14 Nov 2017

Comunicación interna en una empresa: Éxito del proceso de facturación

Comunicación interna en una empresa.
 

Un sistema eficaz de comunicación interna en una empresa se convierte en una herramienta estratégica para aumentar la productividad del equipo humano. Es el camino para que una empresa llegue a ser competitiva y pueda enfrentarse con éxito a la actualización, evolución y cambio al que nos empuja el mercado. Los trabajadores deben sentirse escuchados por los demás departamentos y se debe construir un sistema  integrado y centralizado donde la información se vuelve transparente.

La comunicación interna es uno de los instrumentos más poderosos en una empresa, tiene la capacidad de integrar a los empleados en un desarrollo estratégico y constante hacia el cumplimiento de los objetivos que se marcan desde los órganos de dirección.

La importancia de la comunicación interna en las tareas de facturación nace de la necesidad de hacer fluir de forma ágil la información asociada a las facturas y sus documentos adjuntos, ya que la ausencia de transparencia y comunicación fluida puede provocar errores constantes, una dificultad a cumplir con los plazos de facturación y problemas de pérdida de información importante.

 
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Ventajas de una comunicación organizacional fluida

Entre las tareas más estresantes y frustrantes en una empresa se encuentra el proceso de facturación. Los contables o encargados de dicha tarea tienen que lidiar con mucha información y documentación que si no reciben en el momento indicado de parte de los demás departamentos puede atrasar todo el proceso de facturación y por ende provocar que las facturas sean emitidas con retraso a los clientes y que el periodo medio de cobro real sea superior al pactado.

La comunicación interna en una empresa no es solo una opción, si no que en la sociedad que vivimos acostumbrada a la inmediatez con bajos costes, se ha convertido en una necesidad.

Las ventajas de una comunicación interna eficaz en el proceso de facturación son las siguientes:

  • Información unificada: todos los departamentos involucrados en el proceso de facturación están informados de en qué etapa del proceso se encuentra cada factura. Nadie recibe sorpresas y todos conocen las modificaciones y cambios realizados durante el proceso.
  • Todos están en la misma sincronía: la comunicación interna eficaz permite que todos los departamentos entiendan la urgencia y necesidad del departamento de facturación. Los hace más conscientes y disminuyen los conflictos de interés. Cuanta más información tengan los trabajadores, más se sentirán como un equipo y se comprometerán de forma más intensa con las tareas.
  • Agiliza el proceso: herramientas de circulación de la información son necesarias si no el proceso sería inviable. La mejor opción en la actualidad tienden a ser las soluciones digitales a través de servidores en la nube, puestos centralizados, correo electrónico, etc.
  • Fácil resolución de problemas: mayor es la información disponible en una empresa, mayor es la capacidad de reacción a los cambios dentro de la organización. Una mejor toma de decisiones solo se puede lograr si los tiempos de espera se acortan y la información fluye más rápido. De este modo, se detectan los problemas de forma más rápida y se eliminan los errores en menos tiempo.
  • Más confianza: mayor comunicación elimina el sentimiento de territorialidad, donde cada departamento siente que sus tareas son más importantes que las de los demás departamentos. Los trabajadores, en especial los contables, se sentirán más escuchados y  todos trabajarán hacia la misma meta.

 

Plan de comunicación interno

Una vez conscientes de los beneficios que aporta una comunicación interna eficaz en una empresa, debemos crear un plan de comunicación interna a través de una serie de pasos a realizar para encontrar el mejor método que se adapte a la empresa.

Pasos a realizar para construir un plan de comunicación interna ideal:

 
Pasos para crear un plan de comunicación interna en una empresa.
 

  1. Analizar la realidad de la empresa: detectar los procesos de trabajo que existen, las dependencias entre los departamentos y los aspectos de la comunicación interna que resultan improductivos.
  2. Establecer objetivos: tener claro los resultados que esperamos obtener del plan de comunicación interna, por ejemplo acceso fácil a la información, acercar el periodo medio de cobro al pactado, reducir el periodo de resolución de incidencias, disminuir los errores humanos, etc.
  3. Determinar el plan de acción:  identificar lo que se debe cambiar o mejorar para cumplir con los objetivos impuestos, que herramientas de comunicación interna son necesarias en una empresa. Por ejemplo reuniones, correo electrónico, red social corporativa, centralización de los documentos en la nube, sistemas de workflows, etc.
  4. Observar los resultados: comparar los resultados con los objetivos impuestos para ver dónde y en qué etapa del proceso puede que siga habiendo dificultades. De esta manera se logra refinar la estrategia que hemos implantado.

 

Soluciones Informáticas de Facturación

La clave del éxito del plan de comunicación interna de una empresa reside en escoger las herramientas adecuadas que favorezcan una circulación fluida de los documentos de facturación, una transparencia de la información, una comunicación constante entre los diferentes departamentos y un acceso fácil y simultáneo a los datos de las facturas.  Hoy en día existen soluciones informáticas que facilitan el proceso de facturación.

Toda solución de facturación debe:

  • Centralizar la información en un único puesto: se deben buscar soluciones que permitan almacenar todos los documentos de facturación en formato digital en un servidor central accesible de forma ágil y sin riesgos por todos los departamentos. Reduciendo de esta manera los problemas que se producen por la dispersión de la información y facilitando el control sobre las modificaciones que se puedan realizar sobre una factura, de tal forma que se puede saber quién ha realizado ese cambio y en qué momento.
  • Clasificar y organizar el contenido: la solución ideal debe contar con filtros potentes que permitan encontrar con facilidad las facturas y sus documentos asociados, esto aumenta la capacidad de reacción y resolución de incidencias o corrección de errores.
  • Incluir Workflows: una solución debe poder crear flujos de trabajo que permitan que todos y cada uno de los empleados sepan cuál es su cometido, qué función cumplen en el contexto global del flujo de trabajo, cuáles son los procedimientos que deben seguir y qué tareas deben realizar las otras personas de la organización. El objetivo de los flujos de trabajo es principalmente facilitar el seguimiento de las facturas y sus documentos asociados, el poder saber en qué etapa del proceso de facturación se encuentran y los pasos necesario para que sea enviado con éxito y sin demoras al cliente.
  • Incorporar un sistema de notas: cualquier modificación, corrección o característica específica de una factura o sus documentos asociados debe poder ser adjuntada a los mismos, haciendo que la información fluya en tiempo real. El objetivo es hacer disponible toda la información que necesitan los empleados para realizar sus funciones de forma eficaz y eficiente.
  • Enviar y facilitar su trazabilidad: las soluciones informáticas deben permitir enviar las facturas desde la misma plataforma de gestión y deberán permitir conocer la ubicación y condición de la factura un vez enviada. En otras palabras,  saber si ha sido enviada, recibida y abierta. Esta característica tiene como objetivo principal reducir el periodo medio de cobro real al pactado y disminuir la morosidad.

Ahora que conoces la solución ideal a los problemas de comunicación interna en una empresa, sigue extendiendo tu conocimiento. Conoce las soluciones informáticas de facturación disponibles en el mercado, aprende de la ley de facturación electrónica y sigue aprendiendo de las ventajas que aportan estas soluciones para que puedas beneficiarte al 100% de estos sistemas digitales de facturación.

 
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Equipo DATADEC

07 Nov 2017

FACTURA DIGITALIZADA, EL ADIÓS DEFINITIVO AL PAPEL

Factura Digitalizada.
 

En la actualidad aún existe una convivencia entre el papel con lo electrónico dentro de las empresas. Las empresas deben lidiar con múltiples limitaciones al momento de deshacerse del papel. Frenos externos, tales como los múltiples intereses y velocidades de las entidades y personas con la que se relacionan. Asimismo, existen frenos internos, tales como la formación y adaptación de los empleados y la actualización de los sistemas al momento que se desea migrar del mundo físico al online.

Los medios de pago electrónicos, hoy en día, constituyen un elemento esencial para el desarrollo del comercio y que, en ocasiones, conforman una adaptación de medios ya existentes o tradicionales al nuevo entorno electrónico. Por eso, el ritual de pasar las facturas de empresa en empresa buscando sellos y firmas aquí y allá, tiene los días contados. Si combinamos un mundo digitalizado y la masificación de las facturas, es ilógico aferrarse a un sistema manual e ineficaz. Los empresarios grandes y pequeños tendrán que olvidarse del papel y dar un salto de fe hacia la factura digitalizada.

