27 Jun 2017

DATADEC reconocido como Colaborador Social de la AEAT para el SII

DATADEC reconocido como Colaborador Social de la AEAT para el SII

El acuerdo firmado supone que los clientes de DATADEC se beneficiarán de interesantes ventajas a la hora de gestionar el Sistema Inmediato de Información SII

La Agencia Tributaria y DATADEC han firmado el acuerdo como Colaborador Social para el Suministro Inmediato de Información SII. El acuerdo con la AEAT permite que DATADEC actúe en representación de sus clientes en las gestiones relacionadas con el SII con la misma validez legal que si lo hieran ellos directamente.

A través de la figura de Colaborador Social, cualquier empresa cliente de DATADEC puede realizar la presentación telemática de declaraciones, comunicaciones y documentos tributarios, sin necesidad de delegar su certificado digital, siendo DATADEC el interlocutor ante la AEAT.

El Suministro Inmediato de Información SII entra en vigor el 1 julio siendo obligatorio para más de 62.000 empresas, a las que se sumarán en el 2018 las Haciendas Forales, esto supone un importante esfuerzo transformador para muchas empresas, por lo que la figura del Colaborador Social se plantea como una interesante opción aportando importantes beneficios:

  • Plazo de presentación ampliado: Las empresas que utilizan los servicios de facturación de un Tercero Autorizado por la AEAT obtienen un importante beneficio añadido como es la ampliación del plazo de presentación de la información del SII a la AEAT a 8 días.
  • Prioridad e interlocución directa: La AEAT en caso de sobresaturación en las comunicaciones del SII dará prioridad a los Colaboradores Sociales.
  • Validez legal: Los Colaboradores Sociales participan en el diseño y desarrollo de los procedimientos de comunicación del SII, lo que garantiza el completo cumplimiento de la legalidad.
  • Facilita la gestión de certificados: A través de un Colaborador Social, no es necesaria la cesión del Certificado Digital por la empresa, siendo el colaborador el que realiza toda la gestión.

La Solución expertCustodia SII de DATADEC, permite la gestión del Suministro Inmediato de Información SII en CLOUD, independientemente del ERP que utilice la empresa, garantizando la agilidad y seguridad del proceso, así como el cumplimiento de la legalidad, y ahora además con las ventajas añadidas que supone la reciente firma del acuerdo de Colaboración Social con la Agencia Tributaria.

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Para más información sobre la implantación del Sistema Inmediato de Información SII, plazos, empresas afectadas y todo lo que supone su puesta en marcha te invitamos a que te descargues el Libro Blanco del SII:

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Equipo Datadec

30 May 2017

La AEAT modifica el reglamento del IVA para facilitar la adaptación del SII prevista para el 1 Julio

La AEAT modifica el reglamento del IVA para facilitar la adaptación del SII prevista para el 1 Julio

Se habilita un plazo extra, hasta el 15 de junio, para la solicitud de baja en REDEME.

El pasado viernes 26, el Consejo de Ministro aprobó el Real Decreto por el que se modifica el Reglamenteo del IVA con objetivo de facilitar la adaptación de los sujetos pasivos al nuevo sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) que entra en vigor el próximo 1 julio: Real Decreto 529/2017, de 26 de mayo.

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Ahora se establece un plazo extraordinario para solicitar la baja en el Registro de Devolución Mensual del IVA (REDEME) y para presentar la renuncia al régimen especial del grupo de actividades del IVA que llega hasta el 15 de junio.

La baja en el REDEME o la renuncia al régimen especial del grupo de entidades debieron de presentarse entre los meses de noviembre y diciembre de 2016, respectivamente, y siendo que el Real Decreto 596/2016 de aprobación de la puesta en marcha del SII, se publicó en el BOE del 6 de diciembre de 2016, por lo que se hacía necesario habilitar un nuevo plazo extraordinario para que estos contribuyentes pudieran solicitar la baja o la renuncia y facilitar así su adaptación al SII.

Una medida adicional establece que los contribuyentes acogidos al regimen simplificado no puedan optar en 2017 por la aplicación del nuevo sistema de llevanza de libros registro, derivado de la propia especialidad de este régimen del impuesto, aunque si que podrán hacerlo en 2018.

En total se sumarán a la gestión del IVA con el SII unos 62.000 contribuyentes, entre los cuales operan un 80% del total de transacciones anuales sujetas a IVA. Se trata de los sujetos pertenecientes al colectivo REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA), a los grupos societarios y a las grandes empresas, aquéllas con un volumen de facturación de más de 6 millones de Euros anuales. Precisamente en este último grupo se inscriben algunos de los participantes en el proyecto piloto del Sistema SII que la AEAT ha llevado a cabo durante los años 2015 y 2016. En concreto, uno de los puntos que ha generado más debate ha sido el de los plazos para cumplir con las nuevas obligaciones fiscales.

La introducción del Suministro Inmediato de Información de la AEAT se enmarca en la tendencia global de muchas administraciones públicas europeas. Los intercambios de información entre contribuyentes y organismos en formatos digitales y en tiempo real, y el objetivo del “dato único” en fiscalidad son otros alicientes del nuevo SII. Además, para facilitar la implementación de los nuevos procedimientos asociados, la AEAT contempla una ampliación de cuatro a ocho días naturales en los plazos de envío de la información durante el año 2017.

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Equipo Datadec

29 May 2017

El SII se pone en marcha

El SII se pone en marcha

Son muchos los países europeos que han acometido en los últimos años programas de modernización de la gestión de tributos y de facturación. Los principales cambios en este sentido han sido para reforzar la facturación electrónica, en línea con la Directiva Europea 2014/55/UE, que sienta las bases de una norma común para el intercambio de facturas electrónicas. En España la informatización en la facturación y contabilización del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) ha ido más allá: en julio entra en vigor la reforma para el Suministro Inmediato de Información (SII) contable a Hacienda.

 

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El SII de un Vistazo

La Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) considera que existe suficiente madurez tecnológica en España como para permitir la implementación de un sistema de mejora del control tributario y de la asistencia al contribuyente. Sin duda la situación de la mayoría de las empresas avala este diagnóstico, si bien la madurez tecnológica no exime de la realización de esfuerzos para la implantación. El motivo es que el nuevo SII introduce cambios profundos y exige una operativa muy eficiente para estar al día de las obligaciones.

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Adiós al papel

El SII supone un cambio paradigmático, pasando de un sistema en el que el contribuyente llevaba los libros registro de forma interna a otro en el pasan a llevarse a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Es obligatorio el suministro telemático, “vía web”, a la AEAT de los registros individuales de facturación de IVA de manera casi inmediata.

No más postergaciones contables

Los plazos para la introducción de la información de facturación son de un mínimo de cuatro días naturales, excluídos fines de semana y festivos nacionales.

Desaparecen las declaraciones informativas

Al disponer la AEAT de información contable en tiempo casi real, los contribuyentes incluidos en el SII quedan exonerados de presentar las declaraciones informativas de IVA.

