Categorías del Blog

    Si deseas consultar un artículo de un tema o categoría concreta entra en: Categorías del BLOG DATADEC.

     

    Subscríbete a nuestro Blog

    Si te parecen interesantes los contenidos de nuestro Blog, puedes subscribirte gratuitamente y te enviaremos todas las novedades que publiquemos.

    27 Dec 2017

    Factura electrónica, ¿el SII es obligado para mi empresa?

    es_obligatorio_el_sii

     

    Según un estudio realizado por la consultora CERES, las empresas españolas ahorraron en 2016 unos 188 millones de euros gracias a la adopción de la factura electrónica. Además, del ahorro económico, la facturación digital tiene otros beneficios como el ahorro en tiempos de búsqueda y tramitación de documentos, seguimiento de los mismos, etc. ¿Realmente está mi empresa obligada a cumplir con el SII y adoptar la facturación digital? ¿Puedo adoptarla de forma voluntaria? Sigue leyendo para enterarte de todo...

    Empresas obligadas a cumplir con el SII

    El Real decreto 596/2016 del 2 de diciembre establece las normas para la modernización, mejora e impulso de los medios electrónicos para la gestión del IVA obliga a todas las empresas que facturan más de 6 millones de euros al año, o esté inscrita en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA), deberán estar inscritas en el sistema de Suministro Inmediato de Información, también conocido como SII.

    Las obligaciones del SII establecen que cualquier empresa que adopte este sistema debe comunicar los registros de facturación en un plazo de 4 días a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Además, puedes presentar e ingresar las autoliquidaciones del IVA diez días más tarde de lo habitual y podrás contrastar la información de tus Libros Registro con la información suministrada por los clientes y proveedores, siempre que estén incluidos también en el sistema.

    Si tu empresa no cumple con este nivel de facturación anual, o no estás inscrito en el REDEME, también puedes adoptar el SII de forma voluntaria para, además de lo mencionado en el anterior párrafo, no tener la obligación de presentar los modelos de operaciones con terceras personas (347), libros de registro del IVA (340) y el modelo 390 de resumen anual del Impuesto sobre el Valor Añadido.

    Este Suministro Inmediato de Información ha obligado a las empresas a adoptar soluciones de facturación digital para agilizar la facturación dentro del departamento financiero. El envío de la facturación electrónica es otro de los temas que vienen ligados al SII, ¿existe algún procedimiento estandarizado?

     

    Reglamentando la facturación electrónica

    En sus inicios, la facturación electrónica se vio como una forma de digitalizar las facturas y cada empresa optó por un sistema propio. Algunas empresas optaron por mandar hojas de cálculo, otras un Word o incluso generaban la factura de forma manual, la escaneaban y la adjuntaban al correo como archivo PDF… había que poner una solución a este situación.

    A finales de los años 90 la Unión Europea trabajaba en una normativa para regularizar e impulsar la facturación electrónica. Con la Directiva 2001/115/CE que modifica la Directiva 77/388/CEE se establecieron las bases de la firma electrónica que sustituye a la firma física para realizar, de forma segura, trámites en el entorno digital.

    Posteriormente, a nivel Español se estableció las normativas necesarias para poder comenzar a trabajar con facturación electrónica con el Real Decreto 1496/2003 y con la Ley 25/2013. Esta última dictaminó que a partir del 15 de enero de 2015, la facturación electrónica sería obligatoria en España para cualquier empresa que mantuviese relaciones comerciales con la Administración Pública, así como otras de especial trascendencia económica (financiero, energético o telecomunicaciones, por citar algunas).

    New Call-to-action

    Requisitos de la facturación electrónica y obligaciones legales para el expedidor

     

    1. Para poder usar la facturación electrónica, el receptor debe dar el consentimiento explícitamente ya sea de forma oral o firmando algún documento.
    2. La factura debe tener todos los datos obligatorios (datos fiscales del emisor y receptor, número de factura, fecha, descripción de los productos/servicios y un desglose del IVA).
    3. Debes poder garantizar la integridad y autenticidad de la factura enviándola desde un correo corporativo y en formato PDF para que no se puedan modificar los datos. También se admiten los formatos HTML, GIF, JPG y XML siempre que no se puedan modificar su contenido.
    4. Aunque no es necesario, la factura debe incluir la firma electrónica como garantía del origen de la factura y la veracidad de todos los datos.
    5. La factura debe ser conservada durante su periodo de vigencia conservando una copia en PDF o los datos de la matriz de la factura en una base de datos.
    6. La factura debe contabilizarse y anotar el importe en los registros de IVA.
    7. Por último, debe garantizarse la accesibilidad completa: visualización, búsqueda selectiva, copia y descarga e impresión de la factura.

    Si tus facturas electrónicas no cumplen con estos requisitos, la AEAT puede imponer sanciones tanto al expedidor como al emisor de la factura de hasta un 1% del valor de las facturas erróneas o de hasta el 2% si éstas suponen más del 20% de la facturación total.

    Es por esto que existen programas de facturación electrónica que te permiten cumplir con todos los requerimientos y automatizar procesos utilizando workflows.

    La facturación electrónica, elimina el papel en tu departamento financiero

    Un programa de facturación electrónica te permite realizar una gestión del envío de tus facturas de forma rápida cumpliendo con la normativa legal a la vez que reduces los costes derivados de los procesos internos de gestión de facturas. También te permite ahorrar en tiempo y dinero con la gestión de facturas, disminuyendo errores y permitiendo además un seguimiento de las facturas.

    En resúmen, con un programa de facturación electrónica conseguirás:

    • Agilizar el departamento de facturación, las tareas repetitivas de facturación pueden ser automatizadas utilizando los flujos de trabajo. De este modo con los workflows puedes agilizar el proceso de creación de la factura y el de envío a través del correo electrónico.
    • Ahorrar en costes. Con la facturación electrónica ya no es necesario gastar presupuesto en papel, sobres o franqueo. También ahorras en costes de espacio físico al no necesitar tener archivadores físicos.
    • Evita errores humanos. Los datos que componen la factura los recibes de forma automática gracias a la conexión a la base de datos.
    • Mejorar el periodo medio de cobro. Los datos se obtienen de forma automática, la preparación del envío, firma digital y posterior envío a través del correo electrónico se hacen al instante.
    • Tener una visión global. Al tener todas tus facturas centralizadas en un mismo sistema, te permite obtener una visión global al instante para ayudarte en la toma de decisiones con tableros de información donde puedes ver la información relevante de forma inmediata.
    • Optimizar el espacio de tu oficina. Puedes olvidarte de tener archivadores que pueden ocupar una habitación entera. Aprovecha el espacio para otros menesteres.

    La facturación electrónica está siendo adoptada por muchas empresas por todos los beneficios que conlleva, además de la reducción de costes de gestión entre un 50% y un 80%. Si quieres seguir aprendiendo sobre la facturación electrónica, ahora que ya sabes que es una herramienta clave para mejorar la eficiencia de tu departamento de facturación, descárgate este Libro Blanco de la Factura Electrónica.

     

    guia gratis la factura electronica

     

    Equipo DATADEC

    Escrito por: Juan D Santamaria

    Temas relacionados:. Administracion y Finanzas

    Cómo el Cross docking nos ayuda a optimizar procesos. Aplicaciones. La importancia de evitar procesos manuales en tu almacén

    ¿Te ha gustado? Puedes compartirlo en tu red social favorita. ¡Gracias!


    También puedes agregar nuestro blog a tu Feed de RSS para mantenerte informado.