

El SII Entra en Vigor: ¿Estamos Preparados?

El SII Entra en Vigor: ¿Estamos Preparados?

El SII Sistema Inmediato de Información del IVA entra en Vigor el 1 de julio 2017.

Modernización de la Gestión del IVA

Como ha sido ya ampliamente difundido, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) puso en marcha, mediante el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, el nuevo paquete de medidas tributarias en materia de IVA conocido como Suministro Inmediato de Información (SII). Su objetivo principal es lograr una mayor eficiencia en la lucha contra el fraude en las liquidaciones del impuesto, gracias a medidas encaminadas a la modernización del sistema actual de gestión del IVA. Las tecnologías digitales llevan años abonando el campo para la simplificación de las tareas administrativas. Con la puesta en funcionamiento del SII se aprovechan las nuevas posibilidades tecnológicas para simplificar el registro y aumentar el control de las transacciones sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido.


La entrada en vigor del SII está a la vuelta de la esquina: el próximo 1 de julio. Ante la proximidad de la fecha cabe preguntarse: ¿estamos preparados?

Obligados al Cambio

El cambio de sistema de gestión afecta a empresarios, profesionales y otros sujetos pasivos cuyo período de liquidación coincide con el mes natural. Si bien para algunos contribuyentes la adhesión al nuevo sistema es voluntaria, el empleo del Suministro Inmediato de Información es obligatorio para los siguientes grupos:

  • Grandes empresas (con más de 6 millones de € de facturación anual);
  • Grupos societarios a efectos de IVA;
  • Inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).

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Para estos sujetos del impuesto la implantación y uso del SII AEAT es preceptiva a partir del 1 de julio de 2017. Se trata de un conjunto de unos 62.000 contribuyentes que juntos se estima que tributan un 85% del total nacional del impuesto.

Preparados para el SII

Tanto para los obligados por ley como para aquellos contribuyentes que se han acogido voluntariamente al SII, el nuevo modelo supondrá ventajas, aunque de momento significa trabajo tecnológico y reorganización de las estructuras administrativas. En cuanto a estas últimas, el SII requiere ajustes organizativos en ocasiones profundos, relacionados con aspectos de la contabilidad diaria como la contabilización en tiempo real de las facturas o la operativa basada en medios electrónicos. A día de hoy, pocas empresas operan siguiendo prácticas de contabilidad actualizada. De hecho, muchas compañías postergan la contabilización de las facturas hasta el límite de plazo de declaración del impuesto.

sii La entrada en vigor del SII implica una revisión y reajuste de muchos procesos internos, como los de gestión y administración. Las consecuencias de este reajuste son nuevas necesidades de formación, modificaciones organizativas y de asignación de recursos.

Por otro lado, es indudable que el componente tecnológico del SII es el peso principal del cambio de modelo. Para que la entrada en vigor del SII sea una transición suave hacia un sistema mejorado cada empresa debe responder a 3 preguntas clave.

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¿Se han analizado los requisitos de la empresa?

El SII supone una evolución tecnológica para la mayoría de las empresas. Como en cualquier proyecto de este tipo, el primer paso es realizar un análisis de la situación de la empresa y sus necesidades más allá del simple cumplimiento de la normativa. Se trata de evaluar la evolución necesaria en aspectos como:

  • Estructura interna.
  • Organización de los procesos administrativos.
  • Procedimientos y metodologías aplicados.
  • Nivel de automatización, con especial atención a conectividad e interrelaciones de los sistemas existentes y los nuevos.


Unos completos requisitos de la empresa exigen realizar una introspección y una proyección evolutiva. No basta con dar respuesta a las necesidades inmediatas, sino también prever el crecimiento futuro. Para ello habitualmente es clave el asesoramiento que brinda un socio tecnológico externo a la compañía, ya que puede aportar experiencia técnica de amplio espectro y las lecciones aprendidas durante el proyecto piloto del SII y la actual fase de pruebas.

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¿Se dispone de una solución a medida y 100% fiable?

Una vez realizado un correcto análisis y han sido evidenciados los requisitos es posible seleccionar y configurar una solución tecnológica que dé respuesta a la mayoría de ellos y al menos a todos los prioritarios. La optimización y adaptación software puede resultar una tarea nada trivial según sea la situación tecnológica de los sistemas pre-existentes, su complejidad e interrelaciones. El objetivo es lograr una solución 100% efectiva asegurando compatibilidad y evitando redundancias.

Aspectos de gran utilidad a tener en presentes en una óptima solución SII son:

  • Automatización de los procesos de captura, transformación, firma y envío de datos de facturación a la sede electrónica de la AEAT;
  • Envíos ilimitados y automáticos;
  • Posibilidad de integración con el ERP corporativo;
  • Archivado seguro de los libros registro de IVA (transacciones realizadas con la AEAT).

La seguridad y privacidad de los datos son otro aspecto delicado. A este respecto es recomendable que la solución de comunicación con la AEAT posibilite la firma de la información sin necesidad de cesión del certificado digital de la empresa a un tercero. Este tipo de soluciones permiten que el certificado se encuentre alojado en las instalaciones de la empresa y que la firma se envíe a través de su HUB de comunicaciones con la AEAT.

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¿Se han realizado pruebas de integración con los sistemas existentes?

La implementación e integración es una fase clave de cualquier proyecto software debido a la multiplicidad de proveedores, soluciones, sistemas y estándares. La eficiencia de la solución de automatización está directamente relacionada con la integración con los sistemas existentes en la empresa, tales como su ERP corporativo o sus módulos de facturación electrónica. Existen múltiples posibilidades de integración entre soluciones combinadas y entre la solución SII y sistemas pre-existentes, algunos de proveedores de tecnología diferentes. Por este motivo es crucial mejorar la eficiencia de procesos críticos de gestión para evitar costes innecesarios.

El éxito en el despliegue pasa por asegurar la compatibilidad de estándares y que ninguna tecnología resulte limitante. La integración con programas propios requiere, además, trabajos adicionales a tener en cuenta en la planificación del proyecto, de cara a lograr la operatividad total antes de la entrada en vigor del SII.

Gracias al entorno de pruebas SII puesto en marcha por la AEAT es posible comenzar ya a probar la correcta operatividad de las instalaciones realizadas. El proyecto piloto del SII ha servido también de importante banco de pruebas. De él se ha extraído una experiencia fundamental, identificando aspectos claves de la operativa que deben ser concienzudamente testados:

  • Integración fluida entre la solución SII y el ERP corporativo, con una segura actualización de cada factura en el portal de la AEAT.
  • Correcta automatización del proceso de envío, recepción y cuadre de los libros registro de IVA para evitar incumplimiento en los plazos.
  • Funcionamiento planificado del proceso de extracción y envío de datos, en modo desatendido, con posibilidad de indicar la frecuencia de envío.
  • Minucioso registro de recepciones de acuses de recibo y estado de cada factura.
  • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.

Nuevo llamado a la acción

Equipo Datadec

28 Abr 2017

Suministro Inmediato de Información, No hay Vuelta Atrás

Suministro Inmediato de Información, No hay Vuelta Atrás

La propia Agencia Tributaria lo resaltaba durante la última presentación de novedades el pasado 21 de abril en la que estuvo presente Datadec como empresa Colaboradora: el Suministro Inmediato de Información entra el vigor el 1 de julio, sin aplazamientos.

Mucha ha sido la tinta vertida en medios económicos y blogs especializados desde que el pasado año 2016 el Ministerio de Hacienda confirmara la luz verde al proyecto de implantación del Suministro Inmediato de Información del IVA. La aprobación de la nueva normativa por el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, acabó con muchas especulaciones. Pero dada la complejidad que implican los cambios propuestos, las reclamaciones de mayor plazo para la adaptación a la nueva operativa han seguido dejándose oír. La realidad es que la fecha límite se aproxima y que, si bien la nueva gestión del IVA plantea retos exigentes, a medio plazo también revertirá en beneficios para aquellos que la afronten de manera adecuada.

Gratis libro blanco del SII

A pesar de los ajustados tiempos en los que se ha desarrollado el proyecto de Suministro Inmediato de Información, la AEAT ha podido dar respuesta a muchas necesidades de los contribuyentes en cuanto a obtención de información veraz y actualizada sobre la marcha del mismo.

El principal esfuerzo de la Agencia Tributaria en este sentido ha sido la creación de un proyecto piloto durante 2016 cuya retroalimentación ha servido para perfeccionar el modelo de gestión de IVA. Entre los actores que han tomado parte en este piloto se encuentran grandes empresas (como Mercadona, El Corte Inglés, Repsol o Endesa) y empresas más pequeñas representativas de toda la casuística de gestión tributaria tanto propia como externalizada. También es destacable la participación de proveedores de soluciones tecnológicas, en gran parte gracias a la cual es posible que a día de hoy el mercado ofrezca soluciones software testadas y adaptadas a la nueva operativa.

