La obligación que tendrán las empresas y profesionales de emitir o expedir facturas electrónicas dentro de toda relación comercial B2B queda establecida mediante la Ley 18/2022 (28/septiembre) de Creación y Crecimiento de empresas, conocida como la Ley de la factura electrónica.
Es una medida que busca la digitalización de las relaciones B2B y la reducción de los costes de transacción. Pero sobre todo, resulta una disposición clave para luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales.
No obstante, existen algunas incógnitas sobre la aplicación de esta Ley de facturación electrónica que debemos despejar:
Tabla de contenidos:
Básicamente, el desarrollo reglamentario tiene como objetivo determinar la arquitectura que presentará el sistema de intercambio de facturas electrónicas B2B, en función de lo establecido por la Ley de creación y crecimiento de empresas.
Además, la propia Ley de creación y crecimiento de las empresa establece que en el Reglamento de la factura electrónica se determinarán:
Por supuesto, estos requisitos serán establecidos procurando que se minimice la adaptación y el esfuerzo de aquellas empresas que ya se encuentran usando facturas electrónicas con estructuras basadas en los estándares globales.
El Reglamento de la factura electrónica aún no está publicado. La Ley de creación y crecimiento de empresas establece un plazo de 6 meses para publicar el desarrollo reglamentario, contados a partir de la publicación de dicha ley en el BOE, lo que permitía inferir su aprobación para el pasado mes de abril. Pero esto aún no ha ocurrido.
En todo caso dependerá de la programación del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Pero la fase de consulta pública sí se llevó a cabo entre el 7 y 22 de marzo.
En este lapso de consulta, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital recibió los comentarios u observaciones de las personas físicas o jurídicas afectadas por la normativa, sobre los objetivos del reglamento, los problemas que se pretenden solucionar y las diversas soluciones que pueden existir.
El documento de consulta pública del Reglamento de la factura electrónica específica que la arquitectura de la facturación electrónica, principalmente:
La Ley de creación y crecimiento de empresas establece que las medidas sobre la facturación electrónica se implementarán en dos etapas, en base a la facturación de las empresas:
Para aplicar estas etapas de implementación ¿qué facturación anual debe considerarse? ¿2022 o 2023? Siempre se tomará en cuenta la facturación anual del último ejercicio fiscal.
Como apoyo al nuevo sistema, se han desarrollado programas de subvenciones que permitirán a las empresas adquirir productos o servicios asociados a la implementación de la facturación electrónica.
A continuación se responden las dudas sobre la facturación electrónica y la morosidad que son más frecuentes entre las empresas:
Se tiene previsto que la facturación electrónica entre empresas comience a ser obligatoria en 2024 y 2025, según las etapas de implementación especificadas arriba. Para conocer la fecha exacta debe esperarse la aprobación del desarrollo reglamentario.
¿Esto significa que durante el período de transición llegarán a coexistir los dos modelos de facturación?
Sí. Llegarán a coexistir la factura electrónica y la de papel de la siguiente manera: En el período en el que estén obligadas las grandes empresas, pero las pequeñas no, las primeras deberán estar adecuadas para enviar y recibir facturas electrónicas, pero:
¿En Navarra y el País Vasco se aplicarán los períodos de implementación?
Sí. La obligatoriedad de implementar la facturación electrónica tiene carácter nacional.
Hoy en día las facturas comerciales deben pagarse en un plazo no mayor de 60 días, pero no siempre se cumple este plazo, lo que perjudica gravemente a las empresas, teniendo un efecto aún más notorio en las pymes. Así que el control de morosidad es uno de los objetivos principales de la Ley de creación y crecimiento de empresas.
Para evitar la morosidad, la ley prevé un control sobre los plazos de pago. Por cada factura que emita la empresa proveedora, será obligatorio el intercambio de la siguiente información:
¿Qué pasa si la operación conlleva el cobro inmediato? ¿Será necesario que el cliente reporte la aceptación o el rechazo de la fecha de vencimiento que indica la factura? ¿Será necesario reportar la fecha efectiva del pago?
En las operaciones que conllevan el cobro inmediato no es probable la morosidad. En consecuencia, el Ministerio estudia la posibilidad de que en estos casos se elimine la obligatoriedad de aceptar la fecha de vencimiento del pago y de reportar la fecha efectiva del mismo.
Por supuesto, en cualquier caso la factura deberá ser electrónica de acuerdo a los lineamientos de la Ley de creación y crecimiento de empresas y el desarrollo reglamentario.
La Ley de creación y crecimiento de empresas establece que será el Observatorio Estatal de la Morosidad el encargado de hacer seguimiento a las buenas prácticas en el pago de las operaciones comerciales, entre otras funciones.
Anualmente, este Observatorio generará un informe sobre el estado de los plazos de pago y sobre la morosidad en las transacciones comerciales, lo que permitirá analizar los resultados.
El sistema de facturación electrónica estará basado en un modelo distribuido, en el que se emplean plataformas de prestadores de este servicio. Además, este proyecto de facturación electrónica también tiene como objetivo minimizar el impacto operativo de aquellas empresas que actualmente emiten de manera habitual la facturación electrónica.
Por lo tanto, se busca que las diversas plataformas actuales presenten conectividad entre ellas. Incluso, las plataformas de factura electrónica existentes ya emplean formatos estándares, como Factura-e, UBL o EDI.
Para que un proveedor pueda utilizar una plataforma única que le permita emitir facturas a todos los clientes, sin importar la plataforma que estén empleando estos, todas las plataformas de facturación electrónica deberán:
El Ministerio está estudiando la posibilidad de crear un directorio web público en el que las empresas puedan consultar:
La arquitectura del nuevo sistema de facturación está aún por conocerse a través del Reglamento de la factura electrónica. Pero hasta ahora, no se tiene información de que la administración vaya a implementar una plataforma gratuita.
De todas formas es necesario esperar la publicación del desarrollo reglamentario para conocer completamente las especificaciones técnicas de este nuevo sistema.
Las operaciones en las que el destinatario sea un consumidor final (Business To Consumer B2C) o sea un organismo público (Business To Government B2G) quedan completamente fuera del alcance del nuevo sistema de facturación electrónica.
La obligatoriedad de la factura electrónica solo afecta a las empresas en su relación con otras empresas clientes y empresas proveedoras (Business To Business B2B).
No. El nuevo sistema para la facturación electrónica B2B solo se aplicará cuando el cliente o el proveedor sean empresas registradas en España. Por lo tanto, si una empresa posee proveedores o clientes internacionales podrá continuar enviando y recibiendo las facturas por vía tradicional, cómo lo hacen hasta ahora.
No. La normativa del nuevo sistema de facturación electrónica no es aplicable a los proveedores extranjeros. Por lo tanto estos podrán continuar emitiendo y recibiendo sus facturas por vía tradicional.
Los tickets simplificados, como los emitidos en grandes almacenes o en gasolineras solo están destinados al consumidor final. Por lo tanto, estos tickets no se afectan con la Ley de facturación electrónica.
Hasta tanto no sea obligatorio la facturación electrónica que establece la Ley de creación y crecimiento de empresas, en España se considerará una factura electrónica a aquella factura que se emite en formato PDF y que se firma electrónicamente.
Cabe destacar que a partir del año 2003, en España debe garantizarse la integridad y autenticidad de las facturas electrónicas, por lo que hasta ahora se firma electrónicamente mediante certificado digital.
Pero esto cambiará con el nuevo sistema de facturación electrónica. En este nuevo sistema las facturas electrónicas que se intercambien en las operaciones B2B no podrán ser archivos PDF.
El formato PDF dejará de ser válido en el momento de entrada en vigor del Reglamento de la factura electrónica, de acuerdo a las 2 etapas de implementación del nuevo sistema. Se espera que sea en 2024 y 2025. Pero hay que esperar la publicación del reglamento.
En la primera etapa de implementación de la facturación electrónica las empresas que facturen anualmente menos de 8 millones de euros no están obligadas a emitir ni a recibir facturas electrónicas.
En consecuencia, a estos tipos de clientes se les podrá continuar enviando la factura en formato PDF. Pero solo hasta que entre el segundo período de implementación, en el que todas las empresas estarán obligadas a facturar electrónicamente.
De ninguna forma. La facturación electrónica y el sistema VERIFACTU son procesos digitales completamente diferentes y con normativas técnicas distintas.
En el sistema VERIFACTU se envía menos información que la que se enviará en una factura. Por lo tanto los requisitos y el formato en los dos procesos son diferentes.
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