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08 Oct 2013

La gestión de la información en la empresa de hoy

Hoy en día resulta clave para el éxito de cualquier proyecto empresarial el disponer de las tecnologías y las personas capacitadas que permitan una adecuada gestión de la información (GI).

Este proceso transforma datos en información útil para la organización, ayudando a las personas en el correcto desempeño de sus competencias y responsabilidades, así como mejorando el conocimiento sobre el comportamiento del negocio, del cliente y del mercado en general.

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La actual Sociedad de la Información soportada por las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) pone al alcance tanto de clientes como de empresas una capacidad hasta ahora inaudita de búsqueda y acceso a información. Los progresos experimentados en la informática y la computación han incrementado a su vez la capacidad de almacenar y procesar grandes volúmenes de datos a un coste aceptable. El reto y la oportunidad actual para la empresa en este nuevo modelo de sociedad, consiste pues en ser capaz de rentabilizar esos nuevos activos que constituyen sus repositorios de datos, transformándolos en una importante fuente de ventaja competitiva.

1. Captura del Dato

El primer paso en este proceso de GI consiste en capturar los datos de interés, que pueden proceder de fuentes muy diversas. La fuente clásica son las bases de datos de los sistemas informáticos que dan soporte a la gestión en la empresa, donde se almacenan automáticamente los registros generados por los procesos internos de compras, ventas, fabricación, expediciones, facturación o contabilidad entre otros (pedidos, albaranes, facturas, órdenes de fabricación, asientos contables, efectos de cobro o pago, etc.).

Con la progresiva introducción de las TIC en la sociedad, y en la empresa en particular, han ido consolidándose otras valiosas fuentes de datos resultado de la interacción de la empresa con sus clientes, partners o proveedores a través de nuevos canales de comunicación (call center, portal web corporativo, correo electrónico o internet en general). También son cada vez más las empresas que utilizan como fuentes a otros agentes externos que influyen en el comportamiento del mercado objetivo, como pueden ser los competidores o las previsiones macroeconómicas o sectoriales específicas.

2. Preparación del Dato

Una vez capturados los datos, el siguiente paso del proceso tiene como objetivo el depurar los datos, esto es, garantizar la calidad y consistencia de los mismos. Por ejemplo, a través del portal corporativo un cliente puede habernos introducido un pedido con un código para el cliente distinto al que tenga asociado en el sistema informático con el que trabajamos. Forma parte de esta etapa, el implementar reglas de negocio que permitan corregir estas incoherencias (por ejemplo consolidar los códigos de clientes en base al CIF) y en la medida de lo posible, trasladar los controles adecuados a la aplicación informática concreta que registra la interacción como medida preventiva.

3. Modelado

El tercer paso consiste en incorporar esos nuevos datos dentro del repositorio de la empresa que incluya los datos históricos de ejercicios anteriores, normalmente conocido con el término de datawarehouse, ello supone “encajar” los nuevos datos en un modelo de análisis ya preexistente, pudiendo ser necesario una adaptación del modelo, o incluso la creación de nuevos modelos.

En este paso los nuevos datos pueden combinarse con los obtenidos mediante otras fuentes, de manera que ello nos permita contrastar hipótesis, o conseguir una mayor profundidad en el análisis posterior.

4. Análisis y Distribución

En cuarto lugar, haciendo uso de las herramientas y tecnologías informáticas disponibles en la empresa para el análisis de la información (conocidas como aplicaciones de “Business Intelligence”), deberemos ser capaces de distribuir internamente esos datos, ya transformados en información útil para el apoyo en la toma de decisiones, entre las personas adecuadas dentro de la organización o incluso entre participantes externos (agentes de ventas, socios, accionistas, partners, proveedores, consultores, etc.). Es fundamental en este paso, proporcionar la información con la periodicidad y el formato de visualización idóneo para el tipo de información y el destinatario de la misma (puede ser necesario que el rechazo o aceptación de una oferta relevante sea notificado inmediatamente en el teléfono móvil del directivo en forma de un mensaje de texto, mientras que por ejemplo para una reunión de seguimiento se requiera un informe mensual más elaborado con comparativos y gráficas). También es crítico implementar los mecanismos de control necesarios en el acceso a la información, para garantizar que ésta llega sólo a los destinatarios de la misma y con el nivel de agregación y filtrado necesario (por ejemplo el jefe de ventas debe poder consultar el importe total de las ventas de la empresa, mientras que el representante de una zona, sólo el importe conseguido por éste en su área geográfica).

Las empresas demandan y valoran cada vez más en sus plantillas profesionales con habilidades técnicas y/o científicas relacionadas con el análisis de datos (experiencia en el uso de aplicaciones informáticas, conocimientos científicos sobre matemática, estadística, dinámica de sistemas). Sin embargo, la experiencia parece indicar que los proyectos más exitosos en este sentido se consiguen cuando la empresa incorpora en el equipo de trabajo también a directivos o asesores con un alto nivel de conocimiento sobre el negocio concreto, los procesos internos, y las características del cliente y el mercado. El conocimiento del contexto de los datos aportado por estos directivos nos permitirá formular a priori las preguntas para las que los datos deben darnos respuestas, y así enfocar mejor en todas las etapas del proceso, especialmente en las más técnicas de preparación y modelado, hacia la consecución de los objetivos del proyecto.

 

Sergio Álvarez Clau
Consultor de Negocio -DATADEC-

 

Temas relacionados: gestion, empresa, informacion

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