17 Oct 2017

CERTIFICADO DIGITAL: LA SOLUCIÓN LEGAL A TUS FACTURAS

Certificado Digital

Ante el creciente aumento de operaciones que realizamos por Internet y el gran volumen de información que se mueve por las redes, la preocupación en temas de seguridad y protección de datos es cada día más relevante y más estresante.

Cualquier acción que realizamos en internet nos fuerza a facilitar nuestros datos personales, y esto, ha de generar una seguridad al usuario para que lo haga sin miedo al riesgo de que sus datos puedan quedar expuestos.

Tenemos que ser conscientes de que vamos dejando un rastro por las webs que visitamos que puede hacer que se acceda a nuestros datos más personales, datos de facturación, datos bancarios, etc., por lo que debemos asegurarnos de que estas visitas no supongan ningún riesgo en nuestra seguridad.

Una de las maneras de evitar ese acceso indebido a los datos privados es dotar a los usuarios de mecanismos de identificación segura, donde se relacionan los documentos con las personas físicas o jurídicas. Aquí es donde juega un papel importante el certificado digital o certificado electrónico.

 

¿Qué es UN CERTIFICADO DIGITAL?

Un certificado digital o certificado electrónico es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad.

Un certificado digital es importante ya que cuando la comunicación es telemática, es necesario garantizar que la persona que está realizando esa comunicación es efectivamente quien dice ser, de forma que se pueda intercambiar entre los interlocutores cualquier tipo de información sin temor de que terceros ajenos, y no autorizados para ello, puedan tener acceso a ella.

El primer interlocutor es el emisor de esa información, y es el firmante. Esta persona debe poseer un dispositivo de creación de firma y actúa en nombre propio o en nombre de una persona física o jurídica a la que representa.

Los certificados reconocidos son los certificados electrónicos expedidos por un prestador de servicios de certificación que cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presten.

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¿Para qué sirve el certificado digital?

Entre las principales características del certificado digital están:

  • El Certificado digital te permite realizar trámites de forma segura con la Administración Pública a través de Internet.
  • El certificado digital o certificado electrónico te permite firmar documentos y operaciones con todos los requerimientos técnicos y legales en Internet. Una operación que antes sólo se podía realizar físicamente.
  • Ahorra desplazamiento, ya que las tramitaciones se pueden hacer a través de Internet.
  • Ahorra también tiempo y dinero, ya que estos trámites administrativos los puedes hacer a cualquier hora y desde cualquier lugar.
  • Permite el envío de correos electrónicos de manera segura.
  • Permite realizar la Firma electrónica de documentos, entre ellos la factura electrónica. En el caso de la facturación electrónica, es necesario un Certificado Reconocido expedido por un Prestador de Servicios de Certificación homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
  • Ofrece al receptor del documento firmado la seguridad de que ese documento es original y no ha sufrido ninguna alteración.
  • Garantiza que el autor de esa firma digital no podrá negar en el futuro la autoría del mismo.

 

¿Cómo se obtiene un certificado digital?

La Autoridad certificadora más conocida es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Pero también hay otras entidades que puedes consultar en la página de la AEAT (http://www.minetad.gob.es/telecomunicaciones/es-ES/Servicios/FirmaElectronica/Paginas/Prestadores.aspx/)

Los pasos a realizar para obtener un certificado digital en el caso de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre son los siguientes:

  1. Solicitud del certificado vía Internet
  2. Acreditación de la identidad ante alguna de las oficinas de registro establecidas por la Autoridad de Certificación. La documentación que se debe aportar depende del tipo de certificado electrónico que se solicite.
  3. Descargar el certificado desde la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
  4. Realizar una copia de seguridad del certificado electrónico.

 

Pasos para obtener un Certificado Digital

 

¿Qué diferencias hay entre certificado digital o electrónico, firma digital y firma electrónica?

Como ya hemos comentado, un certificado digital es un documento por el cual se identifica una persona en Internet. Con el certificado digital se asocia a una persona física o jurídica a una serie de datos y debe existir una Autoridad certificadora o un tercero de confianza que autentifique esa asociación.
El DNI electrónico es el ejemplo más popular de certificado digital.

La firma electrónica es en definición según la Ley 59/2003 “un conjunto de datos en forma electrónica consignados junto a otros o asociados con ellos que pueden ser utilizados como medios de identificación del firmante”. Lo que quiere decir que es un equivalente análogo a la firma manuscrita.
Mediante la firma electrónica, una persona física verifica una acción o procedimiento  mediante un medio electrónico, dejando un registro de la fecha y hora de la misma. El concepto de firma electrónica es un concepto más genérico y amplio que la firma digital, desde el punto de vista tecnológico.

La firma digital es un conjunto de caracteres que se añaden al final de un documento o cuerpo de un mensaje, y que pretende informar, dar fe o mostrar validez y seguridad. Con la firma digital se identifica la persona que emite el mensaje, se asegura la veracidad de que el documento no se ha modificado con respecto al emitido originalmente y además, no se puede negar haberlo firmado puesto que la firma implica la existencia de un certificado oficial emitido por un organismo que valida la firma y la identidad de la persona que la realiza. La firma digital se basa en sistemas de criptografía de clave pública que satisfacen los requerimientos de definición de firma electrónica avanzada.

Estos 3 conceptos son diferentes, pero tienen un rasgos comunes como son la seguridad, comodidad y facilidad para realizar las operaciones de forma rápida, fiable, segura y sencilla.

 

¿Existe un certificado específico para la factura electrónica?

El certificado exclusivo para la factura electrónica es un certificado digital que atiende a la necesidad de las empresas que buscan la seguridad del certificado para la emisión de las facturas electrónicas.

Este certificado es exclusivo para la factura electrónica, por lo que no permite realizar ningún otro tipo de trámite distinto a la facturación electrónica ni con las Administraciones Públicas ni con otras empresas privadas.

El certificado digital ha de cumplir la normativa española en materia de firma electrónica y el uso del mismo está restringido únicamente a su titular, siendo de su responsabilidad el uso indebido o cesión.

La validez de estos certificados es de 2 años y debe renovarse uno o dos meses antes de su fecha de caducidad.

La Directiva europea indica que ya no es obligatoria la firma digital certificada al emitir facturas electrónicas, aunque ésta se reconoce como un certificado que garantiza el origen de la factura y la integridad de los datos.

Así pues, la firma electrónica avanzada creada mediante un certificado digital reconocido es una de las formas más seguras de certificar la autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas y así cumplir con los requisitos establecidos por la ley.

El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.

 

Equipo DATADEC

17 Oct 2017

FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA EN TUS FACTURAS

Firma electrónica avanzada.

Si el volumen de facturación de tu empresa es alto, y te has planteado enviar las facturas por correo electrónico, deberías conocer cuáles son los formatos permitidos por la Agencia Tributaria para estas facturas, es decir, cuál es el formato del fichero que soporta el contenido legal de la factura.

Se pueden usar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
Los más utilizados son:

  • Formato PDF: este formato se utiliza cuando el destinatario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura, sin modificarla.
  • Formado EDIFACT: este formato fue creado por las Naciones Unidas y se utiliza cuando el envío es de ordenador a ordenador y el destinatario es una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de modo que los datos entran automáticamente en el sistema de información del receptor.
  • Formato XML: cuando el envío de la factura se realiza de ordenador a ordenador este es el tipo de formato más utilizado. Este formato se utiliza mucho en Norteamérica y cada vez más en Europa. En España, la Agencia Tributaria utiliza una variante llamada facturae. Otros formatos que pueden utilizarse son HTML, DOC, JPEG y TXT, entre otros.

Por lo tanto, estos son los formatos permitidos y podrías enviar facturas electrónicas si generas tus facturas en alguno de estos formatos y las envías por mail. Pero, ¿esto es válido a todos los efectos? ¿qué requisitos exige Hacienda? Si los archivos están en PDF, para el sistema de facturación electrónica, ¿deben tener firma electrónica obligatoriamente?

 

¿Qué es exactamente la firma electrónica?

La firma electrónica o firma digital permite al receptor de un mensaje verificar la autenticidad del origen de la información así como verificar que dicha información no ha sido modificada desde su generación.

 

¿Cómo funciona?

La firma electrónica se basa en la propiedad que tiene un mensaje cifrado a partir de una clave privada. El usuario solo puede descifrarla a través de la clave pública asociada. Así, se tiene la seguridad de que el mensaje que ha podido descifrarse utilizando la clave pública sólo pudo cifrarse utilizando la privada.

 

¿Qué conseguimos con ello?

