El control de horarios y control de presencia es una de las novedades en el ámbito de las relaciones laborales. La regulación del registro de jornada laboral contenida en un Real Decreto-ley promulgado por el Gobierno español representa un cambio de concepto en las relaciones empresa-empleado. Por esta razón, es indispensable conocer en qué consiste y cómo puede llevarse a cabo.
La ley española de control de horarios
El día 12 de marzo de 2019 se publicó en el BOE el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que regula la obligación de hacer un control exhaustivo de la jornada laboral para cada uno de los empleados. Las empresas tendrán dos meses para poner en marcha el registro de sus trabajadores. Por lo tanto, el día 12 de mayo todas las empresas deberán aplicarlo correctamente.
Para la aplicación de este registro de presencia es necesario tener presentes algunos puntos básicos:
- Es siempre de obligado cumplimiento, sea cual sea la jornada laboral que cumple cada empleado
- Es necesario conservarlo durante cuatro años
- Debe estar a disposición de empleados y sindicatos
Además, los trabajadores deben saber cuál es la jornada laboral ordinaria con la que deben cumplir. Igualmente, los sindicatos tienen que ser informados una vez al mes de las horas extras que han hecho los empleados de la empresa.
Merece la pena resaltar que el no cumplimiento de este decreto ley representa una infracción grave, que puede ser multada con una cifra de entre 626 y 6250 euros, dependiendo de su grado.
Cómo gestionar el control de horarios
La ley no impone ningún sistema específico para que las empresas puedan llevar a cabo esta nueva obligación, pero seguramente a nadie le apetezca recurrir al papel y el bolígrafo, teniendo así que almacenar cientos de documentos, sobre todo, porque los gestores de las empresas es muy probable que vean esta nueva obligación como un nuevo proceso que les aporte valor.
Para facilitar esta tarea, existe software que gestiona el control de la presencia en la empresa, desde soluciones muy sencillas de registro de horas, hasta el control de horarios e incidencias más sofisticados. La automatización de esta y otras tareas administrativas del área de recursos humanos permite mejorar con eficacia las distintas obligaciones legales o requerimientos internos.
Cuanto mayor sea la empresa y más amplia sea su plantilla, los sistemas informáticos diseñados para el control de horarios pueden ser mucho más sofisticados, hasta llegar a la gestión centralizada de calendarios y turnos de trabajo. Incluso se pueden monitorizar los fichajes de cada uno de los trabajadores y controlar el absentismo laboral.
Normalmente estos programas disponen de una interfaz de usuario sencilla que permite fichar por tarjeta, aplicación de móvil o por un sistema biométrico, entre otras opciones. La prioridad en todos los casos será adaptarse a las necesidades de la empresa y dar las máximas facilidades a los empleados, atendiendo a particularidades como su lugar de trabajo.
En el caso de los empleados en remoto, también es necesario que se busque un sistema de registro de su jornada laboral y que, además, cumplan con el resto de los requisitos establecidos en su relación contractual, como por ejemplo el reporte del trabajo realizado, etc... Por supuesto, ellos también deberán cumplir con las medidas generales de protección de datos y prevención de riesgos laborales.
Justificación del control de horarios
Esta medida legal establece el control de horarios como una forma de prevención para asegurar que las empresas cumplirán con los horarios establecidos en el contrato de trabajo. De esta manera, se pretende reducir el riesgo de abusos laborales que incluyan la no retribución económica de las horas extras trabajadas. Merece la pena señalar que esta medida no tiene por qué afectar el trabajo de horario flexible previamente establecido y regularizado.
Asimismo, otro de los grandes objetivos que pretende cumplir este decreto ley es poner las condiciones adecuadas para favorecer un mejor control de este tipo de fraudes por parte de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. Esto resulta especialmente importante, ya que fuentes como la Encuesta de Población Activa reflejan que muchos empleados afirman trabajar más de 40 horas a la semana y hacer jornadas que no coinciden con las declaradas. Incluso, casi la mitad de las personas que trabajan a sueldo afirman hacer regularmente horas extras que no son pagadas por su empresa.
El control horario establecido legalmente trata de evitar la precarización laboral y reducir las situaciones en las que la empresa puedan abusar de su posición de superioridad ante el empleado.
Ventajas del control de horarios
Esta nueva ley es una oportunidad para que se pueda mejorar la gestión del tiempo de trabajo, que puede favorecer tanto a los empleados como a la empresa, especialmente a su departamento de Recursos Humanos.
Ventajas para la empresa
El activo más importante de una compañía son las personas, y el de los trabajadores es su tiempo. Por lo tanto, si una empresa pretende retener a sus talentos, debe saber muy bien cuánto trabajan sus empleados. Invertir en la gestión del control de presencia de los trabajadores, siguiendo las pautas de la nueva ley, es una buena manera de mantenerlos motivados y comprometidos. En consecuencia, se reducirá la rotación y la tasa de absentismo laboral.
Asimismo, hay que tener en cuenta que el control de horarios permite también detectar a aquellas personas que no cumplen con las horas que deberían realizar según su contrato laboral. Con esta información en mano, se puede trabajar para descubrir qué tipo de problema ha llevado a esta situación.También hay que tener en cuenta que trabajar con el software de control de horario tiene una ventaja adicional para los responsables de equipo: ayuda a gestionar la carga de trabajo que asume cada empleado y las jornadas laborales realizadas.
Beneficios del control de horarios para los empleados
Con el establecimiento del control horario, los empleados serán conscientes de las horas que pasan en su puesto de trabajo para acabar sus tareas y podrán valorar otras opciones para optimizar el trabajo.
Por supuesto, este control de horarios reducirá también la posibilidad de que exista abuso laboral, en el que la empresa obligue a los empleados a realizar horas extras sin una compensación. Tener toda la información sobre lo que marca su contrato de trabajo y en lo que realmente se convierten sus jornadas en la empresa es esencial para su protección y la posibilidad de recurrir a una inspección de trabajo.
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