Mantener una buena salud financiera es vital para el éxito de una empresa. Si las finanzas andan mal, el desarrollo del negocio puede verse comprometido y más adelante, puede ser difícil crecer, invertir y hasta continuar las actividades, aunque sea rentable.
Toda empresa se enfrenta a múltiples procesos: desde producción, hasta distribución y comercialización. Toda una cadena a lo largo de la cual van surgiendo necesidades de todo tipo: de recursos humanos, recursos económicos o financieros. Cubrir estas necesidades conlleva unos costes que se deben sufragar con los recursos que generen la venta de los productos o servicios.
Por este motivo, un gran número de empresas se plantean la optimización de sus costes. En este artículo queremos centrar nuestra atención en qué podemos hacer para reducir costes financieros.
¿Qué son y cómo se producen los costes financieros?
En primer lugar nos interesa acotar los costes financieros que nos interesan analizar, y en este sentido, nos vamos a centrar en los costes financieros de la actividad ordinaria de la empresa, sin entrar en los costes financieros generados como consecuencia de inversión en activos fijos.
Desde esta perspectiva, los costes financieros objeto de análisis son aquellos que se originan como consecuencia de la financiación del capital circulante de la empresa (activo circulante menos pasivo circulante).
Los costes financieros se originan en función del tiempo durante el que hay que dedicar recursos permanentes de la empresa (propios o ajenos) a financiar parte del activo circulante. No obstante también podrían existir costes financieros implícitos en los precios que nos marcan los proveedores en función del plazo de pago. Para simplificar el análisis sólo nos centraremos en los costes financieros de tipo explícito.
De acuerdo con este planteamiento, la forma de reducir los costes financieros estaría en función del tiempo que destinamos recursos permanentes a financiar el fondo de maniobra (capital circulante).
Dado que el factor tiempo depende de las acciones que tomemos en la reducción del capital circulante necesario, vamos a centrar nuestro análisis en las acciones para reducir el fondo de maniobra.
¿Cómo podemos reducir el fondo de maniobra?
La reducción del fondo de maniobra, y por tanto, las necesidades de recursos para financiarlo, sólo es posible de 2 formas: reduciendo el activo circulante o aumentando el pasivo circulante.
¿Cómo podemos reducir el activo circulante?
Existen muchas maneras de reducir el activo circulante, pero nos interesan aquellas que no perjudiquen el nivel de actividad de la empresa y nos permitan trabajar con la misma eficiencia. Desde este punto de vista, la forma de reducir estos activos pasaría principalmente por la reducción del volumen de stock en almacén y por la reducción del saldo medio de clientes.
Para proceder a la reducción de estos activos, deberíamos tomar en cuenta todas aquellas acciones que nos permitan incrementar su rotación. Para un determinado nivel de actividad, el incremento de la rotación de los activos no líquidos, nos permite reducir su volumen de una forma proporcional.
De acuerdo con este planteamiento, la acción más rápida y eficaz para mejorar la rotación del saldo de clientes podría ser la reducción de los plazos de cobro a clientes, pero al igual que lo que pasa con todo aquello que es demasiado fácil, esta medida es muy difícil de implantar, por lo que no la propondremos en nuestro análisis.
Sin lugar a dudas, la medida más eficaz es la de reducir el stock medio en el almacén a partir de 2 acciones combinadas: la reducción de costes operativos y el incremento de la rotación del stock por mejora en los procesos implicados. Este tipo de acciones no son rápidas en su ejecución pero garantizan mejoras sostenibles que repercuten de forma muy positiva en la reducción de costes financieros.
Sin lugar a dudas deberemos centrar nuestro interés en aquellas actividades que afecten a procesos o a costes del stock en almacén, de forma que reduzcamos su valor total y ampliemos su rotación, en el peor de los casos, sino podemos conseguir ambas cosas, debemos elegir la segunda desde un punto de vista financiero.
