SII 6 Pasos desde que te Decidas

  • Actualizado: 30 noviembre 2021
  • Publicado por primera vez: 26 abril 2017

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SII 6 Pasos a seguir desde el momento en el que ya hayas realizado la elección.

El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA entra en vigor el próximo 1 de julio, dando el pistoletazo de salida a un nuevo modelo de gestión del impuesto que supone toda una revolución tecnológica. La adaptación a la nueva normativa requiere una mayor automatización del proceso de gestión del IVA y una evolución de los sistemas administrativos de la empresa. Por este motivo, muchas de las empresas para las que el SII será imperativo a partir de julio se han decantado por soluciones llave en mano desarrolladas por consultoras y proveedores software especializados. Es el caso de importantes multinacionales que han participado en el proyecto piloto llevado a cabo durante el año 2016. En este proyecto han participado empresas de diversa tipología junto con algunos proveedores de soluciones tecnológicas. De su desarrollo se ha obtenido una retroalimentación muy valiosa, que ha servido a la AEAT para pulir el nuevo modelo de gestión basado en el SII, y a los empresas tecnológicas para diseñar soluciones software testadas y adaptadas a la nueva operativa. Además, la Sede Electrónica de la AEAT facilita un entorno de pruebas del SII, operativo desde el 2 de enero hasta el 30 de junio de 2107. En él se pueden realizar pruebas de envío de información y consultas sin trascendencia tributaria. La experiencia conjunta del proyecto piloto y el entorno de pruebas cristaliza en la la puesta a punto de los sistemas TIC antes de la entrada en vigor definitiva del SII y en una hoja de ruta precisa para el despliegue de la nueva operativa.

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Muchas grandes empresas impactadas por la entrada en vigor del Real Decreto 596/2016 ya han puesto a punto sus sistemas, lo cual es una ventaja de cara a superar sin sobresaltos el necesario periodo de adaptación a la nueva operativa. El resto decidirá en los próximos meses el proveedor y la solución que mejor se adapten a su caso particular. La implantación de la solución tecnológica óptima requiere cierto esfuerzo y una serie de pasos ineludibles para que la maquinaria administrativa esté perfectamente engrasada el próximo 1 de julio. El tiempo apremia y son muchos los aspectos a tener en cuenta. Los principales se resumen a continuación.

analisis sii En primer lugar, como en cualquier proyecto de evolución tecnológica, es necesario realizar un análisis de la situación de la empresa. Se trata de evaluar aspectos como la estructura interna, la organización de sus procesos administrativos, los procedimientos y metodologías aplicados y, por supuesto, su nivel de automatización: sistemas existentes, conectividad e interrelaciones, evoluciones previstas, etc.

Para completar la identificación de los requisitos de la empresa ésta debe realizar una introspección y una proyección evolutiva. Pero además es muy importante el asesoramiento que el proveedor de soluciones, con su experiencia técnica o como participante en el proyecto piloto, preste en este sentido para asegurar un proyecto sin flecos. Un buen análisis debe incluir las particularidades de la empresa por tamaño, sector empresarial, tipología clientes, etc. Más que con un proveedor de servicios informáticos, en ocasiones es fundamental contar con un socio tecnológico.

 

Una vez realizado un correcto análisis, es posible configurar y optimizar el paquete software para dar respuesta a los requisitos solicitados. La realización de los ajustes necesarios puede resultar una tarea nada trivial según sea la situación tecnológica de los sistemas pre-existentes, su complejidad e interrelaciones. El objetivo es lograr una solución 100% efectiva asegurando compatibilidad y evitando redundancias.
Aspectos de gran utilidad a tener en presentes en una óptima solución SII son:
  • Automatización de los procesos de captura, transformación, firma y envío de datos de facturación a la sede electrónica de la AEAT.
  • Envíos ilimitados y automáticos.
  • Posibilidad de integración con el ERP corporativo.
  • Archivado seguro de los libros registro de IVA (transacciones realizadas con la AEAT).

