El ERP, UN ANÁLISIS COMPLETO

Cómo ya se ha indicado en nuestro post "¿Qué es un ERP? El sistema de gestión integral por excelencia", el término ERP es el acrónimo del término en inglés Enterprise Resource Planning y su traducción al castellano es planificación de recursos empresariales. También se le conoce como sistema integral de empresa o sistema integrado de gestión. Surgen en los años noventa como una evolución de los existentes hasta la fecha: sistemas de gestión de inventarios y planificación de la producción (en sus distintas versiones MRP y MRP II de los años 80),  programas de contabilidad, aplicaciones de gestión de la facturación, etc.

La aparición de los sistemas ERP tienen el objetivo de facilitar la gestión de todos los recursos de la empresa, a través de la integración de la información y de los procesos de los distintos departamentos y áreas funcionales. Por tanto, supone un sistema empresarial interfuncional compuesto por distintos módulos de software que sirven de base para ejecutar los procesos básicos del negocio.

Lógicamente, esta concepción de los sistemas de información, ha estado en línea con los nuevos requerimientos de los sistema de gestión de las empresas, ya que la evolución de las organizaciones a lo largo del tiempo para adaptarse a un entorno cada vez más competitivo, ha obligado a mejorar sus prácticas de gestión, con el objetivo de dar un mejor servicio a los clientes, reducir plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc…

La rápida aceleración de la tecnología propia de la sociedad industrial dio paso a la llamada sociedad de la información, basada en el uso intensivo de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC). En este contexto es donde ha evolucionado este software de gestión para atender a las nuevas necesidades del sistema de información y gestión de una forma integrada. En nuestros tiempos tiene mucha más importancia la información que se genera, gestiona y distribuye, que el hardware que soporta dichos procesos, cosa que hace apenas unas décadas parecía impensable.

Por último es importante reseñar que los sistemas ERP se consideran software de gestión standard, en contraposición del software a medida desarrollado para una empresa en particular. Esto supone que cuando se adquiere este software, hay que implantarlo en la empresa en un doble sentido:

• A través de un proceso de adaptación del ERP a los requerimientos críticos de la empresa.
• A través de un proceso de adaptación de la empresa al nuevo programa adquirido.

A continuación vamos a analizar todos los aspectos más significativos que giran alrededor de un sistema de gestión ERP, de forma que el lector pueda disponer de una información completa sobre el mismo.

Contenido Funcional de un ERP.

Se dice que un ERP es un sistema de gestión integral de la empresa porque es una herramienta que integra todas las áreas funcionales de la organización en una sola interfaz y base de datos, permitiendo administrarla de forma global facilitando la racionalización de los procesos internos de la empresa, la reducción de los costes fijos operativos y, la mejora en la toma de decisiones basadas en la información de valor que aporta el propio sistema ERP.

Los módulos funcionales básicos que se integran dentro de un sistema de gestión de este tipo son:

• Contabilidad y Finanzas. 
• Gestión Avanzada de Almacenes, SGA. 
• Gestión de Compras. 
• Gestión de Fabricación. 
• Mantenimiento Industrial. 
• Gestión Comercial y Ventas. 
• Capital Humano. 

Además hay software de gestión ERP que incluye, como módulos adicionales, otros complementarios como son: 

• Gestión de Activos Fijos. 
• Gestión de la Relación con el Cliente (Customer Relationship Management - CRM). 
• Marketing.
• Gestión de Proyectos. 
• Administración de procesos de negocio (Business Process Management - BPM)
• Gestión del ciclo de vida del producto (PLM).
• Terminal del punto de venta (TPV). 
• Inteligencia de negocio (BI). 

Como hemos comentado anteriormente, lo importante es que todos estos módulos trabajen de forma integrada de manera que compartan la información y permitan la coordinación de los procesos internos de gestión.

Sistemas de gestión ERP por sectores de Actividad.

Las peculiaridades de gestión de algunos sectores de actividad han inducido a las empresas desarrolladores de software a adaptar los ERP standard a dichas actividades, a efectos de poder hacer viable la implantación del ERP a un precio razonable.