  • Autenticación: la firma digital es tan auténtica como la firma física de un documento.
  • Integridad: nos aseguramos de que el mensaje no podrá ser modificado.
  • No se puede negar su origen: una vez enviada y firmada, el emisor no puede negar haber enviado el mensaje.

 
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Tipos de firma digital

  • Firma electrónica avanzada Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
  • Firma electrónica reconocida. Es una Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

La expedición y emisión de facturas mediante correo electrónica es la forma más práctica de enviar las facturas, sobre todo en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas.

Emitir las facturas de forma correcta y que cumplan con los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturación y la Ley del IVA no es un requisito formal, sino un requisito esencial para ejercitar el derecho a deducción de las cuotas de IVA.

Es por ello, la importancia que tiene hacer estos procesos correctamente, ya que de no hacerlo, esto puede implicar sanciones para el expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubiera producido el incumplimiento. Dicho importe podría incrementarse gradualmente hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas superará el 20% del total de facturación.

Con la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2013 se legalizaron todas las facturas enviadas mediante correo electrónico. Se normalizaba así una práctica generalizada sobre todo por los trabajadores autónomos y PYMES, pues supone un importante ahorro de tiempo y costes de impresión y envío.

Por lo tanto, la factura electrónica era un documento enviado mediante medios telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido por la Administración.

Tanto la autenticidad del origen como la integridad del contenido de las facturas debían ser garantizadas por uno de los siguientes mecanismos:

  • Mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido (el más habitual es el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre);
  • Mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI); o
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización.

Ahora, para que una factura electrónica sea válida debe cumplir los siguientes requisitos: 

 

Firma electrónica avanzada

 

  • Contener los datos del emisor y receptor, tener un número, fecha de expedición, describir los productos o servicios y desglosar el IVA.
  • El cliente ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante el e-mail. En la autorización, que debe ser expresa y por escrito, debe indicarse la cuenta de envió y de recepción de los documentos, para evitar errores.
  • Que se garantice la autenticidad del origen e integridad del mismo. Por ello, se acostumbra a utilizar el correo corporativo de la empresa y un formato PDF donde no se puede alterar el contenido, además de los otros formatos indicados.
  • Queda suprimido pues el requisito de la firma electrónica avanzada reconocido por la Agencia Tributaria. Sin embargo, como en la factura en papel – donde el sello garantiza su validez- en la electrónica se incide en garantizar el origen y el contenido.

La Administración Tributaria especifica que el envío de facturas en formato PDF es válido, pero se debe garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura. Para esta garantía, se pueden emplear sistemas reconocidos (como por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitan crear lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”. Ahora, la DGT (Dirección General de Tributos) ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica.

Por lo tanto, los criterios se han flexibilizado y la garantía de autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas no precisa condiciones o requisitos adicionales respecto de las facturas expedidas en papel, y es el emisor quien está obligado a dar prueba de esta autenticidad. Por lo tanto, el emisor ha de ser más diligente en sus controles de gestión para que si llegado el caso, tiene una inspección, pueda demostrar que esas facturas expedidas garantizan la autenticidad de su origen, así como la integridad de su contenido.

En todo caso, la forma de garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura más utilizada y más extendida es la firma electrónica avanzada y aunque no sea obligatoria, nos ayuda a cumplir con esas garantías, y por tanto cumplir con la ley.

 
El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 
Equipo DATADEC

17 Oct 2017

LA CENTRALIZACIÓN DE DOCUMENTOS AUMENTA TU EFICIENCIA

LA CENTRALIZACIÓN DE DOCUMENTOS AUMENTA TU EFICIENCIA

La centralización, cuando se habla de documentos, surge en el momento en el que se crea la necesidad de tener toda la documentación guardada y clasificada en un sistema accesible por todos.

 

¿Quiénes tienen esta necesidad?

Cuando las grandes empresas, con muchos departamentos e incluso varias delegaciones dispersas geográficamente, deben justificar a sus clientes los trabajos realizados mediantes documentos justificativos, se hace necesaria esa centralización.

El primer problema que aparece es el de la dispersión de los archivos.

El segundo problema aparece cuando esos archivos contienen documentos que son justificativos de los procedimientos de gestión de la empresa.

Supongamos una gran empresa de servicios en la que trabajan muchos empleados que están dispersos por distintas localizaciones y que justifican sus trabajos por medio de albaranes o partes de trabajo.

Si estos documentos no llegan a tiempo para ser enviados a los clientes como justificante del trabajo realizado, pueden provocarse demoras en los cobros que pueden llegar a crear problemas de tesorería en la empresa.

 

¿Cómo se solucionan estos problemas?

Ante el problema de dispersión de archivos, la centralización de documentos permite almacenar todos los documentos en un servidor central. Así, se evitan los problemas que se producen por la dispersión.

Esta forma de archivar pasa por digitalizar previamente todos esos documentos, para imitar esa forma de archivar que se producía con los documentos en papel, pero con todas las ventajas que se obtienen de la digitalización.

Cuando esos documentos son justificativos para el cobro de un trabajo realizado, se hace indispensable la centralización de esos documentos en formato digital en un sistema accesible de forma ágil y sin riesgos.

Las empresas descentralizadas necesitan trabajar con sistemas que les permitan centralizar sus documentos de forma que accedan a ellos de forma rápida y todas las veces necesarias.

Cuando los documentos se encuentran dispersos en los discos duros de los diferentes empleados y no se ubican en un servidor central se producen bajos rendimientos.


Está comprobado que se emplea un 40% del tiempo realizando tareas tales como:

  • Buscando o solicitando los documentos a los distintos empleados de la empresa. No sólo de distintos departamentos, sino también de las distintas áreas o centros de trabajo.
  • Averiguando cuál de todas las versiones existentes es el documento válido, ya que existen multitud de copias duplicadas.
  • Corrigiendo los errores que se producen por no disponer de los documentos actualizados y verificados.
  • Reparando las pérdidas de esos documentos por extravío, por eliminación o por ediciones incorrectas de otros empleados.

La centralización ayuda a evitar la ineficacia y la pérdida de tiempo que se produce al no disponer de un sistema centralizado de documentos.

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Ventajas de la centralización de documentos

La centralización de los documentos en una organización aporta diversas ventajas entre las que destacan:

  • Agilidad en las búsquedas: al estar todos los documentos en un repositorio central, cuesta menos tiempo acceder a los documentos.
  • Protección: al estar todos los documentos en un sistema central de almacenamiento, se pueden aplicar criterios de protección de datos mayores que si se guardan en los ordenadores individuales.
  • Documentos únicos: al controlar las versiones de los documentos en la misma unidad central, se evitan duplicidades y errores.
  • Estructuración del almacenamiento: tener un espacio de almacenamiento centralizado común, todos los empleados introducen, modifican y extraen documentos. Se necesita establecer unos criterios de organización de los documentos.
  • Eficiencia y seguridad: el hecho de centralizar la información aumenta la eficiencia y la seguridad. La integridad y seguridad no reside en los ordenadores individuales sino en el central.
  • Disciplina: esta centralización implica cambios en las normas y operativa de la empresa, puesto que todo el mundo ha de dejar las últimas versiones en el repositorio central.
  • Seguimiento: al estar compartidos, se conoce quién ha creado o modificado un documento con el fin de determinar responsabilidades.
  • Control: se establece un control sobre qué empleado puede acceder a qué documento. No es un criterio válido que todos los empleados accedan a cualquier documento o no con los mismos permisos.
  • Seguridad y trazabilidad: al tener unos roles establecidos, se conoce quién y de qué forma accede a cada documento. La trazabilidad de las acciones se quedan grabadas. Esta trazabilidad se obtiene mediante workflows o flujos de trabajo.
  • Copias de seguridad: debemos evitar las posibles pérdidas de información por borrados accidentales o bien sobre-escritura de los documentos. Se deben ir realizando copias de los documentos mediante un sistema de versiones.
    Las copias de seguridad deben residir en un lugar distinto y deben permitir la recuperación inmediata de la información.
  • Privacidad: garantizar la seguridad y privacidad de la información es clave. El hecho de almacenar la información en servidores propios o bien en la nube mediante un proveedor externo hará que las acciones para preservar la seguridad y privacidad sean unas u otras. Si este trabajo lo realiza un proveedor, deberemos asegurarnos de que realice auditorías periódicas y aplique las medidas correctoras en cada momento.
  • Acceso remoto: hoy en día no se entiende que la información no esté accesible desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, incluyendo los móviles.
    Cuando todos los datos están en la nube, el acceso a ellos se puede realizar desde cualquier ubicación.

ventajas de la centralización

¿Centralizar en un servidor dedicado propio o en la nube?

Los datos pueden almacenarse en un servidor dedicado propio que se encuentre en la organización o unidades externas de almacenamiento, o bien almacenarlo en la nube.

Desde que Internet se ha convertido en la herramienta base de todas las empresas, la forma de trabajo y almacenamiento de la información ha cambiado, siendo cada vez más frecuente el uso de almacenamiento en la nube.

 

Ventajas de trabajar en la nube

 

  • Capacidad: el espacio de almacenamiento aumenta. El hecho de guardar la información en servidores locales cuenta con el inconveniente de la limitación del espacio en disco. La capacidad de estos sistemas es limitada, y el hecho de querer aumentarla, implica mayor coste.
  • Gratuito: esta es una gran razón y es una de las principales por las que las compañías se deciden por esta forma de trabajo.
  • Acceso: el acceso a los datos que se encuentran almacenados en la nube puede realizarse desde cualquier lugar y también desde cualquier dispositivo. Las ventajas que conlleva esta forma de trabajar son la deslocalización, ya que no hace falta estar en la oficina, y el acceso simultáneo de varios usuarios a la misma documentación.
  • Trabajo colaborativo: al trabajar en la nube, se puede acceder a la información para modificarla desde varias cuentas en tiempo real. En empresas donde hay un gran número de usuarios en muchos departamentos, áreas de trabajo o incluso delegaciones o sedes, esta es una forma de favorecer el trabajo colaborativo de una empresa.
  • Disminuyen los riesgos: los riesgo de pérdida de información disminuyen. En el caso del almacenamiento local, si hay algún problema de deterioro, los datos corren el peligro de perderse. Al almacenar la información en la nube, esto no ocurre, ya que se realizan copias de seguridad periódicas.

Centralización y Digitalización

El proceso de centralización pasa por un proceso previo de digitalización.

La digitalización de documentos es una buena inversión para su empresa ya que además de ayudarle a reducir el coste del papel, la ayudará a agilizar las búsquedas, a reducir los costes de almacenaje externos y a ser más productivo al reducir el tiempo de procesado de los documentos.

Si te ha parecido interesante este artículo, puedes acceder a la Guía de la Digitalización que te mostramos a continuación y seguir leyendo nuestro Blog.

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Equipo DATADEC

17 Oct 2017

LEY FACTURA ELECTRÓNICA: REQUISITOS A CUMPLIR

Ley Factura Electrónica.

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compra o una venta de un bien o servicio, y una factura electrónica es, ante todo, una factura, pero que se expide y/o recibe en formato electrónico.

Desde 2015 existe una Ley que obliga a utilizar factura electrónica cuando trabajamos con la Administración Pública, y no existe ninguna ley para el hecho de trabajar con empresas privadas, aunque sí que deben cumplir unos ciertos requisitos.

Así pues, si nuestra cartera de clientes está formada por empresas que pertenecen a ambos sectores, deberemos facturar nuestros servicios de dos formas distintas:

  • Si trabajamos con sector privado, no estamos obligados a emitir factura electrónica, aunque podríamos hacerlo.
  • Si trabajamos con el sector público, tanto en el envío como en la recepción de las facturas, debemos cumplir con la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Entonces, si la factura electrónica es una factura expedida/recibida en formato electrónico, si emitimos las facturas a nuestros clientes en esos formatos (por ejemplo en Word o Pdf) ¿ya estaríamos haciendo factura electrónica? ¿y si esos clientes son Administraciones Públicas, nos serviría esta forma de emitir las facturas?

Vamos a ver los aspectos de la Ley factura electrónica establecida para la facturación con las Administraciones Públicas y los requisitos que han de cumplirse en la generación de las facturas electrónicas, sean o no nuestros clientes, Administraciones Públicas.

 

 1. ASPECTOS DE LA LEY FACTURA ELECTRÓNICA

 

Los principales aspectos de esta Ley, por orden cronológico, son los siguientes:

  • El 1 de enero de 2014 es la fecha de entrada en vigor del registro contable.
  • El 1 de julio de 2014 es la fecha de entrada en vigor de la obligación de los proveedores de bienes y servicios de remitir factura electrónica en las CCAA de Valencia y La Rioja por normativa autonómica.
  • Desde el 15 de enero de 2015 a raíz de la Ley 25/2013, la factura electrónica empezó a ser obligatoria en España en la relación entre los proveedores y las Administraciones Públicas y, en determinados sectores de especial transcendencia económica (sector financiero, sector energético, Telecomunicaciones, Agencias de viajes, Servicios de transporte de pasajeros y Comercio al por menor).

NOTA: Si desean consultar la normativa completa, consulte la web www.facturae.es

 

2. LEY FACTURA ELECTRÓNICA: REQUISITOS

 

2.1. Requisitos que debe cumplir la factura electrónica

 

 

Requisitos de la ley factura electrónica para el emisor.

 

  • La factura debe contener los datos obligatorios exigibles a toda factura, como son, datos del emisor y receptor, el número, fecha de expedición así como una descripción de los productos y servicios y un desglose del IVA.
  • El cliente receptor de la factura ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante correo electrónico.
  • Se debe garantizar la autenticidad e integridad del origen de la factura enviándola por un correo electrónico corporativo de la empresa y en formato PDF para que no se pueda modificar su contenido. Son admitidos también formatos como XML, HTML, GIF o JPG que no puedan ser modificados ni alterados.
  • No es necesario que estas facturas estén firmadas digitalmente, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y la legibilidad desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Aun así, la firma digital se reconoce como garantía del origen de la factura y de la integridad de los datos.

Si las facturas no cumplen con estos requisitos, la AEAT puede imponer sanciones tanto al expedidor como al emisor de la factura que pueden ser de hasta el 1% del valor de las facturas erróneas o incluso de hasta el 2% si esas facturas suponen más del 20% de la facturación total.

 

2.2 Requisitos que debe cumplir la factura electrónica que se envía a la Administración Pública

 

 

Requisitos de la Ley Factura Electrónica para las administraciones públicas.

 

  • Deben contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, al igual que el resto de facturas que no son facturas electrónicas.
  • Deben tener el formato estructurado en XML de  Facturae 3.2.1. ampliado según la Orden Ministerial HAP/492/2014, de marzo de 2014.
  • Identificar el destinatario de la factura. Esta identificación se consigue gracias a uno de los cambios destacados de este nuevo formato: la inclusión obligatoria de los diferentes centros de facturación con unos códigos (denominados DIR3) que hacen referencia a Oficina Contable, Órgano de gestión, Unidad tramitadora… y que serán facilitados por los propios portales.
  • Se debe garantizar la integridad y autenticidad de la factura que debe permanecer inalterable.
  • Entregar la factura a través de los portales de entrada de factura electrónica. FACE es el portal de la Administración General del Estado, al que se pueden adherir todas las administraciones públicas que lo soliciten.

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2.3 Requisitos que debe cumplir el receptor de una factura electrónica


La persona que recibe una factura también tiene una serie de obligaciones que son:

 

  • Poseer un software adecuado para la validación de la factura dependiendo del formato de generación.
  • Recibir la factura, asegurándose de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.
  • Almacenar la factura recibida en su formato original o bien delegar esta función a un tercero.
  • Asegurarse de la legibilidaden el formato original.
  • Garantizar el acceso a la facturaya sea en su  visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga, e impresión.
  • La Ley Orgánica 9/2013, establece un plazo máximo de 60 días para el pago de las facturas a los proveedores, como norma general. También establece que en ningún caso se pueden superar los 60 días fijados por la normativa europea.

2.4 Requisitos que debe cumplir el emisor de una factura electrónica

 

Las obligaciones que tiene la persona que hace una factura electrónica son:

  • Tener el consentimiento previo del receptor de las facturas, sólo en el caso de que sea una empresa privada, para el caso de las Administraciones Públicas no es necesario este consentimiento.
  • Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
  • Asegurarse de la legibilidaden el formato original, garantizando además la autenticidad e integridad del origen. Como único requisito, se debe crear una pista de auditoría fiable que establezca la conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
  • Garantizar el acceso a las facturasya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
  • Almacenar las facturas digitalmente tal y como fueron enviadas.

El Ministerio de Hacienda y Función Pública comunicó en Enero de este año el “Informe de Facturas electrónicas presentadas a las administraciones públicas través de FACe” según el cual, en el primer mes del año se presentaron 606.624 facturas electrónicas, una cifra que supera a la de 2016 cuando el número fue de 507.366.

Las previsiones apuntan a que la factura electrónica continuará creciendo en España porque a pesar de que se trata de una tecnología obligatoria para los proveedores del Sector Público, en algunos casos se permite la exclusión de los comprobantes que tienen un valor menor a los 5.000 euros. Es decir, aun se envían facturas en papel a las Administraciones, que potencialmente podrían convertirse en digitales.

 

Por lo tanto, si estás pensando en emitir facturas electrónicas, ya seas el emisor o receptor de las mismas, asegúrate de cumplir con toda la normativa y los requisitos que se indican en este artículo.

Si trabajas con las Administraciones Públicas, y cumples con la Ley de la factura electrónica, no tendrás ningún problema.

El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.

Equipo DATADEC

17 Oct 2017

MEJORA TU PERIODO MEDIO DE COBRO CON LA FACTURA ELECTRÓNICA

Mejora tus periodo medio de cobro.
 

Si eres el Director financiero de tu empresa, o bien trabajas en las finanzas, conoces la importancia del análisis del periodo medio de cobro y de pago.

Estos dos conceptos indican cuánto tiempo tardamos en cobrar y cuánto tiempo tardamos en pagar. El objetivo de todos los directores financieros de una empresa es aumentar el periodo medio de pago a proveedores (DPO, Days Payable Outstanding) y reducir el periodo medio de cobro a clientes (DSO, Days Sales Outstanding).

Un director financiero ha de gestionar eficazmente la gestión del capital circulante de su empresa, optimizando el flujo neto de caja o cash flow. La gestión eficiente de la liquidez asegura la supervivencia y cualquier mejora en el periodo medio de cobro en la empresa se vuelve indispensable.

La rotación de cobros está vinculada a dos factores:

  • Las condiciones de pago que has acordado con tus clientes
  • El grado de cumplimiento de esas condiciones por parte de los mismos

Por lo que habrá que encontrar el equilibrio entre ambos factores que haga que ese ratio sea favorable a nuestra empresa.

 

¿Cómo puedes ayudar a tu empresa a mejorar ese ratio?

 

  • Reduciendo los plazos de cobro en las facturas para acortarlos y que no afecten a la salud de la tesorería de la empresa.
  • Solicitando, siempre que sea posible, un depósito inicial o adelanto al comienzo de los trabajos o a la firma de la oferta.
  • Agilizando el proceso de facturación de forma que las facturas se generen y envíen lo más rápido posible a tus clientes.
  • Ofreciendo incentivos reales al pronto pago, para que tus clientes obtengan un beneficio a cambio de pagar lo más pronto posible.
  • Estableciendo políticas especiales para el cobro más ágil de los nuevos clientes.

 
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¿Y cómo puedes lograrlo?

Existe una herramienta sencilla y fiable que nos ayuda a reducir el periodo medio de cobro: la factura electrónica.

Porque más allá del ahorro de costes y la automatización de procesos, la factura electrónica ayuda a las empresas, generando beneficios y ventajas como la reducción de tiempos en cobros, la mejora de la visibilidad financiera, el acceso a canales de financiación más flexibles, más control de los pagos y aumento de los días de pago, descuentos de pronto pago y reducción de los riegos.

Es bien sabido que la factura electrónica es equivalente a una factura en papel y que consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos.

Proceso de la factura electrónica para mejorar el periodo medio de cobro.

Las empresas que facturan mediante factura electrónica realizan los envíos de forma instantánea, ya que no hay que imprimirla, ni meterla en un sobre, ni enviarla por correo ordinario, así como tampoco hay que esperar unos días a que llegue a su destinatario, ya que el envío y la recepción es inmediata.

 

Con las facturas electrónicas, también nos ahorramos el tener que escuchar que el destinatario que la ha perdido, o que no la encuentra, o incluso que no le ha llegado.

 

El ahorro en costes generado hace de esta herramienta una propuesta muy atractiva por su propia cuenta, pero existen otros beneficios adicionales que resultan muy significativos.

 

Entre estos beneficios, destacamos aquellos relacionados con el manejo de las finanzas por lo que la factura electrónica debe formar parte de los procesos financieros operacionales de la compañía para la gestión del capital trabajo.

 

Razones para utilizar la factura electrónica

Las principales razones por las que la factura electrónica permite a las empresas administrar mejor su capital de trabajo son:
     

  • En primer lugar, la reducción del periodo medio de cobro. Para ver hasta qué punto el periodo medio de cobro se reduce con la factura electrónica, según diversos informes, se ha demostrado que las empresas que no realizan la facturación electrónica, tienen un periodo medio de cobro de 89 días frente a los 26 días de las empresas que sí utilizan la factura electrónica.Esto se produce porque, con la factura electrónica, el intercambio de la información se realiza en tiempo real, hay un mayor conocimiento de la situación de las facturas teniendo una trazabilidad total.
     
    Las consultas se gestionan con mayor rapidez y las facturas pueden ser rastreadas fácilmente.
    Así, se conoce si el receptor ha recibido la factura, si la ha visto, si la ha abierto, agilizando así los flujos de aprobación y pago de facturas, por lo que las empresas son pagadas en menos días y con menos incidencias. Este conocimiento tan detallado sobre el estado de las cuentas a cobrar se resume en un mayor control de las necesidades financieras y de los flujos de caja de la compañía.
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  • Otra de las ventajas que ofrece la factura electrónica es que al mejorar el control, de los pagos y cobros, las empresas pueden optar más fácilmente a descuentos por pronto pago. Nuestros clientes que tengan una liquidez suficiente pueden beneficiarse de un pequeño descuento a cambio de pagarnos con dinero en efectivo.
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  • La factura electrónica también ayuda a que aumenten los días de pago. Al realizar la aprobación de las facturas de compra de forma más rápida que con las facturas en papel, la empresa dispone de tiempo suficiente para aplicar mecanismos de financiación alternativos antes de la fecha de vencimiento de la factura. Así, una vez aprobada la factura, ésta se convierte en una obligación de pago que puede ser financiada, proporcionando a la empresa mayor control sobre su capital.
  •  

  • Por otro lado, con la visibilidad aportada por la factura electrónica, ante situaciones temporales de falta de liquidez, su empresa puede acceder a mecanismos de financiación más flexibles como descuentos en las facturas o factoring, de forma más sencilla y rápida. De este modo, la financiación es adelantada por un tercero y su empresa puede hacer frente a sus necesidades de capital.
  •  

  • De forma paralela, permite un mayor control de las cuentas a pagar ya que la vinculación automática de los pedidos recibidos a las facturas electrónicas proporciona una visión precisa y oportuna de las obligaciones de pago de la compañía. Este mayor conocimiento proporciona previsiones de flujo de efectivo más fiables, que a su vez reducen la cantidad de capital trabajo requerido, el cual puede ser invertido en otras áreas de la empresa.
  •  

  • Por último, la factura electrónica supone una reducción riesgos. La mayor transparencia derivada de los procesos de intercambio electrónico de documentos mejora la evaluación del riesgo y puede permitir que la empresa se beneficie de unas tasas más competitivas al acceder a la financiación que precisa. Tener una visión completa de la actividad de la empresa ofrece una información más precisa de la situación del negocio.

Llegados a este punto, no cabe duda de que la factura electrónica es una herramienta esencial y un requisito previo para una gestión eficaz de las necesidades de liquidez o capital trabajo de las empresas.

Por tanto, si quieres reducir el periodo medio de cobro a tus clientes, quizá sea una buena idea instalar la factura electrónica en tu empresa. ¿No crees?

 
El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 

Equipo DATADEC

16 Oct 2017

¿ Cómo hacer una factura electrónica a las AAPP ?

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Hoy en día sabemos que la gran mayoría de los negocios deben emitir facturas electrónicas para así cumplir con los requerimientos actuales, pero la realidad es que, aunque tengamos muy claros los beneficios del uso de la factura electrónica para hacer más eficientes los procesos de negocio, muchos de nosotros desconocemos cómo hacer una factura electrónica y el protocolo que conlleva.

 

Hoy en día, en España se intercambian millones de facturas entre empresas de todos los sectores y tamaños. Este cambio de tendencia empezó el 15 de enero de 2015 impulsada  por la Ley 25/2013. Después de esa fecha, la facturación electrónica pasó a ser obligatoria en el sector público estatal, autonómico y local.

 

Formato aceptado por las AAPP

El formato utilizado en España por las Administraciones Públicas y sus características están especificadas en el Artículo 5. del Real Decreto 1619/2012 sobre la facturación electrónica.
A efectos de lo previsto en esta Ley:

 

  • Las facturas electrónicas deben estar en formato estructurado mediante un esquema XSD (XML Schema Definition).
  • Las facturas electrónicas deben estar escritas en el lenguaje informático: Facturae 3.2 ó 3.2.1.
  • Las facturas electrónicas deben estar firmadas electrónicamente con un Certificado Digital Legalizado.
  • Las facturas electrónicas deben indicar el destinatario de la factura electrónica.

 

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para las AAPP?

La factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Para que la factura electrónica tenga los mismos efectos legales que su versión en papel y sea aceptada por las administraciones públicas debe ser copia fiel de la misma. Debemos garantizar su legibilidad, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Tenemos que familiarizarnos con las siguientes definiciones si deseamos realmente saber cómo hacer una factura electrónica certificada:

 

  • Legibilidad: tiene que poder ser leída por humanos, este requisito es facilitado por los programas informáticos o programas ofimáticos (procesadores de texto).
  • Autenticidad: se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados.
  • Integridad: se tiene que garantizar que el contenido de la factura no haya sido modificado.
Después de mucho estudio y debate,  la Ley 59/2003 respondió a la incógnita que muchos tenían sobre cómo hacer una factura electrónica que garantice los requisitos mencionados anteriormente. Se llegó a la conclusión que el proceso de digitalización certificada solo podía ser logrado a través de tres vías:

 

  • La firma electrónica XAdES a través de un Certificado Digital Legalizado.
  • El intercambio electrónico de datos EDI.
  • Otros medios que se hayan comunicado y hayan sido validados por la AEAT.
El objetivo es por un lado, crear un proceso seguro para evitar falsificaciones. Por otro lado, las empresas tendrán mayor control ya que conocerán las fechas de envío y recepción de sus facturas, acortando de esta manera los plazos de cobros y reduciendo los casos de morosidad.

 
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Portal FACE

FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.
El envío de las facturas electrónicas a las administraciones públicas debe siempre pasar por el portal FACe o algún otro punto de entrada autorizado, lo que puede variar es el método de comunicación con el mismo.
El envío de la factura electrónica al portal FACe se puede realizar de las siguientes maneras:

 

  • Mediante la conexión automática entre el programa informático del proveedor y el punto general de entrada de las facturas electrónicas: este método ofrece un envío automatizado de las facturas electrónicas a FACe.
  • Directamente a través del punto general de entrada de facturas electrónicas: FACe ofrece una ventanilla electrónica para el registro manual de las facturas electrónicas.
  • Mediante el servicio de un tercero que realice el envío de las facturas en nombre del proveedor.
  • En el caso de la pequeña o mediana empresa, o autónomos, se puede utilizar el programa informático gratuito Energía y Turismo, que permite también la conexión automática directa con FACe.

 

Facturación Electrónica a las AAPP

La facturación electrónica se caracteriza por ser un proceso automático y simple de usar, con la ayuda de soluciones informáticas.

El proceso habitual es el siguiente:

 

  1. El emisor crea la factura electrónica, a través del portal FACe o un sistema informático propio.
  2. Luego rellena digitalmente los campos obligatorios de la factura electrónica, puedes ser un proceso manual o automatizado.
  3. Posteriormente el emisor procede a su firma con un certificado digital legalizado.
  4. El emisor transmite por medios telemáticos la factura electrónica firmada al portal FACe y conserva copia o matriz, almacenada digitalmente.
  5. Las administraciones públicas reciben la factura en formato digital y la conservan en soporte informático, ya sea en su sistema informático propio o en el mismo portal FACe, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario.

 

Los procesos de envío de facturas electrónicas

Después de toda la información recibida, la pregunta importante paso de ser ¿Cómo hacer una factura electrónica? a ¿Cuál es el mejor método para crear, firmar y enviar facturas electrónicas?.

Entre las opciones más utilizadas se encuentran:
    • Soluciones informáticas para la gestión facturas electrónicas: estas soluciones recogen los ficheros con los datos de las facturas que se encuentran en los sistemas informáticos de gestión del proveedor, los convierten al formato XML exigido por las administraciones públicas y los firman con el Certificado Digital del proveedor. Una vez creada y firmada la factura, la solución envía automáticamente y de manera desatendida la factura al portal FACe.

¿Cómo hacer una factura electronica con una solución informática?

    • Web service de FACe: a través de está opción el proveedor deberá rellenar los datos de las facturas manualmente y escoger el certificado digital legalizado que desea utilizar para firmar la factura electrónica. Posteriormente el proveedor debe dar de alta a su cliente (administración pública) con los códigos DIR3 y debe descargar la factura a su dispositivo. Una vez descargada deberá subir la factura electrónica al web service de FACe.

¿Cómo hacer una factura electrónica a traves del web service FACE?

A pequeñas y medianas empresas con un bajo nivel de facturación se les aconseja utilizar el punto de entrada FACE, ya que tienen la posibilidad de registrar las facturas manualmente y de una en una. Para las empresas con alto nivel de facturación se les aconseja informarse de las soluciones informáticas que existen actualmente en el mercado, ya que estas soluciones de gestión de facturas electrónicas recogen, transforman, firman y envían las facturas electrónicas de forma automática y desatendida.

 

En ambos casos, las facturas electrónicas estarán cargadas en el sistema y tanto los proveedores como las administraciones públicas podrán consultar el estado de tramitación de las facturas.
Ahora que ya sabes la teoría de como crear una factura electrónica con validez legal, toca analizar y comparar las diferentes soluciones que ofrece el mercado para adaptarse de la mejor manera a la Ley. Si lo tienes claro, te doy la enhorabuena, en el caso contrario sigue nuestro blog para que te ayudemos a tomar la mejor decisión para tu empresa.

 

El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 

Equipo DATADEC

16 Oct 2017

FACE FACTURAS: TU PORTAL DE ENTRADA DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS

FACE Facturas.

La actual ley sobre la facturación electrónica obliga a las empresas a facturar de forma telemática a las Administraciones Públicas (AAPP) a través del portal FACE. Esta reforma se enmarca dentro del conjunto de acciones establecidas por el Gobierno para erradicar la morosidad en el sector público. La ley sobre las FACE Facturas fue puesta en marcha el 15 de Enero de 2015, permitiendo una mayor protección del proveedor y un mejor control contable de las facturas pendientes de pago, lo que contribuirá a mejorar el control del gasto público y reforzar la transparencia.

 

¿QUÉ ES FACE?

La Administración General del Estado (AGE) ha desarrollado un sistema global que permite a todos los proveedores de las Administraciones Públicas, sin importar el volumen de facturación anual, tamaño o nivel de informatización, remitir sus facturas en formato electrónico a cualquier AAPP, a través de un único punto.
De igual manera, cualquier administración adherida al sistema, sin importar su volumen de contratación, tamaño o nivel de informatización, es capaz de recibir facturas electrónicas. El centralizar en un único punto todos los organismos de la AGE y unificar el formato de las FACE facturas, simplifica a los proveedores el envío de las mismas.

 

SERVICIOS QUE OFRECE EL PORTAL

Todos ganan con este nuevo sistema, el objetivo es facilitar el cumplimiento de ley sobre la factura electrónica.
Entre los servicios que ofrece el sistema a los proveedores están:
  • Un formato facturae estructurado y unificado.
  • Un portal web (face.gob.es) para la presentación de las facturas electrónicas en el formato exigido: facturae 3.2.
  • Una interfaz de web services para el envío automatizado de las facturas electrónicas desde los sistemas informáticos de gestión de los proveedores de la AAPP.
  • Durante la presentación, proporciona a las FACE facturas de un número de registro administrativo que permite el seguimiento posterior de la factura.
  • El sistema dota al proveedor de la opción de presentar una solicitud de anulación de las facturas.
  • Ofrece un buscador de puntos de entrada de las facturae de otras AAPP.
  • Crea repositorio de FACE facturas que estén incumpliendo total o parcialmente la normativa.
Entre los servicios que el sistema ofrece a las Administraciones Públicas están:
  • Una plataforma de facturación en la nube (custodia de FACE facturas) con un portal de gestión accesible a través del Portal de Entidades Locales, del Portal de Comunidades Autónomas y del Portal para la Gestión Administrativa, donde pueden realizar las siguientes acciones:
    • Gestionar el directorio de unidades.
    • Descargar las facturas, tanto originales como una visualización imprimible.
    • Actualizar el estado de tramitación de las facturas con notificación automática al proveedor.
  • El sistema ofrece interfaces de web services, para administraciones con un volumen elevado de facturas, que les permiten la descarga y gestión automática de las facturas electrónicas en sus sistemas informáticos internos de gestión.

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TODA ESPAÑA, TODAS LAS AAPP

Como fue mencionado anteriormente FACE es el portal que ha habilitado el gobierno del estado para que los proveedores presenten telemáticamente sus facturas a las administraciones públicas españolas. Este portal puede ser utilizado por cualquier Administración Pública como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones.
Sin embargo, existen, además de FACE, otros puntos de entrada para administraciones autonómicas, locales y provinciales. Por consiguiente, será la administración pública, que se tiene como cliente, la que debe indicar en qué punto de entrada se deberán remitir las facturas electrónicas.

 

MÉTODOS DE ENVÍO

El envío de las FACE facturas se realizan a través de Internet.
Los métodos de envío son los siguientes:

 

  • A través del portal web del Punto General de Entrada de las facturas electrónicas.
  • Mediante la conexión automática entre la solución informática del proveedor para la gestión de las facturas y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Proceso de envío de una FACE factura.

El acceso al punto de entrada de las FACE facturas se hace a través de su web (www.face.gob.es).
La web permite:

 

  • Enviar facturas a la AGE u otras administraciones públicas adheridas.
  • Consultar las facturas.
  • Descargar las facturas.
  • Actualizar el estado de las facturas.
  • La gestión de Unidades.
  • Solicitar anulación de las facturas.

La creación, envío y consulta de las FACE facturas forman parte de un proceso simple. Para lograrlo sigue los siguientes pasos:

 

PASO 1: Crear las facturas:

Crear una FACE factura.

  • Solución informática del proveedor: en este caso, las soluciones informáticas disponibles en el mercado recogen los ficheros con los datos de las facturas que se encuentran en la ERP del proveedor, los transforman al formato XML exigido y los firman con el Certificado Digital Legalizado.
  • Web service de FACE: en este caso el proveedor deberá:
    • Configurar su cuenta.
    • Escoger si quiere usar un certificado propio o un certificado de un tercero para la firma de las facturas.
    • Dar de alta a su cliente con los códigos DIR3.
    • Emitir una factura del mismo modo que lo hace habitualmente.
    • Descargar la factura a su dispositivo.

 

PASO 2: Enviar facturas:

Enviar una FACE Factura.

  • Solución informática del proveedor: una vez creada y firmada la factura, la solución envía automáticamente y de manera desatendida la factura directamente al portal FACE.
  • Web service de FACE: después de que el proveedor descarga la factura electrónica firmada digitalmente a su dispositivo, debe subir la factura al portal FACE. Para ello se siguen estos pasos:
    • Acceder a FACe
    • Hacer clic en la opción “Factura” -> “Remitir factura”.

 

PASO 3: Consultar facturas:

Respuesta de la recepción dela FACE Factura.

  • Solución informática del proveedor: un vez enviada las FACE facturas, inmediatamente la solución recibe la respuesta de parte de las AAPP. De esta manera se pueden corregir y reenviar las facturas que tengan errores. Habitualmente, estas soluciones incluyen buscadores potentes que permiten, a través de filtros, encontrar las facturas deseadas.
  • Web service de FACE: una vez que la factura electrónica es entregada correctamente en un PGEF el proveedor recibirá un acuse de recibo. El proveedor podrá consultar sus facturas, entrando a la web de FACE y escogiendo un medio de identificación (clave, firma electrónica, certificado digital o los datos de la factura).
Al finalizar todos los pasos, las FACE facturas ya estarán cargadas en el sistema y tanto los proveedores como las administraciones públicas podrán consultar el estado de tramitación de las facturas.
Después de comparar los dos métodos de envío de facturas electrónicas a las Administraciones Públicas que existen, nos toca analizar cual nos ayuda a reducir costes y tiempo, para finalmente tomar una decisión que convierta nuestro procesos en más eficientes y automatizados.

 

El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.

Equipo DATADEC
16 Oct 2017

VALIDAR FACTURA ELECTRÓNICA: ¿Cómo se hace?

Proceso de Validación de una Factura Electrónica.
 

Facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas

La Ley 25/2013, del 27 de Diciembre, obliga a la empresas a facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas (AAPP). Las facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos para ser legalmente aceptadas. Dichas facturas necesitan estar escritas en el lenguaje informático establecido (Facturae 3.2 ó 3.2.1), deben estar firmadas electrónicamente con un Certificado Digital Legalizado e indicar el destinatario de la factura electrónica.

 

Los datos del destinatario son primordiales para el éxito del envío, sin ellos no importa que tengamos una factura electrónica con plena validez legal ya que no será recibida por la administración pública a la que se dirige.

 

Para que la factura electrónica llegue al destinatario que le corresponde, estas deberán incluir la codificación de los órganos administrativos establecidos en el directorio DIR3. Este Directorio contiene toda la información necesaria para poder trabajar con las Administraciones Públicas. Son una serie de códigos identificativos de la entidad que permiten su identificación dentro de la plataforma. Es un sistema habilitado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas.
El código DIR3 está formado por, como mínimo, tres identificadores:

 

  • El código de entidad u órgano gestor.
  • El órgano de tramitación.
  • La oficina contable.
La información de estos 3 datos será proporcionada al proveedor por la administración.

 

¿Cómo se envían las facturas electrónicas a las AAPP?

Los proveedores de las Administraciones Públicas deben enviar las facturas electrónicas al punto general de entrada de facturas electrónicas que cada AAPP tiene habilitado y preparado para facilitar su recepción. Los métodos más habituales son:

 

  • A través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas. Consiste en registrar manualmente los datos de cada factura. Es recomendable para empresas pequeñas con bajos niveles de facturación a las administraciones públicas.
  • Mediante la conexión automática entre el sistema informático del proveedor y el punto general de entrada de las facturas electrónicas. Este tipo de envío permite enviar las facturas electrónicas de manera desatendida y automatizada. Método aconsejable para empresas con alto nivel de facturación a las administraciones públicas.
Un vez enviadas se remitirán de forma automática al registro contable de facturas del departamento correspondiente para proceder a su tramitación. A final de todo el proceso y una vez registradas y tramitadas el proveedor recibirá la notificación de la validación de sus facturas electrónicas por parte de la AAPP.

 
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Estados de Tramitación

Existen 6 estados de tramitación de las facturas electrónicas dentro del punto general de entrada de facturas electrónicas.
Los estados públicos de tramitación y sus codificaciones son las siguientes:

 

  • Registrada (1200): indica que la factura ha sido recibida en el punto general de entrada de facturas electrónicas y registrada administrativamente. Este estado le proporciona un número de asiento registral al proveedor.
  • Registrada en RCF (1300): indica que la factura electrónica ha sido recibida y registrada en el registro contable de facturas de la oficina contable de la AAPP destinataria.
  • Contabilizada la obligación reconocida (2400): indica que la administración pública reconoce la obligación de pago derivada de la factura.
  • Pagada (2500): indica que la administración pública ha pagado la obligación de pago derivada de la factura.
  • Rechazada (2600): indica que la oficina contable de la administración pública correspondiente o la unidad tramitadora han rechazado la factura. Están en la obligación de informar al proveedor el motivo del rechazo.
  • Anulada (3100): indica que la oficina contable de la administración pública correspondiente o la unidad tramitadora aceptan la solicitud de anulación de la factura electrónica, presentada por el proveedor.

Los 6 estados del proceso de validación d una factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas.

La información ha sido estandarizada para facilitar la comprensión de los usuarios, el objetivo es que el proveedor entienda exactamente en qué etapa del procesos se encuentra su factura, sin necesidad de largos periodos de espera.

 

¿Cómo sé que mi factura ha llegado a su destino y se está procesando correctamente?

La factura electrónica se destaca por su trazabilidad. Las facturas presentadas a través de alguno de los puntos de entrada de facturas electrónicas autorizados serán registradas automáticamente en el registro propio de la administración correspondiente. Posteriormente, las administraciones públicas están obligadas a mantener un registro contable de facturas en el que se registran las distintas fases por las que pasa una factura, ya que el proveedor debe estar informado en todo momento en qué etapa del proceso de tramitación se encuentra su factura, desde la recepción hasta la validación de las facturas electrónicas por parte de la administración pública. El propósito es facilitar el seguimiento de las facturas electrónicas a los proveedores.

 

Asimismo, el proveedor recibirá un justificante automático, tanto al momento que entra la factura al igual que al momento que la factura electrónica es validada. Si la presentación de las facturas electrónicas se hace por el portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas, el proveedor recibirá automáticamente un justificante que indicará que la factura ha sido presentada. Si se realiza la presentación por web services el proveedor recibirá en el mismo web service el número de registro (número que indica que la factura ha sido registrada) que se ha dado a la factura en el sistema.

 

Rechazo de la factura electrónica

Las Administraciones Públicas tienen el derecho de rechazar automáticamente las facturas electrónicas que no cumplan las especificaciones prescritas por la ley. Por ejemplo podrían rechazar una factura electrónica que no se ajuste al formato predefinido, facturae 3.2 ó 3.2.1, o si el Certificado Digital Legalizado no cumple con lo establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, sobre la firma electrónica. El objetivo del sistema es facilitar el intercambio de información entre las AAPP y sus proveedores. Para que esto funcione, el proveedor deberá saber si su factura electrónica ha sido validada, al igual que si ha sido rechazada y el motivo del rechazo. En ese caso durante el procedimiento de devolución de la factura el órgano gestor es el que se encargará de comunicar los motivos o incidencias que han motivado el rechazo de dicha factura electrónica. El sistema ofrece muchas herramientas al proveedor para que se mantenga informado del estado de sus facturas en todo momento. Si se cumple con los requisitos legales el sistema nos asegura la recepción y validación de la factura electrónica.

 

Toda empresa que ha logrado el éxito entiende la importancia de automatizar y hacer más eficientes las operaciones del día a día. Ahora que ya sabes cual es el proceso de validación de las facturas electrónicas, estás más cerca de poner en marcha este sistema y disfrutar de los beneficios que conlleva.

 

El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 
Equipo DATADEC

13 Oct 2017

LA GESTIÓN DE PROCESOS COMO MEJORA CONTINUA

LA GESTIÓN DE PROCESOS COMO MEJORA CONTINUA


¿Qué te dicen estos conceptos?

  1. Calidad
  2. Cumplimiento de objetivos
  3. Satisfacción del cliente
  4. Optimización de recursos
  5. Mejora contínua

Estos conceptos son los beneficios que se obtienen al trabajar bajo un sistema de gestión de procesos.

Y ahora, pregúntate, ¿Realmente toda mi organización está enfocada a satisfacer las necesidades de mis clientes? ¿Busco ofrecer una calidad total en los servicios que vendo? ¿Realizo mediciones frecuentes para reducir riesgos y ofrecer una mejora continua?

Todas las empresas prestadoras de servicios que adopten la gestión de procesos como un enfoque eficaz y eficiente tienen una probabilidad mayor de alcanzar el éxito.

 

¿Por qué son importantes los procesos?

Si evaluamos el funcionamiento de las empresas, son múltiples las actividades que deben realizarse para la entrega del producto o servicio al consumidor final y más aún para lograr en él una experiencia de satisfacción total.

En el pasado, las empresas sólo se preocupaban por vender sus productos o servicios con unos estándares básicos de calidad. Hoy en día, factores como la competencia, los costes y lo más importante, los clientes, no permiten a las empresas conformarse con un producto de baja calidad, y mucho menos, ser aceptado por sus clientes.

Vamos a ver cómo un sistema de gestión de procesos permite a las empresas concentrarse en los clientes y en la mejora continua.

 

¿Cómo se trabaja en un sistema de gestión de procesos?

Ya ha quedado claro que las empresas con un sistema gestión de procesos tienen como uno de sus principales objetivos satisfacer las expectativas de sus clientes. Para conseguirlo, se requiere que la organización se divida en procesos.

La empresa es considerada como un sistema de procesos relacionados y conectados entre sí donde la estructura vertical clásica se orienta hacia una horizontal. Esta estructura horizontal favorece la participación de personas de varios departamentos en un mismo proceso.

Al trabajar con un sistema de gestión de procesos, se deben realizar las siguientes tareas:

  1. Definir de forma sistemática las actividades que componen el proceso.
  2. Identificar la relación con el resto de procesos.
  3. Definir a los responsables de cada proceso.
  4. Analizar y medir los resultados de la capacidad y la eficacia de cada proceso.
  5. Buscar la mejora del proceso mediante los recursos y los métodos necesarios.

El enfoque basado en procesos consigue alcanzar los resultados que se desean obtener de forma más eficiente. Esto es así porque las actividades, que están agrupadas entre sí, deben permitir la transformación de unas entradas en salidas. Esa transformación debe aportar valor y además, se debe ejercer un control sobre ese conjunto de actividades para garantizar su correcta ejecución.  Es necesario diseñar un plan de trabajo con miras a la optimización de procesos, identificando aquello que no existe y se debe crear y aquello que ya existe y se debe mejorar. Las buenas prácticas deberán trasladarse a otras áreas para ser implementadas como modelo de trabajo a seguir.

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¿Qué consideraciones hay que tener a la hora de implantar un sistema de gestión de procesos?

Para garantizar que estos procesos se implantan de manera eficiente, se deben tener en cuenta una serie de consideraciones previas:

  • Gestión del cambio: toda la organización debe estar orientada al cambio, a transformar una organización vertical en otra horizontal gestionada por procesos.
  • Líderes en el proyecto: la dirección de la compañía ha de ser el líder y promotor del proyecto y trasladarlo al resto de la organización. Ha de tomarse este proyecto como parte de los objetivos estratégicos de la empresa.
  • Esfuerzo y compromiso: todos los integrantes de la organización han de hacer un esfuerzo e implicarse en conseguir los objetivos.
  • Plan de comunicación: se debe crear un plan de comunicación y un plan de formación para que se pueda producir ese cambio.
  • Adaptación: todos los usuarios que intervengan deben tener una gran capacidad de adaptación para ejecutar su papel en los procesos en los que estén involucrados.

 

¿Qué ventajas se obtienen de una gestión de procesos?

Entre las muchas ventajas que se obtienen de implantar una gestión de procesos en las organizaciones destacan:

  • Flexibilidad: las empresas gestionadas por procesos son más flexibles que las empresas jerarquizadas en estructuras verticales.
  • Visión global: La gestión de procesos aporta una visión global más nítida de la organización y de sus relaciones internas.
  • Interrelación: dado que la estructura es horizontal y los procesos son transversales, se ven afectadas diferentes departamentos y áreas favoreciendo así las interrelaciones entre el personal.
  • Beneficio común: al trabajar de forma interrelacionada y no de forma aislada, se busca el beneficio común de toda la organización, no únicamente del departamento al que se pertenezca.
  • Responsabilidad: los responsables de cada procesos tienen especificado su rol y conocen qué es lo que deben hacer para conseguir los objetivos de la organización.
  • Optimización: al optimizar el uso de recursos, se reducen y optimizan también los costes operativos y costes de gestión.
  • Medición: se deben realizar mediciones en base a unos indicadores que monitoreen el cumplimiento o no de los objetivos.
  • Satisfacción del cliente: el principal objetivo de la organización es la satisfacción del cliente, y debe medirse continuamente.
  • Mejora continua: la mejora contínua de los procesos ayuda a detectar ineficiencias, errores y cuellos de botella de la forma más rápida posible para así tomar medidas para solucionarlas.

ventajas de la gestion de procesos

Medición y mejora contínua

Las empresas que se marcan como objetivo conseguir la satisfacción de sus necesidades deben estar midiendo continuamente. La medición enfocada al cliente implica realizar un seguimiento continuo de la percepción del cliente con relación a sus expectativas.

Para realizar las mediciones de consecución de objetivos se utilizan indicadoresLos indicadores se diseñan de forma que permitan conocer a través de ellos el avance en el logro de los objetivos de todas las áreas de la organización. Todos los indicadores de cada una de las áreas juntos, forman el plan estratégico de la empresa.

Cada uno de los procesos se debe diseñar para satisfacer una necesidad o expectativa del cliente, por lo que los podemos llamar procesos orientados a resultados. Los responsables y colaboradores de cada proceso deben asegurar el cumplimiento de los mismos y trabajar en mejorarlos de manera continua.

 

¿Cómo se trabaja con los indicadores?

Lo más habitual es partir de un modelo básico que se realiza analizando cada indicador. Es normal que los indicadores sean modificados en el tiempo ya que pueden sufrir modificaciones y ajustes que permitan obtener índices de mayor calidad. Una vez definidos e implantados los indicadores será necesario configurar los tiempos y la frecuencia en la que se realizarán las mediciones. El paso del tiempo aportará cada vez más datos de calidad que permitirán comparar y acomodarse poco a poco a la realidad.

