10 REQUISITOS QUE UN SOFTWARE DE RESIDUOS DEBE CUMPLIR

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La gestión de residuos y el reciclaje es un tema crítico para el futuro de nuestro planeta. La producción de desechos sigue aumentando a un ritmo acelerado y, sin una gestión adecuada, los desechos pueden causar graves daños a la salud humana y al medio ambiente. Por este motivo, los gobiernos estarán trabajando duro para crear un clima eficaz tanto con las empresas como con las personas. Prueba de ello es que la Unión Europea (UE) ha adoptado amplias medidas para gestionar los residuos de forma sostenible y reducir su impacto medioambiental, mediante un extenso desarrollo normativo.

La gestion de residuos, que son todas las actividades necesarias para el tratamiento de los residuos desde su generación hasta su eliminación o reaprovechamiento, se orienta principalmente a:

• Recogida de residuos
• Transporte de residuos.
• Almacenamiento y tratamiento de residuos
• Destino final a eliminación o a reaprovechamiento (según distintas opciones).

Nosotros vamos a centrar este post en aquellos procesos que son comunes a la mayoría de las empresas gestoras de residuos y que concretamos en: recogida, traslado y entrega de residuos. Como se ha comentado anteriormente, todos estos procesos están regulados por ley.

De acuerdo con dichos procesos, los factores que hay que tener en cuenta en los sistemas de información, y mas concretamente en el software de residuos, son:

• La actualización y soporte del software, dado el gran dinamismos de los cambios normativos del sector.
• Cumplimiento de obligaciones legales, lo que supone la adaptación de los procesos diseñados en el software a los requerimientos legales.
• Integración entre los requerimientos legales y los requerimientos propios del negocio.
• Integración con las plataformas electrónicas de control de las Administraciones Públicas (eSIR, etc).
• El diseño de los procesos administrativos se deben hacer pensando el entorno de trabajo en el que se desarrollen, aprovechando los distintos dispositivos que se adecuan mejor a circunstancias especificas.

Dada la gran variedad de situaciones que se pueden dar, en este post nos vamos a centrar más en los residuos cuyo origen se haya generado por comercios o industrias y fabricas, con independencia a que se puedan considerar peligrosos o no.

Características de los productores de residuos industriales.

Recordemos que los residuos son “cualquier sustancia u objeto que su poseedor deseche o tenga la intención o la obligación de desechar”. Por tanto, los residuos son algo que no buscamos a priori, pero que siempre nos terminamos encontrando. Esto implica que en algún momento nos vamos a encontrar con una situación cuya gestion va a implicar la asignación de recursos de económicos y de tiempo, y esto provoca que el productor o poseedor del residuo trate de:

• Que la gestión del residuo no suponga un coste adicional al resto de actividades de negocio. Para ello:
• Si es posible, se tratará de vender el residuo siempre que sea posible para su tratamiento posterior de reciclaje o reutilización.
• Gastar lo mínimo posible en las distintas gestiones que requiere la ley, siempre tratando de compensarlos con los posibles ingresos obtenidos según el punto anterior. Esto provoca que no se demanden servicios diferenciales que aporten valor a la empresa, ya que lo que se busca es cumplir con un requerimiento legal al menor coste posible.

• Separar la gestión de los residuos del resto de los procesos del negocio, de forma que sus acciones tengan una incidencia muy controlada que no perjudique la atención a los problemas de la actividad principal. Conscientes de este hecho, la ley desarrolló la participación de diversas entidades en los distintos procesos de gestión, que siempre habrá que identificar:
• Productor inicial / Nuevo productor autorizado.
• Gestor de un almacén de recogida (recogedor)
• Negociante
• Agente
• Poseedor.

Requisitos específicos de un software de residuos.

Cualquier software de residuos debería de cumplir los requerimientos legales que manda la ley pero también otros que se derivan de las características propias del sector y del negocio.

Lo que es muy importante para cualquiera de las empresas gestoras, es que el sistema de información contemple todos sus procesos de forma integrada, de forma que no se produzcan islas de información separadas que a la larga sólo generarán problemas.

Como consecuencia de todo lo indicado hasta el momento, vamos a indicar aquellos requerimientos o requisitos que consideramos mas importantes:

1.- En cualquier transacción que se realice, habrá que identificar las entidades involucradas, de acuerdo al proceso específico de que se trate. Como se ha comentado anteriormente, estas entidades son el “productor inicial / nuevo productor autorizado”, “gestor de un almacén de recogida (recogedor)”, “negociante”, “agente” o “poseedor”.  A título de ejemplo, algunos datos específicos del sector que debe contemplar un software de residuos son:

• NIMA (Numero de Identificación Medioambiental),
• Numero de Inscripción en el Registro de Producción y Gestión de Residuos.
• Tipo de centro de producción.
• Tipo de centro gestor
• Código LER del residuo
• Código y operación de tratamiento de destino.
• Etc…

2.- En un solo acto físico es posible que se produzcan más de una transacción diferente (como puede ser: compra, venta y trasporte de residuos). En estos casos, que en ocasiones es muy habitual, el sistema debe identificar la situación y proponer los registros oportunos sin necesidad de duplicar las tareas administrativas.    

3.- Gestión de peticiones de servicios (pedidos de clientes). La gestion de petición de servicios debe ser una herramienta muy flexible que permita diseñar los servicios mas habituales del sector de forma personalizada (alquiler de contenedores, transporte de contenedores, transporte de residuos, compra de residuos, etc..). A partir de aquí, la gestión de peticiones de servicios de un software de residuos debe tener en cuenta:

• Que se pueda realizar por parte del personal administrativo de la empresa, también por parte del chofer o directamente por parte del cliente.
• Desde la recepción de peticiones de servicios se debería poder gestionar la asignación al camión (planificación del transporte), propio o ajeno, y en su caso, diseñar las rutas de entrega y recogida.
• La posibilidad de gestionar peticiones de servicios periódicos y repetitivos, de forma que se puedan planificar en el tiempo. Esta planificación debe permitir la automatización de la creación de las peticiones de servicio futuras y otros procedimientos de gestion asociados.

4.- Trazabilidad de los residuos. La trazabilidad hace referencia al registro y seguimiento de un residuo desde que se genera hasta que se elimina. La Ley indica expresamente la importancia de conocer la trazabilidad de un residuo para lo cual establece distintas indicaciones entre las que se encuentra la creación de un repositorio con las notificaciones previas y los documentos de identificación.  Para una correcta gestión de todo ello, tenemos que tener en cuenta que, en el software de residuos, la trazabilidad debe informar sobre:

• su procedencia,
• ubicación,
• almacenamiento,
• tratamiento,
• transporte,
• recolección
• destino final. 

5.- Almacenamiento de los residuos. El almacenaje de los residuos es otro de los procesos a los que la ley dedica una serie de requerimientos específicos como son:

• Según se trate de residuos peligrosos o no peligrosos, los requerimientos son diferentes y mucho mas restrictivos.
• Disponer de una zona habilitada e identificada para el correcto almacenamiento de los residuos con las condiciones adecuadas de higiene y seguridad
• Existe una duración máxima de almacenamiento (según peligrosidad del residuo).
• No mezclar residuos no peligrosos si eso dificulta su valorización
• No mezclar ni diluir los residuos peligrosos con otras categorías de residuos peligrosos ni con otros residuos, sustancias o materiales
• Requerimientos con relación al etiquetado de los recipientes o envases que contengan residuos.

De acuerdo con todo ello, la gestión de almacén debe contemplar todas estas indicaciones para evitar equivocaciones y ayudar a su cumplimiento a través de alertas y otras posibilidades.

Además de todo ello, para determinar la cantidad de residuos recibido o entregado, es importante disponer de la posibilidad de realizar la lectura de pesos de forma automática desde instalaciones de pesajes (basculas, …),  normalmente para residuos a granell.

