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Es obvio que el coste de implantar un ERP dependerá de las necesidades y requerimientos específicos de tu organización, sin embargo, hay otros elementos que pueden afectar al coste, independientemente de la solución elegida y que vamos a analizarlos en este artículo. Muchas veces, nos preocupa mucho el coste de un determinado programa y lo utilizamos como punto de comparación entre distintas soluciones, cuando en realidad este es sólo una parte del coste total.

Hablamos de costes paralelos, que en ocasiones no se nombran cuando se solicita información de una solución ERP,  que son importantes y que aumentan el costo total del proyecto.

Por lo tanto, para saber realmente cuánto cuesta un ERP deben conocer esos costes, a veces ocultos, que influyen de manera indirecta en la implantación de una solución ERP.

Entre los distintos costes ocultos que pueden aparecer están:

1. Costes asociados al hardware necesario para la solución a analizar.
2. Costes de software del sistema de bases de datos y sistemas operativos.
3. Costes de ineficiencia consecuencia de la falta de adaptación del el ERP a las necesidades de la empresa. Casi siempre, esto supone realizar nuevas tareas que requieren recursos valiosos pero que no aporta valor al negocio, sólo son necesarios para operar con el software elegido. El problema de estos costes, es que son costes silenciosos que no se detectan hasta que se trabaja con la nueva solución. Una demostración previa a la compra de un  programa puede ayudar a detectar este coste antes de que sea tarde.
4. Costes por obsolescencia tecnológica. Algunas de las soluciones que se presentan hoy en día están desarrolladas con tecnología antigua y obsoleta. Podemos afirmar que en un plazo de tiempo más o menos corto, esta situación repercutirá con seguridad en el mantenimiento y viabilidad futura de este tipo de soluciones.
5. Costes extra por desviaciones respecto al proyecto inicial. Una practica muy habitual por parte de proveedores  de soluciones ERP, es presupuestar las adaptaciones específicas por un coste inferior a lo que la experiencia les dicta. 

Sigue leyendo si quieres saber cómo evitar todos estos costes ocultos...

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¿Conoces el coste de la hora de parada de producción en tu empresa?
¿Cuánto tiempo se invirtió en averías el pasado mes o el pasado año?
¿Qué tareas de mantenimiento se podrían hacer para reducir el número de averías?

Es inevitable, las averías en las empresas ocurren, y lo peor de todo es que “las averías son caras”.

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  ¿Cuántas veces has vivido la situación de sentir que cada empleado trabaja ‘como quiere’, de forma desorganizada, sin seguir los estándares o los procedimientos?

Y, cuántas veces te has preguntado, ¿tendrá esto algo que ver con la baja productividad?

Y peor aún, ¿y con el aumento de costes?

Cuando el personal no trabaja de forma eficaz, no sigue las normativas o procedimientos, y pierde mucho tiempo en tareas improductivas, los costes asociados a este personal se ven incrementados, y esto en consecuencia, impide la escalabilidad de los beneficios de la empresa.

Todo aquello que permita mejorar la eficiencia, ser más eficaces y consiga reducir costes generando mayores márgenes de utilidad, es susceptible de implementarse en las empresas.

Una metodología de trabajo eficaz con una mejora continua en los procesos consigue una reducción de costes, gracias a la introducción de la tecnología en dichos procesos.

La mejor forma de lograr una reducción de costes es implantar sistemas de mejora continua. Se trata de gestionar estos costes supervisando los procesos de desarrollo, de producción, de ventas, de recursos humanos, etc.

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En este cambiante y competitivo mundo de negocios actual, la formación es una ventaja competitiva para las organizaciones ya que se desarrollan las competencias necesarias para el desempeño del trabajo y se logra el desarrollo y crecimiento de la empresa. 

La formación, la motivación y el talento de los trabajadores aumenta la productividad laboral, así que una mejora de procesos de formación en la empresa conseguirá reducir costes administrativos y por tanto, aumentar en beneficios. 

En empresas donde el número de empleados crece a medida que crece la empresa, se ve necesaria una optimización del tiempo de formación de los nuevos empleados para conseguir su eficiencia lo antes posible.  

Cuando los empleados se encuentran en distintas ubicaciones geográficas, se necesita una forma de realizar la formación que sea ágil y breve, y que no complique la productividad.

Estos empleados deben recibir una formación mínima para poder realizar su trabajo, y se necesita que esté estructurada y bien organizada para minimizar los tiempos de desarrollo.

