La Digitalización Certificada permite, a partir de una factura de proveedor en papel, generar una imagen digital a partir de un escáner, firmándose electrónicamente, aplicando el mismo valor probatorio que la factura original y permitiendo si lo desea su destrucción.

¿Qué requisitos deben cumplir las facturas digitalizadas?

  • La imagen digitalizada debe de ser un reflejo del original y permitir la legibilidad completa de toda la factura.
  • El proceso debe de ser automático, sin interrupción y sin intervención del operador del sistema.
  • El fichero con la imagen debe de contener una serie de datos exigidos por la agencia tributaria a la que corresponda (nº de registro, fecha y número de factura, proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA).
  • El formato del fichero se debe de ajustar a los estándares aceptados por la Agencia Tributaria a la que corresponda.
  • La imagen generada debe de ser independiente de los dispositivos de reproducción y contener su propia información, es decir, todos los recursos y los datos para poder reproducir el documento se encuentran en el fichero.

¿Qué elementos requiere un proceso de digitalización certificada?

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Solución de Digitalización Certificada de Facturas

expert SCAN es la solución para la digitalización certificada de facturas de proveedor, pudiendo prescindir de los originales en papel, con el consiguiente ahorro de costes por manipulación, archivado y recuperación de facturas.

expert SCAN ha sido homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y por las agencias de Hacienda forales de Navarra, Álava, Vizcaya y Guipúzcoa, en cumplimiento con la normativa referente a la homologación de aplicaciones de digitalización certificada vigente en cada entidad.

CARACTERÍSTICAS GENERALES

  • MÚLTIPLES TÉCNICAS DE EXTRACCIÓN DE LOS DATOS DE LAS FACTURAS (OCR, por lectura de códigos de barras o manualmente)
  • DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE OTROS DOCUMENTOS: Contratos, albaranes, etc.
  • INTEGRACIÓN CON expert CUSTODIA para la custodia de las facturas digitalizadas en el data center de DATADEC ONLINE
  • INTEGRACIÓN CON EL ERP CORPORATIVO de imágenes y datos fiscales de las facturas digitalizadas
  • INTEGRACIÓN CON expert FIRMA para digitalizar albaranes de clientes y asociarlos a facturas electrónicas para su envío
  • INTEGRACIÓN CON expert BPM para modelizar y ejecutar circuitos de aprobación de facturas

Digitalización de facturas

Captura de datos de la factura (OCR, lectura código de barras o manual)

Digitalización de otros documentos (contratos, albaranes...)

Beneficios de expert SCAN

  • ELIMINACIÓN DE PAPEL, pudiendo destruir de forma legal sus facturas de proveedores y ahorrando costes derivados del almacenamiento de estas facturas en papel
  • AHORRO DE TIEMPOS DE BÚSQUEDA de facturas de proveedores en caso de necesitar acceder a ellas para cualquier tipo de consulta, y también en caso de auditorías de cuentas o inspecciones fiscales
  • REDUCCIÓN DE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS requeridas en un proceso de archivado físico a la recepción de facturas de proveedor en papel

Digitalización de facturas por OCR

Digitalización de facturas por lectura de códigos de barra

Digitalización de albaranes para adjuntar a facturas electrónicas desde expert Firma

expert SCAN dispone una utilidad para cerrar cada periodo impositivo, en donde se firma electrónicamente la cuenta de explotación almacenada en la base de datos local de la aplicación.

Para realizar el cierre, se deberán de haber digitalizado todas las facturas del periodo que vamos a cerrar

Gracias a la integración con la herramienta de gestión de procesos basada en estrategias de workflow expert BPM, las facturas digitalizadas y certificadas generadas desde expert SCAN, pueden ser asociadas a un proceso de aprobación en expert BPM, para su validación por parte de los responsables asignados a esta tarea y su posterior archivado en un repositorio local de facturas de la organización o en la plataforma de custodia de documentos en la nube expert CUSTODIA.

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