El nuevo entorno empresarial se caracteriza por fuertes turbulencias, tanto por la fácil accesibilidad a nuevos avances tecnológicos, como por los cambios en las pautas de comportamiento de los consumidores, y todo ello en el marco de internet, que se ha consolidado como el sistema de comunicación multidireccional más eficaz de la historia.
En este contexto, compartir información de forma ágil y en el momento oportuno es un factor crítico para competir, lo que supone una nueva necesidad de integración para los sistemas de información y gestión de las empresas. Precisamente, es la capacidad de integración de los sistemas ERP con otros softwares diferentes, lo que le va a permitir en gran medida su capacidad de gestionar eficazmente las necesidades de comunicación y relación de las empresa.
Vamos a analizar en este post, cómo la capacidad de integración de nuestro sistema de información y gestión con otros sistemas nos determinará en gran medida nuestra capacidad de competir en condiciones ágiles y seguras.
Cuando nos referimos a la capacidad de integración de un sistema de información y gestión (ERP), lo que queremos indicar son las posibilidades que tiene este sistema de conectar y compartir datos con otros sistemas.
Son precisamente estas posibilidades de integración las que permiten multiplicar las funcionalidades de un sistema de gestión sin que se merme la dedicación de recursos destinados al desarrollo y mantenimiento del “core” del sistema.
Las razones que nos obligan, o hacen deseable, la necesidad de integración con las funcionalidades de otros programas son muy variadas, pero las más habituales son:
Lo que está claro, en base a los hechos de los últimos años, es que el desarrollo tecnológico y las necesidades de digitalización de las organizaciones, conlleva a una mayor necesidad de comunicación entre sistemas de gestión que apenas hace unos años, no se lo planteaban. Por este motivo, hoy en día, es crucial analizar la capacidad de integración de un sistema ERP que nos deberá dar soporte en nuestra gestión de los próximos años.
Cuando un sistema de gestión ERP no cubre todas las funcionalidades que necesita una empresa, es interesante que se integre con otros programas más especializados o también con otras bases de datos externas. Esta necesidad será menor en la medida de que el proveedor del sistema de gestión tenga en su porfolio de productos, un abanico amplio de todos estos productos de forma integrada. Por tanto, la primera indicación es conocer bien la propuesta de valor completa que tenga el proveedor de estos servicios, ya que puede ser una diferencia esencial en un futuro no muy lejano.
Tal y como se deduce de lo comentado anteriormente, cuando necesitamos integrar dos sistemas de gestión diferentes, lo podemos hacer a partir del desarrollo de software o a partir de las utilidades que tenga la base de datos sobre la que trabaje el programa. En el caso de que el software trabaje sobre un sistema de ficheros propios de la aplicación, sólo tendríamos la primera opción, por lo que limitaría nuestras posibilidades de integración. Por tanto, el primer requerimiento deseable de un programa de gestión es que almacene sus datos en una Base de Datos (No propietaria) y no en un sistema de ficheros propio.
La capacidad de integración de un sistema de gestión se puede definir en base a sus niveles de automatización y capacidad de proceso. En este sentido podríamos diferenciar:
La capacidad de integración de un sistema ERP dependerá en gran medida de que contemple:
Es importante recalcar, que no siempre es igual de eficaz integrar datos o procesos a partir del desarrollo de programas o a partir de las utilidades de la base de datos. Hay que estudiar cada caso en particular y evaluar el sistema a elegir.
En todo caso, el porfolio completo que ofrezca el proveedor de servicios, puede ser una herramientas clave para tomar una decisión en este sentido.
Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:
y si quieres conocer una herramienta de ERP: