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    22 Oct 2018

    10 AVISOS PARA CAMBIAR UN SISTEMA ERP

    10 avisos cambio erpDesigned by Rawpixel.com

    Cambiar un sistema ERP es algo que en la mayoría de las ocasiones puede darnos miedo, aunque a veces resulta imprescindible. Hay que pensar que, cuando decidimos adquirir un software erp, lo hacemos con la finalidad de poder gestionar los procesos y la información de la empresa de la manera más eficiente posible, con el objetivo de planificar los recursos empresariales de la forma más adecuada. Todo ello, con la finalidad de consumir sólo los recursos que sean estrictamente necesarios y conseguir mejorar los beneficios de nuestra empresa, a través de un aumento de la productividad y la mejora los procesos de la misma.

    Cuando nos encontramos con resultados no deseados de la gestión empresarial, por causas no imputables a la capacidad de las personas responsables, es muy probable que el problema se deba a la falta de una herramienta de gestión eficaz que les ayude a obtener los beneficios apuntados anteriormente. En este caso, si nuestro ERP no nos ayuda a mejorar los resultados de nuestra gestión, estamos perdiendo dinero y tiempo. Hay que pensar que ni todos sistemas erp son iguales y aportan las mismas soluciones, ni todos los proveedores de estos ofrecen los mismos servicios. Es por esto que hay que analizar qué software erp es el más adecuado para tu empresa.

    Si disponemos de un ERP, pero sin embargo seguimos teniendo problemas repetitivos en la gestión de la empresa ( problemas de stocks, reclamaciones de los clientes, etc.), es muy probable que sea la hora de cambiar nuestro software erp.

    En este post analizaremos los 10 indicadores más habituales que pueden poner de manifiesto problemas cuya solución pasa por ofrecer las herramientas de apoyo a la gestión a los responsables de esta, y por tanto, nos pondrían de manifiesto que necesitas cambiar tu actual sistema ERP por otro adecuado a tus necesidades y así evitar estas situaciones no deseadas.

    Cuándo cambiar un erp

    Cuando una empresa sufre periódicamente los problemas que te planteamos a continuación, disponga o no de un sistema ERP, es muy probable que nos encontremos ante avisos de que necesitas apoyar tu gestión empresarial en un buen programa ERP que te proporcione soluciones para reducir tus problemas y, por tanto, se adapte mejor a las necesidades que requiere tu empresa. Los problemas a los que nos referimos son: 

    1. Roturas de stock
    2. Compras innecesarias y/o excesivas de mercaderías y materias primas.
    3. Necesidades cada vez mayores de un espacio mayor para almacenamiento.
    4. Perdidas por mal aprovechamiento de materias primas o inadecuado almacenaje de estas.
    5. Retrasos en la producción.
    6. Retrasos en la facturación.
    7. Reclamaciones e incidencias de tus clientes.
    8. Grandes necesidades de financiación y problemas de tesorería.
    9. No disponer de la información adecuada a tiempo o disponer de información con duplicidades y/o contradictoria.
    10. No conseguir que tus trabajadores utilicen el software ERP, o que lo utilicen eficazmente.

    Todos estos problemas son indicativos de que algo va mal, y cuando descartamos el factor humano, es un indicativo de que se necesita cambiar el sistema ERP por otro más adecuado, o si todavía no dispones de uno, comprar un software erp adecuado a las necesidades de tu empresa. A continuación vamos a explicarte como los sistemas ERP pueden ayudarte a solucionar los problemas que tienes.

     

    5 errores relacionados con un ERP
     

    Cuando cambiar un ERP por problemas de almacén

    Una de las cuestiones más importantes para la buena gestión de la empresa es la gestión del almacén. Una gestión adecuada de almacén puede traer muchos beneficios para la empresa, y esto se puede conseguir con el software erp adecuado. Entre las ventajas que podemos conseguir si logramos gestionar nuestro almacén de forma adecuada, podemos destacar las siguientes:

    • No necesitarás de tanto espacio, y lograrás disponer de tus mercaderías y / o materias primas almacenadas de forma adecuada. Para ello, existe el módulo SGA que te ayuda a optimizar tanto el espacio de almacenamiento como el tiempo de manipulación de bultos para el destino deseado: expedición, fabricación, etc…

    • Dejarás de tener pérdidas por problemas de almacenamiento inadecuado o desaprovechamiento de materiales en producción. Esto te permitirá disponer de unos precios más competitivos en tu sector. Para ello existen procesos que te ayudan a ayustar tus compras y consumos a tus necesidades reales, como es el caso del MRP (Planificación de requerimientos de material).

    • Se acabarán las roturas de stocks, y los retrasos en la producción y con los clientes, ya que dispondrás de los materiales y mercancías, necesarias para cumplir con los plazos establecidos a tiempo. Esto implicará un ahorro de costes, ya que se acabaron las penalizaciones por retrasos, y aumentará la satisfacción de tus clientes, por lo que te será mucho más fácil mantenerlos y fidelizarlos. Ocurrirá, también, que ya no necesitarás acudir a los proveedores que mejor te suministran, ya que dispondrás de lo que necesitas en el momento que lo necesitas, ya que, normalmente, estos proveedores te ofrecen precios más caros o condiciones peores de financiación. Al igual que en el caso anterior el MPR es una gran ayuda para evitar estos problemas.