 

EFECTOS DE LA DESAPARICIÓN DEL PAPEL

El papel es historia del pasado, su desaparición es inevitable, y en el mundo de la facturación está cada vez más cerca, convirtiéndose la factura digitalizada como la única opción. Los efectos de la desaparición del papel y los principales problemas ocasionados por el papel son los siguientes:

  • Costes: imprimir una factura y ponerla en un sobre que también tiende a ser de papel son enormemente perjudiciales para la salud del planeta, a parte que representan un gasto de tinta, papel y tiempo, que afecta directamente a la productividad de los empleados. Representa un abaratamiento de los procesos inherentes a la facturación enviada/recibida.
  • Espacio de almacenamiento: todo documento en formato físico exige a la empresa la cesión de un espacio designado solamente para su almacenamiento. A parte de que una factura en papel puede perderse o deteriorarse, haciendo más difícil el trabajo de los contables sujetos a control por las autoridades fiscales, que deben exhibir la documentación comercial, incluyendo la facturación de los proveedores.
  • Accesibilidad: es prácticamente un delirio encontrar los datos de las facturas en papel, se puede tardar horas revisando factura tras factura hasta encontrar la que se estaba buscando.
  • Organización: es imposible mantener organizada las facturas de papel, ya que varios departamentos tienden a tener acceso al almacén de facturas. Cualquier cambio de posición de alguna factura o hasta modificación, tiende a destruir el sistema de clasificación que se hubiera implantado.
  • Seguridad y Control: aunque se tenga las facturas bajo llave la factura de papel permite hacer trampas con más facilidad, ya que muchos departamentos de la empresa llegan a tener acceso a las facturas y es muy difícil saber si alguna factura ha sido modificada, rectificada o alterada.

 

EFECTOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA FACTURA

Las empresas actuales han volcado su atención a la factura digitalizada, no solo como una medida para ayudar al planeta, sino también porque representa una alternativa mucho más segura y práctica, favoreciendo la productividad y confiabilidad en la empresa y por ser más difíciles de falsificar.

Ventajas de la factura digitalizada.

Algunos efectos del uso de la factura digitalizada son los siguientes:

  • Reducción de errores humanos: la factura digitalizada tiene a ir acompañada de procesos automatizados que reducen la manipulación manual que tiende a provocar errores. También permite detectar y corregir los errores con más facilidad.
  • Seguridad: las facturas digitalizadas se almacenan con total seguridad en la estructura de un software contable. Gracias a sistemas inteligentes se evitan duplicidades y las rectificaciones o versiones simplificadas de las facturas están bien clasificadas y no se pierden. También nos olvidamos de los riesgos asociados al papel tales como el deterioro al pasar del tiempo o la pérdida de alguna factura, ya que todo cambio o alteración es informado por los sistemas informáticos.
  • Organización: Favorece una mayor organización y clasificación de las facturas. Por lo general las soluciones informáticas de facturación tienden a ofrecer filtros muy potentes que permiten acceder con mayor facilidad a la información relacionada con las transacciones, compras o ventas empresariales, evitando la pérdida de información.
  • Periodos de Cobro: la factura digitalizada ahorra los excesivos gastos de emisión y riesgos de envío para el proveedor. La empresa disfrutará de un mejor seguimiento de la factura, sabrá exactamente en qué etapa se encuentra la factura y cuando ha sido recibido.
  • Copias de Seguridad: la información queda respaldada digitalmente, ya sea en la memoria interna de un ordenador o en una nube (proveedor), permitiendo así la descarga de éste documento cuando se desee.
  • Accesibilidad: las empresas se beneficiarán de una disponibilidad inmediata de los datos de sus facturas que redundará en mayor poder y control de fiscalización.
  • Productividad: Eliminación del coste de oportunidad que supone un auxiliar administrativo realizando la gestión de la facturación.

 
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LA FACTURA DIGITALIZADA ES SUPERIOR A LA FACTURA EN PAPEL

En España el uso de la factura digitalizada creció aproximadamente en un 15% en los últimos años y permitió un ahorro de más de 500 millones de euros a las empresas. Según diferentes estudios, el ahorro medio de una factura electrónica respecto a una en papel es de 2,85 euros y por factura recibida de 2,86. Para el departamento de facturación supone llegar a tiempo a los pagos y reducir los periodos de cobro. Además, la empresas, podrán presentar una información más detallada a los bancos, administraciones fiscales o inversionistas. Sea cual sea, el resultado de las cifras, lo que está claro es que la factura digitalizada supone un ahorro en costes respecto la facturación en papel.

Costes derivados de la facturas en papel vs. la factura digitalizada:

  • Costes de archivo: espacio de almacenamiento
  • Tiempo: impresión, manipulación del papel, encarte, colocación de sobre.
  • Coste unitario: coste unitario del sobre, papel y del sello.
  • Envío: por correos y telégrafos, correo certificado, etc.

Las empresas deben prepararse para la modernización económica y desarrollo de la sociedad de Información, involucra una drástica transformación de las estructuras de negocios tradicionales ya que no se requiere la presencia física de las partes y los tiempos se acortan. La facturación internacional tiende a la normalización de estándares y solo puede ser logrado con la factura digitalizada. Todo esto para mostrar que no existe otro camino, lo único que podemos hacer el prepararnos, no sirve de nada resistirse.

 
El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 
Equipo DATADEC

31 Oct 2017

¿CÓMO ENVIAR FACTURA ELECTRÓNICA A TUS CLIENTES?

Enviar Factura Electrónica
 

El mundo está entrando en la era de la informatización de los negocios. El sistema tradicional del siglo XX, de la factura en papel que se remitía por correo postal o se entregaba en el establecimiento al cliente, está desapareciendo.

Las empresas que mantienen estos procesos anticuados y prácticamente obsoletos quedan atrasadas y pierden competitividad, productividad e imagen tecnológica. En la última década las empresas han sido bombardeadas por facturas hechas en word o excel y muchas veces en formato PDF enviadas por email. Por ende, era necesario crear un formato normalizado que facilite a las empresas la gestión de las mismas.


La factura electrónica es una copia fiel de su versión en papel. La diferencia únicamente reside en que la transmisión se realiza por medios electrónicos y telemáticos. Aunque más y más empresas utilizan este tipo de facturas, aún nos queda un camino largo por recorrer. Actualmente, para poder enviar facturas electrónicas a un cliente, es necesario contar con autorización por su parte. Esta autorización puede obtenerse de forma verbal o por escrito. Una vez obtenida la autorización hay ciertos requisitos que se deben cumplir para enviar una factura electrónica.

 

OBLIGACIONES DEL EMISOR DE LA FACTURA

Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel. El emisor de la factura debe cumplir con los siguientes requisitos para poder enviar una factura electrónica legalmente aceptada :

    • El emisor debe transmitirla de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
    • Debe garantizar el acceso a las facturas ya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
    • Debe conservar los datos de la factura, no es necesario conservar la factura sino la base de datos que la ha generado.
    • Debe Contabilizar la factura.
    • Debe utilizar alguno de los formatos reconocidos y aceptados: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. Los formatos más utilizados son:
      • PDF:  se suele usar cuando el destinatario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.
      • XML: se suele usar cuando el destinatario es una administración pública, facturae (formato de la Agencia Tributaria).
      • EDIFACT: se suele usar cuando el destinatario suele ser una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de forma que los datos entran automáticamente en el ordenador del receptor.
    • Es aconsejable que el emisor acompañe la factura electrónica con una firma electrónica avanzada. Aunque desde la aprobación del reglamento de facturación de 2013, ya no es obligatorio. También se puede utilizar un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) o otros medios aprobados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
    • Debe garantizar su legibilidad (que pueda ser leída por humanos) a través de programas informáticos de facturación electrónica, programas ofimáticos (como los procesadores de texto) o servicios en línea.
    • Debe garantizar la Autenticidad del origen de la factura (la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados) y la integridad de sus contenido (que no haya sido modificado). Estos dos últimos requisitos están garantizados a través del Certificado Digital Legalizado.
    • Debe asegurarse que la factura contenga los campos obligatorios exigibles a toda factura.
      • Número y serie.
        • serie = secciones: diferentes establecimientos, naturaleza de las operaciones o facturas rectificativas.
        • número = numeración de las facturas dentro de cada serie.
      • Fecha de su expedición.
      • Nombre y apellidos, razón social, tanto del emisor como del destinatario.
      • Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o por otro Estado miembro de la Unión Europea (cliente).
      • Domicilio, tanto del emisor como del destinatario.
      • Descripción de las operaciones, que incluye todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto.
      • Tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF si procede.
      • Cuota tributaria (se repercute), que deberá consignarse por separado.
      • Importe total a pagar.
      • Fecha en que se hayan efectuado las operaciones o se haya recibido el pago anticipado, siempre que sea una fecha distinta a la de expedición.

