11 Dic 2017

La mejora de procesos disminuye el tiempo de formación

 
mejora de procesos
 

En este cambiante y competitivo mundo de negocios actual, la formación es una ventaja competitiva para las organizaciones ya que se desarrollan las competencias necesarias para el desempeño del trabajo y se logra el desarrollo y crecimiento de la empresa.

La formación, la motivación y el talento de los trabajadores aumenta la productividad laboral, así que una mejora de procesos de formación en la empresa conseguirá reducir costes administrativos y por tanto, aumentar en beneficios.

En empresas donde el número de empleados crece a medida que crece la empresa, se ve necesaria una optimización del tiempo de formación de los nuevos empleados para conseguir su eficiencia lo antes posible.

Cuando los empleados se encuentran en distintas ubicaciones geográficas, se necesita una forma de realizar la formación que sea ágil y breve, y que no complique la productividad.

Estos empleados deben recibir una formación mínima para poder realizar su trabajo, y se necesita que esté estructurada y bien organizada para minimizar los tiempos de desarrollo.

 

Planes de formación

La formación permite a las organizaciones proporcionar a los empleados los conocimientos y las competencias que necesitan.

Los planes de acogida para los nuevos empleados se planifican para incorporar,  socializar y realizar el seguimiento de todas las personas nuevas que se incorporan a la organización, y su objetivo principal es facilitar la adaptación y su desarrollo en la empresa, en el mínimo tiempo posible.

Mejorar la productividad de la empresa, los equipos y las personas. Ser proactivo: informar oportunamente al trabajador sobre lo que tiene que hacer en función de su rol y disponer de herramientas para coordinar las tareas que tienen que realizar en su día a día.  El trabajo de los usuarios es conducido por los procesos de negocio, habilitando a cada usuario las tareas que tiene que realizar en cada momento, enfocado por prioridades. De esta forma favorece que se alcancen los objetivos establecidos para los trabajadores.

 

¿Cómo podemos reducir este tiempo de formación?

Trabajando por procesos.

La implantación de la gestión de procesos se ha revelado como una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones.

Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.  

La implantación de la gestión de procesos es una de las herramientas de mejora de la gestión más efectivas para todos los tipos de organizaciones. Cualquier actividad, o conjunto de actividades ligadas entre sí, que utiliza recursos y controles para transformar elementos de entrada (especificaciones, recursos, información, servicios,…) en resultados (otras informaciones, servicios,…) puede considerarse como un proceso.

 
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Si existen tareas que se pueden encadenar de manera optimizada, ejecutar y controlar, siempre utilizando los procedimientos y plazos determinados, realizarlas traerá ganancias para su empresa y para la satisfacción de todos los empleados.

Si estas tareas son tareas de formación que pueden ser estructuradas y guiadas de modo que el usuario las perciba como “sencillas”, el tiempo de formación disminuirá y así también, la productividad aumentará al invertir menos tiempo en estas tareas de formación que a menudo son tediosas y requieren mucho tiempo.

 

Mejora de procesos

Una acción de mejora es toda acción que está destinada a cambiar la forma en que se está desarrollando un proceso. Estas mejoras, se deben reflejar en una mejora de los indicadores de cada uno de los procesos.

Se puede mejorar un proceso mediante aportaciones creativas, imaginación y sentido crítico.

La mejora continua es un proceso estructurado en el que participan todas las personas de la organización con el objeto de incrementar progresivamente la calidad, la competitividad y la productividad, aumentando el valor para el cliente y aumentando la eficiencia en el uso de los recursos, en el seno de un entorno cambiante.

La mejora de procesos en la empresa permitirá tener un punto de referencia objetivo para poder competir en los diferentes mercados y saber en tiempo y forma dónde se encuentra la compañía. Además, esta mejora de los procesos dará estabilidad a la empresa.

La mejora de procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales.

Cuando los procesos de formación se estandarizan se produce un ahorro de tiempo que se traduce en rentabilidad. Esta mejora de procesos de formación se transforma en beneficios para tu organización.

Parte de los beneficios que se obtienen con la mejora de procesos son:

  • Ahorro de tiempo y mejora de la productividad
  • La optimización de la circulación de información de forma interna en la empresa
  • Dar importancia y priorizar los trabajos o tareas de carácter urgente
  • Mejorar el control de todos los procesos internos, entre ellos, procesos de formación del personal.
  • Mejor atención y servicio al cliente, tanto al interno (empleados y  socios) como al externo.
  • Mejora continua de los procesos con mecanismos de medición de resultados. A medida que se mejoran los procesos, se acortan los tiempos.
  • Resolución más rápida de las incidencias, analizando los problemas
  • Debido a la obtención de una mayor eficiencia de los recursos, se obtienen costes de procesamiento más bajos.

Cuando se quiere implementar una mejora continua de los procesos, se debe saber qué secuencia de actividades se debe mejorar.

 
mejora de procesos workflow
 

Por ejemplo, si se quiere realizar una mejora de la formación que se da a los nuevos empleados, se deberían ejecutar una secuencia de pasos que serían:

  1. Definir el problema o desviación detectada sobre los indicadores y objetivos. En el caso que nos ocupa, habría que analizar las desviaciones obtenidas en los procesos de formación respecto al tiempo establecido. El objetivo principal es minimizar al máximo ese tiempo.
  2. Establecer mecanismos de medición más adecuados. Hay que buscar esos mecanismos que midan los tiempos empleados.
  3. Identificar las causas del problema, identificar las más relevantes, establecer soluciones y analizar los datos obtenidos.
  4. Establecer planes de acción e implementar esas mejoras.
  5. Controlar esas mejoras, monitorizar de forma constante y realizar los ajustes necesarios.

¿Qué herramientas nos ayudan a obtener una mejora de procesos?

Los flujos de trabajo (o workflow en inglés) son sistemas que nos ayudan a lograr los cambios organizativos necesarios para trabajar eficazmente. Hoy en día, el objetivo de la gestión por procesos es evolucionar a una estructura organizacional más clara, con mayor orientación al equipo y con un control de la situación de sus procesos de negocio.

Los procesos han de ser dinámicos y flexibles, para poder cambiarlos en cualquier momento. Deben poder adaptarse a las distintas situaciones que puedan ocurrir.

Los workflow evolucionan y cambian para adaptarse a esos procesos. Es necesario tener claro que estos sistemas de workflow deben permitir ir ampliando la complejidad de los flujos de trabajo a medida que estos van aumentando y creciendo. Además, toda esta evolución ha de hacerse sin penalizar la velocidad del sistema.

Existen muchas ventajas derivadas de utilizar un software de motor de workflow. Pero hay que incidir en la idea de que un proceso sólo puede ser introducido en el software y automatizado de forma eficiente, si primero pasa por un proceso de mejora continua.

 

Por lo tanto, si uno de los quebraderos de tu empresa se basa en reducir el tiempo empleado en formar a tus nuevos empleados para conseguir su eficiencia lo antes posible, ahora ya sabes qué es lo que tienes que hacer.

Trabaja con una mejora de procesos constante y consigue así tus objetivos, haciendo además que tus costes no aumenten y así consigas ser más escalable.

 
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Equipo DATADEC

 

04 Dic 2017

LA FALTA DE COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA DESTROZA LA PRODUCTIVIDAD

comunicación en la empresa
 

Yo no sabía nada…

A mi nadie me dijo cómo había que hacerlo…

Esa parte no me corresponde a mi…

Yo no he recibido ningún mail…

¿Tenía que mandarlo yo?

Si has oído más de una vez alguna de estas frases dentro de tu organización, puede que tengas un problema de falta de comunicación en la empresa y que esto esté afectando a la productividad, al hecho de que tus costes no disminuyan y por ende, a que no aumenten tus beneficios.

La falta de comunicación en la empresa genera desinformación, y el hecho de trabajar desinformado provoca desconocimiento de dónde se producen los fallos o quiénes los generan, haciendo así que estallen los conflictos.

Si los mensajes no llegan a los receptores a tiempo o no se envían los suficientes mensajes, surgen los problemas y los malentendidos.

Una buena comunicación en el ámbito laboral es uno de los pilares fundamentales de la motivación.
Un empleado que tiene la posibilidad de expresar sus opiniones se siente escuchado y por lo tanto, valorado.
Los empleados motivados sienten una mayor fidelización hacia la organización, y esta es una de las claves para retener a los mejores talentos y para optimizar la productividad.

A medida que la empresa es más grande, mayor es la importancia de la buena comunicación en la empresa para mantener a todos los empleados enfocados en los mismos objetivos.

 

¿A qué afecta la falta de comunicación en la empresa?

La falta de comunicación entre los empleados de los distintos departamentos es una realidad en todas las empresas, pero hay que conseguir evitarla.

El hecho de que los trabajadores no conozcan las labores de los demás departamentos provoca conflictos interdepartamentales ya que no entienden la urgencia de ciertas tareas de facturación, ni las consecuencias de no recibir los documentos necesarios para la facturación a tiempo.

 

Motivación

La falta de comunicación interna provoca resentimiento y frustración entre los trabajadores de una organización.

La comunicación fluída debe partir desde arriba. Debe existir un líder que articule de forma clara y concisa, que todo el mundo entienda, la visión y los objetivos que deben perseguir todos unidos. La falta de motivación daña las relaciones, el humor y por tanto, la productividad.

Si un empleado se siente identificado con la empresa y siente que su trabajo está reconocido, aumentará su productividad ya que aumentará su confianza en sí mismo y con ello su satisfacción profesional y personal.

 

Decía Steve Jobs, de quien nadie puede dudar de su liderazgo, que “si quieres contratar a gente maravillosa que quiera trabajar contigo, tienes que dejarlos tomar muchas decisiones y que prevalezcan las buenas ideas, de otro modo no querrán quedarse”

 

Si quieres conocer más acerca de la motivación y el trabajo en equipo, no dejes de leer nuestro post “Cómo una buena gestión de equipos aumenta tu productividad”.

 

Planificación

Cuando existe una mala comunicación interna se producen retrasos en la planificación de los proyectos, al tener que rehacer o repetir tareas o incluso rehacer la planificación entera.

La comunicación es vital para la gestión de proyectos y la planificación de toda la empresa.

 
pasos de la comunicacion en la empresa
 

Servicio al cliente

Tanto la comunicación interna entre empleados de la empresa como la comunicación externa afecta al nivel de satisfacción de tus clientes. Escuchar a tus clientes juega un papel muy importante en establecer la confianza y la cooperación entre tu empresa y los socios comerciales que confían en ti.

Para que las relaciones comerciales se lleven a cabo sin problemas, la comunicación en el servicio al cliente juega un papel crucial.

La comunicación en la empresa a nivel interno afecta a que los clientes detecten y perciban una calidad en el servicio que provoque satisfacción y ganas de colaboraciones futuras.

Cuando existe una buena comunicación en la empresa, todos los empleados trabajan por un objetivo común y eso se refleja en su relación con los clientes, creando así “cultura corporativa”.

 

Rendimiento

Cuando existe una mala comunicación, como consecuencia, se genera un bajo rendimiento laboral. El rendimiento se mide en productividad, y la falta de  comunicación da lugar a pérdidas de tiempo esperando instrucciones o tiempo perdido al tener que rehacer el trabajo debido a la falta de entendimiento.

Los mensajes se envían por medio de correos electrónicos o mensajes de texto, y sin un control adecuado, pueden perderse o mal interpretarse debido a una mala redacción o bien por no dejarlo muy claro.

 
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Herramientas para conseguir mejorar la comunicación en la empresa

Un CRM es una herramienta que ayuda a mejorar la comunicación en la empresa, debido a que todo se registra en el mismo sistema al que pueden acceder todos los empleados.

Las llamadas de teléfono, las reuniones pendientes, la planificación de nuevas tareas o bien la inserción de los seguimientos y acciones realizadas se insertan en el CRM para que sean accesibles a todos los usuarios implicados en cada proyecto.

Además de esta herramienta de gestión, se necesitan mecanismos de alerta y avisos que ayuden a que esta comunicación sea más fluída y se eviten tareas repetitivas (como llamadas a un mismo cliente por parte de dos usuarios) o bien que se olviden tareas o citas importantes, así como recordar el envío de documentación necesaria para la facturación, por ejemplo.

Estos mecanismos deben controlar todos los procesos, regular las tareas y  centralizar la información, y todo esto se puede hacer gracias a los flujos de trabajo o Workflow combinados con las tareas de gestión que utilice la empresa.

 

¿Para qué sirve un Workflow?

Un Workflow o flujo de trabajo es una estructura de tareas que determina qué acciones entran en una actividad o un proceso, en qué orden se llevarán a cabo y con qué condiciones.

Los workflows se utilizan para automatizar procesos. Utilizar flujos de trabajo te ayuda a despreocuparte al no tener que estar pendiente de las consecuencias que se producen al realizar varias tareas.

Es una manera de trabajar con muchos procesos a la vez, evitando los errores manuales y, por supuesto, ahorrando mucho tiempo y en consecuencia, disminuyendo costes.

Pero lo más importante es que los workflow te permitirán ofrecer una comunicación en la empresa más personalizada, evitando enviar información repetitiva u olvidando enviar aquella que es necesaria.

 

¿Qué debe tener un workflow?

Para definir un workflow es necesario establecer un desencadenante y una acción que se derive.

Así pues, un workflow efectivo debe constar de 3 pasos principales:

  1. Decide a quién incluir dentro del flujo de trabajo: ¿qué usuarios y qué contactos de tu base de datos entrarán en el proceso?
  2. Determina qué objetivo quieres conseguir: ¿Quieres mejorar la comunicación entre los distintos departamentos? ¿quieres evitar tareas repetitivas?
  3. Piensa y diseña cómo será el proceso y con qué secuencia se llevarán a cabo las tareas.

La combinación CRM + workflow te permitirá trabajar de una manera sencilla y rápida todas estas premisas.
La integración de workflows en los CRM hace que las posibilidades sean infinitas, ya que sólo se deben crear las secuencias de tareas y sus premisas, combinándolos con los contactos del CRM para poder gestionar todas las acciones posibles.

La falta de comunicación en la empresa es un problema con solución y la solución pasa por utilizar la tecnología con herramientas como los CRM y la gestión de procesos con workflows, que consiguen una integración adecuada de los usuarios involucrados en las actividades, evitando confusiones y retrasos.

 

Apóyate en las ventajas que te ofrece la tecnología y reduce los costes derivados de una mala comunicación interna en tu empresa!

 
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Equipo DATADEC

27 Nov 2017

Lean Office como método para agilizar la corrección de facturas

Lean Office
 

Una empresa se destaca de otra por la calidad de servicio que ofrece a sus clientes. A través de un servicio de calidad se fideliza a la clientela, se gana más control sobre los resultados y se logran con mayor facilidad los objetivos impuestos. Entre los servicios que se le ofrecen a un cliente se encuentra la factura. De un proceso de facturación eficiente se benefician tanto el cliente como la empresa, ya que si las facturas son enviadas en un corto periodo de tiempo menor será el plazo de cobro.

Para lograr que los facturas lleguen rápidamente al cliente, la empresa debe perfeccionar y actualizar su proceso de facturación, asegurando un envío y una gestión de incidencias rápida y simple. El famoso concepto Lean Office es ideal para hacer esto realidad.

 

Obligación de Almacenamiento

Existen tres razones por las cuales una empresa está obligada a guardar sus facturas y documentos asociados, haciendo necesario el uso del Lean Office como herramienta para hacer más eficientes los procesos:

  1. Control de parte de Hacienda: Las facturas se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración Tributaria, haciendo posible el cumplimiento de está obligación a través de medios electrónicos. La Ley General Tributaria establece que deberán conservarse con su contenido original y durante un período de 5 años los siguientes documentos:
    • Facturas recibidas.
    • Original o copia de las facturas expedidas.
    • Justificantes contables de las operaciones de inversión cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad Europea.
    • Recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
    • Documentos justificativos del pago del impuesto a la Importación.

     

  1. Periodo de reclamación: Una vez enviada la factura al cliente, no se debe considerar la tarea como finalizada. Toda factura exige un seguimiento, especialmente si el cobro de dicha factura no ha sido realizado, ya que la factura funciona como prueba de reclamación pendiente.
  2. Incidencias: Es importante guardar las facturas en caso de que exista un error y deban ser corregidas y reenviadas al cliente.

 

El Gran Problema de Almacenar Papel

 
Rápida corrección de incidencias con Lean Office.
 

Según la filosofía Lean Office es recomendable conservar las facturas ordenadas, clasificadas y accesibles, en caso de necesitarlas por cualquier motivo, ya sea un control de Hacienda o una incidencia de la parte del cliente. La tarea de ordenar tantos papeles es bastante intensa y abrumadora.

Tenemos que ser conscientes que todo tiene un límite, y aunque seamos extremadamente organizados, las facturas siguen entrando y el espacio de almacenamiento que exigen es cada vez mayor. El hecho de que tantos departamentos tengan acceso a estos almacenes y que no conozcan en qué estado se encuentran las facturas (si han sido modificadas), hace que los errores, duplicidades y sobreescritura sean más frecuentes.

El hecho de tener todas las facturas en papel, al igual que los anexos, provoca que los periodos de búsqueda de las facturas se alarguen.

 

Filosofía Lean

Lean Office es una filosofía de trabajo donde las tareas que agregan valor añadido a la empresa rigen las operaciones. El objetivo es eliminar los desperdicios del proceso de facturación, en otras palabras las actividades de no valor, ayudando así a reducir los tiempos, a incrementar la productividad y a mejorar la calidad de servicio.


Entre los beneficios que aporta el Lean Office a las empresas se encuentran:

  • Racionalización y aceleración de los procesos que se relacionan con clientes externos y proveedores: la atención al cliente, la gestión de cobros, la corrección de los errores en las facturas o documentos asociados, etc.
  • Aporta herramientas claves de soporte (por lo general se trata de sistemas informáticos) que permiten identificar y responder a las exigencias de los trabajadores y sus respectivos departamentos, mejora la comunicación y favorece la cooperación inter funcional.
  • Enfoca las tareas sobre los objetivos, aumenta la productividad laboral y crea flujos de trabajo para reducir los errores. El objetivo es que lo que un trabajador hace normalmente en tres etapas lo pueda hacer en una, de esta manera se eliminan los despilfarros. Los flujos de trabajo permiten que todos tengan claro sus roles, responsabilidades y objetivos.
  • Reduce las actividades manuales, desaparece el papeleo, disminuyen los errores y mejora la organización interna.