Además, se ha desarrollado en la Sede Electrónica de la AEAT un entorno de pruebas que se encuentra operativo desde el pasado 2 de enero de 2107. En él se están llevando a cabo pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria por parte de todos los contribuyentes interesados. De hecho, en base a estas experiencias la Agencia Tributaria publica actualizaciones periódicas en su web con explicación de ajustes técnicos y datos relevantes de la fase de pruebas. En la última publicación, del pasado 21 de abril, se informa desde sobre detalles técnicos muy concretos (longitud de determinados campos, codificaciones a emplear, métodos de notificación) hasta sobre novedades de más alto nivel, como el establecimiento de convenios de colaboración social entre proveedores software y la AEAT para el suministro electrónico de registros de facturación en representación de terceros.

El contexto está listo para la puesta en escena del Suministro Inmediato de Información. Existe documentación técnica detallada y la posibilidad de comunicación directa con la AEAT, y sobre todo existen soluciones tecnológicas llave en mano que incorporan las lecciones aprendidas tanto del proyecto piloto como de la fase de pruebas.

SII claves transicion eficiente

El éxito y facilidad de la transición a la operativa según las pautas del Suministro Inmediato de Información dependen en gran medida de la capacidad de preparación de las empresas. Llegar al 1 de julio con los deberes hechos es la mayor garantía a día de hoy de poder cumplir con los nuevos plazos sin incurrir en sobrecostes ni sobrecargas de última hora. La opción más sensata es enfrentar cuanto antes los cambios necesarios y comenzar a trabajar en ellos sin dilación. Los puntos clave son:

  • Más recursos antes, que evitarán sobrecargas después. La transición de una forma de operar a otra siempre requiere una dedicación extra durante el periodo de preparación y cambio. Obviar esta realidad puede suponer que más adelante la dedicación extra se multiplique por dos, además del riesgo de provocar problemas innecesarios por tener que dar respuesta a los nuevos requisitos de envío de información sin la preparación necesaria.
  • Tiempo para analizar requisitos. El funcionamiento de cada empresa es único, y también lo es lógicamente su forma de afrontar la gestión del IVA. Dependiendo del sector, tamaño, volúmen de facturación, nivel de informatización o estructura interna las empresas afrontan de forma diferente la introducción del Suministro Inmediato de Información. Por supuesto hay líneas básicas comunes, como la casi imprescindible automatización del proceso, pero el diablo está en los detalles, por lo que es muy importante dedicar tiempo a realizar un análisis de requisitos propio y completo. La solución adecuada evitará en el futuro la necesidad de parches que comprometan la eficiencia de la gestión del impuesto.
  • Funcionalidades críticas de gestión de IVA. Existen una serie de aspectos que una solución propia o externa de gestión debe incorporar para asegurar la funcionalidad necesaria, evitar errores y beneficiarse de la modernización del IVA. La lista básica incluye:
    • Automatización del proceso de envío, recepción y cuadre de los libros registro;
    • Integración fluida con cualquier tipo de ERP corporativo preexistente;
    • Posibilidad de funcionamiento de modo desatendido
    • Registro minucioso de acuses de recibo y estado de cada factura;
    • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.
  • Reorganización y revisión de los procesos internos. Para adaptarse al Suministro Inmediato de Información no basta con instalar nuevos sistemas y planificar su funcionamiento en modo automatizado. Es necesario un cambio más profundo. La nueva operativa implica no sólo reestructurar los recursos en torno a ella, sino un cambio de mentalidad operativa: se impone la transparencia en la gestión del IVA. Desaparece en gran parte la barrera entre la contabilidad interna y la externa, por lo que el cumplimiento de la ley depende sobremanera de que las empresas asuman cuanto antes esta nueva situación.
  • Pruebas y más pruebas. Como se apuntaba anteriormente, la AEAT ha puesto a disposición de todos los contribuyentes y proveedores tecnológicos un entorno web de pruebas para que las empresas puedan llegar a julio con las soluciones puestas a punto. Se trata de una utilidad que es casi taxativo aprovechar tanto para el ajuste de la operativa interna como para la depuración de errores de los desarrollos e integraciones TIC.