Entrada en Vigor y Estado Actual del SII

La revolución del IVA en España entra en vigor en poco más de un mes, el 1 de julio. Desde el primer anuncio del proyecto del SII, allá por 2016, hasta hoy, se han producido muchas modificaciones formales tanto técnicas como administrativas. Lo que no ha cambiado ha sido la fecha de entrada en vigor, que quedó fijada por el Real Decreto 596/2016, mediante el que se modificaron el reglamento del IVA, el de procedimientos de gestión e inspección tributaria y el que regula las obligaciones de facturación.

El proyecto ha alcanzado su madurez con la publicación, el pasado 15 de mayo, de la Orden Ministerial HFP/417/2017. En ella se determinan las especificaciones normativas y técnicas que desarrollan la llevanza de los libros registro del IVA a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Los detalles abarcan la identificación de tipologías de facturas, así como las indicaciones necesarias para incluir información con trascendencia tributaria de acuerdo con lo previsto en el reglamento de procedimientos de gestión e inspección tributaria. La normativa fijada en esta orden es fruto de la experiencia atesorada por Hacienda y empresas particulares participantes en el proyecto piloto del SII y en la fase de pruebas, esta última todavía en marcha a día de hoy.

 

El SII se Pone en Marcha:

¿Cómo Será la Gestión del IVA a partir de Ahora?

El principal impacto del cambio normativo introducido con el SII será, para los más de 62.000 contribuyentes obligados, la actualización de sus sistemas informáticos. La mayoría de ellos estrenarán software para comunicarse con la AEAT a diario; otros, los que tengan capacidad y recursos adecuados, se apoyarán en desarrollos propios.

El SII es pionero en el entorno comunitario, si bien al otro lado del Atlántico algunos países, como EEUU, México o Chile, ya conocen lo que significa suministro “inmediato”. En México la normativa obliga a la comunicación de la información sólo una horas después de que se produzca la operación. En aquellos países en los que la digitalización está muy avanzada, las facturas incluso se graban automáticamente en la Administración Tributaria. En Europa, se espera que la gestión electrónica total sea una realidad en la mayoría de administraciones en 2020.

Cambian de forma sustancial las relaciones entre los sujetos pasivos y la Administración y, sobre todo, se inicia una nueva manera de gestionar el impuesto. El impacto en la operativa de las empresas tiene muchos matices y algunos, no por menos evidentes, son menos relevantes.

Mayor Control

Hacienda dispone de tres mecanismos principales para ejercer un mayor control en la lucha contra el fraude fiscal:

    • El suministro de información en tiempo casi real;
    • la posibilidad de contraste y cruce de datos;
    • y el dato único alojado en la Sede Electrónica de la AEAT.

Si bien esto permite una mejor diferenciación entre los errores registrales no intencionados y los actos fraudulentos, el hecho es que la contabilidad interna de las empresas pasa a ser casi transparente para la Agencia Tributaria.

Tecnología o Riesgo

Para afrontar el SII a partir de julio las empresas tienen básicamente dos opciones: evolucionar su ERP, con el consiguiente trastorno a nivel de procesos y sistemas de trabajo, o implantar una solución específica que garantice la conectividad con la AEAT y la integración con su propio ERP. La comunicación fluida y ágil con Hacienda depende de que la empresa disponga de tecnología capaz de recoger la información directamente de los sistemas propios, mapearla al formato XML requerido y garantizar el envío y la obtención de respuesta.

Para aquellas empresas que opten por retrasar la adaptación tecnológica o incluso intentar la operativa de introducción manual uno a uno de los registros en la Sede Electrónica, la perspectiva es más que complicada. Lo más probable, salvo que se maneje un número de registros diarios muy pequeño, es que sea necesario dedicar un recurso completo a la tarea de suministro de información, con las consecuencias negativas en términos de coste y efectividad.

Digitalización en Marcha

El SII no es la única novedad que espera al sistema tributario español en los próximos años. La tendencia es avanzar hacia una Administración Pública cada vez más digitalizada. La consecuencia, una mayor simplificación burocrática pero una dependencia cada vez mayor de soluciones informáticas especializadas. El SII es un ejemplo de ello, ya que el desarrollo de software comercial se ha realizado en paralelo al propio desarrollo de la normativa y las especificaciones y, lo más relevante, en colaboración con la propia AEAT en el marco del proyecto piloto. Con el Suministro Inmediato de Información a pleno rendimiento en poco más de un mes muchas empresas se apoyarán en asesores fiscales externos, en cuya competencia descansará la fluidez de la comunicación con Hacienda.

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Equipo Datadec

25 May 2017

SII IVA Adaptarse una Obligación, Anticiparse una necesidad.

SII IVA Adaptarse una Obligación, Anticiparse una necesidad.

La obligación de cumplir con el SII de la AEAT entra en vigo el 1 de Julio.

El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA ha sido siempre publicitado por el Ministerio de Hacienda como un gran avance en la modernización y eficiencia de la gestión del impuesto. Para la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT), el SII IVA supone un progreso tecnológico que sitúa a España por delante de otras Administraciones Públicas europeas en proceso de evolución, como la francesa, la alemana o la belga. Pero para muchos de los más de 62.000 contribuyentes obligados por la nueva ley al suministro de registros contables en tiempo de real, el SII ha generado mucha incertidumbre y dudas durante todo su desarrollo. Hoy se puede afirmar que la mayoría de la dudas han sido disipadas, sobre todo después de la publicación la semana pasada de la Orden HFP/417/2017, que desgrana las especificaciones de bajo nivel del funcionamiento del nuevo sistema. Con esta orden el Ministerio de Hacienda ha recalcado la inmovilidad de la fecha de entrada en vigor del SII IVA, el próximo 1 de julio, al tiempo que ha fijado en la normativa los resultados del proyecto piloto y los alcanzados hasta ahora en la fase de pruebas.

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Varias han sido las empresas tecnológicas que han participado en el proyecto piloto del SII, como Datadec, colaborando con la AEAT en el desarrollo de un sistema que ya es una realidad. La Agencia Tributaria sabe por tanto que el mercado de soluciones tecnológicas posee la madurez suficiente como para proporcionar software adaptado y consultoría especializada del SII IVA a las empresas que lo necesiten. La adaptación al nuevo estatus quo es sólo cuestión de decisión y, por supuesto, esfuerzo y tiempo para afrontar la mayor revolución en la gestión del IVA en muchos años.

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Como todo esfuerzo, el SII IVA también ofrece recompensa para aquellas empresas que afronten su entrada en vigor con la suficiente preparación. A tratarse de un sistema ideado para ser una herramienta eficaz en la lucha contra el fraude fiscal, el SII libera a los contribuyentes de gran parte de la presión por demostrar su integridad contable.

sii precision y seguridadUna de las novedades del SII IVA es que desaparece la obligación de llevanza interna de los Libros Registro. En su lugar, los contribuyentes envían información de facturación a la AEAT que, a partir de la misma, genera automáticamente los Libros Registro en su Sede Electrónica. Las ventajas en términos de precisión de los registros consignados y control documental son importantes. Este cambio supone que, a partir de la entrada en vigor del SII, la AEAT es la responsable del alojamiento de la información en sus servidores, pasando a ser de su competencia el garantizar la seguridad documental, la confiabilidad y la disponibilidad de la información.