Es importante considerar al cliente con la relevancia que merece y no verlo como un integrante más de la cadena de proceso. No comprender esta importancia puede hacer que las organizaciones caigan en el error de diseñar procesos que no ofrecen un valor añadido. Además, al cometer ese error, se pueden realizar mediciones cuyo enfoque no gire en torno a la satisfacción del cliente, por lo que las acciones a seguir serán también erróneas.

 

Adoptar una gestión de procesos en tu organización no sólo es un cambio operativoEsta forma de trabajar supone romper con todo lo establecido hasta ahora. Supone que cada empleado tenga una visión más organizativa y colaborativa y deje de pensar sólo en lo que afecta a su departamento.

Para saber si tu empresa está trabajando con un sistema de gestión de procesos debes preguntarte ¿todos mis empleados trabajan por un bien común? ¿su principal objetivo a conseguir beneficia a toda la organización?

Si la respuesta es positiva, estás de enhorabuena, ya que ese es uno de los pilares fundamentales para trabajar en un sistema de gestión de procesos. Si no, sigue leyendo nuestro Blog e intentaremos ayudarte para que lo consigas.

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Equipo DATADEC

11 Oct 2017

5 SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN ADMINISTRATIVA

5 SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN ADMINISTRATIVA

La descentralización administrativa conlleva una serie de problemas derivados de la falta de trabajar bajo un mismo mando central.

Pensemos en grandes empresas de servicios, con muchos empleados, con delegaciones o sedes en distintas localizaciones.

Este tipo de organizaciones tiene muchos empleados que realizan muchas tareas y deben justificar con documentación los trabajos que realizan.

 

¿Qué problemas son los más habituales en este tipo de empresas?

  1. Los documentos no llegan a tiempo o  bien se extravían y son documentos justificativos de los trabajos realizados.
  2. Falta de comunicación entre los distintos departamentos de las distintas sedes
  3. Falta control de los recursos, en particular, recursos humanos
  4. Organización y dirección de equipos: delegación en mandos intermedios sin la suficiente autonomía
  5. Gestión de incidencias internas y externas

Vamos a ver uno a uno cuáles son estos problemas y cómo pueden solucionarse.

 

1 Descentralización de archivos

Existen empresas que trabajan con ordenadores conectados en red en distintos centros de trabajo que se ubican incluso en distintas localizaciones y puede que no tengan un servidor central.

El problema radica en que cada ordenador tiene almacenados sus documentos de forma local y no existe un repositorio centralizado. Esta descentralización administrativa dificulta el acceso a la información almacenada en el resto de ordenadores de la organización.

Otras empresas sí disponen de un servidor en el que almacenar sus archivos, y utilizan para ello un sistema ineficaz de estructura de carpetas. En la gran mayoría de ocasiones, este sistema de carpetas no es muy ágil a la hora de localizar los documentos.

Los sistemas de gestión documental son una excelente herramienta para conseguir tener los archivos y documentos centralizados. De esta forma, son accesibles para todos, independientemente de donde estén ubicados los usuarios que quieran acceder a ellos.

Si quieres conocer más acerca de la gestión documental, revisa nuestro Post “Gestión Documental: accede rápidamente a tus facturas”.

 

Los sistemas de gestión documental permiten realizar búsquedas eficaces, versiones de los documentos e incluso con la certificación certificada, copias de los documentos originales.

Mediante un sistema de almacenamiento cloud (en la nube) los documentos se encuentran accesibles a todos los usuarios. Un sistema de permisos adecuado posibilita que todos los usuarios accedan cuando y desde donde quieran a la información.

Mediante sistemas de digitalización de documentos en los cuales los papeles se convierten en ficheros digitalizados, los problemas de extravío o pérdida desaparecen. Además, estos documentos no se deterioran con el paso del tiempo.

Al concentrar todos los documentos y acceder a ellos de forma ágil y simultánea ya no se producen los retrasos a la hora de enviar documentación a nuestros clientes. Si los documentos son justificativos de los procesos de gestión, véase por ejemplo, albaranes, notas de gastos, partes de trabajo, etc., se agiliza su localización y por lo tanto su envío.

 

2 Falta de comunicación

Según Peter Drucker, “El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”.

Todas las organizaciones parten siempre de una comunicación.

La comunicación se realiza tanto con público externo a la empresa, como con público interno.

El público interno son los trabajadores, y la comunicación es fundamental para generar, afianzar e introducir cambios en la cultura organizacional y repercute directamente en la comunicación global de la compañía.

 

En todas las empresas, y todavía más en aquellas que sufren de una descentralización administrativa, se debe realizar un plan de comunicación interna. En este plan de comunicación se debe respetar el mensaje corporativo global de la empresa para dar una imagen interna coherente con la que se percibe de forma externa.

Los flujos de trabajo (o workflow en inglés) aseguran la comunicación y el intercambio de información. Todos los departamentos implicados en el mismo proceso de negocio podrán comunicarse de forma fluida y además todas las tareas se ejecutarán por el empleado al que le fueron destinadas.

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3 Control de recursos

Las empresas de servicios descentralizadas que cuentan con muchos recursos humanos tienen muchas posibilidades de que ocurran distorsiones y errores personales en sus procesos.

La gestión por procesos en este tipo de empresas debe orientarse a desarrollar la misión de la empresa mediante la satisfacción de las expectativas de sus clientes, proveedores, accionistas, empleados, etc., en lugar de centrarse en las funciones unilaterales de cada departamento.

La gestión por procesos involucra la gestión de personas, tareas y tecnología de forma coordinada. La tecnología debe apoyar la gestión de procesos para la ejecución coordinada de las tareas y para garantizar la comunicación entre los recursos, las personas.

La descentralización administrativa provoca que esta gestión de los recursos tenga que ser controlada por un sistema de calidad y control como la gestión por procesos.

Si quieres saber más sobre la gestión por procesos, revisa nuestro Post “La gestión por Procesos aplicada a empresas de servicios”

 

4 Gestión de incidencias

La descentralización administrativa provoca incidencias. Y si tenemos muchas incidencias con nuestros empleados, si tenemos muchas quejas de los clientes o si tardamos mucho tiempo en corregirlas, deberemos hacer un seguimiento de dónde está el problema para poder corregirlo cuanto antes.

Las incidencias que se producen con los clientes de la organización han de detectarse lo antes posible para poder darles una solución rápida.

La gestión de incidencias hace referencia al sistema de calidad de la empresa y se centra en el cumplimiento de los procedimientos de trabajo establecidos.

Las herramientas de gestión de incidencias facilitan el registro y seguimiento del estado por el que pasan las incidencias. Para el seguimiento y control de estas incidencias se utilizan flujos de trabajo que ayudan a automatizar el envío de alertas. Los flujos de trabajo permiten crear sistemas personalizados con avisos que se reciben por email según ocurran unas u otras acciones.

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Si quieres saber cómo llevar una correcta gestión de tus incidencias, revisa el siguiente Post “Consejos para una correcta gestión de incidencias”.

 

5 Organización y dirección de equipos: delegación en mandos intermedios sin la suficiente autonomía

En ocasiones, la descentralización conlleva problemas en cuanto a la mala elección de los responsables adecuados, la falta de autonomía de estos responsables, o la falta de explicación de las tareas a realizar.

  • Si no se escoge un responsable adecuado sin dotes de mando o falta de responsabilidad, puede que sepa ejecutar las acciones, pero no sepa dirigir a un equipo.
  • Si no se le da la autonomía suficiente al responsable, esto le generará inseguridad, discusiones y falta de confianza entre los miembros del equipo.
  • Y por último, si no se dedica un tiempo de calidad a la explicación de las tareas porque se cree una pérdida de su tiempo, repercutirá sobre ellos en el futuro, creando más carga que podrían delegar.

Todos estos problemas se solucionan con una buena gestión de procesos que facilite la comunicación y la ejecución coordinada de las tareas.

Podemos concluir que la descentralización administrativa es una forma válida de trabajo en las organizaciones que depende de varios factores. En primer lugar del tamaño de la empresa, del tipo de negocio, de los recursos involucrados y la competencia de los subordinados, de la confianza en esos subordinados, y de la información que facilite la toma de decisiones.

Hay empresas descentralizadas que nunca podrán ser empresas centralizadas, pero que no necesitan realizar ese cambio. Simplemente, aplicando las soluciones que se indican en este artículo, se pueden superar los inconvenientes que lleva la descentralización.

 

Así que si tú eres una gran organización, con un sistema descentralizado, estas soluciones pueden hacer que los inconvenientes derivados de no trabajar bajo un mismo mando central desaparezcan.

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Equipo DATADEC