 
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La clave del éxito del proceso de facturación

En resumen, según las filosofía Lean Office necesitamos un proceso de facturación eficiente, que ahorre tiempo y dinero, disminuya los errores y permita un seguimiento de las facturas. Solo puede ser logrado si se reducen las tareas manuales, el uso del papel y se mejora la comunicación entre los departamentos involucrados en el proceso de facturación.

La Factura electrónica como herramienta Lean Office:

  1. Ahorra dinero: la factura electrónica elimina las tareas de impresión, mensajería y almacenamiento, reduciendo de esta manera los costes de envíos postales y gastos provenientes del mantenimiento de los archivos en papel.
  2. Ahorra tiempo: Teniendo todo en formato digital los tiempos de búsqueda y entrega de la información de las facturas solicitadas en caso de inspección se acortan, ya que a través de filtros, carpetas y clasificaciones se pueden encontrar las facturas con solo escribir algún dato de las mismas. Se reducen las tareas manuales y físicas haciendo que todo se pueda gestionar desde un solo puesto. Los tiempos de espera mejoran, puesto que el envío se realiza a través del correo electrónico, consiguiendo un envío inmediato.
  3. Procesos eficientes: La facturación electrónica reduce las tareas repetitivas y duplicidades, disminuyendo los errores humanos.
  4. Almacenamiento Seguro y Digital: Las facturas son guardadas y almacenadas en formato digital, por ende se encuentran disponibles por un periodo más largo de tiempo que las que están en papel, y se pueden consultar en cualquier momento. La factura electrónica reduce las posibilidades de falsificación o pérdida de las facturas.
  5. Dinamiza los procesos: La factura electrónica agiliza tanto los procesos de cobro, como de pago, además de reducir los casos de morosidad.

Las facturas electrónicas están siendo adoptadas por un gran número de empresas, y no es para menos ya que permite reducir los costes de la gestión entre un 50% y 80%. Ahora que sabes que la factura electrónica es la herramienta clave para poner en marcha la filosofía lean office en tu departamento de facturación ¿Qué estás esperando? ¡Infórmate y decide la mejor opción del mercado!

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 

Equipo DATADEC

27 Nov 2017

LOGRA UNA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO Y GANA EN PRODUCTIVIDAD

gestion eficaz del tiempo
 

TIME IS MONEY, es cierto, así que vamos a ver cómo eliminar o reducir el número de tareas repetitivas o tareas que no nos aportan ningún valor añadido y que nos consumen mucho tiempo, realizando una gestión eficaz del tiempo.

 

El tiempo es un recurso limitado, no puedes conseguir más, por lo tanto, no puedes darte el lujo de administrarlo mal.

Si manejas el tiempo de forma ineficaz puede generarse procrastinación, distracciones personales o bien tareas que hacen que los proyectos se dilaten en el tiempo más de lo que deberían.

Si se llega a esta situación, no significa que se necesite más tiempo, sino que se debe utilizar de forma más efectiva.

Existen determinadas tareas que se ejecutan una y otra vez en el tiempo de la misma manera. Se genera una sensación de estar desaprovechando el tiempo que empleas en volver a hacerla, pensando que si pudieses automatizarlas podrías emplear ese tiempo en algo más productivo.

 

Una mayor productividad consigue mayor producción con el mismo costo, o la misma producción con menor costo y esto significa el mejor aprovechamiento de cada uno de los recursos.

Se puede aumentar la productividad y mejorar la calidad sustituyendo tareas intelectuales y repetitivas por la instalación de programas informáticos que las realizan en menos tiempo, mejor y con personal que no necesita una alta cualificación.

 
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¿Cual es el objetivo a conseguir de la gestión eficaz del tiempo?


El principal objetivo de llevar una gestión eficaz del tiempo es convertir a nuestra empresa en una empresa escalable.

En empresas de servicios con gran cantidad de recursos humanos, la cantidad de tiempo invertido en realizar tareas repetitivas aumenta de forma exponencial a medida que aumenta el número de empleados.

Las empresas grandes facturan más, pero también tienen más costes.

 

¿Qué tipos de tareas repetitivas pueden darse en las empresas?

Las tareas repetitivas en las empresas suponen un esfuerzo y un mal aprovechamiento de los recursos de la empresa, y por lo tanto, un aumento en los costes que no nos permiten crecer económicamente.

Veamos algún ejemplo de tareas repetitivas que se producen en las empresas que podríamos evitar y/o reducir en tiempo:

 

SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS

Las llamadas telefónicas son igual de imprescindibles como encender el ordenador cuando llegas a la oficina. Siempre tenemos llamadas que realizar o bien recibimos multitud de llamadas.

Esto es inevitable, pero en multitud de ocasiones se producen duplicidades de llamadas al mismo cliente, por no saber que otro compañero ya le ha llamado o bien el cliente solicitó que no se le volviera a llamar y se le llama de nuevo.

En otras ocasiones, el cliente indica el día y hora en el que prefiere que se le llame, pero si no queda registrado o bien no nos salta una alarma, se le puede llamar en momentos en los que no esté disponible, perdiendo así la oportunidad de hablar con él, y además, dejando una sensación de “empresa desorganizada”.

Estos errores y pérdidas de tiempo (y por lo tanto de dinero) se podrían evitar si existiese un sistema que registrase las llamadas de forma automática, insertase seguimientos asociados a esas cuentas de clientes, cambiase los estados de estas oportunidades de negocio o bien permitiese planificar próximas llamadas a futuro para poder realizarlas justo cuando el cliente está más disponible.

 

ALTA DE NUEVOS CONTACTOS Y CLIENTES

Dar de alta nuevos contactos y/o clientes en la empresa es un trabajo tedioso que puede llevar a errores.

La automatización mediante formularios en los que introducir los datos o bien lectura de metadatos que extraen la información y la almacenan en bases de datos, nos permite reducir el tiempo de inserción y además, evitar errores manuales.

La automatización de todos los procesos en los que hay tareas repetitivas involucradas, permite que se invierta el tiempo en tareas más productivas en las que es necesaria la creatividad o bien el talento, en resumen, en realizar una gestión eficaz del tiempo de trabajo.

 

MAILS DE RESPUESTA

Los emails de respuesta automática evitan el tener que escribir el mismo email cada vez que se produce una situación similar.

El hecho de tener los procesos automatizados para que en determinadas ocasiones (según unos parámetros) se envíe uno u otro mail, ahorra tiempo a los usuarios que se encargan de estas respuestas.

Estos emails pueden personalizarse de tal forma que no suenen ‘robóticos’ sino que el destinatario los perciba como ‘personales’.

 
tareas gestion eficaz del tiempo
 

APROBACIÓN Y FIRMA DE DOCUMENTOS

Hay situaciones en las que un tipo concreto de documento, por su tipología, volumen y frecuencia de uso, conlleva en sí mismo una serie de tareas rutinarias en la organización, como podría ser la firma de aprobación de pedidos de compra. Estas tareas repetitivas suponen un esfuerzo y un desaprovechamiento de los recursos de la compañía, y por ende, la pérdida de talento.

Automatizar este procesos de aprobación consigue ganar ese tiempo para invertirlo en tareas más productivas.

 

GENERACIÓN DE INFORMES

La generación automática de informes a partir de datos incluidos en una base de datos ayuda a elaborar reportes de forma más ágil y automática, diseñando previamente los procesos que harán posible que la información almacenada se convierta en gráficas o tablas.

 

CAMBIO DE ESTADO AUTOMÁTICO SEGÚN PROCESOS

Si existen determinados procesos que pueden cambiar los estados de los documentos según ocurran unas u otras causas, ahorrará el tiempo que debería invertir alguien en revisar en qué estado está, qué es lo que está pasando y a qué estado hay que cambiarlo.

La automatización de estos estados se hace sin que una persona deba estar pendiente y además, se hace sin que sepa que se está haciendo, por lo que es un proceso paralelo que no necesita de su tiempo ni de su atención.

 

¿Por que la automatización ayuda a conseguir una gestión eficaz del tiempo?

Automatizar las tareas repetitivas de su empresa favorece el crecimiento de la misma.

Con sólo automatizar el 20% de los procesos se puede solucionar el 80% de los problemas en su organización.

 

La automatización es la solución para simplificar tareas repetitivas ya que mejora la eficiencia de los servicios y minimiza los errores en los procesos.

A través de la automatización de procesos las tareas se rentabilizan y se garantiza la mejora de la motivación en los empleados, logrando así menos errores, mejoras en la calidad y aumento de la productividad.

Se trata de aprovechar el poder del procesamiento, la velocidad y la conectividad para acelerar tareas que los humanos tardaríamos normalmente horas o días en hacer. Y una consecuencia positiva es que esas personas tendrán más tiempo para concentrarse en tareas que requieren más creatividad: resolver problemas, pensar estrategias y tomar decisiones complejas.

Los sistemas de workflow permiten realizar una gestión eficaz del tiempo mediante la automatización de procesos, y una de las grandes ventajas es la flexibilidad y adaptabilidad que ofrecen para ser modificados.

 

¿Y por qué workflow?

Un negocio escalable es aquel que aumenta sus ingresos rápidamente mientras mantiene sus costos iguales. Es decir, que es un negocio capaz de aumentar sus ventas sin que aumenten los costos proporcionalmente.

Para que tu negocio logre la escalablidad el gran aliado es la tecnología, y aquí es donde los procesos de BPM (Business Process Management) con sistemas de workflow te permiten crecer sin que tus costes se vean afectados,  realizando una gestión eficaz del tiempo de las tareas menos productivas.