SII adaptarse para beneficiarse

No todo son escollos con el Suministro Inmediato de Información. La modernización del impuesto conlleva ventajas jugosas, y no sólo para Hacienda en términos de lucha contra el fraude. Eso sí, para disfrutarlas se requiere un trabajo previo y una información precisa de las implicaciones de los cambios, tanto a nivel normativo como a nivel técnico.

El Suministro Inmediato de Información acerca el momento de contabilización de cada factura al de la operación, por lo que simplifica la contabilidad. No tiene por qué suponer una necesidad mayor de recursos, ya que la contabilización e información a Hacienda se unifican en un mismo gesto. Conjuntamente con la automatización del proceso la perspectiva es precisamente que los recursos administrativos necesarios sean menores. Por otro lado, la confirmación y devolución serán más ágiles por parte de Hacienda, e incluso en una fase posterior, las autoliquidaciones podrían generarse de forma automática, siendo simplemente necesaria la modificación o confirmación.

La inversión requerida para adaptar los sistemas es moderada, siempre y cuando se elija una solución tecnológica ajustada a las necesidades de la empresa. Se trata de particularizar en función de las circunstancias y capacidad de facturación de cada empresa. Hay que tener en cuenta que el peso de la responsabilidad de garantizar la seguridad, la integridad y la disponibilidad de la información contenida en los libros registro recae en Hacienda, ya que los datos quedan alojados y mantenidos en sus servidores y sistemas. En cuanto al cumplimiento de los plazos, a partir de julio la Agencia Tributaria ostentará un mayor control sobre la emisión y recepción de facturas de los contribuyentes. El éxito pasa por una contabilidad saneada así como por la inaplazable automatización y adecuación de las rutinas y procedimientos.

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Equipo Datadec

27 Abr 2017

SII AEAT, Adáptate antes del 1 de Julio

SII AEAT, Adáptate antes del 1 de Julio

El Real Decreto 596/2016 puso la maquinaria en marcha el pasado 2 de diciembre de 2016  para la implementación de un nuevo paquete de medidas tributarias en materia de IVA. Centradas en la modernización del sistema actual de gestión del impuesto, la medidas adoptadas giran en torno al Suministro Inmediato de Información (SII) de facturación a la AEAT. El empleo del SII AEAT será obligatorio a partir de julio de 2017 para muchos contribuyentes, siendo su objetivo principal lograr una mayor eficiencia en la lucha contra el fraude por parte de Hacienda. Para los contribuyentes el nuevo sistema significa un aumento del control de las transacciones sujetas a IVA, y sobre todo una profunda y tecnológica renovación del modelo de gestión del impuesto, que se espera que a la larga redunde en una simplificación en el registro contable.

El cambio de paradigma tiene fecha de entrada en vigor: el 1 de julio de 2017. Se trata de mucho más que una simple actualización de los sistemas contables, por lo que es importante para las empresas iniciar la transformación lo antes posible. Los contribuyentes tienen por delante un proceso de adaptación al SII AEAT para orientar su operativa diaria a cumplir con las nuevas obligaciones tributarias.

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¿Cómo será el día a día en la gestión del IVA a partir del 1 de julio? Sigue leyendo.

El SII AEAT se basa en un desarrollo alojado en la Sede Electrónica de la AEAT que actúa como interfaz de comunicación entre los contribuyentes y la Agencia Tributaria. El sistema sustituye a los actuales libros registro en papel o en los servidores de las empresas, introduciendo los libros registro electrónicos y liberando a las empresas de su llevanza directa. Requiere, por tanto, el envío “vía web” de cierta información de facturación, actualmente contenida en parte en las propias facturas y en parte en los libros registro, en un formato específico y en un plazo marcado por ley.

Los nuevos plazos de suministro de información de facturación a la AEAT a través de la Sede Electrónica son de un mínimo de cuatro días naturales, descontando fines de semana y festivos nacionales. Esto significa que el día a día de la contabilidad va a cambiar mucho para numerosos contribuyentes. Se impone una contabilidad dinámica, sin postergaciones, basada en una gestión en tiempo real de los libros registro de IVA y una comunicación más dinámica con la AEAT.

