GESTIÓN DE MANTENIMIENTO EN EMPRESAS INSTALADORAS

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Las empresas instaladoras y mantenedoras son organizaciones que prestan el servicio de conservación y, en su caso, reparación de los activos adscritos a una actividad específica. Las actividades son muy diversas, desde un servicio de telecomunicaciones o de gas, hasta los propios de los sistemas de canalización de desechos de las ciudades. Por tanto, por norma general, realizan dos funciones principales: el mantenimiento preventivo y el mantenimiento correctivo de otras organizaciones. 

Dependiendo del tipo de servicio que deban prestar, las empresas están sujetas a un tipo de normativa u otro, y sus requerimientos de gestión son diferentes. No obstante, estas empresas presentan una serie de características comunes que las hacen únicas. La mayor parte del trabajo que hacen se realiza fuera del domicilio de la empresa instaladora, ya que normalmente hay que realizarlo en las instalaciones del cliente o en otras ubicaciones donde estén alojados los activos objeto del servicio

Esto implica que se necesita un sistema de comunicación móvil entre la mano de obra directa y el resto de la organización, por lo que es importante contar con las herramientas de gestión adecuadas a las condiciones de trabajo. Además el desarrollo de este tipo de tareas deben tenerse en cuenta el marco de un plan de mantenimiento preventivo.

Servicios que ofrece una empresa de mantenimiento

Los diferentes servicios que realizan este tipo de empresas se basan en servicios relacionados con la inmediatez (como son las acciones correctivas) o relacionados con la planificación (como las acciones preventivas), dos tipos de servicios que coexisten a la vez, aunque debamos fomentar este último tipo por la mejora que suele tener en el impacto económico sobre los clientes.

De acuerdo con lo dicho, los tipos de servicios que se ofrecen suelen clasificarse en alguno de los siguientes tipos:

El mantenimiento preventivo 

Se trata del mantenimiento que se encuentra planificado, es decir: cambios de piezas, revisiones o instalaciones de mejoras. Por norma general, se encuentra estipulado y marcado tanto en tiempo como en forma, y los técnicos deben seguir estas directrices para no afectar al funcionamiento de la empresa donde se va a realizar la labor. 

Este tipo de servicio supone ventajas tanto para las empresas proveedoras como para las empresas clientes. Para las empresas proveedoras, permite un mayor ajuste en su personal especializado, ya que suponen recursos predecibles en mayor medida. Para las empresas clientes, supone una mejora en el coste del mantenimiento al reducirse considerablemente las horas de subactividad por reparación, al tiempo que se también se consiguen mejores precios de compra de las horas empleadas.

El mantenimiento correctivo

También recibe el nombre de mantenimiento reactivo. Se trata de la reparación de un elemento, máquina o instalación que se ha roto, por tanto, se ha producido una avería de manera fortuita. Podríamos definirlo como la reparación de cualquier tipo de avería. En este caso, no cuenta con ningún tipo de planificación, y lo más importante es que se debe realizar de una manera eficaz y en el menor tiempo posible para no frenar la actividad normal de la empresa.

El mantenimiento predictivo

En este caso, podemos decir que gracias a la cantidad de datos que se recogen en la actualidad se pueden realizar cálculos y pronósticos. Con la metodología adecuada, se pueden predecir futuras averías y planificar un mantenimiento preventivo más eficaz que el que se desarrolla sin este análisis preliminar.

La gestión de este tipo de empresas

Las empresas de mantenimiento o empresas instaladoras realizan una función en la que combinan una gran cantidad de variables. Gestionarlas requiere de mucha información para tomar decisiones más eficaces, y para ello, resulta imprescindible contar con el sistema integrado de gestión de datos adecuado.

Así, toda esta información debe estar correctamente procesada, almacenada y analizada para poder sacarle el máximo rendimiento posible. Para ello, existen módulos específicos en los sistemas ERP que contemplan las características de este tipo de gestión.

Este tipo de soluciones del ERP poseen unas características diferenciadas con las siguientes particularidades:

• Identificación: tienen que poder diferenciar y definir todos los activos que son necesarios mantener, así como los diferentes componentes de los mismos. Estos activos deben de hacer referencia a la empresa a la que prestamos servicio.
• Asociación: los activos deben tener la capacidad de asociarse entre ellos para poder crear distintos niveles de intervención posible.
• Stock: es necesario que se puedan registrar los repuestos que se tienen para asegurar la actividad de mantenimiento y reparación preventiva.
• Personal: gestionar la relación de los diferentes técnicos de los que disponemos y las tareas asociadas a cada intervención resulta imprescindible para poder garantizar una correcta organización, y la máxima eficiencia de las diferentes tareas.
•  Sistema de alertas: la integración con sistemas SCADA o con tecnología como la RFID o el IoT, deben permitir procesar datos de los activos de interés a efectos de poder establecer alertas o información de corte para activar procedimientos específicos.
• Integración: las empresas a las que se les presta servicio deben tener la capacidad de solicitar un mantenimiento correctivo de manera rápida. 

Las ventajas de contar con un software de gestión

Junto a las ventajas comunes de contar con un ERP, como pueden ser el almacenamiento único, eliminar las duplicidades, la escalabilidad, la seguridad o la propia optimización de la empresa, se dan ventajas propias para este sector, como son:

1. Internas. Existen una serie de ventajas que se ven reflejadas en el funcionamiento del día a día de la organización. Esto permite un desarrollo más eficaz y óptimo de todos los recursos y departamentos de la misma. Estas son las principales ventajas:

• Reducción de costes: los costes económicos y temporales se ven reducidos en gran cantidad al realizar una planificación mucho más eficiente. 
• Eficiencia de los recursos: los recursos materiales y humanos con los que cuenta la empresa se ven beneficiados por una correcta planificación de sus tareas. 
• Comunicación fluida: los técnicos, desde dispositivos móviles, pueden gestionar las tareas o enviar informes de las diferentes incidencias o intervenciones que hayan realizado. 
• Almacenamiento de los datos: se generan históricos sobre las reparaciones que se realizan en las diferentes empresas y máquinas. Gracias a toda esta documentación se pueden gestionar de mejor manera otras áreas de la organización. 
• Uso de la información: la información almacenada permite visualizar patrones que ayudan a realizar un mantenimiento predictivo que es beneficioso para todas las partes. 

2. Externas. El ERP no ayuda solo a nivel interno, también es una fuente de información para nuestros clientes. Esto nos permite darles un trato más personal y que ellos mismos conozcan cada detalle del trabajo que se va a realizar. Estos son algunos de los beneficios que se les ofrece: 

• Acceso a informes: a través del perfil de cliente se les facilita el acceso a los informes realizados por nuestros empleados. Gracias a esta opción son conocedores del estado de toda su maquinaria. 
• Solicitud de servicios: la capacidad para solicitar un servicio de mantenimiento correctivo beneficia a ambos, ya que pueden intercambiar información que ayude a una resolución más rápida de la avería. 

Las particularidades de este sector implican la necesidad de utilizar un sistema ERP capaz de gestionar tareas tan diversas como el mantenimiento preventivo, el correctivo o el predictivo en base a los diferentes datos que se van volcando en el propio sistema. Además, contar con una buena conectividad permite a los técnicos introducir los datos de manera inmediata para poder garantizar una información totalmente actualizada.

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