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SOLUCIÓN INFORMÁTICA

La factura electrónica se realiza en tres fases:

  1. Se crea la factura, rellenando los campos obligatorios digitalmente y se almacena en un fichero de datos.
  2. Después de crear la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital legalizado propiedad del emisor de la factura, si se desea, ya que no es obligatorio.
  3. Una vez se tiene una factura con plena validez legal, se envía la factura electrónica al cliente:
    • Mediante un programa informático: la mejor opción para empresas con niveles altos de facturación. La creación y el envío pasan por un proceso automatizado.
    • Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero): es una buena opción pero con el inconveniente de que se deberá ceder algunos datos personales de la empresa a terceros.
    • Scan o fotografia: opción informal, es una imagen, no permite la gestión a través de filtros o la modificación de sus datos.
    • Servicios online: Creadas y enviadas manualmente por el emisor de la factura electrónica.

Solución Informática para enviar factura electrónica.

La forma más rápida, automática y simple de crear, firmar y enviar las facturas electrónicas es a través de las soluciones informáticas de facturación electrónica. Estos programas han avanzado a tal nivel, que aunque la mayoría de ellos ofrecen la opción de rellenar manualmente los datos de las facturas o la opción de gestionar facturas escaneadas, muchos recogen directamente los datos de los sistemas internos de las empresas, para luego convertirlos al formato deseado, firmarlos y enviarlos al cliente. Todo mediante un proceso automatizado y completamente desatendido. Estos programas se adaptan a las necesidades de cada empresa, ya sea que nuestro cliente sea una administración pública y estemos obligados a enviar la factura electrónica a través del portal FACe con el formato facturae o sea una empresa privada a la que se puede sin problema enviar una factura en formato PDF.

El objetivo principal de dichos programas es que la empresa pueda ahorrar costes, tiempo y espacio de almacenamiento, ya que al reducir el tiempo dedicado a la gestión de las facturas, los trabajadores pueden distribuir sus energías a tareas más productivas. Estas soluciones también tienden a ofrecer filtros muy potentes que facilitan la búsqueda de las facturas para una gestión más rápida y eficiente, y centralizan toda la información en un solo lugar a donde pueden acceder simultáneamente varios usuarios, aumentando, de esta manera, la productividad en entornos colaborativos.

Estamos en un mundo de negocios eficientes, la única forma de adaptarse es a través de procesos productivos y herramientas intuitivas, automatizadas y fáciles de utilizar. Es cuestión de probar estos programas y comprobar lo simple que será cumplir con los plazos exigidos y la ley impuesta.

 
El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 

Equipo DATADEC

24 Oct 2017

¿Estás preparado para la factura electrónica europea?

Factura Electrónica Europea
 

Definición de factura electrónica como resultado de la DIRECTIVA 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril 2014, relativa a la factura electrónica en la contratación pública.

 

“LA FACTURA ELECTRÓNICA ES UNA FACTURA EMITIDA, TRANSMITIDA Y RECIBIDA EN UN FORMATO ELECTRÓNICO ESTRUCTURADO QUE PERMITE SU TRATAMIENTO AUTOMATIZADO Y ELECTRÓNICO.”

 

Un nuevo modelo de facturación electrónica común se hizo efectivo en mayo de 2017 y será aplicable en 2018 dentro de la Unión Europea. La legislación desarrollada sobre la Factura electrónica europea está en línea con la famosa “Agenda Digital para Europa”. Implica que los distintos países comunitarios deberán realizar las modificaciones necesarias para ajustarse al próximo estándar de la norma europea. Corresponderá a cada país decidir los detalles de dicha coexistencia, a modo de periodo de transición, dentro de los plazos.

Los Estados miembros de la Unión Europea deberán implantar la factura electrónica europea entre el Sector Público y sus proveedores antes del 27 de noviembre de 2018.

Ante la proximidad de la obligatoriedad, algunos países se han anticipado a la fecha y ya están implantando progresivamente la facturación electrónica B2G (Business To Government) con los proveedores de las administraciones públicas.

 

Ventajas del nuevo sistema

El Comité Europeo de Normalización (CEN) trabaja sobre una estandarización de la factura electrónica europea. Aunque el proceso de estandarización está puesto en marcha, no será un trabajo fácil ya que deben tenerse en cuenta las particularidades contables y fiscales de países muy distintos. Pero es un proceso que vale la pena desarrollar.

  • La Factura electrónica elimina los riesgos relacionados con el uso del papel:
    • No hay riesgo de pérdida o deterioro  
    • No fotocopias (evitar fraude)
    • Mayor control y facilita su seguimiento
    • Agilización en su tramitación
  • La Directiva 2014/55/UE pretende facilitar las relaciones comerciales transfronterizas a través de la creación de un estándar común que sea interoperable, que garantizará la uniformidad de la información presentada y transferida a la autoridades europeas.
  • Dado que la facturación electrónica permite a las empresas reducir costes y ser más competitivas, se espera un ahorro económico que podría alcanzar los 2.3 billones de euros para las empresas, una vez que la factura electrónica se haya masificado en toda la Unión Europea.
  • Asimismo, la nueva ley pretende ayudar a las pequeñas y medianas empresas que tienen dificultad al pagar el IVA a las autoridades competentes antes de haber recibido ellas mismas el abono. Por ello resulta oportuno ofrecer a las empresas la opción de declarar el IVA a través del régimen de contabilidad de caja que permitirá al proveedor abonar o establecer su derecho a deducción del IVA a la autoridad competente cuando reciba o realice el pago por una entrega o prestación.
  • El objetivo primordial de la nueva ley es el de romper las barreras y reducir las cargas y obstáculos existentes, que limitan el desarrollo comercial y fiscal de la Unión Europea.

Es importante tener presente que los objetivos de la presente Directiva en relación con la simplificación, modernización y armonización de las normas de facturación electrónica no podrán jamás realizarse de manera independiente e individual y, por consiguiente, solo podrá lograrse a nivel de la Unión. Los cambios a nivel de la Unión son necesarios para sobrevivir en este mundo globalizado.

 
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Características Obligatorias

Aunque el formato que será utilizado a nivel Europeo no está claro aún, los países de la unión comparten opiniones sobre ciertas características que obligatoriamente debe cumplir la Factura Electrónica Europea. Aquí les presentamos alguna de ellas:

  • La igualdad de trato: Los derechos, las obligaciones y la intensidad de control de los sujetos pasivos que expidan una factura electrónica deben ser iguales a las de un sujeto pasivo que expida sus facturas en papel.
  • La Factura Electrónica Europea debe ser tecnológicamente neutra, ya que su implantación a nivel europeo debe permitir el desarrollo de sistemas informáticos de facturación electrónica prácticos, intuitivos, flexibles y rentables.
  • Deben reflejar operaciones y transacciones reales y se debe garantizar por tanto su autenticidad, integridad y legibilidad.
    • La autenticidad e integridad de las facturas electrónicas puede garantizarse también mediante la utilización de determinadas tecnologías existentes, tales como el intercambio electrónico de datos (EDI) y los sistemas avanzados de firma electrónica basadas en un certificado reconocido que identifique a la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica, a través de su razón social y número de identificación fiscal.
    • No obstante, puesto que existen otras tecnologías, no debe exigirse a los sujetos pasivos la utilización de una tecnología específica de facturación electrónica.
  • Debe ser compatible con los estándares internacionales de facturación electrónica.
  • Debe estar de acuerdo con la normativa europea sobre la protección de los datos personales.
  • Debe estar acorde con la Directiva 2006/112/CE.
  • Debe ser capaz de utilizarse en las transacciones comerciales entre empresas.
  • Deberá tener un formato estructurado: es un documento digital del que se pueden extraer los datos, a diferencia del formato pdf que es prácticamente una imagen.