El hecho de que la Agencia, a través del SII AEAT, disponga de información en tiempo casi real, posibilita una mayor agilidad en los trámites y la reducción de los plazos de comprobación y devoluciones:

  • El sistema permite verificar errores registrales casi en tiempo real, pudiendo también subsanarlos de forma telemática y sin necesidad de requisición por parte de la AEAT;
  • Se espera una confirmación más ágil por parte de la AEAT de las facturas aceptadas y rechazadas;
  • Las empresas tienen acceso a datos fiscales contrastados en la Sede Electrónica, gracias al cruce de datos del SII AEAT entre la información del contribuyente y la información de contraste procedente de terceros implicados en las operaciones registradas.

De cara a las autoliquidaciones mensuales, se dispone de información contrastada y se cuenta con la posibilidad de rectificar los errores en los envíos antes del límite de plazo. En conjunto, una contabilidad más dinámica repercute en una agilización de las devoluciones de IVA.

organizacion agil

Hasta ahora la estructura administrativa encargada de la gestión del IVA en las empresas se diseñaba alrededor de una contabilidad interna y una comunicación, en el mejor de los casos, mensual con Hacienda. Con la entrada en vigor del SII AEAT se impone un rediseño organizativo que permita una comunicación diaria. Hacienda impone el tiempo real y respuestas ágiles: para beneficiarse de las ventajas del SII AEAT las empresas deben estructurarse en consecuencia. Muchas compañías postergaban la contabilización de las facturas hasta el límite de plazo de declaración del impuesto. A partir de julio se pasa a una dinámica de trabajo mucho más distribuida, en la que la concentración de las tareas administrativas en ciertos periodos es cada vez menor.

Por otro lado, los intercambios de información en formato digital en tiempo real y el “dato único” en fiscalidad redundan en la transparencia de la gestión del IVA. Esta coyuntura empuja a las empresas a operar internamente en consecuencia, ya que prácticamente desaparece la barrera entre la contabilidad interna y la externa. Los errores de registro y retrasos son mucho más visibles con el SII AEAT, y su corrección debe ser necesariamente mucho más eficiente. La nueva operativa requiere por tanto ajustes organizativos que no son baladíes en procesos gestores y administrativos.
El objetivo marcado por la Agencia Tributaria es que gracias a la mayor transparencia en las comunicaciones y la calidad de la información disponible se reduzcan los requerimientos de control a las empresas. Sin embargo, será necesaria mayor monitorización y una organización ágil, con capacidad de pasar de un estado de supervisión de la comunicación en modo automático a otro de acción reactiva en caso de que se detecten errores e incluso fallos TIC en la Sede Electrónica de Hacienda.

recursos especializados

Los cambios que supone la nueva normativa  hacen imprescindible la solvencia TIC de los recursos administrativos dedicados al IVA. Con el SII AEAT prácticamente desaparece el papel y su carga administrativa asociada. No es necesario enviar las facturas y en cada envío de información a la Sede Electrónica pueden consignarse hasta 10.000 registros de facturación. La dependencia tecnológica es mayor y el personal administrativo debe estar capacitado para lidiar con rectificaciones técnicas en el formato de los datos e inclusos mal funcionamiento TIC de la Sede Electrónica. Se impone una formación mixta o el apoyo administrativo con recursos informáticos especializados.

Se espera en paralelo que el nuevo modelo automatizado de gestión de IVA suponga una reducción de los recursos necesarios, gracias al aumento en la agilidad y eficiencia del proceso. La comunicación contínua con la AEAT elimina además la carga administrativa relativa a la presentación de declaraciones informativas de IVA (modelos 340, 347 y 390), ya que éstas desaparecen para los contribuyentes obligados al SII AEAT. Otro punto que redunda en una menor carga es que se prevé que la información registrada en la Sede Electrónica de la AEAT pueda ser utilizada para proporcionar ayuda a los contribuyentes para completar las autoliquidaciones. Incluso podrían generarse borradores de la declaraciones de autoliquidación de forma que los contribuyentes puedan simplemente confirmar o modificar los datos necesarios.

centrado en tecnologia

Si algo caracteriza al SII AEAT es que supone un reto en cuanto a evolución de los sistemas de la empresa y desarrollo software. La tecnología pasa a desempeñar un rol central en el nuevo modelo de gestión del IVA. La automatización del proceso de recogida, envío y contraste de la información de facturación es prácticamente imprescindible para poder dar cumplimiento a la nueva ley. Incluso una deficiente integración con los sistemas existentes, como el de facturación electrónica, puede suponer un freno para beneficiarse del ahorro en recursos que conlleva el SII AEAT.

