Dentro de la tendencia a subcontratar o externalizar ciertos servicios que no son de valor añadido para nuestro negocio, nos encontramos con la parte asociada al transporte de nuestras mercancías que deseamos hacer llegar a nuestros clientes u operadores logísticos.
Con el panorama actual, las empresas están jugando con unos márgenes de beneficio cada vez más ajustados, ofreciendo siempre al cliente las mejores condiciones económicas posibles.
Es en este entorno donde se hace especialmente crítico el seguimiento y control de todo tipo de costes asociados a nuestro negocio, para ajustar al máximo los precios y descuentos de ventas. Este tipo de información la aporta la comunicación entre departamentos y el seguimiento de los procesos, para la correcta toma de decisiones. Para poder realizar los procesos adecuados de forma productiva y eficiente, el SGA (software para la gestión de almacenes) suele ser la mejor opción.
¿Estamos teniendo en cuenta todas las variables que intervienen en el control de márgenes de ventas? No son pocas las empresas que se han llevado la sorpresa de ver, a posteriori, cuando estudian los costes de los pedidos que han facturado, cómo sistemáticamente esos pedidos están arrojando un resultado de margen nulo o incluso negativo.
Pues bien, una de las variables que menos control tenía dedicado y que precisamente influye considerablemente en los márgenes de ventas es el coste asociado al transporte.Un medida anti-despilfarro, la gestión óptima del transporte. No debemos perder de vista este factor: con independencia de si hacemos uso de transporte propio o ajeno, debemos imputar, en cuanto sea posible, el coste de transporte asociado a cada expedición (también a cada recepción de compras si se da el caso de portes debidos), para repercutirlo de una forma ponderada a las líneas de los pedidos servidos, y así evitar o al menos ir corrigiendo los márgenes demasiado pequeños.
Centrándonos en el transporte realizado por terceros, en cuyo caso lo que hacemos es contratar los servicios de una o varias agencias de transporte para el envío o reparto de nuestras mercancías, el primer paso deberá ser disponer de las tarifas de transporte que nos aplican las agencias, y los criterios que éstas usan para aplicar una u otra tarifa en un momento dado.
Debemos solicitar a cada agencia con la que queramos trabajar:
- Los criterios del escalado de los precios del transporte y en función de qué están asignados: escalados por kilos, escalados por número de palets o por número de huecos ocupados en la caja del camión suelen ser los más habituales.
- Los importes fijos: seguros, tareas administrativas, labores de carga y descarga.
- Criterios de aplicación de tarifas en función de factores varios como las zonas geográficas de entrega o el número de puntos de entrega.
Por supuesto, nunca dejaremos de lado otros criterios de evaluación de las agencias: calidad del servicio, buen estado de los vehículos, cumplimiento de los plazos, que la mercancía llegue bien y a tiempo a su destino.
En estas tareas es clave la ayuda de nuestro Sistema de Información (ERP). Las funciones que nos debe facilitar son, al menos:
- El correcto registro de las tarifas de transporte.
- Asistencia para optimizar el volumen de las expedicionesa preparar según factores determinantes en cuanto al coste del transporte: preparar rutas de reparto homogéneas, intentar llenar camiones, etc…
- Asistencia para decidir la agencia óptima según criterios varios, para el transporte de una determinada expedición. El coste es uno de los criterios, pero hay otros como por ejemplo que los vehículos de esa agencia sean adecuados para el tipo de mercancía que queramos transportar.
- Predicción del coste que nos va a suponer un determinado transporte, una vez elegida la agencia, y aplicando la tarifa que corresponda en cada caso.
- Seguimiento de los costes y deuda en que incurrimos con esa agencia, para pre-asociarlos a los pedidos servidos y anticipar el margen virtual.
- Casación de las facturas de las agencias con los servicios de transporte que nos han realizado, validación de las mismas, e imputación de los costes reales a los pedidos servidos.
- Análisis definitivos de los márgenes de ventas, en los cuales presuponemos que hemos aplicado otras variables que intervienen en los mismos (costes de los productos, comisiones varias, posible predicción prorrateada de rápeles, etc…).
Si quieres saber que diferencia supone un almacén con SGA con respecto a otro sin, te invitamos a que leas el post:
- COMPARATIVA: CÓMO SE RECIBE MERCANCÍA CON SGA VS SIN SGA
y si quieres ver cómo es una aplicación de SGA: