La migración de datos es la actividad del proyecto de implementación del ERP, por la que el equipo del proyecto transfiere los datos maestros y transaccionales del sistema de origen al nuevo sistema ERP.
Es la primera actividad de la puesta en marcha. Una buena ejecución es indispensable para una transición suave y sin problemas. Por ello se debe considerar ya en la iniciación del proyecto. Su diseño, desarrollo y testeo se alinea con las distintas fases del proyecto.
Esta actividad va a marcar la calidad de los datos con los que trabajemos en el nuevo sistema ERP, por lo que determinará en gran medida la confianza que tengamos en la información que manejemos.
Cómo realizar la migración de datos dependerá mucho del estado de nuestro sistema de origen. En el mejor de los casos, dispondremos de un ERP, que, aunque esté bastante viejecito y se le hace difícil subir la cuesta, aún tiene ganas y fuerzas para dar una vuelta por el campo. Disponemos de personas que lo entienden y pueden hablar con él para sacar todavía lo mejor de sí. Vamos, que se puede adaptar a las nuevas modas. Se le pueden añadir campos a los formularios existentes e incluso crear nuevas funcionalidades.
Peor sería que el pobre esté al límite de sus fuerzas y que tenga pocas personas que lo entiendan. Casi nadie le aguanta y sólo está dispuesto a quedar para un café cuando él quiere. En este caso, nos conformamos con charlar y aprender todo lo que sabe.
Mucho peor es cuando en vez de un viejecito ERP tenemos una familia de sistemas. Algunos son jóvenes, otros no. Algunos se hablan y se llevan bien, otros han dejado de comunicarse hace tiempo y probablemente tengan versiones distintas de la misma historia, distintos puntos de vista, vaya.
El entorno en el que nos encontremos restringirá las posibilidades de la metodología a utilizar para la migración de datos. Si el sistema ERP de origen es todavía flexible podremos crear programas de extracción de datos para obtener un fichero con los datos a migrar. Si, por el contrario, como es habitual, no disponemos de un sistema integrado, si no de distintos sistemas (uno para ventas, otro para contabilidad, otro para almacén, etc.), deberemos reconciliarlos y generar ficheros combinando información de cada uno de ellos, lo que hará necesario la creación de una base de datos temporal.
La situación de partida también condicionará como recopilar nuevos datos. Los datos nuevos son datos que no disponemos en ninguno de los sistemas de origen, pero que son necesarios para las nuevas funcionalidades del nuevo ERP. Un ejemplo fácil de entender sería si implementamos un módulo de gestión automática de stocks. En este caso tenemos que recopilar para cada referencia del almacén: un indicador que diga si la referencia está afectada por la gestión automática o no, cual es el stock mínimo, el punto de reaprovisionamiento y el lote de reaprovisionamiento.
Está información, que es parte de la limpieza de los datos maestros, podría recopilarse bien mediante la inclusión de nuevos campos en nuestro sistema actual, mediante la creación de un formulario en una base de datos intermedia o simplemente en un listado Excel. La primera opción necesitaría la labor de un programador y analista del sistema actual, la segunda opción podría ser llevada a cabo por el equipo técnico del proyecto y la tercera por el negocio directamente. Cada una de las opciones tiene sus ventajas e inconvenientes que deben ser evaluadas por el proyecto de implementación en función del coste, volumen de datos y complejidad de cada situación concreta.
La implementación de un nuevo sistema ERP proporciona una oportunidad única para cambiar la estructura organizativa de nuestra empresa. Toda la gestión de la empresa está basada en esta estructura. Algunos ejemplos:
Los códigos que definen la nueva organización serán datos nuevos que habrá que incorporar durante la migración de datos de una manera similar a la que se ha explicado con los nuevos datos para la gestión de stocks.
Otra manera para convertir estos datos organizativos podría ser mediante un mapeo, es decir, una relación única entre el dato de origen y el de destino.
Como se explicó en entradas anteriores del blog, los sistemas ERP disponen de un modelo de datos propio. Para cada campo, existen unas reglas definidas referente al tipo de datos y a su longitud. Por esta razón no se pueden utilizar los valores de nuestro sistema de origen y hay que realizar este mapeo.
El mapeo puede ser extremadamente sencillo del tipo SistemaViejo1 es valor SistemaNuevo1, SistemaViejo2 es SistemaNuevo2, y así sucesivamente; o puede tener reglas más complejas combinando campos, añadiendo condiciones, etc.
Metodologías de la migración de datos
Ya hemos comentado que la manera de migrar los datos dependerá de nuestro sistema de partida y cuanto queramos o podamos modificarlo. Si una de las razones que nos ha llevado a implementar un nuevo ERP ha sido la dificultad de mantenimiento del sistema antiguo probablemente queramos minimizar los riesgos a ese nivel.
Los métodos que se enuncian a continuación están ordenados de un grado de mayor a menor automatización. Una migración puede incluso combinar metodologías en función del dato a migrar. Por ejemplo, podemos migrar los datos de los clientes de una manera totalmente automática y los contratos marco con nuestros proveedores totalmente manual. La primera decisión estaría justificada por un gran volumen de datos y reglas de mapeo sencillas, mientras que la segunda por un número muy reducido de registros y todos ellos con valores muy específicos.
Hay que considerar también las ventajas e inconvenientes de los sistemas automáticos respecto a los manuales. Los primeros requieren desarrollo, conocimiento técnico y validación, pero son más fáciles de corregir, son más rápidos y sistémicos. Los manuales son en cambio más flexibles, lo puede llevar a cabo el negocio directamente, pero son más impredecibles.
Los métodos de migración de datos expuestos a continuación suponen que el sistema de destino dispone de una funcionalidad de carga automática de datos. Los métodos son:
La migración de datos es la primera actividad de la puesta en marcha de un nuevo ERP por la que se transfieren los datos maestros y transaccionales del sistema de información actual de la empresa al nuevo ERP.
La arquitectura y estado del sistema de actual influirá decisivamente en la metodología de la migración. Las opciones más automáticas son más seguras y rápidas, pero requieren modificación del sistema de origen que algunas veces no son posibles o aconsejables.
La importancia de este proceso radica en la confianza que tengamos en los datos que manejemos en el nuevo sistema ERP, por lo que es importante emplear todos los recursos necesarios, de lo contrario, sería como que te regalen el coche más espectacular que hayas pensado, pero que no pudieras utilizar por falta de confianza en sus frenos.
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