La línea divisoria entre un módulo contable de un ERP y un software de contabilidad es difusa. Saber la diferencia entre ambos conceptos te puede parecer algo trivial, pero tener una idea clara puede ayudarte a tomar la decisión correcta en el caso que quieras mejorar la eficiencia del departamento financiero.
Así que, ¿cuál es la diferencia entre un módulo contable de un ERP y un software contable? Si quieres que te hagamos un pequeño resumen, podemos adelantarte que un programa de contabilidad es parte de las funcionalidades de un ERP y representa solo una fracción de todo el potencial que puedes conseguir utilizando un programa de gestión empresarial. Esto es solo la punta del iceberg, ¿quieres saber más?
Un software contable se refiere a un programa informático capaz de gestionar la actividad económica de la empresa. Estas actividades pueden ser:
En la actualidad, muchos de los proveedores de este tipo de software incluyen además módulos para actividades relevantes al departamento financiero y comercial como la facturación, órdenes de venta, órdenes de compra, contabilidad y cierre de las cuentas anuales o la posibilidad de enviar las facturas de forma electrónica.
Una solución ERP tiene todas estas características que hemos comentado anteriormente de un software contable, pero añadiendo muchas otras. Si nos centramos solo en el aspecto económico, con un módulo contable de un ERP puedes tener toda la información conectada a los diferentes departamentos de la empresa, por lo que gran parte de la introducción manual de datos se puede automatizar pues ya se han encargado otros departamentos de añadirlas en el sistema (pedidos de cliente, recepción de materias primas en el almacén…). De este modo, el departamento financiero se puede reorientar a la gestión de problemas que puedan surgir con clientes y proveedores.
Hay que pensar con un ERP como un programa que se encarga de la gestión empresarial en todos los departamentos. Los software de gestión están pensados para aglutinar toda la información de la empresa para disponer de ella de forma centralizada, unificando así la información y manteniéndola libre de accesos indebidos. Además, al estar centralizada en un único programa, las copias de seguridad de la información se realizan de una forma mucho más cómoda, pudiendo incluso automatizarlas.
No hay que pensar en una solución ERP como un sistema cerrado. Lo bueno es que, a medida que tu empresa crezca y tenga nuevas necesidades, puedes añadir módulos con los que poder, por ejemplo, gestionar la cadena de producción o la gestión de personal.
Ahora que ya sabes las diferencias entre un software de gestión y un programa de contabilidad, vamos a enumerar 5 beneficios que conseguirás si utilizas un ERP para llevar la contabilidad de tu empresa. Los podríamos resumir en:
Como puedes ver, elegir una solución ERP para la contabilidad de la empresa te da mucha más información de lo que te pueda ofrecer un software para facturación. La capacidad de personalización de un software de gestión te permite poder ajustarlo a las necesidades reales de tu empresa, por lo que no tienes las limitaciones de un programa estandarizado el cual no puedes modificar y adaptar al gusto.
Disponer de la posibilidad de automatizar algunas de las tareas, llevando además un registro de trazabilidad de cada uno de los movimientos, y sabiendo que toda la información está unificada, hace que tengas más tiempo para poder analizar la situación global y poder alinear tu estrategia pudiendo así hacer planes para el futuro. Si quieres sabes cuáles son los consejos básicos para elegir un ERP acorde a tus necesidades visita el post CONSEJOS PARA ELEGIR UN ERP
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Equipo DATADEC