Workflow es la tecnología que realiza la automatización de los procesos. Esta tecnología permite que los empleados puedan decantarse por realizar trabajos más creativos y orientados al negocio, dejando las tareas repetitivas en manos de este software diseñado para automatizar esos procesos de trabajo.

 

Así pues, ahora que sabemos cómo ser más escalables y hacer crecer nuestros beneficios, ¿a qué estamos esperando? encarguémonos sólo de las tareas que requieren de la intervención creativa y dejemos de ocuparnos de las tareas más tediosas!

 
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Equipo DATADEC

 

22 Nov 2017

Productividad Laboral: Reduce errores y tiempo dedicado a facturación

Productividad Laboral
 

Cada ser humano es diferente, cada uno tiene sus cualidades y defectos. No podemos controlar sus decisiones o actos, de modo que se deben usar otros medios para aumentar la productividad laboral en las empresas, reduciendo al mínimo los famosos errores humanos, provocados por las tareas repetitivas y manuales. El éxito de una empresa depende casi al 100% de su capacidad de detectar estos errores y evitarlos.

Entre los puntos claves que se deben analizar para aumentar la productividad laboral del departamento de facturación están entre otros:

  • La gestión eficiente del tiempo
  • Los desperdicios
  • Las tareas que no aportan valor a la empresa
  • La comunicación interdepartamental
  • La capacidad de resolución de incidencias
  • La transparencia y acceso a la información

La empresa debe tener la capacidad de localizar los errores, comprender las razones y definir las soluciones, teniendo claro los objetivos a los que se desea llegar.

 

ERRORES

Los errores humanos comunes que se observan en el departamento de facturación de las empresas son las siguientes:

  1. Errores a la hora de rellenar los datos : por ejemplo campos como el CIF o NIF del cliente. Este error provoca que los trabajadores dediquen su tiempo a la corrección de los errores en las facturas haciendo que el periodo medio de cobro se alargue y la productividad laboral disminuya.
  2. Enviar la factura al cliente equivocado: Enviar una factura al cliente equivocado puede suponer una violación de la ley, ya que la mayoría de los contratos entre empresas llevan una cláusula de privacidad de datos que es violada al enviar datos privados a un tercero.
  3. Facturar tarde: Los documentos necesarios para la facturación no llegan a tiempo, ya que los departamentos involucrados en el proceso de facturación no envían o reciben la información en el momento oportuno haciendo que las facturas lleguen tarde a los cliente y aumentando de esta manera el periodo medio de cobro.
  4. No guardar copias de seguridad: es una herramienta de precaución que permite seguir reclamando un impago en el caso de perder una factura.
  5. No realizar un seguimiento de las facturas no pagadas: Tramitar una factura y enviarla no garantiza su cobro. Es importante hacer un seguimiento periódico de las facturas y tener muy claro cual es la fecha de vencimiento.
  6. No establecer un método de pago del cliente: El principal objetivo es acelerar y facilitar el procedimiento de cobro.
  7. No precisar una fecha de vencimiento: Provoca un gran problema a la hora de reclamar el pago de una factura y dificulta el seguimiento de la misma.
  8. La corrección de las facturas toma mucho tiempo: Provoca una pérdida de la calidad de servicio ofrecido a nuestro cliente.

 
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RAZONES

Si te identificas con estos errores y sabes que son constantes en tu empresa, es importante detectar las razones por las cuales estos errores humanos ocurren para luego poder encontrar la solución perfecta que aumente la productividad laboral en tu empresa. Las razones pueden ser las siguientes:

  • Desperdicios: en muchos casos los procesos de facturación y en la mayoría de los procesos de trabajo en una empresa incluyen actividades que consumen recursos pero no aportan valor a la empresa. Se debe a una baja eficiencia de los trabajadores, en otras palabras, lo que los trabajadores pueden hacer en un paso lo hacen en tres. Incluye a personas en la empresa subiendo y bajando por documentos, buscando, almacenando, ensobrando, imprimiendo, etc. Incluso caminar innecesariamente es un desperdicio. Esto provoca que los trabajadores se cansen más, que los tiempos se alarguen y que los costes de la empresa aumenten.
  • Falta de comunicación interdepartamental: la falta de comunicación entre los departamentos es una realidad en todas las empresas,y es de algún modo, inevitable. El hecho de que los trabajadores no conozcan las labores de los demás departamentos provoca conflictos interdepartamentales, ya que no entienden la urgencia de ciertas tareas de facturación, ni las consecuencias de no recibir los documentos necesarios para la facturación a tiempo. La dispersión de la información provoca que el proceso de facturación se alargue, no saben qué es lo que se necesita ni en qué momento se necesita.
  • Confiar en la memoria: aunque una persona tenga una buena memoria muchas veces la memoria puede traicionar. El no mantener un registro o historial de todas las modificaciones realizadas en las facturas, o un sistema de seguimiento de envíos que funcione como herramienta de presión de los cobros, hace que los errores sean más constantes, que la información no fluya entre los departamentos y que los tiempos se alarguen. Es un error común en los trabajadores, tienden a pensar que las labores, una vez finalizadas, ya están terminadas.
  • Reacios a los cambios: La mayoría de los empleados se resisten a los cambios y se quedan estancados, lo cual produce que la empresa no avance y sea innovadora. Éste es uno de los grandes errores, porque si lo desconocido produce temor, es ideal realizar una renovación en la empresa y  en la labor de los trabajadores, así se actualizan y aprenden nuevas técnicas para incrementar su crecimiento.
  • Falta de orden y organización:  por lo general las empresas mantienen sus facturas y sus documentos asociados en papel custodiados en un almacén y permiten el acceso a estos almacenes a los diferentes departamentos de la empresa involucrados en el proceso de facturación. Es prácticamente imposible hacer un seguimientos del estado de las facturas ni saber si han sido modificadas, enviadas o tratadas y menos aún saber quien ha hecho esas modificaciones. Esto provoca en la mayoría de los casos una pérdida de las facturas, una pérdida de información y que los periodos de búsqueda de las facturas y sus documentos asociados sean eternos.

 

SOLUCIONES

Soluciones para aumentar la productividad laboral en una empresa.

Teniendo claras las variables que provocan errores constantes dentro de los procesos de facturación y que afectan directamente la productividad laboral de la empresa, es el momento de analizar cuáles son las soluciones a dichos problemas:

  • Crear flujos de trabajo: definir las tareas, construir procesos (etapas por las que tiene que pasar una factura) y aplicar un sistema (por lo general informático) que permita el seguimiento de la factura, para que todos los departamentos conozcan en qué etapa del proceso de facturación se encuentra una factura. El objetivo es potenciar las tareas que aportan valor a la empresa y eliminar los desperdicios encontrados.
  • Centralizar y organizar la información: La empresa necesita una herramienta que organice y clasifique las facturas. Esta organización repercute en la eficiencia, permite mayor transparencia y todos saben donde se encuentra la información, ahorrando, de esta manera, en el tiempo de búsqueda y localización de los documentos.
  • Tareas eficientes: La empresa debe reducir el tiempo que invierten los empleados en realizar tareas repetitivas y manuales. El hecho de automatizar este tipo de procesos hace que los empleados puedan concentrarse en tareas más importantes, mejorando de esta forma la productividad laboral.
  • Mejorar capacidad de reacción: los trabajadores deben ser capaces de detectar los problemas de forma más rápida, para corregir en menor tiempo posible los errores. Para lograrlo, la información y las facturas deben estar digitalizadas y almacenadas en un puesto centralizado. Esto permite por un lado, un acceso rápido y fácil a las facturas y documentos asociados, por otro lado, permite una corrección más ágil, puesto que están en formato digital.
  • Envíos automatizados: La empresa necesita procesos que favorezcan la inmediatez y la seguridad de los envíos. La única forma de reducir los errores humanos en los envios, es a través de herramientas que realizan el envío automáticamente y de manera desatendida. El objetivo es que la productividad laboral de cada trabajador aumente, haciendo que un solo empleado pueda gestionar tareas al máximo de su capacidad.
  • Trazabilidad y copia de seguridad: La empresa necesita un conjunto de procedimientos que permitan conocer la ubicación y condición pasada o actual de una factura y sus anexos. Esto es posible a través de un historial. Por otra parte el mantener copias de las facturas en papel es un infierno, ya que ocupa más espacio en el almacén. La mejor opción es mantener una copia digital de la factura original.

 

LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS ES LA SOLUCIÓN


La automatización de los procesos mejora los costes, el servicio y la calidad del trabajo. El proceso de facturación se vuelve más rápido, reduciendo los desperdicios aportados por las tareas manuales. La automatización permite un aumento en la productividad laboral, ya que los empleados podrán dedicar más tiempo a tareas que ofrezcan valor a la empresa. Los errores son menores y los trabajadores se benefician de menor gasto energético y mayor seguridad.

Los sistemas informáticos, ofrecen los siguientes servicios por lo general:

  • Digitalizan las factura y documentos asociados.
  • Centralizan dichos documento y facturas en un puesto común o en la nube, permitiendo un acceso simultáneo a los mismos.
  • Ofrecen filtros potentes para encontrar con facilidad los documentos deseados.
  • Crean un historial de modificaciones y versiones de las facturas o documentos asociados.
  • Envían las facturas a los clientes por medios telemáticos, permitiendo saber si el cliente ha recibido la factura y facilitando su seguimiento.
  • Permiten crear Workflows.Estos flujos de trabajo agilizan las entregas de documentos de la parte de los demás departamentos, ya que todos conocen los plazos y conocen el estado en el que se encuentra una factura.
  • Sistema de notas. Las notas facilitan la comunicación entre departamentos y como están adjuntadas a cada factura, cuando otro trabajador acceda tendrá toda la información necesaria del cliente y de la factura.

