No todos los males e incertidumbres que nos acechan tras cada esquina pueden paliarse a golpe de stock. El almacén no nos protege de todo mal, al menos no lo hace gratis. El mantenimiento de nuestras existencias supone incurrir en costes y, lógicamente, esos costes aumentarán conforme vaya aumentando el nivel de existencias.
Dentro de los excesos de inventario merecen especial tratamiento aquellos que corren el riesgo de entrar en una situación de obsolescencia. Además de que supongan perdidas directas para la empresa, sus costes de posesión pueden ser elevados y, además, su gestión posterior puede acarrear más gastos.
Existen factores externos e internos que pueden hacer que nuestros niveles de obsolescencias crezcan, sin embargo, podemos prevenirlos echando un vistazo a algunos indicadores de nuestro almacén. Estos pueden lanzarnos pequeños avisos para detectar esos cambios de tendencia. Por ejemplo, la rotación o la cobertura. Un producto que comenzó el año siendo de alta rotación y que con el tiempo ha cambiado a ser de rotación media o baja, puede responder a uno de estos cambios en la demanda. Igualmente, si con el mismo stock medio vemos como la tasa de cobertura aumenta (las semanas que seremos capaces de abastecer a la demanda con esa cantidad de stock), estamos siendo testigos de una alerta en nuestro propio almacén acerca de lo que está por venir. Si no reaccionamos y mantenemos los mismos niveles de stock, inevitablemente incrementará el riesgo de obsolescencia. Pero manejar indicadores requiere tecnología, recabar datos en tiempo real, tratarlos, y elaborar informes para la toma de decisiones. Para ello es útil que gestión de almacenes se apoye en un software de gestión adecuado, es decir, un programa de gestión SGA.
Factores externos que afectan a la pérdida de valor del almacén.
Entre los factores externos que pueden afectar a una perdida de valor del almacén, ya sea por obsolescencia o por cualquier otro motivo, vamos a destacar las más frecuentes:
- Estacionalidad de la demanda. Cuando nuestra demanda presenta períodos de estacionalidad, es decir, picos de demanda en determinados períodos del año, algunos de nuestros artículos pueden tener la molesta tendencia a convertirse en invendibles al final de dicho período y, por tanto, tendrán un alto riesgo de convertirse en obsoletos. La forma de protegerse ante esta situación es la previsión de dicha tendencia estacional. Un software de gestión puede avisarnos del cambio de tendencia en las ventas de producto en el momento se produce, de manera que podemos ir ajustando nuestros niveles de compras, producción y stock en tiempo real conforme la demanda cambia, tanto al alza para evitar roturas, como a la baja para evitar un alto nivel de almacenaje que termine en obsolescencia.
- Cambios en el consumidor. Tanto los productos existentes están sometidos al juicio implacable de los consumidores. La no aceptación de un producto o simples cambios en los hábitos de consumo por las razones que sean, pueden hacer que una o varias gamas de producto acaben con sus huesos en el almacén en la condición de productos obsoletos. Vigilar a nuestros clientes y analizar sus gustos para anticiparse a estos cambios es de vital importancia. Escuchar a nuestro departamento comercial, en continuo contacto directo con nuestros clientes, puede sernos de gran utilidad.
- Aparición de nuevos competidores. De la misma forma que al consumidor, vigilar a la competencia y sus movimientos en el mercado nos ayudará a evitar que algunos de nuestros artículos acaben en la sección de obsoletos. Este riesgo es de capital importancia ya que incluso las innovaciones en el sector, la aparición de nuevos materiales o de formas de entender el producto (impresoras 3D de muebles) pueden hacer que no sólo algunas familias de productos queden obsoletas, sino que estemos corriendo el riesgo de que nuestra propuesta de valor esté fuera de mercado, con todo lo que esto supone sobre nuestro stock que entraría en una situación de obsolescencia. Estar bien informados e invertir en nuevas tecnologías, renovación de equipos y cualificación del personal, nos prepara para poder diferenciarnos y aportar valor y así poder adaptarnos a esos cambios en el sector.
Factores Internos que afectan a la perdida de valor del almacén.
Entre los factores internos que pueden afectar a una perdida del valor del almacén, ya sea por obsolescencia o por cualquier otro motivo, vamos a destacar las más frecuentes:
- Escasa vigilancia de nuestros KPI`s. No podemos tratar todas nuestras referencias de la misma forma, debemos ser capaces de gestionar de forma diferente referencias diferentes. Esta diferencia no se refiere a la diferencia física sino a la diferencia de status en el almacén marcada por sus características específicas. En ausencia de un sistema SGA, extraer, tratar y tomar decisiones sobre estos indicadores es imposible, ya que requieren cálculos a partir de un alto volumen de datos que sólo son útiles si están automatizados. Por ejemplo, la rotación. Producir un producto cuesta dinero, dinero que debemos invertir y que esperamos recuperar con la actividad de ventas. Dado que la rotación indica las veces que hemos sido capaces de conseguir el margen en un periodo de tiempo determinado (un año, un mes, etc.). resulta que, con la misma inversión, una rotación elevada nos permite conseguir el margen un mayor número de veces. No podemos influir sobre el margen, pero sí sobre la rotación. La rotación es un indicador que podemos controlar ya que depende de la forma en que gestionemos las previsiones de ventas, los aprovisionamientos, los stocks, el transporte, etc. y gracias al cual podemos ajustar nuestros niveles de almacén a la demanda. Esto además, nos permitirá servir nuestros productos con mayores garantías de calidad ya que al tener una rotación elevada no habrán permanecido largos períodos en almacén con los costes y riesgos de deterioro y obsolescencia que ello conlleva.