Entre las adaptaciones sectoriales más generalizadas se encuentran: 

• Alimentación y Gran Consumo. Debe ser capaz de gestionar toda su cadena de  valor de una forma integral. Para ello, un requisito básico, es el control de la trazabilidad total adaptado por tipo de producto, desde la entrada de materia prima hasta la venta del producto terminado, controlando en todo momento el número de lote y la fecha de caducidad.
• Mobiliario. Una cantidad importante de los productos de este sector se configuran y producen bajo pedido. Algunos elementos requieren de un sistema de trazabilidad total, que permita demostrar el uso por parte de la empresa de madera procedente de explotaciones sostenibles que dará paso a la creación de un sistema de cadena de custodia fiable, transparente y acorde con los requisitos de una metodología como la FSC.
• Reciclaje y Residuos. Debe ayudar a las empresas a gestionar todos sus procesos de negocio de la forma más óptima y cumpliendo las normativas exigidas. La normativa europea y nacional de gestión de residuos es cada vez más estricta, exigiendo una mayor documentación, la cual necesita apoyarse en una solución informática para realizar este trabajo. Es importante que contemple: análisis previo de las condiciones de recogida, la recogida y transporte de residuos, la recepción, identificación y clasificación del residuo y el acondicionamiento y etiquetado.
• Construcción e Instalaciones. Un software para para constructoras se tiene que ajustar a las necesidades de la gestión de proyectos, donde todo el negocio gira en torno al concepto de obra, proyecto o servicio.
• Aquellas en las que prima la Fabricación.
• Aquellas en las que prima la Distribución.

Tipos de software ERP.

Existen diferentes criterios para clasificar un sistema ERP, dependiendo de si focalizamos nuestro interés en el tamaño de la empresa, en la actividad de la misma, en la forma de instalación, etc…

Vamos a centrarnos en aquellos tipos que suscitan un mayor interés en el mercado: 

• Según el tipo de instalación. Nos encontramos con dos posibilidades básicamente: la primera, el ERP Cloud, que es una solución en la nube que supone algunas ventajas como la que se puede usar desde cualquier lugar donde haya una conexión a Internet, que no hay que invertir en infraestructura de hardware, y suele pagarse según el uso que se haga; la segunda es, el ERP local u on-premise, se instalan en las instalaciones informáticas del cliente para que pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro de la sede del negocio.
• Según el tamaño de la empresa. Nos encontramos con 3 grupos: Empresas grandes (las marcas más comunes son: SAP, Microsoft Dynamics y Datadec); Empresas medianas (los marcas más comunes son: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One, A3 ERP y Datadec Cloud), y Pequeñas empresas (existen muchas posibilidades para contratar un ERP en la nube o a través de software libre como por ejemplo Open ERP)
• Según sea una solución general o especializada. Nos encontramos con 2 grupos: ERP vertical, que están adaptados específicamente para un determinado sector de actividad. Esto hace que estén preparados para cubrir las necesidades de las empresas pertenecientes a dicho sector; ERP horizontal, que sirven en principio para cualquier empresa. El inconveniente es que necesitan mayor adaptación que uno vertical.
• Según el tipo de licencia. Lo habitual es encontrarnos con 2 tipos: ERP de código abierto (Open Source), cuya licencia permiten el acceso a su código fuente de forma libre, lo que permite modificarlos a nuestras necesidades; ERP de código privado, cuya licencia es privada y no permite el acceso al código fuente. Sólo pueden ser modificados por sus propietarios.  

Hay quien añade a esta clasificación los ERP gratuitos de los de pago, pero a nuestro juicio esto no es una diferencia real y puede llegar a ser engañoso, ya que el coste de un ERP hay que analizarlo una vez implantado y en pleno funcionamiento, sumando tanto el coste de las licencias de software, como las de la base de datos, el coste del hardware requerido, de la contratación de personal especializado, de implantación (consultores y adaptaciones software), etc..

Existe una practica comercial en este mercado, de vender software gratis (software free) en comparación a otros de pago, con el propósito de hacer pensar al cliente que será mas barato, cuando en realidad al sumar todos los costes reales, terminan siendo en ocasiones mucho más caros. 

El futuro del programa de gestión ERP: El ERP 2

Como ya hemos comentado, el ERP centraliza la información de todo el sistema de gestión de una empresa, de forma que, además de la mejora de los procesos, mejora mucho la calidad de los datos, permitiendo obtener información de valor necesaria para la toma de decisiones. En el año 2.000 la consultora Gartner propone el concepto de ERP extendido, que se ha venido en llamar el ERP 2 y cuya propuesta amplía el alcance de los procesos más allá de los límites del propia empresa, incorporando otros integrantes del sistema de valor de la empresa, como son: clientes, proveedores, colaboradores y otros socios del negocio.

En este sentido, los sistemas ERP modernos incluyen el soporte y la integración de las actividades de los proveedores y los distribuidores: SCM (Supply Chain Management - Gestión de la Cadena de Suministro) y CRM (Customer Relationship Management).

Este software de gestión empresarial ERP 2, se caracteriza por ofrecernos una mejora en la planificación de los recursos, un mejor control del inventario y una visión de nuestro negocio mucho más amplia. La integración y la flexibilidad podrían ser las dos palabras que definen esta nueva concepción, que supone la integración con los proveedores, la unificación de procesos y la capacidad de anticipar las necesidades de nuestros clientes.

Características Diferenciales de un Sistema de Información y gestión ERP.

Las características diferenciales de un sistema de información y gestión ERP hay que buscarlas en aquellas funcionalidades que aportan valor a la empresa a través de la mejora en la eficacia y eficiencia de procesos, además de la mejora en su sistema de información para la toma de decisiones. En este sentido las características más interesantes son: 

• La capacidad de automatización.
• La capacidad de adaptación o personalización. 
• La capacidad de integración. 
• La facilidad de uso, la “usabilidad”. 
• La capacidad de generar información útil. 

Proceso e implantación de un ERP.

Una vez seleccionado un ERP, viene la fase de implantación, que suele ser una parte crítica para el éxito del proyecto.

Debemos tener presente, que uno de los impactos más importante que puede tener la implantación de un ERP es, sin duda, la gestión del cambio. Todos los empleados de los departamentos afectados deben estar al tanto, especialmente los mandos y los usuarios clave.

Con independencia de como se aborde el proceso de implantar un ERP, hay unas fases que son comunes a cualquier proyecto, aunque pueden cambiar su intensidad según la metodología a utilizar. Nos referimos a las fases de: 

• Planificación.
• Consultoría y análisis.
• Configuración y parametrización.
• Migración de Datos.
• Formación.
• Arranque y soporte.
• Seguimiento y control.

Entre las metodologías existentes, hay dos que suelen ser las más habituales para implantar un ERP: 

• Metodología Waterfall o cascada: Es el método de implantación de un software de gestión más tradicional. Uno de los inconvenientes es que el cliente no vuelve a comprobar la adecuación del ERP a sus necesidades hasta que el proceso termina.
• Metodología Agile o Scrum: A diferencia del anterior, la metodología Agile apuesta por ir cumpliendo objetivos en cortos plazos de tiempo denominados sprints. El cliente está plenamente involucrado en la gestión del proyecto y pueden realizarse modificaciones a tiempo real y sin dificultades extra.

Conclusiones. 

Un sistema ERP es una herramienta fundamental para controlar y administrar de manera más eficiente una empresa. Es una solución informática que integra la información de las operaciones de todos sus departamentos administrativos y operativos en una única base de datos.

Algunos de los beneficios que nos puede aportar un programa ERP son:

• Información integrada de todas las áreas de la empresa.
• Toma de decisiones más acertadas al contar con informes específicos y oportunos.
• Mejora en los tiempos de respuesta a tus clientes.
• Disminución de margen de error en captura de información.
• Mejor visibilidad de los inventarios disponibles.
• Impulso para crecer de manera controlada pero continua.
• Establecimiento de procedimientos eficientes de negocio, lo que genera una mayor productividad.
• Obtener información confiable en tiempo real.

Para profundizar en algunas consideraciones realizadas en el presente artículo, aconsejamos leer algunos otros post relacionados que tratan de dar buenos consejos. Los consejos que te proponemos son:

• CONSEJO 1, ANALIZA LA GESTIÓN DE ARTÍCULOS ANTES DE ELEGIR UN ERP
• CONSEJO 2, ANALIZA LA CAPACIDAD ANALÍTICA DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO
• CONSEJO 3, ANALIZA LA GESTIÓN DE ALMACÉN DEL ERP ANTES DE ELEGIRLO

y si quieres conocer una herramienta de ERP:

• expert ERP