 

¿Qué necesitamos?

Falta muy poco para la puesta en marcha de la ley de la factura electrónica europea, pero ¿Qué podemos hacer si aún no tenemos un formato predefinido? ¿Cómo podemos prepararnos?.

Soluciones informáticas para la factura electrónica europea.

Cómo regla general las facturas electrónicas tienden a tramitarse a través de una plataforma de factura electrónica o solución informática que sirven para generar y leer ficheros de intercambio seguros garantizando la autenticidad, legibilidad e integridad de su contenido, Jjunto a una firma digital avanzada, darán lugar a una factura electrónica con plena validez jurídica.

Estas plataformas y soluciones informáticas funcionan como Web Services encargados de la transferencia fluida de las facturas electrónicas y de la comunicación de su estado y resultado de validación.  

Las empresas deben empezar a familiarizarse con los sistemas informáticos disponibles en el mercado, conocer muy bien los procesos de creación, firma y envío de las facturas electrónicas y analizar las mejores opciones para adaptarse a la nueva ley, todo esto les permitirá evitar costes elevados de una adaptación ineficaz.

La decisión de los pasos que se tomarán para preparar a las empresas que estarán afectadas por la nueva ley recae en cada miembro de la Unión Europea. Las empresas por su parte pueden anticiparse a la obligación al adaptarse eficientemente a las leyes sobre la factura electrónica impuestas a nivel nacional, deben llegar a controlar los sistemas y acostumbrarse a su funcionamiento, para poder disfrutar completamente de los beneficios que ofrecerá la factura electrónica europea.

En este mundo digitalizado y globalizado, es difícil lograr el éxito con los procesos actualmente presentes en nuestras países, se necesitan leyes no solo nacionales pero a nivel de la Unión Europea. Las empresas deben estar preparadas para sobrevivir y enfrentar a la competencia intensa presente en el mundo, no podemos quedarnos atrás. Debemos no solo cumplir con una obligación, si no también anticiparnos a una necesidad.

 
El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 

Equipo DATADEC

17 Oct 2017

CERTIFICADO DIGITAL: LA SOLUCIÓN LEGAL A TUS FACTURAS

Certificado Digital

Ante el creciente aumento de operaciones que realizamos por Internet y el gran volumen de información que se mueve por las redes, la preocupación en temas de seguridad y protección de datos es cada día más relevante y más estresante.

Cualquier acción que realizamos en internet nos fuerza a facilitar nuestros datos personales, y esto, ha de generar una seguridad al usuario para que lo haga sin miedo al riesgo de que sus datos puedan quedar expuestos.

Tenemos que ser conscientes de que vamos dejando un rastro por las webs que visitamos que puede hacer que se acceda a nuestros datos más personales, datos de facturación, datos bancarios, etc., por lo que debemos asegurarnos de que estas visitas no supongan ningún riesgo en nuestra seguridad.

Una de las maneras de evitar ese acceso indebido a los datos privados es dotar a los usuarios de mecanismos de identificación segura, donde se relacionan los documentos con las personas físicas o jurídicas. Aquí es donde juega un papel importante el certificado digital o certificado electrónico.

 

¿Qué es UN CERTIFICADO DIGITAL?

Un certificado digital o certificado electrónico es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad.

Un certificado digital es importante ya que cuando la comunicación es telemática, es necesario garantizar que la persona que está realizando esa comunicación es efectivamente quien dice ser, de forma que se pueda intercambiar entre los interlocutores cualquier tipo de información sin temor de que terceros ajenos, y no autorizados para ello, puedan tener acceso a ella.

El primer interlocutor es el emisor de esa información, y es el firmante. Esta persona debe poseer un dispositivo de creación de firma y actúa en nombre propio o en nombre de una persona física o jurídica a la que representa.

Los certificados reconocidos son los certificados electrónicos expedidos por un prestador de servicios de certificación que cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las garantías de los servicios de certificación que presten.

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¿Para qué sirve el certificado digital?

Entre las principales características del certificado digital están:

  • El Certificado digital te permite realizar trámites de forma segura con la Administración Pública a través de Internet.
  • El certificado digital o certificado electrónico te permite firmar documentos y operaciones con todos los requerimientos técnicos y legales en Internet. Una operación que antes sólo se podía realizar físicamente.
  • Ahorra desplazamiento, ya que las tramitaciones se pueden hacer a través de Internet.
  • Ahorra también tiempo y dinero, ya que estos trámites administrativos los puedes hacer a cualquier hora y desde cualquier lugar.
  • Permite el envío de correos electrónicos de manera segura.
  • Permite realizar la Firma electrónica de documentos, entre ellos la factura electrónica. En el caso de la facturación electrónica, es necesario un Certificado Reconocido expedido por un Prestador de Servicios de Certificación homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
  • Ofrece al receptor del documento firmado la seguridad de que ese documento es original y no ha sufrido ninguna alteración.
  • Garantiza que el autor de esa firma digital no podrá negar en el futuro la autoría del mismo.

 

¿Cómo se obtiene un certificado digital?

La Autoridad certificadora más conocida es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Pero también hay otras entidades que puedes consultar en la página de la AEAT (http://www.minetad.gob.es/telecomunicaciones/es-ES/Servicios/FirmaElectronica/Paginas/Prestadores.aspx/)

Los pasos a realizar para obtener un certificado digital en el caso de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre son los siguientes:

  1. Solicitud del certificado vía Internet
  2. Acreditación de la identidad ante alguna de las oficinas de registro establecidas por la Autoridad de Certificación. La documentación que se debe aportar depende del tipo de certificado electrónico que se solicite.
  3. Descargar el certificado desde la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
  4. Realizar una copia de seguridad del certificado electrónico.

 

Pasos para obtener un Certificado Digital

 

¿Qué diferencias hay entre certificado digital o electrónico, firma digital y firma electrónica?

Como ya hemos comentado, un certificado digital es un documento por el cual se identifica una persona en Internet. Con el certificado digital se asocia a una persona física o jurídica a una serie de datos y debe existir una Autoridad certificadora o un tercero de confianza que autentifique esa asociación.
El DNI electrónico es el ejemplo más popular de certificado digital.

La firma electrónica es en definición según la Ley 59/2003 “un conjunto de datos en forma electrónica consignados junto a otros o asociados con ellos que pueden ser utilizados como medios de identificación del firmante”. Lo que quiere decir que es un equivalente análogo a la firma manuscrita.
Mediante la firma electrónica, una persona física verifica una acción o procedimiento  mediante un medio electrónico, dejando un registro de la fecha y hora de la misma. El concepto de firma electrónica es un concepto más genérico y amplio que la firma digital, desde el punto de vista tecnológico.

La firma digital es un conjunto de caracteres que se añaden al final de un documento o cuerpo de un mensaje, y que pretende informar, dar fe o mostrar validez y seguridad. Con la firma digital se identifica la persona que emite el mensaje, se asegura la veracidad de que el documento no se ha modificado con respecto al emitido originalmente y además, no se puede negar haberlo firmado puesto que la firma implica la existencia de un certificado oficial emitido por un organismo que valida la firma y la identidad de la persona que la realiza. La firma digital se basa en sistemas de criptografía de clave pública que satisfacen los requerimientos de definición de firma electrónica avanzada.

Estos 3 conceptos son diferentes, pero tienen un rasgos comunes como son la seguridad, comodidad y facilidad para realizar las operaciones de forma rápida, fiable, segura y sencilla.

 

¿Existe un certificado específico para la factura electrónica?

El certificado exclusivo para la factura electrónica es un certificado digital que atiende a la necesidad de las empresas que buscan la seguridad del certificado para la emisión de las facturas electrónicas.

Este certificado es exclusivo para la factura electrónica, por lo que no permite realizar ningún otro tipo de trámite distinto a la facturación electrónica ni con las Administraciones Públicas ni con otras empresas privadas.

El certificado digital ha de cumplir la normativa española en materia de firma electrónica y el uso del mismo está restringido únicamente a su titular, siendo de su responsabilidad el uso indebido o cesión.

La validez de estos certificados es de 2 años y debe renovarse uno o dos meses antes de su fecha de caducidad.

La Directiva europea indica que ya no es obligatoria la firma digital certificada al emitir facturas electrónicas, aunque ésta se reconoce como un certificado que garantiza el origen de la factura y la integridad de los datos.

Así pues, la firma electrónica avanzada creada mediante un certificado digital reconocido es una de las formas más seguras de certificar la autenticidad y la integridad de las facturas electrónicas y así cumplir con los requisitos establecidos por la ley.

El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.

 

Equipo DATADEC

17 Oct 2017

FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA EN TUS FACTURAS

Firma electrónica avanzada.

Si el volumen de facturación de tu empresa es alto, y te has planteado enviar las facturas por correo electrónico, deberías conocer cuáles son los formatos permitidos por la Agencia Tributaria para estas facturas, es decir, cuál es el formato del fichero que soporta el contenido legal de la factura.

Se pueden usar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
Los más utilizados son:

  • Formato PDF: este formato se utiliza cuando el destinatario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura, sin modificarla.
  • Formado EDIFACT: este formato fue creado por las Naciones Unidas y se utiliza cuando el envío es de ordenador a ordenador y el destinatario es una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de modo que los datos entran automáticamente en el sistema de información del receptor.
  • Formato XML: cuando el envío de la factura se realiza de ordenador a ordenador este es el tipo de formato más utilizado. Este formato se utiliza mucho en Norteamérica y cada vez más en Europa. En España, la Agencia Tributaria utiliza una variante llamada facturae. Otros formatos que pueden utilizarse son HTML, DOC, JPEG y TXT, entre otros.

Por lo tanto, estos son los formatos permitidos y podrías enviar facturas electrónicas si generas tus facturas en alguno de estos formatos y las envías por mail. Pero, ¿esto es válido a todos los efectos? ¿qué requisitos exige Hacienda? Si los archivos están en PDF, para el sistema de facturación electrónica, ¿deben tener firma electrónica obligatoriamente?

 

¿Qué es exactamente la firma electrónica?

La firma electrónica o firma digital permite al receptor de un mensaje verificar la autenticidad del origen de la información así como verificar que dicha información no ha sido modificada desde su generación.

 

¿Cómo funciona?

La firma electrónica se basa en la propiedad que tiene un mensaje cifrado a partir de una clave privada. El usuario solo puede descifrarla a través de la clave pública asociada. Así, se tiene la seguridad de que el mensaje que ha podido descifrarse utilizando la clave pública sólo pudo cifrarse utilizando la privada.

 

¿Qué conseguimos con ello?

  • Autenticación: la firma digital es tan auténtica como la firma física de un documento.
  • Integridad: nos aseguramos de que el mensaje no podrá ser modificado.
  • No se puede negar su origen: una vez enviada y firmada, el emisor no puede negar haber enviado el mensaje.

 
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Tipos de firma digital

  • Firma electrónica avanzada Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
  • Firma electrónica reconocida. Es una Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

La expedición y emisión de facturas mediante correo electrónica es la forma más práctica de enviar las facturas, sobre todo en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas.

Emitir las facturas de forma correcta y que cumplan con los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturación y la Ley del IVA no es un requisito formal, sino un requisito esencial para ejercitar el derecho a deducción de las cuotas de IVA.

Es por ello, la importancia que tiene hacer estos procesos correctamente, ya que de no hacerlo, esto puede implicar sanciones para el expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubiera producido el incumplimiento. Dicho importe podría incrementarse gradualmente hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas superará el 20% del total de facturación.

Con la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2013 se legalizaron todas las facturas enviadas mediante correo electrónico. Se normalizaba así una práctica generalizada sobre todo por los trabajadores autónomos y PYMES, pues supone un importante ahorro de tiempo y costes de impresión y envío.

Por lo tanto, la factura electrónica era un documento enviado mediante medios telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido por la Administración.

Tanto la autenticidad del origen como la integridad del contenido de las facturas debían ser garantizadas por uno de los siguientes mecanismos:

  • Mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido (el más habitual es el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre);
  • Mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI); o
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización.

Ahora, para que una factura electrónica sea válida debe cumplir los siguientes requisitos: 

 

Firma electrónica avanzada

 

  • Contener los datos del emisor y receptor, tener un número, fecha de expedición, describir los productos o servicios y desglosar el IVA.
  • El cliente ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante el e-mail. En la autorización, que debe ser expresa y por escrito, debe indicarse la cuenta de envió y de recepción de los documentos, para evitar errores.
  • Que se garantice la autenticidad del origen e integridad del mismo. Por ello, se acostumbra a utilizar el correo corporativo de la empresa y un formato PDF donde no se puede alterar el contenido, además de los otros formatos indicados.
  • Queda suprimido pues el requisito de la firma electrónica avanzada reconocido por la Agencia Tributaria. Sin embargo, como en la factura en papel – donde el sello garantiza su validez- en la electrónica se incide en garantizar el origen y el contenido.

La Administración Tributaria especifica que el envío de facturas en formato PDF es válido, pero se debe garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura. Para esta garantía, se pueden emplear sistemas reconocidos (como por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitan crear lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”. Ahora, la DGT (Dirección General de Tributos) ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica.

Por lo tanto, los criterios se han flexibilizado y la garantía de autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas no precisa condiciones o requisitos adicionales respecto de las facturas expedidas en papel, y es el emisor quien está obligado a dar prueba de esta autenticidad. Por lo tanto, el emisor ha de ser más diligente en sus controles de gestión para que si llegado el caso, tiene una inspección, pueda demostrar que esas facturas expedidas garantizan la autenticidad de su origen, así como la integridad de su contenido.

En todo caso, la forma de garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura más utilizada y más extendida es la firma electrónica avanzada y aunque no sea obligatoria, nos ayuda a cumplir con esas garantías, y por tanto cumplir con la ley.

 
El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 
Equipo DATADEC

17 Oct 2017

LEY FACTURA ELECTRÓNICA: REQUISITOS A CUMPLIR

Ley Factura Electrónica.

Una factura es un documento de carácter mercantil que indica una compra o una venta de un bien o servicio, y una factura electrónica es, ante todo, una factura, pero que se expide y/o recibe en formato electrónico.

Desde 2015 existe una Ley que obliga a utilizar factura electrónica cuando trabajamos con la Administración Pública, y no existe ninguna ley para el hecho de trabajar con empresas privadas, aunque sí que deben cumplir unos ciertos requisitos.

Así pues, si nuestra cartera de clientes está formada por empresas que pertenecen a ambos sectores, deberemos facturar nuestros servicios de dos formas distintas:

  • Si trabajamos con sector privado, no estamos obligados a emitir factura electrónica, aunque podríamos hacerlo.
  • Si trabajamos con el sector público, tanto en el envío como en la recepción de las facturas, debemos cumplir con la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Entonces, si la factura electrónica es una factura expedida/recibida en formato electrónico, si emitimos las facturas a nuestros clientes en esos formatos (por ejemplo en Word o Pdf) ¿ya estaríamos haciendo factura electrónica? ¿y si esos clientes son Administraciones Públicas, nos serviría esta forma de emitir las facturas?

Vamos a ver los aspectos de la Ley factura electrónica establecida para la facturación con las Administraciones Públicas y los requisitos que han de cumplirse en la generación de las facturas electrónicas, sean o no nuestros clientes, Administraciones Públicas.

 

 1. ASPECTOS DE LA LEY FACTURA ELECTRÓNICA

 

Los principales aspectos de esta Ley, por orden cronológico, son los siguientes:

  • El 1 de enero de 2014 es la fecha de entrada en vigor del registro contable.
  • El 1 de julio de 2014 es la fecha de entrada en vigor de la obligación de los proveedores de bienes y servicios de remitir factura electrónica en las CCAA de Valencia y La Rioja por normativa autonómica.
  • Desde el 15 de enero de 2015 a raíz de la Ley 25/2013, la factura electrónica empezó a ser obligatoria en España en la relación entre los proveedores y las Administraciones Públicas y, en determinados sectores de especial transcendencia económica (sector financiero, sector energético, Telecomunicaciones, Agencias de viajes, Servicios de transporte de pasajeros y Comercio al por menor).

NOTA: Si desean consultar la normativa completa, consulte la web www.facturae.es

 

2. LEY FACTURA ELECTRÓNICA: REQUISITOS

 

2.1. Requisitos que debe cumplir la factura electrónica

 

 

Requisitos de la ley factura electrónica para el emisor.

