En plena era digital en la que el desarrollo tecnológico está impulsando la generación de una cantidad ingente de datos, es importante reflexionar (si queremos aprovechar sus ventajas) la forma en la debemos tratarlos, no sólo a nivel de análisis, sino de accesibilidad, almacenaje, etc…
En linea con lo comentado, vamos a indicar dos situaciones en las que las empresas deberían incluir en sus procedimientos de gestión de su sistema de información la copia de datos en tiempo real, es más, no hacerlo supondría una clara irresponsabilidad profesional.
Nos referimos en concreto a:
- Cuando una empresa necesita siempre disponer de sus datos actualizados al último instante posible. Lo que llamamos “respaldo de los datos en tiempo real”.
- Cuando el sistema de toma de decisiones se base en el análisis de datos reales y no en impresiones u opiniones, con recursos dedicados a este fin. Lo que llamamos “copia de datos en tiempo real”.
Aunque ambas situaciones son muy diferentes, tienen una cosa en común: “las organizaciones que se plantean alguna de ellas, consideran que los datos son uno de sus activos más valiosos para competir”.
A continuación vamos a analizar porqué es necesario realizar una copia de datos en tiempo real en cualquiera de los dos casos comentados.
Necesidad de respaldo de datos en tiempo real
Todos sabemos la necesidad de realizar copias de seguridad (respaldo) de toda la información que hemos generado en un formato digital. Esta necesidad surge precisamente de las características de la propia información y por el valor que pueda tener para la empresa. En este sentido podemos destacar que:
- Los sistemas de almacenamiento digital se terminan deteriorando con el tiempo. Esto no es un riesgo posible, es una realidad.
- Los datos digitales de una empresa suelen concentrarse en un entorno físico centralizado (servidores de bases de datos), lo que supone un mayor riesgo de pérdida en caso de que se produzca una contingencia no deseada en su localización.
- Hoy en día, la copia de datos es un proceso muy barato, accesible por cualquier organización, y que no requiere el desarrollo de nuevas tareas administrativas porque se pueden automatizar.
- Cada vez más, los datos son la fuente sobre la que se apoyan los procesos empresariales, los sistemas de dirección, etc…, por lo que su valor es indiscutible, aunque muchas veces nos damos cuenta cuándo no tenemos acceso a estos.
El problema no es tanto la concienciación de que es necesario hacer copias de seguridad o respaldo de los datos, ya que ignorarlo implicaría asumir una irresponsabilidad profesional sin ningún tipo de excusas, sino determinar la forma de hacerlas.
Llegados a este punto cabe hacerse la siguiente pregunta, ¿en qué se diferencian las distintas formas de hacer copias de seguridad?
Las diferencias entre las distintas formas de plantearse hacer un respaldo de datos consiste en definir los siguientes criterios:
- La frecuencia de la copia de datos, es decir, el tiempo que debe transcurrir entre cada copia de seguridad. Esto está relacionado con la cantidad de datos que podamos asumir perder sin que se produzca una consecuencia no deseada. Cuanto mayor sea la frecuencia de respaldo en tiempo, mayor será la perdida de datos para una misma empresa.
- El tiempo crítico de desconexión. El tiempo que podamos aguantar sin tener acceso a los datos sin que se produzca una consecuencia no deseada.
Lógicamente, las consecuencias no deseadas que trataremos de evitar con un sistema de respaldo de datos será siempre cualquiera de las siguientes:
- Un perjuicio económico importante
- Un problema de continuidad del negocio.
A priori, aunque no existe una mejor solución que otra, es lógico pensar que lo mejor para cada empresa será aquella que le garantice que el “coste en el que incurra por no disponer de los datos a tiempo, sea mayor que el coste de respaldar los datos con el menor tiempo de recuperación posible”. Para valorar esta situación es necesario tener presente varias situaciones:
- Dependencia de los datos con los procesos críticos del negocio. En este caso, se asociaría un tiempo de inactividad de los procesos críticos afectados como consecuencia de la perdida de datos.
- Volumen de perdida de datos desde la última copia realizada. Se entiende que los datos perdidos deberán recuperarse para no sufrir ninguna situación no deseada.
- Tiempo máximo de recuperación en condiciones de uso de los datos respaldados y a recuperar.
En la medida en que la perdida de datos suponga un volumen importante por el transcurso del tiempo entre copias de seguridad, o en la medida en que la no disponibilidad de los datos afecte a la actividad normal de procesos críticos de negocio, o finalmente, si el tiempo máximo de recuperación debe ser bajo, la mejor recomendación es la “copia de seguridad en tiempo real sobre servidores que pueden sustituir operativamente de forma inmediata al servidor dañado”, evitando de esta manera invertir mas tiempo en procesos de recuperación.
A partir de este punto, dependiendo la valoración que haga cada empresa con relación a los riesgos, existen otras alternativas donde:
- se incremente el tiempo entre cada copia de seguridad.
- Las copias se realizan en soportes que requieren la recuperación posterior de los datos en un dispositivo operativo para desarrollar su función, normalmente un servidor. Hay que contar que esto supone un tiempo adicional que hay que tener en cuenta.
Necesidad de copia de datos en tiempo real
En este caso, el objetivo principal de la copia no es tanto el respaldo de los datos como la distribución de los recursos informáticos de una forma equilibrada para evitar problemas de capacidad, rendimiento, etc…
No obstante es obvio, que aunque en este caso no nos mueva como razón principal el respaldo de los datos, también se consiguen los mismos beneficios apuntados anteriormente.
Esta situación se produce normalmente cuando el sistema de toma de decisiones de la empresa se basa en algún sistema de análisis objetivo en base a los datos, como puede ser los sistemas de Business Intelligence, etc… Este tipo de decisiones las toman aquellas empresas que necesitan basar sus decisiones en hechos reales y no en opiniones ni impresiones.
Cuando una empresa decide invertir en un sistema de análisis y visualización de datos eficaz (BI), se recomienda que los recursos asignados al análisis y distribución de información sea diferente de aquellos que almacenan (servidores de datos) o de aquellos que gestionan los procesos de gestión operativa de la empresa (servidores de aplicaciones).
El motivo es muy claro, pues no parece razonable que como consecuencia de la necesidad de que se realicen análisis complejos de datos, se merme la velocidad de proceso de los procesos de gestión habituales. Separar los recursos necesarios para realizar procesos importantes pero diferentes suele ser la mejor alternativa para evitar influencias negativas entre recursos destinados a distintos usos dentro del sistema de información.
En este caso, el servidor dedicado para gestionar los análisis de datos con el fin de elaborar información de valor y su distribución a los distintos usuarios, debería ser capaz de recibir en tiempo real una copia de los datos objeto de análisis y que pueden provenir de diferentes fuentes, como son los ERP, CRM, BPM, etc…. De esta forma, los recursos necesarios para realizar su función no entraran en conflicto con otras necesidades de proceso de datos de la empresa. Además, como hemos comentado anteriormente, “matamos dos pájaros de un tiro”, ya que nos puede servir como copia de respaldo en un servidor que se encuentra operativo sin necesidad de recuperar la información o sin tener que proceder a su compra.
En todo caso, hemos tratado de aclarar los criterios y las situaciones que se deben tener en cuenta cuando se plantea la posibilidad de hacer copias de seguridad en tiempo real. La reducción del coste de estas tecnologías han hecho posible que hoy en día ya no sea algo de grandes empresas.
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