A través del SII, la Agencia Tributaria dispone de mayor información contable en tiempo casi real, siendo posible una mayor agilidad en los trámites y la reducción de los plazos de comprobación y devoluciones. De esta forma, los contribuyentes pueden contrastar la información antes del límite de plazo para la autoliquidación mensual de IVA, y rectificar los errores en los envíos de información sin necesidad de esperar al requerimiento de la AEAT.  Otra consecuencia es que la nueva ley del IVA elimina las obligaciones formales de presentación de declaraciones informativas. Por último, las ventajas se completan con un aumento del plazo de presentación para las declaraciones de IVA mensuales que sí se mantienen: las declaraciones de autoliquidación (modelos 303, 322 y 3535) pueden presentarse hasta el día 30 del mes siguiente al de liquidación de la operación, lo cual supone diez días naturales adicionales con respecto a la anterior normativa.

Gracias a la unificación de información que posibilita el SII IVA, se favorece el cruce de datos entre los sujetos pasivos implicados en las operaciones. En la Sede Electrónica se dispone así de datos fiscales contrastados a disposición de los contribuyentes, redundando así en la transparencia y en un mayor control de posibles errores en la consignación de las operaciones.

La entrada en vigor del SII IVA abre nuevas posibilidades en cuanto a automatización de todo el proceso de gestión de IVA, desde la generación de la factura electrónica hasta la presentación de la información en el formato requerido por Hacienda. Con una solución adaptada y efectiva, las empresas pueden beneficiarse de una tecnología que aumente aspectos tan importantes para la operativa diaria como la disponibilidad y seguridad de la información y que también disminuya el tiempo y recursos necesarios para la gestión del IVA.

La adaptación a la operativa SII de comunicación mucho más fluida y continua requiere un esfuerzo importante para las empresas. El cambio no es opcional: el SII IVA es de implantación obligatoria para ciertos grupos de contribuyentes (grandes empresas, REDEME y grupos societarios de IVA). Para este colectivo, los nuevos plazos de suministro de información de facturación a la AEAT a través de la Sede Electrónica son muy ajustados. Los retrasos, los errores formales en la información y los fallos TIC son los aspectos que más preocupan a las empresas al afrontar la entrada en vigor definitiva del SII. ¿Cuáles son los principales riesgos reales a los que se enfrentan las empresas a las que el 1 de julio les sorprenda con los sistemas desactualizados?

  • Sanciones. Para aquellos contribuyentes que se retrasen en el suministro de los registros de facturación reglamentarios, se prevén sanciones por un importe porcentual de un 0,5% del importe de la factura retrasada, con un mínimo de 300 euros y un máximo de 6.000 euros al trimestre.
  • Sobrecostes y caos organizativo. La transición al SII requiere cambios en los procesos administrativos internos, nuevas necesidades de formación y reorganización en la asignación de recursos. Es prioritario un conocimiento preciso del nuevo sistema SII y la operativa asociada para enfocar los cambios en la dirección correcta. En caso contrario, pueden ser elevados los sobrecostes derivados de una ineficiente implementación del SII en la empresa.

La solución tecnológica conveniente para cada empresa depende de muchos factores, como sus procesos internos, nivel de informatización, formación de sus recursos o volumen de registros manejados. Las empresas que busquen una solución llave en mano deben tener muy en cuenta que ésta debe ser completa, abarcar todo el proceso de Suministro Inmediato de Información, y disponer de versiones que permitan la máxima adaptabilidad. Una solución inadecuada impacta en la  manejabilidad y facilidad de uso, ágil gestión de incidencias y la gestión y seguimiento integrado en la comunicación de elevados volúmenes de operaciones. Los problemas a nivel de recursos y organizativos pueden ser importantes.

  • Integración Deficiente. A la hora de afrontar el SII, una de las cuestiones que más preocupa a muchas empresas es la integración con sus sistemas existentes, incluyendo los de facturación electrónica. Una deficiente integración puede suponer una traba a la automatización del proceso de suministro de información, y los beneficios de ahorro en recursos que conlleva. Los errores en este paso clave del proyecto de actualización software pueden ser pagados a un excesivo precio por aquellas empresas que afronten la adaptación sin la necesaria antelación a la entrada en vigor del SII IVA.

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Equipo Datadec

23 May 2017

Últimos preparativos para el SII AEAT

Últimos preparativos para el SII AEAT

SII AEAT Confirmado con la publicación en el BOE, obligatorio ya el 1 de Julio

Desde que fuera anunciado por la Agencia Tributaria en 2014, el Suministro Inmediato de Información (SII) ha recorrido un camino histórico para la tributación española. A falta de menos de mes y medio para la entrada en vigor definitiva del nuevo SII de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, quedan pocos flecos sueltos en la Sede Electrónica. Todo está listo para que arranque la revolución tecnológica de la gestión del IVA el, ya muy próximo, 1 de julio.

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Crónica de una Ley Anunciada

En diciembre de 2016 la prensa económica especializada se hacía eco de la noticia: el ministro de Hacienda Cristóbal Montoro llevaba al Consejo de Ministros la nueva ley del IVA. El Real Decreto 596/2016 era publicado el 6 de diciembre de 2016 en BOE, confirmando así la irrupción del Suministro Inmediato de Información en la gestión del IVA en España. Dada la naturaleza fundamental de los cambios propuestos en la nueva ley, desde entonces no han cesado las voces discordantes con la nueva operativa de gestión. El SII AEAT no ha sucumbido sin embargo a los diversos embates y, a día de hoy, pocas son las empresas que todavía no han puesto manos a la obra para comenzar el delicado proceso de transición.

Una de las medidas estrella que han formado parte del programa de desarrollo normativo y software ha sido el proyecto piloto SII AEAT. Durante todo el 2016, este proyecto ha reunido a muy diversos actores en torno al proyecto de modernización tecnológica. Entre los actores participantes en el piloto se encuentran grandes empresas (como Mercadona, El Corte Inglés, Repsol o Endesa), proveedores de soluciones informáticas de gestión y una representación de las diversas aproximaciones a la gestión tributaria, tanto propia como externalizada.

Las simulaciones de operativa ejecutiva y técnica se han alternado con reuniones de seguimiento tanto de alto nivel como en las que se han discutido los detalles funcionales. Este planteamiento, en paralelo con el desarrollo técnico del SII AEAT por parte de los técnicos de Hacienda, ha dado como fruto un perfeccionamiento del modelo de gestión del IVA. Por otro lado, gracias a esta estrecha colaboración entre la Agencia Tributaria y las empresas obligadas por la nueva ley, el SII AEAT ha alcanzado un nivel mayor de consenso y aceptación.

Con la incorporación de empresas software a la fase piloto, Hacienda ha asegurado la existencia de soluciones de gestión electrónica del IVA 100% funcionales a tiempo para la entrada en vigor del SII AEAT.

Servicios de Ayuda e Información de la AEAT

La incertidumbre que ha acompañado al SII AEAT desde su primer anuncio ha ido decreciendo a medida que la Agencia Tributaria ha suministrado información a través de su web. Todos los interesados han podido realizar un seguimiento de los avances, modificaciones y respuestas de la Agencia ante las muchas dudas e incógnitas.

