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    27 Sep 2018

    El ERP, UN ANÁLISIS COMPLETO

    erp analisis

     

    El término ERP es el acrónimo del término en ingles Enterprise Resource Planning y su traducción al castellano es planificación de recursos empresariales. También se le conoce como sistema integral de empresa o sistema integrado de gestión. Surgen en los años noventa como una evolución de los existentes hasta la fecha: sistemas de gestión de inventarios y planificación de la producción (en sus distintas versiones MRP y MRP II de los años 80),  programas de contabilidad, aplicaciones de gestión de la facturación, etc.

    La aparición de los sistemas ERP tienen el objetivo de facilitar la gestión de todos los recursos de la empresa, a través de la integración de la información y de los procesos de los distintos departamentos y áreas funcionales. Por tanto, supone un sistema empresarial interfuncional compuesto por distintos módulos de software que sirven de base para ejecutar los procesos básicos del negocio.

    Lógicamente, esta concepción de los sistemas de información, ha estado en linea con los nuevos requerimientos de los sistema de gestión de las empresas, ya que la evolución de las organizaciones a lo largo del tiempo para adaptarse a un entorno cada vez más competitivo, ha obligado a mejorar sus prácticas de gestión, con el objetivo de dar un mejor servicio a los clientes, reducir plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc…

    La rápida aceleración de la tecnología propia de la sociedad industrial dio paso a la llamada sociedad de la información, basada en el uso intensivo de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). En este contexto es donde ha evolucionado este software de gestión para atender a las nuevas necesidades del sistema de información y gestión de una forma integrada. En nuestros tiempos tiene mucha más importancia la información que se genera, gestiona y distribuye, que el hardware que soporta dichos procesos, cosa que hace apenas unas décadas parecía impensable.

    Por último es importante reseñar que los sistemas ERP se consideran software de gestión standard, en contraposición del software a medida desarrollado para una empresa en particular. Esto supone que cuando se adquiere este software, hay que implantarlo en la empresa en un doble sentido:

    • A través de un proceso de adaptación del ERP a los requerimientos críticos de la empresa.
    • A través de un proceso de adaptación de la empresa al nuevo programa adquirido.

    A continuación vamos a analizar todos los aspectos más significativos que giran alrededor de un sistema de gestión ERP, de forma que el lector pueda disponer de una información completa sobre el mismo.

    Si te interesa este tema te puede resultar útil la guía:  "Cómo elegir la mejor  aplicación ERP para tu empresa"   [ Descárgate aquí la Guía Gratuita ]   

     

    Contenido Funcional de un Software de Gestión ERP.

    Se dice que un ERP es un sistema de gestión integral de la empresa porque es una herramienta que integra todas las áreas funcionales de la organización en una sola interfaz y base de datos, permitiendo administrarla de forma integral facilitando la racionalización de los procesos internos de la empresa, la reducción de los costes fijos operativos y, la mejora en la toma de decisiones basadas en la información de valor que aporta el propio sistema ERP.

    Los módulos funcionales básicos que se integran dentro de un sistema de gestión de este tipo son:

    • Contabilidad y Finanzas. Este módulo suele contener la gestión de contabilidad general, presupuestaría y analítica; la gestión de cobros y pagos; conciliación automática de tesorería; el registro de facturas de venta y compras; gestión de impuestos del IVA e IRPF; gestión de tesorería; gestión de inmovilizado
    • Gestión Avanzada de Almacenes, SGA. Este módulo suele contener la gestión de stocks: rotaciones, puntos de pedidos, stocks mínimos; control de almacenes, depósitos y delegaciones; control de ubicaciones; control de expediciones y recepciones; inventarios rotativos, valoración de almacenes; documentación y etiquetado de productos; optimización de ubicaciones, volúmenes, etc; optimización de picking y rutas; gestión almacenes caóticos; integración de terminales radiofrecuencia, etc…
    • Gestión de Compras. Este módulo suele contener la gestion de proveedores y tarifas, las peticiones de ofertas a proveedores, gestión de solicitudes, previsiones de compras, gestión de contratos y presupuestos, estadísticas de compras, etc…
    • Gestión de Fabricación. Este módulo suele contener la estructura de productos, programación de producción, carga de máquinas, asignación de mano de obra productiva, imputación de mano de obra a ordenes/productos, control de calidad, necesidades de compra y generación de solicitudes, control de lotes y trazabilidad, etc …
    • Mantenimiento Industrial. Este módulo suele contener el plan de mantenimiento preventivo de máquinas y equipos, el mantenimiento correctivo, etc…
    • Gestión Comercial y Ventas. Este módulo suele contener la gestión de clientes, la administración y control de cuotas de vendedores, la gestión de pedidos, el control de suministros pendientes, facturación, notas de crédito y débito, liquidación de fletes, comisiones de vendedores, estadísticas comerciales, etc…
    • Capital Humano. Este módulo suele contener, por una parte, la gestión de los recursos humanos de la empresa, y por otra, la operativa de la gestión de nóminas y el control de presencia.

    Además hay software de gestión ERP que incluye, como módulos adicionales, otros complementarios como son: 

    • Gestión de Activos Fijos. Este módulo suele contener, inventario de bienes de uso, equipos e instalaciones, amortizaciones y revaluaciones, gestión de bienes obsoletos, programas de sustitución de bienes, etc.
    • CRM. Gestión de oportunidades y preventa, etc…
    • Marketing.
    • Gestión de Proyectos. Suele contener: gestión de presupuestos; gestión de proyectos y obras; control económico y desviaciones de proyectos; control de avance del proyecto y análisis de desviaciones, etc…
    • Gestión del ciclo de vida del producto (PLM).
    • TPV. Suele contener: gestión de tiendas, gestión de artículos, gestión de clientes genéricos o fidelizados, gestión de ventas, gestión de cajas, etc…
    • BI. Suele contener: SQL Analysis services, SQL Reporting services y SQL Integration services; diseño de paneles de visualización de gráficos y cuadros de mando; estadísticas predeterminada; múltiples visores de datos, etc… 

    Como hemos comentado anteriormente, lo importante es que todos estos módulos trabajen de forma integrada de manera que compartan la información y permitan la coordinación de los procesos internos de gestión.

     

    Sistemas de gestión ERP por sectores de Actividad.

    Las peculiaridades de gestión de algunos sectores de actividad han inducido a las empresas desarrolladores de software a adaptar los ERP standard a dichas actividades, a efectos de poder hacer viable la implantación del ERP a un precio razonable.

    Entre las adaptaciones sectoriales más generalizadas se encuentran: 

    • Alimentación y Gran Consumo. Debe ser capaz de gestionar toda su cadena de  valor de una forma integral. Para ello, un requisito básico, es el control de la trazabilidad total adaptado por tipo de producto, desde la entrada de materia prima hasta la venta del producto terminado, controlando en todo momento el número de lote y la fecha de caducidad.
    • Mobiliario. Una cantidad importante de los productos de este sector se configuran y producen bajo pedido. Algunos elementos requieren de un sistema de trazabilidad total, que permita demostrar el uso por parte de la empresa de madera procedente de explotaciones sostenibles que dará paso a la creación de un sistema de cadena de custodia fiable, transparente y acorde con los requisitos de una metodología como la FSC.
    • Reciclaje y Residuos. Debe ayudar a las empresas a gestionar todos sus procesos de negocio de la forma más óptima y cumpliendo las normativas exigidas. La normativa europea y nacional de gestión de residuos es cada vez más estricta, exigiendo una mayor documentación, la cual necesita apoyarse en una solución informática para realizar este trabajo. Es importante que contemple: análisis previo de las condiciones de recogida, la recogida y transporte de residuos, la recepción, identificación y clasificación del residuo y el acondicionamiento y etiquetado.
    • Construcción e Instalaciones. Un software para para constructoras se tiene que ajustar a las necesidades de la gestión de proyectos, donde todo el negocio gira en torno al concepto de obra, proyecto o servicio.
    • Aquellas en las que prima la Fabricación.
    • Aquellas en las que prima la Distribución.

     

    Tipos de software ERP.

    Existen diferentes criterios para clasificar un sistema ERP, dependiendo de si focalizamos nuestro interés en el tamaño de la empresa, en la actividad de la misma, en la forma de instalación, etc…

    Vamos a centrarnos en aquellos tipos que suscitan un mayor interés en el mercado: 

    • Según el tipo de instalación. Nos encontramos con dos posibilidades básicamente: la primera, el ERP Cloud, que es una solución en la nube que supone algunas ventajas como la que se puede usar desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet, que no hay que invertir en infraestructura de hardware, y suele pagarse según el uso que se haga; la segunda es, el ERP local u on-premise, se instalan en las instalaciones informáticas del cliente para que pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro de la sede del negocio.
    • Según el tamaño de la empresa. Nos encontramos con 3 grupos: Empresas grandes (las marcas más comunes son: SAP, Microsoft Dynamics y Datadec); Empresas medianas (los marcas más comunes son: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One, A3 ERP y Datadec Cloud), y Pequeñas empresas (existen muchas posibilidades para contratar un ERP en la nube o a través de software libre como por ejemplo Open ERP)
    • Según sea una solución general o especializada. Nos encontramos con 2 grupos: ERP vertical, que están adaptados específicamente para un determinado sector de actividad. Esto hace que estén preparados para cubrir las necesidades de las empresas pertenecientes a dicho sector; ERP horizontal, que sirven en principio para cualquier empresa. El inconveniente es que necesitan mayor adaptación que uno vertical.
    • Según el tipo de licencia. Lo habitual es encontrarnos con 2 tipos: ERP de código abierto (Open Source), cuya licencia permiten el acceso a su código fuente de forma libre, lo que permite modificarlos a nuestras necesidades; ERP de código privado, cuya licencia es privada y no permite el acceso al código fuente. Sólo pueden ser modificados por sus propietarios.  

    Hay quien añade a esta clasificación los ERP gratuitos de los de pago, pero a nuestro juicio esto no es una diferencia real y puede llegar a ser engañoso, ya que el coste de un ERP hay que analizarlo una vez implantado y en pleno funcionamiento, sumando tanto el coste de las licencias de software, como las de la base de datos, el coste del hardware requerido, de la contratación de personal especializado, de implantación (consultores y adaptaciones software), etc..

    Existe una practica comercial en este mercado, de vender software gratis (software free) en comparación a otros de pago, con el propósito de hacer pensar al cliente que será mas barato, cuando en realidad al sumar todos los costes reales, terminan siendo en ocasiones mucho más caros. 

     

    El futuro del programa de gestión ERP: El ERP 2

    Como ya hemos comentado, el ERP centraliza la información de todo el sistema de gestión de una empresa, de forma que, además de la mejora de los procesos, mejora mucho la calidad de los datos, permitiendo obtener información de valor necesaria para la toma de decisiones. En el año 2.000 la consultora Gartner propone el concepto de ERP extendido, que se ha venido en llamar el ERP 2 y cuya propuesta amplia el alcance de los procesos más allá de los límites del propia empresa, incorporando otros integrantes del sistema de valor de la empresa, como son: clientes, proveedores, colaboradores y otros socios del negocio.

    En este sentido, los sistemas ERP modernos incluyen el soporte y la integración de las actividades de los proveedores y los distribuidores: SCM (Supply Chain Management - Gestión de la Cadena de Suministro) y CRM (Customer Relationship Management).

    Este software de gestión empresarial ERP 2, se caracteriza por ofrecernos una mejora en la planificación de los recursos, un mejor control del inventario y una visión de nuestro negocio mucho más amplia. La integración y la flexibilidad podrían ser las dos palabras que definen esta nueva concepción, que supone la integración con los proveedores, la unificación de procesos y la capacidad de anticipar las necesidades de nuestros clientes.

     

    Si te interesa este tema, seguramente te podrá ser útil nuestro ebook gratis  sobre "Los errores mas habituales al seleccionar un sistema de gestion ERP"

     

    Características Diferenciales de un Sistema de Información y gestión ERP.

    Las características diferenciales de un sistema de información y gestión ERP hay que buscarlas en aquellas funcionalidades que aportan valor a la empresa a través de la mejora en la eficacia y eficiencia de procesos, además de la mejora en su sistema de información para la toma de decisiones. En este sentido las características más interesantes son: 

    • La capacidad de automatización. Gran parte de la mejora de procesos y de la productividad general en que nos ayuda un ERP, se debe a su capacidad para automatizar los flujos de trabajo entre las áreas del negocio. Algunos ejemplos en este sentido son: el análisis de necesidades de compras y fabricación, los procesos de calculo de facturación, el intercambio electrónico de datos entre empresas y con la administración, etc…
    • La capacidad de adaptación o personalización. Nos referimos a la posibilidad que tiene un programa de gestión de cumplir unos determinados requerimientos que no se consideran ampliamente compartidos en el mercado, se consideran opcionales, o responden a singularidades de la propia empresa, y que son críticos para su gestión.
    • La capacidad de integración. En este caso, lo que queremos indicar son las posibilidades que tiene este sistema de conectar y compartir datos con otros sistemas. Las necesidades de integración dependerán en gran medida del porfolio completo que ofrezca nuestro proveedor de servicios. Empieza a ser común que los ERP sean el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Customer Relationship Management, Gestión de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc…
    • La facilidad de uso, la “usabilidad”. La usabilidad es la capacidad de un programa informático, o mejor dicho, de su interfaz con el usuario (normalmente las pantallas), de ser utilizado con facilidad. Esto implica que cualquier usuario, aunque no tenga conocimientos previos, debería ser capaz de desenvolverse por el programa de forma intuitiva, aprovechando toda su funcionalidad. En este sentido, la usabilidad aplicada al ERP es la medida de la calidad de la experiencia que tiene un usuario cuando interactúa con el programa de gestión integral de la empresa, lo que se traduce habitualmente en una mejora de la productividad.
    • La capacidad de generar información útil. Para tomar buenas decisiones debemos apoyarlas en información de valor que permitan al usuario argumentar la base de su decisión. Cuando hablamos de información de valor, nos referimos a información útil (completa y oportuna) para el decisor, de forma que le permita mejorar su conocimiento sobre algo. El sistema ERP junto con la integración a sistemas de BI son, sin lugar a dudas, dos importantes herramientas para conseguir este objetivo.

     

    Proceso e implantación de un ERP.

    Una vez seleccionado un ERP, viene la fase de implantación, que suele ser una parte crítica para el éxito del proyecto.

    Debemos tener presente, que uno de los impactos más importante que puede tener la implantación de un ERP es, sin duda, la gestión del cambio. Todos los empleados de los departamentos afectados deben estar al tanto, especialmente los mandos y los usuarios clave.

    Con independencia de como se aborde el proceso de implantar un ERP, hay unas fases que son comunes a cualquier proyecto, aunque pueden cambiar su intensidad según la metodología a utilizar. Nos referimos a las fases de: 

    • Planificación.
    • Consultoría y análisis.
    • Configuración y parametrización.
    • Migración de Datos.
    • Formación.
    • Arranque y soporte.
    • Seguimiento y control.

    Entre las metodologías existentes, hay dos que suelen ser las más habituales para implantar un ERP: 

    • Metodología Waterfall o cascada: Es el método de implantación de un software de gestión más tradicional. Uno de los inconvenientes es que el cliente no vuelve a comprobar la adecuación del ERP a sus necesidades hasta que el proceso termina.
    • Metodología Agile o Scrum: A diferencia del anterior, la metodología Agile apuesta por ir cumpliendo objetivos en cortos plazos de tiempo denominados sprints. El cliente está plenamente involucrado en la gestión del proyecto y pueden realizarse modificaciones a tiempo real y sin dificultades extra.

    Los Mejores ERP del Mercado.

    Pensamos que seria una temeridad generalizar diciendo que existe un ERP mejor que otro, lo que si que existe es un ERP mejor que otro para una determinada empresa. 

    A nuestro juicio, el factor diferencial que debe marcar la diferencia entre un buen ERP y el mejor para una determinada empresa, es analizar las características del proveedor de servicios tecnológicos.

    A continuación proponemos una guía, no excluyente, de aspectos a considerar con relación al proveedor de los servicios ERP:

    • Conocimiento de tu negocio.
    • Experiencia en implantaciones de tu sector. Al menos debe de aportar una experiencia de éxito.
    • Ver siempre una demo del producto para conocer sus habilidades y conocimiento del negocio.
    • Criterios en los que se basará la decisión final: precio, servicio posventa, funcionalidades críticas, etc…
    • Metodología de implantación que utilice el proveedor.
    • Tipo de empresa: distribuidor, fabricante del software, etc…
    • Valorar el conocimiento que tengan de nosotros.
    • Solvencia del proveedor.
    • Número de años en el mercado.
    • Cultura empresarial del proveedor.
    • Tiempo de ejecución.
    • Alcance comercial y de soporte (nacional, internacional) 

    Conclusiones

    Un sistema ERP es una herramienta fundamental para controlar y administrar de manera más eficiente una empresa. Es una solución informática que integra la información de las operaciones de todos sus departamentos administrativos y operativos en una única base de datos.

    Algunos de los beneficios que nos puede aportar un programa ERP son:

    • Información integrada de todas las áreas de la empresa.
    • Toma de decisiones más acertadas al contar con informes específicos y oportunos.
    • Mejora en los tiempos de respuesta a tus clientes.
    • Disminución de margen de error en captura de información.
    • Mejor visibilidad de los inventarios disponibles.
    • Impulso para crecer de manera controlada pero continua.
    • Establecimiento de procedimientos eficientes de negocio, lo que genera una mayor productividad.
    • Obtener información confiable en tiempo real.

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    Para profundizar en algunas consideraciones realizadas en el presente articulo, aconsejamos leer algunos otros post relacionados que tratan de dar buenos consejos. Los consejos que te proponemos son:

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    Paco Ramírez Fominaya

    Escrito por: Paco Ramírez Fominaya

    Apasionado por la tecnología en la que ha desarrollado una parte muy importante de su experiencia profesional. Con una amplia formacion académica con distintos masters en prestigiosas escuelas de negocios y universidades.

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