Financial Resource Management

expert Finanzas es el módulo que le ofrece el servicio para gestionar las operaciones financieras: Financial Resource Management o FRM. Permite controlar e integrar la Información Financiera, mediante el soporte a las operaciones diarias del Departamento Financiero. Gestionar de manera integral el sistema financiero de su empresa es también tarea imprescindible para tener una visión completa de su situación económica. Está preparado para cualquier grupo de empresas, de cualquier sector, con capacidades multidivisa y multiidioma.

expert Finanzas no sólo es un sistema que soporta las operaciones diarias como son la gestión de cuentas a cobrar, a pagar, operaciones bancarias, declaración de impuestos y contabilidad General. expert FRM le ofrece módulos avanzados para la gestión de tesorería con proyección y presupuestación, la conciliación bancaria, gestión de activos, gestión de préstamos, leasing y renting, gestión del riesgo interno y relación con compañías aseguradoras, así como un sistema avanzado de contabilidad analítica.

Expert Finanzas está adaptado permanentemente a los cambios legales y fiscales. En la actualidad está adaptado para cumplir con los requimientos de la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) en especial con el Sistema de Información Inmediata (SII).

CONTABILIDAD FINANCIERA

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Trabaje en multidivisa, controle en cada operación la diferencia de cambio generada. Extraiga la información en la moneda del cliente y de la empresa. Dispone de informes tanto de cobros como de pagos que muestran ambas monedas con su cambio.

Está orientada a procesos, es decir, que un dato introducido, generará varios procesos vinculados. Por ejemplo, cuando reciba la factura de un proveedor, podrá casarla con los albaranes de la mercancía recibida y el sistema automáticamente generará el registro en el libro de IVA, el importe pendiente de pago al vencimiento establecido con el proveedor en cartera, el asiento contable con las distintas cuentas de gastos asociadas al producto, repartiendo el gasto al mes de la factura. Permitirá aplicar o generar una periodificación del gasto en un periodo y si es una operación de importación generará los documentos equivalentes.

Al estar orientada a procesos, existe total trazabilidad de las operaciones. Consulte el histórico de movimiento de los cobros y los pagos. Presente al auditor la situación de su cartera a fecha de cierre de año. Compruebe que usuario, con qué programa y cuando creo, modificó, borro un cobro o un pago.

Mediante la gestión contable podrá organizar su contabilidad en diferentes archivos numerando los documentos según su tipología. Acceda de forma rápida a la contabilidad de cualquier ejercicio y con un único plan de cuentas.

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CONTABILIDAD ANALÍTICA

A través de la Gestión Analítica se disecciona la información financiera en unidades de coste, profundizando en el análisis para conocer dónde se originan y se consumen los ingresos y gastos de su empresa.

Con la vinculación de cuentas contables y unidades de coste y las imputaciones por centros de trabajo y centros de coste, puede repartir los importes de la contabilidad para obtener resultados por centros. Además, este nivel de detalle permite detectar desviaciones y corregirlas para hacer su empresa más competitiva. El auditor de contabilidad le alertará de los posibles descuadres.

La Gestión Analítica incorpora la Gestión Presupuestaria a nivel de unidades de coste, de centros de trabajo y de centro de coste. Estos presupuestos analíticos completan la información obtenida con los presupuestos financieros, ya que con la analítica se profundiza a nivel máximo en la actividad de la empresa.

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Dispone de aplicaciones para realizar repartos secundarios de forma automática. Con el reparto primario imputará los costes e ingresos a las unidades de coste correspondientes. Con el reparto secundario distribuirá los importes de las unidades de coste a otras unidades a la fecha que Usted decida. Estos repartos secundarios se utilizan para el reparto de costes de estructura, gastos de personal o ciertos gastos o ingresos indirectos entre los diferentes centros de coste o proyectos.

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Incorpora una completa batería de informes para visualizar la información desde diferentes perspectivas, en función de los objetivos buscados. Los balances y extractos analíticos, con diferentes criterios de agrupación y ordenación, cubren todas las necesidades que pueda tener.

Por otra parte, dispone de diversas utilidades para agilizar procesos como el cambio de unidades de coste o centro de forma masiva, la obtención de diferencias entre la analítica y la contabilidad financiera o la creación rápida del desglose analítico de un nuevo centro de coste (o proyecto) a partir de otro existente.

CARTERA DE COBROS

Conozca en todo momento la composición de su cartera para tomar las decisiones oportunas.

expert Finanzas y su gestión de cobros están orientados a proporcionarle la información más fiable y precisa sobre su cartera de efectos.

Con expert Finanzas  las operaciones se realizan desde procesos inteligentes que permiten que la gestión pueda ejecutarla con total efectividad, generando los asientos contables automáticamente y minimizando las posibilidades de error.

Entre las principales funcionalidades que puede utilizar en el módulo de Cobro se encuentran: Definición de Bancos y Condiciones financieras pactadas para controlar en todo momento el coste financiero de las Pólizas de Crédito, Operaciones de remesas, impagados, etc.

También podrá introducir intereses referenciados al Euribor, de manera que periódicamente cambiando el interés de referencia, automáticamente expert Finanzas realice los cálculos correctos con el mínimo mantenimiento..

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En todo momento podrá contrastar las condiciones económicas de cada banco y obtener la información básica necesaria para conocer el reparto que ha realizado de descuento de papel entre las diferentes entidades bancarias y el negocio que ha generado a la entidad.

Cada Documento Financiero tiene su propio circuito definido. Parametrización de la contabilización que serán realizados por nuestros consultores en la fase de implantación.

La cartera de cobros se nutre directamente de los efectos generados automáticamente en el proceso de facturación, así como resultado de la operativa diaria en el proceso de Recepción y Cobros de Documentos.

La recepción y cobro de documentos permite recepcionar cualquier tipo de cobro, ya sea transferencia, pagarés, talones o recibos, ya sean individualmente o agrupados, con o sin aplicación de abonos, total o parcialmente También el proceso permite introducir anticipos que posteriormente podrá ser aplicados a otros efectos, recibir cobros de confirming con el control correspondiente de gastos, gestiones todas ellas, que pueden realizarse con la divisa de la organización o cualquier otra divisa, gestionando en ese momento el cambio correspondiente.

Para evitarle el inconveniente de pequeños saldos que se producen en el proceso de cobros, habitualmente menos de 1 euro, expert Finanzas  le permite parametrizar la cuenta contable de Ingresos y Gastos Financieros para que estas operaciones queden saldadas y recogidas automáticamente en los asientos correspondientes por diferencias de cobro.

Todos los procesos que mueven cartera generan automáticamente los asientos contables automáticos. Si la empresa tiene activada la contabilidad analítica, los movimientos correspondientes al mapa analítico de costes serán automáticamente realizados.

Los efectos que se encuentran en cartera, Giros que se han generados directamente desde la Facturación, Talones, Pagarés, etc. que se han generado desde la Recepción y Cobro de Documentos, podrán ser gestionados para que la empresa realice las Remesas para el Descuento o para el Cobro.

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expert Finanzas dispone de una variedad de informes que le permitirán conocer por tipos de documentos, por vencimientos, por clientes, etc. la distribución de la cartera con el objetivo de obtener información de calidad para preparar la remesa o para realizar el correspondiente seguimiento de cobros pendientes.

Gestionar el Seguro de Cambio también es una de las funciones de expert Finanzas. Le permitimos realizar la solicitud de seguros de cambio al Banco, así como la documentación y asignación correspondiente del cambio por parte de su entidad financiera a cada factura.

El proceso de la asignación de remesa, teniendo en cuenta el saldo disponible de las pólizas de descuento, le facilitará de manera muy efectiva la selección de efectos para preparar la remesa atendiendo a filtros.

Una vez asignada la remesa, expert Finanzas le permite confeccionar la carta de la remesa y actualizar contablemente, generando ficheros según la normativa SEPA.

Cuando reciba la liquidación de los gastos de remesa, expert Finanzas le permitirá seleccionar la remesa de origen, le mostrará los gastos teóricos que tiene que aplicar el banco en base a las condiciones económicas pactadas, aceptará o modificará los costes y actualizará contablemente de manera automática. Nuestro objetivo es que expert Finanzas le permita controlar cualquier tipo de coste financiero y pueda evitar errores provocados por terceros.

El proceso de reclamación de efectos que se encuentran remesados en el banco.
El módulo de Impagados le permitirá gestionar los efectos devueltos.

expert Finanzas también le permite disponer de un Plan de Pagos establecido con su Cliente. En este caso puede definir varios planes de pago, indicando importe, frecuencia y plazo. expert Finanzas generará periódicamente estos efectos en cartera que serán remesados. Por otro lado, los efectos generados por facturas asociadas a ese plan de pagos, entrarán en la cartera retenidos para que, con la periodicidad que vd., indique, el sistema compense los efectos girados pertenecientes al plan de pagos y los efectos retenidos hasta ese momento. Este proceso le permitirá generar automáticamente un efecto a cobrar o a pagar dependiendo de la diferencia entre uno y otro concepto.

expert Finanzas le permite gestionar las operaciones de fáctoring. expert Finanzas le permite crear líneas de descuento de fáctoring indicando el % de financiación, los costes de financiación, así como procesos que le facilitarán la asignación de efectos de clientes con fáctoring que desea financiar. expert Finanzas le permite generar un fichero de la norma 58 para enviar a la entidad con las facturas asignadas en este proceso.