Actualmente, la web de la AEAT ofrece cuantiosa y completa información y ayuda para la adaptación al cambio, válida tanto para los futuros usuarios del SII AEAT como para los desarrolladores y proveedores de sistemas informáticos.

novedades siiEl primer medio por el cual la Agencia Tributaria publicita las modificaciones documentales y normativas es el apartado de Novedades de su web. Puntualmente se publican actualizaciones, principalmente de las preguntas frecuentes, en orden cronológico.

A fecha de hoy, la publicación de la Orden HFP/417/2017 es la novedad más relevante de cara a la recta final de la puesta en marcha del SII. Esta extensa orden ministerial normaliza las especificaciones técnicas y operativas de bajo nivel para la llevanza electrónica de los libros registro. Con ella se fijan de forma definitiva aspectos como el contenido de los campos de información a suministrar, los procedimientos de registro e incluso los formatos de los mensajes.

normativa sii

Tres son las normas que han sido desarrolladas y aprobadas desde que comenzó la andadura del SII AEAT:

  • el citado Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, que modifica el Reglamento del IVA;
  • la Resolución del 13 de marzo de 2017, que normaliza la representación de terceros para el Suministro Inmediato de Información;
  • y la también citada Orden HFP/417/2017, de 12 de mayo, que regula las especificaciones de llevanza de libros registro a través de la Sede Electrónica de la AEAT.

Para facilitar la digestión de esta normativa a los responsables administrativos y financieros en las empresas, la AEAT dispone de un apartado de información general en el que resume los principales aspectos de la nueva legislación. Se resaltan tanto la columna vertebral de la nueva operativa como los cambios que supone con respecto al status quo. El paquete de información general se completa con documentos de preguntas frecuentes que son actualizados puntualmente, reflejando las principales cuestiones surgidas durante el desarrollo del SII AEAT, durante el proyecto piloto y en el curso de la comunicación constante de la Agencia con los contribuyentes.

informacion tecnica siiEl apartado de información técnica es el más jugoso de cara al aterrizaje de la normativa en utilidades reales de gestión para la operativa diaria. En los últimos dos meses, este apartado informativo ha experimentado una notable progresión. Esto es debido a que la proximidad de la fecha de entrada en vigor del SII AEAT ha acelerado tanto los preparativos de Hacienda como los de la mayoría de los contribuyentes para evitar complicaciones mayores y sobreesfuerzos durante los primeros meses de operativa.

Los desarrolladores e integradores software han ido marcando el paso de la necesidad y publicación de contenidos de carácter técnico por parte de Hacienda. Estos contenidos incluyen la descripción técnica general y preguntas frecuentes, un Excel con los bloques funcionales del SII AEAT, esquemas XML, la descripción WSDL de los servicios web del SII y el documento de validaciones y errores en los envíos de información. Un documento de novedades se adelanta a cada actualización anunciando los cambios que se introducen en cada nueva versión del sistema, actualmente en su versión 0.6 en fase de pruebas.

aeat sii portal pruebas

El portal de pruebas del SII AEAT es sin duda la ayuda más sólida para verificar la solvencia operacional y técnica de las empresas de cara a la nueva operativa. Desde enero de 2017 está disponible un entorno de pruebas en la Sede Electrónica de la AEAT. A partir de abril, además, es posible el acceso a través de un formulario web usando el certificado digital del contribuyente.

En este entorno se pueden probar envíos de información de facturación y alta de operaciones, consultas de las grabaciones y la validación de los datos introducidos. La gestión de errores es uno de los aspectos críticos del SII AEAT, por lo que el portal de pruebas resulta providencial para el ajuste de los sistemas de cara al cumplimiento de los plazos y formas del suministro de información.

Puesta a Punto para el SII AEAT

Como complemento a la campaña informativa y de ayuda de la AEAT, la empresas pueden también obtener servicios de consultoría especializada de empresas tecnológicas que hayan participado en el proyecto piloto, tales como Datadec. Para la mayoría de las empresas esta consultoría acompaña de forma indisoluble a la solución tecnológica que deben necesariamente implantar para poder dar cumplimiento a la nueva legislación.

Nuevo llamado a la acción

Equipo Datadec

18 May 2017

Definitivamente aprobado el SII, sin aplazamientos para el 1 de julio

Definitivamente aprobado el SII, sin aplazamientos para el 1 de julio

Ya lo anunció el Director General de la Agencia Tributaria, Santiago Menéndez, la semana pasada durante su intervención en la VII Jornada sobre “La inspección tributaria de las Grandes empresas”, era inminente la publicación de la orden ministerial con las especificaciones técnicas definitivas del SII del IVA. Finalmente se realizo la publicación el pasado lunes día 15.

La publicación en el BOE de la orden ministerial ahora confirma que no hay aplazamiento en la puesta en marcha del SII y se mantiene la fecha prevista inicialmente: 1 de Julio.

Gratis libro blanco del SII

La puesta en marcha del SII afecta a mas de 62.000 empresas y supone el 80% de la recaudación del IVA de empresas. Menéndez añadió que desde la puesta en marcha el pasado 1 de enero del programa piloto del SII del IVA, en la que participaban 30 empresas, se han cruzado ya facturas recibidas y emitidas de 2.000 empresas y se han gestionado más de 20 millones de facturas (15,57 millones registros de facturas emitidas y el resto de recibidas).

La implantación del SII supone un importante paso adelante en la gestión del IVA por parte de la AEAT, evita errores involuntarios, agiliza el proceso y supone un ahorro en gasto público en mantenimiento de aplicaciones y programas informáticos.

Nuevo llamado a la acción

Equipo Datadec

15 May 2017

El SII Entra en Vigor: ¿Estamos Preparados?

El SII Entra en Vigor: ¿Estamos Preparados?

El SII Sistema Inmediato de Información del IVA entra en Vigor el 1 de julio 2017.

Modernización de la Gestión del IVA

Como ha sido ya ampliamente difundido, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) puso en marcha, mediante el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, el nuevo paquete de medidas tributarias en materia de IVA conocido como Suministro Inmediato de Información (SII). Su objetivo principal es lograr una mayor eficiencia en la lucha contra el fraude en las liquidaciones del impuesto, gracias a medidas encaminadas a la modernización del sistema actual de gestión del IVA. Las tecnologías digitales llevan años abonando el campo para la simplificación de las tareas administrativas. Con la puesta en funcionamiento del SII se aprovechan las nuevas posibilidades tecnológicas para simplificar el registro y aumentar el control de las transacciones sujetas al Impuesto sobre el Valor Añadido.


La entrada en vigor del SII está a la vuelta de la esquina: el próximo 1 de julio. Ante la proximidad de la fecha cabe preguntarse: ¿estamos preparados?

Obligados al Cambio

El cambio de sistema de gestión afecta a empresarios, profesionales y otros sujetos pasivos cuyo período de liquidación coincide con el mes natural. Si bien para algunos contribuyentes la adhesión al nuevo sistema es voluntaria, el empleo del Suministro Inmediato de Información es obligatorio para los siguientes grupos:

  • Grandes empresas (con más de 6 millones de € de facturación anual);
  • Grupos societarios a efectos de IVA;
  • Inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).

