MEJORA CONTINUA, PARA ASEGURAR LA VIABILIDAD DE LA EMPRESA

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Hay un dicho popular: ¿Adaptarse o morir?

Sólo los que se adaptan a los cambios sobreviven. Hoy en día permanecer inmóvil supone morir.

La mejora continua implica una filosofía de empresa que considera que todo es susceptible de mejorar a todos los niveles de la empresa, y que solamente mejorando podemos fortalecer la viabilidad futura de una organización. Muchas   

Normalmente esto no supone afrontar grandes cambios, sino todo lo contrario, la mejora global se suele acometer a partir de pequeños cambios pero constantes a lo largo del tiempo que aumentan los niveles de calidad de la organización.

Los cambios producen ansiedad. Salir de la zona de confort y perder lo aprendido genera preocupación e incertidumbre. La resistencia es algo natural que se ve afectada por circunstancias personales.

El primer paso consiste en entender que las mejoras son cambios, y que toda la organización ha de poder gestionarlos, y lo mejor para ello es estar receptiva a éstos.

Además de estar receptivos, se deben crear las condiciones organizativas necesarias, y para ello es aconsejable crear equipos de trabajo multidepartamentales que detecten las necesidades de mejora e implanten las soluciones siguiendo unas pautas establecidas.

Crear estos equipos de trabajo multidepartamentales fomenta la gestión participativa. Hacer que los empleados participen en la mejora de los procesos los motiva y les hace sentirse orgullosos de su trabajo y de lo que éste aporta a toda la organización en su conjunto.

Para profundizar en los procesos de mejora debemos conocer:

• Conocer los objetivos que podemos alcanzar a través de la mejora continua.
• Entender las motivaciones para salir de la zona de confort y qué ventajas nos aporta la adopción de un sistema de mejora continua.
• Detallar los pasos a tomar para la mejora continua.
• El ciclo de vida de los procesos. El BPM
• Un ejemplo a seguir: la metodología KAIZEN.

¿Cuáles son los objetivos de la mejora continua como herramienta en una empresa?

Entre los principales objetivos que se buscan al adoptar sistemas de mejora continua en las organizaciones están:

• Incrementar la calidad: los productos, procesos y servicios son mejores y más competitivos y nuestros clientes los recibirán con un valor añadido.
• Mejorar los procesos: la mejora de los procesos en la empresa permitirá tener un punto de referencia objetivo para poder competir en los diferentes mercados y saber en tiempo y forma dónde se encuentra la compañía. Además, esta mejora de los procesos dará estabilidad a la empresa.
• Aumentar la productividad: al tener equipos de trabajo más eficientes y con menos fallos, el grado de confianza y satisfacción, tanto para la empresa como para los empleados, aumentará y afectará además al coste de producción.
• Disminuir los costes productivos: si disminuyen los costes, quizá puedan bajarse los precios. El consumidor detectará estos cambios y se crearán mejores oportunidades para que el producto y/o servicio esté más presente en el mercado, ganando terreno así a la competencia.
• Ser más competitivo: es importante conocer dónde se quiere llegar. En un mercado globalizado se incrementa la competitividad, por eso si se quiere estar dentro de ese mercado, la mejora continua ha de ser constante.

¿Qué motiva a las empresas a plantearse cambios?

En estos días en los que nos movemos en entornos de fuerte competencia global, las empresas deben hacer frente a los siguientes desafíos:

1. La nueva era Digital: la transformación digital de las empresas las pone a la vanguardia, y todas aquellas que no la implanten quedarán obsoletas.
2. La Globalización: vivimos en un mercado mundial, abierto y sin barreras. Esto es perfecto para la competencia y para la diversidad de todo tipo de productos y servicios.

Por lo tanto, podemos concluir que la mejora continua derivada de los cambios aporta ventajas a las empresas. Veamos cuáles son esas ventajas.

Ventajas de implantar sistemas de mejora continua

Es muy importante tener claro el porqué una empresa debe decidir entrar a un sistema de mejora continua.

Si no mostramos de manera clara la visión y el impacto que puede causar dentro de la organización a nivel de cada persona y a la empresa como tal, podemos llegar a tener problemas con el personal al momento de implementarlo, por eso es importante definir bien las ventajas que se obtienen.

Una de las mayores ventajas de la mejora continua es el incremento de la productividad. Este incremento se produce debido a:

• Organización: se concentran los esfuerzos en ámbitos organizativos y de procedimientos
• Mejoras: se consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
• Productos defectuosos: se reduce el porcentaje de productos (o servicios) defectuosos
• Productividad y competitividad: se incrementa la productividad y se dirige a la organización hacia la competitividad.
• Avances tecnológicos: se adaptan los procesos a los avances tecnológicos.
• Procesos repetitivos: se eliminan procesos repetitivos.

¿Cómo se puede implantar un sistema de mejora continua en mi empresa?

Vamos a ver los pasos a seguir para realizar una implantación.

1. Lo primero de todo debe ser seleccionar el proceso o tema a mejorar.
2. Crear un equipo de trabajo y asignar las responsabilidades y recursos necesarios.
3. Recopilar toda la información necesaria que esté relacionada con el proceso o tema seleccionado. Medir el proceso e identificar los indicadores que después utilizaremos para comparar.
4. Analizar todas las alternativas y diseñar un nuevo método.
5. Implantar ese nuevo método.
6. Medir y chequear los resultados. Comparar los nuevos resultados con los que se tomaron antes de iniciar el nuevo método.
7. Sistematizar el proceso, garantizando así el mantenimiento del nuevo método.

La mejora continua en el ciclo de vida de los procesos. El BPM

La cultura de mejora continua en las empresas debe estar presente durante las 4 etapas del ciclo de vida de los procesos. Estas etapas son: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización.

