NECESITO IDENTIFICAR PROBLEMAS ORGANIZATIVOS, ¿CÓMO ME AYUDA UN ERP?

Identificar problemas organizativos es uno de los primeros pasos para mejorar los procesos de gestión y conseguir la satisfacción del cliente, retener a los empleados y obtener relaciones de negocios sólidas.

Los problemas organizativos tienen que ver muchas veces con la falta de información o información incompleta, los malos procedimientos (o la falta de ellos) y la ausencia de sistemas de control que ayuden a saber hacia dónde vamos y en qué lugar nos encontramos.

Todas las áreas de la empresa deben mantener una relación en armonía y buena comunicación. Por ejemplo, de nada sirve contar con departamentos de ventas y finanzas muy eficientes, si la logística es tan deficiente que el producto no llega a tiempo al punto de venta y a los clientes.

Debemos buscar el equilibrio en todas las funciones de la empresa, ya que todas las áreas están interrelacionadas y la falta de coordinación puede ocasionar cuellos de botella y serios problemas.

Las empresas deben contar con un sistema de gestión que garantice la armonía, sincronización y funcionamiento satisfactoria de todas sus partes.

¿Qué problemas se derivan de una mala organización en la empresa?

Mala comunicación

Un mal diseño organizativo suele conducir a una mala comunicación, ya que la información puede que fluya de forma poco eficiente. En este sentido, no hay que olvidar que el diseño organizativo debe estar basado en primer lugar en facilitar el buen funcionamiento de la empresa y no en colocar al personal de la misma de acuerdo a una escala de autoridad. Desafortunadamente, en algunas ocasiones, el diseño organizativo atiende a criterios de “poder” incompatibles con un buen funcionamiento de la empresa.

Falta de motivación

El rendimiento de las personas mejoran mucho si se sienten que forman parte de un equipo que se esfuerza en la misma dirección. No fomentar el trabajo en equipo hace que los trabajadores se concentren únicamente en sus tareas individuales y no colaboren con los demás.

Falta de innovación

Las empresas con este tipo de problemas suelen ser lentas para innovar. La comunicación deficiente puede hacer que buenas ideas no lleguen a desarrollarse nunca, lo que desmotiva la involucración del personal en estos temas.

Mal servicio al cliente

La capacidad de respuesta de organizaciones con estructuras organizativas deficientes suelen tener una mala capacidad de reacción ante los problemas con clientes.

¿Cómo podemos identificar y evitar estos problemas organizativos?

No se pueden optimizar los procesos si no empezamos detectando los problemas. Eso significa que debe haber un buen flujo de comunicación entre departamentos y empleados de la empresa, de modo que cuanta más información y mejor procesada tengamos, mayor capacidad para mejorar los procesos.

Muchas veces, la ausencia de datos y la falta de sinergias entre departamentos tiene que ver con la falta de la tecnología adecuada que facilite la coordinación. Un sistema de gestión ERP interconectado con otras herramientas tecnológicas como el CRM ayuda a optimizar gran parte de los procesos que tienen que ver con las compras, el almacenaje, la distribución y la venta de productos.

Contar con un sistema de gestión ERP permitirá tener acceso a la información para detectar si alguno de los departamentos está trabajando con rendimientos que representan pérdidas económicas para la empresa, a través de alarmas y avisos al usuario.

Con esta información se podrá conocer si los equipos son eficientes o no y tomar decisiones que permitan a la empresa conducir su sostenibilidad operativa.

Un análisis de la situación actual y los procesos clave de la empresa permitirá definir los indicadores que nos ayudarán a monitorizar los resultados del proyecto y así actuar con toda la información disponible.

¿Cómo nos ayuda un ERP a identificar esos problemas organizativos?

Un ERP es un software de gestión empresarial que ayuda a ordenar la información relevante de los distintos departamentos de una empresa: contabilidad, finanzas, expediciones, logística, recursos humanos y ventas, entre otros, para facilitar la coordinación y la toma de decisiones.

¿Qué errores organizativos puede ayudarme a evitar un ERP?

Vamos a ver un ejemplo de problemas organizativos que se produce entre los departamentos de ventas, compras, producción, almacén y expediciones.

Errores de coordinación entre el departamento de ventas y el de expediciones.

Estos errores se producen cuando el departamento de ventas realiza muchos pedidos de venta, pero el de expediciones no dispone de todo el material necesario y, por lo tanto, no lo entrega a tiempo.

Al realizar un pedido de venta desde un sistema ERP, se conoce en ese momento si se dispone de stock suficiente en el almacén, o si existe un pedido de compra de esos materiales que llegará en determinada fecha, o hay una planificación de producción de esos artículos y por lo tanto se dispondrá de ese stock para poder servirlo.
Cuando se realiza el pedido, de forma automática, aumenta la cantidad comprometida de stock de esos artículos y disminuye la cantidad disponible. Disponer de una información única y a tiempo real de los pedidos de clientes y del stock de almacén nos permitirá valorar nuestra capacidad de servicio para informar adecuadamente a nuestros clientes, y además, apoyar a los departamentos implicados para abastecer las necesidades comerciales.

Errores de coordinación entre el departamento de expediciones a clientes y el de almacén (necesidades de acopios de productos terminados en el almacén).

Estos problemas se derivan de la falta de comunicación entre ambos departamentos y se generan discrepancias entre las necesidades de servicio de productos terminados y el stock que hay en el almacén. La consecuencia son pedidos sin enviar a los clientes en la fecha indicada porque no hay stock suficiente en los almacenes.

Los ERP cuentan con herramientas de cálculo de necesidades reales de materiales para cubrir un determinado objetivo, que puede ser una planificación de ventas o la cartera actual de pedidos, teniendo en cuenta la situación real de materiales.

Estos sistemas, llamados habitualmente MRP, nos ayudan a la programación de las compras y a la planificación de la producción, apoyando la coordinación de todos los departamentos afectados.

Errores de coordinación entre las acciones comerciales de venta y los riesgos de morosidad.

Este problema se ocasiona cuando se producen ventas a clientes que no tienen en cuenta el volumen de crédito otorgado al cliente o su situación de morosidad. Para evitarlo, debería existir una buena comunicación entre los departamentos comerciales y el administrativo-financiero.

El ERP es un sistema de dato único donde la información está accesible para los usuarios. Existen avisos y controles que pueden indicar de forma automática a un comercial si existe un riesgo no deseado con ese cliente, e incluso, se pueden llegar a hacer automatismos que no permitan ni siquiera que se le realice un pedido en determinadas condiciones.

El ERP permite verificar de forma eficaz el riesgo real con un cliente de forma continua y considerando, entre otras: pedidos realizados no servidos, pedidos entregados y no facturados, valoración del pedido en trámite, histórico de ventas, etc....

Como conclusión podemos afirmar que la resolución de problemas organizativos se lleva a cabo de manera más eficaz cuanto mejor y más fiable es la información a disposición de la empresa. Utilizar un software de gestión ERP adecuado te ayudará a la recolección, cruce y gestión de datos, de modo que puedas perfeccionar al máximo las tareas de dirección y gestión empresarial.
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