La gestión documental es uno de los campos de la administración que más se ha beneficiado de la transformación digital. La posibilidad de centralizar la información, garantizar la integridad de los documentos, agilizar la búsqueda de datos y facilitar su consulta en cualquier momento y lugar suponen enormes ventajas respecto a la gestión tradicional en papel.
En este post veremos todas las características de la digitalización:
- La conservación de la factura en un entorno digital
- Ventajas genéricas de la digitalización
- Ventajas críticas de la custodia de facturas
- La gestión de usuarios
- La gestión de tickets
- Integración con otras herramientas: cómo aprovechar la plataforma de consulta de facturas en otros procesos
- Dinamiza la comunicación con el cliente
- Conclusiones
La conservación de la factura en un entorno digital
Si hay un documento cuya conservación es crítica para la empresa es la factura. Las facturas contienen información delicada de la organización, sus proveedores y clientes, y deben conservarse por ley, al menos, durante 4 años, contando desde la presentación de declaraciones. El número de facturas que debe almacenar una empresa puede llegar a ser astronómico, contando tanto las recibidas de proveedores como las emitidas por la propia organización, por lo que toda entidad debe contar con un sistema de clasificación y conservación eficiente.
La digitalización ha facilitado enormemente estos procesos. Organizar, mantener y conservar un archivo centralizado de, por ejemplo, 100.000 documentos en papel, no resulta tarea sencilla. La empresa debe almacenar de forma eficiente, clasificar adecuadamente y evitar el deterioro físico del papel, empleando para ello sus propios recursos. Hay empresas que destinan almacenes o montañas de palés únicamente a la conservación de facturas.
Las facturas, al contrario que otros documentos, suelen conllevar un cierto número de consultas, por lo que es especialmente necesario facilitar su acceso. Podemos ver habitualmente:
- Consultas a nivel interno por el personal administrativo y comercial, para comprobar importes, revisar datos, casar con albaranes…
- Consultas solicitadas por los clientes para comprobar importes, revisar conceptos, encontrar método de pago…
- Consultas por parte de la Agencia Tributaria u otras organizaciones, en auditorías e inspecciones.
Con el papel, o con un archivado ineficiente, el tiempo que se dedica a realizar estas comprobaciones aumenta exponencialmente. Tiempo que, además, difícilmente va a proporcionar un beneficio a nuestra empresa.
Ventajas genéricas de la digitalización
Decíamos que la digitalización conlleva un gran número de ventajas a la gestión documental. Digitalizar un documento, en su definición más extendida, implica la transformación de un documento en papel en una imagen digital. El primer gran beneficio de este proceso sería la ubicuidad del documento digital: mientras el papel sólo puede verse en el lugar en que se encuentre físicamente, el archivo resultante puede estar almacenado en un servidor o en una nube, y consultarse en cualquier momento desde cualquier ubicación y sin tener que dedicar tiempo a la búsqueda.
Una de las ventajas mas evidentes en la digitalización es el ahorro de espacio físico, ya que la acumulación de documentos en una empresa puede ser muy elevado con el paso del tiempo, teniendo que dedicar amplios espacios de las oficinas o incluso alquilar almacenes dedicados únicamente a almacenar los archivos en papel.
Por otro lado, aunque el papel de buena calidad es un material con una notable resistencia a los elementos, no deja de ser susceptible al deterioro. Si incluimos en la ecuación los infinitos desplazamientos que puede hacer un documento, los sistemas de almacenamiento deficientes, los líquidos, la humedad… no es difícil comprender lo complicado de la buena conservación del papel.
La digitalización simplifica este aspecto. Obviamente, hace falta contar con una buena estructura de clasificación y almacenamiento de documentos con sistemas de seguridad y replicado de datos, pero no supone un problema para las herramientas tecnológicas con las que contamos hoy en día.
Ventajas críticas de la custodia de facturas
La herramienta con la que enlazamos las ventajas de la digitalización de documentos con los aspectos críticos de la conservación de facturas es la que nos concierne en este post: el portal de consulta de facturas.
Entendemos que un portal de facturas debe ser una solución en entorno web, capaz de almacenar de forma segura, clasificar e indexar las facturas de una empresa (y otros elementos anexos), y permitir a la vez la rápida consulta y acceso a la información contenida en las mismas, tanto por la organización como por aquellos sujetos interesados (clientes, proveedores, auditores…).
No hace falta decir que, como herramienta cloud, estará disponible en todo momento y accesible desde cualquier lugar, sin prescindir de las medidas de seguridad necesarias.
Aunque una herramienta de esta índole debe impedir cualquier posibilidad de manipulación de la factura, sí que resulta útil la capacidad de anexar otra documentación (albaranes, contratos…), así como de incorporar anotaciones que faciliten la labor de consulta.
La gestión de usuarios
Es fácil suponer que el volumen de documentos será muy grande, por lo que es conveniente que los usuarios puedan buscar dentro de la plataforma por todos los campos de la factura: fecha, importe, concepto, proveedor/cliente… Una correcta indexación de contenidos reducirá drásticamente el tiempo empleado en la consulta.
Además, es imprescindible que pueda definir permisos de acceso: queremos que nuestros clientes y proveedores utilicen el sistema para ver sus facturas, pero no las demás.
Contar con una plataforma de consulta de facturas nos otorga un beneficio adicional en el control de los flujos de información: podemos registrar las acciones realizadas por cada uno de los usuarios en cada documento. En todo momento, sabremos el qué, el quién y el cuándo en cualquier acción relacionada con nuestras facturas: visualizaciones, descargas, impresiones… Esta auditoría de accesos y acciones nos ahorrará llamadas innecesarias o preguntas molestas, aportando información valiosa.
En caso de inspección o auditoría, también resulta una herramienta muy práctica: se le facilita un usuario al inspector/auditor, reduciendo el tiempo que requerirá de nuestro personal.
La gestión de tickets
Estamos hablando de facturas, pero no hemos hecho mención expresa a los tickets, o facturas simplificadas. Si la vinculamos con una aplicación de gestión de puntos de venta POS / TPV, una plataforma como la que estamos tratando facilitará la obtención de facturas desde los tickets originales, evitando el ajetreo de llamadas y solicitudes para completar la información restante. Si el cliente puede acceder al ticket alojado en el portal e introducir allí mismo sus datos fiscales, la propia plataforma podría generar la factura y completar el proceso de forma óptima para ambas partes.
Integración con otras herramientas: cómo aprovechar la plataforma de consulta de facturas en otros procesos
La potencia de un portal de consulta de facturas se multiplica si logramos integrarla con otras aplicaciones que lleven a cabo procesos clave en la empresa. No tiene sentido hablar de optimización de procesos si los usuarios tienen que arrastrar manualmente cada factura hasta el punto de subida de documentos de la plataforma.
- Recepción, notificación y custodia de facturas emitidas
Un portal de consulta debe ser capaz de recoger las facturas emitidas desde nuestro ERP o herramienta de facturación, y después notificar a los clientes. Si somos capaces de emitir facturación electrónica, podemos evitar el uso y abuso del papel con total garantía legal y con el consiguiente ahorro en costes. Una plataforma que pueda conservar dichas facturas con garantías de seguridad es el complemento ideal a la adopción de la facturación electrónica en una empresa, solucionando la problemática del almacenamiento de la información. - Digitalización certificada de facturas de proveedor / recibidas
El proceso de digitalización certificada de facturas de proveedor, según la normativa de la AEAT, permite generar un documento digital con el mismo valor probatorio que la factura original, permitiendo la destrucción del papel con total validez legal. Una parte fundamental de los requisitos legales consiste en la necesidad de contar con una base de datos que dé soporte de almacenamiento y consulta. Aunque este punto pueda satisfacerse con otras soluciones, la implementación de un portal de consulta de facturas resulta óptima. Así, todas aquellas facturas que digitalicemos pasarán a estar en nuestra plataforma, centralizando la información y aprovechando las ventajas que brinda este proceso avalado por Hacienda.
Dinamiza la comunicación con el cliente
Otra ventaja, quizá más secundaria pero no por ello menos práctica, es la fluidez que aporta a la comunicación con el cliente. Por un lado, si el cliente tiene acceso a sus facturas alojadas en el portal, el flujo de llamadas en ambas direcciones se reduce. La trazabilidad que permite la herramienta facilitará también las comprobaciones.
El cliente también notará este beneficio, y si el proceso anterior era todavía en papel, notará aún más el ahorro que conlleva la gestión de la facturación electrónica con respecto al papel. Hasta la imagen de nuestra empresa ganará en modernidad y eficiencia.
Además, el hecho de instaurar un canal de comunicación fiable y relevante, con la notificación de las facturas, nos permite abrir una pequeña puerta a la publicidad de otros productos o servicios de la empresa. Con la simple incorporación de un pequeño banner en cada correo de notificación podemos promocionarnos discretamente en un contexto en el que el destinatario estará atento, con una penetración mayor que en las campañas de mailing masivo tradicionales.
Conclusiones
Trabajando con una plataforma de custodia y consulta de facturas nos encontramos, en resumen, con una herramienta potente, eminentemente práctica, que permite reducir costes y agilizar procesos administrativos, y con una notable facilidad de manejo para cualquier tipo de usuario. Una aplicación que custodia de forma segura información que es crítica para la empresa, que no supone una inversión costosa y que incluso revierte en beneficios para los clientes.
Curiosamente, y pese a todas estas ventajas, no parece ser un elemento imprescindible para muchas empresas, a las que les cuesta abandonar la gestión manual y el almacenamiento físico de las facturas. Aún así, su presencia en la cultura empresarial sigue aumentando, y pronto serán el estándar al que toda organización acudirá para controlar la gestión documental.
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