En la actualidad aún existe una convivencia entre el papel con lo electrónico dentro de las empresas. Las empresas deben lidiar con múltiples limitaciones al momento de deshacerse del papel. Frenos externos, tales como los múltiples intereses y velocidades de las entidades y personas con la que se relacionan. Asimismo, existen frenos internos, tales como la formación y adaptación de los empleados y la actualización de los sistemas al momento que se desea migrar del mundo físico al online.
Los medios de pago electrónicos, hoy en día, constituyen un elemento esencial para el desarrollo del comercio y que, en ocasiones, conforman una adaptación de medios ya existentes o tradicionales al nuevo entorno electrónico. Por eso, el ritual de pasar las facturas de empresa en empresa buscando sellos y firmas aquí y allá, tiene los días contados. Si combinamos un mundo digitalizado y la masificación de las facturas, es ilógico aferrarse a un sistema manual e ineficaz. Los empresarios grandes y pequeños tendrán que olvidarse del papel y dar un salto de fe hacia la factura digitalizada.
EFECTOS DE LA DESAPARICIÓN DEL PAPEL
El papel es historia del pasado, su desaparición es inevitable, y en el mundo de la facturación está cada vez más cerca, convirtiéndose la factura digitalizada como la única opción. Los efectos de la desaparición del papel y los principales problemas ocasionados por el papel son los siguientes:
- Costes: imprimir una factura y ponerla en un sobre que también tiende a ser de papel son enormemente perjudiciales para la salud del planeta, a parte que representan un gasto de tinta, papel y tiempo, que afecta directamente a la productividad de los empleados. Representa un abaratamiento de los procesos inherentes a la facturación enviada/recibida.
- Espacio de almacenamiento: todo documento en formato físico exige a la empresa la cesión de un espacio designado solamente para su almacenamiento. A parte de que una factura en papel puede perderse o deteriorarse, haciendo más difícil el trabajo de los contables sujetos a control por las autoridades fiscales, que deben exhibir la documentación comercial, incluyendo la facturación de los proveedores.
- Accesibilidad: es prácticamente un delirio encontrar los datos de las facturas en papel, se puede tardar horas revisando factura tras factura hasta encontrar la que se estaba buscando.
- Organización: es imposible mantener organizada las facturas de papel, ya que varios departamentos tienden a tener acceso al almacén de facturas. Cualquier cambio de posición de alguna factura o hasta modificación, tiende a destruir el sistema de clasificación que se hubiera implantado.
- Seguridad y Control: aunque se tenga las facturas bajo llave la factura de papel permite hacer trampas con más facilidad, ya que muchos departamentos de la empresa llegan a tener acceso a las facturas y es muy difícil saber si alguna factura ha sido modificada, rectificada o alterada.
EFECTOS DE LA DIGITALIZACIÓN DE LA FACTURA
Las empresas actuales han volcado su atención a la factura digitalizada, no solo como una medida para ayudar al planeta, sino también porque representa una alternativa mucho más segura y práctica, favoreciendo la productividad y confiabilidad en la empresa y por ser más difíciles de falsificar.
Algunos efectos del uso de la factura digitalizada son los siguientes:
- Reducción de errores humanos: la factura digitalizada tiene a ir acompañada de procesos automatizados que reducen la manipulación manual que tiende a provocar errores. También permite detectar y corregir los errores con más facilidad.
- Seguridad: las facturas digitalizadas se almacenan con total seguridad en la estructura de un software contable. Gracias a sistemas inteligentes se evitan duplicidades y las rectificaciones o versiones simplificadas de las facturas están bien clasificadas y no se pierden. También nos olvidamos de los riesgos asociados al papel tales como el deterioro al pasar del tiempo o la pérdida de alguna factura, ya que todo cambio o alteración es informado por los sistemas informáticos.
- Organización: Favorece una mayor organización y clasificación de las facturas. Por lo general las soluciones informáticas de facturación tienden a ofrecer filtros muy potentes que permiten acceder con mayor facilidad a la información relacionada con las transacciones, compras o ventas empresariales, evitando la pérdida de información.
- Periodos de Cobro: la factura digitalizada ahorra los excesivos gastos de emisión y riesgos de envío para el proveedor. La empresa disfrutará de un mejor seguimiento de la factura, sabrá exactamente en qué etapa se encuentra la factura y cuando ha sido recibido.
- Copias de Seguridad: la información queda respaldada digitalmente, ya sea en la memoria interna de un ordenador o en una nube (proveedor), permitiendo así la descarga de éste documento cuando se desee.
- Accesibilidad: las empresas se beneficiarán de una disponibilidad inmediata de los datos de sus facturas que redundará en mayor poder y control de fiscalización.
- Productividad: Eliminación del coste de oportunidad que supone un auxiliar administrativo realizando la gestión de la facturación.
LA FACTURA DIGITALIZADA ES SUPERIOR A LA FACTURA EN PAPEL
En España el uso de la factura digitalizada creció aproximadamente en un 15% en los últimos años y permitió un ahorro de más de 500 millones de euros a las empresas. Según diferentes estudios, el ahorro medio de una factura electrónica respecto a una en papel es de 2,85 euros y por factura recibida de 2,86. Para el departamento de facturación supone llegar a tiempo a los pagos y reducir los periodos de cobro. Además, la empresas, podrán presentar una información más detallada a los bancos, administraciones fiscales o inversionistas. Sea cual sea, el resultado de las cifras, lo que está claro es que la factura digitalizada supone un ahorro en costes respecto la facturación en papel.
Costes derivados de la facturas en papel vs. la factura digitalizada:
- Costes de archivo: espacio de almacenamiento
- Tiempo: impresión, manipulación del papel, encarte, colocación de sobre.
- Coste unitario: coste unitario del sobre, papel y del sello.
- Envío: por correos y telégrafos, correo certificado, etc.
Las empresas deben prepararse para la modernización económica y desarrollo de la sociedad de Información, involucra una drástica transformación de las estructuras de negocios tradicionales ya que no se requiere la presencia física de las partes y los tiempos se acortan. La facturación internacional tiende a la normalización de estándares y solo puede ser logrado con la factura digitalizada. Todo esto para mostrar que no existe otro camino, lo único que podemos hacer el prepararnos, no sirve de nada resistirse.
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