Hay 3 tipos de documentos que intervienen en muchas operaciones, los abonos, los cargos y los anticipos.

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Los abonos generados desde el proceso de facturación como resultado de devoluciones de materiales o incidencias en facturas por cualquier tipo de error deben ser aplicados contra cartera de efectos pendiente del cliente o bien liquidados generando efectos de pago al cliente. Lo habitual es que en muchas ocasiones en el proceso de recepción y cobros de documentos, el cliente se aplique los abonos contra efectos enviados, en otras ocasiones, si la forma de pago es giro, comunica que se apliquen los abonos a giros pendientes y también ocurre que desee que se liquide el abono. La liquidación de abonos es un proceso que habitualmente puede producirse por el pago de rappels o como resultado de aportaciones (habitual en el sector de alimentación).

En expert Finanzas gestionamos 2 tipos de cargos, los cargos generados por el proceso de Facturación Directa o Entrada de Impagos por ejemplo, cargos por gastos de devolución y otros cargos que son realizados por nuestro cliente como resultado de errores que se han producido en la facturas (habitual en las grandes superficies), en este caso el cliente se adelanta a nuestro abono. expert Finanzas gestiona todos estos procesos manteniendo la trazabilidad en las operaciones.

expert ERP es capaz de asociar el pedido al anticipo, de esta manera, cuando se genere la factura será capaz de aplicar el anticipo, generando automáticamente por la diferencia un nuevo efecto. Es habitual también poder aplicar anticipos a cartera de efectos para realizar la compensación del mismo.

El proceso de aplicación de abonos a cartera, de abonos a cargos y de anticipos a carteras, etc. puede realizarse parcial o totalmente, dependiendo del importe del efecto. Siempre se conoce la trazabilidad de las aplicaciones parciales que se han producido al efecto.

Diariamente expert Finanzas realizará de manera desatendida los procesos de baja de efectos al vencimiento con el objetivo de tener en cartera los efectos pendientes de vencimiento y con la garantía de tener cuadrado las cuentas contables del riesgo de cada entidad bancaria. expert Finanzas le permite bloquear las cuentas contables que no permitirán asientos manuales.

A través de expert Finanzas, podrá obtener múltiples informes de cartera, incluso situación de cartera de cobros a una fecha dada anterior, muy útil en los procesos de auditoria contable realizados anualmente.

CARTERA DE PAGOS

Gestione la cartera de pagos a través de procesos que automatizan el flujo de cada tipo de documento, minimizando cualquier tipo de error.

Dependiendo del tipo de documento, expert Finanzas gestiona la cartera con procesos diferentes.

La Asignación de Pagos es utilizada para realizar las remesas de pagos de Pagarés, Talones, Confirming o generación del fichero por la Norma 34 o Norma 68. Este proceso permite agrupar efectos del mismo proveedor y vencimiento, así como aplicar abonos pendientes.

expert Finanzas confecciona la carta de talones/pagarés según el filtro de asignación de pagos realizado y actualiza la contabilidad automáticamente.

En el caso de que la forma de pago sea Giro, expert Finanzas le permite realizar, opcionalmente, el compromiso de orden de pago, asignando el efecto a dicho banco y generando la carta de autorización para aceptar la domiciliación correspondiente.

Mediante el confirming damos la posibilidad a nuestro proveedor de que un determinado banco, con el que hemos pactado unas condiciones, le anticipe el importe de la factura a cambio de un determinado interés. Nuestro proveedor puede elegir entre aceptar el anticipo o no.

En el caso de cargos del banco por efectos domiciliados, expert Finanzas cubre todo tipo de cargo tanto de operaciones de facturas de proveedor, como de operaciones de Leasing y de Préstamos.

En el caso de las operaciones de Leasing el sistema actualiza el contrato de Leasing, generando los ajustes contables por distribución de la deuda a corto y largo plazo entre otros apuntes.

En ciertos sectores como en la Construcción, para cada factura se produce una retención que pasado el periodo de garantía debe liquidarse al proveedor. expert Finanzas gestiona todo el proceso de retención de facturas y posterior liquidación.

