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    MEJORA CONTINUA: ¿ADAPTARSE O MORIR?

    30 nov 2021 | autor: Maria Serneguet

    mejora continua

    ¿Adaptarse o morir?

     Sólo los que se adaptan a los cambios sobreviven. Hoy en día permanecer inmóvil supone morir.

    La mejora continua consiste en mejorar día a día nuestra organización mediante la implantación de pequeños pero constantes cambios que aumenten los niveles de calidad de nuestra empresa.

    Los cambios producen ansiedad. Salir de la zona de confort y perder lo aprendido genera preocupación e incertidumbre. La resistencia es algo natural que se ve afectada por circunstancias personales.

    El primer paso consiste en entender que las mejoras son cambios, y que toda la organización ha de estar receptiva a los cambios.

    Además de estar receptivos, se deben configurar equipos de trabajo multidepartamentales que detecten las necesidades de mejora e implanten las soluciones siguiendo unas pautas establecidas.

    Crear estos equipos de trabajo multidepartamentales fomenta la gestión participativa. Hacer que los empleados participen en la mejora de los procesos los motiva y les hace sentirse orgullos de su trabajo y de lo que éste aporta a toda la organización en conjunto.

     

    ¿Cuáles son los objetivos de la mejora continua como herramienta en una empresa?

    Entre los principales objetivos que se buscan al adoptar sistemas de mejora continua en las organizaciones están:

    • Incrementar la calidad: los productos, procesos y servicios son mejores y más competitivos y nuestros clientes los recibirán con un valor añadido.
    • Mejorar los procesos: la mejora de los procesos en la empresa permitirá tener un punto de referencia objetivo para poder competir en los diferentes mercados y saber en tiempo y forma dónde se encuentra la compañía. Además, esta mejora de los procesos dará estabilidad a la empresa.
    • Aumentar la productividad: al tener equipos de trabajo más eficientes y con menos fallos, el grado de confianza y satisfacción tanto para la empresa como para los empleados aumentará y afectará además al coste de producción.
    • Disminuir los costes productivos: si disminuyen los costes, quizá puedan bajarse los precios. El consumidor detectará estos cambios y se crearán mejores oportunidades para que el producto y/o servicio esté más presente en el mercado, ganando terreno así a la competencia.
    • Ser más competitivo: es importante conocer dónde se quiere llegar. En un mercado globalizado se incremente la competitividad, por eso si se quiere estar dentro de ese mercado, la mejora continua ha de ser constante.

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    ¿Qué motiva a las empresas a plantearse cambios?

    En estos días en los que nos movemos en entornos de fuerte competencia global, las empresas deben hacer frente a los siguientes desafíos:

    1. La nueva era Digital: la transformación digital de las empresas las pone a la vanguardia, y todas aquellas que no la implanten quedarán obsoletas.
    2. La Globalización: vivimos en un mercado mundial, abierto y sin barreras. Esto es perfecto para la competencia y para la diversidad de todo tipo de productos y servicios.

    Por lo tanto, podemos concluir que la mejora continua derivada de los cambios aporta ventajas a las empresas. Veamos cuáles son esas ventajas.

     

    Ventajas de implantar sistemas de mejora continua

    Es muy importante tener claro el porqué una empresa debe decidir entrar a un sistema de mejora continua.

    Si no mostramos de manera clara la visión y el impacto que puede causar dentro de la organización a nivel de cada persona y a la empresa como tal, podemos llegar a tener problemas con el personal al momento de implementarlo, por eso es importante definir bien las ventajas que se obtienen.

    Una de las mayores ventajas de la mejora continua es el incremento de la productividad. Este incremento se produce debido a:

    • Organización: se concentran los esfuerzos en ámbitos organizativos y de procedimientos
    • Mejoras: se consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
    • Productos defectuosos: se reduce el porcentaje de productos (o servicios) defectuosos
    • Productividad y competitividad: se incrementa la productividad y se dirige a la organización hacia la competitividad.
    • Avances tecnológicos: se adaptan los procesos a los avances tecnológicos.
    • Procesos repetitivos: se eliminan procesos repetitivos.

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    ¿Cómo se puede implantar un sistema de mejora continua en mi empresa?

    Vamos a ver los pasos a seguir para realizar una implantación.

