La facturación electrónica sustituye a las facturas tradicionales en papel, y se caracteriza porque el envío a los destinatarios se realiza por medios telemáticos en formato electrónico, reemplazando al documento físico en papel y con la misma validez fiscal y jurídica ya que está firmada con una firma electrónica avanzada, emitida por una autoridad de certificación reconocida por la agencia tributaria correspondiente

¿Cuándo es válida una factura electrónica?

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa deberá:

  • CONTENER LOS CAMPOS OBLIGATORIOS exigibles a toda factura
  • ESTAR FIRMADO MEDIANTE UNA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA basado en certificado reconocido
  • SER TRANSMITIDO DE UN ORDENADOR A OTRO recogiendo el consentimiento de ambas partes

¿Cuál debe ser el contenido de una factura electrónica?

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura:

  • Núm. Factura
  • Fecha expedición
  • Razón Social emisor y receptor
  • NIF emisor y “receptor”
  • Domicilio emisor y receptor
  • Descripción de las operaciones (base imponible)
  • Tipo impositivo
  • Cuota tributaria
  • Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

¿Cómo se firma una factura electrónica?

Se requieren tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida:
  • Que sea una firma electrónica avanzada
  • Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en la Ley 59/2003 de 19 de diciembre en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”
  • Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías:
  • - Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto
  • - Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente en cada momento
  • - Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros
  • - Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.” (Art. 24.3).

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Solución para la Gestión Facturas Electrónica

expert FIRMA es la solución que tiene como objetivo la automatización del proceso de facturación electrónica en la organización y la comunicación de facturas y fichros oficiales con las AAPPs y la AGENCIA TRIBUTARIA.

Con expert FIRMA, se podrán generar facturas electrónicas en múltiples formatos estructurados u obtenerlas desde el ERP corporativo, para que sean firmadas a través de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, se envíen a los clientes o bien a portales de entrada de facturas de las AAPP  (p.e. FACE para la Administración General del Estado, Ge-Factura para la Generalitat Valenciana, etc.)  y sean almacenadas en repositorios locales o en nuestro servicio en la nube (expert CUSTODIA)

Con expert FIRMApodrá también firmar los ficheros SII (Sistema de información inmediata) y enviarlos al portal de la AGENCIA TRIBUTARIA recibiendo el acuse de recibo correspondiente, con posibilidad de integrarse con su ERP.

GENERACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS EN MÚLTIPLES FORMATOS (FacturaE, PDF, GeFactura, UBL…), directamente desde expert FIRMA o facturas procedentes del ERP corporativo.
FIRMA DE FACTURAS a través de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
FIRMA DE FICHEROS SII e integración con el portal de la AGENCIA TRIBUTARIA.
PROCESADO AUTOMÁTICO DE GRANDES VOLÚMENES DE FACTURAS parametrizando las acciones a realizar para cada factura: Firma, Firma + Envío por Mail, Firma + Envío a Punto de Entrada de Facturas de AA.PP. y Firma + Envío a Custodia.
CAPACIDADES DE PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DESATENDIDA POR FRECUENCIA DE TIEMPO DE FIRMA CON ENVIO DE FACTURAS Y FIRMA CON ENVIO DE FICHEROS SII, aplicando sistemas de alertas por correo electrónico.
PROCESADO PARA ORGANIZACIONES MULTI-EMPRESA a través de plantillas de facturación electrónica por cada empresa.
CUSTODIA DE FACTURAS EN LA NUBE en el data center de DATADEC ONLINE, S.A. a través de expert CUSTODIA, que permitirá al cliente final acceder a sus facturas electrónicas.
INCORPORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA FACTURA (contratos, albaranes, etc.) manualmente o a través de la digitalización con expert SCAN, para su envío junto a la factura electrónica.

Recepción de facturas emitidas desde el ERP

Entrada manual de facturas

Firma electrónica de facturas

Envío de facturas a AA.PP.

Incorporación de albaranes de clientes firmados y escaneados desde expert SCAN

 

Con las modificaciones introducidas en el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido se instaura un nuevo sistema de gestión del IVA basado en la llevanza de los Libros Registro del impuesto a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro casi inmediato de los registros de facturación.

¿Que supone la implantación del "Suministro Inmediato de Información" (SII)?

El "Suministro Inmediato de Información" (SII) supone una mejora sustancial en la relación de comunicación entre la Administración y el contribuyente, puesto que va a permitir tener una relación bidireccional, automatizada e instantánea.

expert Firma permite firmar el fichero generado por su ERP con la relación de facturas emitidas y recibidas y enviarlo al portal de la AGENCIA TRIBUTARIA, recibiendo simultáneamente el acuse de recibo correspondiente.

Opcionalmente puede enviarlo al servicio de expert Custodia, quien a través de su firma delegada, firma el fichero, lo envía a la AGENCIA TRIBUTARIA y queda constancia en el mismo del acuse de recibo.

Para saber más del Sistema de Información Inmediata (SII) visite nuestra sección: Sistema Inmediato de Información (SII)

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