Solución de gestión del Área Comercial

aplicacion de gestion comercial

Módulo de gestión del área comercial

expert Comercial es el módulo perteneciente a la suite expert ERP que le permitirá la gestión de todo el circuito comercial de su organización: entradas de pedidos, planificación y preparación de las expediciones y la generación de la facturación.

Consiga aumentar la eficiencia de su departamento comercial a través de la automatización de la operativa de los recursos dedicados en esta área, y logre una mayor fidelización de sus clientes mejorando la calidad de su servicio y cumpliendo con sus plazos de entrega.

Gestion administrativa y comercial

expertcomercial presupuestos, pedidos, expediciones, facturación y contabilidad expertcomercial expertcomercial

Administración de Maestros

CLIENTES

  • Disponer de una estructura completa y detallada de la naturaleza de sus clientes favorecerá la gestión de las operaciones y le permitirá ejecutar los procesos comerciales sin errores.
  • La estructura de cliente contiene la siguiente información:
    • Información general: Direcciones, teléfonos, mails, contactos, cuentas contables, etc.
    • Segmentación estadística: Le permite clasificar a sus clientes en tipos, familias multinivel, zonas y grupos de compra.
    • Condiciones de venta empleadas para el cliente. Definición de grupos de tarifa principal, alternativo y para lotes en ofertas, así como descuentos comerciales y financieros. Definición de grupos de compra para la definición de descuentos conjuntos de clientes.
    • Datos económicos: Moneda y forma de pago, pudiendo establecer días especiales de pago y gestión de vencimientos en vacaciones. Tipos de impuestos y retenciones.
    • Datos de Servicio al cliente: Agencias de transporte, portes, condiciones entrega para exportaciones, valoración de documentación, servicio completo de líneas y pedidos y gestión EDI.
    • Datos facturación: Tipo de facturación (normalmente para segmentar a sus clientes en nacionales, comunitarios y extranjeros), período de facturación, opciones del proceso de facturación (aplicación abonos, retención de efectos, mostrar descuentos y vencimientos en facturas, etc). Criterios de rotura de facturas (pedido, representante, albarán, referencia de cliente).
    • Sucursales de envío. Se definen para cada cuenta las distintas sucursales o direcciones, con la posibilidad de asignar envíos de mercancía, envíos de factura, pagos y domiciliaciones bancarias. Las sucursales se emplean adicionalmente como puntos de venta para la sincronización de cartera de clientes de preventas y autoventas en la aplicación expertMovil® Fuerza de Ventas. Agrupe sus sucursales para la generación de rutas de preventas, autoventas y televentas.
  • Gestión de clientes depósito y los almacenes depósito relacionados, a los cuales puede servir mercancía sin realizar facturación, quedando esta pospuesta al consumo de lo servido.
  • Dispone de una privacidad de su cartera de clientes por usuarios o grupos (ámbitos de gestión), de tal forma que sólo ciertos usuarios tengan acceso a sus fichas, pedidos, cargas, albaranes y facturas.
  • Clasifique a sus clientes según los centros de trabajo y las delegaciones, con posibilidad de privacidades para la gestión de ventas y/o de centralización para el área administrativa de facturación.
  • Haga uso de “Clientes Plantilla” para el alta rápida de nuevas cuentas, modificando aquellos datos únicos del nuevo cliente.
  • Podemos marcar nuestros clientes como pendientes de validación para que no pueda realizarse gestiones con ellos hasta que algún usuario los valide. Permite un control más riguroso de nuestra gestión.



mantenimiento datos economicos datos facturacion

ficha artículo venta

 

 

ARTICULOS

  • Mediante el módulo de artículos mantendrá todas las referencias disponibles para la venta, especificando y detallando todos los atributos diferenciadores:
    • Códigos y códigos alternativos (EAN13)
    • Descripciones genéricas: particularizadas por idiomas e incluso por clientes mediante las referencias cruzadas. Emisión de documentación comercial con el idioma del cliente.
    • Unidades de medida: Diferencie en las operaciones de venta las unidades de medida de pedido, de venta, de almacén y estadística. Introduzca el pedido con la unidad de medida a su elección y el sistema tratará unidades de medida distintas para cada gestión.
    • Múltiples paletizados comerciales: Gestione bajo un mismo código de producto diferentes agrupaciones logísticas, jerarquizándolas entre ellas.
  • Impuestos. Mantenga los posibles impuestos y recargos según la gama de artículo
  • Podemos indicar cuentas contables para cada artículo y diferenciar entre operaciones (ventas al contado, Ecoembalaje…) e indicarle una a cada operación.
  • Agrupaciones de artículos de venta orientadas a gestiones:
    • Estadísticas: Dispone de 2 grandes familias (principal y alternativa) con posibilidad de desagregarlas en 5 subniveles cada una de ellas.
    • Descuentos comerciales por gamas de productos. Ofertas y promociones.
    • Incentivos o comisiones por ventas y cobros de ciertas referencias.
    • Composiciones. Venta de ciertos artículos de forma agrupada, cargando masivamente las referencias en el pedido indicando la composición de la venta.
  • Gestione la exclusividad de zonas y mercados mediante los artículos exclusivos y la gestión de colecciones. Defina agrupaciones de artículos que permita vender a un determinado grupo de clientes. De esta forma, asegura la “marca blanca” para grandes superficies y distribuidores.
  • Gran parametrización sobre las condiciones logísticas y comerciales de la venta de artículos:
    • Posibilidad de establecer precios mínimos por debajo del cual no se permitirá la venta. Precios mínimos establecidos de forma fija o porcentual sobre el precio de coste. Especialmente Importante cuando se gestionan Precios Netos, Descuentos por Producto, Por Cliente y Promociones a diferentes niveles
    • Posibilidad de establecer pedidos mínimos de cantidades a fin de no obtener una gran cantidad de picking. Se puede establecer por familias, artículos e incluso personalizando por cada delegación y almacén la cantidad mínima a servir y los incrementos de pedidos válidos. Por ejemplo, para los productos con vida útil corta se permitirá vender cajas sueltas, para los productos de vida útil media se establece un pedido mínimo de media paleta y con incrementos de medias paletas y para los artículos de mayor vida útil no se permitirá la venta más que de paletas completas.
  • Conozca en todo el momento la situación de artículos en cuanto a cartera de pedidos pendiente (introducida y reservada), stocks existente y disponible (detallado por niveles de delegación, centros, almacenes, ubicaciones y lotes) y el stock potencial.

 

CONDICIONES ECONÓMICAS

DEFINICÍÓN DE TARIFAS DE VENTA

  • Disponga de múltiples tarifas en moneda, con la posibilidad de definición de las tarifas de forma unitaria o definición de los precios de venta como agrupaciones de artículos (niveles estadísticos y patrones). Definición de 3 posibles precios para cada línea de tarifa, particularizando cada caso en el propio pedido de cliente.
  • Tiene la posibilidad de crear tarifas generales de la empresa y tarifas con condiciones particulares para grandes cuentas. Además, cada línea de tarifa puede ser tipificada como precio bruto, netos, solo aplicable descuentos generales o solo aplicable promociones.
  • Dispondrá de la versatilidad de definir Grupos de Tarifa principales y alternativos, que contienen a tarifas con gamas de productos diferenciadas. Los Grupos de Tarifa se asignan a cada cuenta o incluso sucursal.
  • Mediante un Grupo de Tarifa de Ofertas, establezca precios especiales a determinados lotes del almacén marcados como liquidaciones y ofertas. Ideal para dar salida al mercado de últimos lotes con pocas existencias o fechas de caducidad próximas.
  • Posibilidad de que determinadas tarifas estén activas para la gestión desde expertmovil Fuerza de Ventas para permitir la diferenciación de tarifas según nuestro ámbito de actuación.

 

DEFINICIÓN DE DESCUENTOS A NIVEL DE CLIENTE Y LÍNEAS DE PEDIDO

  • Cada cliente puede tener asociado un descuento económico, un descuento general factura y un descuento pronto pago. Todos ellos tienen la posibilidad de contabilizarse de forma independiente, controlando los importes brutos de venta y los importes debidos a descuentos comerciales.
  • Mediante la gestión de cruces de descuentos especiales, defina descuentos en líneas de pedido para ámbitos comerciales, estableciendo relaciones entre clientes y artículos. Estas relaciones están basadas en agrupaciones de clientes (países, zonas, familias y grupos de compra) y en agrupaciones de artículos (familias de artículo y referencias).
  • Además, dispone de utilidades para el tratamiento masivo de las tarifas de venta, como incrementos porcentuales, copias y propagaciones de tarifa por artículos y familias, cambios de divisa y desactivación de tarifas.
  • Ante gran variedad de tarifas, diferencie y mantenga en un histórico las tarifas pasivas, visualizando y manteniendo únicamente aquellas tarifas activas en cada uno de los mercados.

DEFINICIÓN DE PROMOCIONES

  • Cada vez es más común penetrar en nuevos mercados o potenciar la venta de ciertas referencias mediante promociones comerciales con un período de vigencia establecido. Defina diversas promociones por ámbitos comerciales (países, grupos de compra, clientes e incluso puntos de venta) y logísticos (productos y familias de productos):
    • Promociones en porcentaje: Aplicación de descuentos en línea porcentuales y escalados.
    • Promociones en importe: Descuentos de importes fijos en cada línea.
    • Promociones en cantidad: Descuento del importe de cierta cantidad de cada venta.
    • Promociones de obsequio: Se trata de la definición de packs 3x2 o “si usted compra X cajas de una referencia se le obsequia con una nueva referencia promocionada".
    • Promociones de puntos: Obteniendo puntos por cada venta y su posterior canjeo por ciertas referencias.
    • Promoción de ciertos lotes o packs: Comprando referencias de forma agrupada se puede establecer descuentos especiales por línea.
    • Promociones por volumen: El descuento vendrá definido según un rango de cantidades pedidas y una priorización en los ámbitos de la promoción.
    • Promociones sobre precio mínimo, mediante las cuales se pueden aplicar descuentos en porcentaje e importe si no se rebasa un importe mínimo en la venta.

promocionestarifas

Gestión Presupuestos / Pedidos

PRESUPUESTOS/PEDIDOS

  • Las operaciones comerciales comienzan con la generación de Presupuestos / Pedidos. El Presupuesto es un propio Pedido caracterizado por el estado de sus líneas.
  • MÚLTIPLES CANALES DE ENTRADA DE PEDIDOS:
    • Entrada de pedidos para representantes y clientes finales desde las aplicaciones de movilidad (expertmovil Fuerza de Ventas y expertmovil Market)
    • Entrada de pedidos desde portales Web (eCommerce)
    • Entrada de pedidos mediante el módulo de Televenta (venta telefónica programada con pedidos de compra habituales de cada cliente)
    • Recepción de pedidos vía EDI
  • En la generación de un pedido se heredan datos indicados en el maestro de clientes, pudiendo personalizar ciertas condiciones (descuento, sucursales, formas de pago, repartos, observaciones, etc.).
  • Tipifique y priorice los pedidos para tratamientos especiales en la gestión de sus condiciones económicas, fábrica y expediciones (especialmente indicado para pedidos de delegaciones, depósitos, muestras, exportaciones, etc.).
  • Cada tipo de pedido soporta un amplio abanico parametrizado sobre expediciones, impuestos, condiciones económicas, proceso de facturación y gestión de estadísticas.

entrada de pedidos

  • Dispone de la posibilidad de la introducción de pedidos en múltiples unidades de medida (cajas, pallets, bandejas, unidades) dependiendo del control de almacén y las restricciones comerciales y logísticas para clientes y artículos. Información detallada de la situación en el momento de introducción del pedido (stock existente, disponible, reservado) con posibilidad de realizar una reserva en firme sobre el almacén.
  • Aplicación de condiciones económicas y comerciales en el proceso de entrada de pedidos:
    • Descuentos generales, descuentos económicos de cliente y descuentos pronto pago.
    • Descuentos específicos por línea de pedido.
    • Tarifas principales, alternativas y ofertas de ciertos lotes. Posibilidad de trabajar con precios brutos, netos, generales y promociones.
    • Promociones aplicadas a cada línea (descuentos, regalos, puntos, etc).
    • Muestras a clientes.
    • Control de precios límites comerciales por debajo del cual se prohíbe la venta.
  • Introduzca de forma sencilla las ventas de composiciones o lotes completos, y además disponga de utilidades como la carga de "pedidos plantilla", consulta de últimos pedidos y últimos precios.
  • Consulte la trazabilidad documental de los pedidos (pedido, orden de carga, albarán y factura).
  • Integre la gestión del riesgo de clientes en el proceso de Entrada de Pedidos. A cada cliente le indicará su crédito interno, externo así como posibles operaciones especiales, definiendo las acciones a ejecutar en el momento que el importe del riesgo incurrido supere el crédito total asignado al cliente (bloqueo en la introducción, pedidos retenidos por riesgo, permitir, Bajo Observación, etc).
  • Mediante la gestión de anulaciones y retenciones de pedidos tipificadas podrá determinar que estos pedidos no se tengan en cuenta en el proceso de fabricación y si ya estaban en curso, actuando consecuentemente.

consulta de riesgo

CONTROL DEL RIESGO

  • Indique la modalidad de trabajo (a nivel de cuenta o CIF) para la gestión del riesgo.
  • Definición de crédito interno y externo (compañías aseguradoras).
  • Potente parametrización del riesgo vivo de clientes (pedidos entrados, reservados, en cargas, servidos, facturados, efectos vencidos e impagados, inmovilizados).
  • Podemos consultar en todo momento el riesgo actual de nuestros clientes hasta el nivel de ver qué efectos se encuentran impagados (Pagarés, Talones, Giros...) y su saldo.
  • Gestión de recuperación de impagados.
  • Operaciones especiales.
  • Acciones de bloqueo por riesgo en área comercial: decida si desea bloquear la introducción de pedidos, generación de cargas o la expedición de albaranes.

PREVISIONES COMERCIALES

  • Elabore las previsiones de ventas basándose en estadística reales de mercado en ejercicios anteriores. Suponiendo una variación porcentual en el importe de facturación, podrá conocer el prorrateo automático sobre todo nivel de interés de previsiones, tanto en unidades como importes:
    • Previsión de ventas por cliente, con detalle de familias de artículos y referencias.
    • Previsión de ventas por representante, con detalle de familias de artículos y referencias.
    • Previsión de ventas por zonas, con detalle de familias de artículos y referencias.
    • Previsión de ventas por artículos.
  • Estas previsiones podrán ser modificadas por Gerencia y Dirección Comercial con el fin de ajustar al máximo posible la penetración en nuevos mercados y con la posibilidad de acceder con nuevos productos. Estas modificaciones recalcularán porcentualmente el global para ajustarse al nivel de facturación esperado.
  • Compare las previsiones de venta elaboradas con las estadísticas de venta resultantes en el ejercicio, estudiando las desviaciones por zonas, clientes y referencias.
  • Las previsiones por artículo pueden ser la fuente de datos necesaria para elaborar las previsiones industriales. En base a éstas, se pueden generar los planes estratégicos de operaciones así como elaborar los planes maestros de producción detallados en cada horizonte del ejercicio.


prevision comercial prevision de representante

Expediciones

PLANIFICACIÓN DE PREPARACIÓN DE PEDIDOS

  • Obtenga la información más completa para la optimización del servicio a clientes, y de esta forma, poder servir la mercancía pedida en el momento solicitado.
  • Defina los distintos tipos de pedido a emplear para países, zonas e incluso clientes y sucursales. Este atributo puede influir o no en la configuración del servicio en el SGA.
  • Asocie y restrinja los almacenes e incluso ubicaciones de servicio de ciertas operaciones. Realice esta asignación mediante múltiples criterios, como por ejemplo los distintos centros de trabajo, la tipificación de pedidos, clientes, familias de artículos por niveles o incluso referencias particulares. Por ejemplo, la mercancía congelada se ha de servir desde el almacén 1 ya que son cámaras de frío, y el resto desde el almacén 2.
  • Asigne de forma automática una prioridad en el servicio en base a distintos criterios (por países, zonas, rutas de reparto, grupos de clientes, etc). Por ejemplo los pedidos de Francia tendrán siempre mayor prioridad que los de nacional por el volumen de ventas y dentro de los de nacional, la zona de Levante será prioritaria frente al sur. Gestione esta prioridad en simulaciones de stock para la cartera de pedidos.
  • Tipifique la necesidad de servir completos ciertos pedidos, para su posterior validación en la expedición y carga. Por ejemplo, la venta de cocinas o dormitorios.
  • Mediante el proceso de planificación de pedidos reservará el stock disponible en almacenes de servicio a su cartera de pedidos. De esta forma, su departamento comercial asegura el servicio y dispone en tiempo real de al información del stock existente, reservado y disponible en cada uno de los posibles almacenes. Dispone de múltiples opciones para su ejecución:
  • Planifique de forma puntual un pedido para asegurar su stock.
  • Genere una agrupación de pedidos por diversos criterios (fechas, estados, agencias, sucursales, clientes, direcciones, familias, etc) y realice la planificación conjunta para toda ella. Por ejemplo agrupar todos los pedidos entre fechas de una determinada prioridad, agencia de transporte o reparto.
  • Realice una simulación de servicio y stock para pedidos. Ordene y priorice la cartera de pedidos por diversos atributos (plazos entrega, importes, prioridades, urgencias, tipos de pedido, etc) y visualice una simulación de reparto del stock disponible sobre la cartera, obteniendo una previsión del servicio dado a los distintos clientes. Visualice con diferentes colores qué pedidos pueden servirse completos, cuales parciales y cuales no podrán servirse. Modifique prioridades y obtenga recálculos del reparto para una vez decidido, realizar la reserva del stock y el paso a la Orden de Carga para el Almacén. Obtenga un seguimiento posterior de la situación de cada pedido en el circuito de expediciones (orden de carga, picking, paletizado, pre-carga y carga).no se tengan en cuenta en el proceso de fabricación y si ya estaban en curso, actuando consecuentemente.

preparacion de pedidos



ordenes de carga etiqueta de expediciones hoja de carga

EXPEDICIONES (I)

  • El proceso de expediciones comienza con la planificación comercial y reserva del stock en el almacén. Esta reserva puede realizarse de forma unitaria para cada pedido o mediante un proceso masivo de reserva por prioridades de pedidos según fechas de entrega.
  • Agrupe con diversos criterios la cartera de pedidos reservados (clientes, pedido, rutas y repartos, agencias de transporte) generando sus Órdenes de Carga. La Orden de Carga se preparará de forma conjunta en el almacén.
  • El proceso de extracción y preparación de las órdenes de carga en el almacén contemplará:
    • Paletas completas a extraer a la zona de pre-carga.
    • Picking necesario de cajas o bandejas sueltas para consolidar palets multi-referencias en la zona de pre-carga.
  • El proceso de extracción ordenará los lotes teniendo en cuenta sus fechas de entrada al almacén y sus fechas de caducidad (criterios FIFO y FEFO). También es posible controlar que el material que expidamos cumpla los criterios de vida útil marcados por cada cliente.
  • Emita la documentación necesaria de extracción y preparación de cargas y confirme los trabajos de reubicación de almacenes, estanterías y cámaras a los muelles de carga.
  • Una vez el stock reubicado a los muelles, emita un documento de Hoja de Carga mediante el cual se indica las cantidades a cargar de forma previa a la extracción de los albaranes de venta definitivos.
  • Gestione las expediciones a sus delegaciones conjuntamente con el resto de expediciones a clientes finales.
  • Obtendrá una trazabilidad total en todo el proceso de expediciones (reservas, ubicaciones, lotes, documentación, movimientos, procesamientos, etc). El proceso de expediciones es el cierre del circuito de trazabilidad total, desde la recepción de MMPP, proceso de fabricación y servicio al cliente final. Ante un lote defectuoso de un producto final o incluso de una materia prima, averigüe fácilmente qué expediciones se han visto afectadas para poder bloquear en el almacén los productos correspondientes.
  • Si quedan productos pendientes de enviar a su cliente, puede determinar si dichos restos deben de ser anulados o no, ya que es típico en las ventas de productos frescos, que lo que no se envía hoy, el cliente no lo quiera mañana.
  • Posibilidad de trabajar con expediciones particulares como la gestión de depósitos (reubicación automática del stock enviado al almacén depósito), gestión de ventas de importación directas a clientes o gestión de muestras.

EXPEDICIONES (II)

  • La gestión del riesgo está completamente integrada en el proceso de expediciones. Establezca sus controles desde la reserva de pedidos, confirmación de cargas al almacén y en la extracción de albaranes.
  • Una vez emitidos los albaranes, puede modificar los datos necesarios del albarán de cara a su facturación, datos como tarifas, precios, determinados descuentos, tipo de impuestos, agencia de transporte, sucursales de entrega, de envío y pago de facturas, facturación retenida, etc.
  • Para las expediciones de exportación, genere la documentación necesaria (packing list y pro-formas), detallando los bultos de la expedición y el contenido de cada uno de ellos
  • Dispone de una gestión del transporte, mediante la cual puede:
    • Agrupar los albaranes de venta en albaranes de transporte, calculando el resumen final del packing del transporte en cuanto a agrupaciones logísticas, pesos y volúmenes.
    • Definir tarifas de transporte por agencias basadas en bultos, kilogramos o cualquier otra unidad de medida. Asignación de estas tarifas por países, provincias o incluso clientes.
    • Generación automática de órdenes de compra para el transportista a partir de los albaranes de transporte y las tarifas definidas. Las facturas de estas órdenes de compra se cotejarán posteriormente en el módulo de compras.
  • Si trabaja con grandes cuentas, genere los ficheros EDI de aviso de expedición (DESADV) para enviar la información de sus albaranes a sus clientes de manera rápida y sencilla previa configuración de los grupos de clientes EDI y de los mensajes EDI para las diferentes casuísticas.
  • Opcionalmente, si su proceso de expediciones necesita de un Sistema de Gestión de Almacén puede hacer uso de EXPERT SGA®, el cual optimizará tiempos, flujos de movimientos y recursos a través de algoritmos de asesoramiento y optimizadores de recorrido, minimizando a su vez posibles incidencias en el tratamiento de datos por parte de operarios de almacén gracias a la lectura de códigos de barras en las etiquetas (EAN13, EAN128, ubicaciones, muelles, etc). Todo ello trabajando en tiempo real mediante tecnología de Radio Frecuencia.
  • Con expert SGA, una vez realizada la Orden de Carga se lanza una evaluación de picking con los criterios de extracción y reposición establecidos. Se definen e incluso se pre-asignan los trabajos de palets completos y el picking necesario de los bultos.
  • El tratamiento del picking puede ser en oleada (movimiento previo a zona de paletizado para la posterior agrupación para cada cliente) o en base (recogida y agrupación simultánea de las cajas). Esta diferenciación se establecerá según criterios comerciales (clientes y grupos) o criterios logísticos.
  • El paletizado y reubicación a pre-carga dejará finalizados y etiquetados (matrículas SSCC) todos los palets de la expedición (tanto paletas completas mono-referencia como multi-referencia), conociendo en todo momento el contenido de cada uno de ellos. Dispone de un potente módulo de etiquetado para pintar información de contenido de palets, trazabilidad, clientes, servicio, etc.
  • Con la gestión de cargas en camión, irá leyendo y confirmando la carga de cada palet, evitando posibles incidencias y disminuyendo por lo tanto el nivel de reclamaciones de clientes.

albaranes ventas

albaranes transporte

Facturación

FACTURACIÓN

  • Defina las series de facturación según diversos atributos financieros y comerciales, como delegaciones, tipos de facturación, ventas, artículos, representantes, etc.
  • Proceso de generación masiva de facturas: confeccione de forma centralizada y conjunta toda la facturación (albaranes, cargos y abonos), filtrando por países, representantes, clientes y familias de clientes, documentos y períodos de facturación, diferenciando las cuentas con facturación diaria, semanal, quincenal y mensual.
  • Parametrice el envío de facturas: posibilidad de agrupar la facturación a sus clientes mediante las sucursales de envío de facturas y de pago de facturas de distintos envíos (albaranes).
  • Defina por cliente el formato de cada factura estableciendo factura por albarán, factura por referencia, etc.
  • Generación de facturas pro-formas, comerciales y aduanas multi-idioma, especificando el idioma establecido para cada cliente / sucursal.
  • Modifique las facturas para la aplicación de gastos adicionales no contemplados, reducción del importe por aplicación de abonos y anticipos y personalizar textos y descripciones de facturas.
  • Contabilización de facturas, que se realizará de forma automática, generando la contabilidad y cartera de cobros correspondiente.
  • Trazabilidad documental de cada línea de pedido, desde el pedido original hasta los efectos generados en la contabilización.
  • Envío de facturas vía EDI: genere los ficheros de facturas (INVOICE), así como el fichero el fichero de la relación de facturas (COACSU), para el envío de la información de sus facturas a sus clientes de manera rápida y sencilla.
  • Facturación electrónica(*): a través del módulo expert Firma, integrado con el módulo comercial, podrá firmar electrónicamente las facturas, emitirlas (a portales de AA.PP., a clientes, a custodia…), almacenarlas, recibir la aceptación/rechazo del cliente, así como servicios que facilitan a los destinatarios la posibilidad de localizar y recopilar información fiscal de las facturas.

facturacion

 

 

representantes

liquidacion comisiones

LIQUIDACIÓN DE COMISIONES

  • La política sobre la gestión de comisiones a representantes y delegados puede ser determinante para alcanzar los objetivos de facturación marcados por la Dirección.
  • Mediante el módulo de comisiones defina los datos necesarios para el cálculo de liquidaciones y pagos de incentivos de forma periódica:
    • Posibilidad de asignar uno o varios representante a cada punto de venta (cliente / sucursal). Un representante puede llevar zonas exclusivas o cartera diversificada.
    • Definición de unos criterios de comisión basados en porcentajes fijos o en porcentajes variables según tipologías de clientes y artículos, incentivando de esta forma la venta en ciertos mercados y ciertas referencias.
  • Además, defina la modalidad de trabajo de cada representante en función a la casuística de su cartera de clientes (política de precios y períodos de pago). Trabaje con diferentes bases de comisión, desde importes brutos a bases imponibles de factura así como realizar las liquidaciones frente a facturas emitidas o solo frente a las facturas cobradas hasta el período liquidado. Posibilidad de realizar el bloqueo de ciertas comisiones indicando el motivo del bloqueo de cada factura.
  • Marque objetivos a los representantes y criterios de bonificación/penalización por consecución de dichos objetivos.
  • Establezca jerarquías de representantes para premiar el tutelaje o la dirección efectiva de equipos, y fije comisiones en función de objetivos colectivos para potenciar el trabajo en equipo.
  • El cálculo de comisiones por ventas nace para cada línea de pedido, pudiendo recalcular en cualquier momento las comisiones pendientes según cartera de ventas ante posibles modificaciones en representantes, criterios y tipologías de clientes y artículos.
  • Para períodos promocionales, tendrá la posibilidad de definir comisiones especiales a representantes basadas en volumen de ventas, primando de forma porcentual en caso de alcanzar unos importes mínimos de facturación.
  • Realice el pago automatizado a sus representantes con la gestión del IVA e IRPF, dando de alta a representantes y delegados como proveedores y enlazando la actualización de comisiones con las facturas de proveedor.
  • Adicionalmente a las comisiones por ventas, puede trabajar con comisiones por otros dos motivos:
    • Por cobro de facturas, persiguiendo e incentivando el cobro y reduciendo, por tanto, el período medio de cobro y el nivel de impagados. Además, se permite la creación de rutas de cobro, de tal forma que cuando los representantes vuelven con albaranes cobrados, se automatice una preliquidación, revisión y cobro en función del tipo de documento, talones, efectivo, etc. Por ejemplo, que todos los repartos de 3 rutas distintas realizados durante la semana se cobran en una única ruta de cobro el viernes.
    • Por distribución de mercancía. Se incentiva el reparto y servicio de la mercancía vendida a clientes.
  • Tipifique a representante y delegados sus comisiones por venta, cobro y distribución y realice de forma paralela las liquidaciones y pagos de las mismas.
  • Gestione automáticamente la existencia de comisiones garantizadas estableciendo periodos de regularización de comisiones.

ESTADÍSTICAS

  • Analice mediante el módulo de estadísticas toda la información del área comercial, desde la introducción de pedidos hasta su facturación.
  • Con una potente definición de familias estadísticas de clientes y artículos estructuradas en niveles, obtenga la información mensual sobre cartera de pedidos entrada, servida, facturada, anulada y retenida a distintos niveles de agregación (familia de cliente, cliente, familia de artículo, artículo, país, representante y zona).
  • Toda venta se traduce a la unidad de medida estadística del mercado (por ejemplo a Kilogramo). De tal forma, que las ventas en botes, bandejas, cajas, paletas o kilogramos se traducen a la misma unidad de medida para extraer informes del tipo:
    • Ventas entre períodos por clientes y referencias (entrados, servidos, facturados y anulados).
    • Informe TAM (Tendencia Anual Móvil), visualizando las ventas en la unidad de medida estadística y en importes de los dos últimos ejercicios móviles, con posibilidad de filtrado y desglose por clientes, familias de clientes, representantes y artículos.
    • Estadísticas de ventas en la unidad de medida estadística y euros por día, mes y ejercicio desglosado por familia de cliente, provincia y artículos.
  • Adicionalmente, lleve la gestión de márgenes de sus operaciones de venta. Conozca el beneficio que está obteniendo de cada factura, albarán e incluso cada línea de pedido. Este margen está basado en los importes estadísticos de venta frente al coste del artículo vendido. El coste puede definirse frente al precio medio de almacén en el momento de la venta (criterios PMP, FIFO, LIFO) o frente al coste estándar del producto en el momento de la venta (histórico de costes).
  • El recálculo de costes de producción actualizará de forma automática los márgenes de las operaciones afectadas por ello. Por ejemplo, si la factura de la materia prima recibida hace un 15 días es superior al precio previsto, los productos fabricados en las últimas semanas que hayan consumido esta materia prima aumentarán también su coste PMP del almacén, reduciendo por tanto el margen de las ventas en dicho periodo.
  • Este repositorio de datos resumido será el origen para la explotación más detallada mediante herramientas horizontales de análisis de información (Business Intelligence) para la toma de decisiones, como expert ANALYTICS

