8 Consejos TIC críticos a tener en cuenta a la hora de implantar una solución SII (Suministro Inmediato de Información)
El Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) es el nuevo modelo de gestión tributaria del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que Hacienda pone en marcha el 1 de Julio del 2017 y que obliga a un grupo de empresas, especialmente con facturación superior a 6 millones de euros, a trasmitir telemáticamente a la Agencia Tributaria los libros de IVA en un plazo máximo de 8 días y a partir de Enero del 2.018 en 4 días naturales.
El incumplimiento de esta obligación representa la pérdida de la imagen de fiabilidad que la empresa debe garantizar para evitar sanciones que pueden llegar a 6.000€ en el trimestre.
El cumplimiento de estas obligaciones va a requerir cambios en las operaciones, nuevos controles y especialmente herramientas informáticas que soporten la gestión del Sistema Inmediato de Información para garantizar la total fiabilidad e inmediatez.
Consejo 1. Garantice la calidad de los datos SII desde su sistema FINANCIERO y asegure las actualizaciones por cambios legales ante peticiones de la AEAT.
Nuestra primera recomendación es disponer de una aplicación informática con funcionalidad para generar los libros de IVA con la información completa que el formato XML SII requiere, a partir de las operaciones propias de la gestión financiera.
Aunque el proceso SII, está centrado en el envío inmediato de los libros de IVA a la AEAT, ciertamente el primer objetivo debe ser garantizar que la aplicación financiera es capaz de generar la información que requiere la norma y sobre todo, que será actualizada con rapidez, en ocasiones en pocos días, motivado por los cambios que la AEAT anualmente obligará a realizar.
Es conveniente que el registro de facturas emitidas y recibidas de la aplicación financiera, registre el acuse de recibo de la Sede de la AEAT, para que sea un espejo de ambos registros. Cualquier incidencia recibida debe quedar registrada y subsanada, generando un nuevo libro con la modificación, teniendo en cuenta que el plazo de comunicación de la subsanación será más ajustado.
No debemos olvidar la aplicación de los servicios de consulta del registro de IVA de AEAT para realizar el cuadre con los libros del ERP, especialmente antes del cierre del mes.
Consejo 2. El proceso de envío, recepción y cuadre de los libros de IVA debe estar automatizado para evitar incumplimiento en los plazos y debe estar integrado con su ERP.
Para cumplir con el sistema inmediato de información, a partir de los libros de IVA generados por su aplicación, se requiere enviarlos a la Sede de la AEAT y recibir el acuse de recibo con el estado de cada factura.
Este proceso tiene como única finalidad garantizar que cada factura del libro, es actualizado en el portal de la AEAT y que en caso de no conformidad, se recibe el motivo de la incidencia para que vuelva a ser reprocesada en su ERP y enviada nuevamente.
Nuestra recomendación es que el proceso de extracción y envío a la AEAT se realice de manera planificada, es decir en modo desatendido, con posibilidad de indicar la frecuencia de envío (inmediatamente, cada x minutos, a horas predefinidas, en días predefinidos,..).
Consejo 3. La herramienta que utilice para el envío debe registrar la trazabilidad de los envíos y permitirle certificar cualquier incidencia por motivos de indisponibilidad del portal de la AEAT
Al estar automatizado el proceso de envío y recepción de los libros de IVA, se requiere un sistema de alertas para que cada transacción le informe del resultado por correo electrónico, así como un registro de LOGS que certifique la trazabilidad de envíos y respuestas.
En caso de fallos por problemas de disponibilidad o mal funcionamiento de la Sede Electrónica de la AEAT, la herramienta debe registrar la causa del fallo y generar un informe técnico que lo acredite como prueba para evitar sanciones.
Consejo 4 : Le recomendamos utilizar web services para la extracción y archivo de libros de IVA en su aplicación financiera
La herramienta que utilice debe permitir varios métodos relacionados con la extracción y envío de libros de IVA, mediante ficheros planos o XML SII o según nuestra recomendación, preferentemente mediante llamadas a WS desplegados en su aplicación financiera que serán consumidos para generar los libros de IVA o almacenar los acuses de recibo de la AEAT transaccionalmente en una sola operación.
Consejo 5. El número de registros por libro no debe superar las 10.000 facturas por envío.
El portal de la Sede de la AEAT tiene limitado el número de facturas por envío en 10.000 registros. En el caso de superarlo dará error.
Se recomienda que la herramienta que utilice para el envío, en el caso de superar el número de registros, fraccione el fichero en varios libros para evitar rechazos
Consejo 6. Evite enviar los libros a una hora predeterminada por la tarde o noche.
La AEAT recomienda enviar los libros en cuanto se generen y no a una hora predeterminada, para evitar que la coincidencia de envíos de otras empresas puedan saturar los servidores de la Sede.
Consejo 7. Elija una herramienta de comunicación con la AEAT autoinstalable y autoactualizable.
Cualquier cambio que se requiera por modificación en la normativa del Sistema Inmediato de Información o SII, debe autoinstalarse en cuanto detecte que está disponible un nueva versión.
Otra opción es elegir una solución CLOUD que custodie en la nube los libros de IVA, pero en cualquier caso, muy probablemente requerirá instalar localmente una aplicación que recoja los libros y los envíe al HUB de comunicación con la AEAT, por lo que la herramienta tiene que ser autoactualizable
Consejo 8. Elija una solución redundante y escalable
Para asegurarnos que diariamente se envían los libros de IVA elegiremos soluciones de fácil instalación y con opción redundante.
Si la solución elegida es CLOUD, la plataforma tecnológica debe garantizar alta disponibilidad, por lo que debe operar en entorno CLUSTER (múltiples ordenadores trabajando simultáneamente).
Vicente Serrano