¿Has vivido la situación de tener que volver a planificar todas las tareas de un proyecto debido a los retrasos o a la falta de tener el material a tiempo?
¿Y en ocasiones no es tu empresa la que genera el retraso sino el cliente?
Estas situaciones ajenas a tu empresa que se generan con los clientes se llaman conflictos y derivan en un mayor tiempo para replanificar y organizar tus recursos.
Sigamos haciéndonos más preguntas:
¿Cuánto tiempo se pierde en tu empresa en realizar las mismas tareas?
¿Realizáis seguimientos y evaluaciones de control interno?
¿A cuánto se elevan las pérdidas por tener personal no cualificado?
¿Cuántos clientes has perdido por no atenderles a tiempo?
¿Podrías aumentar tu productividad si disminuyeras todos estos riesgos?
Todo este tiempo se convierte en un coste añadido que se llama despilfarro, lo que supone una perdida importante de eficiencia y hay que evitarlo.
El despilfarro o desperdicio se define como el consumo de recursos que no generan un valor añadido ni a la empresa ni a los clientes.
La primera clave para reducir los costes es pensar en procesos que no aportan valor, en burocracia innecesaria que solo hace qué complicarnos la existencia.
Si un proceso no aporta valor es un despilfarro, así que si lo tienes claro, deja de hacerlo. Evitar el despilfarro te ayudará a reducir costes. ¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo…
Cuando las empresas crecen, crecen sus ingresos, pero también se convierten en grandes estructuras. Estas grandes empresas crecen también en burocracia y se genera una ralentización de sus beneficios debido en parte al aumento de sus costes.
A mayor número de empleados, mayor es la gestión de personal que debe realizarse, así como la coordinación entre la empresa y sus clientes.
Evitar el despilfarro es fundamental y crítico para aumentar la eficiencia para mejorar la rentabilidad. Un óptimo aprovechamiento de los recursos permite evitar los desperdicios logrando así una mejor relación con los clientes y con la organización.
Consideramos despilfarro como toda aquella tarea que se realiza en la empresa y que no aporta un valor añadido, por lo tanto, podría ser eliminada o reducida.
La metodología Lean tiene como objetivo reducir el tiempo entre el pedido del cliente y la entrega del producto (o servicio), al menor costo y con la mejor calidad, eliminando todas las actividades y tareas que no aportan valor.
Hay que conseguir hacer más con menos: menos esfuerzo, menos recursos, menos personas, menos tiempo, menos espacio, etc.
Utilizando flujos de trabajo (workflow en inglés) diseñas los procesos de trabajo de la forma más fluída posible evitando interrupciones, desperdicios o tareas consideradas despilfarros puesto que no aportan valor.
La reducción o eliminación de despilfarro nos llevará a una mejora de costes y por tanto a ser más competitivos, dando una mayor flexibilidad y eficacia en nuestro proceso productivo.
Los flujos de trabajo o workflow, te permiten ejecutar todas las tareas de forma sostenida en el tiempo. Esta forma de trabajar se pone en práctica al inicio de cada día, pero hay que tener en cuenta que estos procesos han de ser flexibles y se deben poder ajustar y modificar sobre la marcha.
Hay que ser consciente de que van a existir conflictos con tus clientes y éstos te obligarán a realizar cambios y replanificaciones. Ajustar estos procesos y métodos a los cambios que se produzcan te ayudarán a adaptarte a las situaciones de la mejor forma posible. Esta es una de las principales ventajas que aporta trabajar con procesos, la flexibilidad que permite que se puedan realizar cambios y modificaciones en cualquier momento para ajustarse a la realidad.
Todo el personal de la empresa se debe convertir en especialista en la eliminación de tareas que se consideren despilfarro, para lo cual la dirección de la organización debe propiciar un ambiente que promueva la generación de ideas y la eliminación continua de desperdicios.
Haz que tus empleados se impliquen en los procesos de eliminación de los despilfarros, consigue que sus ideas sean tomadas en cuenta y que se sientan parte de las mejoras. Cuando un empleado siente que es valorado en la empresa, su motivación aumenta y si consigues que un gran grupo trabaje motivado, notarás el aumento de productividad y por qué no, de buen rollo en la empresa.
Eso sí, no olvides que como en todo proyecto, todas estas ideas y la puesta en marcha de los procesos debe tener un líder al que seguir, y en este caso debe ser alguien de Dirección, así que si crees que puedes ser tú, ADELANTE!