 

  • La factura debe contener los datos obligatorios exigibles a toda factura, como son, datos del emisor y receptor, el número, fecha de expedición así como una descripción de los productos y servicios y un desglose del IVA.
  • El cliente receptor de la factura ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante correo electrónico.
  • Se debe garantizar la autenticidad e integridad del origen de la factura enviándola por un correo electrónico corporativo de la empresa y en formato PDF para que no se pueda modificar su contenido. Son admitidos también formatos como XML, HTML, GIF o JPG que no puedan ser modificados ni alterados.
  • No es necesario que estas facturas estén firmadas digitalmente, siempre que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y la legibilidad desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Aun así, la firma digital se reconoce como garantía del origen de la factura y de la integridad de los datos.

Si las facturas no cumplen con estos requisitos, la AEAT puede imponer sanciones tanto al expedidor como al emisor de la factura que pueden ser de hasta el 1% del valor de las facturas erróneas o incluso de hasta el 2% si esas facturas suponen más del 20% de la facturación total.

 

2.2 Requisitos que debe cumplir la factura electrónica que se envía a la Administración Pública

 

 

Requisitos de la Ley Factura Electrónica para las administraciones públicas.

 

  • Deben contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, al igual que el resto de facturas que no son facturas electrónicas.
  • Deben tener el formato estructurado en XML de  Facturae 3.2.1. ampliado según la Orden Ministerial HAP/492/2014, de marzo de 2014.
  • Identificar el destinatario de la factura. Esta identificación se consigue gracias a uno de los cambios destacados de este nuevo formato: la inclusión obligatoria de los diferentes centros de facturación con unos códigos (denominados DIR3) que hacen referencia a Oficina Contable, Órgano de gestión, Unidad tramitadora… y que serán facilitados por los propios portales.
  • Se debe garantizar la integridad y autenticidad de la factura que debe permanecer inalterable.
  • Entregar la factura a través de los portales de entrada de factura electrónica. FACE es el portal de la Administración General del Estado, al que se pueden adherir todas las administraciones públicas que lo soliciten.

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2.3 Requisitos que debe cumplir el receptor de una factura electrónica


La persona que recibe una factura también tiene una serie de obligaciones que son:

 

  • Poseer un software adecuado para la validación de la factura dependiendo del formato de generación.
  • Recibir la factura, asegurándose de que cumple con los requisitos mínimos exigidos y que la firma electrónica es segura.
  • Almacenar la factura recibida en su formato original o bien delegar esta función a un tercero.
  • Asegurarse de la legibilidaden el formato original.
  • Garantizar el acceso a la facturaya sea en su  visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga, e impresión.
  • La Ley Orgánica 9/2013, establece un plazo máximo de 60 días para el pago de las facturas a los proveedores, como norma general. También establece que en ningún caso se pueden superar los 60 días fijados por la normativa europea.

2.4 Requisitos que debe cumplir el emisor de una factura electrónica

 

Las obligaciones que tiene la persona que hace una factura electrónica son:

  • Tener el consentimiento previo del receptor de las facturas, sólo en el caso de que sea una empresa privada, para el caso de las Administraciones Públicas no es necesario este consentimiento.
  • Crear la factura en una aplicación informática cumpliendo con los requisitos mínimos exigidos de una factura.
  • Asegurarse de la legibilidaden el formato original, garantizando además la autenticidad e integridad del origen. Como único requisito, se debe crear una pista de auditoría fiable que establezca la conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
  • Garantizar el acceso a las facturasya sea en su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga de la misma, y su impresión.
  • Almacenar las facturas digitalmente tal y como fueron enviadas.

El Ministerio de Hacienda y Función Pública comunicó en Enero de este año el “Informe de Facturas electrónicas presentadas a las administraciones públicas través de FACe” según el cual, en el primer mes del año se presentaron 606.624 facturas electrónicas, una cifra que supera a la de 2016 cuando el número fue de 507.366.

Las previsiones apuntan a que la factura electrónica continuará creciendo en España porque a pesar de que se trata de una tecnología obligatoria para los proveedores del Sector Público, en algunos casos se permite la exclusión de los comprobantes que tienen un valor menor a los 5.000 euros. Es decir, aun se envían facturas en papel a las Administraciones, que potencialmente podrían convertirse en digitales.

 

Por lo tanto, si estás pensando en emitir facturas electrónicas, ya seas el emisor o receptor de las mismas, asegúrate de cumplir con toda la normativa y los requisitos que se indican en este artículo.

Si trabajas con las Administraciones Públicas, y cumples con la Ley de la factura electrónica, no tendrás ningún problema.

El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.

Equipo DATADEC

17 Oct 2017

MEJORA TU PERIODO MEDIO DE COBRO CON LA FACTURA ELECTRÓNICA

Mejora tus periodo medio de cobro.

Si eres el Director financiero de tu empresa, o bien trabajas en las finanzas, conoces la importancia del análisis del periodo medio de cobro y de pago.

Estos dos conceptos indican cuánto tiempo tardamos en cobrar y cuánto tiempo tardamos en pagar. El objetivo de todos los directores financieros de una empresa es aumentar el periodo medio de pago a proveedores (DPO, Days Payable Outstanding) y reducir el periodo medio de cobro a clientes (DSO, Days Sales Outstanding).

Un director financiero ha de gestionar eficazmente la gestión del capital circulante de su empresa, optimizando el flujo neto de caja o cash flow. La gestión eficiente de la liquidez asegura la supervivencia y cualquier mejora en el periodo medio de cobro en la empresa se vuelve indispensable.

La rotación de cobros está vinculada a dos factores:

  • Las condiciones de pago que has acordado con tus clientes
  • El grado de cumplimiento de esas condiciones por parte de los mismos

Por lo que habrá que encontrar el equilibrio entre ambos factores que haga que ese ratio sea favorable a nuestra empresa.

 

¿Cómo puedes ayudar a tu empresa a mejorar ese ratio?

 

  • Reduciendo los plazos de cobro en las facturas para acortarlos y que no afecten a la salud de la tesorería de la empresa.
  • Solicitando, siempre que sea posible, un depósito inicial o adelanto al comienzo de los trabajos o a la firma de la oferta.
  • Agilizando el proceso de facturación de forma que las facturas se generen y envíen lo más rápido posible a tus clientes.
  • Ofreciendo incentivos reales al pronto pago, para que tus clientes obtengan un beneficio a cambio de pagar lo más pronto posible.
  • Estableciendo políticas especiales para el cobro más ágil de los nuevos clientes.

Guia los 6 habitos para periodos de cobros altamente eficientes.

¿Y cómo puedes lograrlo?

Existe una herramienta sencilla y fiable que nos ayuda a reducir el periodo medio de cobro: la factura electrónica.

Porque más allá del ahorro de costes y la automatización de procesos, la factura electrónica ayuda a las empresas, generando beneficios y ventajas como la reducción de tiempos en cobros, la mejora de la visibilidad financiera, el acceso a canales de financiación más flexibles, más control de los pagos y aumento de los días de pago, descuentos de pronto pago y reducción de los riegos.

Es bien sabido que la factura electrónica es equivalente a una factura en papel y que consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos.

Proceso de la factura electrónica para mejorar el periodo medio de cobro.

Las empresas que facturan mediante factura electrónica realizan los envíos de forma instantánea, ya que no hay que imprimirla, ni meterla en un sobre, ni enviarla por correo ordinario, así como tampoco hay que esperar unos días a que llegue a su destinatario, ya que el envío y la recepción es inmediata.

 

Con las facturas electrónicas, también nos ahorramos el tener que escuchar que el destinatario que la ha perdido, o que no la encuentra, o incluso que no le ha llegado.

 

El ahorro en costes generado hace de esta herramienta una propuesta muy atractiva por su propia cuenta, pero existen otros beneficios adicionales que resultan muy significativos.

 

Entre estos beneficios, destacamos aquellos relacionados con el manejo de las finanzas por lo que la factura electrónica debe formar parte de los procesos financieros operacionales de la compañía para la gestión del capital trabajo.

 

Razones para utilizar la factura electrónica

Las principales razones por las que la factura electrónica permite a las empresas administrar mejor su capital de trabajo son:
    • En primer lugar, la reducción del periodo medio de cobro. Para ver hasta qué punto el periodo medio de cobro se reduce con la factura electrónica, según diversos informes, se ha demostrado que las empresas que no realizan la facturación electrónica, tienen un periodo medio de cobro de 89 días frente a los 26 días de las empresas que sí utilizan la factura electrónica.Esto se produce porque, con la factura electrónica, el intercambio de la información se realiza en tiempo real, hay un mayor conocimiento de la situación de las facturas teniendo una trazabilidad total.

      Las consultas se gestionan con mayor rapidez y las facturas pueden ser rastreadas fácilmente.
      Así, se conoce si el receptor ha recibido la factura, si la ha visto, si la ha abierto, agilizando así los flujos de aprobación y pago de facturas, por lo que las empresas son pagadas en menos días y con menos incidencias. Este conocimiento tan detallado sobre el estado de las cuentas a cobrar se resume en un mayor control de las necesidades financieras y de los flujos de caja de la compañía.

 

    • Otra de las ventajas que ofrece la factura electrónica es que al mejorar el control, de los pagos y cobros, las empresas pueden optar más fácilmente a descuentos por pronto pago. Nuestros clientes que tengan una liquidez suficiente pueden beneficiarse de un pequeño descuento a cambio de pagarnos con dinero en efectivo.

 

    • La factura electrónica también ayuda a que aumenten los días de pago. Al realizar la aprobación de las facturas de compra de forma más rápida que con las facturas en papel, la empresa dispone de tiempo suficiente para aplicar mecanismos de financiación alternativos antes de la fecha de vencimiento de la factura. Así, una vez aprobada la factura, ésta se convierte en una obligación de pago que puede ser financiada, proporcionando a la empresa mayor control sobre su capital.

 

    • Por otro lado, con la visibilidad aportada por la factura electrónica, ante situaciones temporales de falta de liquidez, su empresa puede acceder a mecanismos de financiación más flexibles como descuentos en las facturas o factoring, de forma más sencilla y rápida. De este modo, la financiación es adelantada por un tercero y su empresa puede hacer frente a sus necesidades de capital.

 

    • De forma paralela, permite un mayor control de las cuentas a pagar ya que la vinculación automática de los pedidos recibidos a las facturas electrónicas proporciona una visión precisa y oportuna de las obligaciones de pago de la compañía. Este mayor conocimiento proporciona previsiones de flujo de efectivo más fiables, que a su vez reducen la cantidad de capital trabajo requerido, el cual puede ser invertido en otras áreas de la empresa.

 

    • Por último, la factura electrónica supone una reducción riesgos. La mayor transparencia derivada de los procesos de intercambio electrónico de documentos mejora la evaluación del riesgo y puede permitir que la empresa se beneficie de unas tasas más competitivas al acceder a la financiación que precisa. Tener una visión completa de la actividad de la empresa ofrece una información más precisa de la situación del negocio.

Llegados a este punto, no cabe duda de que la factura electrónica es una herramienta esencial y un requisito previo para una gestión eficaz de las necesidades de liquidez o capital trabajo de las empresas.

Por tanto, si quieres reducir el periodo medio de cobro a tus clientes, quizá sea una buena idea instalar la factura electrónica en tu empresa. ¿No crees?

Los 6 hábitos para periodos de cobro altamente eficientes

Equipo DATADEC

16 Oct 2017

¿ Cómo hacer una factura electrónica a las AAPP ?

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Hoy en día sabemos que la gran mayoría de los negocios deben emitir facturas electrónicas para así cumplir con los requerimientos actuales, pero la realidad es que, aunque tengamos muy claros los beneficios del uso de la factura electrónica para hacer más eficientes los procesos de negocio, muchos de nosotros desconocemos cómo hacer una factura electrónica y el protocolo que conlleva.

 

Hoy en día, en España se intercambian millones de facturas entre empresas de todos los sectores y tamaños. Este cambio de tendencia empezó el 15 de enero de 2015 impulsada  por la Ley 25/2013. Después de esa fecha, la facturación electrónica pasó a ser obligatoria en el sector público estatal, autonómico y local.

 

Formato aceptado por las AAPP

El formato utilizado en España por las Administraciones Públicas y sus características están especificadas en el Artículo 5. del Real Decreto 1619/2012 sobre la facturación electrónica.
A efectos de lo previsto en esta Ley:

 

  • Las facturas electrónicas deben estar en formato estructurado mediante un esquema XSD (XML Schema Definition).
  • Las facturas electrónicas deben estar escritas en el lenguaje informático: Facturae 3.2 ó 3.2.1.
  • Las facturas electrónicas deben estar firmadas electrónicamente con un Certificado Digital Legalizado.
  • Las facturas electrónicas deben indicar el destinatario de la factura electrónica.

 

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para las AAPP?

La factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Para que la factura electrónica tenga los mismos efectos legales que su versión en papel y sea aceptada por las administraciones públicas debe ser copia fiel de la misma. Debemos garantizar su legibilidad, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Tenemos que familiarizarnos con las siguientes definiciones si deseamos realmente saber cómo hacer una factura electrónica certificada:

 

  • Legibilidad: tiene que poder ser leída por humanos, este requisito es facilitado por los programas informáticos o programas ofimáticos (procesadores de texto).
  • Autenticidad: se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados.
  • Integridad: se tiene que garantizar que el contenido de la factura no haya sido modificado.
Después de mucho estudio y debate,  la Ley 59/2003 respondió a la incógnita que muchos tenían sobre cómo hacer una factura electrónica que garantice los requisitos mencionados anteriormente. Se llegó a la conclusión que el proceso de digitalización certificada solo podía ser logrado a través de tres vías:

 

  • La firma electrónica XAdES a través de un Certificado Digital Legalizado.
  • El intercambio electrónico de datos EDI.
  • Otros medios que se hayan comunicado y hayan sido validados por la AEAT.
El objetivo es por un lado, crear un proceso seguro para evitar falsificaciones. Por otro lado, las empresas tendrán mayor control ya que conocerán las fechas de envío y recepción de sus facturas, acortando de esta manera los plazos de cobros y reduciendo los casos de morosidad.

 
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Portal FACE

FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado.
El envío de las facturas electrónicas a las administraciones públicas debe siempre pasar por el portal FACe o algún otro punto de entrada autorizado, lo que puede variar es el método de comunicación con el mismo.
El envío de la factura electrónica al portal FACe se puede realizar de las siguientes maneras:

 

  • Mediante la conexión automática entre el programa informático del proveedor y el punto general de entrada de las facturas electrónicas: este método ofrece un envío automatizado de las facturas electrónicas a FACe.
  • Directamente a través del punto general de entrada de facturas electrónicas: FACe ofrece una ventanilla electrónica para el registro manual de las facturas electrónicas.
  • Mediante el servicio de un tercero que realice el envío de las facturas en nombre del proveedor.
  • En el caso de la pequeña o mediana empresa, o autónomos, se puede utilizar el programa informático gratuito Energía y Turismo, que permite también la conexión automática directa con FACe.

 

Facturación Electrónica a las AAPP

La facturación electrónica se caracteriza por ser un proceso automático y simple de usar, con la ayuda de soluciones informáticas.

El proceso habitual es el siguiente:

 

  1. El emisor crea la factura electrónica, a través del portal FACe o un sistema informático propio.
  2. Luego rellena digitalmente los campos obligatorios de la factura electrónica, puedes ser un proceso manual o automatizado.
  3. Posteriormente el emisor procede a su firma con un certificado digital legalizado.
  4. El emisor transmite por medios telemáticos la factura electrónica firmada al portal FACe y conserva copia o matriz, almacenada digitalmente.
  5. Las administraciones públicas reciben la factura en formato digital y la conservan en soporte informático, ya sea en su sistema informático propio o en el mismo portal FACe, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario.

 

Los procesos de envío de facturas electrónicas

Después de toda la información recibida, la pregunta importante paso de ser ¿Cómo hacer una factura electrónica? a ¿Cuál es el mejor método para crear, firmar y enviar facturas electrónicas?.

Entre las opciones más utilizadas se encuentran:
    • Soluciones informáticas para la gestión facturas electrónicas: estas soluciones recogen los ficheros con los datos de las facturas que se encuentran en los sistemas informáticos de gestión del proveedor, los convierten al formato XML exigido por las administraciones públicas y los firman con el Certificado Digital del proveedor. Una vez creada y firmada la factura, la solución envía automáticamente y de manera desatendida la factura al portal FACe.

¿Cómo hacer una factura electronica con una solución informática?

    • Web service de FACe: a través de está opción el proveedor deberá rellenar los datos de las facturas manualmente y escoger el certificado digital legalizado que desea utilizar para firmar la factura electrónica. Posteriormente el proveedor debe dar de alta a su cliente (administración pública) con los códigos DIR3 y debe descargar la factura a su dispositivo. Una vez descargada deberá subir la factura electrónica al web service de FACe.

¿Cómo hacer una factura electrónica a traves del web service FACE?

A pequeñas y medianas empresas con un bajo nivel de facturación se les aconseja utilizar el punto de entrada FACE, ya que tienen la posibilidad de registrar las facturas manualmente y de una en una. Para las empresas con alto nivel de facturación se les aconseja informarse de las soluciones informáticas que existen actualmente en el mercado, ya que estas soluciones de gestión de facturas electrónicas recogen, transforman, firman y envían las facturas electrónicas de forma automática y desatendida.

 

En ambos casos, las facturas electrónicas estarán cargadas en el sistema y tanto los proveedores como las administraciones públicas podrán consultar el estado de tramitación de las facturas.
Ahora que ya sabes la teoría de como crear una factura electrónica con validez legal, toca analizar y comparar las diferentes soluciones que ofrece el mercado para adaptarse de la mejor manera a la Ley. Si lo tienes claro, te doy la enhorabuena, en el caso contrario sigue nuestro blog para que te ayudemos a tomar la mejor decisión para tu empresa.

 

El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.
 

Equipo DATADEC

16 Oct 2017

FACE FACTURAS: TU PORTAL DE ENTRADA DE LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS

FACE Facturas.

La actual ley sobre la facturación electrónica obliga a las empresas a facturar de forma telemática a las Administraciones Públicas (AAPP) a través del portal FACE. Esta reforma se enmarca dentro del conjunto de acciones establecidas por el Gobierno para erradicar la morosidad en el sector público. La ley sobre las FACE Facturas fue puesta en marcha el 15 de Enero de 2015, permitiendo una mayor protección del proveedor y un mejor control contable de las facturas pendientes de pago, lo que contribuirá a mejorar el control del gasto público y reforzar la transparencia.

 

¿QUÉ ES FACE?

La Administración General del Estado (AGE) ha desarrollado un sistema global que permite a todos los proveedores de las Administraciones Públicas, sin importar el volumen de facturación anual, tamaño o nivel de informatización, remitir sus facturas en formato electrónico a cualquier AAPP, a través de un único punto.
De igual manera, cualquier administración adherida al sistema, sin importar su volumen de contratación, tamaño o nivel de informatización, es capaz de recibir facturas electrónicas. El centralizar en un único punto todos los organismos de la AGE y unificar el formato de las FACE facturas, simplifica a los proveedores el envío de las mismas.

 

SERVICIOS QUE OFRECE EL PORTAL

Todos ganan con este nuevo sistema, el objetivo es facilitar el cumplimiento de ley sobre la factura electrónica.
Entre los servicios que ofrece el sistema a los proveedores están:
  • Un formato facturae estructurado y unificado.
  • Un portal web (face.gob.es) para la presentación de las facturas electrónicas en el formato exigido: facturae 3.2.
  • Una interfaz de web services para el envío automatizado de las facturas electrónicas desde los sistemas informáticos de gestión de los proveedores de la AAPP.
  • Durante la presentación, proporciona a las FACE facturas de un número de registro administrativo que permite el seguimiento posterior de la factura.
  • El sistema dota al proveedor de la opción de presentar una solicitud de anulación de las facturas.
  • Ofrece un buscador de puntos de entrada de las facturae de otras AAPP.
  • Crea repositorio de FACE facturas que estén incumpliendo total o parcialmente la normativa.
Entre los servicios que el sistema ofrece a las Administraciones Públicas están:
  • Una plataforma de facturación en la nube (custodia de FACE facturas) con un portal de gestión accesible a través del Portal de Entidades Locales, del Portal de Comunidades Autónomas y del Portal para la Gestión Administrativa, donde pueden realizar las siguientes acciones:
    • Gestionar el directorio de unidades.
    • Descargar las facturas, tanto originales como una visualización imprimible.
    • Actualizar el estado de tramitación de las facturas con notificación automática al proveedor.
  • El sistema ofrece interfaces de web services, para administraciones con un volumen elevado de facturas, que les permiten la descarga y gestión automática de las facturas electrónicas en sus sistemas informáticos internos de gestión.

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TODA ESPAÑA, TODAS LAS AAPP

Como fue mencionado anteriormente FACE es el portal que ha habilitado el gobierno del estado para que los proveedores presenten telemáticamente sus facturas a las administraciones públicas españolas. Este portal puede ser utilizado por cualquier Administración Pública como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones.
Sin embargo, existen, además de FACE, otros puntos de entrada para administraciones autonómicas, locales y provinciales. Por consiguiente, será la administración pública, que se tiene como cliente, la que debe indicar en qué punto de entrada se deberán remitir las facturas electrónicas.

 

MÉTODOS DE ENVÍO

El envío de las FACE facturas se realizan a través de Internet.
Los métodos de envío son los siguientes:

 

  • A través del portal web del Punto General de Entrada de las facturas electrónicas.
  • Mediante la conexión automática entre la solución informática del proveedor para la gestión de las facturas y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Proceso de envío de una FACE factura.

El acceso al punto de entrada de las FACE facturas se hace a través de su web (www.face.gob.es).
La web permite:

 

  • Enviar facturas a la AGE u otras administraciones públicas adheridas.
  • Consultar las facturas.
  • Descargar las facturas.
  • Actualizar el estado de las facturas.
  • La gestión de Unidades.
  • Solicitar anulación de las facturas.

La creación, envío y consulta de las FACE facturas forman parte de un proceso simple. Para lograrlo sigue los siguientes pasos:

 

PASO 1: Crear las facturas:

Crear una FACE factura.

  • Solución informática del proveedor: en este caso, las soluciones informáticas disponibles en el mercado recogen los ficheros con los datos de las facturas que se encuentran en la ERP del proveedor, los transforman al formato XML exigido y los firman con el Certificado Digital Legalizado.
  • Web service de FACE: en este caso el proveedor deberá:
    • Configurar su cuenta.
    • Escoger si quiere usar un certificado propio o un certificado de un tercero para la firma de las facturas.
    • Dar de alta a su cliente con los códigos DIR3.
    • Emitir una factura del mismo modo que lo hace habitualmente.
    • Descargar la factura a su dispositivo.

 

PASO 2: Enviar facturas:

Enviar una FACE Factura.

  • Solución informática del proveedor: una vez creada y firmada la factura, la solución envía automáticamente y de manera desatendida la factura directamente al portal FACE.
  • Web service de FACE: después de que el proveedor descarga la factura electrónica firmada digitalmente a su dispositivo, debe subir la factura al portal FACE. Para ello se siguen estos pasos:
    • Acceder a FACe
    • Hacer clic en la opción “Factura” -> “Remitir factura”.

 

PASO 3: Consultar facturas:

Respuesta de la recepción dela FACE Factura.

  • Solución informática del proveedor: un vez enviada las FACE facturas, inmediatamente la solución recibe la respuesta de parte de las AAPP. De esta manera se pueden corregir y reenviar las facturas que tengan errores. Habitualmente, estas soluciones incluyen buscadores potentes que permiten, a través de filtros, encontrar las facturas deseadas.
  • Web service de FACE: una vez que la factura electrónica es entregada correctamente en un PGEF el proveedor recibirá un acuse de recibo. El proveedor podrá consultar sus facturas, entrando a la web de FACE y escogiendo un medio de identificación (clave, firma electrónica, certificado digital o los datos de la factura).
Al finalizar todos los pasos, las FACE facturas ya estarán cargadas en el sistema y tanto los proveedores como las administraciones públicas podrán consultar el estado de tramitación de las facturas.
Después de comparar los dos métodos de envío de facturas electrónicas a las Administraciones Públicas que existen, nos toca analizar cual nos ayuda a reducir costes y tiempo, para finalmente tomar una decisión que convierta nuestro procesos en más eficientes y automatizados.

 

El Libro Blanco de la Factura Electrónica de las administraciones públicas.

Equipo DATADEC