El Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA es un gran avance en la modernización y eficiencia de la gestión del impuesto, y ahora las comunidades Forales de Navarra y País Vasco se unen a este movimiento. Después de la implantación del SII IVA a nivel estatal el pasado 1 de julio y los extensos períodos de prueba antes de su implantación, las Haciendas Forales tienen la seguridad en afirmar que el mercado de soluciones tecnológicas posee la madurez suficiente para proporcionar software adaptado y consultoría especializada del SII IVA a las empresas de las comunidades Forales que lo necesiten. La adaptación al nuevo estatus es sólo cuestión de decisión y, por supuesto, esfuerzo y tiempo para afrontar la mayor revolución en la gestión del IVA en muchos años.
¿Que beneficios recibe el contribuyente con el nuevo sistema?
Como todo esfuerzo, el SII IVA también ofrece recompensa para aquellas empresas que afronten su entrada en vigor con la suficiente preparación. A tratarse de un sistema ideado para ser una herramienta eficaz en la lucha contra el fraude fiscal, el SII de las Haciendas Forales liberará a los contribuyentes de las comunidades Forales de gran parte de la presión por demostrar su integridad contable.
Una de las novedades del SII IVA es que desaparece la obligación de llevanza interna de los Libros Registro. En su lugar, los contribuyentes envían datos de las facturas, los libros registro y los modelos F50-347 y 340 a las Haciendas Forales, y con dicha información se generarán automáticamente los libros registros en las Sedes Electrónicas de las Haciendas Forales.
Las ventajas en términos de precisión de los registros consignados y control documental son importantes. Este cambio supone que, a partir de la entrada en vigor del SII IVA en las comunidades Forales, las Haciendas Forales son las responsables del alojamiento de la información en sus servidores, pasando a ser de su competencia el garantizar la seguridad documental, la confiabilidad y la disponibilidad de la información.
A través del SII IVA, las Haciendas Forales de Navarra y País Vasco disponen de mayor información contable en tiempo casi real, siendo posible una mayor agilidad en los trámites y la reducción de los plazos de comprobación y devoluciones. De esta forma, los contribuyentes pueden contrastar la información antes del límite de plazo para la autoliquidación mensual de IVA, y rectificar los errores en los envíos de información sin necesidad de esperar al requerimiento de las Haciendas Forales. Otra consecuencia es que la nueva ley del IVA elimina las obligaciones formales de presentación de las declaraciones informativas 340 y F50-347.
Por último, las declaraciones de autoliquidación pueden presentarse hasta el día 30 del mes siguiente al de liquidación de la operación, lo cual supone diez días naturales adicionales con respecto a la anterior normativa.
Gracias a la unificación de información que posibilita el SII IVA, se favorece el cruce de datos entre los sujetos pasivos implicados en las operaciones. Las Sedes Electrónicas de las Haciendas Forales disponen de datos fiscales contrastados a disposición de los contribuyentes, redundando así en la transparencia y en un mayor control de posibles errores en la consignación de las operaciones.
Evolución Tecnológica de las Empresas
La entrada en vigor del SII IVA abre nuevas posibilidades en cuanto a la automatización de todo el proceso de gestión de IVA, desde la generación de la factura electrónica hasta la presentación de la información en el formato requerido por las Haciendas Forales. Con una solución compatible y efectiva, los contribuyentes pueden beneficiarse de una tecnología que agilice la operativa diaria como la disponibilidad y seguridad de la información, disminuyendo así mismo el tiempo y recursos necesarios para la gestión del IVA.
La adaptación a la operativa SII de las Haciendas Forales exige una comunicación mucho más fluida y continua. El cambio no es opcional: el SII IVA es de implantación obligatoria para ciertos grupos de contribuyentes con competencia inspectora en alguna de las comunidades Forales (grandes empresas, REDEME y grupos societarios de IVA). Para este colectivo, los nuevos plazos de suministro de información de facturación a las Haciendas Forales a través de la Sede Electrónica son muy ajustados.
La transición al SII IVA de las Haciendas Forales requiere cambios en los procesos administrativos internos, nuevas necesidades de formación y reorganización en la asignación de recursos.
Es prioritario un conocimiento adecuado del nuevo SII Foral y la operativa asociada para enfocar los cambios antes de su puesta en marcha. Si se espera a último momento los sobrecostes derivados de una incorrecta o deficiente implementación del SII IVA de las Haciendas Forales pueden ser elevados.
Las empresas que busquen una solución informática deben tener muy en cuenta que ésta debe ser completa, abarcar todo el proceso, desde la recogida de los fichero hasta la recepción de la respuesta de validación del envío de par de las Haciendas Forales. Una solución inadecuada impacta en la manejabilidad y simplicidad de uso. Dicha solución de permitir una gestión y seguimiento de elevados volúmenes de operaciones y resolución ágil de incidencias. Algunos de los problemas que derivan de una mala elección de software son los siguientes:
- Proceso no automatizado. Para aquellas empresas que opten por retrasar la adaptación tecnológica o incluso intentar la operativa de introducción manual uno a uno de los registros en la Sede Electrónica, la perspectiva es más que complicada. Lo más probable, salvo que se maneje un número de registros diarios muy pequeño, es que sea necesario dedicar un recurso completo a la tarea de suministro de información, con las consecuencias negativas en términos de coste y efectividad.
- Software inadecuado. Las empresas tienen básicamente dos opciones: evolucionar su ERP o implantar una solución específica que garantice la conectividad con las Haciendas Forales y la integración con su propio ERP. La comunicación fluida y ágil con las Haciendas Forales depende de que la empresa disponga de tecnología capaz de recoger la información directamente de los sistemas propios, mapearla al formato XML requerido y garantizar el envío y la obtención de respuesta.
- Integración Deficiente. A la hora de afrontar el SII de las Haciendas Forales, una de las cuestiones que más preocupa a muchas empresas es la integración con sus sistemas existentes. Una deficiente integración puede suponer una traba a la automatización del proceso de suministro de información, y los beneficios de ahorro en recursos que conlleva.
Los errores en estos pasos clave del proyecto de actualización software pueden ser pagados a un excesivo precio por aquellas empresas que afronten la adaptación sin la necesaria antelación a la entrada en vigor del SII IVA.
Grupo DATADEC