Es posible que nuestro sistema informático no se lo suficientemente potente a la hora de detectar descuadres entre cartera y contabilidad. Es necesario dotarlo de algún sistema de control que evite incoherencias en la información contenida en nuestra base de datos.
La contabilidad debe reflejar una imagen fiel de la realidad económica de la empresa. Sin embargo, las herramientas informáticas no siempre son capaces de asegurar la fiabilidad de los datos al 100 %. ¿Cómo asegurar que cada operación que hemos introducido en nuestro sistema ha quedado reflejada fielmente en la contabilidad?
La clave está en dotar al sistema de herramientas automáticas de control, ya que el volumen de operaciones es un problema a la hora de encontrar posibles desajustes o descuadres entre la contabilidad y la cartera.
Habitualmente los sistemas están preparados para procesar un volumen muy elevado de transacciones (facturación, cobros, pagos, anticipos, renovaciones y compensaciones de cartera, prórrogas, impagos…) y estas operaciones se registran automáticamente a partir de una configuración previa. Por tanto, al registrar una operación, debería contabilizarse automáticamente de forma correcta, dejando reflejada en la contabilidad la realidad de la cartera pendiente.
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Sin embargo, la realidad no siempre es perfecta. Vamos a poner especial énfasis en la equivalencia que debe existir entre la contabilidad de las cuentas contables de clientes, proveedores y la cartera de cobros y pagos. En ocasiones nos vemos tentados a realizar ajustes manualmente en la contabilidad, por ejemplo porque se ha cometido un error al introducir una operación, o quizá porque nuestra herramienta de gestión no sea capaz de registrar una operación concreta, o no se conoce el modo de hacerlo, nunca con mala inteción pero a veces con consecuencias indeseables.
También puede ocurrir que se modifique la configuración del ERP, de forma que las operaciones se introduzcan de forma incorrecta o se contabilicen de forma incorrecta. Aunque se vuelva a configurar correctamente podemos tener datos incoherentes. El daño se agrava cuando el volumen de operaciones es elevado y transcurre el tiempo sin que se haya detectado el error.
Control y prevención de descuadres
Los mecanismos de prevención muchas veces deben vale la pena que sean redundantes. En este caso más vale prevenir que curar, ya que una cartera descuadrada durante meses con seguridad traerá muchos dolores de cabeza.
Nuestra propuesta consta de 3 mecanismos complementarios, que utilizan una misma herramienta y aseguran la integridad de la información:
- Control por parte del usuario. El usuario debe tener herramientas para controlar en todo momento si la cartera está cuadrada con la contabilidad. Para ello debe disponer de utilidades donde se pueda consultar la cartera de cobros y pagos en una fecha determinada y la contabilidad a esa misma fecha. La consulta debe dar como resultado el importe total de efectos en cartera para cada cliente, y los saldos contables de las cuentas del cliente y de efectos en cartera que pertenecen al cliente. Por tanto, un asiento contable a una cuenta de efectos en cartera necesariamente debe llevar asociado el cliente, para poder identificar los saldos individualmente y así cuadrarlos con la cartera. Además debe facilitar el detalle de la cartera y el detalle contable, o proporciona acceso al mismo, para que el proceso sea más sencillo.
- Control automático en diferido. Diariamente un usuario supervisor o un grupo de usuarios, recibirá un informe con las cuentas contables para las que hay cualquier descuadre entre cartera y contabilidad, indicando el importe de contabilidad y el importe de cartera en el momento de obtener el informe. El informe debe contener únicamente aquellos clientes/proveedores que contengan algún descuadre, para que sea breve y directo: se indica únicamente aquello que hay que corregir. Deben seleccionarse de forma adecuada las personas implicadas, para asegurar que las medidas correctoras se toman de inmediato.
- Control instantáneo. Al registrar cada operación, se comprobará para todas las cuentas contables que intervienen en el asiento, su saldo contable y el saldo que tiene el cliente/proveedor en cartera en ese momento. Si detecta un descuadre, lo notifica al momento al usuario que ha registrado la operación con el objetivo de que la revise y corrija si es necesario. Opcionalmente podría recibir un correo electrónico también el supervisor o conjunto de usuarios establecido.
Si con una o dos de las medidas propuestas es suficiente, pueden desactivarse las otras, ya que cada empresa posee sus automatismos y su forma de operar.
Como en todo, la implicación es crucial. Si tomamos las medidas necesarias, se pueden conseguir los objetivos deseados.
En DATADEC nos comprometemos a seguir proporcionando las herramientas necesarias que garanticen la integridad de los datos, por ello ponemos a disposición de nuestros clientes de forma gratuita la herramienta Expert Auditor, que con una sencilla configuración inicial nos proporciona la fiabilidad que requiere un sistema informático sólido.
Equipo DATADEC