ALMACENES SIN SGA VS SGA
Lo que normalmente conocemos como gestión tradicional de un almacén o, dicho de otra manera, un almacén gestionado de forma tradicional, no es más que un almacén desprovisto de un sistema SGA adecuado que nos ayude en su gestión. En ocasiones incluso carente de cualquier tipo de software.
La necesidad de sacar pedidos, unida a la escasez de recursos e información disponibles, obliga a los operarios a interactuar entre ellos a la hora de resolver todas las dudas (sobre todo de localización, identificación y manipulación) que en la frenética actividad de estos almacenes se producen. Esto hace aflorar ciertas figuras de liderazgo no oficiales, es decir, no controladas por la empresa que nos gusta llamar “jerarquía sumergida”. La cantidad de soluciones que pueden surgir a un mismo problema debido al uso continuo de este tipo de jerarquía es infinita, por lo que la regularidad, la eficacia y el control de cada proceso es impensable.
Esta variabilidad en cada uno de los procesos del almacén, sostenida en el tiempo, sirve como caldo de cultivo para una serie de circunstancias no deseables, que acaban por caracterizar el funcionamiento de este tipo de almacenes tradicionales. En la siguiente tabla destaco algunas de ellas abriendo una puerta a la esperanza. Podemos ver aquellas circunstancias que más se sufren y que, por experiencia, primero desaparecerán tras los beneficios de la gestión del almacén que se alcanzan con la elección e implantación de un sistema SGA:
| Sin SGA |
| Organización del trabajo |
| Almacén orientado a personas que realizan cada vez procesos distintos dependiendo de la persona y las circunstancias. |
| Las tareas realizadas dependen de las órdenes directas de los jefes. |
| No hay gestión de recursos entendidos como carretillas, transpaletas, trilaterales, etc. |
| El flujo de mercancías se improvisa, es errático e imprevisible. El proceso productivo sufre interrupciones por roturas de WIP. |
| Nunca se trabaja en tiempo real. |
| Se invierten demasiados recursos en la formación del personal nuevo (meses). |
| Su buen funcionamiento se basa en la buena memoria de uno o varios empleados, que se hacen imprescindibles. |
| Mano de obra sobredimensionada |
| Stock y ubicaciones |
| Roturas de stock (reales y ficticias) frecuentes y continuas. |
| Trazabilidad con métodos no seguros |
| Desconfianza: niveles de existencias excesivos en referencias consideradas, clave. |
| Altísimos niveles de obsolescencias y PNC's. |
| No hay un buen control sobre la mercancía que está Aceptada, Calidad o Rechazada. |
| Desperdicio del espacio del almacén. |
| Información y mejora |
| El flujo de información es inexistente o lento e ineficaz. |
| KPI's de gestión, productividad, producto, control… inexistentes |
| Costes, ROI, trazabilidad, rotación, ABC, rendimiento, lead time,… son conceptos desconocidos. |
| Mejora continua imposible. |
| La integración de proveedores en nuestros procesos es impensable. |
| Nivel de servicio al cliente externo e interno muy bajo. |
| Expediciones |
| Se confía en la memoria para hacer un Piking en recorrido. |
| Se suman los pedidos a mano para hacer un Picking en oleada |
| De dónde se extrae la mercancía a servir depende de la memoria del operario |
| Pallet completo o picking. La gestión depende de las personas. |
| Recepción |
| No se sabe lo que se va a recibir de forma automática |
| Si hay algún pedido pendiente, depende de la memoria que cuando se reciba no se almacene. |
| Se ubica según los criterios de los operarios y cada vez puede ser distinto |
| Con SGA |
| Organización del trabajo |
| Almacén orientado a los procesos estándar que realizan los trabajadores. |
| Las órdenes las reparte el SGA a los operarios o los jefes directamente a los mismos a través de los terminales RF. |
| El SGA gestiona los recursos. Sabe qué tareas requieren qué recursos, quién los puede manejar y si está libre u ocupado. |
| El SGA controla existencias y demanda en cada punto de necesidad y envía la mercancía por rutas definidas antes de que se interrumpa el proceso productivo. |
| Siempre se trabaja en tiempo real. |
| El personal nuevo es productivo desde el primer día, apenas tras unas horas de haber empezado su jornada. |
| Su buen funcionamiento depende de su buena configuración, no de los usuarios. Nadie es imprescindible. Todo está orientado a procesos. |
| Mano de obra ajustada al volumen de trabajo. En todos los proyectos, permite un retorno de inversión muy rápido. |
| Stock y ubicaciones |
| Las roturas de stock son previsibles y por tanto evitables. |
| Total trazabilidad de lotes, fechas de caducidad, números de serie. Funciones múltiples para la fusión de lotes. |
| El nivel de existencias es visible en todo momento en tiempo real para el departamento de Compras. |
| Dado que el nivel de existencias se ajusta a la demanda la obsolescencia baja y los PNC's se controlan. |
| Control de la mercancía que está en cada uno de los estados. Múltiples estados. |
| El SGA sabe en todo momento cuánto espacio libre hay de manera que lo aprovecha al máximo. |
| Información y mejora |
| El flujo de información es total, completo e inmediato. Los datos se actualizan en tiempo real. |
| Todos los indicadores son registrados y controlados a través de un Cuadro de Mando. |
| La trazabilidad es total. El SGA elaborará informes que nos muestren toda la información según la vayamos necesitando. |
| El SGA es una herramienta al servicio de la mejora continua, además de ser parte de ella. |
| El SGA puede conectarse de múltiples formas con nuestros proveedores anticipando nuestras necesidades. |
| Nivel de servicio en general muy elevado. |
| Expediciones |
| El SGA guía el recorrido del operario para completar el pedido pendiente de expedir. Incluso puede rellenar varios pedidos en el mismo recorrido. |
| El SGA informa sobre todos los artículos a recoger. |
| El SGA dice exactamente desde dónde se debe extraer la mercancía. Para ello aplica múltiples reglas y criterios definidos según las necesidades del almacén. |
| El SGA decide el formato o la agrupación logística que se utiliza en cada caso atendiendo a múltiples criterios. |
| Recepción |
| El SGA permite trabajar con prealbaranes y saber de antemano la mercancía en tránsito. Se pueden imprimir etiquetas con antelación. Se comprueba la mercancía escaneando. |
| Crossdocking. El SGA nos dice que algo que hemos recibido debe ir directo a cliente, planta, otras instalaciones o ubicar. |
| La ubicación del material la gestiona el SGA y el operario recibe en su RF las órdenes de ubicación. |
En la parte segunda de este post veremos un caso real de Picking de un productor/distribuidor con un gran número de referencias ¡no dejes de leerlo!
Continua:
- CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA. COMPARATIVA PARTE 2
- CÓMO SE TRABAJA EN UN ALMACÉN SIN SGA FRENTE A CON SGA. COMPARATIVA PARTE 3
Y si quieres saber como es una aplicación de SGA: