Caso de éxito: transformación digital del proceso administrativo (2)

Continuamos en este post el Caso de Éxito comenzado en el anterior:

-  CASO DE ÉXITO: TRANSFORMACIÓN DIGITAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO (PARTE 1)

En el que vimos cual era la situación de una empresa puntera del sector del mueble, especializada en mobiliario juvenil y en dormitorios de matrimonio modernos y de diseño, con más de 300 empleados, que se planteaban realizar una transformación digital del proceso administrativo para llegar al concepto de oficina sin papel: eliminando los costes de materiales y reduciendo todos aquellos costes ocultos, fijos y recurrentes que conlleva la gestión administrativa.

Una vez concretado el problema a solucionar, que se centraba en el alto coste de los procesos administrativos, se plantea la solución en torno a la implantación de la suite de Automatización de Procesos de DATADEC.

Implantación de la suite y alcance del proyecto

La acción combinada de las tres aplicaciones supone una revolución en los procesos administrativos de la empresa.

Costes de material

Esta partida prácticamente se reduce a cero. Las facturas ya no se imprimen, ni se ensobran, ni se sellan, ni se envían por correo ordinario, ni se guardan en archivadores, ni requieren tiempo de manipulación. Todos esos costes desaparecen. Ese 0’97€ de coste por factura emitida se desvanece casi por completo. El gasto por factura se acerca a un coste marginal cero.

Contabilizando el coste del alojamiento de facturas y albaranes en Expert CUSTODIA y prorrateando las cuotas mensuales de la suite, el coste unitario de la factura electrónica desciende hasta los 0’05€.

El proceso ahora es más sencillo y eficiente. Tras la creación de la factura en el ERP, Expert FIRMA recoge de forma automática el archivo, lo certifica digitalmente y lo envía a Expert CUSTODIA para su almacenamiento y comunicación con el cliente.

Gastos administrativos

La práctica totalidad del tiempo que el personal dedicaba a procesar manualmente los documentos en papel desaparece. Pero, además, el ahorro de tiempo en las consultas es superior al esperado. A través de Expert CUSTODIA, tanto el personal de la empresa, como los representantes comerciales e incluso los clientes pueden acceder en todo momento a las facturas y al resto de documentación digitalizada. La indexación de la totalidad de los contenidos, como si fuera Google, facilita mucho la búsqueda. En consecuencia, las llamadas de comprobación se reducen notablemente.

Las necesidades de espacio físico para almacenamiento van reduciéndose poco a poco. Ahora, los albaranes firmados por el cliente son digitalizados de forma certificada con Expert SCAN, y se asocian a las facturas y a la ficha del cliente. Expert CUSTODIA se encarga de almacenar el documento con todas las garantías legales y de seguridad. Según vaya desapareciendo la obligación legal de conservar documentación de ejercicios anteriores, la empresa irá ganando espacio en su archivo físico.

Eliminación del papel

Los procesos administrativos han suprimido por completo el papel. Hemos visto que ya no se imprimen facturas, ni se amontonan albaranes, ni se acumulan los archivadores con documentación innecesaria.

La empresa gana en seguridad documental, en tiempo, en eficiencia y hasta en imagen.

Tiempos de cobro

Expert FIRMA y Expert CUSTODIA agilizan el envío de facturas hasta una cuestión de meros minutos. Al omitir todo el proceso de impresión, ensobrado y envío postal, el cliente tiene el enlace a la factura electrónica en su bandeja de correo casi instantáneamente.

Cuando hay que contrastar la factura con el albarán firmado por el cliente, se puede hacer más rápidamente tras la digitalización vía Expert SCAN.

Además, Expert CUSTODIA cuenta con una funcionalidad muy útil para el departamento de administración, ya que muestra si el cliente ha recibido y leído la factura. La empresa gana tiempo con el ahorro en reenvíos de facturas, pero también por la presión añadida para el cliente. De hecho, se puede incluso programar una alerta en caso de acceso del cliente al portal de facturas. Si fuera necesario reenviar la factura electrónica, se puede hacer desde el repositorio, sin necesidad de acceder al ERP.

Otras ventajas

La implantación de la suite ha aportado a la empresa funcionalidades que no se había planteado como imprescindibles, pero que mejoran tanto su operativa como su imagen.

Con Expert CUSTODIA, la empresa puede incorporar imágenes en la notificación de la factura a clientes, lo que puede aprovechar para banners publicitarios, promociones estacionales o ferias y congresos. Esto supone una nueva y práctica herramienta de comunicación para el departamento de marketing. Es una plantilla fácil de crear y de modificar, llegando allá donde a las campañas tradicionales de mailing les cuesta llegar.

Expert CUSTODIA funciona también para clientes y representantes, cada uno con su rol definido, como un portal de consulta de facturas con disponibilidad total, accesible desde cualquier dispositivo móvil. Además, Expert SCAN relaciona albaranes y facturas asociados, lo que propicia que en Expert CUSTODIA la navegación entre unos y otros sea muy intuitiva para el usuario. Todo esto supone, además del ahorro de llamadas, un apreciable valor añadido del que no disponen muchas empresas del sector del mueble.

Conclusiones y resultados

El coste de 0’97€ que tenían estimado por factura emitida se reduce drásticamente. El ahorro de costes en materiales para el proceso de facturación es del 100%, y el tiempo de manipulación disminuye de forma notable. De los 8000€ mensuales que discretamente costaba el proceso de facturación en papel, la empresa deja de gastar más de 7000€. Además, de media, el personal de administración debe dedicar un 25% menos de su tiempo de trabajo a la manipulación de documentos.

El plazo de tiempo desde la generación de la factura en el ERP hasta la recepción por parte del cliente también se ha reducido drásticamente. Antes, la empresa no imprimía factura a factura, sino que lo hacía por lotes para optimizar tiempos de impresión y ensobrado. Después, con el envío postal, la carta podía tardar uno, dos o varios días. Así, podíamos llegar a los tres días entre la generación de la factura y la recepción por parte del cliente, en ocasiones más.

Ahora, con el proceso de certificación digital, subida a la nube y envío al cliente que realizan de forma automatizada Expert FIRMA y Expert CUSTODIA, este plazo no va más allá de los treinta minutos, como máximo.

La automatización del proceso ha provocado también la casi total desaparición del error humano, tan sensible en facturación.

El papel ha sido totalmente suprimido en el proceso de administración. La ganancia en eficiencia, tiempo, seguridad, comodidad e imagen resulta patente para todos los estamentos de la empresa.

El departamento de administración está especialmente satisfecho con la adopción de la factura electrónica. Han logrado reducir el volumen de trabajo manual y reiterativo, y pueden dedicar más recursos a otras tareas más productivas y eficientes, incluso de apoyo al departamento comercial. Las llamadas para comprobar facturas y albaranes, tan habituales antes, se han reducido notablemente, ya que agentes y clientes tienen Expert CUSTODIA para consultar la información. Y, cuando hay que consultar documentación, es mucho más rápido y cómodo hacerlo por el buscador de Expert CUSTODIA que en el archivo físico.

La satisfacción de la dirección de la empresa con la transformación digital de los procesos administrativos mediante la suite LegalFacturaE es máxima. Ha optimizado procesos, ahorrado costes, reducido plazos, ofrecido un mejor servicio a clientes e incluso aumentado la satisfacción de los empleados.

Equipo DATADEC