Si el volumen de facturación de tu empresa es alto, y te has planteado enviar las facturas por correo electrónico, deberías conocer cuáles son los formatos permitidos por la Agencia Tributaria para estas facturas, es decir, cuál es el formato del fichero que soporta el contenido legal de la factura.
Se pueden usar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.
Los más utilizados son:
- Formato PDF: este formato se utiliza cuando el destinatario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura, sin modificarla.
- Formado EDIFACT: este formato fue creado por las Naciones Unidas y se utiliza cuando el envío es de ordenador a ordenador y el destinatario es una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de modo que los datos entran automáticamente en el sistema de información del receptor.
- Formato XML: cuando el envío de la factura se realiza de ordenador a ordenador este es el tipo de formato más utilizado. Este formato se utiliza mucho en Norteamérica y cada vez más en Europa. En España, la Agencia Tributaria utiliza una variante llamada facturae. Otros formatos que pueden utilizarse son HTML, DOC, JPEG y TXT, entre otros.
Por lo tanto, estos son los formatos permitidos y podrías enviar facturas electrónicas si generas tus facturas en alguno de estos formatos y las envías por mail. Pero, ¿esto es válido a todos los efectos? ¿qué requisitos exige Hacienda? Si los archivos están en PDF, para el sistema de facturación electrónica, ¿deben tener firma electrónica obligatoriamente?
¿Qué es exactamente la firma electrónica?
La firma electrónica o firma digital permite al receptor de un mensaje verificar la autenticidad del origen de la información así como verificar que dicha información no ha sido modificada desde su generación.
¿Cómo funciona?
La firma electrónica se basa en la propiedad que tiene un mensaje cifrado a partir de una clave privada. El usuario solo puede descifrarla a través de la clave pública asociada. Así, se tiene la seguridad de que el mensaje que ha podido descifrarse utilizando la clave pública sólo pudo cifrarse utilizando la privada.
¿Qué conseguimos con ello?
- Autenticación: la firma digital es tan auténtica como la firma física de un documento.
- Integridad: nos aseguramos de que el mensaje no podrá ser modificado.
- No se puede negar su origen: una vez enviada y firmada, el emisor no puede negar haber enviado el mensaje.
Tipos de firma digital
- Firma electrónica avanzada Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
- Firma electrónica reconocida. Es una Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.
La expedición y emisión de facturas mediante correo electrónica es la forma más práctica de enviar las facturas, sobre todo en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas.
Emitir las facturas de forma correcta y que cumplan con los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturación y la Ley del IVA no es un requisito formal, sino un requisito esencial para ejercitar el derecho a deducción de las cuotas de IVA.
Es por ello, la importancia que tiene hacer estos procesos correctamente, ya que de no hacerlo, esto puede implicar sanciones para el expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubiera producido el incumplimiento. Dicho importe podría incrementarse gradualmente hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas superará el 20% del total de facturación.
Con la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación el 1 de enero de 2013 se legalizaron todas las facturas enviadas mediante correo electrónico. Se normalizaba así una práctica generalizada sobre todo por los trabajadores autónomos y PYMES, pues supone un importante ahorro de tiempo y costes de impresión y envío.
Por lo tanto, la factura electrónica era un documento enviado mediante medios telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido por la Administración.
Tanto la autenticidad del origen como la integridad del contenido de las facturas debían ser garantizadas por uno de los siguientes mecanismos:
- Mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido (el más habitual es el de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre);
- Mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI); o
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la AEAT con carácter previo a su utilización.
Ahora, para que una factura electrónica sea válida debe cumplir los siguientes requisitos:
- Contener los datos del emisor y receptor, tener un número, fecha de expedición, describir los productos o servicios y desglosar el IVA.
- El cliente ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante el e-mail. En la autorización, que debe ser expresa y por escrito, debe indicarse la cuenta de envió y de recepción de los documentos, para evitar errores.
- Que se garantice la autenticidad del origen e integridad del mismo. Por ello, se acostumbra a utilizar el correo corporativo de la empresa y un formato PDF donde no se puede alterar el contenido, además de los otros formatos indicados.
- Queda suprimido pues el requisito de la firma electrónica avanzada reconocido por la Agencia Tributaria. Sin embargo, como en la factura en papel – donde el sello garantiza su validez- en la electrónica se incide en garantizar el origen y el contenido.
La Administración Tributaria especifica que el envío de facturas en formato PDF es válido, pero se debe garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura. Para esta garantía, se pueden emplear sistemas reconocidos (como por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitan crear lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”. Ahora, la DGT (Dirección General de Tributos) ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica.
Por lo tanto, los criterios se han flexibilizado y la garantía de autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas no precisa condiciones o requisitos adicionales respecto de las facturas expedidas en papel, y es el emisor quien está obligado a dar prueba de esta autenticidad. Por lo tanto, el emisor ha de ser más diligente en sus controles de gestión para que si llegado el caso, tiene una inspección, pueda demostrar que esas facturas expedidas garantizan la autenticidad de su origen, así como la integridad de su contenido.
En todo caso, la forma de garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura más utilizada y más extendida es la firma electrónica avanzada y aunque no sea obligatoria, nos ayuda a cumplir con esas garantías, y por tanto cumplir con la ley.
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