PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO: CÓMO CREARLO EN 10 PASOS

¿Conoces el coste de la hora de parada de producción en tu empresa?
¿Cuánto tiempo se invirtió en averías el pasado mes o el pasado año?
¿Qué tareas de mantenimiento se podrían hacer para reducir el número de averías?

Es inevitable, las averías en las empresas ocurren, y lo peor de todo es que “las averías son caras”.

En la medida en la que las empresas realizan un plan de mantenimiento preventivo, también conocido como mantenimiento industrial, se reducen las averías imprevistas, y toda la empresa se ve beneficiada, ya que nos podemos anticipar a los problemas en un porcentaje alto.

Es casi obligatorio tener una atención especial a la gestión de activos. Las inversiones en recursos son muy significativas, y el mal funcionamiento o inoperancia de los mismos deriva en pérdidas económicas que pueden llegar a ser muy críticas.

Las averías son caras porque producen:

• Costes de reparación que incluyen gastos en materiales, gastos de personal, gastos en servicios subcontratados…
• Daños en las máquinas o instalaciones, que en algunos casos supone el acortamiento de su vida útil.
• Pérdidas de producción, ya que por un lado, se pierde la cantidad de producto que se ha obtenido con taras consecuencia de un mal funcionamiento, y por otro, el trastorno de la planificación al retrasarse las entregas. Pero lo más importante, el mal servicio si la situación afecta a los clientes.
• Riesgos para las personas. En algunas ocasiones, existen averías que pueden provocar accidentes muy graves.

Realizar un plan de mantenimiento industrial ayuda a reducir todos estos costes, al reducir las paradas de máquina y la subactividad de producción. Además, se ven reducidas también el número de intervenciones, las horas empleadas y los costes de mantenimiento correctivo que se provocan a posteriori para solucionar las averías.

En un post anterior ya tratamos los tipos de mantenimiento industrial , ahora hablaremos de los objetivos a conseguir.

¿Cuáles son los objetivos a conseguir con un plan de mantenimiento preventivo?

• Minimizar al máximo las acciones correctivas. Intervenir con el mantenimiento antes de que se produzca la avería, pudiendo planificar las tareas y recursos necesarios.
• Reducir los gastos por mantenimiento y reparaciones.
• Aumentar la disponibilidad de la maquinaria, aumentando así su capacidad productiva y obteniendo mayor rentabilidad.
• Alargar la vida útil de los equipos, para que puedan seguir funcionando perfectamente el mayor tiempo posible sin necesidad de ser sustituidos por otros nuevos.
• Aumentar la productividad de la maquinaria y el operador, evitando así los tiempos muertos.
• Evitar la pérdida de materia prima que quede inutilizable por mal procesados en la cadena de fabricación.
• Reducir los riesgos de accidentalidad laboral por rotura de componentes.

La implantación del módulo de mantenimiento industrial de un ERP es la solución a todas estas necesidades, ya que:

• Proporciona un control de las acciones de mantenimiento en cada equipo.
• Gestiona eficientemente los recambios para asegurar su disponibilidad
• Automatiza los planes preventivos para aumentar su eficiencia

¿Preventivo a intervalos fijos o predictivo según condición?

Antes de planificar conviene decidir la estrategia. Aplicar correctamente un modelo de mantenimiento puede tener importantes repercusiones en el coste de propiedad de un activo: esta variable integra en su cálculo el coste de mantenimiento y el coste de pérdida de producción, así que la elección de una estrategia adaptada a los requisitos de la organización debe estudiarse con cautela antes de implementarla con ayuda de un software de gestión de mantenimiento.

La dispersión de nomenclaturas no ayuda. Para aclararlo: algunos autores engloban el mantenimiento predictivo (PdM) dentro del preventivo (PM), clasificándolo como mantenimiento preventivo según condición. La diferencia práctica está en el disparador de la intervención:

• Preventivo a intervalos fijos: programa las inspecciones cada cierto tiempo, en franjas horarias que no amenacen la capacidad productiva de la empresa.
• Predictivo según condición: usa variables de supervisión monitorizadas y solo detiene puntualmente ciertas posiciones tras detectar una anomalía en alguno de los parámetros, sin afectar a toda la cadena de valor.

El tipo de actividad industrial determina las necesidades de mantenimiento, y la forma de organizar los recursos humanos también influye. Una empresa cuyo plan productivo contemple la superposición de varios turnos de trabajo correlativos debería, en principio, optar por la estrategia con el menor impacto posible sobre esa dinámica; ahí el enfoque según condición gana peso.