La solución tecnológica óptima para cada empresa depende de muchos factores, si bien requisitos básicos comunes son manejabilidad y facilidad de uso, ágil gestión de incidencias y seguimiento integrado en la comunicación de elevados volúmenes de operaciones. La adaptación conlleva una necesaria fase de pruebas en la que se pongan a punto los aspectos clave de la operativa, como la integración con el ERP corporativo, la correcta automatización del proceso para evitar incumplimiento en los plazos o la captura y procesado de incidencias. Gracias al entorno de pruebas SII AEAT desarrollado en la Sede Electrónica de Hacienda se pueden realizar pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria.

La compatibilidad, funcionalidad y resiliencia de las soluciones tecnológicas desplegadas van a decantar la balanza hacia una transición fluida y una adaptación sin sobresaltos antes del 1 de julio.

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Equipo Datadec

21 Abr 2017

Última hora del SII !!

Última hora del SII !!

Última hora del SII !! Ayer presentó la AEAT a los Proveedores colaboradores de las últimas modificaciones para el SII 2017

Durante la presentación de novedades que realizó la AEAT a los Proveedores colaboradores para el proyecto de puesta en marcha del SII que tuvo lugar el día 20, la AEAT ha confirmado definitivamente la entrada en vigor del SII el día 1 julio sin aplazamientos.

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Además notifica que la última versión de las plantillas de ficheros para el arranque SII 2017 se publicará la primera semana de mayo, por lo que los implantadores pueden calendarizar ya las puestas en marcha, hay que tener en cuenta que son 62.000 empresas obligadas a poner en marcha en 1 mes, la calendarización de las puestas en marcha será fundamental y compleja.

Ahora la AEAT si se detecta duplicidad de facturas en la subida devolverá un fichero con la factura original como aviso.

Las facturas del primer semestre del 2017 se informarán con los mismos servicios web pero habrá que indicar específicamente como clave de régimen especial “Primer semestre 2017”.

Además se han producido otros cambios, mas de tipo técnico, relacionados con la longitud de determinados campos, codificaciones a emplear, método de notificación de las inversiones patrimoniales, nuevo servicio web de consulta, operaciones sujetas y exentas, ampliación a 15 de las referencias catastrales…

Hacienda ha realizado un cambio en lo que antes era el “Libro Registro de Cobros en Metálico“. En esta última versión lo han renombrado como “Libro de registro de Operaciones de trascendencia tributaria con carácter anual” e incluye las “Operaciones en Metálico” y las “Operaciones de Seguro“.

Las “Operaciones de Seguro” se ha creado para que las empresas aseguradoras comuniquen lo que anteriormente informaban a través del 347 (indemnizaciones o prestaciones satisfechas superiores a 3005.06? y las primas o contraprestaciones percibidas superiores a 3005.06?). Las empresas que anteriormente no comunicaban estos datos a través del 347 porque no son aseguradoras, ahora tampoco tienen que comunicarlos a través del SII.

Una vez se publiquen las última modificaciones, apenas habrá un par de semanas para implementarlo y certificarlo. Durante todo el mes de junio las empresas proveedoras se dedicarán a instalar, habrá que preveer un cuello de botella para estar preparados para el 1 de julio, por lo que la planificación será esencial.

Chechlist: temas que debes tener en cuenta para elegir un SII
Equipo Datadec

11 Abr 2017

Cómo funciona el SII Infografía

Cómo funciona el SII Infografía

El SII es el Sistema de Suministro Inmediato de Información que supone un nuevo modelo de gestión tributaria del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), Hacienda lo pondrá en marcha el  1 de Julio del 2017. El SII obliga a un grupo de empresas, especialmente con facturación superior a 6 millones de euros, a trasmitir telemáticamente a la Agencia Tributaria los libros de IVA en un plazo máximo de 8 días y a partir de Enero del 2.018 en 4 días naturales. A continuación veremos cómo funciona.

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¿Cuales son los pasos que realiza el SII?

Los podemos resumir en dos flujos:

El primero parte de sistema de información de la empresa, se compone de:

  1. Extracción de los datos del ERP, bien a través de un proceso integrado en el ERP o mediante un programa específico, se generará un fichero plano de texto o un XML, para cada uno de los libros del IVA a trasmitir: Facturas Expedidas, Facturas Recibidas, Operaciones intracomunitarias, Importes en Metálico, Bienes de inversión y operaciones de Seguros. Este fichero deberá contener unos campos específicos que determina la AEAT en su normativa.
  2. El programa de Gestión del SII realiza la conversión al formato SII homologado por la AEAT y, en caso de ser necesario, realiza la firma con el Certificado Digital de la empresa.
  3. Se realiza la validación de los ficheros XML para evitar rechazos posteriores por parte de la Agencia Tributaria que pudieran penalizar los plazos establecidos, evitando así las posibles sanciones posteriores. Hay que tener en cuenta que los plazos serán diferentes según el libro Registro que se esté tramitando.
  4. Vía Web Services se realiza el envío de ficheros a la sede electrónica de la AEAT.