Gratis libro blanco del SII

Para estos sujetos del impuesto la implantación y uso del SII AEAT es preceptiva a partir del 1 de julio de 2017. Se trata de un conjunto de unos 62.000 contribuyentes que juntos se estima que tributan un 85% del total nacional del impuesto.

Preparados para el SII

Tanto para los obligados por ley como para aquellos contribuyentes que se han acogido voluntariamente al SII, el nuevo modelo supondrá ventajas, aunque de momento significa trabajo tecnológico y reorganización de las estructuras administrativas. En cuanto a estas últimas, el SII requiere ajustes organizativos en ocasiones profundos, relacionados con aspectos de la contabilidad diaria como la contabilización en tiempo real de las facturas o la operativa basada en medios electrónicos. A día de hoy, pocas empresas operan siguiendo prácticas de contabilidad actualizada. De hecho, muchas compañías postergan la contabilización de las facturas hasta el límite de plazo de declaración del impuesto.

sii La entrada en vigor del SII implica una revisión y reajuste de muchos procesos internos, como los de gestión y administración. Las consecuencias de este reajuste son nuevas necesidades de formación, modificaciones organizativas y de asignación de recursos.

Por otro lado, es indudable que el componente tecnológico del SII es el peso principal del cambio de modelo. Para que la entrada en vigor del SII sea una transición suave hacia un sistema mejorado cada empresa debe responder a 3 preguntas clave.

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¿Se han analizado los requisitos de la empresa?

El SII supone una evolución tecnológica para la mayoría de las empresas. Como en cualquier proyecto de este tipo, el primer paso es realizar un análisis de la situación de la empresa y sus necesidades más allá del simple cumplimiento de la normativa. Se trata de evaluar la evolución necesaria en aspectos como:

  • Estructura interna.
  • Organización de los procesos administrativos.
  • Procedimientos y metodologías aplicados.
  • Nivel de automatización, con especial atención a conectividad e interrelaciones de los sistemas existentes y los nuevos.


Unos completos requisitos de la empresa exigen realizar una introspección y una proyección evolutiva. No basta con dar respuesta a las necesidades inmediatas, sino también prever el crecimiento futuro. Para ello habitualmente es clave el asesoramiento que brinda un socio tecnológico externo a la compañía, ya que puede aportar experiencia técnica de amplio espectro y las lecciones aprendidas durante el proyecto piloto del SII y la actual fase de pruebas.

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¿Se dispone de una solución a medida y 100% fiable?

Una vez realizado un correcto análisis y han sido evidenciados los requisitos es posible seleccionar y configurar una solución tecnológica que dé respuesta a la mayoría de ellos y al menos a todos los prioritarios. La optimización y adaptación software puede resultar una tarea nada trivial según sea la situación tecnológica de los sistemas pre-existentes, su complejidad e interrelaciones. El objetivo es lograr una solución 100% efectiva asegurando compatibilidad y evitando redundancias.

Aspectos de gran utilidad a tener en presentes en una óptima solución SII son:

  • Automatización de los procesos de captura, transformación, firma y envío de datos de facturación a la sede electrónica de la AEAT;
  • Envíos ilimitados y automáticos;
  • Posibilidad de integración con el ERP corporativo;
  • Archivado seguro de los libros registro de IVA (transacciones realizadas con la AEAT).

La seguridad y privacidad de los datos son otro aspecto delicado. A este respecto es recomendable que la solución de comunicación con la AEAT posibilite la firma de la información sin necesidad de cesión del certificado digital de la empresa a un tercero. Este tipo de soluciones permiten que el certificado se encuentre alojado en las instalaciones de la empresa y que la firma se envíe a través de su HUB de comunicaciones con la AEAT.

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¿Se han realizado pruebas de integración con los sistemas existentes?

La implementación e integración es una fase clave de cualquier proyecto software debido a la multiplicidad de proveedores, soluciones, sistemas y estándares. La eficiencia de la solución de automatización está directamente relacionada con la integración con los sistemas existentes en la empresa, tales como su ERP corporativo o sus módulos de facturación electrónica. Existen múltiples posibilidades de integración entre soluciones combinadas y entre la solución SII y sistemas pre-existentes, algunos de proveedores de tecnología diferentes. Por este motivo es crucial mejorar la eficiencia de procesos críticos de gestión para evitar costes innecesarios.

El éxito en el despliegue pasa por asegurar la compatibilidad de estándares y que ninguna tecnología resulte limitante. La integración con programas propios requiere, además, trabajos adicionales a tener en cuenta en la planificación del proyecto, de cara a lograr la operatividad total antes de la entrada en vigor del SII.

Gracias al entorno de pruebas SII puesto en marcha por la AEAT es posible comenzar ya a probar la correcta operatividad de las instalaciones realizadas. El proyecto piloto del SII ha servido también de importante banco de pruebas. De él se ha extraído una experiencia fundamental, identificando aspectos claves de la operativa que deben ser concienzudamente testados:

  • Integración fluida entre la solución SII y el ERP corporativo, con una segura actualización de cada factura en el portal de la AEAT.
  • Correcta automatización del proceso de envío, recepción y cuadre de los libros registro de IVA para evitar incumplimiento en los plazos.
  • Funcionamiento planificado del proceso de extracción y envío de datos, en modo desatendido, con posibilidad de indicar la frecuencia de envío.
  • Minucioso registro de recepciones de acuses de recibo y estado de cada factura.
  • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.

Nuevo llamado a la acción

Equipo Datadec

28 Abr 2017

Suministro Inmediato de Información, No hay Vuelta Atrás

Suministro Inmediato de Información, No hay Vuelta Atrás

La propia Agencia Tributaria lo resaltaba durante la última presentación de novedades el pasado 21 de abril en la que estuvo presente Datadec como empresa Colaboradora: el Suministro Inmediato de Información entra el vigor el 1 de julio, sin aplazamientos.

Mucha ha sido la tinta vertida en medios económicos y blogs especializados desde que el pasado año 2016 el Ministerio de Hacienda confirmara la luz verde al proyecto de implantación del Suministro Inmediato de Información del IVA. La aprobación de la nueva normativa por el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre, acabó con muchas especulaciones. Pero dada la complejidad que implican los cambios propuestos, las reclamaciones de mayor plazo para la adaptación a la nueva operativa han seguido dejándose oír. La realidad es que la fecha límite se aproxima y que, si bien la nueva gestión del IVA plantea retos exigentes, a medio plazo también revertirá en beneficios para aquellos que la afronten de manera adecuada.

Gratis libro blanco del SII

A pesar de los ajustados tiempos en los que se ha desarrollado el proyecto de Suministro Inmediato de Información, la AEAT ha podido dar respuesta a muchas necesidades de los contribuyentes en cuanto a obtención de información veraz y actualizada sobre la marcha del mismo.

El principal esfuerzo de la Agencia Tributaria en este sentido ha sido la creación de un proyecto piloto durante 2016 cuya retroalimentación ha servido para perfeccionar el modelo de gestión de IVA. Entre los actores que han tomado parte en este piloto se encuentran grandes empresas (como Mercadona, El Corte Inglés, Repsol o Endesa) y empresas más pequeñas representativas de toda la casuística de gestión tributaria tanto propia como externalizada. También es destacable la participación de proveedores de soluciones tecnológicas, en gran parte gracias a la cual es posible que a día de hoy el mercado ofrezca soluciones software testadas y adaptadas a la nueva operativa.

