Si estás pensando en realizar una transformación digital y convertirte en una oficina sin papeles te interesa saber en qué consiste la digitalización y la automatización de procesos documentales.
La llamada “oficina sin papeles”, en la práctica, implica poder seguir trabajando como hasta ahora pero consultando la documentación en el ordenador en lugar de acudir a los archivadores A-Z de toda la vida.
El primer paso para llegar a esos objetivos pasa por la digitalización de todo lo que se tiene en papel.
Las tareas repetitivas pueden resultar tediosas y además, existe el riesgo de que se comentan errores. La digitalización de los documentos libera a los trabajadores de estas tareas pudiendo así dedicarse a otras más productivas que realmente necesiten la intervención humana.
Este proceso ha de realizarse mediante operaciones de captura inteligente, ya que no queremos escanear únicamente el documento y tener una copia en el ordenador, sino que lo que buscamos es acceder al contenido de esos documentos, almacenar ese contenido y después poder acceder al mismo, pudiendo incluso eliminar el documento original.
La digitalización implica utilizar escáneres con tecnología OCR que permitan digitalizar y acceder a los datos que contienen los documentos.
La digitalización de documentos está directamente relacionada con el concepto de Lean Office, que viene de trasladar el concepto de Lean Manufacturing a los procesos administrativos.
La tecnología Lean pretende deshacerse del desperdicio operativo, y si esto lo trasladamos a la oficina, para conseguir la máxima productividad y eficiencia, debemos desechar las tareas y procedimientos que entorpecen nuestro ritmo de trabajo.
La implantación del modelo de las 5’s del Lean Manufacturing puede trasladarse a la oficina y serían las siguientes:
- Clasificación (SEIRI): debemos clasificar los archivos y documentos que se gestionan en la oficina. No debemos guardar información por miedo, sabiendo que podrá estar disponible en la base de datos, en el ERP, en la intranet, etc. Debemos tener orden en nuestro puesto de trabajo.
- Ordenar (SEITON): los documentos de uso frecuente debemos tenerlos accesibles, aquellos de uso esporádico deben estar localizables pero no ocupar sitio ni hacernos perder el tiempo.
- Limpiar (SEISO): tener limpio y ordenado el puesto de trabajo para facilitar el uso y armonía.
- Estandarizar (SEIKETSU): clasificar y codificar para poder identificar de forma rápida aquello que buscamos.
- Mantener (SHITSUKE): mantener en el tiempo esta organización, convertirla en una rutina y estar buscando continuamente nuevas formas de mejora.
Entonces, necesitamos escáneres con tecnología OCR para digitalizar nuestros documentos, pero,
¿Qué es exactamente OCR y cómo funciona?
OCR son las siglas de Optical Character Recognition, y es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos, teniendo especial importancia, los albaranes o facturas de proveedores.
La tecnología OCR captura y escanea los datos que contiene el documento y además los almacena en un archivo o una base de datos. Estos datos se guardan con un formato capaz de ser reconocido y recuperado para ser usado en otras aplicaciones.
Una vez escaneados y archivados, podrá revisarlos, comprobarlos y utilizarlos de forma ágil y sencilla ahorrando además espacio de almacenamiento físico.
¿Qué ventajas se obtienen de la utilización de sistemas de OCR?
- Los sistemas de OCR presentan una clara ventaja frente a los que simplemente realizan un escaneado y es que en ese último caso, los documentos son guardados en formato imagen, y si alguien quiere acceder a la información que contiene, debería leer el texto de todos los archivos que pudiesen tener información relevante. Al utilizar OCR, los archivos se convierten en documentos digitales, y se pueden realizar las búsquedas por su contenido.
- Otras de las ventajas es la agilidad en los procesos importantes. Esto conlleva que se simplifiquen y se ahorre tiempo que puede dedicarse a tareas más productivas.
- El ahorro de espacio es otra de sus grandes ventajas, tanto si es ahorro físico porque se trata de sustituir archivos en papel, como ahorro de espacio en el disco duro ya que el formato texto ocupa menos espacio que el formato imagen.
- Otra de las ventajas es la seguridad que se tiene sobre la información, ya que es más difícil que se pierda o se deteriore al estar digitalizada.
¿Qué empresas pueden beneficiarse de estos sistemas?
El software OCR es especialmente interesante para aquellas empresas que pretenden llevar a cabo su transformación digital y que aún tienen una gran cantidad de documentación en formato físico. Estas empresas no sólo quieren convertir sus documentos a formato digital, sino que además quieren mantenerlos organizados y accesibles.
Uno de los grandes beneficios que obtendrán además del ahorro de tiempo y espacio, es la mejora del flujo de trabajo (workflow) en la organización digitalizando de forma más eficaz los documentos conforme se van recibiendo y dejándolos accesibles al resto de trabajadores de la empresa.
Las soluciones que integran sistemas BPM facilitan la colaboración hombre-máquina en una serie de procesos concretos, de forma que se establecen parámetros de gestión para documentos concretos, implicando así a un número determinado de empleados con distintos roles en la organización.
¿En qué procesos de la gestión se hace más útil la digitalización de documentos con sistemas OCR?
Pongamos como ejemplo una empresa que recibe sus albaranes y facturas de proveedor en papel o bien en formato PDF.
La mercancía suele llegar a las empresas acompañada de un albarán.
Estos albaranes de entrada pueden ser digitalizados, convertidos a formato electrónico mediante OCR reconociendo y capturando los caracteres del documento.
Esta información se inserta de forma automática en el sistema de gestión de la empresa con lo que ya está disponible para cualquiera que quiera consultarla.
La información que se obtiene pasa desde el número de albarán. la fecha, los artículos o la cantidad recibida de los mismos. Esta información genera movimientos de forma automática en el sistema de gestión, por ejemplo, la actualización de las existencias al obtener las cantidades de cada producto, evitando así, procesos que deberían hacerse de forma manual.
Del mismo modo que se insertan los albaranes, también se insertan las facturas, y gracias a la digitalización y la tecnología OCR, se puede relacionar y comprobar la información de la factura con el albarán/es correspondiente/s.
A partir de este momento, gracias a la labor de digitalización se podría realizar una búsqueda rápida de estos albaranes y facturas.
¿Qué herramientas hay en el mercado?
Para responder a esta pregunta, primero deberás plantearte si necesitas un sistema de software OCR profesional o el nivel de detalle de los documentos que vas a escanear no es tan crítico.
Por ejemplo, si los documentos que vas a escanear y digitalizar son albaranes y facturas de proveedor, cualquier escáner con una buena resolución mínima de 200 pp puede resolver tu problema y no tienes que realizar una gran inversión.
Hay multitud de soluciones OCR, incluso, existen aplicaciones para móvil que permiten convertir cualquier texto al que se le ha hecho una foto en un archivo de texto editable. Por supuesto, los resultados no serán tan exactos como los que resultan de obtener un programa OCR más profesional.
Por lo tanto, para aquellas empresas interesadas en obtener los mejores resultados, fiables y de calidad, deberían adquirir una solución que se ajustase a sus necesidades reales.
Si en tu empresa entendéis que la automatización aplicada a la organización de documentos y archivos es el camino más acertado para gestionar con eficacia las empresas, deberíais optar por una solución de gestión que incluya estos conceptos.
En esta era digital, la eficacia en la gestión de las empresas se traduce en inmediatez y aprovechamiento del valor de la información en cualquier momento y lugar, por ello, las soluciones que combinan procesos de digitalización de documentos con sistemas de workflow permiten a las empresas revisar, aprobar o firmar documentos de forma colaborativa. En grandes organizaciones con distintas sedes, estos flujos de trabajo permiten realizar estas tareas de forma más eficiente.
Llegados a este punto, la respuesta a la pregunta “¿por qué digitalizar tus documentos?” está clara, pero, ¿de qué modo? Elige la opción que mejore al máximo la funcionalidad de tu empresa.