El segundo flujo parte de La Agencia tributaria y responderá al envío de los diferentes libros del siguiente modo:

  1. Confirmación: Informará del listado del facturas aceptadas y rechazadas, así como del motivo de rechazo. Desde la propia aplicación se permite la modificación de aquellos datos de rechazo de menor relevancia.
  2. Archivado: Se realiza dentro de la aplicación de Gestión del SII, permitiéndose la consulta posterior.
  3. Traspaso al ERP: Sería el último paso, y únicamente disponible para aquellas soluciones que dispongan de integración con el ERP. Se traspasa la información remitida de la AEAT al ERP, para completar el circuito.

En la siguiente infografía se muestra el flujo descrito de un modo gráfico:

infografia como funciona el sii





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Equipo Datadec

06 Abr 2017

El SII para el sector Aseguradoras

El SII para el sector Aseguradoras

Implicaciones del sistema de Suministro Inmediato de Información SII para el sector Aseguradoras, Mutuas y Compañías de seguros

De entre los 62.000 contribuyentes para los que es preceptivo el uso del nuevo Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA, el sector de las aseguradoras representa un grupo destacado tanto por sus particularidades como por el volumen de sus operaciones. Tanto es así, que la documentación informativa publicada por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) sobre el SII incluye un apartado concreto para las denominadas Operaciones de Seguros.

El Sector Aseguradoras: un Sector Único

Las compañías aseguradoras son un sector único desde el punto de vista fiscal. Los seguros en España no están sujetos a IVA, aunque sí a otros impuestos como la Tasa de Compensación de Seguros y el Impuesto sobre Primas del Seguro. Por este motivo, la mayoría de operaciones de venta de servicios de seguros no obligan a la emisión de facturas. Esta casuística motiva que el uso del SII para aseguradoras merezca una descripción especial, de cara a aclarar dudas y esclarecer las comunicaciones que para las operaciones de seguros implica la modernización de la gestión tributaria mediante el SII.

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El nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información conlleva el envío casi en tiempo real de información de facturación a la Agencia Tributaria a través de su Sede Electrónica. Los libros registro de facturas recibidas, expedidas, operaciones intracomunitarias y bienes de inversión son llevados electrónicamente a partir de la información suministrada. En el caso particular de las aseguradoras, y debido a la exención de IVA en algunas de sus operaciones, ciertas obligaciones pueden no ser preceptivas. La AEAT, entre sus respuestas a las preguntas frecuentes relacionadas con el SII, ya anticipa la necesidad del empleo del sistema electrónico para informar a la Agencia sobre operaciones de seguros en dos casos:

  • “Cuando se trate de una operación por la que exista obligación de emitir factura (art. 3.2 RD 1619/2012). 
  • En el caso de las operaciones a las que se refiere el artículo 33.1 RD 1065/2007, de 27 de julio (importe de las primas o contraprestaciones percibidas e indemnizaciones o prestaciones satisfechas)”. 

Este marco normativo supone tres posibles escenarios en lo que se refiere a la obligación de suministro de información a través del SII para aseguradoras:

  • Operaciones de seguros en las que sí existe obligación de emitir factura.
  • Operaciones de seguros superiores a 3.005,06 € anuales.
  • Otras operaciones realizadas por la aseguradora sujetas a facturación y no exentas de IVA, así como la totalidad de las facturas recibidas.

Obligación de Emitir Factura en Operaciones de Seguros

Como es sabido por los expertos en contabilidad y tributación, las operaciones internas de seguro, reaseguro y capitalización están exentas de IVA, según se define en el artículo 20 16º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Así, los seguros de coche, hogar o vida no se encuentran gravados por este impuesto cuando son contratados. Esto implica además, en la mayoría de los casos, la no obligatoriedad de emitir factura por parte del empresario de seguros. Aunque esta regla tiene excepciones.