Por lo tanto, la optimización de los procesos es necesaria para las empresa que intentan reducir costes de forma sostenible, porque permite una reducción de costes de forma natural a partir de la ganancia de calidad en la forma de actuación de la empresa y la reducción del tiempo dedicado a cada actividad. Es decir, los trabajadores producen más o menos tiempo y con menor consumo de materias primas.
¿Qué acciones debemos acometer?
La reducción de costes es una necesidad pero antes de actuar es necesario mapear los procesos y recopilar información fiable para poder hacer recortes sin perjudicar a sus operaciones y la correcta actividad de la empresa.
Entonces, ¿Cómo reducir los costes en una empresa? Parece que la centralización puede ser una buena solución.
Muchas empresas han puesto en marcha un Centro de Servicios Compartidos “Shared Services Center” como una oportunidad para cumplir sus objetivos de eficacia y eficiencia con posibilidad de reducción de costes.
Esto permite que la empresa estructure, de acuerdo a una visión de los servicios prestados, tanto en el enfoque de actuación interna, (entre departamentos), como en el foco de la actuación externa, con sus clientes y proveedores, dentro de un escenario consolidado, estandarizado y armonizado para asegurar la racionalidad en el consumo de los recursos humanos y financieros.
Este Centro de Servicios Compartidos en contacto con los diferentes departamentos de la empresa se apoyan en herramientas de gestión empresarial (ERP) para el control de costes y optimización de procesos. Algunos ejemplos son:
- Un sistema de Gestión Financiera avanzado. En algunos casos, uno de los tipos de costes sobre los que las empresas están más encima y que representan un alto porcentaje de la totalidad de costes que tienen en su día a día, son los costes financieros. Un buen sistema de Gestión financiera ayuda a las empresas a conocer la caja que tiene en cada momento, tener una previsión de cobros y pagos, saber cuanto gana cada banco con la empresa, comprobar que los bancos no cobran más de lo que corresponde...etc
- Otros Módulos Operativos del sistema de información (ERP); Gestión de Compras, Gestión de Ventas, Gestión de Personal ..... etc son piezas claves del control de costes y optimizacion de procesos aportando información fundamental del día a día en las diferentes áreas de la empresa.
- Los sistemas BPM (Business Process Management) que pueden promover grandes reducciones en los costes de operación en empresas de todos los tamaños. El BPM introduce una mayor visibilidad de los procesos de negocio y tecnología y esto permite que los departamentos trabajen juntos, cambiando los procesos más rápido y más eficiente. La herramienta BPM también reduce los costes mediante la introducción de una comunicación eficiente entre los departamentos, imponiendo un mayor control en las rutinas administrativas y de producción, optimizando el equipo de trabajo, reduciendo los recursos productivos y realizando un seguimiento constante, con el fin de facilitar las acciones proactivas en caso de desviaciones.
- Con los sistemas de Business Intelligence las empresas realizan análisis y una revisión continua de los costes, comparándolos con periodos anteriores y creando posibles escenarios que por medio de informes dinámicos ayudan a la toma de decisiones. Diseñando un cuadro de mandos y extrayendo información de los diferentes áreas del negocio las empresas son capaces de controlar los costes y crear estrategias.
- Lograr el control de costes y de gastos mediante un sistema de Control de Presupuestos y su seguimiento, implicando a toda la organización de la empresa con retribuciones que la motiven, llevará a la empresa a una reducción de pérdidas y gastos que aumentará la rentabilidad y posibilitará su crecimiento futuro. Una herramienta de inteligencia empresarial te puede proporcionar cubos de datos que te permitan llevar un control de costes y gastos fácilmente, de modo que sepas dónde debes mejorar tu inversión y dónde ajustarla.
Existen muchas más soluciones que por medio de los sistemas de información las empresas utilizan para el control de costes y optimización de procesos. Este control de coste en la empresa no solo ha de producirse en época de crisis, sino que ha de ser una norma habitual en su funcionamiento. Esta política de control debe ser institucionalizada en todos los departamentos para su implicación y correctamente gestionada por la dirección de la compañía.
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Paco Ramirez Fominaya