6.- Traslado de residuos. Este es uno de los procesos con un mayor desarrollo normativo. Entre los requerimientos mas importantes tenemos:

• La existencia de 3 documentos obligatorios además de los habituales del negocio:
• Contrato de tratamiento de residuos.
• Documento de identificación del traslado.
• Notificación Previa del traslado (en algunos casos)
• Según la obligación o no de emitir una notificación previa del traslado, se define legalmente un procedimiento específico a seguir que incluye notificaciones con el portal electrónico de la Administración Pública (estatal o autonómica). Es importante que el software de residuos contemple esta casuística.
• Los requerimientos sobre traslados varían en función de la peligrosidad del residuo, por lo que es muy importante la identificación del residuo para su gestión.

La digitalización de todo el proceso de transporte adaptado a los requerimientos legales, no solo facilita su cumplimiento, sino que:

• Permite la participación activa de los choferes de los camiones en todo el proceso que son uno de los actores más importantes. Esto ha agilizado mucho el flujo de documentos y la eficacia, al no condicionar su gestion a la dependencia de tener que estar físicamente presentes en el centro de trabajo.
• Permite un ahorro de tiempo en los documentos generados que facilita la facturación de los servicios implicados en menos tiempo.

7.- Certificados sobre residuos. La certificación periódica de la entrega o recogida de residuos según su origen y destino, es un proceso muy rápido gracias a su automatización, lo que ha permitido un gran ahorro de tiempo desde la digitalización de los procesos que conlleva un software de residuos.

8.- Memoria anual. Gracias a la digitalización de todos los procesos, la empresa dispone de los datos necesarios para elaborar la memoria anual a la que obliga la ley en el caso de los productores de residuos peligrosos y que no sean eximidos por la Comunidad Autonoma en la que hayan realizado su  actividad. La automatización de esta funcionalidad permite el cumplimiento de esta obligación con una dedicación muy baja de tiempo.

9.- Automatización de procesos de gestión (gestión comercial / gestión de incidencias). A partir de herramientas que personalizan los procesos de negocios de las empresas (como la herramienta BPM) podemos diseñar los procesos de gestión específicos aprovechando grandes sinergias que nos permiten grandes ahorros de tiempo y mejora de eficiencia. En general hay dos procesos sobre los que se obtienen muy buenos resultados:

• La gestion comercial. Permite a partir los resultados de la introspección comercial en el mercado para captar negocio, crear todos los registros y documentos necesarios para poder desarrollar la actividad planteada de forma automática (ficha del cliente, Contrato de Tratamiento, condiciones comerciales, diseño de servicios contratados, etc…), con el consiguiente ahorro de tiempo.
• La gestion de incidencias. Nos permite que el sistema tenga una posición pro-activa ante cualquier incidencia y que ponga en marcha el procedimiento específico diseñado al efecto. Esto nos permite:
• Tener una garantía de que siempre se cumplirá el procedimiento establecido.
• Disponer de una herramienta de control eficaz para conocer la situación de cualquier incidencia en cualquier momento.
• Reducir mucho los plazos de gestion de incidencias de cualquier naturaleza.

10. Acceso al software de gestion a través de distintos dispositivos electrónicos para adecuar el acceso a las condiciones de trabajo. Se trata de poder trabajar de forma remota desde  cualquier sitio donde se encuentre la persona interesada, de forma que no exista dependencia a una oficina física para el reporte de datos al sistema de información.

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• La automatización de procesos a través de una potente herramienta que te permite el diseño libre de flujos de trabajo, lo que genera grandes ahorros en tiempo de procesos.
• Digitalización de la documentación requerida en la gestión de residuos y conexión con plataformas autonómicas y eSIR. Incluye los contratos de tratamiento, los documentos de identificación, albaranes, solicitudes de servicio, memorias anuales, certificados de entregas, etc... 
• Trazabilidad de procesos. Incluye la relación y asociación entre documentos de forma cronológica, de forma que fortalece el control de la gestión de residuos (incluidos los residuos SANDACH). 
• Acceso a la gestión desde entornos móviles a través del teléfono movil. 

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