¿Qué es la FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

¿Cuándo es válida una factura electrónica?

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa deberá:

• CONTENER LOS CAMPOS OBLIGATORIOS exigibles a toda factura
• ESTAR FIRMADO MEDIANTE UNA FIRMA ELECTRÓNICA AVANZADA basado en certificado reconocido
• SER TRANSMITIDO DE UN ORDENADOR A OTRO recogiendo el consentimiento de ambas partes

¿Cuál debe ser el contenido de una factura electrónica?

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura:

• Núm. Factura
• Fecha expedición
• Razón Social emisor y receptor
• NIF emisor y “receptor”
• Domicilio emisor y receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible)
• Tipo impositivo
• Cuota tributaria
• Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

¿Cómo se firma una factura electrónica?

• Que sea una firma electrónica avanzada
• Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en la Ley 59/2003 de 19 de diciembre en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”
• Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías:

1. Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto
2. Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente en cada momento
3. Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros
4. Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.” (Art. 24.3).

expert FIRMA  es la solución integrable con cualquier ERP que tiene como objetivo la automatización del proceso de facturación electrónica en la organización y la comunicación de facturas y ficheros oficiales con las AAPP y la AGENCIA TRIBUTARIA.

Con expert FIRMA, se podrán generar facturas electrónicas en múltiples formatos estructurados u obtenerlas desde el ERP corporativo, para que sean firmadas a través de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido, se envíen a los clientes o bien a portales de entrada de facturas de las AAPP  (p.e. FACe y FACeB2B para la Administración General del Estado, Ge-Factura para la Generalitat Valenciana, etc.)  y sean almacenadas en repositorios locales o en nuestro servicio en la nube (expert CUSTODIA)

Con expert FIRMA podrá también firmar los ficheros SII ( Suministro Inmediato de Información) y enviarlos al portal de la AGENCIA TRIBUTARIA recibiendo el acuse de recibo correspondiente, con posibilidad de integrarse con su ERP.

expertFirma es la solución elegida por el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid para la gestión de FACE

CARACTERÍSTICAS:

GENERACIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS EN MÚLTIPLES FORMATOS (FacturaE, PDF, UBL…), directamente desde expert FIRMA o facturas procedentes del ERP corporativo.

FIRMA DE FACTURAS a través de una firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

FIRMA DE FICHEROS SII e integración con el portal de la AGENCIA TRIBUTARIA.

PROCESADO AUTOMÁTICO DE GRANDES VOLÚMENES DE FACTURAS parametrizando las acciones a realizar para cada factura: Firma, Firma + Envío por Mail, Firma + Envío a Punto de Entrada de Facturas de AA.PP. y Firma + Envío a Custodia.

CAPACIDADES DE PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DESATENDIDA POR FRECUENCIA DE TIEMPO DE FIRMA CON ENVIO DE FACTURAS Y FIRMA CON ENVIO DE FICHEROS SII, aplicando sistemas de alertas por correo electrónico.

PROCESADO PARA ORGANIZACIONES MULTI-EMPRESA a través de plantillas de facturación electrónica por cada empresa.

CUSTODIA DE FACTURAS EN LA NUBE en el data center de DATADEC ONLINE, S.A. a través de expert CUSTODIA, que permitirá al cliente final acceder a sus facturas electrónicas.

INCORPORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A LA FACTURA (contratos, albaranes, etc.) manualmente o a través de la digitalización con expert SCAN, para su envío junto a la factura electrónica.

INTEGRABLE CON CUALQUIER ERP tanto con los mas extendidos en el mercado, como con los desarrollos propios, y por supuesto con nuestra solución expertERP.

Recepción de facturas

La recepción de facturas se puede producir de dos modos:

1. Directamente desde el ERP: Las facturas son generadas desde el ERP en formato electrónico (PDF y/o Facturae) y se reciben en experfirma para su procesamiento.
   
   
2.  Introducidas manualmente: a través de un interfaz que permite completar los campos de la factura y generar las facturas correspondientes en formato electrónico (PDF y/o Facturae).

Firma de facturas

Una vez generadas o recibidas las facturas en formato electrónico, se firman electrónicamente de manera atendida o desatendida. expertFirma permite además elegir entre varios certificados diferentes a la hora de firmar.

Envío de facturas (mail, FACe, FACeB2B y Custodia)

El envío de la factura se puede producir de tres modos:

1. Vía mail: La factura firmada se envia adjunta a un mail al cliente.
   
   
2. Vía portal FACe y FACeB2B: expertFirma envía las facturas al Punto de Entrada de facturas de las Administraciones públicas FACe y FACEB2B y el acuse de recibo generado por cada plataforma (AZK) será recibido por expert Fima.
   
   
3. A Custodia: expert Firma envía las facturas directamente a expert Custodia para su custodia en la nube, notifica al cliente vía mail con un enlace a la factura. El cliente podrá acceder a expert Custodia para consultar sus facturas.

Envío de facturas a FACeB2B

expert Firma  FACeB2B es la solución para el envío de facturas del subcontratista al contratista principal mediante la plataforma de facturas electrónica que el Ministerio de Hacienda pone a disposición de los operadores empresariales para los contratos del Sector Público, así como a Proveedores del sector privado.

expert Firma FACeB2B, se instala en un equipo de su propiedad con su certificado digital, estableciendo de manera desatendida y bidireccionalmente la integración con  FACeB2B.

La suite expert Firma FACeB2B  tiene la posibilidad de enviar facturas firmadas a sus clientes, envío al portal FACe, envío del libro de facturas al SII y ahora a la plataforma  FACeB2B.