El proceso de compensación de Clientes/Proveedores le permitirá gestionar la deuda de operaciones de clientes que también tienen deuda como Proveedor. Este proceso permite la compensación y generación del documento de cobro o pago, dependiendo del total de la deuda de cada parte.

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expert Finanzas dispone de informes que le facilitarán el conocimiento agrupado y detallado de la deuda con proveedores por diferentes conceptos y periodos. Los informes de previsión de pagos podrá tener en cuenta los cargos periódicos que no se encuentran en el sistema a partir de las facturas de proveedor (Previsión de alquileres, nóminas, seguridad social, impuestos, etc..).

Asegure la fiabilidad de los datos introducidos mediante herramientas de control contable expert Auditor detecta e informa de descuadres entre contabilidad y gestión mediante una serie de procesos manuales y automáticos que se complementan para que la contabilidad proporcione una imagen fiel de las cuentas de la empresa

TRATAMIENTO ASEGURADORAS

La Gestión del Riesgo Financiero con los clientes es uno de los pilares del módulo Aseguradoras.

Más de 20 años de experiencia en empresas de tamaño medio y grande, han nutrido de funcionalidad esta área, cuyo objetivo principal es asegurar el máximo control en la gestión de las operaciones de venta.
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El control del riesgo actúa en diferentes operaciones, la entrada de pedidos, ya sea desde el ERP o desde el Portal Web, Expediciones, entrada de impagados, Renovaciones, Reclamaciones, etc. el objetivo es impedir que el sistema asuma más riesgo del previsto.

Podrá realizar la ejecución de los procedimientos de Morosidad. Dependiendo de cada criterio, marcará el plazo de días para realizar la dotación, situaciones que hay que incluir en el informe de Dotación, Creación automática de los expedientes de insolvencia, etc. El proceso de Dotación realizará los asientos automáticos de contabilidad general y marcará los efectos y abonos en cartera como dotados, lo que permitirá tener el control en el caso de que se cobren alguno/s de los efectos con posterioridad, así como procesos de Recuperación del IVA de facturas incobrables y seguimiento de la documentación de las demandas judiciales.

A través del módulo de control del riesgo podrá facilitar una herramienta de seguimiento a su Departamento de Cobros (Diario de Cobros). En todo momento conocerá en tiempo real la situación de cada cliente y podrán realizar el seguimiento de llamadas y compromisos de los clientes.

BANCOS

CONTROL DE CONDICIONES BANCARIAS: Definición de las condiciones negociadas con entidades bancarias, guardando el histórico de condiciones

PREVISIÓN DE SALDOS BANCARIOS: Previsión del saldo de cuentas bancarias, teniendo en cuenta tanto las deudas de clientes y proveedores como otras previsiones adicionales

PREVISIÓN DE COBROS Y PAGOS: Múltiples informes de las previsiones de pagos y cobros previstos

GESTIÓN DE LAS INVERSIONES FINANCIERAS a partir de la visión general de tesorería

 

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CAJAS

GESTIÓN DE MÚLTIPLES CAJAS: Posibilidad de definir varias cajas y asignarlas al centro correspondiente. En cada centro se introducirán los movimientos y una vez cuadrada se actualizarán desde la central.

CAJA EN MONEDA EXTRANJERA: Posibilidad de definir cajas en moneda extranjera, controlando así el efectivo disponible en cada moneda.

DEFINICIÓN DE TIPOS DE MOVIMIENTOS DE CAJA: Posibilidad de definir las claves de movimiento que se podrán utilizar en cada caja, limitando el tipo de movimiento a realizar.

ARQUEOS DE CAJA: Disponga de la posibilidad de gestionar los arqueos de caja controlando así los movimientos ficticios tales como vales y pagos a cuenta.

CONCILIACIÓN BANCARIA

Deje que la aplicación identifique los movimientos bancarios capturados y genere los asientos de pago y cobro de forma automática.

Mediante la carga del extracto de su banco generado con la norma 43 del CSB podrá conciliar sus movimientos contables y bancarios.

Cuando el día de vencimiento de sus pagos tenga multitud de cargos realizados en el banco ya no tendrá que puntear manualmente el extracto, la aplicación realizara el trabajo por usted ya que dispone de toda la información necesaria en cartera y podrá identificar importe, vencimiento y proveedor.

expert Finanzas se integra con SAGE XRT ONLINE BANKING para automatizar la descarga bancaria y eliminar costes de personal y tiempos para tener conciliado los bancos a primera hora de la mañana.

