“Trabajar en equipo divide el trabajo y multiplica los resultados”.
Este dicho anónimo refuerza la idea de que el trabajo en equipo es fundamental para que una organización tenga éxito y sobreviva con el tiempo. Por eso, una buena gestión de equipos es clave para mejorar la productividad de todo el conjunto y la satisfacción de los miembros sea la adecuada.
Cualquier grupo de personas que trabajen juntas no es un equipo.
Un grupo se define como un grupo de personas que trabajan juntas pero no tienen por qué compartir un objetivo común.
Un equipo es también un grupo de personas que trabajan juntas que tienen habilidades y experiencias complementarias, que están comprometidos con una misma meta y unos objetivos comunes y que se consideran responsables de conseguirlos.
Gestionar equipos de trabajo no es una tarea fácil.
¿Qué factores se deben tener en cuenta para una buena gestión de equipos?
Lo primero que debe existir en una buena gestión de equipos es un líder que motive y lleve a todos los integrantes del grupo a un mismo objetivo común.
- La motivación de un líder debe ser tanto personal, ya que es el primero que debe tener claros los objetivos y mantener una ilusión al enfrentarse a ellos, como motivación de equipo. El buen estado de ánimo del líder debe transmitirse al resto del grupo.
- La comunicación fluída entre los miembros del equipo generará un buen ambiente de trabajo. Los empleados se sentirán escuchados y al mismo tiempo necesarios y útiles, y se transmitirá la información de forma eficaz así como el feedback recibido por todo el grupo.
- La capacidad de reacción es necesaria para poder tomar las mejores decisiones en cada momento. Los problemas existen, y se crean en cualquier momento. Hay que saber reaccionar para salir adelante de la mejor manera posible.
- La empatía es necesaria para cualquiera que dirija un equipo de trabajo. Si un líder tiene la capacidad de ponerse en lugar de cada uno de los integrantes de su grupo, entenderles y ayudarles, realizará una correcta gestión de equipos. La empatía permite además ser un mejor comunicador con lo que lograrás llegar mejor al resto del equipo y motivarlos.
- El último de los factores es la capacidad de adaptación. Para lograr una gestión de equipos adecuada, debes tener esta capacidad. En los proyectos surgen cambios de última hora, sustituciones o nuevas incorporaciones que no se contemplaban desde un principio. Adaptarse a estos cambios de forma segura y reaccionar con criterio hará que tu grupo confíe más en ti.
¿Qué herramientas nos ayudan a llevar una buena gestión de equipos?
Cuando se realiza una gestión de equipos de trabajo existen documentos como las hojas de gastos, solicitudes de información, peticiones de vacaciones o registros de incidencias que han de ser gestionados.
Existen además procesos comunes del área de administración, ventas, compras, y recursos humanos, entre otros, que pueden ser automatizados mediante tecnología BPM (Business Process Management).
La gestión de todos estos trámites y documentos se ve facilitada con la automatización de los flujos de trabajo, que integra estos procesos y los hace más simples, ágiles y flexibles.
Las organizaciones pueden identificar oportunidades para integrar y automatizar los registros de los empleados proporcionando un acceso prácticamente inmediato a la información crítica a través de ubicaciones distribuidas.
Los flujos de trabajo están diseñados para mejorar la eficiencia de los equipos. Al trabajar con flujos de trabajo se piensa en tres pilares fundamentales:
- Las personas
- Los procesos
- La tecnología
La automatización de flujos de trabajo reducen el coste y el tiempo de gestión de las actividades de los integrantes de los equipos de trabajo. Además, aumenta el control de procesos y se encarga de acelerar el flujo de información.
¿Por qué la automatización de procesos ayuda a la gestión de equipos de trabajo?
Existen 5 razones por las cuales las automatización de flujos de trabajo ayudan a la gestión de equipos de trabajo.
1. AHORRO DE TIEMPO Y DINERO
El tiempo que invierten los componentes de los equipos en realizar tareas repetitivas es bastante tedioso. El hecho de automatizar este tipo de procesos hace que los empleados puedan concentrarse en tareas más importantes, mejorando de esta forma la productividad y reduciendo el tiempo empleado en tareas manuales.
2. MEJORA DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación fluída entre los miembros de un equipo es parte fundamental de una buena gestión de equipos. Si se conocen los pasos dentro de cada flujo de trabajo, se optimizarán todos los procesos.
3. CENTRALIZACIÓN DE DATOS
Toda la información que manejan los equipos de trabajo debe estar centralizada y accesible para todos los integrantes. La automatización permite la transacción de la documentación entre los involucrados, manteniéndolos conectados e informados durante todo el proceso.
4. MEJORA DE LA PLANIFICACIÓN
La automatización de procesos permite mantener el control sobre los procesos gracias a las herramientas que permiten mejorar significativamente la planificación y la organización.
5. AGILIDAD EN LAS RESOLUCIONES
Al no realizarse trabajos manuales, la automatización reduce el riesgo del error humano.
¿Qué ventajas se obtienen de trabajar con la automatización de procesos?
Implantar un sistema de automatización de procesos conlleva una serie de ventajas que afectan a la productividad, la efectividad y la mejora continua.
Se reduce el error humano, ya que al tener cada uno sus tareas definidas, cada empleado se centra en su tarea mejorando así la productividad y la competitividad.
Veamos cuáles son esas principales ventajas:
- Tiempo de gestión: se reduce el tiempo de gestión de las actividades que se realizan en la empresa. La automatización divide el flujo de trabajo en tareas y adjudica a cada empleado una responsabilidad, lo que influye en la productividad.
- Reducción de riesgos: al detectar los problemas de forma más rápida, se pueden eliminar antes los errores.
- Reducción del uso del papel: el uso del papel se ve reducido, por lo que afecta a la reducción de costes.
- Flujo de información: la automatización de los flujos de trabajo garantizan el intercambio de información entre los distintos departamentos implicados en un proceso de negocio.
- Control: el control de los procesos se automatiza por lo que se facilita el seguimiento de los mismos y por lo tanto se conoce toda la trazabilidad desde el principio de cada proceso y se puede realizar una mejora continua.
- Reducción de las tareas repetitivas: al poder predefinir las tareas repetitivas, se genera una notable reducción del tiempo empleado en ellas.
- Agilidad: todos los empleados implicados en los procesos tendrán más agilidad a la hora de realizar sus tareas.
- Eficiencia: se identifican y remedian los puntos de ineficiencia, desperdicios y mala aplicación de los recursos.
- Garantía de calidad: al estandarizar las operaciones se consigue una mayor garantía de la calidad.
- Integración con software empresarial: la automatización de procesos debe poder integrarse dentro del software de la organización. Muchos ERP’s ya cuentan con sistemas de flujos de trabajo, y los que no lo tengan, se integran con sistemas de automatización independientes.
La automatización de procesos no significa que la mano de obra de un empleado se cambie por un programa, sino que consigue facilitar y agilizar su trabajo.
En la buena gestión de equipos, los líderes de grandes empresas (y por qué no, también en las medianas y las pequeñas) se apoyan en esta tecnología para disminuir la gestión de incidentes y conseguir mayor eficiencia.
Ahora que conoces cómo incrementar la productividad con una buena gestión de equipos, estás a tiempo de ponerlo en marcha.
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