Además, se ha desarrollado en la Sede Electrónica de la AEAT un entorno de pruebas que se encuentra operativo desde el pasado 2 de enero de 2107. En él se están llevando a cabo pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria por parte de todos los contribuyentes interesados. De hecho, en base a estas experiencias la Agencia Tributaria publica actualizaciones periódicas en su web con explicación de ajustes técnicos y datos relevantes de la fase de pruebas. En la última publicación, del pasado 21 de abril, se informa desde sobre detalles técnicos muy concretos (longitud de determinados campos, codificaciones a emplear, métodos de notificación) hasta sobre novedades de más alto nivel, como el establecimiento de convenios de colaboración social entre proveedores software y la AEAT para el suministro electrónico de registros de facturación en representación de terceros.

El contexto está listo para la puesta en escena del Suministro Inmediato de Información. Existe documentación técnica detallada y la posibilidad de comunicación directa con la AEAT, y sobre todo existen soluciones tecnológicas llave en mano que incorporan las lecciones aprendidas tanto del proyecto piloto como de la fase de pruebas.

SII claves transicion eficiente

El éxito y facilidad de la transición a la operativa según las pautas del Suministro Inmediato de Información dependen en gran medida de la capacidad de preparación de las empresas. Llegar al 1 de julio con los deberes hechos es la mayor garantía a día de hoy de poder cumplir con los nuevos plazos sin incurrir en sobrecostes ni sobrecargas de última hora. La opción más sensata es enfrentar cuanto antes los cambios necesarios y comenzar a trabajar en ellos sin dilación. Los puntos clave son:

  • Más recursos antes, que evitarán sobrecargas después. La transición de una forma de operar a otra siempre requiere una dedicación extra durante el periodo de preparación y cambio. Obviar esta realidad puede suponer que más adelante la dedicación extra se multiplique por dos, además del riesgo de provocar problemas innecesarios por tener que dar respuesta a los nuevos requisitos de envío de información sin la preparación necesaria.
  • Tiempo para analizar requisitos. El funcionamiento de cada empresa es único, y también lo es lógicamente su forma de afrontar la gestión del IVA. Dependiendo del sector, tamaño, volúmen de facturación, nivel de informatización o estructura interna las empresas afrontan de forma diferente la introducción del Suministro Inmediato de Información. Por supuesto hay líneas básicas comunes, como la casi imprescindible automatización del proceso, pero el diablo está en los detalles, por lo que es muy importante dedicar tiempo a realizar un análisis de requisitos propio y completo. La solución adecuada evitará en el futuro la necesidad de parches que comprometan la eficiencia de la gestión del impuesto.
  • Funcionalidades críticas de gestión de IVA. Existen una serie de aspectos que una solución propia o externa de gestión debe incorporar para asegurar la funcionalidad necesaria, evitar errores y beneficiarse de la modernización del IVA. La lista básica incluye:
    • Automatización del proceso de envío, recepción y cuadre de los libros registro;
    • Integración fluida con cualquier tipo de ERP corporativo preexistente;
    • Posibilidad de funcionamiento de modo desatendido
    • Registro minucioso de acuses de recibo y estado de cada factura;
    • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.
  • Reorganización y revisión de los procesos internos. Para adaptarse al Suministro Inmediato de Información no basta con instalar nuevos sistemas y planificar su funcionamiento en modo automatizado. Es necesario un cambio más profundo. La nueva operativa implica no sólo reestructurar los recursos en torno a ella, sino un cambio de mentalidad operativa: se impone la transparencia en la gestión del IVA. Desaparece en gran parte la barrera entre la contabilidad interna y la externa, por lo que el cumplimiento de la ley depende sobremanera de que las empresas asuman cuanto antes esta nueva situación.
  • Pruebas y más pruebas. Como se apuntaba anteriormente, la AEAT ha puesto a disposición de todos los contribuyentes y proveedores tecnológicos un entorno web de pruebas para que las empresas puedan llegar a julio con las soluciones puestas a punto. Se trata de una utilidad que es casi taxativo aprovechar tanto para el ajuste de la operativa interna como para la depuración de errores de los desarrollos e integraciones TIC.

SII adaptarse para beneficiarse

No todo son escollos con el Suministro Inmediato de Información. La modernización del impuesto conlleva ventajas jugosas, y no sólo para Hacienda en términos de lucha contra el fraude. Eso sí, para disfrutarlas se requiere un trabajo previo y una información precisa de las implicaciones de los cambios, tanto a nivel normativo como a nivel técnico.

El Suministro Inmediato de Información acerca el momento de contabilización de cada factura al de la operación, por lo que simplifica la contabilidad. No tiene por qué suponer una necesidad mayor de recursos, ya que la contabilización e información a Hacienda se unifican en un mismo gesto. Conjuntamente con la automatización del proceso la perspectiva es precisamente que los recursos administrativos necesarios sean menores. Por otro lado, la confirmación y devolución serán más ágiles por parte de Hacienda, e incluso en una fase posterior, las autoliquidaciones podrían generarse de forma automática, siendo simplemente necesaria la modificación o confirmación.

La inversión requerida para adaptar los sistemas es moderada, siempre y cuando se elija una solución tecnológica ajustada a las necesidades de la empresa. Se trata de particularizar en función de las circunstancias y capacidad de facturación de cada empresa. Hay que tener en cuenta que el peso de la responsabilidad de garantizar la seguridad, la integridad y la disponibilidad de la información contenida en los libros registro recae en Hacienda, ya que los datos quedan alojados y mantenidos en sus servidores y sistemas. En cuanto al cumplimiento de los plazos, a partir de julio la Agencia Tributaria ostentará un mayor control sobre la emisión y recepción de facturas de los contribuyentes. El éxito pasa por una contabilidad saneada así como por la inaplazable automatización y adecuación de las rutinas y procedimientos.

Gratis libro blanco del SII

Equipo Datadec

27 Abr 2017

SII AEAT, Adáptate antes del 1 de Julio

SII AEAT, Adáptate antes del 1 de Julio

El Real Decreto 596/2016 puso la maquinaria en marcha el pasado 2 de diciembre de 2016  para la implementación de un nuevo paquete de medidas tributarias en materia de IVA. Centradas en la modernización del sistema actual de gestión del impuesto, la medidas adoptadas giran en torno al Suministro Inmediato de Información (SII) de facturación a la AEAT. El empleo del SII AEAT será obligatorio a partir de julio de 2017 para muchos contribuyentes, siendo su objetivo principal lograr una mayor eficiencia en la lucha contra el fraude por parte de Hacienda. Para los contribuyentes el nuevo sistema significa un aumento del control de las transacciones sujetas a IVA, y sobre todo una profunda y tecnológica renovación del modelo de gestión del impuesto, que se espera que a la larga redunde en una simplificación en el registro contable.

El cambio de paradigma tiene fecha de entrada en vigor: el 1 de julio de 2017. Se trata de mucho más que una simple actualización de los sistemas contables, por lo que es importante para las empresas iniciar la transformación lo antes posible. Los contribuyentes tienen por delante un proceso de adaptación al SII AEAT para orientar su operativa diaria a cumplir con las nuevas obligaciones tributarias.

Gratis libro blanco del SII

¿Cómo será el día a día en la gestión del IVA a partir del 1 de julio? Sigue leyendo.

El SII AEAT se basa en un desarrollo alojado en la Sede Electrónica de la AEAT que actúa como interfaz de comunicación entre los contribuyentes y la Agencia Tributaria. El sistema sustituye a los actuales libros registro en papel o en los servidores de las empresas, introduciendo los libros registro electrónicos y liberando a las empresas de su llevanza directa. Requiere, por tanto, el envío “vía web” de cierta información de facturación, actualmente contenida en parte en las propias facturas y en parte en los libros registro, en un formato específico y en un plazo marcado por ley.

Los nuevos plazos de suministro de información de facturación a la AEAT a través de la Sede Electrónica son de un mínimo de cuatro días naturales, descontando fines de semana y festivos nacionales. Esto significa que el día a día de la contabilidad va a cambiar mucho para numerosos contribuyentes. Se impone una contabilidad dinámica, sin postergaciones, basada en una gestión en tiempo real de los libros registro de IVA y una comunicación más dinámica con la AEAT.

El hecho de que la Agencia, a través del SII AEAT, disponga de información en tiempo casi real, posibilita una mayor agilidad en los trámites y la reducción de los plazos de comprobación y devoluciones:

  • El sistema permite verificar errores registrales casi en tiempo real, pudiendo también subsanarlos de forma telemática y sin necesidad de requisición por parte de la AEAT;
  • Se espera una confirmación más ágil por parte de la AEAT de las facturas aceptadas y rechazadas;
  • Las empresas tienen acceso a datos fiscales contrastados en la Sede Electrónica, gracias al cruce de datos del SII AEAT entre la información del contribuyente y la información de contraste procedente de terceros implicados en las operaciones registradas.

De cara a las autoliquidaciones mensuales, se dispone de información contrastada y se cuenta con la posibilidad de rectificar los errores en los envíos antes del límite de plazo. En conjunto, una contabilidad más dinámica repercute en una agilización de las devoluciones de IVA.

organizacion agil

Hasta ahora la estructura administrativa encargada de la gestión del IVA en las empresas se diseñaba alrededor de una contabilidad interna y una comunicación, en el mejor de los casos, mensual con Hacienda. Con la entrada en vigor del SII AEAT se impone un rediseño organizativo que permita una comunicación diaria. Hacienda impone el tiempo real y respuestas ágiles: para beneficiarse de las ventajas del SII AEAT las empresas deben estructurarse en consecuencia. Muchas compañías postergaban la contabilización de las facturas hasta el límite de plazo de declaración del impuesto. A partir de julio se pasa a una dinámica de trabajo mucho más distribuida, en la que la concentración de las tareas administrativas en ciertos periodos es cada vez menor.

Por otro lado, los intercambios de información en formato digital en tiempo real y el “dato único” en fiscalidad redundan en la transparencia de la gestión del IVA. Esta coyuntura empuja a las empresas a operar internamente en consecuencia, ya que prácticamente desaparece la barrera entre la contabilidad interna y la externa. Los errores de registro y retrasos son mucho más visibles con el SII AEAT, y su corrección debe ser necesariamente mucho más eficiente. La nueva operativa requiere por tanto ajustes organizativos que no son baladíes en procesos gestores y administrativos.
El objetivo marcado por la Agencia Tributaria es que gracias a la mayor transparencia en las comunicaciones y la calidad de la información disponible se reduzcan los requerimientos de control a las empresas. Sin embargo, será necesaria mayor monitorización y una organización ágil, con capacidad de pasar de un estado de supervisión de la comunicación en modo automático a otro de acción reactiva en caso de que se detecten errores e incluso fallos TIC en la Sede Electrónica de Hacienda.

recursos especializados

Los cambios que supone la nueva normativa  hacen imprescindible la solvencia TIC de los recursos administrativos dedicados al IVA. Con el SII AEAT prácticamente desaparece el papel y su carga administrativa asociada. No es necesario enviar las facturas y en cada envío de información a la Sede Electrónica pueden consignarse hasta 10.000 registros de facturación. La dependencia tecnológica es mayor y el personal administrativo debe estar capacitado para lidiar con rectificaciones técnicas en el formato de los datos e inclusos mal funcionamiento TIC de la Sede Electrónica. Se impone una formación mixta o el apoyo administrativo con recursos informáticos especializados.

Se espera en paralelo que el nuevo modelo automatizado de gestión de IVA suponga una reducción de los recursos necesarios, gracias al aumento en la agilidad y eficiencia del proceso. La comunicación contínua con la AEAT elimina además la carga administrativa relativa a la presentación de declaraciones informativas de IVA (modelos 340, 347 y 390), ya que éstas desaparecen para los contribuyentes obligados al SII AEAT. Otro punto que redunda en una menor carga es que se prevé que la información registrada en la Sede Electrónica de la AEAT pueda ser utilizada para proporcionar ayuda a los contribuyentes para completar las autoliquidaciones. Incluso podrían generarse borradores de la declaraciones de autoliquidación de forma que los contribuyentes puedan simplemente confirmar o modificar los datos necesarios.

centrado en tecnologia

Si algo caracteriza al SII AEAT es que supone un reto en cuanto a evolución de los sistemas de la empresa y desarrollo software. La tecnología pasa a desempeñar un rol central en el nuevo modelo de gestión del IVA. La automatización del proceso de recogida, envío y contraste de la información de facturación es prácticamente imprescindible para poder dar cumplimiento a la nueva ley. Incluso una deficiente integración con los sistemas existentes, como el de facturación electrónica, puede suponer un freno para beneficiarse del ahorro en recursos que conlleva el SII AEAT.

La solución tecnológica óptima para cada empresa depende de muchos factores, si bien requisitos básicos comunes son manejabilidad y facilidad de uso, ágil gestión de incidencias y seguimiento integrado en la comunicación de elevados volúmenes de operaciones. La adaptación conlleva una necesaria fase de pruebas en la que se pongan a punto los aspectos clave de la operativa, como la integración con el ERP corporativo, la correcta automatización del proceso para evitar incumplimiento en los plazos o la captura y procesado de incidencias. Gracias al entorno de pruebas SII AEAT desarrollado en la Sede Electrónica de Hacienda se pueden realizar pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria.

La compatibilidad, funcionalidad y resiliencia de las soluciones tecnológicas desplegadas van a decantar la balanza hacia una transición fluida y una adaptación sin sobresaltos antes del 1 de julio.

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Equipo Datadec

26 Abr 2017

SII 6 Pasos desde que te Decidas

SII 6 Pasos desde que te Decidas

SII 6 Pasos a seguir desde el momento en el que ya hayas realizado la elección.

El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA entra en vigor el próximo 1 de julio, dando el pistoletazo de salida a un nuevo modelo de gestión del impuesto que supone toda una revolución tecnológica. La adaptación a la nueva normativa requiere una mayor automatización del proceso de gestión del IVA y una evolución de los sistemas administrativos de la empresa. Por este motivo, muchas de las empresas para las que el SII será imperativo a partir de julio se han decantado por soluciones llave en mano desarrolladas por consultoras y proveedores software especializados. Es el caso de importantes multinacionales que han participado en el proyecto piloto llevado a cabo durante el año 2016. En este proyecto han participado empresas de diversa tipología junto con algunos proveedores de soluciones tecnológicas. De su desarrollo se ha obtenido una retroalimentación muy valiosa, que ha servido a la AEAT para pulir el nuevo modelo de gestión basado en el SII, y a los empresas tecnológicas para diseñar soluciones software testadas y adaptadas a la nueva operativa. Además, la Sede Electrónica de la AEAT facilita un entorno de pruebas del SII, operativo desde el 2 de enero hasta el 30 de junio de 2107. En él se pueden realizar pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria. La experiencia conjunta del proyecto piloto y el entorno de pruebas cristaliza en la la puesta a punto de los sistemas TIC antes de la entrada en vigor definitiva del SII y en una hoja de ruta precisa para el despliegue de la nueva operativa.

Gratis libro blanco del SII

Muchas grandes empresas impactadas por la entrada en vigor del Real Decreto 596/2016 ya han puesto a punto sus sistemas, lo cual es una ventaja de cara a superar sin sobresaltos el necesario periodo de adaptación a la nueva operativa. El resto decidirá en los próximos meses el proveedor y la solución que mejor se adapten a su caso particular. La implantación de la solución tecnológica óptima requiere cierto esfuerzo y una serie de pasos ineludibles para que la maquinaria administrativa esté perfectamente engrasada el próximo 1 de julio. El tiempo apremia y son muchos los aspectos a tener en cuenta. Los principales se resumen a continuación.

analisis sii En primer lugar, como en cualquier proyecto de evolución tecnológica, es necesario realizar un análisis de la situación de la empresa. Se trata de evaluar aspectos como la estructura interna, la organización de sus procesos administrativos, los procedimientos y metodologías aplicados y, por supuesto, su nivel de automatización: sistemas existentes, conectividad e interrelaciones, evoluciones previstas, etc.

Para completar la identificación de los requisitos de la empresa ésta debe realizar una introspección y una proyección evolutiva. Pero además es muy importante el asesoramiento que el proveedor de soluciones, con su experiencia técnica o como participante en el proyecto piloto, preste en este sentido para asegurar un proyecto sin flecos. Un buen análisis debe incluir las particularidades de la empresa por tamaño, sector empresarial, tipología clientes, etc. Más que con un proveedor de servicios informáticos, en ocasiones es fundamental contar con un socio tecnológico.

 

Una vez realizado un correcto análisis, es posible configurar y optimizar el paquete software para dar respuesta a los requisitos solicitados. La realización de los ajustes necesarios puede resultar una tarea nada trivial según sea la situación tecnológica de los sistemas pre-existentes, su complejidad e interrelaciones. El objetivo es lograr una solución 100% efectiva asegurando compatibilidad y evitando redundancias.
Aspectos de gran utilidad a tener en presentes en una óptima solución SII son:

  • Automatización de los procesos de captura, transformación, firma y envío de datos de facturación a la sede electrónica de la AEAT.
  • Envíos ilimitados y automáticos.
  • Posibilidad de integración con el ERP corporativo.
  • Archivado seguro de los libros registro de IVA (transacciones realizadas con la AEAT).

Para la comunicación oficial con la AEAT, una solución segura de automatización del proceso SII debe también posibilitar la firma de la información sin necesidad de cesión del certificado digital de la empresa a un tercero. Este sistema implica que el certificado se encuentre alojado en las instalaciones de la empresa y que la firma se envíe a través de su HUB de comunicaciones con la AEAT.

solucion sii

 

integracion Un paso clave para la operatividad de una verdadera solución a medida es su instalación e integración con los sistemas existentes en la empresa, como su ERP corporativo. Existen múltiples posibilidades de integración entre soluciones combinadas (por ejemplo SII y facturación electrónica) y entre la solución SII y otros sistemas pre-existentes de diversos proveedores de tecnología. Por este motivo es crucial mejorar la eficiencia de procesos críticos de gestión para evitar costes innecesarios.
La implementación e integración es una fase clave de cualquier proyecto software debido a la multiplicidad de proveedores, soluciones, sistemas y estándares. El éxito en el despliegue de la solución informática SII pasa por asegurar la compatibilidad de estándares y que ninguna tecnología resulte limitante. La integración a medida con programas propios de gestión específicos requiere, además, trabajos adicionales que es necesario tener en cuenta a la hora de realizar la planificación del proyecto.

 

Gracias al entorno de pruebas SII puesto en marcha por la AEAT es posible comenzar ya a probar la correcta operatividad de las instalaciones realizadas. El proyecto piloto del SII ha servido también de importante banco de pruebas. De él se ha extraído una experiencia fundamental, identificando aspectos claves de la operativa que deben ser concienzudamente testados:

  • Integración fluida entre la solución SII y el ERP corporativo, con una segura actualización de cada factura en el portal de la AEAT.
  • Correcta automatización del proceso de envío, recepción y cuadre de los libros registro de IVA para evitar incumplimiento en los plazos.
  • Funcionamiento planificado del proceso de extracción y envío de datos, en modo desatendido, con posibilidad de indicar la frecuencia de envío.
  • Minucioso registro de recepciones de acuses de recibo y estado de cada factura.
  • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.
pruebas sii

 

depuracion sii La fase de pruebas conlleva en la mayoría de los casos la identificación de errores de compatibilidad, integración e inclusión de trasposición de requisitos que es necesario depurar. Tras la consecuente reprogramación y ajustes nuevas pruebas certificarán que la solución SII está lista para operar en un entorno real.

En cualquier caso, hay que tener en cuenta que una solución 100% operativa y depurada todavía se enfrenta a posible mal funcionamiento por problemas de indisponibilidad del portal de la AEAT. En este sentido, la recomendación es que la solución SII incorpore un registro de trazabilidad de envíos para certificar cualquier incidencia por motivos de indisponibilidad web de la Sede Electrónica. Una funcionalidad de registro de la causa de fallo junto con un sistema de alertas e informes, por ejemplo por correo electrónico, resultará de gran ayuda para la generación de informes técnicos que acrediten ante la AEAT ausencia de negligencia y, por tanto, eviten sanciones por retrasos o disconformidad.

 

Por último, la puesta en servicio de la solución SII no consiste en un simple arranque de un sistema. Durante la operativa surgen casos de uso no contemplados en los requisitos, situaciones excepcionales pero quizás recurrentes y un largo etcétera de eventualidades que requieren actualizaciones y nuevos desarrollos a medida. El mantenimiento de la solución incluye por supuesto reajustes derivados de nuevos cambios normativos, que aunque menores, pueden no resultar triviales en términos de transposición a operativa software.

La inversión en nuevas tecnologías es fundamental para el crecimiento de la empresa y el caso del SII no es una excepción. El apoyo de un socio tecnológico sólido es clave para que el esfuerzo empleado por las empresas en la modernización de la gestión del IVA redunde en una optimización de sus procesos administrativos y la consecuente reducción de recursos y costes.

 puesta servicio

Nuevo llamado a la acción

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