PRÉSTAMOS Y LEASING

En cualquier organización es necesario tener un porcentaje del circulante financiado con entidades de crédito. Las operaciones más habituales, por sus ventajas fiscales, son las de leasing. Pero también son bastante comunes los préstamos o las líneas de financiación de operaciones con proveedores extranjeros.

Podrá tener controladas los contratos de leasing, los préstamos bancarios y las operaciones de financiación de importaciones.

Cada uno de estos módulos están orientados a procesos, de forma que una vez introducidos los datos de partida de un contrato el sistema propondrá los pagos a realizar, el cuadro de amortización, generará la cartera de pagos pendiente, el asiento de reclasificación y la factura en el libro de IVA. De esta forma con una sola acción realiza tres procesos de forma automática.

Introduzca los préstamos utilizando diferentes fórnulas de cálculo, Método Francés de Cuota constante, capital constante, Término variable geométricamente o aritméticamente, aplique periodos de carencia, ajuste la preamortización del préstamo, calcule los intereses en base a 360 días comerciales o naturales o 365 días. Reproduzca por tanto cualquier préstamo que necesite en la aplicación.

Lleve sus leasing y préstamos contabilizados a coste efectivo, realice cambios de tipo de interés, cancelaciones parciales o totales, vincule los leasing a la ficha del inmovilizado.

GESTIÓN DE IMPUESTOS

La orden EHA/3787/2008 de 29 de diciembre de 2008, obliga a todas las empresas a presentar el detalle de las facturas contenidas en sus libros registros.

Esta información se presentará mediante el modelo 340. expert Finanzas generará el fichero y podrá presentar dicho modelo así como la Autoliquidación mediante el modelo 303. El sistema bloqueará las facturas presentadas, las cuentas de IVA relacionadas y generará el asiento de cierre de IVA. Además expert Finanzas dispone de un configurador para el cálculo de modelos de casillas (303, 123, ...)

Agilice los trámites con Hacienda con la presentación telemática del Intrastat, la declaración operaciones con terceros mediante el 347 y el 415, las operaciones comunitarias con el 349, el resumen anual de IVA con el 390, etc.

Controle aquellas facturas que no se han devengado en el periodo de liquidación. Gestione las facturas con retención del 5% por garantía y genere automáticamente la factura una vez realizado el cobro o pago.

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SII Sistema de Información Inmediata

expert Finanzas le permite el cumplimiento del SII para empresas con facturación superior a 6 millones de euros, grupos societarios a efectos de IVA, inscritos en el régimen de devolución mensual, o que deseen acogerse voluntariamente a este nuevo modelo de gestión de IVA.

Todos los procesos que generan IVA (facturación de clientes, facturación de proveedores, venta de activos, operaciones financieras que generan facturas como impagados, operaciones de leasing, préstamos), operaciones rectificativas, etc. Han sido adaptados para cumplir con la generación de los libros de IVA.

expert Finanzas genera los libros bajo demanda o de forma planificada, basándose en la frecuencia que establezca.

Los libros generados son tratados con su certificado digital, validados y enviados a la agencia tributaria mediante nuestra solución expert Firma SII.

Dependiendo de la operación realizada, el sistema genera los libros de altas, modificación o anulación de registros de IVA.

Los mensajes de recepción de acuse de recibo, son actualizados en expert Finanzas para su archivo asociándose al registro de facturas, permitiendo que la dirección financiera, tenga un solo punto de información de cuadre del IVA contrastándose automática y permanentemente con el registro de facturas aceptadas de la AEAT.

ACTIVOS

Una de las partidas más significativas en la cuenta de resultado de una empresa es el gasto en amortización del inmovilizado. Tan importante como difícil de gestionar ya que el volumen de datos suele ser importante y llevar un cuadro de amortización de cada activo es laborioso.

Puede crear usted mismo la ficha de inmovilizado en el mismo momento de introducir la factura. El sistema creará el cuadro de amortización mensual de forma automática según el porcentaje de amortización aplicado y contabilizará las amortizaciones mensualmente.

Podrá realizar depreciaciones de valor, poner un inmovilizado mantenido para la venta, venderlo o darlo de baja.

Gestione la ubicación de los activos de la empresa entregados en depósito a clientes o proveedores. De esta forma podrá saber mensualmente cual es su coste en dotaciones ya que el sistema le grabará para cada activo y mes la amortización que le corresponda.

Toda la aplicación está orientada a mostrar la imagen fiel de la empresa mediante la contabilización mensual de operaciones.

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