CÓMO HACER UN INVENTARIO DE ALMACÉN

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Con solo dos palabras podemos definir todas las ventajas que un sistema SGA ofrece a la hora de plantearse cómo hacer un inventario: tiempo real. Parece algo simple y trivial pero la diferencia entre actuar en tiempo real o no hacerlo, alcanza cotas de importancia vital para una empresa. El inventario del almacén no es una excepción. Lógicamente en este post, cuando hablamos de hacer un inventario, nos estamos refiriendo al recuento físico del almacén. Si usamos listados impresos y, por tanto, entre el proceso de conteo y su reflejo en el sistema pasan días u horas, por mucho que lo intentemos, seremos incapaces de responder a las verdaderas causas raíz de los descuadres ya que pueden originarse en multitud de puntos del sistema. Los puntos de conflicto son numerosos y difíciles de resolver, por ejemplo: cuando pasamos los datos, cuando los escribimos, cuando identificamos visualmente referencias, cuando el que cuenta transmite la información al que apunta, etc, Con lo que los mismos problemas tenderán a repetirse en el próximo inventario.

Si año tras año, los problemas de descuadre se repiten, no intentemos seguir inventando sistemas manuales para evitarlos, el problema reside ahí, en que el proceso y sus controles son manuales.

Cuadrar el inventario no es una cuestión de un par de días al año. El control de los movimientos de cada referencia es vital y debe ser exhaustivo y preciso a lo largo de todo el año. Este es el verdadero secreto de que un inventario nos cuadre. Al final, los desajustes de inventario sólo son el acumulado de las ineficiencias del sistema de trabajo a lo largo de todo el período de actividad.

Por eso a la hora de plantearnos cómo hacer un inventario, lo primero que debemos cuestionarnos es si nuestra actividad diaria está planteada para que ese inventario cuadre. O si, por el contrario, tenemos demasiadas brechas en nuestros procesos, que abren el camino a los tan temidos descuadres.

No obstante, un buen planteamiento a la hora de enfocar un inventario es la planificación. ¿Qué debemos tener en cuenta?

La planificación para realizar un inventario

Los factores que debemos tener en cuenta en el proceso de hacer un inventario son:

• Detener o no la actividad: debemos decidir si es necesario detener la actividad en el almacén o en otras áreas afectadas, como fábrica. Esto influye directamente en la toma de decisiones sobre cómo hacer un inventario.
• Periodicidad: cuando se trata de recuentos anuales, la periodicidad viene ya impuesta, pero si realizamos recuentos parciales o cíclicos, su periodicidad debe establecerse con antelación ya que variará dependiendo de multitud de factores como la disponibilidad de recursos, el nivel de stock, la accesibilidad de las referencias, etc.
• Amplitud: tanto si el proceso de inventario alcanzará una zona, como a una familia, a productos de gran valor económico o con tendencia a desaparecer, como si afecta a una única referencia de forma puntual, el alcance del recuento debe planificarse. Otro factor a tener en cuenta son las referencias ubicadas en proveedores externos, ya que deben ser informados con antelación del momento en que necesitamos que nos informen del nivel de existencias de nuestra propiedad, que se almacenan en sus instalaciones.
• Segmentación:  a la hora de decidir cómo hacer un inventario también debemos tener claros los criterios de segmentación de nuestras referencias. No se dedican los mismos esfuerzos a una familia con importancia estratégica, que a una referencia CZ.
• Información a los operarios: toda la planificación anterior debe trasladarse a los operarios que van a realizar el recuento físico para evitar duplicidades, dudas que detengan la actividad o zonas sin conteo por un error de comunicación.

Por otro lado, conviene conocer cómo afecta el nivel tecnológico a la hora de plantearse cómo hacer un inventario. 

El uso de la tecnología en un recuerdo físico del almacén.

Existen enormes diferencias en cuanto a la realización de un inventario con o sin tecnología. Veremos dos ejemplos de recuentos planteados con o sin el uso de la tecnología adecuada.

• Recuentos cíclicos: que deben planificarse con cierta periodicidad.
  • Manual: somos nosotros los que debemos estar pendientes de que el recuento se ejecute valiéndonos de avisos de calendario, correos electrónicos u hojas de cálculo. Esto ya casi garantiza que no se realizará en el momento adecuado. Hecho esto, debemos hablar con el/los operarios afectados, tratar de que no se altere el número de la, o las, referencias a inventariar, detener la actividad, aunque sea parcialmente, o asumir que a lo largo del proceso de inventario los datos recabados variarán ya que, mientras recontamos, las cantidades van variando por el normal proceso de picking o de reposición. La “foto” extraída para el recuento se toma en un momento determinado, el recuento en otro, y el resultado se introduce en otro. Desde la foto inicial, a la final, puede que haya variaciones que no respondan a un descuadre sino a la propia actividad del almacén.

• • Tecnología: es el propio sistema el que una vez configurado, propone recuentos periódicos y concretos que pueden ser aleatorios o respondiendo a un criterio concreto (por ejemplo, la clasificación ABC). Dado que la información que el sistema maneja de todos los procesos es en tiempo real, cuando hagamos el recuento el sistema compara exactamente las cantidades y ubicaciones que debe haber en ese momento. Además, el sistema puede evitar el picking en las ubicaciones a controlar, hasta que el recuento se haya ejecutado, liberándolas de nuevo y retomando las operaciones de picking pendientes por el recuento, en el momento éste se haya realizado. Todo esto en tiempo real y sin intercambios de listados ni papeles.

• Recuento anual:
  
  • Manual: todos los almacenes saben cómo hacer un inventario manual y lo que ello implica. Detener la actividad, sincronizar la emisión de listados en papel por zonas, estanterías, etc. Reparto de listados, conteo, relleno de listados escritos a mano, introducción en el sistema de los datos de los listados escritos en bolígrafo o resaltados con rotuladores fosforescentes. El inventario no sólo abarca el tiempo del recuento en sí, sino que incluye el tiempo que el equipo administrativo (en ocasiones de otras áreas) invierte en pasar datos a mano, contando con pequeñas vicisitudes que ralentizan el proceso como pérdida de listados, dificultades de lectura, etc., además de la posterior investigación de los descuadres.

• • Tecnología: cuando nos planteamos cómo hacer un inventario con el uso de tecnología, lo primero que observamos es la ausencia de listados. Esto descarta tener que pasar estos datos al sistema y evita los errores propios de este proceso. El proceso de inventario se limita a que el operario siga la guía que el sistema SGA le indica a través de su PDA y realice las lecturas o escaneos de lo que se requiera, por ejemplo, la etiqueta de los palés completos y su ubicación. El proceso de inventario para palé completo es muy rápido y únicamente hay que detenerse en los multireferencia o fraccionados, al igual que en las ubicaciones de picking. La ventaja tecnológica es que el sistema se informa conforme los recuentos se realizan y no a posteriori. Además, los poka-yoke de escaneos de referencias aseguran que una vez iniciado el conteo estamos ofreciendo datos de la referencia solicitada y no de otra, ya que su código de identificación debe ser único.
    En este caso, además, el propio software proporciona la información necesaria para determinar las causas de los desvíos que de por sí, serán mucho menos frecuentes que en los sistemas manuales.

Consideraciones finales para hacer un inventario

La tecnología marca una gran diferencia a la hora de plantearnos la realización de un inventario. Incluso, cuando el nivel de tecnologización de un almacén es elevado, puede llegar a cuestionarse si es necesario realizarlo.

El control de stocks es una tarea diaria, los descuadres de inventario solo son el reflejo de las eficiencias e ineficiencias de nuestro sistema de trabajo habitual. Además, el inventario no termina con el recuento ya que una vez acabada la fase de recuento viene la de investigación de las desviaciones.

Cuando el almacén se gestiona de forma manual, alguien debe ir introduciendo el resultado de los múltiples recuentos en el sistema, es decir, alguien debe suplir la carencia de tecnología. En cuanto las desviaciones aparecen debemos investigar si se trata de un verdadero descuadre de almacén, en cuyo caso trataremos de determinar su causa, o si se ha producido un error humano a la hora de introducir e incluso de anotar en origen esos datos.

Cuando un almacén está guiado por un sistema SGA el recuento y su resultado son simultáneos, es decir, la información se transmite en tiempo real, no hace falta introducir a mano los datos, ni extraer complejas hojas Excel que arrojen resultados que de nuevo tenemos que investigar.

Cuanto más manual sea nuestro sistema, más descuadres reflejará nuestro recuento de inventario físico y con mayor frecuencia se repetirán los mismos errores.

*Imagen de aleksandarlittlewolf en Freepik

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