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La organización del almacén ha traído de cabeza a responsables logísticos de todos los tiempos desde que los almacenes existen. Llevar a buen término un proyecto de organización de almacén cuando éste no lo está, es una labor titánica incluso para pequeños almacenes. Requerirá medios y grandes dosis de conocimientos, constancia y paciencia. Pero mantenerlo así una vez logrado el objetivo no es en absoluto una tarea menor.
En líneas muy generales, podemos leer en multitud de artículos profesionales que la clave del éxito para organizar un almacén eficazmente es la planificación. Anticipar tareas y tiempos, planificar los pasos a seguir y sobre todo quién hará qué, con qué medios y en qué momento. Pero no nos engañemos, la tarea organizativa no es lo que de verdad debe centrar nuestros esfuerzos. El verdadero reto es planificar cómo vamos a mantener en el tiempo lo ya logrado, y para ello, es importante asegurar lo conseguido con el apoyo de un programa de gestión de almacenes.
La organización del almacén empieza por acciones concretas, pero se mantiene en el tiempo por cultura de empresa. Si no somos capaces de destinar medios y establecer políticas de actuación orientadas a mantener la organización a largo plazo, nuestros esfuerzos se verán reducidos a un efímero esfuerzo puntual que estaremos obligados a repetir periódicamente, cada vez que el almacén por el simple hecho del paso del tiempo, vuelva a necesitar organizarse.
No obstante, todo camino por largo que sea empieza siempre por el primer paso y la organización de un almacén no es una excepción. Debemos elegir aquellos puntos de partida que además de servirnos como inicio puedan ser integrados en estrategias que se mantengan en el tiempo.
A continuación, veremos algunos consejos que pueden orientarnos sobre cuáles deben ser esos puntos de partida para organizar un almacén.
1.- Equipemos el almacén
La buena organización del almacén debe empezar por un buen equipamiento al servicio del personal operativo de almacén. Esto es lo que permite abordar todas las operaciones que deben realizarse, de forma óptima y sin riesgos para ellos ni para las mercancías.
No hablamos sólo de aquellos elementos de apoyo que favorecen optimizar los flujos y procesos sino también de los que permiten analizarlos y mejorarlos.
El software es el equipamiento organizativo más importante de todo almacén y por ello también debería ser el primero en ser introducido.
Hoy en día prácticamente nada se hace ya en un almacén sin la ayuda del equipamiento especializado necesario para optimizar y facilitar cada operación. Los almacenes organizados funcionan gracias a lectores de códigos de barras, carretillas elevadoras, transpaletas, carros de transporte y picking, PDAs, equipos informáticos, antenas WIFI, etc. Todos ellos facilitan el manejo de cargas, el fujo de información y materiales, acortan tiempos, evitan errores, previenen lesiones, preparan documentación, etc. pero deben ser dirigidos por un sistema central como un sistema de gestión de almacén SGA que proporcione una organización coordinada de todas las operaciones a las que ese equipamiento presta apoyo.
2.- Ajustemos los niveles de stock
El sobrestock no debe tener cabida en un almacén organizado.
Debemos orientar nuestros esfuerzos hacia un aprovechamiento óptimo del espacio disponible. Esta es una de las claves, quizá la más importante, para mejorar notablemente la organización de cualquier almacén y de cualquier área de la empresa. Debemos ser conscientes del número necesario de referencias que podemos y debemos manejar y no sobrepasarlo innecesariamente de forma continuada.
Una de las principales muestras de desorganización más evidentes en todo almacén es el sobrestock. Referencias que se acumulan en sitios inverosímiles o en condiciones inadecuadas por cualquier pasillo o rincón, provocando retrasos, confusión, accidentes, prisas, errores y despilfarros día tras día. Cada referencia debe estar en su sitio y debe haber un sitio para cada referencia. Debemos controlar tanto el número de ellas que debemos almacenar como sus dimensiones, pesos y embalajes, en definitiva, debemos prevenir el espacio que van a necesitar.
Para lograr una buena organización del almacén, el sobrestock no puede convertirse en política de empresa para el almacén.
3.- Identifiquemos cada referencia y cada ubicación
Uno de los primeros pasos a la hora de organizar un almacén es organizar la forma correcta de identificación de cada referencia y de las ubicaciones que deben ocupar.
Debemos buscar un sistema de referenciado adecuado para las mercancías que manejamos. No sólo a la hora de estructurar los códigos, sino también a la hora de determinar el soporte de dichos códigos, ya que deben estar a la vista y soportar el paso del tiempo. Además, debemos también establecer para cada caso el protocolo de identificación, es decir, dónde se coloca cada soporte con cada código. Por ejemplo, si decidimos que sean etiquetas adhesivas tendremos que definir si debe colocarse una etiqueta por cada caja de un palé monoreferencia o solo una por palé.
Si queremos tener un almacén realmente organizado debemos definir y delimitar cada una de las zonas de nuestro almacén y trabajar para mantenerlas así. Recepción, ubicación, picking, preparación de pedidos, expedición, calidad, montaje, todas las zonas que necesitemos deben estar claramente delimitadas e identificadas. Además, todo el mundo debe ser conocedor de las funciones que deben realizarse y no realizarse en cada zona.
Puede parecer intrascendente pero, aunque no dispongamos de un sistema SGA, el mero hecho de nombrar cada estantería ya supone una mejora notable en muchos aspectos. Un ejemplo claro puede ser la mejora que esto supone sencillamente a la hora de transmitir información en los casos en los que necesitamos indicar la ubicación de alguna referencia. No es lo mismo responder “en la parte baja de la estantería A”, que toda la descripción necesaria para dar indicaciones acerca de una ubicación sin nombre.
4.- Preparemos una zona para los productos de alta rotación
Pensemos que una gran mayoría de todos nuestros movimientos, traslados, operaciones de picking, ubicación y reposición se van a concentrar en apenas un 20% de las referencias de nuestro almacén: las de alta rotación. Identificando nuestro ABC y delimitando una zona para las referencias de alta rotación, estaremos concentrando en esa zona la mayoría de las operaciones que les afectan, como el picking, la reposición o la ubicación.
Al estar ubicadas juntas en una zona determinada aprovecharemos mejor el espacio, reduciremos ampliamente los recorridos, optimizaremos su trazado, facilitaremos la identificación, la preparación de pedidos, acortaremos los procesos, en definitiva, favoreceremos el flujo de mercancías ya que, de esta forma, la mayoría de las operaciones quedan concentradas en un área concreta, en lugar de estar desperdigadas por todo el almacén.
5.- Utilicemos el Cross Docking
También llamado “cruce de muelle” es una técnica de preparación de pedidos consistente en reducir o eliminar el tiempo de almacenaje intermedio transfiriendo directamente las mercancías del muelle de entrada al de expedición.
La aplicación de la técnica de Cross Docking ahorra tiempo y número de operaciones, reduce el espacio ocupado, evita manipulaciones innecesarias de mercancías, mejora los plazos de entrega, reduce costes y aumenta la eficiencia y la productividad. Es una técnica cuya aplicación requiere medios, esfuerzo, planificación y un excelente control de tiempos.
Por lo tanto, podríamos decir que aplicar la técnica de Cross Docking es algo propio de almacenes bien organizados.
6.- Apliquemos herramientas Lean como las 5S en el almacén
La aplicación de la filosofía Lean al almacén es una forma de conseguir una rápida y mejor organización del mismo. Una forma relativamente sencilla de comenzar es aplicar las 5S.
De forma muy resumida aplicando las 5S lograremos mantener el almacén organizado, limpio y despejado, con lugares asignados para cada elemento de manutención, zonas delimitadas y limpias sin elementos inútiles que provoquen retrasos, despilfarros o accidentes y con un personal entrenado para reunirse de forma eficaz y dotado de herramientas y conocimientos que les ayuden aprevenir y resolver sus propias incidencias del día a día con eficacia.
En realidad, las 5S más allá de las acciones concretas que deben aplicarse para conseguir sus objetivos, logran implantar una filosofía de trabajo que está constantemente implicando a todo el personal en la ardua tarea de buscar la excelencia de cada una de las actuaciones inherentes al almacén. Una cultura empresarial asumida por todos enfocada a buscar formas de resolver problemas de ineficiencia o ineficacia de forma constante y mantenida en el tiempo, logrando a su vez que cada puesto de trabajo sea más cómodo y saludable.
7.- Establezcamos procedimientos de actuación fijos.
El personal de almacén debe organizarse tanto como las referencias que custodian. Una forma de conseguirlo es creando procedimientos de actuación fijos. Pero cuidado, fijos no quiere decir inmutables (inflexibles). Un almacén es un lugar vivo y por tanto también lo deben ser sus procedimientos, es decir, éstos deben evolucionar con el tiempo. Procedimientos fijos, pero no inmutables significa que, aunque deben buscar la repetición de actuaciones frente a situaciones tipo, al mismo tiempo deben estar abiertos a modificaciones que deben producirse en cuanto la situación tipo cambie.
Estos procedimientos deben ser divulgados y respetados, de manera que todo el almacén actúe de igual forma frente a las mismas situaciones, es decir, que actúen de manera organizada.
Conclusiones
Organizar un almacén eficaz no es una tarea fácil ni de poca envergadura, requiere conocimientos, medios, esfuerzo y sobre todo constancia. Un almacén organizado disfruta de fluidez en el flujo de mercancías que le permiten atender todos los requerimientos de sus clientes a tiempo y sin errores.
Un almacén organizado está equipado con los medios necesarios para controlar sus niveles de stock y tener todas sus referencias controladas e identificadas ubicadas en las zonas que les corresponden para agilizar las operaciones y mejorar el nivel de servicio al cliente. Un almacén organizado cuenta con personal especializado y motivado que responde a procedimientos de actuación que dirigen sus actuaciones adaptándolas y coordinándolas a cada nueva situación que se plantea. Un almacén organizado busca implantar una filosofía de trabajo orientada a la mejora continua de todas sus áreas y procedimientos tratando de prevenir la aparición de incidencias, considerando cada problema como una nueva oportunidad de mejora y abordando su resolución de forma metódica, coordinada y manteniendo reuniones eficaces, es decir, adoptando la filosofía Lean. Un almacén organizado cuenta con un aprovechamiento óptimo del espacio, con ubicaciones adecuadas a cada referencia, pasillos despejados y zonas perfectamente delimitadas y funcionalmente definidas.
Un almacén organizado, en definitiva, es un almacén feliz.
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