LA CENTRALIZACIÓN DE DOCUMENTOS AUMENTA TU EFICIENCIA

  • Actualizado: 19 abril 2022
  • Publicado por primera vez: 17 octubre 2017
LA CENTRALIZACIÓN DE DOCUMENTOS AUMENTA TU EFICIENCIA

 

La centralización, cuando se habla de documentos, surge en el momento en el que la gestión documental tiene como objetivo la necesidad de asegurar su custodia y clasificarla adecuadamente en un sistema accesible por todos.

¿Quiénes tienen esta necesidad?

Cuando las grandes empresas, con muchos departamentos e incluso varias delegaciones dispersas geográficamente, deben justificar a sus clientes los trabajos realizados mediantes documentos justificativos, se hace necesaria esa centralización.

El primer problema que aparece es el de la dispersión de los archivos.

El segundo problema aparece cuando esos archivos contienen documentos que son justificativos de los procedimientos de gestión de la empresa.

Supongamos una gran empresa de servicios en la que trabajan muchos empleados que están dispersos por distintas localizaciones y que justifican sus trabajos por medio de albaranes o partes de trabajo.

Si estos documentos no llegan a tiempo para ser enviados a los clientes como justificante del trabajo realizado, pueden provocarse demoras en los cobros que pueden llegar a crear problemas de tesorería en la empresa. 

¿Cómo se solucionan estos problemas?

Ante el problema de dispersión de archivos, la centralización de documentos permite almacenar todos los documentos en un servidor central. Así, se evitan los problemas que se producen por la dispersión que están muy relacionados con la mejora de la eficiencia.

Esta forma de archivar pasa por digitalizar previamente todos esos documentos, para imitar esa forma de archivar que se producía con los documentos en papel, pero con todas las ventajas que se obtienen de la digitalización.

Cuando esos documentos son justificativos para el cobro de un trabajo realizado, se hace indispensable la centralización de esos documentos en formato digital en un sistema accesible de forma ágil y sin riesgos.

Las empresas descentralizadas necesitan trabajar con sistemas que les permitan centralizar sus documentos de forma que accedan a ellos de forma rápida y todas las veces necesarias.

Cuando los documentos se encuentran dispersos en los discos duros de los diferentes empleados y no se ubican en un servidor central se producen bajos rendimientos.


Está comprobado que se emplea un 40% del tiempo realizando tareas tales como:

  • Buscando o solicitando los documentos a los distintos empleados de la empresa. No sólo de distintos departamentos, sino también de las distintas áreas o centros de trabajo.
  • Averiguando cuál de todas las versiones existentes es el documento válido, ya que existen multitud de copias duplicadas.
  • Corrigiendo los errores que se producen por no disponer de los documentos actualizados y verificados.
  • Reparando las pérdidas de esos documentos por extravío, por eliminación o por ediciones incorrectas de otros empleados.

La centralización ayuda a evitar la ineficacia y la pérdida de tiempo que se produce al no disponer de un sistema centralizado de documentos.

 

Ventajas de la centralización de documentos

La centralización de los documentos en una organización aporta diversas ventajas entre las que destacan:

  • Agilidad en las búsquedas: al estar todos los documentos en un repositorio central, cuesta menos tiempo acceder a los documentos.
  • Protección: al estar todos los documentos en un sistema central de almacenamiento, se pueden aplicar criterios de protección de datos mayores que si se guardan en los ordenadores individuales.
  • Documentos únicos: al controlar las versiones de los documentos en la misma unidad central, se evitan duplicidades y errores.
  • Estructuración del almacenamiento: tener un espacio de almacenamiento centralizado común, todos los empleados introducen, modifican y extraen documentos. Se necesita establecer unos criterios de organización de los documentos.
  • Eficiencia y seguridad: el hecho de centralizar la información aumenta la eficiencia y la seguridad. La integridad y seguridad no reside en los ordenadores individuales sino en el central.
  • Disciplina: esta centralización implica cambios en las normas y operativa de la empresa, puesto que todo el mundo ha de dejar las últimas versiones en el repositorio central.
  • Seguimiento: al estar compartidos, se conoce quién ha creado o modificado un documento con el fin de determinar responsabilidades.
  • Control: se establece un control sobre qué empleado puede acceder a qué documento. No es un criterio válido que todos los empleados accedan a cualquier documento o no con los mismos permisos.
  • Seguridad y trazabilidad: al tener unos roles establecidos, se conoce quién y de qué forma accede a cada documento. La trazabilidad de las acciones se quedan grabadas. Esta trazabilidad se obtiene mediante workflows o flujos de trabajo.
  • Copias de seguridad: debemos evitar las posibles pérdidas de información por borrados accidentales o bien sobre-escritura de los documentos. Se deben ir realizando copias de los documentos mediante un sistema de versiones.
    Las copias de seguridad deben residir en un lugar distinto y deben permitir la recuperación inmediata de la información.
  • Privacidad: garantizar la seguridad y privacidad de la información es clave. El hecho de almacenar la información en servidores propios o bien en la nube mediante un proveedor externo hará que las acciones para preservar la seguridad y privacidad sean unas u otras. Si este trabajo lo realiza un proveedor, deberemos asegurarnos de que realice auditorías periódicas y aplique las medidas correctoras en cada momento.
  • Acceso remoto: hoy en día no se entiende que la información no esté accesible desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, incluyendo los móviles.
    Cuando todos los datos están en la nube, el acceso a ellos se puede realizar desde cualquier ubicación.

ventajas de la centralización

¿Centralizar en un servidor dedicado propio o en la nube?

Los datos pueden almacenarse en un servidor dedicado propio que se encuentre en la organización o unidades externas de almacenamiento, o bien almacenarlo en la nube.

Desde que Internet se ha convertido en la herramienta base de todas las empresas, la forma de trabajo y almacenamiento de la información ha cambiado, siendo cada vez más frecuente el uso de almacenamiento en la nube.

Ventajas de trabajar en la nube

 

  • Capacidad: el espacio de almacenamiento aumenta. El hecho de guardar la información en servidores locales cuenta con el inconveniente de la limitación del espacio en disco. La capacidad de estos sistemas es limitada, y el hecho de querer aumentarla, implica mayor coste.
  • Gratuito: esta es una gran razón y es una de las principales por las que las compañías se deciden por esta forma de trabajo.
  • Acceso: el acceso a los datos que se encuentran almacenados en la nube puede realizarse desde cualquier lugar y también desde cualquier dispositivo. Las ventajas que conlleva esta forma de trabajar son la deslocalización, ya que no hace falta estar en la oficina, y el acceso simultáneo de varios usuarios a la misma documentación.
  • Trabajo colaborativo: al trabajar en la nube, se puede acceder a la información para modificarla desde varias cuentas en tiempo real. En empresas donde hay un gran número de usuarios en muchos departamentos, áreas de trabajo o incluso delegaciones o sedes, esta es una forma de favorecer el trabajo colaborativo de una empresa.
  • Disminuyen los riesgos: los riesgo de pérdida de información disminuyen. En el caso del almacenamiento local, si hay algún problema de deterioro, los datos corren el peligro de perderse. Al almacenar la información en la nube, esto no ocurre, ya que se realizan copias de seguridad periódicas.

Centralización y Digitalización

El proceso de centralización pasa por un proceso previo de digitalización.

La digitalización de documentos es una buena inversión para su empresa ya que además de ayudarle a reducir el coste del papel, la ayudará a agilizar las búsquedas, a reducir los costes de almacenaje externos y a ser más productivo al reducir el tiempo de procesado de los documentos.

Si te ha parecido interesante este artículo, puedes acceder a la Guía de la Digitalización que te mostramos a continuación y seguir leyendo nuestro Blog.

 

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