    1. Lo primero de todo debe ser seleccionar el proceso o tema a mejorar.
    2. Crear un equipo de trabajo y asignar las responsabilidades y recursos necesarios.
    3. Recopilar toda la información necesaria que esté relacionada con el proceso o tema seleccionado. Medir el proceso e identificar los indicadores que después utilizaremos para comparar.
    4. Analizar todas las alternativas y diseñar un nuevo método.
    5. Implantar ese nuevo método.
    6. Medir y chequear los resultados. Comparar los nuevos resultados con los que se tomaron antes de iniciar el nuevo método.
    7. Sistematizar el proceso, garantizando así el mantenimiento del nuevo método.

    Qué herramientas existen para la mejora continua

    La cultura de mejora continua en las empresas debe estar presente durante las 4 etapas del ciclo de vida de los procesos.

    Estas etapas son: Modelización, Ejecución, Monitorización y Optimización.

    Las herramientas de BPM (Business Process Management o Gestión por procesos) se automatiza el ciclo de vida de los procesos. Estas herramientas hacen uso de los diagramas de flujo que representan de forma gráfica los procesos.

    Los diagramas de flujo son de gran utilidad en las fases de Modelado, Ejecución, Monitorización y Optimización. Veamos con detalle cómo se hace en cada una de las etapas:

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    Etapa de Modelización

    La modelización de un proceso implica diseñar hasta el mínimo detalle cómo debe actuar el proceso al ser ejecutado.

    Una imagen vale más que mil palabras, así que en esta fase debe hacerse una descripción visual del proceso.
    Se deberá realizar un análisis previo del proceso alineado con los objetivos de la empresa y el plan estratégico.

    Los pasos a seguir son:

    1. Dibujar el diagrama identificando las tareas, los eventos, los KPI’s, etc. Es importante identificar los pasos del proceso mediante una tormenta de ideas, antes de dibujarlos en el cuadro definitivo.
    2. Determinar las funcionalidades: indicar cómo deben funcionar cada uno de los objetos del diagrama.
    3. Realizar simulaciones para asegurarse de que el funcionamientos será el correcto.

    Una vez creado el modelo y contando con la supervisión y la involucración del equipo de gerencia, se pasa a la ejecución.

     

    Etapa de Ejecución

    fases mejora continua

    En esta etapa que ejecuta el proceso que se ha modelizado en la etapa anterior.

    Se realizan tareas que pueden ser tareas personales, realizadas por una persona, o tareas de sistema, que las realiza el sistema de forma automática sin necesidad de la intervención humana. Esto genera actividades sin costes ni errores.

    Etapa de Monitorización

    En la etapa de monitorización se observan, se controlan y se analizan los resultados de la etapa de ejecución.

    Las herramientas de BPM proporcionan en tiempo real la información personalizada, y además automatizan la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos que se generan.

    Etapa de Optimización

    Con los resultados obtenidos en la etapa de Monitorización se determinan los cambios que se deberán realizar en los procesos para optimizar su funcionamiento y eficacia.

    Si los cambios a realizar afectan a las reglas de negocio bastará con modificar los valores para que se apliquen a todos los objetos del proceso involucrado.

    Si los cambios afectan al proceso completo, deberán hacerse en la fase de Modelización, y son cambios que pueden modificar el diagrama, los objetos (por ejemplo los calendarios, las condiciones, los ejecutores…) las cronometrías, etc.

    En la última fase de esta etapa se realizan todas las simulaciones que sean necesarias y se publica una nueva versión de ese proceso.

    La gestión de procesos tiene el papel de acompañar a las organizaciones en el constante cambio y adaptación que las organizaciones necesitan para ser cada vez más competitivas en un mundo globalizado.

    Las herramientas de mejora continua nos ayudan a ser más eficientes y a transmitir esa eficiencia a nuestros clientes.

    Implementar un proyecto de mejora continua es un reto para toda organización que se lo proponga, ya que afecta a niveles estratégicos, operacionales y de cultura dentro de la empresa.

     

    Si quieres saber más sobre mejora continua y automatización de procesos, te invitamos a que leas:

    - CÓMO UN BPM MULTIPLICA LA PRODUCTIVIDAD DE TU EMPRESA

    y si quieres conocer cómo es una aplicación de BPM:

    - expertBPM

     

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    Equipo DATADEC

    Escrito por: Maria Serneguet

    Contenido publicado el 06 Nov 2017, actualizado por última vez el 30 nov 2021

    Temas relacionados: Digitalizacion y Automatizacion

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