En cualquiera de los dos casos, el esquema de actuación ha de aglutinar las acciones que extienden la vida útil del equipo (lubricación, limpieza, ajuste y reemplazo de componentes menores como correas de transmisión, juntas o filtros) y las que evitan fallos, como la inspección constante y las técnicas de prueba no destructivas: análisis de vibraciones, pruebas infrarrojas, análisis de aceite y otras mediciones. Si dudas entre estrategias, en este post comparamos el mantenimiento preventivo y el correctivo en detalle.

Las 4 fases de elaboración de un plan de mantenimiento

Toda programación de mantenimiento debe elaborarse para satisfacer los requerimientos específicos de la empresa, considerando los efectos de las tareas en los costes y tiempos de producción. Los pasos que veremos después se agrupan en 4 grandes fases:

• Fase I. Administración y recopilación de la información (pasos 1 a 7). Comienza con la identificación y captación del equipo de trabajo: la estructura organizativa encargada de programar y ejecutar el plan. Conviene que sea un equipo multidisciplinario, agrupando las especialidades técnicas con el conocimiento y la experiencia necesarios, e incorporando también especialistas del área legal y de finanzas.
• Fase II. Elaboración del plan (paso 8). El éxito radica principalmente en la elección apropiada de los tiempos o períodos de inspección y en la selección del mecanismo automatizado que facilite la ejecución de las acciones de mantenimiento.
• Fase III. Ejecución del plan (paso 9). Requiere capacitar al personal y adaptarlo a la nueva gestión y al uso de la tecnología.
• Fase IV. Análisis de los resultados (paso 10). Evaluar los resultados con los indicadores definidos al inicio, para corregir y ajustar cualquier debilidad.

Cómo realizar un plan de mantenimiento preventivo en 10 pasos con un sistema ERP

PASO 1: Determinar metas y objetivos

El primer paso a realizar cuando se crea un plan de mantenimiento preventivo es determinar exactamente qué se quiere obtener del mismo.

Los principales objetivos a conseguir en todo plan son minimizar en número y tiempo los paros en la producción, y reducir los costes de mantenimiento. Todo esto se consigue gracias a una correcta planificación y coordinación los trabajos.

Pero hay que ser más concreto y tener unas metas más específicas y alcanzables, como pueden ser, por ejemplo:

• Incrementar la disponibilidad de los equipos en un 60%
• Reducir los fallos en un 70%
• Mejorar la utilización de la Mano de Obra en un 30%
• etc.
  
  

PASO 2: Establecer un presupuesto

Establecer un presupuesto para realizar el mantenimiento preventivo de los activos de la empresa se realiza teniendo en cuenta la frecuencia recomendada por el fabricante, costes de mantenimientos, fechas de revisión, etc. 

Expertos en mecánica aseguran que la fórmula correcta para invertir el presupuesto de mantenimiento es: 80% en preventivo y solo el 20% restante en corrección de averías.

PASO 3: Maquinaria y equipo a incluir:

Realizar un inventario de los equipos existentes. Es importante tener una ficha detallada en el ERP por cada uno de los equipos/máquinas que puedan ser objeto de mantenimiento.

Asociados a cada equipo se tendrán los repuestos y consumibles que comúnmente se emplean en sus intervenciones, así como cualquier documento relevante.

La Gestión Documental del ERP tiene aquí un papel importante, permitiendo que la ficha de cada máquina tenga documentación acerca de la normativa ISO, las homologaciones, la normativa de seguridad, el manual de instrucciones, etc.

Los repuestos y accesorios, así como los consumibles y las herramientas también se dan de alta en el ERP, agrupándolos en distintos grupos dependiendo de la funcionalidad que tengan dentro del mantenimiento.

PASO 4: Revisar los mantenimientos previos realizados

Si se ha realizado algún mantenimiento sobre los equipos, es importante revisarlos antes de empezar a planificar, ya que nos ayudará saber qué sistemas, equipos, responsables y repuestos se han utilizado, y por supuesto, en qué fecha se hicieron.

En caso de no haber hecho nunca ningún mantenimiento previo, se debe partir de cero.

PASO 5: Consultar los manuales de los equipos

Es necesario conocer las especificación y recomendaciones de los fabricantes, así como los plazos de garantía.
En los manuales encontramos la información que tenemos que introducir en el ERP, como la fecha límite de revisión, el tiempo de vida útil esperado, las recomendaciones de tipos de aceites o lubricantes a emplear, y por supuesto, las medidas de seguridad.

PASO 6: Obligaciones legales

• Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL).
• El Real Decreto 1215/1997 de Equipos de trabajo.
• El Real Decreto 486/1997 de Lugares de Trabajo (los lugares de trabajo, instalaciones y equipos deberán ser objeto de mantenimientos preventivos).
• El Real Decreto 1627/1997 de Obras de Construcción.

PASO 7: Designar a los responsables

En el ERP debe mantenerse el fichero maestro de todos los operarios que participan en el plan de mantenimiento.
Los técnicos se pueden clasificar en base a grupos y especialidades, teniendo así técnicos concretos que podrán realizar distintas intervenciones dependiendo de que pertenezcan a un grupo o especialidad.

Cada técnico, dependiendo de su clasificación y categoría, tendrá un coste por hora (horas normales y horas extra), coste por desplazamiento, etc. Al imputarse las horas de trabajo de cada operario en los partes de trabajo (o bonos de producción), se imputa el coste de mano de obra según las horas empleadas y la tarifa de ese empleado, teniendo así el coste de cada intervención.

PASO 8: Escoger el tipo de mantenimiento a realizar y planificarlo

En este punto deben definirse las intervenciones en base a periodos de tiempo fijo establecido a priori o bien en base a métricas.

Si es en base a periodos de tiempo, a partir de estos parámetros de tiempo se crean conjuntos de intervenciones en el tiempo que serán lanzadas y ejecutadas cuando llegue su momento.
Si es en base a métricas e indicadores, la frecuencia de las intervenciones se programa en base a esas métricas. Por ejemplo, la métrica “horas funcionamiento máquinas” puede venir dada por la comunicación con un software que de forma diaria proporcione los valores de las horas acumuladas de funcionamiento de cada máquina. Otro ejemplo puede ser la métrica de “kilómetros recorridos”, que reporte una vez a la semana los kilómetros recorridos por la flota de camiones, y esta puede ser indicada de forma manual. Una opción también sería el control de indicadores de desviación que nos marcarán cuándo actuar correctivamente, por ejemplo en máquinas que requieran de calibrado.

A la hora de planificar el mantenimiento preventivo, hay que tener en cuenta:

• La frecuencia de la realización de los trabajos,
• Si lo trabajos se realizan con máquina en marcha o parada,
• La posibilidad de realizar rutas de inspección para observar el correcto funcionamiento de la maquinaria y anticiparse así a posibles anomalías,
• Analizar los recursos necesarios y la duración de los trabajos.
  
  

PASO 9: Ejecutar las tareas del plan

Es el momento de realizar las intervenciones que se han definido en el punto anterior.
Estas intervenciones suelen tener asociadas alertas que saltan un tiempo antes de que se tengan que ejecutar para ir avisando y por supuesto en el momento que se necesite realizar la acción.
Las intervenciones se ven reflejadas en partes de trabajo o bonos que los operarios realizan contra las intervenciones que se han planificado.

PASO 10: Revisión del Plan. Análisis e información.

Un plan de mantenimiento preventivo ha de ser un programa activo, ha de ser revisado constantemente y se ha de ajustar tras revisar la información que nos den los informes.  En esta fase es donde juegan un papel fundamental las herramientas de BI Business Intelligence que nos dan una visión clara de cómo ha sido la ejecución del plan y dónde se deben realizar los ajustes necesarios.

Beneficios de un plan de mantenimiento preventivo

De forma resumida, un plan bien ejecutado reduce los paros imprevistos y el desfase de las operaciones programadas, disminuye el coste de las reparaciones y los costes indirectos (incumplimientos de entrega, pérdida de prestigio ante el cliente, caídas de productividad y calidad, e incluso demandas), aumenta la seguridad de operación y el control de producción, prolonga la vida de los activos fijos y equilibra la carga de trabajo del departamento de mantenimiento gracias a la programación de tareas.

Cuanto mayor sea la complejidad del sistema de gestión de una empresa, mayor será la necesidad de programar las acciones preventivas. Desarrollamos estos beneficios en detalle, junto a los errores y mitos más comunes, en nuestro post sobre errores y beneficios de aplicar un plan de mantenimiento preventivo.

Conclusión

El objetivo principal de las empresas es ahorrar dinero, reducir costos y obtener el máximo provecho y productividad de sus recursos. Es por ese motivo que el mantenimiento de su maquinaria juega un papel sumamente importante.

En empresas de fabricación como pueden ser empresas del sector del mueble, gracias a un plan de mantenimiento preventivo en su ERP se consigue tener mayor control sobre la máquina y poder de decisión acerca de las tareas a realizar.

La implementación de un software de gestión de mantenimiento requiere de un profundo conocimiento de la realidad productiva subyacente y de los recursos que la hacen posible. Su aprovechamiento implica adoptar políticas de sistematización donde cristalizan las verdaderas necesidades de inspección y reparación de equipos. Por tanto, ¿es interesante la inversión de un ERP que te permita realizar un plan de mantenimiento preventivo en tu empresa? Yo desde luego considero que es aconsejable y necesario invertir en ello.

Para valorar cuándo es el momento de acometer un proyecto de mantenimiento preventivo, es posible que te resulte útil la siguiente guía:

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