Gracias a las herramientas como el BPM (Business Process Management o Gestión por procesos) se automatiza el ciclo de vida de los procesos.

El Club-BPM ( www.club-bpm.com) define BPM cómo: “Un conjunto de herramientas, tecnologías, técnicas, métodos y disciplinas de gestión para la identificación, modelización, análisis, ejecución, control y mejora de los procesos de negocio. Las mejoras incluyen tanto cambios de mejora continua como cambios radicales”.

Estas herramientas proporcionan los medios que una empresa necesita para agilizar los procesos, modelarlos y lo más importante, “Poderlos repetir”. Son herramientas que hacen uso de los diagramas de flujo que representan de forma gráfica los procesos.

Los diagramas de flujo son de gran utilidad en las fases de Modelado, Ejecución, Monitorización y Optimización. Veamos con detalle cómo se hace en cada una de las etapas:

1.- Etapa de Modelización

La modelización de un proceso implica diseñar hasta el mínimo detalle cómo debe actuar el proceso al ser ejecutado.

Una imagen vale más que mil palabras, así que en esta fase debe hacerse una descripción visual del proceso. Se deberá realizar un análisis previo del proceso alineado con los objetivos de la empresa y el plan estratégico.

Los pasos a seguir son:

1. Dibujar el diagrama identificando las tareas, los eventos, los KPI’s, etc. Es importante identificar los pasos del proceso mediante una tormenta de ideas, antes de dibujarlos en el cuadro definitivo.
2. Determinar las funcionalidades: indicar cómo deben funcionar cada uno de los objetos del diagrama.
3. Realizar simulaciones para asegurarse de que el funcionamiento será el correcto.

Una vez creado el modelo y contando con la supervisión y la involucración del equipo de gerencia, se pasa a la ejecución.

2.- Etapa de Ejecución

En esta etapa se ejecuta el proceso que se ha modelizado en la etapa anterior.

Se realizan tareas que pueden ser tareas personales, llevadas a cabo por una persona, o tareas de sistema, que las ejecuta el sistema de forma automática sin necesidad de la intervención humana, generando actividades sin costes ni errores.

3.- Etapa de Monitorización

En la etapa de monitorización se observan, se controlan y se analizan los resultados de la etapa de ejecución.

Las herramientas de BPM proporcionan en tiempo real la información personalizada, y además automatizan la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos que se generan.

4.- Etapa de Optimización

Con los resultados obtenidos en la etapa de Monitorización se determinan los cambios que se deberán realizar en los procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia.

• Si los cambios a realizar afectan a las reglas de negocio bastará con modificar los valores para que se apliquen a todos los objetos del proceso involucrado.
• Si los cambios afectan al proceso completo, deberán hacerse en la fase de Modelización, y son cambios que pueden modificar el diagrama, los objetos (por ejemplo los calendarios, las condiciones, los ejecutores…) las cronometrías, etc.

En la última fase de esta etapa se realizan todas las simulaciones que sean necesarias y se publica una nueva versión de ese proceso.

KAIZEN: una metodología exitosa para la mejora continua

La filosofía KAIZEN tiene sus orígenes en Japón por allá por los años 50 cuando la industria nipona se percató de la necesidad de implementar mecanismos de mejora continua.

La finalidad de este método no era otra que incrementar la productividad de los procesos con la experiencia de los propios trabajadores, quienes al fin y al cabo son los usuarios finales de los procesos modelados.

El Sistema de Producción de Toyota (TPS) es conocido por su filosofía KAIZEN, donde a los propios trabajadores en la línea de producción se les exige que paren la producción ante cualquier anormalidad y se les invita a poner en marcha procedimientos de mejora continua.

TPS tiene 3 objetivos deseados:

• Ofrecer a sus clientes los vehículos de la más alta calidad, con el mínimo coste en el mínimo tiempo posible.
• Ofrecer a sus empleados un trabajo seguro y satisfactorio.
• Dar a la compañía la flexibilidad necesaria para responder a las necesidades del mercado

Ciclo de vida de un proceso KAIZEN

El ciclo de vida de un proceso KAIZEN es conocido como el PDCA

• Plan: Se deciden qué procesos se desean mejorar.
• Do: Se aportan distintas propuestas, se elige la más adecuada para conseguir los objetivos y se ejecutan las acciones necesarias para llevar a cabo la estrategia de mejora.
• Check: Se miden los resultados obtenidos y las mejoras que han producido las propuestas de mejora.
• Act: Se corrigen posibles desviaciones y se estandarizan las nuevas operaciones

Las herramientas de BPM (Business Process Management) no son más que una forma de implementación de los conceptos que suponen esta mejora continua.

Mejora continua: la evolución constante para no morir

Implementar un proyecto de mejora continua es un reto critico para toda organización, ya que afecta a niveles estratégicos, operacionales y de cultura dentro de la empresa, con la finalidad de fortalecer la viabilidad de las empresas.

En los tiempos que corren, el entorno empresarial está cambiando a un ritmo insospechado. Dentro de este marco, las empresas e individuos debemos adaptarnos a los nuevos retos, adquiriendo nuevas metas, poniéndonos al día con los cambios tecnológicos y adoptando nuevos puntos de vista de lo que antes se convertía en cotidiano.

Es tiempo de no quedarse parado, por lo mal que van las cosas, y poner en marcha procedimientos para mejorar los procesos, ser más competitivos y aprovechar las oportunidades.

Si quieres saber más sobre mejora continua y automatización de procesos, te invitamos a que leas: CÓMO UN BPM MULTIPLICA LA PRODUCTIVIDAD DE TU EMPRESA, y si quieres conocer cómo es una aplicación de BPM: expertBPM.

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