 

facturacion estadisticas

 

modulo EDI

 

 

MÓDULO EDI

  • Mediante el módulo EDI dispondrá de una completa aplicación de comercio electrónico, capaz de procesar tanto mensajes salientes como entrantes. Con ella, gestionará toda la información en los procesos comerciales de pedido, albarán y factura, con la posibilidad de trabajar con los dos grandes proveedores de estaciones EDI (Edicom y Seres).
  • La configuración y parametrización de la comunicación vía EDI es de vital importancia. Indique, para cada cliente, los tipos de ficheros así como las versiones EDI con los que trabajará. Se permite hasta 999 formatos diferentes de mensajes EDI para cada tipología (ORDER, DESADV, INVOIC, y COACSU). De este modo, el usuario puede configurar un mensaje personalizado para cada cliente al que vaya dirigido. Por ejemplo, para un cliente pueden mostrarse segmentos condicionales que para otro no hacen falta.
  • Defina agrupaciones de clientes con características EDI comunes y que emplearán los distintos mensajes establecidos. Para grandes superficies es habitual que existan diferentes sucursales o diferentes clientes todos ellos dentro de un mismo grupo. Disponga de las diferentes opciones para definir sus grupos de cliente, opciones tales como: Identicket, Abono, Referencia Cruzada, Aviso Expedición, Agrupar Descuento Comercial, Días envío factura, Albarán logístico, Centro logístico RM, Invoic Texto, etc.
  • Los procesos comerciales que interactúan con el intercambio electrónico de datos son:
    • Pedidos de cliente (mensaje ORDER): Interpretación automática de los ficheros y generación de los pedidos de forma masiva y automática. Consulte en cualquier momento la equivalencia entre el número de mensaje recibido y el pedido generado en el módulo comercial de EXPERT ERP®. El proceso de carga asigna un número secuencial a cada pedido EDI recibido.
    • Albaranes de cliente o mensajes de avisos de expedición (mensaje DESADV): Filtre previamente qué albaranes retener y de qué albaranes generar el aviso de envío, generando uno o varios ficheros con información de entrega de las mercancías por artículo y destino. Consulta de albaranes enviados y marcado / desmarcado como enviados y recibidos.
    • Facturas comerciales emitidas (mensaje INVOIC): Decida a su conveniencia, por grupo de clientes si generará los ficheros de facturas INVOIC de forma automática o manual. Consulta de facturas enviadas y marcado / desmarcado como enviadas y recibidas.
    • Relación de facturas emitidas (mensaje COACSU): Genere los ficheros con la relación de facturas EDI enviadas en un periodo de tiempo, con la posibilidad de enviar las facturas agrupadas por el punto operacional del cliente o por el punto operacional de envío del mensaje.
    • Datos de aviso de recepción de la mercancía por parte del cliente (mensaje RECADV): Visualice todos los campos del mensaje RECADV seleccionado. Observe toda la información contenida en el mensaje, validándose contra los propios datos de Expert.

ECOEMBES

  • Gestión de las tarifas del Punto Verde, para que en todo momento pueda conocer los costes derivados de la gestión y reciclado de los envases para tenerlos en cuenta a la hora de dimensionar sus tarifas de venta y poder informar a sus clientes.
  • Además, es actualizado anualmente con las posibles modificaciones de interface de intercambio de datos con la aplicación de Ecoembalajes España (Ecoembes), para facilitarle la extracción de datos de cara a presentar la Declaración Anual de Envases, que recoge la información relativa a los envases de los productos puestos en el mercado nacional si su empresa está adherida a este sistema. Dicha declaración implica el cálculo de la contribución económica al S.I.G., la cual dependerá tanto del número de envases puestos en el mercado, como del peso y el tipo de material de los mismos.
  • Mantenga sus fichas de envases y embalajes correctamente cumplimentadas:
    • - Medidas
    • - Pesos
    • - Materiales y submateriales
    • - Usos previstos del envase
    • - Rotaciones y vida útil
  • Relacione qué envases utiliza cada uno de sus artículos de venta:
    • Las bandejas, botellas y tapones de las bebidas que comercializa.
    • Las bandejas, el film y las cajas de los productos.
    • Las cajas de cartón.
    • Usos previstos del envase
    • Los sobres, estuches, envases de plástico y vidrio de su catálogo.

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