FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA EN TUS FACTURAS

Las empresas obligadas a expedir facturas electrónicas, para que sean válidas, están obligadas a garantizar su legibilidad, autenticidad e integridad del contenido. En el caso de tratarse de facturas electrónicas, la forma de garantizarlo es:

• En el caso de la legibilidad, la debe facilitar el programa informático que la crea o recibe (incluyendo sistemas basados en la lectura de un código QR de la factura).
• En el caso de la autenticidad y la integridad existen diversos métodos:

• • Mediante firma electrónica avanzada a partir de un certificado reconocido, a excepción de aquellas empresas que se acojan voluntariamente al sistema VERI*FACTU.
  • Mediante intercambio electrónico de datos, a través del sistema EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y hayan sido validados con carácter previo.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional siempre que puedan ser auditados y permitan analizar la trazabilidad de todo el proceso, lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”.

En este post trataremos del caso más habitual de garantizar la autenticidad y la integridad mediante la firma electrónica.

¿Qué es exactamente la firma electrónica?

La firma electrónica o firma digital permite al receptor de un mensaje verificar la autenticidad del origen de la información así como verificar que dicha información no ha sido modificada desde su generación.

¿Cómo funciona?

La firma electrónica se basa en la propiedad que tiene un mensaje cifrado a partir de una clave privada. El usuario solo puede descifrarla a través de la clave pública asociada. Así, se tiene la seguridad de que el mensaje que ha podido descifrarse utilizando la clave pública sólo pudo cifrarse utilizando la privada.

¿Qué conseguimos con ello?

• Autenticación: la firma digital es tan auténtica como la firma física de un documento.
• Integridad: nos aseguramos de que el mensaje no podrá ser modificado.
• No se puede negar su origen: una vez enviada y firmada, el emisor no puede negar haber enviado el mensaje.

Tipos de firma digital

• Firma electrónica avanzada Permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
• Firma electrónica reconocida. Es una Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. La firma electrónica reconocida tendrá respecto de los datos consignados en forma electrónica el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel.

Por lo tanto, la factura electrónica es un documento enviado mediante medios telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido por la Administración.

Emitir las facturas de forma correcta y que cumplan con los requisitos exigidos por el Reglamento de Facturación y la Ley del IVA no es un requisito formal, sino un requisito esencial para ejercitar el derecho a deducción de las cuotas de IVA.

Es por ello, la importancia que tiene hacer estos procesos correctamente, ya que de no hacerlo, esto puede implicar sanciones para el expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubiera producido el incumplimiento. Dicho importe podría incrementarse gradualmente hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas superará el 20% del total de facturación.

Por lo tanto, podemos concluir que es el emisor quien está obligado a dar prueba de la autenticidad de las facturas. Por lo tanto, el emisor ha de ser más diligente en sus controles de gestión para que si llegado el caso, tiene una inspección, pueda demostrar que esas facturas expedidas garantizan la autenticidad de su origen, así como la integridad de su contenido.

En todo caso, la forma de garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura más utilizada y más extendida es la firma electrónica avanzada, que nos ayuda a cumplir con esas garantías, y por tanto, a cumplir con la ley.

Si te ha interesado este post, te invitamos a que leas también:

- ¿ CÓMO HACER UNA FACTURA ELECTRÓNICA A LAS AAPP ?

- ¿CÓMO ENVIAR FACTURA ELECTRÓNICA A TUS CLIENTES?