Para poder llegar a obtener un buen cumplimiento de las fechas y plazos de entrega a nuestros clientes, es necesario que sigamos unos criterios y que contemos con una serie de herramientas que nos ayuden en la gestión para cumplir con los plazos de entrega.
Planteo aquí un análisis de tramos temporales, en base a los cuales vamos a regular la actividad de todos los subsistemas de nuestra organización, desde los aprovisionamientos de materias primas hasta las expediciones y el transporte, lo que en definitiva supone el proceso logístico.
En primer lugar, deberemos distinguir las distintas fechas que manejamos en cada pedido de nuestros clientes:
- Fecha del pedido: nuestra fecha de pedido, pero también tu fecha de pedido así como tu referencia de pedido. Es posible que el cliente evalúe nuestro nivel de cumplimiento a partir de su fecha de pedido, y dados los posibles orígenes del pedido en nuestro ERP (tienda web, CRM, movilidad, televenta, teléfono, fax) debemos unificar las fechas y registrarlas correctamente.
- Fecha de entrega o plazo de entrega solicitada por el cliente y fecha de entrega ofrecida por nosotros al cliente, en base a variables varias y a la propuesta que nos pueda realizar nuestro sistema de información. Es necesario consensuar ambas y clarificar cuál de ellas es la que va a prevalecer. Tal vez sea necesaria una negociación con el cliente. Debemos tener en cuenta que en muchos casos es igual de malo entregar antes de tiempo que entregar tarde, ya que nuestros clientes pueden tener un sistema de aprovisionamientos tan afinado que las entregas antes de tiempo no son bienvenidas. Nadie quiere tener más stock del necesario ni durante más tiempo del necesario.
- Fecha de carga del pedido: para establecer esta fecha, debemos conocer muy bien la localización del punto de entrega del pedido, y el tiempo que tardará la mercancía en ser trasladada del punto de carga al punto de entrega. El punto de carga es determinante, por tanto nuestro sistema de planificación de las cargas debe haber determinado si se sirve desde nuestros almacenes centrales, o desde almacenes de otras delegaciones nuestras, desde un operador logístico, o cualquier otra posibilidad. Debemos haber estructurado nuestras rutas de envío y la planificación de las mismas durante los días de la semana. Este último aspecto puede haber influido directamente en la fecha de entrega asignada al pedido. En definitiva, si sabemos cuánto tarda la mercancía en llegar al cliente, y cuándo tiene que llegar, sabremos cuándo la tenemos que cargar.
- Fecha de preparación del pedido: será la fecha en la cual debemos tener lista la mercancía para que sea posible cumplir con la fecha de carga, asumiendo que disponemos de todo el stock disponible. Normalmente suele coincidir con la propia fecha de carga, pero no tiene por qué ser así en entornos en los que conviven multitud de pedidos a preparar, combinados y agrupados por criterios varios como pueden ser la fecha de carga, la ruta de envío o la agencia de transporte que se va a hacer cargo del mismo. Es posible que en este tipo de entornos debamos prever que, por ejemplo, el turno de mañana prepare los pedidos que han de cargarse en el turno de tarde, o que por la noche preparemos los pedidos a cargar al día siguiente.
A partir de estas fechas, debemos revisar los tramos temporales entre ellas y determinar qué partes de nuestra empresa y/o de nuestros proveedores de (incluyendo a agencias de transporte y operadores logísticos) deben hacerse responsables de cada tramo.
Los tramos a evaluar en orden cronológico:
- Tiempo para aprovisionamiento y/o producción de fecha de preparación: este tramo es amplio y complejo. Aquí encontramos todas la problemática a resolver con herramientas de aprovisionamientos de materiales, planes maestros de producción, explosión de necesidades MRP, pero también planificación de turnos de fabricación y correcto dimensionamiento de los almacenes, para que la mercancía se encuentre disponible en stock cuando llegue el momento de ser preparada para servir los pedidos. Aparecerán nuevas fechas: de entrega de materiales de compras a nuestras instalaciones, de inicio y fin de las órdenes de fabricación.
- Fecha de preparación o fecha de carga: aquí debemos contar con herramientas propias del ERP que nos permitan en función de la cartera de pedidos con sus respectivas fechas de carga, planificar la preparación de los pedidos para que la mercancía esté lista a tiempo. Debemos reflexionar acerca de si disponemos de dichas herramientas y si estamos haciendo un uso adecuado de las mismas.
- Fecha de carga o Fecha de entrega: parece a priori el tramo más sencillo, pues habremos establecido las rutas de envío y seleccionado a las agencias de transporte más adecuadas para cada una de ellas, además de hacer uso de transporte con vehículos propios para depender, en envíos especialmente críticos, de nosotros mismos. La cosa se complica cuando estamos hablando de exportaciones en las cuales intervienen transportes terrestres hasta puerto, trámites aduaneros, embarque, transporte marítimo, llegada a destino, descarga, más trámites aduaneros, transporte terrestre hasta destino… aquí es más difícil afinar las fechas, pero también es cierto que los acuerdos de fechas de entrega con los clientes suelen ser más flexibles.
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