Cada día más, las redes sociales se van adoptando en las empresas como herramienta de comunicación cuya efectividad se empieza a demostrar. Actualmente, resulta más común estar en las redes sociales que, solamente, disponer de una web.
Por otro lado, las herramientas de gestión empresarial, como BPM (Business Process Management), nos permiten la definición de procesos de negocio con varias misiones entre las que destaco:
- La definición de procesos para no perder información
- La definición de procesos para la toma de decisiones
- La definición de procesos para la comunicación inter e intra departamental
¿Qué pasa si integramos las nuevas herramientas de comunicación con una potente herramienta de gestión empresarial? ¿Unificamos la comunicación interna con la comunicación externa? ¿Cuáles serán las principales consecuencias? ¿Y su metodología, será de fácil implantación?
El Social BPM es el uso de las redes sociales aplicadas a la mejora de los procesos de negocio. Según Anthony Gartner se define como “un conjunto de tecnologías y canales orientados a permitir a un conjunto de participantes a trabajar colaborativamente de forma productiva”.
Podemos hablar de un nuevo canal en el que desarrollar acciones tácticas de la estrategia planteada. Una nueva vía en la que incluir a las redes sociales, wikis, foros, gestores de documentación, etc. y en definitiva, incluir a la Web 2.0 en los tradicionales mecanismos de definición de procesos de negocio.
El uso de estas herramientas pretende dotar al usuario de herramientas con alto nivel de interacción y comunicación con el resto de participantes del proceso de negocio. Tales como proveedores, personal de otros departamentos de la empresa u organización, clientes, etc.
La metodología Social BPM es a menudo usada en organizaciones de culturas abiertas y trasparencia demostrada, que buscan por encima de todo un clima de colaboración y creatividad para contribuir a un diálogo abierto y dinámico de los métodos de trabajo.
El concepto es innovador en comparación a las herramientas de gestión empleadas hasta la fecha por empresas más tradicionales, donde los departamentos de gestión de procesos ponen en marcha estos procedimientos, normalmente, sin contar con las opiniones de los usuarios de las herramientas.
Social BPM, esta novedosa forma de definir los procesos, es válida para aquellos métodos cuya tesis requiera de una gran parte basada en la creatividad, necesaria para informatizarlos en una organización.
Es necesario cambiar de mentalidad y buscar los mecanismos para favorecer la productividad, pero no hay que olvidar que no vale todo y que el objetivo final es ganar y no perderse en el intento.
Los principales puntos para la definición de una metodología para poner en marcha el Social BPM se basa en los siguientes parámetros:
- Estudio inicial, donde definiremos la estrategia, objetivos estratégicos y acciones tácticas para lograrlos.
- Herramientas de colaboración, ofreceremos las herramientas de comunicación a los interventores en este proceso para la definición de las tareas.
- Entrevistas de validación, haremos seguimiento y validación donde se reflejarán los hitos que demuestran que se están produciendo avances en el proceso.
- Feedback de participantes, recojamos la opinión de los participantes.
- Revisión del modelo, revisaremos el estudio inicial en función de los resultados obtenidos en los puntos anteriores.
- Herramientas de colaboración, volvamos a abrir otro estadio de colaboración.
- Prototipo, llegaremos a la implementación del prototipo del proceso que queremos modelar.
Antonio Tórtola
Consultor de Negocio –DATADEC-