- Condiciones de almacenaje - ¿Está mi almacén preparado para recibir el tipo de mercancía que produzco? ¿Mis ubicaciones son siempre las adecuadas? ¿Tengo espacio suficiente? ¿Mi sistema de embalaje es el adecuado? ¿Mis referencias resisten bien el paso del tiempo, los cambios de humedad del ambiente y de temperatura?
Todos los productos almacenados sufren estrés. Los cambios de temperatura provocados por la diferencia entre la noche y el día, o por el simple hecho de estar a distinta altura en el almacén, junto con los cambios de humedad en el ambiente y los riesgos derivados de su propia manipulación, hacen que nuestros productos vayan poco a poco sufriendo pequeños deterioros.
Pero incluso en condiciones ideales, los largos períodos de almacenaje (baja rotación) provocan que las referencias estén expuestas durante más tiempo a los riesgos siempre presentes de la manipulación. Toda mercancía almacenada es susceptible de recibir en algún momento golpes, roces, pérdidas etc., derivados directamente de su manipulación o por el simple ir y venir del resto de mercancías. Si el tipo de ubicación o embalaje no son los adecuados, por ejemplo, cuando parte de la mercancía sobresale demasiado y queda expuesta, el riesgo aumenta simplemente por la incesante actividad de un almacén. Una ubicación adecuada en un momento determinado puede no serlo más adelante en el tiempo y esto suele ser difícil de prever lo que al final nos obligará a su traslado sabiendo que cada manipulación entraña un riesgo.
La acumulación de todos estos factores suele dar como resultado siempre una acumulación de perdidas de valor por deterioro o por obsolescencia, que aparte de suponer pérdidas de por sí, generarán costes adicionales derivados de su propia gestión y almacenamiento. - Rigidez en el diseño de producto. ¿Qué resulta más conveniente fabricar en serie o crear piezas únicas? Si no tenemos un monopolio y un producto único que podamos vender al precio que decidamos nosotros, evidentemente la primera. Esto es lógico, el precio unitario disminuye en la producción en serie. Este principio también se aplica a nuestros diseños. Es decir, si no disponemos de piezas estándar a varios modelos que economicen su producción, estaremos produciendo producto terminado compuesto siempre de piezas únicas en todas y cada una de las fases de fabricación del producto. Esto no solo aumenta el coste de producción, sino que aumenta muchísimo el riesgo de la obsolescencia ya que ante un cambio de tendencia será imposible aprovechar los semielaborados de una gama que no tiene salida hacia los de otra que sí está en pleno auge, por lo que su única salida es agrandar el stock de obsolescencias.
Conclusiones
Hemos visto cómo la obsolescencia es negativa para los resultados de la empresa, ya que suponen perdidas directas. El dinero efectivo se genera con el cobro de las ventas, si sufrimos un exceso de inventario que no genera efectivo ni saldos pendientes en clientes, no podremos pagar nuevas existencias y podemos llegar a tener problemas de liquidez lo que nos llevará a un mayor endeudamiento y, por tanto, a un crecimiento de los gastos por intereses. Estos problemas se agravan mucho más si esos excesos de inventario acaban convertidos en stock obsoleto, ya que su propia venta por debajo de costo, o su destrucción y transporte generan todavía más gastos.
Por si fuera poco, los excesos de inventario que son gestionados sin apoyo informático, son propensos a actuar como excelentes escondites para sutiles (y a veces no tan sutiles) ineficiencias improductivas en otras partes de la empresa, lo que supone más costes. Problemas de calidad, de compras e incluso de ventas pueden quedar ocultos en un stock tan inmenso y falto de control que nadie es capaz de mirar dentro de él con los ojos adecuados.
Previsión versus reacción es la forma más efectiva de protegernos del exceso de inventario y de la obsolescencia. Marcar objetivos por familias, productos, líneas de producción etc., apoyarnos en la tecnología para conseguir la coordinación de las diferentes áreas que intervienen en el proceso de adquisición, producción, almacenaje y ventas, es crucial. Gracias a un buen software todas esas áreas dispondrán de una gran cantidad de información cuya puesta en común ayuda a la empresa a trazar líneas estratégicas de actuación enfocadas a aumentar la productividad y reducir los niveles de stock en general y de obsolescencia en particular.
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