    Como consecuencia de todo lo dicho, necesitarás menos financiación, ya que podrás planificar de forma más adecuada todas las operaciones de la empresa. Solo dispondrás de los materiales que necesites, evitando comprar de más. Podrás elegir aquellos proveedores que mejores condiciones de pago te ofrezcan, por lo que las necesidades de financiación se reducirán al máximo. Si a esto le unes la automatización de la facturación, que hará que se produzca a tiempo, y la menor inversión en espacio para almacenamiento, todo es un ahorro, y dejarás de tener problemas de tesorería.

     

    Cuando comprar un ERP por problemas con los clientes

    Otra de las cuestiones, también, muy importantes para una empresa es la satisfacción de sus clientes. Una empresa no puede vivir sin clientes, ya que son la base de su negocio. Por este motivo es crítico darles un buen servicio y fidelizarlos, para que no se vayan con la competencia. 

    Los sistemas ERP suelen disponer de funcionalidades CRM con el objetivo de que podamos conseguir dar un mejor servicio a nuestros clientes. A través de un adecuado software de gestión lograremos las ventajas que nos permitirán mejorar el nivel de satisfacción de nuestros clientes:

    • Precios más competitivos y ajustados, ya que podremos planificar más adecuadamente los costes de producción.
    • Dar un servicio adecuado a las expectativas de nuestros clientes y a tiempo, ya que dispondremos de la información adecuada, y en tiempo real para planificar y tomar decisiones, conocer las necesidades de nuestros clientes, la cantidad de productos que normalmente necesitan, etcétera.
    • Podremos conocer el grado de satisfacción de nuestros clientes, e implementar las medidas necesarias para lograr la plena satisfacción de los mismos. Con esto, normalmente, incrementáremos las ventas con ellos. Esto nos supondrá un ahorro de costes, como por ejemplo de marketing, ya que es menos costoso fidelizar a un cliente que conseguir un cliente nuevo. Hay que pensar que un cliente que ya nos conoce, está más dispuesto a comprarnos de nuevo, si su experiencia es positiva.
    • Conocer las necesidades de nuestros clientes, nos puede suponer incrementar nuestras ventas con los mismos, porque podemos hacerles ofertas y promociones más adecuadas a sus necesidades reales.


    Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía:  "Cómo elegir la mejor  aplicación ERP para tu empresa"   [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]   

     

    Cuando comprar un ERP por falta de información real, sin duplicidades y en tiempo para la toma de necesidades

    La información es poder, ya que nos permite la toma de decisiones más adecuada para nuestra empresa. Cuando cada departamento dispone de la suya sin compartirla, se forman islas de información, y suelen darse situaciones que dificultan la toma de decisiones adecuadas y a tiempo: pueden darse duplicidades, no ser correcta o contradictoria, no se puede disponer de ella a tiempo, es información que puede estar sesgada o no se dispone de ella a tiempo para la comprobación de su veracidad, exactitud y objetividad.

    Todo esto dificulta, enormemente, la gestión de la empresa y la toma de decisiones. La empresa necesita disponer de una visión global de todo el negocio, necesita información a tiempo real, veraz, objetiva, sin errores, ni duplicidades, ni contradictoria. No tener esta información a tiempo puede llevar a tomar decisiones equivocadas, o que se tomen tarde. Un ERP es una herramienta eficaz para conseguir información de valor a partir de la unicidad del dato y la consistencia del mismo.
     

    Cambiar tu sistema ERP también puede ser necesario por problemas derivados de los trabajadores

    El recurso más valioso para una empresa son sus trabajadores. Si desde que has implantado tu software ERP todavía no has conseguido aumentar la productividad de tus trabajadores, es porque a lo mejor no es el más adecuado para tu empresa. 

    Un sistemas ERP correctamente implantado supone, automáticamente, un aumento de la productividad de nuestros trabajadores, ya que multitud de tareas repetitivas que realizaban, pasar a automatizarse y realizarse a través de nuestro software de gestión. Si esto no ha pasado en tu empresa, puede que no hayas elegido el más adecuado a las necesidades de la misma. Esto es habitual, entre otras causas, porque tus trabajadores no han entendido las finalidades y tareas que cubren estos sistemas, y por eso, o no los utilizan, o no implementan el cien por cien de la información en los mismos, por lo que no se les puede sacar el máximo rendimiento. O la formación a tus trabajadores no ha sido la adecuada, o ha resultado insuficiente por lo que se ven con dificultades en el uso y aplicación de esta herramienta.

    Conclusión

    Cambiar un sistema ERP a tiempo, como se ha visto, es algo que puede ayudar a tu empresa a resolver los problemas que tiene, y convertirla en una empresa más competitiva. Los mercados están cambiando continuamente, y disponer de la información en tiempo real que precisas para la toma de decisiones más adecuadas, es lo que puede marcar la diferencia con el resto de tus competidores. 

     

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