Ahora que conoces la solución a tus problemas de facturación, solo necesitas seguir informándote sobre los beneficios de la automatización y digitalización y cuales son las opciones que te ofrece el mercado. Sigue nuestro blog y descárgate nuestro Ebook “Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes”.

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 

Equipo DATADEC

20 Nov 2017

EVITA EL DESPILFARRO Y REDUCIRÁS COSTES

despilfarro y costes

¿Has vivido la situación de tener que replanificar todas las tareas de un proyecto debido a los retrasos o a la falta de tener el material a tiempo?

¿Y en ocasiones no es tu empresa la que genera el retraso sino el cliente?

Estas situaciones ajenas a tu empresa que se generan con los clientes se llaman conflictos y derivan en un mayor tiempo para replanificar y organizar tus recursos.

 

Sigamos haciéndonos más preguntas:

¿Cuánto tiempo se pierde en tu empresa en realizar las mismas tareas?

¿Realizáis seguimientos y evaluaciones de control interno?

¿A cuánto se elevan las pérdidas por tener personal no cualificado?

¿Cuántos clientes has perdido por no atenderles a tiempo?

¿Podrías aumentar tu productividad si disminuyeras todos estos riesgos?

 

Todo este tiempo se convierte en un coste añadido que se llama despilfarro, y hay que evitarlo.

El despilfarro o desperdicio se define como el consumo de recursos que no generan un valor añadido ni a la empresa ni a los clientes.

La primera clave para reducir los costes es pensar en procesos que no aportan valor, en burocracia innecesaria que solo hace que complicarnos la existencia.

Si un proceso no aporta valor es un despilfarro, así que si lo tienes claro, deja de hacerlo. Evitar el despilfarro te ayudará a reducir costes. ¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo…

Cuando las empresas crecen, crecen sus ingresos, pero también se convierten en grandes estructuras. Estas grandes empresas crecen también en burocracia y se genera una ralentización de sus beneficios debido en parte al aumento de sus costes.

A mayor número de empleados, mayor es la gestión de personal que debe realizarse, así como la coordinación entre la empresa y sus clientes.

Evitar el despilfarro es fundamental y crítico para aumentar la rentabilidad. Un óptimo aprovechamiento de los recursos permite evitar los desperdicios logrando así una mejor relación con los clientes y con la organización.

 

¿Qué consideramos despilfarro?

Consideramos despilfarro como toda aquella tarea que se realiza en la empresa y que no aporta un valor añadido, por lo tanto, podría ser eliminada o reducida.

despilfarro en las empresas

¿Cuáles son los principales despilfarros de las grandes empresas de servicios?

 

  • Tareas repetitivas y falta de procesos ágiles: existen muchas tareas habituales en las empresas que consumen un alto grado de recursos, tanto recursos humanos como recursos tecnológicos y tiempo. Estas tareas son repetitivas, lo que provoca que estos consumos sean reincidentes, con el consiguiente coste que generan. A mayor número de recursos, se multiplica el número de tareas y el coste del tiempo incurrido.
    La empresas ha de verse como una serie de procesos concatenados. Se deben identificar las relaciones internas entre los distintos departamentos o secciones. Si no existen estos procesos ágiles, se producen las duplicidades y se incurre en los costes mencionados.
  • Replanificación de tareas, retrasos en los tiempos: cuando se trabaja por proyectos, se organizan las tareas asignándoles recursos y tiempos de realización. En muchas ocasiones, el tiempo estimado no es superior al tiempo real de ejecución o bien la fecha de inicio o la fecha de fin real con coinciden con la planificada.
    Estos retrasos o cambios pueden ser producidos por motivos de la organización o bien por conflictos que se generan con los clientes. Estos tiempos perdidos también son despilfarro.
  • Falta de comunicación fluída: la falta de una comunicación fluída entre empleados de distintos departamentos que comparten procesos de gestión, provoca que los documentos no lleguen a tiempo, las incidencias se queden sin resolver porque la persona implicada no llega nunca a enterarse de que ocurren o bien que el hecho de tener que mandar un documento a un cliente que deba ser validado por varias personas, sea un proceso tedioso y lento.
    Cuando crece el número de empleados, mayores problemas de comunicación se generan. Esta falta de comunicación genera incidencias que se pueden convertir en demoras en los pagos de los clientes, percepción de una baja calidad por parte de los clientes y conflictos internos entre el personal.
  • Empleados poco motivados y/o sin formación: las personas capacitadas son más productivas, por lo que empleados sin formación son empleados menos motivados y por lo tanto improductivos. La falta de productividad genera unos altos costes que pueden llegar a convertir nuestros beneficios en pérdidas. Si a esto le sumamos que en las grandes empresas de servicios existe una alta rotación de personal, los problemas se incrementan.
    Cuando el personal trabaja como un equipo y además está mentalizado de la necesidad de reducir costes, identifica rápidamente qué es despilfarro y actúa  para recortarlo.
  • Ausencia de metodología y coordinación: los métodos y los procedimientos ayudan a la organización. La falta de un manual de procedimientos no permite determinar los fallos que se producen en los procesos para remediarlos de forma rápida y oportuna antes de que generen problemas que afecten a la productividad de la empresa.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

¿Qué herramientas nos ayudan a controlar y evitar el despilfarro?

La metodología Lean tiene como objetivo reducir el tiempo entre el pedido del cliente y la entrega del producto (o servicio), al menor costo y con la mejor calidad, eliminando todas las actividades y tareas que no aportan valor.

Hay que conseguir hacer más con menos: menos esfuerzo, menos recursos, menos personas, menos tiempo, menos espacio, etc.

Utilizando flujos de trabajo (workflow en inglés) diseñas los procesos de trabajo de la forma más fluída posible evitando interrupciones, desperdicios o tareas consideradas despilfarros puesto que no aportan valor.

La reducción o eliminación de despilfarro nos llevará a una mejora de costes y por tanto a ser más competitivos, dando una mayor flexibilidad y eficacia  en nuestro proceso productivo.

 

Flexibilidad ante los cambios

Los flujos de trabajo o workflow, te permiten ejecutar todas las tareas de forma sostenida en el tiempo. Esta forma de trabajar se pone en práctica al inicio de cada día, pero hay que tener en cuenta que estos procesos han de ser flexibles  y se deben poder ajustar y modificar sobre la marcha.

Hay que ser consciente de que van a existir conflictos con tus clientes y éstos te obligarán a realizar cambios y replanificaciones. Ajustar estos procesos y métodos a los cambios que se produzcan te ayudarán a adaptarte a las situaciones de la mejor forma posible. Esta es una de las principales ventajas que aporta trabajar con procesos, la flexibilidad que permite que se puedan realizar cambios y modificaciones en cualquier momento para ajustarse a la realidad.

Todo el personal de la empresa se debe convertir en especialista en la eliminación de tareas que se consideren despilfarro, para lo cual la dirección de la organización debe propiciar un ambiente que promueva la generación de ideas y la eliminación continua de desperdicios.

 

UN CONSEJO

 

Haz que tus empleados se impliquen en los procesos de eliminación de los despilfarros, consigue que sus ideas sean tomadas en cuenta y que se sientan parte de las mejoras. Cuando un empleado siente que es valorado en la empresa, su motivación aumenta y si consigues que un gran grupo trabaje motivado, notarás el aumento de productividad y por qué no, de buen rollo en la empresa.

Eso sí, no olvides que como en todo proyecto, todas estas ideas y la puesta en marcha de los procesos debe tener un líder al que seguir, y en este caso debe ser alguien de Dirección, así que si crees que puedes ser tú, ADELANTE!

 
CTA - Guía Rápida para Empresas de Servicios.
 
Equipo DATADEC

14 Nov 2017

Comunicación interna en una empresa: Éxito del proceso de facturación

Comunicación interna en una empresa.
 

Un sistema eficaz de comunicación interna en una empresa se convierte en una herramienta estratégica para aumentar la productividad del equipo humano. Es el camino para que una empresa llegue a ser competitiva y pueda enfrentarse con éxito a la actualización, evolución y cambio al que nos empuja el mercado. Los trabajadores deben sentirse escuchados por los demás departamentos y se debe construir un sistema  integrado y centralizado donde la información se vuelve transparente.

La comunicación interna es uno de los instrumentos más poderosos en una empresa, tiene la capacidad de integrar a los empleados en un desarrollo estratégico y constante hacia el cumplimiento de los objetivos que se marcan desde los órganos de dirección.

La importancia de la comunicación interna en las tareas de facturación nace de la necesidad de hacer fluir de forma ágil la información asociada a las facturas y sus documentos adjuntos, ya que la ausencia de transparencia y comunicación fluida puede provocar errores constantes, una dificultad a cumplir con los plazos de facturación y problemas de pérdida de información importante.

 
Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.
 

Ventajas de una comunicación organizacional fluida

Entre las tareas más estresantes y frustrantes en una empresa se encuentra el proceso de facturación. Los contables o encargados de dicha tarea tienen que lidiar con mucha información y documentación que si no reciben en el momento indicado de parte de los demás departamentos puede atrasar todo el proceso de facturación y por ende provocar que las facturas sean emitidas con retraso a los clientes y que el periodo medio de cobro real sea superior al pactado.

La comunicación interna en una empresa no es solo una opción, si no que en la sociedad que vivimos acostumbrada a la inmediatez con bajos costes, se ha convertido en una necesidad.

Las ventajas de una comunicación interna eficaz en el proceso de facturación son las siguientes:

  • Información unificada: todos los departamentos involucrados en el proceso de facturación están informados de en qué etapa del proceso se encuentra cada factura. Nadie recibe sorpresas y todos conocen las modificaciones y cambios realizados durante el proceso.
  • Todos están en la misma sincronía: la comunicación interna eficaz permite que todos los departamentos entiendan la urgencia y necesidad del departamento de facturación. Los hace más conscientes y disminuyen los conflictos de interés. Cuanta más información tengan los trabajadores, más se sentirán como un equipo y se comprometerán de forma más intensa con las tareas.
  • Agiliza el proceso: herramientas de circulación de la información son necesarias si no el proceso sería inviable. La mejor opción en la actualidad tienden a ser las soluciones digitales a través de servidores en la nube, puestos centralizados, correo electrónico, etc.
  • Fácil resolución de problemas: mayor es la información disponible en una empresa, mayor es la capacidad de reacción a los cambios dentro de la organización. Una mejor toma de decisiones solo se puede lograr si los tiempos de espera se acortan y la información fluye más rápido. De este modo, se detectan los problemas de forma más rápida y se eliminan los errores en menos tiempo.
  • Más confianza: mayor comunicación elimina el sentimiento de territorialidad, donde cada departamento siente que sus tareas son más importantes que las de los demás departamentos. Los trabajadores, en especial los contables, se sentirán más escuchados y  todos trabajarán hacia la misma meta.

 

Plan de comunicación interno

Una vez conscientes de los beneficios que aporta una comunicación interna eficaz en una empresa, debemos crear un plan de comunicación interna a través de una serie de pasos a realizar para encontrar el mejor método que se adapte a la empresa.

Pasos a realizar para construir un plan de comunicación interna ideal:

 
Pasos para crear un plan de comunicación interna en una empresa.
 

  1. Analizar la realidad de la empresa: detectar los procesos de trabajo que existen, las dependencias entre los departamentos y los aspectos de la comunicación interna que resultan improductivos.
  2. Establecer objetivos: tener claro los resultados que esperamos obtener del plan de comunicación interna, por ejemplo acceso fácil a la información, acercar el periodo medio de cobro al pactado, reducir el periodo de resolución de incidencias, disminuir los errores humanos, etc.
  3. Determinar el plan de acción:  identificar lo que se debe cambiar o mejorar para cumplir con los objetivos impuestos, que herramientas de comunicación interna son necesarias en una empresa. Por ejemplo reuniones, correo electrónico, red social corporativa, centralización de los documentos en la nube, sistemas de workflows, etc.
  4. Observar los resultados: comparar los resultados con los objetivos impuestos para ver dónde y en qué etapa del proceso puede que siga habiendo dificultades. De esta manera se logra refinar la estrategia que hemos implantado.

 

Soluciones Informáticas de Facturación

La clave del éxito del plan de comunicación interna de una empresa reside en escoger las herramientas adecuadas que favorezcan una circulación fluida de los documentos de facturación, una transparencia de la información, una comunicación constante entre los diferentes departamentos y un acceso fácil y simultáneo a los datos de las facturas.  Hoy en día existen soluciones informáticas que facilitan el proceso de facturación.

Toda solución de facturación debe:

  • Centralizar la información en un único puesto: se deben buscar soluciones que permitan almacenar todos los documentos de facturación en formato digital en un servidor central accesible de forma ágil y sin riesgos por todos los departamentos. Reduciendo de esta manera los problemas que se producen por la dispersión de la información y facilitando el control sobre las modificaciones que se puedan realizar sobre una factura, de tal forma que se puede saber quién ha realizado ese cambio y en qué momento.
  • Clasificar y organizar el contenido: la solución ideal debe contar con filtros potentes que permitan encontrar con facilidad las facturas y sus documentos asociados, esto aumenta la capacidad de reacción y resolución de incidencias o corrección de errores.
  • Incluir Workflows: una solución debe poder crear flujos de trabajo que permitan que todos y cada uno de los empleados sepan cuál es su cometido, qué función cumplen en el contexto global del flujo de trabajo, cuáles son los procedimientos que deben seguir y qué tareas deben realizar las otras personas de la organización. El objetivo de los flujos de trabajo es principalmente facilitar el seguimiento de las facturas y sus documentos asociados, el poder saber en qué etapa del proceso de facturación se encuentran y los pasos necesario para que sea enviado con éxito y sin demoras al cliente.
  • Incorporar un sistema de notas: cualquier modificación, corrección o característica específica de una factura o sus documentos asociados debe poder ser adjuntada a los mismos, haciendo que la información fluya en tiempo real. El objetivo es hacer disponible toda la información que necesitan los empleados para realizar sus funciones de forma eficaz y eficiente.
  • Enviar y facilitar su trazabilidad: las soluciones informáticas deben permitir enviar las facturas desde la misma plataforma de gestión y deberán permitir conocer la ubicación y condición de la factura un vez enviada. En otras palabras,  saber si ha sido enviada, recibida y abierta. Esta característica tiene como objetivo principal reducir el periodo medio de cobro real al pactado y disminuir la morosidad.

Ahora que conoces la solución ideal a los problemas de comunicación interna en una empresa, sigue extendiendo tu conocimiento. Conoce las soluciones informáticas de facturación disponibles en el mercado, aprende de la ley de facturación electrónica y sigue aprendiendo de las ventajas que aportan estas soluciones para que puedas beneficiarte al 100% de estos sistemas digitales de facturación.

 
Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes
 

Equipo DATADEC

13 Nov 2017

GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN POR PROCESOS

gestion de calidad

 

ES EL SERVICIO Y NO EL PRECIO, LO QUE HACE QUE LAS EMPRESAS PIERDAN CLIENTES, según un estudio titulado “High Performance in the Age of Costumer Centricity”, publicado por la consultora Accenture.

El tema de la gestión de calidad en las empresas de servicios es de interés actual, por lo que representa para la competitividad y la diferenciación del producto o servicio que se oferta.

Para entender a qué nos referimos cuando hablamos de gestión de calidad, vamos a analizar estos conceptos por separado.

Definición de calidad:

  1. Conjunto de propiedades inherentes a una cosa que permite caracterizarla y valorarla con respecto a las restantes de su especie.
  2. Superioridad o excelencia de algo o de alguien.

Definición de gestión:

  1. Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o resolver una cosa..
  2. Conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar un negocio o una empresa.

Definición de gestión de calidad:

La gestión de la calidad son las actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad.

 

¿Cuáles son los problemas de las empresas que derivan en una mala gestión de calidad?

Se dice que más de un 33% del trabajo de más en las empresas de servicios se produce por deficiencias y la ineficacia en la comunicación con los clientes, tanto clientes externos como internos.

Los errores y las equivocaciones provocan gastos, ya que se necesita un mayor número de personas, tiempo y recursos para atenderlas.

Puede que se tenga un perfecto sistema de Gestión de calidad, pero si no se enfoca a las expectativas del cliente, la empresa perderá clientes y será menos competitiva.

El principal problema que causa una buena o mala calidad en los servicios que ofrecen las empresas es que existan discrepancias de la percepción del servicio.
Es decir, que lo que se ofrece no se recibe con el mismo valor.

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gestion de calidad

Las discrepancias son las diferencias entre las expectativas y las percepciones.

 

¿Qué tipos de discrepancias se producen en la calidad de los servicios?

 

1.- Discrepancias entre las expectativas de los usuarios y las percepciones de la Dirección

Conocer las expectativas de los usuarios es el paso más importante para prestar un servicio de calidad y evitar ineficiencias del sistema ofreciendo unos servicios que no responden con precisión a las expectativas de los clientes.

Si no se conocen, se crean decisiones erróneas, improductivas asignaciones de prioridades, actividades de baja calidad y pérdidas de clientes no satisfechos.

2.- Discrepancias entre la percepción sobre las expectativas del cliente y las especificaciones de la calidad del servicio.

Si no existen reglas de actuación o bien existen pero no reflejan las expectativas del cliente, la calidad del servicio es percibida como algo negativo.
Si existen estas normas y se aplican, las expectativas de los clientes se verán satisfechas.

Hablamos de incluir en estas normas el trato amable al cliente, las respuestas rápidas, la empatía del usuario que atiende al cliente, el cumplimiento de las promesas, etc.

3.- Discrepancias entre las especificaciones de la calidad del servicio y la prestación del servicio.

Como comentábamos en el punto anterior, no sólo deben existir esas reglas, sino que hay que cumpliras. Si hacen falta recursos para ello, hay que ponerlos.

4.- Discrepancias entre la prestación del servicio y la comunicación externa.

Cuando no se cumplen las promesas o los compromisos adquiridos, se genera un efecto negativo sobre la percepción de la calidad del servicio.

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Sistemas de gestión de calidad

La gestión de calidad se centra no solo en la calidad de un producto , servicio o la satisfacción de sus clientes, sino en los medios para obtenerla. Por lo tanto, la gestión de calidad utiliza al aseguramiento de la calidad y el control de los procesos para obtener una calidad más consistente.

Un sistema de gestión de calidad es un sistema formal que permite documentar procesos, procedimientos y asignaciones de responsabilidades para que sea posible lograr y alcanzar políticas y objetivos de calidad.

Un sistema de gestión de calidad permite:

  1. Mejorar los procesos
  2. Reducir desperdicios
  3. Bajar los costes
  4. Facilitar e identificar oportunidades de capacitación del personal
  5. Generar compromiso entre el personal
  6. Establecer la dirección adecuada de la organización

Los 8 principios de la gestión de calidad

Existen 8 principios de la gestión de calidad que conducen a las organizaciones hacia una mejora en el desempeño.

PRINCIPIO 1: Enfoque al cliente

Todas las organizaciones dependen de sus clientes. Por lo tanto, deben comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer sus requisitos y esforzarse en exceder sus expectativas.

PRINCIPIO 2: Liderazgo.

Los líderes deben crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.

PRINCIPIO 3: Participación del personal.

El compromiso de todos los empleados posibilita que sus habilidades se usen para el beneficio de toda la organización.

PRINCIPIO 4: Enfoque basado en procesos.

Los resultados se alcanzan de forma más eficiente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

PRINCIPIO 5: Enfoque de sistema para la gestión.

Para lograr los objetivos de la organización, se deben identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema.

PRINCIPIO 6: Mejora continua.

Uno de los principales objetivos de toda organización ha de ser la mejora continua de su desempeño global.
Si quieres conocer más acerca de la Mejora continua, no te pierdas nuestro Artículo “Mejora Continua: ¿adaptarse o morir?”

PRINCIPIO 7: Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.

Las mejores decisiones y sobre todo, las decisiones más eficaces, se basan en la recopilación de datos, su análisis y su medición.

PRINCIPIO 8: Relaciones mutuas beneficiosas con el proveedor.

Las empresas y sus proveedores son interdependientes. Si existe una relación mutua beneficiosa entre ellos, aumenta la capacidad de ambos para crear valor.

principios de la gestion de calidad

Ventajas de implantar sistemas de gestión de calidad en las empresas de servicios

  • Superar a la competencia: ofrecer servicios de calidad de forma continuada te permitirá estar siempre a la vanguardia y ser el proveedor seleccionado por los clientes.
  • Obtener altos estándares de calidad y cero defectos: el 100% de los clientes valoran la fiabilidad en los servicios. Se debe ofrecer un servicio bueno que nos diferencie del resto.
  • Personal implicado: tener un personal bien formado, con actitud de entrega a la perfección y una Dirección que lidere el proceso.
  • Mayores beneficios: debido a las mayores ventas y mayores precios. Los consumidores prefieren pagar más por una marca que cumple un mejor servicio.
  • Economías de escala: los costes aumentarán debido al crecimiento de la empresa, pero se compensará a largo plazo con las economías de escala.

Gestión por procesos

La gestión por procesos es la planificación, depuración y control de los procesos de trabajo. Esta gestión por procesos constituye una óptima estrategia de mejora de la gestión de calidad, puesto que sirve para aumentar el rendimiento y la capacidad de las organizaciones. Por otro lado, la gestión de procesos permite indagar de forma regular sobre la calidad que percibe el cliente y las posibilidades de mejorar el servicio que recibe.

El origen del binomio gestión de calidad + gestión por procesos tiene su origen a principios del siglo pasado, cuando la fabricación en serie y Ford dieron los primeros pasos hacia lo que en el futuro se llamaría la Gestión de calidad y, en algunos casos específicos, Calidad Total.

Hoy en día, el desafío está centrado en la innovación y en satisfacer las necesidades de los clientes, ofreciendo no sólo productos y servicios “sin defectos”, sino factores que van más allá de lo tangible.

Una herramienta de gestión de procesos, BPM (Business Process Management) ayudará a tu empresa a entender los retos, a mejorar la Gestión de calidad y los Procesos y a definir las mejores formas de alcanzar el nivel de calidad deseado por tus clientes.

Si tu empresa quiere ser percibida como una organización de Calidad Total por parte de tus clientes, las herramientas de BPM te ayudarán a conseguir tus objetivos.

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Sigue leyendo nuestro Blog para aprender más acerca de la gestión de calidad y la gestión por procesos.

Equipo DATADEC

 

07 Nov 2017

FACTURA DIGITALIZADA, EL ADIÓS DEFINITIVO AL PAPEL

Factura Digitalizada.
 

En la actualidad aún existe una convivencia entre el papel con lo electrónico dentro de las empresas. Las empresas deben lidiar con múltiples limitaciones al momento de deshacerse del papel. Frenos externos, tales como los múltiples intereses y velocidades de las entidades y personas con la que se relacionan. Asimismo, existen frenos internos, tales como la formación y adaptación de los empleados y la actualización de los sistemas al momento que se desea migrar del mundo físico al online.

Los medios de pago electrónicos, hoy en día, constituyen un elemento esencial para el desarrollo del comercio y que, en ocasiones, conforman una adaptación de medios ya existentes o tradicionales al nuevo entorno electrónico. Por eso, el ritual de pasar las facturas de empresa en empresa buscando sellos y firmas aquí y allá, tiene los días contados. Si combinamos un mundo digitalizado y la masificación de las facturas, es ilógico aferrarse a un sistema manual e ineficaz. Los empresarios grandes y pequeños tendrán que olvidarse del papel y dar un salto de fe hacia la factura digitalizada.

 

EFECTOS DE LA DESAPARICIÓN DEL PAPEL

El papel es historia del pasado, su desaparición es inevitable, y en el mundo de la facturación está cada vez más cerca, convirtiéndose la factura digitalizada como la única opción. Los efectos de la desaparición del papel y los principales problemas ocasionados por el papel son los siguientes:

  • Costes: imprimir una factura y ponerla en un sobre que también tiende a ser de papel son enormemente perjudiciales para la salud del planeta, a parte que representan un gasto de tinta, papel y tiempo, que afecta directamente a la productividad de los empleados. Representa un abaratamiento de los procesos inherentes a la facturación enviada/recibida.
  • Espacio de almacenamiento: todo documento en formato físico exige a la empresa la cesión de un espacio designado solamente para su almacenamiento. A parte de que una factura en papel puede perderse o deteriorarse, haciendo más difícil el trabajo de los contables sujetos a control por las autoridades fiscales, que deben exhibir la documentación comercial, incluyendo la facturación de los proveedores.
  • Accesibilidad: es prácticamente un delirio encontrar los datos de las facturas en papel, se puede tardar horas revisando factura tras factura hasta encontrar la que se estaba buscando.
  • Organización: es imposible mantener organizada las facturas de papel, ya que varios departamentos tienden a tener acceso al almacén de facturas. Cualquier cambio de posición de alguna factura o hasta modificación, tiende a destruir el sistema de clasificación que se hubiera implantado.
  • Seguridad y Control: aunque se tenga las facturas bajo llave la factura de papel permite hacer trampas con más facilidad, ya que muchos departamentos de la empresa llegan a tener acceso a las facturas y es muy difícil saber si alguna factura ha sido modificada, rectificada o alterada.

 

EFECTOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA FACTURA

Las empresas actuales han volcado su atención a la factura digitalizada, no solo como una medida para ayudar al planeta, sino también porque representa una alternativa mucho más segura y práctica, favoreciendo la productividad y confiabilidad en la empresa y por ser más difíciles de falsificar.

Ventajas de la factura digitalizada.

Algunos efectos del uso de la factura digitalizada son los siguientes:

  • Reducción de errores humanos: la factura digitalizada tiene a ir acompañada de procesos automatizados que reducen la manipulación manual que tiende a provocar errores. También permite detectar y corregir los errores con más facilidad.
  • Seguridad: las facturas digitalizadas se almacenan con total seguridad en la estructura de un software contable. Gracias a sistemas inteligentes se evitan duplicidades y las rectificaciones o versiones simplificadas de las facturas están bien clasificadas y no se pierden. También nos olvidamos de los riesgos asociados al papel tales como el deterioro al pasar del tiempo o la pérdida de alguna factura, ya que todo cambio o alteración es informado por los sistemas informáticos.
  • Organización: Favorece una mayor organización y clasificación de las facturas. Por lo general las soluciones informáticas de facturación tienden a ofrecer filtros muy potentes que permiten acceder con mayor facilidad a la información relacionada con las transacciones, compras o ventas empresariales, evitando la pérdida de información.
  • Periodos de Cobro: la factura digitalizada ahorra los excesivos gastos de emisión y riesgos de envío para el proveedor. La empresa disfrutará de un mejor seguimiento de la factura, sabrá exactamente en qué etapa se encuentra la factura y cuando ha sido recibido.
  • Copias de Seguridad: la información queda respaldada digitalmente, ya sea en la memoria interna de un ordenador o en una nube (proveedor), permitiendo así la descarga de éste documento cuando se desee.
  • Accesibilidad: las empresas se beneficiarán de una disponibilidad inmediata de los datos de sus facturas que redundará en mayor poder y control de fiscalización.
  • Productividad: Eliminación del coste de oportunidad que supone un auxiliar administrativo realizando la gestión de la facturación.

 
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LA FACTURA DIGITALIZADA ES SUPERIOR A LA FACTURA EN PAPEL

En España el uso de la factura digitalizada creció aproximadamente en un 15% en los últimos años y permitió un ahorro de más de 500 millones de euros a las empresas. Según diferentes estudios, el ahorro medio de una factura electrónica respecto a una en papel es de 2,85 euros y por factura recibida de 2,86. Para el departamento de facturación supone llegar a tiempo a los pagos y reducir los periodos de cobro. Además, la empresas, podrán presentar una información más detallada a los bancos, administraciones fiscales o inversionistas. Sea cual sea, el resultado de las cifras, lo que está claro es que la factura digitalizada supone un ahorro en costes respecto la facturación en papel.

Costes derivados de la facturas en papel vs. la factura digitalizada:

  • Costes de archivo: espacio de almacenamiento
  • Tiempo: impresión, manipulación del papel, encarte, colocación de sobre.
  • Coste unitario: coste unitario del sobre, papel y del sello.
  • Envío: por correos y telégrafos, correo certificado, etc.

Las empresas deben prepararse para la modernización económica y desarrollo de la sociedad de Información, involucra una drástica transformación de las estructuras de negocios tradicionales ya que no se requiere la presencia física de las partes y los tiempos se acortan. La facturación internacional tiende a la normalización de estándares y solo puede ser logrado con la factura digitalizada. Todo esto para mostrar que no existe otro camino, lo único que podemos hacer el prepararnos, no sirve de nada resistirse.

 
El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 
Equipo DATADEC

06 Nov 2017

MEJORA CONTINUA: ¿ADAPTARSE O MORIR?

mejora continua

¿Adaptarse o morir?

 

Sólo los que se adaptan a los cambios sobreviven. Hoy en día permanecer inmóvil supone morir.

La mejora continua consiste en mejorar día a día nuestra organización mediante la implantación de pequeños pero constantes cambios que aumenten los niveles de calidad de nuestra empresa.

Los cambios producen ansiedad. Salir de la zona de confort y perder lo aprendido genera preocupación e incertidumbre. La resistencia es algo natural que se ve afectada por circunstancias personales.

El primer paso consiste en entender que las mejoras son cambios, y que toda la organización ha de estar receptiva a los cambios.

Además de estar receptivos, se deben configurar equipos de trabajo multidepartamentales que detecten las necesidades de mejora e implanten las soluciones siguiendo unas pautas establecidas.

Crear estos equipos de trabajo multidepartamentales fomenta la gestión participativa. Hacer que los empleados participen en la mejora de los procesos los motiva y les hace sentirse orgullos de su trabajo y de lo que éste aporta a toda la organización en conjunto.

 

¿Cuáles son los objetivos de la mejora continua como herramienta en una empresa?

Entre los principales objetivos que se buscan al adoptar sistemas de mejora continua en las organizaciones están:

  • Incrementar la calidad: los productos, procesos y servicios son mejores y más competitivos y nuestros clientes los recibirán con un valor añadido.
  • Mejorar los procesos: la mejora de los procesos en la empresa permitirá tener un punto de referencia objetivo para poder competir en los diferentes mercados y saber en tiempo y forma dónde se encuentra la compañía. Además, esta mejora de los procesos dará estabilidad a la empresa.
  • Aumentar la productividad: al tener equipos de trabajo más eficientes y con menos fallos, el grado de confianza y satisfacción tanto para la empresa como para los empleados aumentará y afectará además al coste de producción.
  • Disminuir los costes productivos: si disminuyen los costes, quizá puedan bajarse los precios. El consumidor detectará estos cambios y se crearán mejores oportunidades para que el producto y/o servicio esté más presente en el mercado, ganando terreno así a la competencia.
  • Ser más competitivo: es importante conocer dónde se quiere llegar. En un mercado globalizado se incremente la competitividad, por eso si se quiere estar dentro de ese mercado, la mejora continua ha de ser constante.

¿Qué motiva a las empresas a plantearse cambios?

En estos días en los que nos movemos en entornos de fuerte competencia global, las empresas deben hacer frente a los siguientes desafíos:

  1. La nueva era Digital: la transformación digital de las empresas las pone a la vanguardia, y todas aquellas que no la implanten quedarán obsoletas.
  2. La Globalización: vivimos en un mercado mundial, abierto y sin barreras. Esto es perfecto para la competencia y para la diversidad de todo tipo de productos y servicios.

Por lo tanto, podemos concluir que la mejora continua derivada de los cambios aporta ventajas a las empresas. Veamos cuáles son esas ventajas.

 

Ventajas de implantar sistemas de mejora continua

Es muy importante tener claro el porqué una empresa debe decidir entrar a un sistema de mejora continua.

Si no mostramos de manera clara la visión y el impacto que puede causar dentro de la organización a nivel de cada persona y a la empresa como tal, podemos llegar a tener problemas con el personal al momento de implementarlo, por eso es importante definir bien las ventajas que se obtienen.

Una de las mayores ventajas de la mejora continua es el incremento de la productividad. Este incremento se produce debido a:

  • Organización: se concentran los esfuerzos en ámbitos organizativos y de procedimientos
  • Mejoras: se consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
  • Productos defectuosos: se reduce el porcentaje de productos (o servicios) defectuosos
  • Productividad y competitividad: se incrementa la productividad y se dirige a la organización hacia la competitividad.
  • Avances tecnológicos: se adaptan los procesos a los avances tecnológicos.
  • Procesos repetitivos: se eliminan procesos repetitivos.

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¿Cómo se puede implantar un sistema de mejora continua en mi empresa?

Vamos a ver los pasos a seguir para realizar una implantación.

  1. Lo primero de todo debe ser seleccionar el proceso o tema a mejorar.
  2. Crear un equipo de trabajo y asignar las responsabilidades y recursos necesarios.
  3. Recopilar toda la información necesaria que esté relacionada con el proceso o tema seleccionado. Medir el proceso e identificar los indicadores que después utilizaremos para comparar.
  4. Analizar todas las alternativas y diseñar un nuevo método.
  5. Implantar ese nuevo método.
  6. Medir y chequear los resultados. Comparar los nuevos resultados con los que se tomaron antes de iniciar el nuevo método.
  7. Sistematizar el proceso, garantizando así el mantenimiento del nuevo método.

Qué herramientas existen para la mejora continua

La cultura de mejora continua en las empresas debe estar presente durante las 4 etapas del ciclo de vida de los procesos.

Estas etapas son: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización.

Las herramientas de BPM (Business Process Management o Gestión por procesos) se automatiza el ciclo de vida de los procesos. Estas herramientas hacen uso de los diagramas de flujo que representan de forma gráfica los procesos.

Los diagramas de flujo son de gran utilidad en las fases de Modelado, Ejecución, Monitorización y Optimización. Veamos con detalle cómo se hace en cada una de las etapas:

Etapa de Modelización

La modelización de un proceso implica diseñar hasta el mínimo detalle cómo debe actuar el proceso al ser ejecutado.

Una imagen vale más que mil palabras, así que en esta fase debe hacerse una descripción visual del proceso.
Se deberá realizar un análisis previo del proceso alineado con los objetivos de la empresa y el plan estratégico.

Los pasos a seguir son:

  1. Dibujar el diagrama identificando las tareas, los eventos, los KPI’s, etc. Es importante identificar los pasos del proceso mediante una tormenta de ideas, antes de dibujarlos en el cuadro definitivo.
  2. Determinar las funcionalidades: indicar cómo deben funcionar cada uno de los objetos del diagrama.
  3. Realizar simulaciones para asegurarse de que el funcionamientos será el correcto.

Una vez creado el modelo y contando con la supervisión y la involucración del equipo de gerencia, se pasa a la ejecución.

Etapa de Ejecución

fases mejora continua

En esta etapa que ejecuta el proceso que se ha modelizado en la etapa anterior.

Se realizan tareas que pueden ser tareas personales, realizadas por una persona, o tareas de sistema, que las realiza el sistema de forma automática sin necesidad de la intervención humana. Esto genera actividades sin costes ni errores.

Etapa de Monitorización

En la etapa de monitorización se observan, se controlan y se analizan los resultados de la etapa de ejecución.

Las herramientas de BPM proporcionan en tiempo real la información personalizada, y además automatizan la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos que se generan.

Etapa de Optimización

Con los resultados obtenidos en la etapa de Monitorización se determinan los cambios que se deberán realizar en los procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia.

 

Si los cambios a realizar afectan a las reglas de negocio bastará con modificar los valores para que se apliquen a todos los objetos del proceso involucrado.

Si los cambios afectan al proceso completo, deberán hacerse en la fase de Modelización, y son cambios que pueden modificar el diagrama, los objetos (por ejemplo los calendarios, las condiciones, los ejecutores…) las cronometrías, etc.

En la última fase de esta etapa se realizan todas las simulaciones que sean necesarias y se publica una nueva versión de ese proceso.

La gestión de procesos tiene el papel de acompañar a las organizaciones en el constante cambio y adaptación que las organizaciones necesitan para ser cada vez más competitivas en un mundo globalizado.

Las herramientas de mejora continua nos ayudan a ser más eficientes y a transmitir esa eficiencia a nuestros clientes.

Implementar un proyecto de mejora continua es un reto para toda organización que se lo proponga, ya que afecta a niveles estratégicos, operacionales y de cultura dentro de la empresa.

Si quieres saber más sobre mejora continua y automatización de procesos, no dejes de leer nuestro Blog.

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Equipo DATADEC