Desde la entrada en vigor del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) en julio de 2017, algo más tarde para las comunidades forales y para Canarias, más de 66.000 empresas obligadas a la auto-liquidación han tenido que adaptar su sistema de gestión con Hacienda mediante la llevanza de los Libros Registro del impuesto del IVA de forma totalmente online.
A partir de ese momento, muchas empresas prestadoras de este servicio se pusieron manos a la obra para conseguir la integración del ERP con SII según el sistema propio de la Administración Tributaria competente de forma que simplificara al máximo la presentación de los datos de registros de facturas requeridos por las nuevas normas.
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Según este nuevo modelo de presentación, este sistema no implica enviar las facturas a las Agencias Tributarias correspondientes, sino sólo aquellos datos de los registros de facturación que se indiquen en los desarrollos reglamentarios que establecen los distintos territorios con regulación propia en este ámbito, y que suelen referirse a 3 fuentes: a datos contenidos en los distintos Libros Registro no telemáticos, a datos contenidos en las propias facturas, y finalmente a datos con transcendencia tributaria de los modelos 340 y 347.
El plazo de presentación es casi instantáneo, con carácter general, contamos con 4 días laborables para remitir los datos requeridos del registro de cada factura (expedida o recibida), una vez que haya sido contabilizada. Por tanto, la Agencia Tributaria contará con información casi en tiempo real sobre las operaciones de las organizaciones obligadas a implementar este flujo.
El SII establece nuevas vías para cumplir las obligaciones fiscales
Este sistema permite a los sujetos pasivos, mediante el suministro electrónico “vía web” a través de la Sede Electrónica de la Administración Tributaria, enviar los registros de facturación a través de los siguientes Libros Registro:
- Libro Registro de Facturas Expedidas.
- Libro Registro de Facturas Recibidas.
- Libro Registro de Bienes de Inversión.
- Libro Registro de determinadas Operaciones Intracomunitarias (Libro de Registro de Operaciones de Seguros, Libro de Registro de Operaciones en metálico y Libro de Registro de Agencias de Viajes).
Se produce así un cambio paradigmático, pasando de un sistema en el que el contribuyente llevaba los libros registro de forma interna, a otro en el que los libros registro se generan casi automáticamente en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria competente a partir de la información suministrada telemáticamente en formato digital. De esta forma, los Libros Registro pasan a llevarse a través de la Sede Electrónica de la AEAT, desentendiéndose el obligado tributario a la llevanza de los Libros Registros tradicionales.
Como hemos comentado anteriormente, aunque los plazos de presentación son mas cortos, el SII se complementa, por otro lado, con una ampliación de los plazos de presentación de los modelos de auto-liquidación de IVA correspondientes para cada uno de los grupos de sujetos pasivos afectados (modelos 303, 322, 353, F66, 418 y 419). Estos plazos pasan de expirar el día 20 del mes siguiente al de liquidación de la operación, a prolongarse diez días naturales, hasta el día 30, por lo que supone un incremento de diez días naturales con respecto a las auto-liquidaciones no telemáticas.
La otra consecuencia para los contribuyentes incluidos en el SII es que quedan exonerados de presentar las declaraciones informativas correspondientes a los modelos 347 (declaración sobre operaciones con terceras personas), 340 (declaración informativa referida al contenido de los libros registro), 390 (declaración resumen anual de IVA) , F50 en el caso de Navarra y la 415, 416 y 425 en Canarias. Esto se debe a que la información que se facilita actualmente en los citados modelos se encuentra ya incorporada en los datos registrales que puntualmente se deben remitir a la AEAT vía SII, por lo que pasa a ser redundante.
Cómo afectan estos nuevos requerimientos a los programas de gestión ERP
El modelo propuesto por el SII simplifica en gran medida la gestión del impuesto, pero requiere cambios en los procesos administrativos internos, nuevas necesidades de formación y reorganización en la asignación de recursos. En caso contrario, pueden ser elevados los sobre costes derivados de una ineficiente implementación del SII en la empresa.
No todos los sistemas ERP para pymes permiten esta integración entre el modelo de gestión empresarial y los requerimientos del SII, ya que ciertas aplicaciones no fueron diseñadas para asimilar la introducción de nuevos protocolos de extracción de datos.
En los sistemas ERP con cierta reputación, esta funcionalidad se perfila como indispensable para las organizaciones que requieren de esta vía de auto-liquidación y no quieren depender de componentes externos aislados del propio sistema integrado de gestión.
Al margen de la fórmula escogida por cada ERP para facilitar el cumplimiento de la metodología SII, ciertos proveedores han apostado por automatizar por completo esta vía de presentación de cuentas, el archivado de facturas devueltas o de los libros de registro de IVA. De esta forma, se evitan las incoherencias entre lo que dice la contabilidad y lo que se ha registrado en la Agencia tributaria competente, ya que la modificación de cualquier dato debería asegurar siempre el principio de integridad y unicidad del dato. Para completar este proceso, algunas aplicaciones cuentan con un servicio de custodia en la nube que almacena todas las operaciones de intercambio entre el ERP y la Agencia Tributaria correspondiente.
La solución tecnológica conveniente para cada empresa depende de muchos factores, como sus procesos internos, nivel de informatización, formación o volumen de registros. Las empresas que busquen una solución llave en mano deben tener muy en cuenta que ésta debe ser completa, y disponer de versiones que permitan la máxima adaptabilidad.
Entre los detalles más complejos están manejabilidad y facilidad de uso, ágil gestión de incidencias y la gestión y seguimiento integrado en la comunicación de elevados volúmenes de operaciones.
Los beneficios de esta operativa automatizada y normalizada no tardarán en hacerse efectivos después de su implementación por los siguientes motivos:
- Menos obligaciones formales: además de la eliminación de los modelos citados, se hace innecesario llevar de forma paralela los Libros de Registro. Tan solo es necesario realizar las auto-liquidaciones y programar los ciclos informativos en el suministro.
- Menos requerimientos por parte de la Agencia Tributaria: al contar con una gestión integrada con SII, la creación de registros en el entorno ERP es la única condición para que esta información llegue sintetizada adecuadamente a las bases de datos de Hacienda.
- Menos errores en la presentación de datos fiscales: contamos en la Sede electrónica con un libro “declarado” y otro “contrastado”, de modo que es posible seguir la trazabilidad de errores, especialmente cuando hay terceros involucrados en la gestión del sistema.
- Reducimos los plazos de comprobación y devoluciones: pues la propia AEAT ya está informada en tiempo real de nuestras transacciones y de los datos informados en los documentos asociados a cada una de ellas.
- Acceso a datos fiscales contrastados en la Sede Electrónica de la Administración competente, gracias al cruce de datos que permite el SII a través de la información de contraste procedente de terceros implicados en las operaciones registradas. .
Esta predisposición hacia la mejora que muestra el SII es un punto a tener en cuenta a la hora de adaptar nuestro sistema de gestión, ya que el mantenimiento de los procedimientos de comunicaciones telemáticas puede requerir atención con cada nueva versión de la aplicación, una alternativa garantizada si se trabaja directamente con proveedores de ERP.
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