Para la comunicación oficial con la AEAT, una solución segura de automatización del proceso SII debe también posibilitar la firma de la información sin necesidad de cesión del certificado digital de la empresa a un tercero. Este sistema implica que el certificado se encuentre alojado en las instalaciones de la empresa y que la firma se envíe a través de su HUB de comunicaciones con la AEAT.

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integracion Un paso clave para la operatividad de una verdadera solución a medida es su instalación e integración con los sistemas existentes en la empresa, como su ERP corporativo. Existen múltiples posibilidades de integración entre soluciones combinadas (por ejemplo SII y facturación electrónica) y entre la solución SII y otros sistemas pre-existentes de diversos proveedores de tecnología. Por este motivo es crucial mejorar la eficiencia de procesos críticos de gestión para evitar costes innecesarios.
La implementación e integración es una fase clave de cualquier proyecto software debido a la multiplicidad de proveedores, soluciones, sistemas y estándares. El éxito en el despliegue de la solución informática SII pasa por asegurar la compatibilidad de estándares y que ninguna tecnología resulte limitante. La integración a medida con programas propios de gestión específicos requiere, además, trabajos adicionales que es necesario tener en cuenta a la hora de realizar la planificación del proyecto.

 

Gracias al entorno de pruebas SII puesto en marcha por la AEAT es posible comenzar ya a probar la correcta operatividad de las instalaciones realizadas. El proyecto piloto del SII ha servido también de importante banco de pruebas. De él se ha extraído una experiencia fundamental, identificando aspectos claves de la operativa que deben ser concienzudamente testados:

  • Integración fluida entre la solución SII y el ERP corporativo, con una segura actualización de cada factura en el portal de la AEAT.
  • Correcta automatización del proceso de envío, recepción y cuadre de los libros registro de IVA para evitar incumplimiento en los plazos.
  • Funcionamiento planificado del proceso de extracción y envío de datos, en modo desatendido, con posibilidad de indicar la frecuencia de envío.
  • Minucioso registro de recepciones de acuses de recibo y estado de cada factura.
  • Captura y procesado de incidencias, reprocesado de facturas y reenvío a la Sede Electrónica.
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depuracion sii La fase de pruebas conlleva en la mayoría de los casos la identificación de errores de compatibilidad, integración e inclusión de trasposición de requisitos que es necesario depurar. Tras la consecuente reprogramación y ajustes nuevas pruebas certificarán que la solución SII está lista para operar en un entorno real.

En cualquier caso, hay que tener en cuenta que una solución 100% operativa y depurada todavía se enfrenta a posible mal funcionamiento por problemas de indisponibilidad del portal de la AEAT. En este sentido, la recomendación es que la solución SII incorpore un registro de trazabilidad de envíos para certificar cualquier incidencia por motivos de indisponibilidad web de la Sede Electrónica. Una funcionalidad de registro de la causa de fallo junto con un sistema de alertas e informes, por ejemplo por correo electrónico, resultará de gran ayuda para la generación de informes técnicos que acrediten ante la AEAT ausencia de negligencia y, por tanto, eviten sanciones por retrasos o disconformidad.

 

Por último, la puesta en servicio de la solución SII no consiste en un simple arranque de un sistema. Durante la operativa surgen casos de uso no contemplados en los requisitos, situaciones excepcionales pero quizás recurrentes y un largo etcétera de eventualidades que requieren actualizaciones y nuevos desarrollos a medida. El mantenimiento de la solución incluye por supuesto reajustes derivados de nuevos cambios normativos, que aunque menores, pueden no resultar triviales en términos de transposición a operativa software.

La inversión en nuevas tecnologías es fundamental para el crecimiento de la empresa y el caso del SII no es una excepción. El apoyo de un socio tecnológico sólido es clave para que el esfuerzo empleado por las empresas en la modernización de la gestión del IVA redunde en una optimización de sus procesos administrativos y la consecuente reducción de recursos y costes.

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Equipo Datadec