La actual ley sobre la facturación electrónica obliga a las empresas a facturar de forma telemática a las Administraciones Públicas (AAPP) a través del portal FACE. Esta reforma se enmarca dentro del conjunto de acciones establecidas por el Gobierno para erradicar la morosidad en el sector público. La ley sobre las FACE Facturas fue puesta en marcha el 15 de Enero de 2015, permitiendo una mayor protección del proveedor y un mejor control contable de las facturas pendientes de pago, lo que contribuirá a mejorar el control del gasto público y reforzar la transparencia.
¿QUÉ ES FACE?
La Administración General del Estado (AGE) ha desarrollado un sistema global que permite a todos los proveedores de las Administraciones Públicas, sin importar el volumen de facturación anual, tamaño o nivel de informatización, remitir sus facturas en formato electrónico a cualquier AAPP, a través de un único punto.
De igual manera, cualquier administración adherida al sistema, sin importar su volumen de contratación, tamaño o nivel de informatización, es capaz de recibir facturas electrónicas. El centralizar en un único punto todos los organismos de la AGE y unificar el formato de las FACE facturas, simplifica a los proveedores el envío de las mismas.
SERVICIOS QUE OFRECE EL PORTAL
Todos ganan con este nuevo sistema, el objetivo es facilitar el cumplimiento de ley sobre la factura electrónica.
Entre los servicios que ofrece el sistema a los proveedores están:
Entre los servicios que ofrece el sistema a los proveedores están:
- Un formato facturae estructurado y unificado.
- Un portal web (face.gob.es) para la presentación de las facturas electrónicas en el formato exigido: facturae 3.2.
- Una interfaz de web services para el envío automatizado de las facturas electrónicas desde los sistemas informáticos de gestión de los proveedores de la AAPP.
- Durante la presentación, proporciona a las FACE facturas de un número de registro administrativo que permite el seguimiento posterior de la factura.
- El sistema dota al proveedor de la opción de presentar una solicitud de anulación de las facturas.
- Ofrece un buscador de puntos de entrada de las facturae de otras AAPP.
- Crea repositorio de FACE facturas que estén incumpliendo total o parcialmente la normativa.
Entre los servicios que el sistema ofrece a las Administraciones Públicas están:
- Una plataforma de facturación en la nube (custodia de FACE facturas) con un portal de gestión accesible a través del Portal de Entidades Locales, del Portal de Comunidades Autónomas y del Portal para la Gestión Administrativa, donde pueden realizar las siguientes acciones:
- Gestionar el directorio de unidades.
- Descargar las facturas, tanto originales como una visualización imprimible.
- Actualizar el estado de tramitación de las facturas con notificación automática al proveedor.
- El sistema ofrece interfaces de web services, para administraciones con un volumen elevado de facturas, que les permiten la descarga y gestión automática de las facturas electrónicas en sus sistemas informáticos internos de gestión.
TODA ESPAÑA, TODAS LAS AAPP
Como fue mencionado anteriormente FACE es el portal que ha habilitado el gobierno del estado para que los proveedores presenten telemáticamente sus facturas a las administraciones públicas españolas. Este portal puede ser utilizado por cualquier Administración Pública como su propio punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los beneficios para los proveedores de las administraciones.
Sin embargo, existen, además de FACE, otros puntos de entrada para administraciones autonómicas, locales y provinciales. Por consiguiente, será la administración pública, que se tiene como cliente, la que debe indicar en qué punto de entrada se deberán remitir las facturas electrónicas.
MÉTODOS DE ENVÍO
El envío de las FACE facturas se realizan a través de Internet.
Los métodos de envío son los siguientes:
Los métodos de envío son los siguientes:
- A través del portal web del Punto General de Entrada de las facturas electrónicas.
- Mediante la conexión automática entre la solución informática del proveedor para la gestión de las facturas y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.
El acceso al punto de entrada de las FACE facturas se hace a través de su web (www.face.gob.es).
La web permite:
La web permite:
- Enviar facturas a la AGE u otras administraciones públicas adheridas.
- Consultar las facturas.
- Descargar las facturas.
- Actualizar el estado de las facturas.
- La gestión de Unidades.
- Solicitar anulación de las facturas.
La creación, envío y consulta de las FACE facturas forman parte de un proceso simple. Para lograrlo sigue los siguientes pasos:
PASO 1: Crear las facturas:
- Solución informática del proveedor: en este caso, las soluciones informáticas disponibles en el mercado recogen los ficheros con los datos de las facturas que se encuentran en la ERP del proveedor, los transforman al formato XML exigido y los firman con el Certificado Digital Legalizado.
- Web service de FACE: en este caso el proveedor deberá:
- Configurar su cuenta.
- Escoger si quiere usar un certificado propio o un certificado de un tercero para la firma de las facturas.
- Dar de alta a su cliente con los códigos DIR3.
- Emitir una factura del mismo modo que lo hace habitualmente.
- Descargar la factura a su dispositivo.
PASO 2: Enviar facturas:
- Solución informática del proveedor: una vez creada y firmada la factura, la solución envía automáticamente y de manera desatendida la factura directamente al portal FACE.
- Web service de FACE: después de que el proveedor descarga la factura electrónica firmada digitalmente a su dispositivo, debe subir la factura al portal FACE. Para ello se siguen estos pasos:
- Acceder a FACe
- Hacer clic en la opción "Factura" -> "Remitir factura".
PASO 3: Consultar facturas:
- Solución informática del proveedor: un vez enviada las FACE facturas, inmediatamente la solución recibe la respuesta de parte de las AAPP. De esta manera se pueden corregir y reenviar las facturas que tengan errores. Habitualmente, estas soluciones incluyen buscadores potentes que permiten, a través de filtros, encontrar las facturas deseadas.
- Web service de FACE: una vez que la factura electrónica es entregada correctamente en un PGEF el proveedor recibirá un acuse de recibo. El proveedor podrá consultar sus facturas, entrando a la web de FACE y escogiendo un medio de identificación (clave, firma electrónica, certificado digital o los datos de la factura).
Al finalizar todos los pasos, las FACE facturas ya estarán cargadas en el sistema y tanto los proveedores como las administraciones públicas podrán consultar el estado de tramitación de las facturas.
Después de comparar los dos métodos de envío de facturas electrónicas a las Administraciones Públicas que existen, nos toca analizar cual nos ayuda a reducir costes y tiempo, para finalmente tomar una decisión que convierta nuestro procesos en más eficientes y automatizados.
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