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, establece las obligaciones de facturación de aplicación en el territorio español. En su artículo 3, “Excepciones a la obligación de expedir factura”, punto 2, esta normativa indica, efectivamente, que con carácter general no es obligatoria la expedición de factura para prestaciones de servicios de seguros que están sujetas pero exentas del impuesto. Sin embargo, se introduce una salvedad para las operaciones realizadas dentro del territorio de aplicación del impuesto, Canarias, Ceuta y Melilla por empresarios o profesionales con sede en dichos territorios pero distintos de entidades aseguradoras. En estos casos, sí es obligatoria la expedición de factura en las operaciones de seguros y, por lo tanto, el empleo del SII para suministrar la información de facturación relevante a Hacienda en el plazo estipulado.

En lo que respecta al SII para aseguradoras, las operaciones de seguros siguen siendo por tanto exentas de IVA y excepciones a la obligación de emitir factura. Las entidades aseguradoras no están obligadas al correspondiente suministro de información a través de la Sede Electrónica de facturas emitidas relativas a operaciones de seguros.

Primas e Indemnizaciones Superiores a 3.005,06 € Anuales

La complejidad normativa que afecta a las entidades aseguradoras en lo que respecta a sus obligaciones tributarias se completa con lo estipulado en el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, que reglamenta los procedimientos de gestión e inspección tributaria. Dicha norma, en su artículo 31, introduce la obligación de suministro de información anual sobre operaciones con terceras personas a la Agencia Tributaria para los sujetos que realicen actividades empresariales, incluidas las entidades aseguradoras. Estas operaciones, incluso las exentas de IVA, constituyen lo que se denominan “operaciones de trascendencia tributaria con carácter anual”. En concreto, el artículo 33.1 detalla que en dicha declaración anual deben relacionarse todas las personas o entidades con las cuales el conjunto de operaciones haya excedido 3.005,06 Euros en el año natural correspondiente. Se trata además de información desglosada trimestralmente y consignando de forma separada las entregas y las prestaciones de servicios.

El citado artículo 33.1 incide de forma separada en lo que respecta a las entidades aseguradoras, señalando que deben incluir en su declaración anual las operaciones de seguro, y en concreto el importe de las primas o contraprestaciones percibidas y las indemnizaciones o prestaciones satisfechas. Se trata de un suministro de información con carácter anual que se realiza durante los 30 primeros días naturales del mes de enero siguiente al del ejercicio correspondiente.

Si bien la redacción del RD 106572007 es anterior incluso al proyecto del SII, la obligación de información anual de los servicios de prestación de seguros sigue vigente a través de nuevo medio electrónico. El envío de esta información debe realizarse a través del SII para aseguradoras atendiendo al formato y diseño de los mensajes XML de comunicación con la Sede Electrónica de la AEAT. En concreto, la Agencia especifica en su publicación sobre especificaciones técnicas que la información sobre operaciones de seguros debe suministrarse de forma agrupada por cada persona o entidad con la que se han realizado las operaciones. La dinámica de intercambio de mensajes XML de petición de alta o modificación de operaciones de seguros incluye información genérica de cabecera, identificativa de la entidad aseguradora, así como información de registro, relativa al período impositivo, la contraparte, el importe y la clave de la operación (valor 12 para el libro registro de Facturas Expedidas y 14 para el de Facturas Recibidas). La baja y consulta de operaciones pueden realizarse asimismo accediendo por período, contraparte o clave.

Facturas Recibidas y Otras Operaciones

Las entidades aseguradoras pueden realizar, en el curso de su operativa, otras operaciones distintas a las directas de servicios de prestación de seguros. En estos casos, son de aplicación en lo relativo al suministro inmediato de información las generalidades que afectan al resto de empresas.

Para las facturas recibidas, el SII para aseguradoras opera sin excepción según los términos generales definidos en las modificaciones en el Reglamento del IVA que entran en vigor a partir del próximo 1 de julio. Esto implica también el cumplimiento de los plazos de envío de información de cuatro días naturales (ocho durante 2017).

Solución SII para Aseguradoras

Dada la especial situación tributaria de las entidades aseguradoras, la entrada en vigor del SII a partir de julio supone una complejidad añadida. Por este motivo, una efectiva solución SII para aseguradoras debe tener en cuenta toda la casuística planteada y estar convenientemente adaptada y particularizada, para garantizar tanto la eficiencia de recursos como un cumplimiento legal certero.





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Equipo Datadec