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TIME IS MONEY, es cierto, así que vamos a ver cómo eliminar o reducir el número de tareas repetitivas o tareas que no nos aportan ningún valor añadido y que nos consumen mucho tiempo, realizando una gestión eficaz del tiempo que mejore la productividad.

El tiempo es un recurso limitado, no puedes conseguir más, por lo tanto, no puedes darte el lujo de administrarlo mal.

Si manejas el tiempo de forma ineficaz puede generarse procrastinación, distracciones personales o bien tareas que hacen que los proyectos se dilaten en el tiempo más de lo que deberían.

Si se llega a esta situación, no significa que se necesite más tiempo, sino que se debe utilizar de forma más efectiva.

Existen determinadas tareas que se ejecutan una y otra vez en el tiempo de la misma manera. Se genera una sensación de estar desaprovechando el tiempo que empleas en volver a hacerla, pensando que si pudieses automatizarlas podrías emplear ese tiempo en algo más productivo.

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¿Has vivido la situación de tener que volver a planificar todas las tareas de un proyecto debido a los retrasos o a la falta de tener el material a tiempo?

¿Y en ocasiones no es tu empresa la que genera el retraso sino el cliente?

Estas situaciones ajenas a tu empresa que se generan con los clientes se llaman conflictos y derivan en un mayor tiempo para replanificar y organizar tus recursos.

Sigamos haciéndonos más preguntas:

¿Cuánto tiempo se pierde en tu empresa en realizar las mismas tareas?

¿Realizáis seguimientos y evaluaciones de control interno?

¿A cuánto se elevan las pérdidas por tener personal no cualificado?

¿Cuántos clientes has perdido por no atenderles a tiempo?

¿Podrías aumentar tu productividad si disminuyeras todos estos riesgos?

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¿Adaptarse o morir?

 Sólo los que se adaptan a los cambios sobreviven. Hoy en día permanecer inmóvil supone morir.

La mejora continua consiste en mejorar día a día nuestra organización mediante la implantación de pequeños pero constantes cambios que aumenten los niveles de calidad de nuestra empresa.

Los cambios producen ansiedad. Salir de la zona de confort y perder lo aprendido genera preocupación e incertidumbre. La resistencia es algo natural que se ve afectada por circunstancias personales.

El primer paso consiste en entender que las mejoras son cambios, y que toda la organización ha de estar receptiva a los cambios.

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“Trabajar en equipo divide el trabajo y multiplica los resultados”.

Este dicho anónimo refuerza la idea de que el trabajo en equipo es fundamental para que una organización tenga éxito y sobreviva con el tiempo. Por eso, una buena gestión de equipos es clave para mejorar la productividad de todo el conjunto y la satisfacción de los miembros sea la adecuada.

Cualquier grupo de personas que trabajen juntas no es un equipo.
Un grupo se define como un grupo de personas que trabajan juntas pero no tienen por qué compartir un objetivo común.
Un equipo es también un grupo de personas que trabajan juntas que tienen habilidades y experiencias complementarias, que están comprometidos con una misma meta y unos objetivos comunes y que se consideran responsables de conseguirlos.

Gestionar equipos de trabajo no es una tarea fácil.

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Se conoce como trazabilidad al conjunto de procedimientos que permiten conocer la ubicación y condición pasada o actual de un producto, así como conocer sus historia.

Si hablamos de documentos, gracias a la trazabilidad, existe la posibilidad de tener bajo control todas las modificaciones que se puedan realizar sobre un documentos, de tal forma que se puede saber quién ha realizado ese cambio y en qué momento.

Existen 4 preguntas que hacerse para entender la trazabilidad:

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La centralización, cuando se habla de documentos, surge en el momento en el que la gestión documental tiene como objetivo la necesidad de asegurar su custodia y clasificarla adecuadamente en un sistema accesible por todos.

¿Quiénes tienen esta necesidad?

Cuando las grandes empresas, con muchos departamentos e incluso varias delegaciones dispersas geográficamente, deben justificar a sus clientes los trabajos realizados mediantes documentos justificativos, se hace necesaria esa centralización.

El primer problema que aparece es el de la dispersión de los archivos.

El segundo problema aparece cuando esos archivos contienen documentos que son justificativos de los procedimientos de gestión de la empresa.

Supongamos una gran empresa de servicios en la que trabajan muchos empleados que están dispersos por distintas localizaciones y que justifican sus trabajos por medio de albaranes o partes de trabajo.

Si estos documentos no llegan a tiempo para ser enviados a los clientes como justificante del trabajo realizado, pueden provocarse demoras en los cobros que pueden llegar a crear problemas de tesorería en la empresa. 

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